08 bijlage 3 2511 - Accountantsrapport 2020 Vlieland was getekend.pdf

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

ACCOUNTANTSRAPPORT 2020 GEMEENTE VLIELAND

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1. 1.1 1.2 1.3 1.4

BESTUURLIJKE SAMENVATTING .............................................................................................. 1 Algemeen ...................................................................................................................................... 1 Covid-19 en impact op uw organisatie .......................................................................................... 1 Oordeel bij de jaarrekening 2020 goedkeurend ............................................................................ 2 Controleaanpak ............................................................................................................................. 2

2. 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, NORMEN EN TOLERANTIES........................................ 3 Controleplan en -protocol .............................................................................................................. 3 Risicoanalyse ................................................................................................................................ 3 Controletoleranties ........................................................................................................................ 3

3. 3.1 3.2

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIMCONTROLE ............ 4 Interne beheersing ........................................................................................................................ 4 Status bevindingen managementletter 2020 en voorgaande rapportages ................................... 4

4. 4.1 4.2 4.3

WMO, JEUGDHULP EN PGB ....................................................................................................... 6 Uitvoering en verantwoording door de sociale dienst ................................................................... 6 Jaarstukken 2020 Dienst Noardwest Fryslân te laat ..................................................................... 6 Persoonsgebonden budgetten 2020 ............................................................................................. 7

5. 5.1 5.2 5.3 5.4

UITVOERING EINDEJAARSCONTROLE .................................................................................... 8 Begrotingsrechtmatigheid .............................................................................................................. 8 Opmerkingen jaarverslaggeving.................................................................................................... 8 Rekening van baten en lasten ....................................................................................................... 9 Overige bevindingen ..................................................................................................................... 9

6. 6.1 6.2

BALANS EN FINANCIELE POSTIE ............................................................................................ 10 Overzicht financiële positie.......................................................................................................... 10 Reserves en voorzieningen ......................................................................................................... 10

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT ............................................................................. 11 SiSa regelingen ........................................................................................................................... 11 Onderwijsachterstandenbeleid (OAB) ......................................................................................... 11 Toenemend aantal regelingen .................................................................................................... 11 Subsidieregeling reductie energiegebruik ................................................................................... 12 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo).............................................. 12 Rapport van bevindingen ............................................................................................................ 13

8. 8.1 8.2 8.3 8.4

OVERIGE BEVINDINGEN .......................................................................................................... 14 Wet Normering Topinkomens...................................................................................................... 14 Fraude ......................................................................................................................................... 14 Automatisering ............................................................................................................................ 14 Rechtmatigheidsverklaring .......................................................................................................... 15

9 9.1 9.2

CONCLUSIE................................................................................................................................ 16 Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen op grond van de controle ..................................... 16 Controleverklaring ....................................................................................................................... 16

Bijlage : Tabel bevindingen SiSa 2020 .................................................................................................... 17

2

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de raad van de Gemeente Vlieland Postbus 10 8899 ZN VLIELAND Haarlem, 7 juni 2021

Reg.nr.: 1003524/215/459/2511 Betreft: Accountantsrapport 2020 Gemeente Vlieland

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeente Vlieland gecontroleerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer. Wij hebben de originele controleverklaring 2020 separaat toegezonden. Wij verzoeken u contact met ons op te nemen als uw raad de jaarrekening 2020 niet ongewijzigd vaststelt. Wij kunnen in dat geval in overleg actie ondernemen.

1.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Algemeen

In dit rapport kijken wij terug naar de algemene ontwikkelingen op het gebied van het financieel administratief beheer en de interne beheersing. Het zal u niet verbazen dat de Covid-19 als een rode draad door de jaarstukken van de gemeente Vlieland loopt en ook een aandachtspunt is voor onze controle, al was het maar vanwege de verschillende (nieuwe) regelingen en afspraken vanuit het Rijk. Wij besteden in dit rapport daarnaast aandacht aan het sociaal domein en de Covid-19, aan de financiële positie, maar ook de (verbijzonderde) interne controles, de verbonden partijen en de SiSa-verantwoording zijn belangrijke onderwerpen voor onze controle. 1.2

Covid-19 en impact op uw organisatie

Het coronavirus heeft geen directe invloed op de controle en ons oordeel voor de jaarrekening 2020 van de gemeente Vlieland. De Covid-19 maatregelen raken wel onderdelen van de bedrijfsvoering. Dit heeft hier en daar uw organisatie aanvullende inspanningen gekost, met verwijzing naar de crisis. De afzonderlijke maatregelen die door uw gemeente dan wel het Rijk getroffen zijn in het kader van de crisis kennen, veelal door het ad-hoc karakter van de maatregelen, weer hun eigen dynamiek. Wij verwijzen kortheidshalve naar paragraaf 8 ‘Corona’ in de jaarrekening 2020 waarin mede de (financiële) effecten inzake de Covid-19 voor uw gemeente nader zijn toegelicht 1. De oorzaak van de afwijkingen ten opzichte van de begroting ligt veelal in het (deels) niet doorgaan van activiteiten en/of derving van inkomsten. Daarnaast zijn er aanvullende bijdragen vanuit het Rijk ontvangen in verband met de Covid-19. 1 Zie Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020, Commissie Bedrijfsvoering

uditing Decentrale Overheden (BADO) d.d. 26 februari 2021.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374, Aangesloten bij het SRA (nationaal) / INAA (internationaal)

