Toezichtverslag 2018-2020 van de gemeentearchivaris

Verslag

van het

TOEZICHT

op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en informatiebeheer

op de niet overgebrachte archiefbescheiden

2018-2020

uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen

Harm Jan Luth-Mulders, gemeentearchivaris 21 mei 2021

1

Inleiding Volgens de Gemeentelijke Archiefverordening 2019 is de gemeentearchivaris verplicht tweejaarlijks verslag uit te brengen aan het college van burgemeester en wethouders. Dit verslag is opgesteld op basis van de bevindingen van de informatie- en archiefinspecteur die in deze materie gespecialiseerd is. Diens bevindingen zijn gebaseerd op gesprekken met collega’s van de gemeente Vlaardingen en op diverse rapporten die zijn uitgebracht door of voor onze gemeente. Daarnaast heeft de inspecteur zich doorlopend georiënteerd op relevante vakmatige fora en publicaties van derden. Waar informatie, in welke vorm ook, tegenwoordig (naast mensen, middelen en bestuur) het vierde bedrijfsmiddel wordt genoemd, neemt het gewicht van toezicht op het informatiebeheer alleen maar toe. Zeker in het digitale tijdperk waarin wij leven, waarin zowel burgers als ambtenaren bijna alles digitaal aanleveren en digitaal verwerken/beantwoorden, is het van cruciaal belang dat de informatiehuishouding op orde is. Om verantwoording te kunnen afleggen, om burgers tijdig en volledig te kunnen informeren en om op een later tijdstip historisch onderzoek te kunnen doen. Dit toezichtverslag heeft betrekking op de jaren 2018-2020, jaren waarin de gemeente Vlaardingen werd geconfronteerd met vele uitdagingen. Bestuurlijk, door het vertrek van achtereenvolgens de gemeentesecretaris en de burgemeester.

Financieel, vanwege ingrijpende maatregelen. Beleidsmatig, door veranderingen in samenwerkingsverbanden met andere gemeenten, zoals Stroomopwaarts en ten slotte door zaken als de nieuwe Omgevingswet en de doorwerking van de drie nieuwe aandachtsvelden WMO, Jeugdhulp en Participatiewet. Ik wil door middel van dit verslag terugkijken op de in 2017 in opdracht van de directie uitgevoerde DUTO1-scan en de bestuurlijke reactie op mijn toezichtverslag over de periode 2016-2017. Ook de relatie met het team Informatiebeheer (hierna IB), het opstarten van het Strategisch Informatieoverleg (hierna SIO) en de ontwikkelingen bij partnerorganisaties (gemeenschappelijke regelingen, werkverbanden) komen aan bod. Ik hoop hiermee het college van B&W zakelijk te informeren over de kwantiteit en de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeente Vlaardingen. Dit om zowel goede zaken te noemen als negatieve ontwikkelingen aan te kaarten. Opdat het zo essentiële informatiegebruik, alsook het duurzaam bewaren van die informatie, een positieve stimulans krijgt. Op de laatste pagina’s (16 en 17) vindt u enkele conclusies en aanbevelingen, die in en uit het verslag naar voren komen, op een rijtje gezet.

In een separate bijlage zijn de visuele scores en een totaaloverzicht van het door het team Informatiebeheer ingevulde e-KPI-formulier over de niet-overgedragen archieven over het jaar 2020 opgenomen.

1

DUTO = Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

2

Kritische Prestatie Indicatoren2 De archiefinspectie houdt onder meer de controle op de juiste naleving van de wettelijke vereisten voor het informatiebeheer in. Die controle laat ik door de informatie- en archiefinspecteur uitvoeren aan de hand van de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten vastgestelde tien kernvragen (zie hieronder). Elk van deze kernvragen omvat een aantal Kritische Prestatie Indicatoren (hierna KPI). Deze zijn gebaseerd op wettelijke bepalingen over de creatie en registratie van informatie, het beheren van alle stukken/documenten/data en de selectie/vernietiging en/of ‘eeuwige’ bewaring ervan. De vernieuwde KPI zijn niet inhoudelijk, maar wel qua vormgeving/inrichting in 2020 aangepast. Ik verwijs u hiervoor de separate bijlage, waarin de scores per Kritische Prestatie Indicator zijn weergegeven. Het team IB beschouwt dit ingevulde e-formulier uitdrukkelijk als 0-meting. In de volgende toezichtverslagen zullen de scores en hun vorderingen/veranderingen meegewogen worden.

1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. ORDENING, AUTHENCITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente betreffende digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan specifieke wettelijke voorschriften? 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

2

De KPI 6, 8 en 9 komen niet in dit verslag, maar in een nog op te stellen Verslag over het toezicht op de overgedragen archiefbescheiden aan de orde.

3

8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeenten in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente – gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer – beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt, evenals hun kwaliteitsniveau?

