Toezichtverslag gemeentearchivaris 2021

Verslag

van het TOEZICHT op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en informatiebeheer op de niet overgebrachte archiefbescheiden 2021 uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen

Harm Jan Luth-Mulders, gemeentearchivaris 2 juni 2022

1

Inleiding Eind vorig jaar hebben de teams Informatiebeheer(IB) en Kunst, Cultuur en Erfgoed (KCE) in overleg met de gemeentesecretaris besloten het toezichtverslag op het informatiebeheer jaarlijks (in plaats van tweejaarlijks) aan het college van burgemeester en wethouders te presenteren. Dat de informatiehuishouding (het geheel van de fysieke en digitale neerslag van alle werkprocessen binnen de gemeente) een buitengewoon belangrijke zaak is, is genoegzaam bekend. Zaken als beveiliging van data, het checken van informatie op waarheidsvinding en het bijhouden van de snelle ontwikkelingen van digitale communicatiemiddelen, zijn geen randvoorwaarden meer, maar essentiële zaken voor het functioneren van de gemeentelijke dienstverlening. Daarom is het zaak vooruit te blijven denken over duurzaam informatiebeheer. Hoe willen wij dat de gemeente Vlaardingen op korte en langere termijn verantwoording kan afleggen van haar handelen? In een steeds meer digitaliserende samenleving, met een sterke toename van datastromen en de daaraan gekoppelde opslag, is dat een grote uitdaging. Ook de nieuwe Wet Open Overheid (ingaande per 1 mei 2022) geeft – naast richtlijnen voor de openbaarheid van gemeentelijke stukken – veel aandacht aan de onderliggende notie om overheidsinformatie op orde te hebben. Ze is een noodzakelijke randvoorwaarde om openbaarheid te kunnen realiseren.

De in de raadscommissie gestelde inhoudelijke vragen over het toezichtverslag over 2018-2020 laten zien dat ook de gemeenteraad het belang van een goede informatiehuishouding inziet. Omdat mijn uitgebreide toezichtverslag over 2018-2020 recentelijk door u is aangeboden aan de gemeenteraad, wil ik mij in dit verslag over 2021 enigszins beperken omdat veel van de zaken die ik toen heb aangestipt, nog steeds aandacht verdienen. Ik verwijs hiervoor naar het vraag- en antwoordformulier Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) over 2021 (BIJLAGE 1). Daarin is door het Team IB met kleuren aangegeven hoe de gemeente Vlaardingen scoort op elk onderscheiden gebied. Hoe dit zich verhoudt tot de 0-meting (2020) is te vinden in BIJLAGE 2. Deze indicaties heb ik grotendeels gebruikt als onderlegger voor dit toezichtverslag. Daarnaast heeft het Team IB twee audits uitgevoerd op het post-, scan- en registratieproces en op de inrichtingseisen van de archiefruimte aan de Markt. Ten slotte heeft de informatie- en archiefinspecteur van het team KCE, op basis van zijn contacten binnen de gemeentelijke organisatie en zijn kennis van ontwikkelingen op het informatieterrein, zaken aangedragen die mijn toezichtverslag onderbouwen. Kritische Prestatie Indicatoren De archiefinspectie houdt onder meer de controle op de juiste naleving van de wettelijke vereisten voor het informatiebeheer in.

Die controle laat ik door de informatie- en archiefinspecteur uitvoeren aan de hand van de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten vastgestelde tien kernvragen (zie hieronder). Elk van deze kernvragen de hiervoor al genoemde Kritische Prestatie Indicatoren. Deze zijn gebaseerd op wettelijke bepalingen over de creatie en registratie van informatie, het beheren van alle stukken/documenten/data en de selectie/vernietiging en/of ‘eeuwige’ bewaring ervan. 1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2

3. ORDENING, AUTHENCITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente betreffende digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan specifieke wettelijke voorschriften? 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeenten in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10.

MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente – gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer – beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt, evenals hun kwaliteitsniveau? Op de – vanuit mijn toezichtfunctie – meest relevante onderwerpen/indicatoren ga ik hierna nader in.