1.3

Oordeel bij de jaarrekening 2020 goedkeurend

Met inachtneming van de (niet meer corrigeerde) resterende fouten en onzekerheden in de controle hebben wij bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Vlieland een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Verantwoording bestedingen Wmo en Jeugdhulp Uw gemeente heeft ten tijde van de afronding met de controle eind mei 2021 nog geen definitieve verantwoording over 2020 inclusief een controleverklaring ontvangen van de gemeenschappelijke regeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (Dienst Noardwest Fryslân) inzake de bestedingen 2020 Wmo en Jeugdhulp. Omdat wij hebben geconstateerd dat in voorgaande jaren de accountant van de Dienst Noardwest Fryslân een goedkeurend oordeel heeft gegeven voor zowel de getrouwheid en rechtmatigheid, nemen wij deze onzekerheid voor dit jaar in beperkte mate mee voor onze oordeelvorming bij de jaarrekening 2020. Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) De Tozo verdient toch een bijzondere aandacht vanwege de snelheid van invoering van deze regeling alsmede de financiële omvang en risico’s rondom deze regeling. Ondanks dat uw gemeente de uitvoering van de rijksregeling heeft ‘uitbesteed’ blijft de gemeente Vlieland zelf verantwoordelijk voor de verantwoording van deze bestedingen richting het Rijk.

De regeling is in 2020 door Bureau Zelfstandigen Leeuwarden (BZL, gemeente Leeuwarden) vormgegeven en uitgevoerd binnen de kaders die het rijk gesteld heeft. Alhoewel bij de besluitvorming rondom de Tozo nadrukkelijk is vastgelegd dat er met een ‘menselijke maat’ wordt gewerkt, bestaat er een ‘gerede’ kans dat er nog correcties plaatsvinden op toegekende uitkeringen in een volgend boekjaar. Omdat wij voor onze controle gebruik maken van werkzaamheden van de accountant van de Dienst Noardwest Fryslân respectievelijk de accountant van de gemeente Leeuwarden hebben wij na de interimcontrole al afspraken gemaakt over aan te leveren documenten om de rechtmatigheid van de bestedingen voor de gemeente Vlieland te controleren. 1.4

Controleaanpak

Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen, namelijk de planning en risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Het controleplan komt kort aan bod in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de uitvoering van de verbijzonderde interne controles en geven wij een samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit de interim-controle. In hoofdstuk 4 gaan wij nader in op het sociaal domein. De bevindingen van de eindejaarscontrole zijn opgenomen in hoofdstuk 5 en 6. Daarna zullen de bevindingen in het kader van de SiSa (Single information Single audit) aan de orde worden gesteld. Na de overige bevindingen en actualiteiten sluiten wij het rapport af met de conclusies.

2

2.

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, NORMEN EN TOLERANTIES

2.1

Controleplan en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen, alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en programma’s, dit zowel ten aanzien van de getrouwheid- als de rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2020 is vastgelegd in het Controleprotocol inclusief normenkader voor de jaren 2019 en 2020. Uw raad heeft op 14 oktober 2019 het controleprotocol, alsmede het interne controleplan 2019-2020 vastgesteld. 2.2

Risicoanalyse

Bij aanvang van de controle hebben wij een risico-inventarisatie uitgevoerd waarbij de belangrijkste risico’s waar de gemeente Vlieland mee te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. 2.3

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde (wettelijke) goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

–

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

–

Op basis van uw programmarekening 2020 betekent dit dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 112.900,- en een totaal van onzekerheden van circa € 338.000,- de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie voor zowel elke fout als elke onzekerheid is door uw raad vastgesteld op een bedrag van ≥ € 25.000,-.

3

3.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIMCONTROLE

3.1

Interne beheersing

Bij de controle beoordelen wij de interne maatregelen van interne beheersing die relevant zijn om te komen tot een getrouwe jaarrekening. Op basis van onze controle zijn wij van oordeel dat in algemene zin de administratieve organisatie en interne controle op toereikende wijze is opgezet en dat hiermee de basis aanwezig is voor een adequate informatievoorziening. Review VIC-werkzaamheden Ten tijde van de afronding van onze interim-controle – medio december 2020 - was de VIC over het boekjaar geheel afgerond. Aan het college is een afsluitende rapportage toegezonden. Hierop hebben wij een review uitgevoerd. 3.2

Status bevindingen managementletter 2020 en voorgaande rapportages

Conform onze opdrachtbevestiging hebben wij de relevante controlebevindingen in onze managementletter d.d. 21 december 2020 gerapporteerd na afronding van onze interim-controle. Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen zijn in de onderstaande tabel kort samengevat. Hierin zijn tevens voor zover relevant, de bevindingen van voorgaande rapportages inbegrepen. Wij zullen bij de eerstvolgende interim-controle in het najaar 2021 de stand van zaken opnieuw beoordelen. Indien hiertoe aanleiding bestaat zullen wij in de managementletter rapporteren. Tabel: voortgang bevindingen managementletter 2020 en voorgaande rapportages Aanbeveling 1

Prioriteit

Opvolging

Hoog (ML)

De interne controles zijn uitgevoerd. We vragen aandacht voor het vastleggen van beoordeling- en gunningscriteria alsmede de motivatie bij gemaakte keuzes. Inhuur wordt verlengd; advies om de Europese drempels intern te laten bewaken.

