Verordening fractievergoeding 2019 en leidraad besteding fractievergoeding met wijzigingen

Verordening fractievergoeding Vlaardingen 2019 De gemeenteraad van Vlaardingen, Gelezen het voorstel van het presidium van 24 juni 2019; Besluit: De verordening Fractievergoeding Vlaardingen 2019 vast te stellen. Artikel 1 Financiële bijdragen 1. De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren als fractie. 2. De in het eerste lid bedoelde bijdrage bestaat uit: a. Een vast deel voor elke fractie van €3037,80 per jaar. b. Een bedrag van 629,92 euro per raadszetel per jaar. 3. De bijdrage wordt berekend naar het aantal leden dat elke fractie in de raad in het betreffende kalenderjaar telt, niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen. 4. Indien een afsplitsing tot stand komt in de loop van een kalenderjaar, dan wordt de nog niet gebruikte bijdrage verdeeld naar rato van het aantal zetels dat zich afsplitst. Als datum van ingang geldt de eerste dag van de maand na de maand waarin het besluit tot afsplitsen in werking is getreden. 5. Indien tijdens een zittingsjaar meerdere fracties als één fractie gaan optreden, wordt, nadat de voorzitter van de raad ter zake op de hoogte is gebracht, het totale bedrag ter beschikking van de fractie aangepast naar de in het tweede lid vermelde bijdragen met ingang van het eerstvolgende nieuwe zittingsjaar. 6.

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt. 7. De fractievergoedingen worden elk jaar geïndexeerd aan de hand van de in de begroting gehanteerde indexering voor personele en materiële kosten. Artikel 2 bestedingsdoeleinden 1. Fracties besteden de bijdrage om hun kaderstellende en controlerende rol te versterken en voor de invulling van de volksvertegenwoordigende rol. 2. De fracties kunnen een fractieassistent benoemen en een vergoeding toekennen. De hiermee gepaard gaande kosten zijn begrepen in de bijdrage die de fracties op grond van artikel 1 van deze verordening ontvangen. 3. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen. b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie. c. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raads- en commissieleden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen. d. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een groepering verrichten. e. (her)verkiezing van raadsleden dan wel partijbelangen.

f. giften.

Verdere specificatie wordt gegeven in de ‘leidraad bestedingsdoeleinden’ in de bijlage van deze verordening. Artikel 3 Vertrekkingen en vergoedingen 1. De griffie houdt de gelden met betrekking tot de fractievergoedingen van de fracties in beheer. 2. De fracties kunnen via de griffie toegang krijgen tot de fractievergoeding. Dit kan vooraf waarbij de factuur rechtstreeks door de griffie wordt betaald, en achteraf door middel van een declaratieformulier met bijbehorende kwitanties. 3. De griffie heeft een adviserende rol. Indien er discussie ontstaat over een declaratie of uitgave wordt deze ter besluitvorming aan het presidium voorgelegd 4. Iedere fractie kan aan het begin van ieder kalenderjaar op verzoek een kleine kas van 250 euro op rekening ontvangen. Dit bedrag kan worden besteed aan kleine zaken in het kader van lief en leed tot 50 euro. Deze uitgaven hoeven niet nader te worden verantwoord in de jaarlijkse verantwoording. Fracties die hier gebruik van maken kunnen dan geen uitgaven voor lief en leed meer declareren. In een verkiezingsjaar kan iedere fractie op verzoek aan het begin van het kalenderjaar een kleine kas ontvangen ter hoogte van het evenredige deel van het aantal maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen vallen.

Na de verkiezingen kan iedere fractie op verzoek een kleine kas ontvangen ter hoogte van het evenredige deel met ingang van de maand volgend op de maand waarin de verkiezingen vallen. De in dit lid genoemde bedragen worden elk jaar geïndexeerd aan de hand van de in de begroting gehanteerde indexering voor personele en materiële kosten. Artikel 4 Reservering Er is geen mogelijkheid om een reservering te treffen voor opvolgende jaren. Artikel 5 Herziening vergoedingen Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage: a. bij vermindering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. Artikel 6 Rekening en verantwoording 1. Binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar verstrekt de griffie een overzicht aan het presidium over de besteding van de in artikel 1 bedoelde vergoeding. 2. Het verslag vermeldt in elk geval: a. het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding kon worden uitgegeven. b. het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar. c.

ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed, inclusief (kopieën van) kwitanties van de goederen of diensten die zijn aangekocht. d. het saldo van de inkomsten en uitgaven per 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar. 3. Het presidium: a. Controleert het verslag op voorstel van de griffie. b. Brengt het verslag ter kennis van de raad en maakt deze openbaar. c. Legt de bij het verslag behorende facturen en betalingsbewijzen openbaar ter inzage. Artikel 7 intrekken oude verordening De verordening fractievergoeding 2014 wordt ingetrokken per 1 januari 2020.

Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking vanaf 1 januari 2020. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Vlaardingen, gehouden op 19 september 2019. De griffier,

De voorzitter,

drs. J. Mimpen

mr. A.M.M. Jetten MSc

Toelichting: Artikel 1: Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeente- begroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractie- ondersteuning bestaat uit een vaste component (een gelijk bedrag voor elke fractie) en een variabele component (een vast bedrag maal het aantal zetels dat de fractie in de raad heeft). De vaste componenten garanderen dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Er is een bijzondere regeling in geval van afsplitsingen. Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Artikel 2: De bijdrage dient besteedt te worden aan raadswerkzaamheden. Er zijn een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet is bedoeld. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancieerd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. De kosten van vergoedingen aan fractieassistenten mogen verstrekt worden uit de fractiekostenvergoeding.

Dit betekent dat de fracties zelf beslissen of, en zo ja, welke bijdrage zij aan een fractieassistent verstrekken Artikel 3: De griffie houdt de fractievergoeding in beheer en zorgt voor een duidelijke opgave per fractie aan het einde van het jaar. Artikel 4: Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 5: Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad als gevolg van de periodieke verkiezingen voor de gemeenteraad. Artikel 6: Via het verslag kan worden nagegaan of de fracties de vergoeding niet in strijd met haar bestemming hebben gebruikt. Ter verifiëring van ontvangen vergoedingen en gedane bestedingen dienen de fracties afschriften van facturen en betalingsbewijzen te overleggen. Deze liggen voor een ieder ter inzage. Artikel 7: Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 8: Dit artikel behoeft geen toelichting

Leidraad besteding fractievergoeding Categorie Type kosten Secretariaat Kosten fractie- secretariaat

Telefoon- en abonnementskosten (kranten, tijdschriften e.d.), contributies, lidmaatschappen van raadsleden en fractieassistenten

Wel In dienst nemen van een fractiesecretaris of fractieassistent niet zijnde een (steun)raadslid. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscale consequenties. Eén digitaal krantenabonnement voor de gehele fractie als geheel. Abonnementen op kranten en tijdschriften voor steunraadsleden en fractieassistenten. Tijdschriften met een relatie tot het raadswerk voor de fractie als geheel.

Bank

Parkeerkosten/abonnementen

Reiskosten

Niet Door raadsleden en persoonlijk gemaakte kosten voor bureaukosten en porti. Voor raadsleden vallen deze kosten onder de vaste onkostenvergoeding Individuele krantenabonnementen voor raadsleden. Deze kosten vallen onder de vaste onkostenvergoeding. Individuele aangekochte tijdschriften of abonnementen op tijdschriften voor raadsleden. Deze kosten vallen onder de vaste onkostenvergoeding.

Kosten voor een bankrekening om eigen fractiegelden te beheren kan ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Het is juridisch niet mogelijk parkeerabonnementen ten laste te brengen van de fractievergoeding. Reiskosten binnen de gemeente m.u.v. woonwerkverkeer kunnen direct worden gedeclareerd aan de gemeente en kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Hiervoor is een formulier beschikbaar die opgevraagd kan worden bij de griffie. Het is juridisch niet mogelijk reiskosten buiten de gemeente ten laste te brengen van de fractievergoeding. Artikel 97 van de gemeentewet geeft ruimte voor een plaatselijke verordening die het mogelijk maakt

ICT-middelen

Eén laptop / PC en printer per fractie per raadsperiode.

deze kosten direct aan de gemeente te declareren. Vlaardingen kent deze verordening niet. Laptops voor alle (steun)raadsleden.

Toners voor printers. iPads voor fractieadviseurs. De iPads moeten primair gebruikt worden voor raadswerk. Maximaal één per adviseur per raadsperiode. Stagekosten

Scholing

Congressen, seminars, symposia en cursussen

De kosten voor een stagiair, die stage loopt bij de fractie, kunnen betaald worden vanuit de fractievergoeding. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscal consequenties. Het bijwonen als fractieassistent van congressen, seminars, symposia en opleidingen gericht op de uitoefening van het steunraads- c.q. fractielidmaatschap. Kosten voor partij-politieke scholing kunnen niet gedeclareerd worden aan de gemeente maar kunnen wel ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Dit geldt zowel voor (steun)raadsleden als fractieassistenten.