4

Wetgeving (KPI 1) Lokaal: op 6 juni 2019 stelde de gemeenteraad de nieuwe Archiefverordening gemeente Vlaardingen en de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Vlaardingen 2019 vast. Uit deze nieuwe Archiefverordening stip ik de volgende punten aan: • als het om bewaren van informatie gaat, is de vorm niet essentieel. Daarom staat er: ‘ongeacht hun vorm’, wat betekent dat ook digitale archiefbescheiden zoals databases, websites en social media voor archivering in aanmerking komen; • de zorgplicht ligt bij het college van burgemeester en wethouders; • het informatiebeheer moet voldoen aan toetsbare eisen uit een kwaliteitssysteem; • de verordening benadrukt de samenhang met domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming. Dat betekent dat de reikwijdte van het toezicht veel breder is geworden; • de gemeentearchivaris krijgt de wettelijke mogelijkheid om particuliere archieven op te nemen. Zogenoemde ‘hotspots’ zijn hierbij leidend. Uit de nieuwe Beheerregeling noem ik twee belangrijke, veranderde zaken: • de verantwoordelijkheid voor de beheertaken is verschoven van de afdelingsmanagers naar de teammanager van IB.

Deze is dus ambtelijk aanspreekbaar op zaken als het kwaliteitssysteem, het bewaren van data in applicaties en de volledigheid van de archivering voor de gehele organisatie; • voor een breed overleg over de informatiehuishouding is een nieuw gremium in het leven geroepen, namelijk het SIO. In dit overleg bespreken onder andere de gemeentesecretaris , de gemeentearchivaris en/of zijn informatie- en archiefinspecteur en enkele afdelingshoofden, zaken en ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Ter voorbereiding op dit SIO functioneert sinds augustus 2018 het Tactisch Informatie Overleg (hierna TIO) dat met regelmaat vergadert en overlegt. Vanaf 2021 zal in samenwerking met IB (dat ook het secretariaat ervan zal voeren) het Strategisch Informatie Overleg ook daadwerkelijk worden opgestart. Op provinciaal niveau speelt sinds 2012 de Wet revitalisering generiek toezicht een belangrijke rol. Jaarlijks moet de gemeente over een zestal beleidsvelden berichten aan de provincie. Het beleidsveld informatie- en archiefbeheer werd over beide jaren als ‘oranje’ gekwalificeerd. Deze verslaglegging wordt via de jaarstukken ook onder de aandacht gebracht van de gemeenteraad. De provinciale toezichthouders kregen in juli 2019 ook ons toezichtverslag 2016-2017 onder ogen.

Naar aanleiding hiervan heeft de provinciaal archivaris eind 2019 een gesprek gehad met de gemeentearchivaris en de informatie- en archiefinspecteur. De vragen die hij naar aanleiding van de rapportage had, zullen in 2020 besproken worden met de teammanager IB. Landelijk kwam en komt een kleine vloedgolf van wetgeving met betrekking tot informatievraagstukken (ook) over de gemeente Vlaardingen heen: • de Wet hergebruik overheidsinformatie (van kracht sinds 24 juni 2015); • de Wet digitale overheid (aangenomen op 18 februari 2020); • de Wet open overheid (deze initiatiefwet uit 2012 zal begin 2021 door de Tweede Kamer worden vastgesteld); • de Omgevingswet (van kracht sinds 23 maart 2016; deze gaat naar verwachting in de zomer van 2021naar de Eerste Kamer, met het streven invoering per 1 januari 2022 te bewerkstelligen). Daarnaast is (sinds 25 mei 2018) – in Europees verband – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) van toepassing. Die AVG leidde in Vlaardingen tot de aanstelling 5

van een CISO3 en een begin met het uitrollen van een register van verwerkingen. Dit verplichte register bevat onder andere een kolom waarin de bewaartermijn van de persoonsgegevens in de verschillende applicaties bij de gemeente Vlaardingen moet worden aangegeven. Het register is gemaakt, maar de bewaartermijnen zijn nog niet ingevuld en worden dus ook niet gehandhaafd, zodat er geen vernietiging plaatsvindt. In 2020 is vanwege het vertrek van de toenmalige CISO, hierover geen overleg over gevoerd, maar begin 2021 zal dat met de nieuwe functionaris plaatsvinden. In 2019 kreeg ik voor het eerst – tweemaal – te maken met een verzoek tot verwijdering van informatie, op grond van het zogenoemde recht op vergetelheid. De procedure werd correct uitgevoerd. Ik voorzie dat de digitaal vaardige en op privacy gespitste burger vaker van dit recht gebruik zal gaan maken.