Hoog (ML)

Subsidie na raadsbesluit 25 mei 2020 is structureel verhoogd tot € 180.000,-; eenmalige bijdrage verstrekt van € 70.000,-. Hiermee is het risico op afwaardering van de lening verkleind.

Laag (ML)

Wegens prioriteitstelling en personeelswisselingen geen opvolging gegeven.

Hoog (ML)

Nog niet uitgevoerd.

Hoog (ACR)

Aangifte Vpb 2018 is ingediend ; de aangiften 2019 en 2020 zijn nog niet opgesteld en ingediend bij de Belastingdienst.

Aanbestedingsbeleid en naleving voorwaarden: Het naleven van het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid blijft een punt van aandacht.

2

Continuïteit bij Stichting Flidunen: De waardering van de verstrekte lening aan Stichting Flidunen beoordelen i.h.k.v. financiële risico.

3

Actualiseren verordeningen: Actualiseren financiële verordening en de hiermee gerelateerde verordeningen.

4.

Herrekenen BTW mengpercentage: Mede om fiscale risico’s te beperken is een herberekening van het mengpercentage noodzakelijk.

5.

Aangifte vennootschapsbelasting 2018 -2020 Status aangiften en financiële verplichting.

4

6.

ENSIA documentatie nog te beoordelen:

Laag (ACR)

Concept verantwoordingsdocumentatie BAG, GBT en BRO 2020 ontvangen. De definitieve documenten 2019 inclusief oordeel IT-auditor nog steeds niet ontvangen (loopt via de GR Waddeneilanden resp. gemeente Leeuwarden).

Laag (ML)

Proces subsidies verloopt nog niet beheerst. Advies om instellingen tijdig aan te spreken; eventueel verlenen van uitstel (bijv. vanwege de Covid-19). Nog niet alle subsidies (2019) waren eind 2020 afgehandeld.

Laag (ACR)

Advies om tool/checklist te hanteren om de volledigheid te kunnen bewaken en tevens bewustwording bij medewerkers vergroten.

Hoog (ML)

Advies om na besluitvorming de financiële administratie adequaat in te richten en zorg te laten dragen dat een goede informatieoverdracht plaatsvindt.

Laag (ML)

Advies om beleid rondom proces prestatiebeoordeling vast te laten leggen.

Hoog (ML)

Vanaf volgend komt fraude naar verwachting expliciet in de tekst van de controleverklaring en krijgt daarmee meer nadruk.

Documenten zullen in april/mei 2021 zijn aangeleverd aan de gemeente.

7.

Tijdigheid insturen aanvraag- en verantwoordingsdocumenten door gesubsidieerde instellingen en vaststellen subsidies Raakt formele rechtmatigheid.

8.

Dossiervorming aanbesteden en subsidies vraagt aandacht. Volledigheid relevante documenten dossiers is aandachtspunt.

9.

Omvorming Dienst Noardwest Fryslan naar BVO Gemeente Vlieland wordt bij wijzing naar BVO zelf verantwoordelijk wordt voor administratie en de waardering van vorderingen en schulden inzake het sociaal domein.

10.

Prestatie-akkoord bij leveringen Zichtbaar vaststellen (in functiescheiding) dat leveringen van goederen en diensten feitelijk hebben plaatsgevonden

11.

Frauderisicoanalyse opstellen Breng frauderisico’s bij uw gemeente in kaart; betrek de mogelijk interne beheersmaatregen daarbij en bespreek dit periodiek met directie/college.

5

4.

WMO, JEUGDHULP EN PGB

Vanwege de specifieke aspecten en maatschappelijke aandacht gaan wij in dit hoofdstuk nader in op de belangrijkste onderdelen van het sociaal domein: de Wmo en Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s). 4.1

Uitvoering en verantwoording door de sociale dienst

De gehele zgn. backoffice van het sociaal domein wordt uitgevoerd door de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (verder: de Dienst Noardwest Fryslân). Tot het takenpakket hoort het sociale domein in brede zin: de Participatiewet (met name de oude Wsw), de inkomensvoorzieningen (Algemene bijstand, Bbz, Ioaw, Ioaz), financiële vangnetregelingen (de bijzondere bijstand), de Jeugdwet (voorzieningen in natura en Pgb’s) en de Wmo (huishoudelijke hulp, Pgb’s, materiële voorzieningen). In verband met de coronacrisis is de Tozo-regeling er nu bij gekomen2. Concept cijfers 2020 sociaal domein De Dienst Noardwest Fryslân heeft zich in februari 2021 richting de deelnemers in de GR verantwoord met concept-jaarcijfers 2020. In de concept jaarstukken 2020 geeft de Dienst Noardwest Fryslân weer dat het voorlopige cijfers zijn, dat er nog geen accountantscontrole heeft plaatsgevonden en dat er derhalve aan de stukken geen zekerheid kan worden ontleend. Voor de gemeente Vlieland is over 2020 voor de diverse activiteiten in totaal een bedrag van € 1.020.239,- besteed (ter vergelijking 2019: € 363.048). De hogere bestedingen ten opzichte van vorig jaar betreffen met name de uitgaven voor de Tozoregeling van in totaal € 417.000,- (budget neutraal).