Strategisch Informatie Overleg (KPI 1) In 2021 werd het Strategisch Informatie Overleg (SIO) gestart. In dit overleg hebben de Chief Information Officer (CIO), de concerndirecteur Bedrijfsvoering, de concerncontroller, de strategisch informatiemanager, een adviseur informatiebeheer en ondergetekende elke zes weken een vergadering. De agendapunten worden door het Tactisch Informatie Overleg (TIO) aangedragen en voorbereid. Door het installeren en het functioneren van het SIO is de regie op de informatiehuishouding belegd. Omdat de informatiehuishouding vele facetten kent (beveiliging, privacy, beheer, duurzame toegankelijkheid, openbaarheid) is dit overleg van groot belang. Omdat de functie van CIO nog nieuw is in onze organisatie, vraagt het enige tijd hieraan invulling te geven en de vele facetten van de informatie te bundelen en gericht hierop te sturen. Daartoe is een 3

zogenoemd governance-model in ontwikkeling. Dat betreft een document waarin is vastgelegd wie en waar verantwoordelijk voor is, wanneer het gaat om creatie, opslag, duurzame toegankelijkheid en/of vernietiging van informatie. Mede met het oog op bovenstaand proces hebben de teams IB en KCE in samenspraak met de CIO, besloten het TIO op een andere leest te schoeien, c.q. te versterken. Omdat informatie zo breed, hoog en diep in de gemeentelijke organisatie doordringt, vraagt dit om een integrale benadering van alle specialisten die zich hiermee bezighouden. De nieuwe Archiefwet (2023) noemt dit ook expliciet en dit vraagt dwingend om van en met elkaar te leren en samen te werken. Om effectief en efficiënt te werken, is frequent overleg en gezamenlijke verantwoording nodig. Hiervoor zal in 2022 ook het project I-sturing van start gaan. De informatie- en archiefinspecteur maakt deel uit van die projectgroep.

Informatiebeheerplannen (KPI 3) Informatiebeheerplannen, waarin werkprocessen in kaart worden gebracht om procesgericht te kunnen werken, zijn van groot belang. De kernregistraties binnen een informatiebeheerplan hebben betrekking op het wie, wat (vanuit het gezichtspunt van de gemeente Vlaardingen), waarmee (applicatie/plek opslag documenten) en hoe openbaar (bekendmakingen in relatie tot de Wet Open Overheid)? Een van de pijlers van het door het Centraal Directie Team (CDT) vastgestelde Organisatieplan ‘Vlaardingen Voortvarend’ is het procesgericht werken. Een eerste vereiste daarbij is het weten om welke processen het gaat. Wat doet de gemeente Vlaardingen allemaal? De directeur Bedrijfsvoering heeft hiervoor een projectleider aangesteld. In mijn vorige toezichtverslag adviseerde ik het tot stand brengen van informatiebeheerplannen te beleggen bij de informatieadviseurs (van het team IB). Maar door mijn ervaringen in 2021 en het kennisnemen van het genoemde organisatieplan, adviseer ik u nu het CDT opdracht te laten geven aan de teammanagers/trekkers van opgaven en programma’s en andere proceseigenaren om hun eigen beheerplannen te maken. Zij weten immers het beste wat de onder hen vallende medewerkers doen. Ook kunnen ze deze inventarisatie gebruiken bij het inrichten van het zaaksysteem (zaakgericht werken).

Bovendien geeft dit continuïteit in het vastleggen van werkprocessen op de langere termijn. Want niets verandert sneller binnen een organisatie dan de manier van verdeling van werkzaamheden. Hierbij hoeft niet alles opnieuw uitgedacht te worden. Processen zijn binnen het team soms al eens geïnventariseerd en benoemd in het Register van Verwerkingen. Ook kan gekeken worden naar de in het DSP Verseon (I-Navigator) vastgelegde processen. Op dit moment zijn weliswaar circa honderd werkprocessen beschreven in MAVIM en worden er voor de inrichting van het nieuwe zaaksysteem nu processen geïnventariseerd en beschreven, maar feit is dat nog veel processen niet in beeld zijn.