Verbonden partijen Een aantal gemeentelijke diensten wordt in regionaal verband uitgevoerd. Soms door middel van gemeenschappelijke regelingen, soms door een gemeenschappelijke bedrijfsvoeringorganisatie. Omdat het college van B&W voor wat betreft gemandateerde zaken zorgdrager is, oefent de informatie- en archiefinspecteur namens mij ook toezicht uit op organisaties als Stroomopwaarts en ROGplus. Ik informeer u hieronder ook over het informatiebeheer bij deze en andere op afstand geplaatste gemeentelijke taken, zodat uw vertegenwoordigers in de diverse regelingen waar nodig punten kunnen aandragen ter verbetering van de bedrijfsvoering. a. Stroomopwaarts In juni 2019 uitte de gemeentearchivaris van Schiedam in een memo aan het dagelijks bestuur van Stroomopwaarts zijn bezorgdheid over de archivering en de volledigheid van het beleidsarchief, zowel van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de directie. Hij betreurde het dat het algemeen bestuur nog geen vervangingsbesluit had genomen om de fysieke archivalia te vervangen door digitale stukken. Voor het vervangen van de fysieke cliëntendossiers is door de drie betrokken gemeentebesturen evenmin nog een vervangingsbesluit genomen. De gemeente Maassluis heeft dit wel gedaan met betrekking tot de opgeslagen cliëntendossiers in de applicatie Decos.

In 2018 is de uitvoeringapplicatie van de sociale wetgeving overgegaan van GWS4all naar Civision, maar aan deze applicatie is geen Document Managementsysteem (DMS) gekoppeld. Daarom worden nu dossiers bewaard op servers binnen een onvoldoende beschermde opslagfaciliteit. Ook de benodigde verklaring van migratie van de gegevens van GWS4all naar Civision is nog steeds niet afgegeven. Eind 2019 hadden de gemeentearchivaris en de informatie- en archiefinspecteur contact met de projectleider van de invoering van een nieuw documentopslagsysteem voor Stroomopwaarts. Door de hostende gemeente Maasssluis is voor de documentenopslag gekozen voor Zaaksysteem.nl. Door mij is uitdrukkelijk de opslag van de cliëntendossiers over de periode 2015-heden aan de orde gesteld en de evidente noodzaak tot het opstellen van een Handboek Vervanging ter vervanging van de fysieke stukken. In nauw overleg met de Schiedamse gemeentearchivaris, zijn informatie- en archiefinspecteur en medewerkers van de voor de archivering verantwoordelijke gemeente Maassluis, zal ik de ontwikkelingen op de voet volgen. Voor een zo grote en belangrijke uitvoeringsorganisatie is een goede informatievoorziening cruciaal. Dat geldt uiteraard ook voor de duurzame opslag van dossiers die onder de verantwoordelijkheid van het college van B&W – als zorgdrager – vallen.

Want bijstandsuitkeringen en andere uitgekeerde voorzieningen moeten compleet en langdurig toegankelijk blijven, om eventuele fraude en dergelijke zaken te kunnen opsporen. In 2020 viel de beslissing om het hostingsmodel van de drie gemeenten ten aanzien van

3

CISO: Chief Information Security Officer

6

Stroomopwaarts te veranderen in een meer zelfstandig uitvoeringsorgaan. Dit heeft ook gevolgen voor de informatievoorziening. In goed overleg met de gemeentearchivaris van Schiedam, de vestigingsgemeente, volg ik nauwlettend de zaken rond de inrichting van de informatievoorziening. b. Minters Zowel in 2018 als in 2019 is de informatie- en archiefinspecteur samen met de CISO van de gemeente Vlaardingen in gesprek geweest met de informatiemanager en de beleidsverantwoordelijke voor archivering binnen Minters. Ter sprake kwamen onder andere de bewaartermijn van de cliëntendossiers, het register van verwerkingen in het kader van de AVG en de aanstelling van een functionaris gegevensbeheer. In 2019 kreeg Minters een inspectiebezoek van het ministerie van Sociale Zaken. Aan een aantal verbeterpunten is hard gewerkt – zo constateerde ook het ministerie – en de privacy heeft de volle aandacht. Sinds de invoering van de AVG is – op grond van het recht op vergetelheid – één keer een verzoek ontvangen om verwijdering van gegevens uit de door Minters gebruikte applicatie. c. ROGplus ROGplus dat de Wet maatschappelijke ondersteuning uitvoert voor de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam, gebruikt voor zijn cliëntvolgsysteem de applicatie Rondom. Ook de medewerkers van de wijkteams van Minters en de ondersteunende teams op scholen maken hiervan gebruik.

ROGplus plaatst ook de door de gemeenten aangekochte zorg-arrangementen in deze informatievoorziening. Bij ROGplus is een functionaris gegevensbeheer aangesteld. Met de zorgaanbieders zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten. Het fysieke archief, zowel te bewaren als op termijn te vernietigen, is geplaatst in het depot onder het gemeentehuis van Maassluis. In 2020 zijn afspraken gemaakt voor eventuele overdracht van het fysieke beleidsarchief en de procedure vernietiging. Omdat ik tevens gemeentearchivaris van Maassluis ben en deze toezichtstaken in die hoedanigheid aan mij gemandateerd zijn, zijn deze constateringen ook in dit verslag opgenomen. d. Regionaal Centrum Leerplicht Het Regionaal Centrum Leerplicht had per 18 april 2019 een doorstart als ‘Centrum regionale samenwerking leerplicht, kwalificatieplicht en regionale meld- en coördinatiefunctie regio nieuwe waterweg noord’, maar gaat sinds 6 november 2019 kortheidshalve door het leven als ‘Leerrecht’. Als gemeentearchivaris werd ik betrokken bij het opstellen van de Gemeenschappelijke Regeling. In artikel 17 wordt de zorg voor de archiefbescheiden gekoppeld aan de centrumgemeente Vlaardingen. Uit hoofde van dit artikel oefen ik toezicht uit op het naleven van het archiefbeheer.