Maar wij constateren ook dat er een forse stijging is ten aanzien van de Wmo en de Jeugdwet van bijna € 250.000,- ten opzichte van de jaarcijfers 2019. Op basis van de voorlopige afrekening 2020 zal per saldo nog een bedrag van afgerond € 205.000,- moeten worden betaald aan de Dienst Noardwest Fryslân. Deze post is in de jaarrekening opgenomen. 4.2

Jaarstukken 2020 Dienst Noardwest Fryslân te laat

De planning van de Dienst is om haar eigen verantwoordingsproces aan het bestuur eind juni 2021 af te ronden en de definitieve jaarstukken begin juli 2021 toe te sturen aan de deelnemende gemeenten. Op grond van de Wgr (Wet op de gemeenschappelijke regelingen) zou dit formeel voor 15 april volgend op het verslagjaar moeten gebeuren. Het mag duidelijk zijn dat aan deze termijn door de Dienst nog steeds niet wordt voldaan. Door het ontbreken van definitieve jaarcijfers van de Dienst is er ook geen definitief oordeel van haar accountant beschikbaar. Zoals elk jaar hebben we daarom afstemming gehad met de accountant over de voortgang en eventuele bevindingen bij zijn controle. Daarnaast heeft de accountant over het voorgaande jaren, het boekjaar 2019 en 2018, een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening van de Dienst verstrekt. In onze afweging van fouten en onzekerheden nemen wij daarom 2 De subsidieregelingen IOAZ, BBZ en de Tozo worden uitgevoerd door het BZF (onderdeel van de gemeente Leeuwar-

den). De accountant van de gemeente Leeuwarden heeft op 9 april 2021 een goedkeurende verklaring verstrekt aan de Dienst Noardwest Fryslân. De Dienst Noardwest Fryslân verantwoord zich op zijn beurt aan de gemeente Vlieland middels de jaarrekening 2020.

6

dit jaar de cijfers van de Dienst in beperkte mate als onzeker mee (en in combinatie met de overige onzekerheden geen gevolgen meer heeft voor ons oordeel). 4.3

Persoonsgebonden budgetten 2020

Een deel van de Wmo- en Jeugdzorg wordt verstrekt in de vorm van persoonsgebonden budgetten (Pgb’s). Deze Pgb’s worden namens de gemeente door de Dienst toegekend, maar het administratieve beheer wordt door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) verzorgd. En de SVB had ook in 2020 nog steeds problemen met het afronden van haar administratie en het afleggen van verantwoording daarover. Inmiddels heeft de SVB bij de verantwoordingen Wmo en Jeugdzorg 2020 op 12 maart 2021 een oordeel met beperking ontvangen voor de getrouwheid en met een oordeel rechtmatigheid: onrechtmatig. Voor de feitelijke levering van de zorg en de verantwoording van de feitelijke kosten is de gemeente afhankelijk van de SVB. De SVB heeft aan de gemeente projectiebrieven gestuurd voor de Wmo en Jeugdzorg met de (geprojecteerde) onrechtmatigheden in de declaraties Pgb. De hiermee samenhangende (heel beperkte) rechtmatigheidsfout bedraagt afgerond € 3.100,-.

7

5.

UITVOERING EINDEJAARSCONTROLE

Medio mei 2021 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening. De kwaliteit van de ter controle aangeboden concept jaarrekening 2020, inclusief de SiSa-verantwoording was voldoende om onze controle te starten. De jaarrekeningcontrole is conform de planning tijdig afgerond. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole 2020. 5.1

Begrotingsrechtmatigheid

Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting. Uit de jaarstukken 2020 blijkt dat er op een programma een overschrijding heeft plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de geraamd lasten (na begrotingswijziging), rekening houdend met de door u gestelde rapporteringsgrens van € 25.000,-. Omschrijving programma

overschrijding lasten

06. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening

€ 149.000,-

Analyse overschrijding Wij hebben de overschrijding op het programma Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening geanalyseerd. De overschrijding op dit programma is veroorzaakt door de hogere bestedingen inzake de Tozo-regeling en de hogere kosten op de Wmo (met name woningaanpassingen) en de individuele voorzieningen in natura in het kader van de Jeugdwet. Tegenover de hogere Tozo staat een gelijke, hogere rijksvergoeding; de Wmo en Jeugdwet zijn ‘open-einde regelingen’. Wij zijn van mening dat de overschrijdingen niet verwijtbaar zijn en gaan ervanuit dat de raad bij het vaststellen van de jaarrekening 2020 deze overschrijdingen, alsmede ook de overige (onder- en) overschrijdingen en eventueel daarmee samenhangende onttrekkingen uit reserves alsnog autoriseert. Wij zijn bij onze oordeelsvorming rechtmatigheid alvast hiervan uitgegaan. 5.2

Opmerkingen jaarverslaggeving

Kader De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Vlieland in grote lijnen voldoet aan de bepalingen zoals opgenomen in het BBV. Advies aanvullingen BBV en jaarstukken Wij plaatsen bij de inrichting/opzet van de jaarrekening nog enkele opmerkingen: • In het overzicht van baten en lasten 2020 (blz. 125 van de jaarrekening) wordt de overhead niet apart zichtbaar gemaakt, e.e.a. conform het BBV. De overhead is overigens wel berekend en uitgebreid toegelicht in de jaarrekening. Dit betreft derhalve een formele presentatiefout; • Bij de waarderingsgrondslagen ontbreekt nog een passage over de grondslag inzake materiële vaste activa waar een heffing tegenover staat. De rubriek zelf is wel in de balanspost materiële vaste activa opgenomen en gespecifieerd.