Bijeenkomsten

Heidagen

De kosten van een heidag van een fractie kunnen uit de fractievergoeding worden betaald.

Fractiebijeenkomsten

Fractiebijeenkomsten kunnen uit de fractievergoeding worden betaald.

Ledenbijeenkomst

Nieuwjaarsbijeenkomst

Teambuilding Politieke bijeenkomsten

Ligt eraan wie het organiseert; doet het partijbestuur dat en participeert de fractie dan is een percentuele verdeling in redelijkheid toegestaan. Teambuildingsbijeenkomsten van de fractie kunnen ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Als een politieke bijeenkomst in de stad wordt georganiseerd op initiatief van de fractie (dus niet van de partij) en het onderwerp betreft de lokale politiek of iets dat speelt in de stad, dan kunnen de kosten uit de

Congressen, seminars, symposia en opleidingen voor (steun)raadsleden die direct te maken hebben met het zijn van raadslid komen volgens het rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers direct ten koste van de gemeente en kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Versnaperingen op individuele basis. Ledenbijeenkomsten kunnen niet uit de fractievergoeding worden betaald.

De kosten voor een politieke bijeenkomst die wordt georganiseerd op initiatief van het bestuur kan niet ten laste

Communicatie

Website

Nieuwsbrief

Standpunt- c.q. informatieoverdrachtskosten (TV, radio, kranten, etc.)

Kosten advertenties

Representatie

Eindejaarspresentjes fractieassistenten

Cadeaus

fractievergoeding bekostigd worden. De fractie informeert zich dan immers in de stad en/of raadpleegt de bevolking over een bepaald onderwerp. De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding worden betaald indien de website alleen door de fractie of zowel door de partij als door de fractie wordt gebruikt.

worden gebracht van de fractievergoeding.

Deze kosten kunnen voor 100% uit de fractievergoeding worden betaald indien de nieuwsbrief alleen door de fractie of zowel door de partij als door de fractie wordt gebruikt. indien de nieuwsbrief alleen door de fractie wordt gebruikt voor zaken die betrekking hebben op het raadswerk. Als dezelfde nieuwsbrief ook door de partij wordt gebruikt, dan kunnen de kosten naar evenredigheid uit de fractievergoeding worden bekostigd. Publiciteitskosten gemaakt door en voor de fractie kunnen uit de fractievergoeding betaald worden.

Als het alleen gaat om een nieuwsbrief van de partij in beheer van het partijbestuur, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald.

De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding betaald worden mits de afzender helder is in de advertentie (de fractie van …) Het moet duiden dat de fractie uit de gemeenteraad verantwoordelijk is en de inhoud moet een relatie hebben met het raadswerk. Als dezelfde advertentie ook door de partij wordt gebruikt, dan kunnen de kosten naar evenredigheid uit de fractievergoeding worden bekostigd. Er moet een relatie liggen met de fractie en het raadswerk. Deze kosten kunnen uit de fractievergoeding worden betaald. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele hieruit voortvloeiende fiscale consequenties. Fracties geven regelmatig gevolg aan

Indien de website alleen door de partij of voor herverkiezingen van raadsleden of campagnedoeleinden wordt gebruikt, kunnen de kosten niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Publiciteitskosten voor de partij mogen niet uit de fractievergoeding betaald worden. Kosten gemaakt ten aanzien van het campagnevoeren kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Kosten gemaakt ten aanzien van het campagnevoeren kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Cadeaus in verband

uitnodigingen van burgers en organisaties, waarbij men niet met lege handen aan wil komen. Indien een (steun)raadslid de fractie als geheel vertegenwoordigt, is het niet onredelijk deze kosten uit de fractieondersteuning te betalen. Cadeaus, kaartjes en bloemen in verband met afscheid, ziekte of jubilea met een maximum van €50,De bovenstaande kosten worden in ieder geval tot een bedrag van 50 euro betaald uit het aan het begin van het kalenderjaar ontvangen bedrag van €250,- per fractie voor zaken in het kader van lief en leed voor zover de fractie hier gebruik van maakt. Deze kosten kunnen dan niet afzonderlijk meer worden gedeclareerd.

met verjaardagen van fractieleden.