Samen met de collega’s van het team IB is de Vlaardingse informatie- en archiefinspecteur betrokken bij de informatie- en archiefparagraaf in het plan van eisen voor de nieuwe applicatie van het leerplichtcentrum. In 2020 is de gemeenschappelijke regeling vastgesteld met een archiefparagraaf. e. Kenniscentrum MVS Na het uitkomen van het plan van aanpak van de gemeente Maassluis in reactie op mijn toezichtverslag 2016-2017, ontving ik een reactie van een aan het Kenniscentrum MVS verbonden onderzoeker. Het Kenniscentrum is aangesloten bij de Vereniging voor Statistiek en Onderzoek (VSO) en voert conform haar protocol de regels uit die betrekking hebben op de privacy, het opslaan van data en de daarbij behorende bewaartermijnen. Van de databestanden wordt een register bijgehouden. Bij herhalingsonderzoeken, bijvoorbeeld naar veiligheid of cliënttevredenheid, is het noodzakelijk een data-archief op te bouwen. Voordat dat gebeurt, worden privacygevoelige informatiegegevens verwijderd. Het door het Kenniscentrum gebruikte internettool Enalyzer is AVGproof en bij contacten met opdrachtgevers wordt het belang van de AVG-afspraken steeds 7

benadrukt. Eind 2020 werd het kenniscentrum opgeheven en gingen de taken over naar de afdeling Informatie en Facilitaire Voorzieningen. De bestanden zijn overgedragen en staan nu op de server van de gemeente Vlaardingen. f. BI-MVS Met betrekking tot het toezicht op de gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie Bureau Inkoop Maassluis, Vlaardingen, Schiedam, verwijs ik naar de jaarlijkse plannen van haar team Interne controle en kwaliteitszorg. Bij dit team hebben de volledigheid van de dossiers en de juistheid van het soort aanbesteding de nodige aandacht. De bevindingen van dit controle-team zijn doorgenomen met de betrokken collega’s en worden jaarlijks gemonitord. In 2020 is het gezamenlijke Bureau Inkoop ontvlochten. De taken zijn overgegaan naar de afdeling Bedrijfsvoering.

Kwaliteitseisen (KPI 2) Op 26 maart 2019 ontving ik – als resultante van oproepen daartoe in eerdere toezichtverslagen – van het team IB het concept ‘Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Vlaardingen’. Het schetst een kader voor kwaliteitszorg en biedt concrete handvatten om de kwaliteit van de (documentaire) informatievoorziening te borgen en te verbeteren. Het is een goed onderbouwde notitie, waarin veel aspecten rond kwaliteit aan de orde komen. Als noodzakelijke onderdelen (bouwstenen) worden daarin genoemd: een Handboek Informatiebeheer (procedures/werkinstructies, kwaliteitsnormen, monitoring en auditgereedschappen), een Handboek Vervanging en een Besluit Vervanging. Het concept Handboek Vervanging dateert van 20 april 2018. Het bevat de minimale eisen met betrekking tot het scannen, het registreren en het bewaren/vernietigen van al of niet gekoppelde documenten. Door het team IB is besloten dit Handboek en het daaraan gekoppelde Besluit Vervanging samen te laten vallen met de implementatie van een nieuw DMS4, waarin ik mee kan gaan. In de conceptversie 2018 wordt gesproken over een jaarlijkse rapportage, waarvan ik nog in afwachting ben. In mijn inspectieplanning voor 2020 stonden twee audits gepland: een depotaudit (zie pag.

13 onder ‘Archiefruimtes/depots’) en – conform het Handboek en het Besluit Vervanging – een tweejaarlijkse audit met betrekking tot scanning, registratie en archivering. De inmiddels uitgevoerde audits zijn door het team IB omgezet in actiepunten. Onderzocht wordt nog of en hoe deze te combineren valt met het implementeren van het kwaliteitssysteem. Het concept-Handboek Informatiebeheer dateert van 6 juni 2019. Dit handboek is dus nog in ontwikkeling, maar biedt mijns inziens een goed fundament voor de taken en procedures van het team IB. Alle werkinstructies zijn beschreven en doorgenomen met de medewerkers van het team IB. In dit concept-handboek worden duidelijke uitspraken gedaan over wat wel en niet tot de verantwoordelijkheid van het team IB behoort. De keuze en de inzet voor het huidige DMS Verseon is helder. De beslissing om de applicatie Alfresco geheel onder de verantwoordelijkheid van de gebruikers te laten vallen – zoals in dit concept verwoord – acht ik niet verstandig, maar daar zal met IB nog nader over gesproken/overlegd worden. Ook in het door IB ingevulde e-KPI-formulier wordt aandacht gevraagd voor naamgevingsafspraken van documenten/bestanden. In de paragraaf ‘Vernietiging’ (pag. 11) ga ik hier verder op in.