8

Wij hebben het college geadviseerd om dit aspect in volgende jaarrekening 2021 aan te laten passen. Conform de controlevoorschriften (BADO) en verslaggevingsvoorschriften (BBV) zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. De programmaverantwoording en de paragrafen in de rekening zijn voldoende toegankelijk en leesbare documenten. Per programma wordt er praktische informatie geboden over de ontwikkelingen in 2020. 5.3

Rekening van baten en lasten

Het positieve gerealiseerd resultaat over 2020 bedraagt € 579.600,- (2019: € 575.900,-) ten opzichte van een nihil begroot resultaat. Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren. (In € 1.000) Saldo baten en lasten Saldo mutatie reserves Gerealiseerd resultaat

Begroting -1.994 1.994 0

Realisatie -792 1.371 579

Afwijking - 1.202 623 -579

Kortheidshalve verwijzen wij u verder naar de toelichting op de programmarekening van de jaarrekening 2020. In het besluit waarmee u de programmarekening vaststelt, wordt het resultaat bestemd. Deze bestemming zal na vaststelling volgend jaar in de balans worden verwerkt. 5.4

Overige bevindingen

Tenslotte plaatsen wij nog een aantal overige kanttekeningen naar aanleiding van onze controle: • Bij de baten zit de grootste inkomstenderving bij de toeristen- en forensenbelasting. Wij begrijpen dat de definitieve aanslagen eind mei 2021 zijn opgelegd. Op basis van verwachtingen volgens de gemeente Leeuwarden zullen de opbrengsten ongeveer € 20.000,- hoger uitvallen dan opgenomen in de jaarrekening. Deze posten zijn in de voorliggende definitieve jaarrekening niet meer verwerkt; • Stichting Recreatiebelangen Vlieland (SRV) heeft de gemeente Vlieland gevraagd om aanvullende financiële ondersteuning. Uw raad heeft op 19 april 2021 reeds ingestemd met een kasgeldlening van € 210.000,- om te voorzien in de liquiditeitsbehoefte (mede veroorzaakt door de Covid-19 maatregelen, maar dat lijkt mee te vallen). SRV vraagt uw gemeente tevens om langlopende leningen te verstrekken van in totaal € 7,7 miljoen over de periode 2022-2025. Wij begrijpen dat uw gemeente de financieringsaanvraag door een extern bureau laat onderzoeken voor zowel staatssteun, maar ook ten aanzien van de zakelijkheid en voorwaarden (m.a.w. kan de stichting met de geplande investeringen voldoende inkomen genereren om rente en aflossing te kunnen betalen?); • Wij hebben het college gevraagd om de waardering (inclusief de voorziening) van de belastingvorderingen in 2021 opnieuw te laten beoordelen.

Mogelijk dient deze voorziening mede in verband met de Covid-19 te worden aangepast; • In 2020 heeft de gemeente flink geïnvesteerd zowel in de aankoop van gronden van Staatsbosbeheer (€ 1,4 miljoen) alsmede in de realisatie van Boswijk (€ 2,3 miljoen). Voor de financiering heeft de gemeente een langlopende lening aangetrokken van € 16,5 miljoen. Ultimo december 2020 heeft de gemeente dit bedrag nog in kas.

9

6.

BALANS EN FINANCIELE POSTIE

Wij hebben de stand van zaken met betrekking tot de financiële positie (reserves en voorzieningen) dit jaar opnieuw beoordeeld. In dit hoofdstuk geven wij onze bevindingen weer. 6.1

Overzicht financiële positie

Het eigen vermogen van de gemeente Vlieland bedraagt ultimo 2020, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal afgerond € 7,7 miljoen. Hiervan heeft € 5,9 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (In € 1.000)

2020

2019

2018

Algemene reserve

1.232

946

1.299

286

Bestemmingsreserves

5.895

6.976

6.066

-1.081

580

576

113

4

Saldo rekening

Toe-/afname

De algemene reserve bedraagt ultimo 2020 bijna € 1,2 miljoen. De omvang van de algemene reserve is thans hoger dan de door uw raad vastgestelde minimale omvang van € 0,75 miljoen. Bij de stand van de algemene reserve moet rekening worden gehouden dat een deel van de budgetten in 2020 niet zijn besteed en derhalve voor 2021 opnieuw geraamd moeten worden. Deze uitgaven worden gedekt uit een onttrekking uit de algemene reserve. Ook zijn er via begrotingswijzigingen reeds bedragen geraamd die ten laste komen van de algemene reserve. Wij verwijzen kortheidshalve ook naar de raadbrief bij de jaarrekening 2020. 6.2

Reserves en voorzieningen

De voornaamste mutaties in de bestemmingsreserves zijn de onttrekkingen in de bestemmingsreserve Duurzaamheid (€ 686.365,-), de bestemminsreserve RWS-objecten (€ 605.571,-) en de bestemmingsreserve Ouderenhuisvesting (€ 223.962,-). In 2020 heeft Rijkswaterstaat het beheer van de Veerdam weer terug genomen. De gemeente Vlieland heeft destijds hiervoor een afkoopsom ontvangen. Het terugbetaalde bedrag van € 536.000,is gedekt uit de bestemmingsreserve RWS-objecten. Kortheidshalve verwijzen wij u voor de mutaties in de (bestemmings-)reserves naar de toelichting op de balans van de jaarrekening 2020. Stand van de voorzieningen In de jaarrekening 2020 is onder de balanspost voorzieningen een bedrag van ruim € 1,5 miljoen verantwoord (2019: € 1,4 miljoen). Er zijn in 2020 geen nieuwe voorzieningen gevormd. De belangrijkste mutatie in de voorzieningen is de dotatie van € 175.000,- aan de voorziening wachtgeld wethouders. De gemeente is voor deze uitkeringen eigen risicodrager. De voorziening is ultimo december 2020 bepaald ter dekking van de verwachte (maximale) kosten, rekening houdend met eventuele nog te ontvangen verzekeringsgelden.