Kwaliteitssysteem (KPI 4) Het team IB heeft in 2021 een kwaliteitshandboek vastgesteld. Daarin zijn de procedures voor wat betreft het openen en verdelen van de ingekomen poststukken en het scannen en registreren van stukken vastgelegd. Zoals uit bijgaande KPI-rapportage blijkt, is het in 2021 maar gedeeltelijk gelukt dit kwaliteitsproces door te voeren binnen het eigen team. De uitrol over de gehele organisatie is 4

uitgesteld tot 2023-2024, wat mij zorgen baart. Ook bij de implementatie van het nieuwe documentair management systeem (DMS) Zaaksysteem.nl, blijft het namen geven aan documenten (naamconventies), het bij elkaar brengen van informatie over lopende zaken (dossiervorming) en het tijdig afsluiten en overdragen van behandelde zaken door gemeentelijke medewerkers zeer belangrijk. Het kwaliteitssysteem kan helpen bij het uitrollen van kwaliteitseisen en richtlijnen met betrekking tot digitale ‘net-etiquette’ en dat kan geen uitstel meer dulden. De werkgroep ‘Digitaal Samenwerken’ heeft in haar rapportage ‘Digitaal samenwerken; inventarisatie 2012 en voorstel 2022’ onder het kopje ‘opschonen van informatie en omgeving’ en in de beeldplaat ‘Document management’ hiervoor uitdrukkelijk aandacht gevraagd. Het uitvoeren van dit project maakt onderdeel uit van het hybride werken. Het vereist gemeente-breed een proces van bewustwording, het meenemen van/voordoen aan alle (nieuwe) ambtenaren en een directieve controle op de uitvoering ervan. Dit uitstellen is risicovol voor de reputatie van de gemeente Vlaardingen en maakt de ‘voorraad’ niet geordende/gebundelde informatie (nog) groter.

Zaaksysteem (KPI 4) De gemeente Vlaardingen heeft ruim een jaar geleden gekozen voor de Excellence-suite als DMS. Excellence heeft de keuze gemaakt nieuwe klanten te laten werken met ‘Zaaksysteem.nl’, dat qua techniek moderner is en voortdurend wordt doorontwikkeld. In de ontwerpstudio (wasstraat/scheepswerf) wordt in overleg met de teammanager een keuze gemaakt voor de uitvoering van de werkzaamheden bij het implementeren van het zaaksysteem. Vanwege het belang van het bovenstaande, zet ik de vier onderdelen hiervan nader uiteen: a. Externe processen Hieronder vallen de zaken die aangeboden worden in de product- en dienstencatalogus van de gemeente Vlaardingen. De organisatieonderdelen Maatschappelijke Ontwikkeling, Stedelijk beheer/Stedelijke ontwikkeling en Publiekszaken werken bijna uitsluitend – naar buiten toe – voor de burgers/bedrijven. Het startmoment ‘Visie op dienstverlening gemeente Vlaardingen’ geeft aan hoe de gemeente Vlaardingen hierin wil functioneren (75% klanttevredenheid). Wanneer het zaaksysteem goed en volledig is ingericht (voorwaardelijk), kunnen de burgers/bedrijven via een portal ‘MijnVlaardingen’ kennisnemen van de fase van de behandeling van hun zaken (aanvraag paspoort, aanvraag bouwvergunning etc.). Ook kan het zaaksysteem naar verwachting op termijn de brondocumenten aanleveren voor de landelijke voorziening (PLOOI) in het kader van de WOO.