4

DMS: Document Management Systeem

8

Informatiebeheerplannen (KPI-3 en 4) Zowel in de jaarplannen van de teams IB en IM als in mijn vorige rapportage, heeft het opstellen van informatiebeheerplannen hoge prioriteit. En niet voor niets. Om het explosief gegroeide geheel van data, bestanden en documenten enigszins te beheersen, is het noodzakelijk te weten, wat en waar te vinden is. De invoering van de AVG heeft deze noodzaak versterkt. Mede daarom is het register van verwerkingen opgesteld en verplicht, om te weten waar in de gemeentelijke organisatie (persoons)gegevens worden opgeslagen en welk regime geldt voor bewaren/vernietigen. De informatie- en archiefinspecteur heeft lijsten gemaakt van alle hem bekende werkprocessen en door middel van een matrix aangegeven, wie er verantwoordelijk is voor de volledigheid van de informatie, de bewaar- en vernietigingstermijn en de looptijd van de documenten/data. Het team IB heeft deze Word-lijsten omgezet in Excel en gekoppeld aan de nieuwe (Vlaardingse) nummers binnen het DSP5. Op deze manier zijn 386 werkprocessen ingekaderd en voorzien van bewaar- en vernietigingsgegevens. Dit is een goed begin, maar het vraagt nog veel inzet om deze informatiebeheerplannen zo volledig mogelijk te maken. Uit een eerste inventarisatie blijkt dat er veel werkprocessen zijn, waaraan binnen het Vlaardingens DSP-stelsel geen nummers zijn uitgegeven.

Dat betekent dat er legio documenten in Verseon worden aangemaakt door medewerkers, waaronder geen DSP-nummer hangt, waardoor er geen controle kan zijn op vernietiging/bewaring. Weliswaar kan Verseon fulltext doorzocht worden, maar zolang niet in de ‘korte samenvatting’ gericht gezocht kan worden op ‘wie, wat, waar en wanneer’ is dit door het grote aantal treffers niet werkbaar en dat is een zorgelijke zaak. Uit de van het team IB ontvangen informatie blijkt dat de insteek is dat de afdelingen zelf de informatiebeheerplannen aanvullen en beheren. Dat is formeel inderdaad de verantwoordelijkheid van de afdelingen, maar ik spreek mijn twijfel uit of deze – zowel qua knowhow als werkdruk – dit aan zullen kunnen. Ik raad daarom aan de adviseurs van het team IB hierop nadrukkelijk regie te laten voeren door het gericht opvragen van informatie die in het informatiebeheerplan vastgelegd dient te worden. Dat vergroot de mogelijkheden om dit project SMART te maken, zodat de informatiebeheerplannen op redelijke termijn ook aan het college van B&W ter kennis kunnen worden gebracht.

Metadataschema (KPI 4) De Archiefverordening schrijft een metadataschema voor, voor de gehele organisatie gemeente Vlaardingen. Behalve de genoemde DSP-categorieën in de applicatie Verseon, zijn er geen metadata vastgelegd voor andere te bewaren/te vernietigen documenten/data. In de applicatie MAVIM is een begin gemaakt met het vastleggen van alle applicaties, gekoppeld aan de werkprocessen waarvoor ze dienen. Door prioritering en langdurig ziekteverzuim, heeft dit proces bij het team Informatiemanagement (hierna IM) stilgelegen. Het systeem moet ook een update krijgen, wil het een dekkend overzicht bieden voor het vastleggen van gebruikte systemen, verantwoordlijkheden, looptijd van data en (beschreven) werkprocessen. Hier nauw mee samenhangend is de wens van de organisatie grip te krijgen op de werkprocessen. De realiteit gebiedt mij te constateren, dat dit in de 5

DSP: Documentair Structuur Plan

9

afgelopen vijftien jaar de zesde of zevende poging is om dit te realiseren. Door gebrek aan aansturing, de benodigde financiën en onduidelijkheid over opdrachtgevers en -uitvoerders, heeft dit project ‘Glijden over het ijs’ (inmiddels ‘Procesmatig werken. Procesplein Vlaardingen’ geheten) nog weinig voortgang gekend. Ik onderschrijf de noodzaak van dit gemeente-brede proces, te beginnen met de werkprocessen rond de omgevingsvisie en dienstverlening. Het is voor elke organisatie van belang om te weten, wie, hoe en wanneer zaken aan burgers/bedrijven worden geleverd en hieraan (kritische prestatie)indicatoren te koppelen. In dit proces liggen korte lijntjes naar de hiervoor genoemde informatiebeheerplannen en het register van verwerkingen in het kader van de AVG. Mijns inziens vraagt dit belangrijke project gerichtere aansturing en een betere, afdelingoverstijgende coördinatie, om zogenoemde dubbeling te voorkomen.