10

7.

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT

7.1

SiSa regelingen

De verantwoording van ontvangen specifieke uitkeringen is als bijlage opgenomen in de jaarrekening. Hiervoor is een specifiek verantwoordingsmodel voorgeschreven. De bijlage is door ons conform de gegeven aanwijzingen van het Rijk gecontroleerd. Voor de hierbij eventueel geconstateerde bevindingen gelden op grond van artikel 5, lid 4 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zwaardere rapporteringstoleranties dan de tolerantie, welke wij met uw raad zijn overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. Wij hebben geconstateerd dat er voor de gemeente Vlieland ten aanzien van de SiSa maar liefst 10 regelingen bij de jaarrekening 2020 (in 2019: 8 regelingen) een verantwoording met betrekking tot de voor een rijksbijdrage in aanmerking gebrachte bestedingen moet worden afgelegd. 7.2

Onderwijsachterstandenbeleid (OAB)

De rijksoverheid geeft al jaren via de subsidieregeling voor onderwijsachterstandenbeleid (OAB) gelden die met name worden besteed aan vroeg- en voorschoolse educatie. De langlopende OABregeling 2011-2018 is in 2019 voortgezet in een nieuwe OAB-regeling 2019-2022. Het is geen letterlijke verlening van de oude regeling, omdat specifieke voorwaarden voor de nieuwe OAB middelen verschillend zijn van de voorgaande. De ontvangen OAB-gelden 2019 van € 54.061,- en 2020 € 61.239,- die door het Rijk in de nieuwe regeling voor 2019 en 2020 zijn toegekend, zijn ultimo 2020 niet besteed. Het saldo is op de balans verantwoord. Het is mogelijk om deze gelden in een volgend jaar te besteden aangezien de regeling door loopt tot en met 2022. Wij hebben geadviseerd hiervoor een planning op te stellen. Of eventueel niet bestede gelden uiteindelijk moeten worden terugbetaald is nu nog niet duidelijk. 7.3

Toenemend aantal regelingen

Er zijn dit jaar enkele wezenlijke veranderingen, die er mede toe leiden dat het aantal subsidieregelingen waarover Vlieland zich moet verantwoorden groeit; van 8 naar 10 regelingen. Ad-hoc regelingen De coronacrisis en de Toeslagen-affaire bij de kinderopvang leiden tot rijksuitkeringen aan gemeenten: de Tozo-regeling (verdeeld over 3 tranches) is daar een voorbeeld van. De snelle invoering van deze regeling gaat deels ten koste van zorgvuldigheid. De wijze van verantwoorden is bij de opzet van de regelingen nog niet uitgewerkt en de mate van betrokkenheid van de accountant (diepgang, materialiteit) is nog onbekend. Dat is enerzijds logisch (de regelingen zijn gelet op de urgentie met grote spoed opgesteld), anderzijds lastig (is er wel voldoende nagedacht over beheersbaarheid en controle?). Minder decentralisatie-uitkeringen De Algemene Rekenkamer heeft op rijksniveau kritiek geuit op de wijze waarop het Rijk decentralisatie-uitkeringen beschikbaar stelt aan onder meer gemeenten. Aan decentralisatie-uitkeringen horen door het Rijk, zeer beperkt of geen voorwaarden gesteld te worden, want ze zijn deel van de algemene uitkering. Nu het Rijk toch vaak aanvullende eisen stelt aan besteding van deze gelden, krijgen ze het karakter van subsidies en worden ze ondergebracht in de SiSa-systematiek.

11

Onder meer door deze ontwikkeling moet de gemeente zich dit jaar specifiek verantwoorden over onder meer de Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord). Niet voor alle regelingen die nu onder de SiSa-systematiek geplaatst zijn nu al bestedingsgegevens in de SiSa-bijlage opgenomen. Het omzetten van rijksregelingen in gemeentelijk beleid vergt tijd, daarom zijn niet voor alle nieuwe regelingen al prestaties en bestedingen verantwoord. 7.4

Subsidieregeling reductie energiegebruik

De gemeente Vlieland heeft op 13 december 2019 een subsidie ontvangen van € 90.000,- in het kader van de Regeling reductie energiegebruik. Vlieland is penvoerder mede namens de gemeente Schiermonnikoog. De subsidie is bedoeld om minimaal 1.000 koopwoningen te helpen met energiebesparing. In de SiSa-verantwoording 2020 is een bedrag van € 35.408,- verantwoord. Hiervan is € 33.000,- een voorschotbetaling geweest aan de gemeente Schiermonnikoog. Wij gaan er vanuit dat de gemeente Schiermonnikoog in het kader van de SiSa-verantwoording 2021 verantwoording aflegt over de werkelijke bestedingen aan Vlieland. Wij hebben geadviseerd hierover afspraken te laten maken. 7.5