De ambtenaar zou dan met een vinkje kunnen aangeven dat het document/het dossier ‘rijp’ is voor openbaarheid. Overigens is dit vanaf mei 2022 voor elf categorieën stukken/documenten wettelijk verplicht. Terecht is dit een belangrijk speerpunt in het conceptinformatiebeleidsplan 2022-2025 van het team Informatiemanagement. b. Interne processen Veel zaken moeten binnenshuis geregeld worden. Denk aan facilitaire zaken, personeelszaken, financiën en informatiemanagement en -beheer. Ook die werkprocessen worden ingeregeld in ‘Zaaksysteem’. Dat borgt zaken en structureert processen. c. Bestuurlijke en beleidsmatige processen De gemeenteraad (in de metafoor ‘Voortvarend Vlaardingen’: de reder/rederij) wil weten wat er in de gemeente Vlaardingen gebeurt en heeft ook de wettelijke taak tot horizontaal toezicht. Ook heeft de gemeenteraad via gestelde vragen/moties en dergelijke het recht tot inspraak/correctie van het beleid. Het is de bedoeling dat de processen van het college van B&W, de gemeenteraad en de griffie 5

binnen afzienbare tijd zullen kunnen lopen via Zaaksysteem.nl. Denk ook aan ingekomen stukken voor de gemeenteraad, de bekende art. 34-vragen en de gemeenteraadsnotulen en -besluiten. d. Ketenprocessen Met name in het kader van de Omgevingswet worden veel zaken niet meer uitsluitend door de gemeente Vlaardingen geregeld. De Veiligheidsregio moet adviseren, het Hoogheemraadschap heeft medezeggenschap, de DCMR adviseert en de GGD doet haar zegje. Al deze zogenaamde ketenprocessen vragen om digitale afspraken. Hierbij noem ik ook het Digitale Stelsel van de Omgevingswet. De gemeente Vlaardingen moet afspraken maken met de betrokken derden over wie archiefvormer is, want het is de bedoeling dat informatie eenmalig wordt bewaard en meervoudig wordt gebruikt. Om dit zaaksysteem succesvol te implementeren is een adoptieproces noodzakelijk. Alle ambtenaren en bestuurders moeten worden ‘verleid’ dit systeem zonder reserve te omarmen, zodat het de bedoelde resultaten oplevert. Het zal zeer veel tijd en aandacht vragen om dit proces directief te introduceren, te begeleiden en te evalueren. Dat sluit voor wat betreft persoonlijk leiderschap aan op het genoemde organisatieplan. Er zullen nieuwe vaardigheden moeten worden aangeleerd.

In plaats van informatie op zeven verschillende plekken te bewaren, biedt het zaaksysteem de mogelijkheid alle informatie – in welke vorm ook – in samenhang te bewaren (dossiervorming, zaakdossiers) en dat moet nauwkeurig, consistent en consequent worden ingevoerd. Het bestuur/management zal daarin het voortouw moeten nemen en het goede voorbeeld moeten geven. Alle medewerkers moeten gaan ervaren, dat de opvolger van het veelal ‘verwenste’ Verseon het werken plezieriger/gemakkelijker/noodzakelijker maakt. Het systeem moet daarom gebruiksvriendelijk zijn en het moet voor alle medewerkers zonneklaar zijn wat waar moet worden opgeslagen. In het teamplan 2022-2025 van het team IB komt de invoering van het nieuwe zaaksysteem op verschillende plaatsen aan de orde. Het jaar 2021 kenmerkte zich in dezen door beleidsbeslissingen en voorbereidingen voor het implementeren van Zaaksysteem.nl. Hoe wordt Zaaksysteem.nl ingericht, welke volgorde van gerealiseerde processen wordt gehanteerd en hoe gaat het nieuwe systeem landen in de organisatie? Daarbij zal ook aandacht gegeven worden aan de digitale overdracht uit het zaaksysteem naar het nog in te richten e-depot en de inrichting van de mogelijkheid tot tijdige vernietiging van informatie.