Vervangingsbesluit en Handboek Vervanging (KPI-5) In juli 2013 heeft u een besluit genomen over het vervangen van fysieke documenten door digitale bestanden. Dit vervangingsbesluit is tot op heden niet uitgevoerd. De dagbundels van gescande ingekomen stukken worden bewaard in depot Markt en er zijn nog geen vervangen, fysieke stukken vernietigd. Wel is er in juni 2018 (intern) een nieuw Handboek Vervanging gepubliceerd en een bijbehorend conceptvoorstel voor uw college opgesteld, maar daar is het bij gebleven. Het team IB heeft de vaststelling door het college van B&W aangehouden en heeft een en ander gekoppeld aan het nieuwe zaaksysteem, dat de gemeente Vlaardingen in 2021 in gebruik zal gaan nemen. Ik kan hierin meegaan. Wel noteer ik in dezen de volgende noodzakelijke aandachts- en vraagpunten, die ik overigens nog niet eerder aan het team IB heb voorgelegd/gesteld: Wat te doen met de vele meters aan gescande ingekomen stukken over de periode juni 2013 tot op heden? Wanneer wordt een beslissing genomen, deze te vernietigen? En wanneer er geen nieuw vervangingsbesluit is, blijft dat van 2013 van kracht. Deze situatie is in 2020 gecontinueerd en in de KPI-rapportage over dat jaar worden concrete acties gemeld voor 2021. In 2020 zijn de processen scanning, registratie en archivering geaudit, volgens de planning van de informatie- en archiefinspecteur.

De bevindingen van deze audit worden u op korte termijn aan u meegedeeld. Deze zullen vervolgens door het team IB worden meegenomen in het in ontwikkeling zijnde kwaliteitsplan, waarvoor begin 2021 een medewerker wordt aangetrokken.

Vernietiging (KPI 5) Zoals bekend, heeft de gemeente Vlaardingen de plicht om documenten/data te vernietigen. In een decennium waarin de hoeveelheid data is geëxplodeerd, vraagt dit des te meer inzet en betrokkenheid omdat we anders dreigen te verzinken in de hoeveelheid informatie. Extra aandacht is ook nodig vanwege de belasting (stikstofproblematiek) die het uitbreiden van opslagcapaciteit met zich meebrengt.

10

In dat licht geef ik in deze rapportage nadrukkelijk wat meer aandacht aan dit belangrijke onderdeel. Ik wijd aandacht aan het DMS Verseon, de applicatie Alfresco, de eigen harde schijven en de e-mailregistratie. Deze onderwerpen zijn de afgelopen twee jaar ter sprake geweest in het SIO/TIO-overleg en hebben deels geleid tot concrete resultaten op de moeizame pad van digitale vernietiging. Er zijn en worden concreet stappen ter verbetering geschetst. Een aantal acties is reeds uitgevoerd. Andere maatregelen wachten nog op budgettering en uitvoering. Zo is een back-up-beleid opgesteld, zijn archiefbescheiden uit depot Markt vernietigd, is een DSP-lijst samengesteld (zie hieronder bij a.) en is een begin gemaakt met het apart zetten van op termijn vernietigbare archiefpagina’s in Alfresco. Hoewel deze nog niet in gebruik is genomen, vermeld ik ten slotte nog de aanschaf van een vernietigingsmodule in Verseon. Op een enkele uitzondering na, heeft ook in 2020 nog geen concrete vernietiging/verwijdering plaatsgevonden, maar in de KPI-rapportage over 2020 zijn acties en data voor de aanpak van deze aanzienlijke achterstand, opgenomen.

Gemeentelijke selectielijst In 2017 werd de meest recente gemeentelijke selectielijst vastgesteld. Daarin conformeren alle gemeenten van Nederland zich aan de categorieën documenten/data, die (op termijn) vernietigd en of langdurig, duurzaam bewaard moeten worden. Ik ben blij dat het team IB prioriteit gegeven heeft aan het herschikken van deze zogenoemde DSPcategorieën. Ze zijn – zoals hiervoor bij ‘Informatiebeheerplannen’ al even aangestipt – herschikt in 386 werkprocessen, die vervolgens worden gebruikt bij het registreren en koppelen van documenten. Een enorme klus waaraan met goede resultaten intensief is gewerkt en waarmee een stap richting digitale vernietiging is gezet. De interne notitie van de adviseur informatiebeheer (5 september 2019) gaf hiertoe een belangrijke aanzet. In het huidige systeem bevinden zich ruim 800.000 documenten. Daarvan is meer dan 85% niet gekoppeld aan een nummer uit een DSPcategorie. Dat betekent dat er aan die documenten geen bewaar- en of vernietigingstermijn is gekoppeld. Het is de bedoeling hier verbetering in aan te brengen door registraties zo mogelijk door middels van scripts te koppelen aan DSP-categorieën. De hiervoor genoemde notitie van de adviseur informatiebeheer schetst een tamelijk zwart beeld van de kwaliteitseisen die binnen Verseon gehanteerd worden.