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

De uitvoering van de Tozo gaat met grote bedragen gepaard: uit de rekening blijkt dat de totale Tozo-uitgaven in 2020 ca € 417.000,- bedroegen. Het Rijk draagt deze lasten, de gemeente heeft van het Rijk meer dan voldoende voorschotten ontvangen om de uitkeringen te kunnen financieren. Verder ontvangt de gemeente ter dekking van de uitvoeringskosten een vaste vergoeding per dossier. Toekenningen rechtmatig Bij de opzet van de regeling door het Rijk woog zwaar dat de regeling snel ingevoerd kon worden en de gemeente snel de ondernemers die ondersteuning nodig hadden, deze konden toekennen en uitkeren. Er werden wel degelijk eisen gesteld aan de aanvraag en de aanvrager, maar in meerdere gevallen volstond een zgn. eigen verklaring. Uit de controle van de accountant van het BZF (gemeente Leeuwarden) op de Tozo-1 aanvragen blijkt dat een deel van de afgegeven toekenningen namens Vlieland in formele zin niet voldoen aan de eisen met betrekking tot identificatie. Het gaat kennelijk om een bedrag van € 56.000,-. Er wordt, zo hebben wij begrepen, nog nader onderzoek uitgevoerd.

M&O Beleid belangrijk In de Tozo-regeling is aangehaakt bij het M&O-beleid (beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik) dat een gemeente al moet hebben voor de uitvoering van de Participatiewet (het beleid dat al sinds jaar en dag bestaat om te beoordelen of nog wordt voldaan aan de voorwaarden voor bijv. een bijstandsuitkering). In formele zin is het idee dat het bestaande M&O-beleid voldoende moet zijn om onrechtmatig gebruik van de Tozo-regeling tegen te gaan. In haar uitingen is het ministerie van SZW daar gedurende het jaar deels op teruggekomen door nadrukkelijk weer te geven dat ze verwachten dat er een actief M&O-beleid gevoerd wordt. En het ministerie heeft het Inlichtingenbureau gevraagd een digitaal vraagpunt te ontwikkelen om via datavergelijking met bestanden van verschillende rijksinstellingen (RvlG, UWV, belastingdienst, KvK, DJI, CJIB, Duo) te signaleren of er mogelijke aandachtspunten en/of belemmeringen zijn voor de rechtmatige verstrekking van de Tozo-uitkering.

12

Ondanks de verschillende uitingen en de ontwikkelde tools: het vormgeven en uitvoeren van M&Obeleid blijft primair een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Oordeel accountant en de SiSa gemeente Vlieland De Tozo-verantwoording is onderdeel van de SiSa-verantwoording van de gemeente Vlieland. Wij hebben aan de accountant eind 2020 auditinstructies toegezonden. De accountant heeft aangegeven zijn controles conform de instructies uit te voeren. Op 9 april 2021 hebben wij via de Dienst Noardwest Fryslân van de accountant van BZF een goedkeurende controleverklaring ontvangen voor de Tozo (en de BBZ) over 2020. 7.6

Rapport van bevindingen

Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd die de rapporteringstoleranties overschrijden. Ook zijn wij van mening dat de in de SiSa bijlage opgenomen gegevens deugdelijk tot stand zijn gekomen. De door het CBS voorgeschreven model tabel van bevindingen hebben wij als bijlage bij dit rapport toegevoegd. Dit format dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.

13

8.

OVERIGE BEVINDINGEN

8.1

Wet Normering Topinkomens

De Wet Normering Topinkomens (WNT) publieke en semipublieke sector en de hierin opgenomen publicatieplicht in de jaarrekening is van toepassing op topfunctionarissen, maar ook op de leden van het hoogst uitvoerende orgaan en het toezichthoudende orgaan. Op basis van de wet- en regelgeving valt de gemeente Vlieland onder deze wettelijke regeling en dienen de WNT gegevens te worden gepubliceerd. Deze publicatieplicht geldt niet alleen voor de jaarrekening, daarvoor worden gedetailleerde gegevens gevraagd; wij moeten er in onze controleverklaring een apart oordeel over geven. Door de gemeente wordt, zowel qua bezoldiging als publicatie, voldaan aan de specifieke regels. 8.2

Fraude

De accountant is wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudes te melden aan het bestuur. De accountant is verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht, waarbij moet worden opgemerkt dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. Wij hebben zowel binnen het controleteam (‘pre-auditgesprek’) als met uw directie en college overleg gevoerd waarbij nadruk is gelegd op eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen hiertegen. Wij hebben bij de interim-controle en eindejaarscontrole zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd op de werking van interne beheersingsmaatregelen en is gelet op significante en/of ongebruikelijke transacties in de financiële administratie (memoriaalboekingen, schattingen). Hierbij zijn ons geen signalen van (mogelijke) fraude bekend geworden. 8.3

Automatisering

De controle van de jaarrekening is niet primair gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. ENSIA en BIO ENSIA (“Eenduidige Normatiek Single Information Audit”) is een gezamenlijk project van enkele ministeries en de VNG/gemeenten. Het project heeft tot doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid. Hiervoor geldt sinds dit jaar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als norm (tot vorig jaar was dit de BIG). De specifieke vragenlijst(en) over 2020 zijn inmiddels ingevuld, de (concept) collegeverklaring 2020 hebben wij nog niet ontvangen; het vervolg (de controle door de IT-auditor en de raadsinformatiebrief ENSIA 2020) waren bij afronding van deze brief nog niet beschikbaar. Thuiswerken De crisis heeft ook voor de ambtelijke organisatie gevolgen. De medewerkers zijn al sinds dit voorjaar (overwegend) niet aanwezig op hun werkplekken in het gemeentehuis en werken overwegend