Ik zal – conform mijn wettelijke opdracht – op basis van de periodieke contacten van onze informatie- en archiefinspecteur met de projectleider en via het TIO/SIO en andere contactmomenten, hier nauw op toezien, het CDT hier tussentijds over informeren en u daar volgend jaar over rapporteren. Vernietiging (KPI 5) Ook in de nieuwe Archiefwet (2023) wordt het tijdig vernietigen van data en documenten wettelijk voorgeschreven. De Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (AVG) kent eveneens een verplichting tot het tijdig verwijderen van gegevens, al of niet op verzoek van een burger/bedrijf. Om binnen het kader van de Wet Open Overheid te zorgen voor de gevraagde ‘Informatie op Orde’, is het laten verdwijnen van digitale ‘ballast’ noodzakelijk. Daarom juich ik het toe dat de concerncontroller het project om digitale data/bestanden te gaan screenen op bewaren/vernietigen, heeft opgepakt. Dit kan een goed begin zijn voor blijvende aandacht voor het tijdig vernietigen van informatie. Wat terecht (volgens de gemeentelijke selectielijst) en adequaat vernietigd is, behoeft niet meer beveiligd te worden en vraagt geen opslagcapaciteit. Uit de KPI-rapportage blijkt dat dit proces nog onvolledig is uitgevoerd. Voor Verseon is weliswaar een vernietigingsmodule aangeschaft, maar er is nog niet daadwerkelijk vernietigd.

Met het schonen van de ‘dagdozen gescande poststukken’ (vanaf 2013) is een begin gemaakt, maar van fysieke (analoge) of digitale dossiervorming is in dit schoningsproject geen sprake. Gezien de hoeveelheid 6

dozen (391) en het immense aantal ‘zwevende’ documenten (er heeft geen dossiervorming plaatsgevonden) in Verseon, is dit een vooruitschuiven van een probleem dat in de toekomst een steeds grotere investering zal vergen om de informatie over de periode 2013-2021 te ordenen en vast te leggen. Omdat de nieuwe Archiefwet een overdrachtstermijn hanteert van tien jaar, dienen er op korte termijn maatregelen te worden genomen. Terugblik op de aanbevelingen in het Toezichtverslag 2018-2020 Omdat het vorige toezichtverslag nog maar een halfjaar geleden door de gemeenteraad is goedgekeurd, is het wat prematuur nu al op de genoemde verbeterpunten in te gaan, maar toch wil ik een paar zaken kort aanstippen. Aanbeveling 2 (Aandringen – via uw gemeentelijke vertegenwoordiging in de Gemeenschappelijke

Regeling Stroomopwaarts – op een goede opslag van de cliëntendossiers van 2015 tot heden in het nieuw documentmanagementsysteem en het opstellen van een Handboek Vervanging.) Begin 2022 wordt het zaaksysteem ook bij Stroomopwaarts geïmplementeerd. De informatie- en archiefinspecteur heeft een voorbereidingsaudit uitgevoerd op het scannen en registreren van documenten die opgenomen worden in dossiers. Er is voor het zaaksysteem nog geen Handboek vervanging opgesteld en er is nog geen vervangingsbesluit genomen voor de cliëntendossiers. In verband met de gemandateerde taken is dit noodzakelijk. De zorgen over risicovolle opslag zijn in juli 2021 met u gedeeld bij het besluit inzake ingebruikname zaaksysteem. Die zorgen zijn nog niet weggenomen. Vanuit de lijn is (nog) geen signaal ontvangen, dat hiervoor een voorziening is getroffen. Aanbeveling 6 (Zorgdragen voor de vernietiging van digitale bestanden in gebruikte applicaties, in

het kader van de Archiefwet (AW) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ter voorkoming van datalekken.)

Recent is een actueel Register van Verwerkingen gepubliceerd, zowel een openbare versie (te raadplegen via de gemeentelijke website) als een wat uitgebreidere interne versie. In het document worden bewaartermijnen aangegeven voor de verschillende documenten en/of bestanden met persoonsgegevens. Er is echter nog geen actie op touw gezet om ook daadwerkelijk de verschillende applicaties te screenen op een vernietigingsfunctionaliteit of een overeenkomstige mogelijkheid. Dat vraagt nu actie om in de eerste plaats te voldoen aan de AVG/AW, maar ook om de hoeveelheid opgeslagen informatie te gaan inperken. Het tijdig vernietigen van documenten en data is – zoals hiervoor al is opgemerkt – een wettelijke verplichting, maar gezien de diverse plannen en de wenselijkheid om verouderde applicaties uit te faseren (Barracuda, Alfresco, Klantcontactsysteem, DocMan en Verseon) moeten nu zéker te bewaren documenten zo snel mogelijk veilig worden gesteld en moeten te vernietigen documenten/data daadwerkelijk worden vernietigd. Een werkgroep, samengesteld uit de informatie- en archiefinspecteur en medewerkers van de teams IB en IM, zou hieraan het hoofd moeten bieden. Aanbeveling 10 (Meer betrekken van het Stadsarchief bij de inrichting van de informatievoorziening

van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO).)