Een zeer belangrijke constatering is, dat er binnen Verseon geen (zaak)dossiers zijn gevormd, waarin alle stukken over éen zaak, bij elkaar zijn opgeslagen en te vinden. De informatie over de Blankenburgverbinding kan daarvoor als voorbeeld dienen. Binnen Verseon zijn hierover ruim driehonderd documenten te vinden, maar die zijn niet geordend op onderdeel/subonderdeel en dergelijke. We hebben de documenten wel, maar er is geen onderling verband gelegd. Ik vrees dat het aantal documenten inmiddels het miljoen heeft overschreden. Het zal hoe dan ook veel inzet en ook budget vragen om de informatie in Verseon samen te bundelen tot goede, volledige zaakdossiers. Het project sanering semi-statisch archief over de periode 1992-2006 vroeg een investering van €600.000. Om de huidige informatie binnen Verseon, de enige formeel archiefwaardige applicatie binnen de gemeente Vlaardingen, te herordenen tot bruikbare en te reconstrueren verantwoordingsinformatie, zal daarom ongetwijfeld een grotere investering vergen.

a. Alfresco en andere opslagmedia Uit het verslag van de vergadering van het Centraal Management Team van 19 april 2018 blijkt dat het CMT toestemming gaf voor een onderzoek naar de omvang van de ongestructureerde informatie binnen de gemeente Vlaardingen. Het onderzoeksbureau Xillio kwam in februari 2019 met zijn 11

rapportage. Met betrekking tot Alfresco noemde het de volgende cijfers: 635 sites, 851.054 bestanden met een omvang van bijna 1 Terabyte (TB). Er kwamen cijfers en pictogrammen over AVGgerelateerde documenten en over duplicaten. De achterliggende gedachte bij dit onderzoek was het opschonen van het grote aantal bestanden door het vernietigen van duplicaten, overbodige versies, et cetera. Ook de CISO werd op de hoogte gesteld van de uitkomst van het onderzoek in verband met privacy-aspecten. Omdat uiteindelijk geoordeeld werd dat dit onderzoek tot een vertekenend beeld leidde, is besloten hier niet verder mee te gaan. Concreet betekent dit dat de gemeente niet compliant is en dat er het gevaar dreigt van datalekken. Naast Alfresco zijn er veel andere digitale plaatsen waarop medewerkers informatie hebben opgeslagen en opslaan. Hoewel uitfasering van oude applicaties als VAIS en Docman in gang zijn gezet, is het zonneklaar dat ook op andere plaatsen veel informatie niet of moeizaam vindbaar is. Er werd gedacht medewerkers de beschikking te geven over de applicatie My Lex, een zoekmachine voor alle bewaarde informatie in de verschillende systemen binnen de gemeente Vlaardingen. De informatie- en archiefinspecteur heeft deelgenomen aan een demonstratie van dit systeem, dat op punten gevoelig lag in de organisatie.

Want het doorlichten van alle informatie op (persoonlijke) delen van schijven en servers, bracht natuurlijk ook dingen aan het licht, die indruisen tegen gemeentelijke gedragsregels. Op de Windows netwerk-locaties ging het om een totale hoeveelheid van bijna tien miljoen documenten. Het onderzoek betrof zowel de E-schijf (afdelingsspecifieke documenten), de I-schijf (users 1 en users 2) als de V-schijf, waarop de afdeling ICT zelf applicaties en applicatiebestanden bewaart. Geconstateerd werd dat het veel AVG-gerelateerde documenten betrof, dat het gebruik van de persoonlijke schijven explosief was gegroeid en dat er geen recordmanagement werd uitgevoerd op deze netwerkbestanden. Er valt dus wel het een en ander te verbeteren. Het rapport bevatte hiervoor aanzetten, maar door interne – vooral financiële – problemen binnen de afdeling, is er geen gevolg aan de in dit rapport genoemde verbeteracties gegeven, waardoor de situatie onveranderd is. Omdat vernietiging buitengewoon belangrijk is voor een adequaat informatiebeheer, adviseer ik nadrukkelijk om het niet bij deze gemankeerde pogingen te laten en de mogelijkheid opnieuw te laten onderzoeken om tot schoning van dit stuwmeer aan bestanden te kunnen komen.