14

thuis. En dat alles terwijl de reguliere taken doorliepen en er juist vanwege de crisis een groter beroep werd gedaan op de organisatie. We begrepen dat er, ondanks hobbels in de eerste maanden, op een doelmatige en effectieve wijze is gewerkt. Thuiswerken vergt een andere wijze van afstemmen, meer zelfstandigheid en afdoende beheersmaatregelen in de IT-organisatie om het thuiswerken te faciliteren, maar ook om het betrouwbaar en veilig te laten verlopen. Beheersmaatregelen die in dit kader onder meer relevant zijn: een bedrijfsmatige VPN-oplossing, een veilige conference oplossing (video/audio), adequaat wachtwoordenbeleid en gebruik van multi-factor authenticatie, bij gebruik eigen apparatuur die gecontroleerd is vanuit het beveiligingsbeleid (antivirus controle, configuratie baselines etc.), adequate helpdesk voor IT-ondersteuning voor de medewerkers die thuis weken, borging van procedures bij thuiswerken in verband met privacy/datalekken. De gemeente heeft deze beheersmaatregelen, voor zover wij dat kunnen beoordelen, op redelijke wijze geïmplementeerd. Maar ook bij informatiebeveiliging speelt de menselijke factor uiteindelijk een heel belangrijke rol en dat betekent bewustwording bij de medewerkers over de risico’s en het verwachte gedrag daarbij. 8.4

Rechtmatigheidsverklaring

Met ingang van 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. De exacte invulling daarvan is formeel nog niet bekend, want de besluitvorming door het Rijk is nog niet afgerond, maar inmiddels is door concept-publicaties de uitwerking al grotendeels duidelijk. Er is nog geen concrete uitwerking bedoeld om richting en sturing te geven aan het proces om het einddoel: een positieve rechtmatigheidsstatement van het college in de jaarrekening over de uitvoering van 2021 te realiseren. Het verantwoordingsdocument richt zich terecht op de drie centrale actoren in dit proces: raad, college en ambtelijke organisatie. Het is nadrukkelijk de bedoeling van het rijk dat rechtmatigheid onderwerp wordt bij beleidsuitvoering en de controle daarop. En omdat er concreet over moet worden gerapporteerd in de jaarrekening dient er te worden stilgestaan bij de reikwijdte van de controle, te hanteren controle- en rapporteringsgrenzen, de wijze van rapporteren (niet alleen vorm en inhoud in de rekening, ook tussentijdse rapportages). Naar onze mening kan dit in combinatie met de interne controle zoals die nu al feitelijk werkt als basis fungeren. Voor de volledigheid vermelden we nog dat de commissie BADO heeft weergegeven om uit te gaan van een groeimodel, het hoeft niet in een keer volmaakt te zijn.

Verstandig om dit mee te nemen in de ontwikkelingen, zeker ook omdat nog onduidelijk is wanneer de wetsvoorstellen feitelijk worden bekrachtigd.

15

9

CONCLUSIE

9.1

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen op grond van de controle

De controle heeft primair tot doel een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. Uit onze werkzaamheden zijn geen andere controleverschillen gebleken dan hierna genoemd. In deze rapportage hebben wij de resterende fouten en onzekerheden benoemd. De belangrijkste controleverschillen ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid zijn: • voor Jeugdhulp en Wmo is in totaal 10% zijnde afgerond € 43.000,- meegenomen als onzekerheid rechtmatigheid; • voor de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) nemen we een rechtmatigheidsfout mee van € 3.100,-; • voor toeristen- en forensenbelasting bedragen de niet meer gecorrigeerde verschillen in totaal € 20.000,-; • er is een formele rechtmatigheidsfout van € 56.000,- bij de Tozo-1 (de fout telt niet mee). Gemeten aan deze met u afgesproken normen voor onze controle (€ 112.900,- voor fouten getrouwheid en rechtmatigheid en € 338.000,- voor onzekerheden), komen de totale fouten en onzekerheden inzake de getrouwheid en de rechtmatigheid niet uit boven de afgesproken toleranties. 9.2

Controleverklaring

Wij hebben het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente gemachtigd onze controleverklaring (de was getekend versie) bij de jaarrekening 2020 van uw gemeente op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt: Oordeel De getrouwheid De rechtmatigheid

Strekking Goedkeurend Goedkeurend

Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat de raad de nu overgelegde jaarrekening 2020 ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij de financiële gegevens in de jaarrekening gecontroleerd. Naast de jaarrekening wordt er een jaarverslag, zijnde de verantwoording over de beleidsbegroting en financiële begroting, ter vaststelling aan uw raad aangeboden.

16

Wij hebben niet gecontroleerd op de in het jaarverslag opgenomen kerngetallen en toelichtingen. Wij melden wel dat op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Wij hopen u met vorenstaande van dienst te zijn geweest en zijn graag tot een nadere toelichting bereid. Hoogachtend, Ipa-Acon Assurance B.V.

Was getekend: mr. drs. J.C. Olij RA

Bijlage : Tabel bevindingen SiSa 2020 Bijlage : Tabel bevindingen SiSa 2020

17

18