Het team IB maakt deel uit van een werkgroep invoering Omgevingswet. Maar van de toezegging het Stadsarchief op de hoogte te houden en op cruciale momenten te betrekken bij de invoering, is weinig of niets terechtgekomen. Door het vertrek van de projectmanager Omgevingswet is het (beperkte) overleg stil komen te leggen. Betrokkenheid van het Stadsarchief bij de implementatie van het Digitale Stelsel Omgevingswet is onontbeerlijk gezien het toekomstige eigenaarschap van deze veel gevraagde informatie. Het gaat om een grote hoeveelheid (circa 145) digitale informatie-objecten, die voor langdurige/duurzame opslag in aanmerking komen. Dat vraagt om de juiste maatregelen op het

7

juiste moment. Intensief en frequent contact tussen het team Bouw- en Woningtoezicht en het Stadsarchief is op dit gebied noodzakelijk. Aanbevelingen, die voortvloeien uit het in 2021 gehouden toezicht (om de informatiehuishouding naar een hoger niveau van kwaliteit te brengen): 1. Het in 2021 ontwikkelde informatie-governancemodel te implementeren en het breed bekendheid te (laten) geven in de organisatie, als onderdeel van het verbeterproject I-sturing; 2. In het kader van het versneld uitrollen van het kwaliteitssysteem over de hele organisatie – vooruitlopend op de invoering van Zaaksysteem.nl (zie hierna bij 4.) – het gemeente-breed uitzetten van regels/adviezen voor de naamconventies van documenten en het vormen van dossiers van lopende zaken (digitale ‘net-etiquette’) in het huidige DMS Verseon; 3. De opdracht voor het opstellen van informatiebeheerplannen in het kader van procesmanagement te beleggen bij de teammanagers/proceseigenaren en in de jaarlijkse teamplannen een verplichte verslaglegging over het informatiebeheer te vragen; 4. De implementatie/het adoptieproces van het nieuwe zaaksysteem grondig te laten monitoren. Vanwege het uitrollen van dit documentopslagsysteem over de hele organisatie vraagt dit sterke regie door de CIO en het SIO en een blijvend houden van de vinger aan de pols; 5.

Het conform de Archiefwet projectmatig opzetten en volledig laten uitvoeren van de benodigde vernietiging van digitale informatie in bestaande opslagapplicaties (Verseon etc.) en de werkapplicaties en dit via het TIO te monitoren op daadwerkelijke realisatie; 6. Door versterking/uitbreiding van het team IB versneld de mogelijkheid geven (of via inhuur op projectbasis) de applicaties Verseon en haar voorloper DocMan uit te faseren door fysieke/digitale dossiervorming en overbrenging van de dossiers naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats (fysiek) of de e-depotvoorziening van het Stadsarchief (digitaal). Dit ook vanwege de verkorting van de overdrachtstermijn in de nieuwe Archiefwet van twintig naar tien jaar (2023), waarvan de effecten aan het CDT en het college van B&W gerapporteerd zullen worden. 7. De directie van Stroomopwaarts te (laten) wijzen op haar verantwoordelijkheid voor de gevormde dossiers over de periode 2015-heden en maatregelen te eisen voor een daadwerkelijke, beveiligde, duurzame toegankelijkheid van de cliëntendossiers; 8. De directie aan het Team IM opdracht te laten geven om in samenspraak met het Stadsarchief een tiental applicaties te screenen op vernietigingsfunctionaliteit en exportmogelijkheden voor te bewaren stukken naar de e-depotvoorziening; 9.

Het Stadsarchief deel te laten nemen in de regie-organisatie van de implementatie van het Digitale Stelsel Omgevingswet, om de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van essentiële, digitale documenten in het ruimtelijk domein te waarborgen.

8