b. E-mail Begin 2019 kwam de e-mailarchivering ter sprake in het TIO. Alle e-mails worden sinds 2014 opgeslagen in de applicatie Barracuda. Over de archivering van e-mails bestaan zorgen. Hoe worden e-mails uit Barracuda verwijderd? Wie is de eigenaar van Barracuda? Hoe is het bewaarbeleid van ambtenaren met betrekking tot hun e-mailverkeer? Ik vrees dat in de persoonlijke outlookboxen legio e-mails worden opgeslagen die archiveringswaardig zijn, maar hoe? Het team IB was betrokken bij een landelijke pilot betreffende deze problematiek. Bij VNG Realisatie (voorheen: KING) verscheen hierover een lezenswaardig rapport met aanbevelingen. Een van de mogelijke oplossingen is het bewaren van de volledige e-mailboxen van zogenoemde ‘kernambtenaren’. Hoewel de discussie over deze oplossing nog niet is uitgekristalliseerd, wordt er wel op verschillende niveaus (VNG, sectie Archieven van de Erfgoedinspectie) over nagedacht en zijn over deze materie verschillende rapporten uitgebracht. Ook vanuit het Vlaardingse team HRM werd gedacht over een protocol/procedure hoe om te gaan met e-mail.

12

In februari 2018 bevatte Barracuda 26 miljoen e-mailberichten, waarvan 8 miljoen met een of meer bijlagen. Mijn aandacht gaat met name uit naar de belangrijke, inhoudelijke e-mails daarin, die opgeborgen zouden moeten worden in de zaakdossiers, waarop zij betrekking hebben. Er is over het e-mailprobleem in april 2018 door de teammanager IB een notitie met aanbevelingen voor diens MT opgesteld. Daarin werd geadviseerd om e-mail-beleid en -spelregels te ontwikkelen en om een multidisciplinaire werkgroep in te stellen om de mogelijkheden van de nieuwe ontwikkelingen te onderzoeken en te adviseren over een te volgen route. De doelstelling hiervan was om e-mail onderdeel te laten worden van een gestructureerde, betrouwbare en duurzame opslag van onze digitale informatie. Later is geadviseerd om het e-mailbeleid te beleggen bij het project ‘Zaakgericht werken’. In 2020 is de planvorming rond het nieuwe DMS voortgezet en is de Excellence-suite aangeschaft. De projectmanager voor het project Zaakgericht Werken (ZGW) heeft een prioriteitenschema opgesteld voor de te implementeren werkprocessen. In deze Excellence-suite is de functionaliteit van het opnemen van e-mail in het zaakdossier gewaarborgd. Bij de controle op de volledigheid van de zaakdossiers zal dit voor mij een belangrijk aandachtspunt blijven.

c. Verwijdering digitale bestanden In 2018 werd een plan van aanpak geschreven over de ‘Staat van de digitale bestanden’. De achtergrond hiervan is de gemeentelijke verplichting ook digitale documenten/data op termijn te vernietigen. Het plan van aanpak noemde de achtergrond, de motieven en de organisatie en eindigde met een lijst van twintig applicaties, die onderzocht zouden worden en waaraan een actief vernietigingsbeleid wordt gekoppeld. Ik onderstreep het belang van dit plan van aanpak en de keuze van de applicaties, want een lang traject begint met kleine stapjes. Helaas werd de afdeling Informatie en Facilitaire Voorzieningen zoals bekend geconfronteerd met overschrijdingen, waardoor een aantal projecten – bij gebrek aan middelen en personeelscapaciteit – niet tot uitvoering kon komen. Toch dring ik er op aan dit project, wellicht in een andere vorm, te hervatten. Ook de AVG noemt immers heel expliciet de noodzaak van het tijdig vernietigen van persoonsgebonden data. Ook onze gemeente wil datalekken voorkomen en zal met de CISO, de functionaris gegevensbescherming, de teams IB en IM en de informatie- en archiefinspecteur naar bruikbare en werkzame oplossingen moeten zoeken. In het TIO, dat daarvoor de aangewezen plek lijkt, is dit in 2020 wel ter sprake geweest, maar door hoge werkdruk en andere prioritering is hier tot op heden nog geen uitvoering aan gegeven.

In 2021 wordt dit een speerpunt van de informatie- en archiefinspecteur in samenwerking met de CISO en het team IB.

Archiefruimtes/depots (KPI 7) De opslag van te bewaren archieven en op termijn te vernietigen archiefbestanddelen is gebonden aan regels. De wet- en regelgeving schrijft specifieke bewaarcondities voor aan dergelijke ruimtes. Het archiefdepot aan de Markt werd in 2014 geïnspecteerd en – hoewel dit niet aan alle eisen voldeed – goedgekeurd (gedoogsituatie). Het team IB en het Stadsarchief hebben afspraken gemaakt met betrekking tot de verdeling van de aan hun zorgen toevertrouwde informatiedragers. De langdurig te bewaren documenten gaan naar het Stadsarchief, worden geregistreerd in inventarissen en waar nodig onder voorwaarden ter beschikking gesteld aan de organisatie. De – op termijn – te vernietigen documenten/dossiers worden geregistreerd op een verzamel-vernietigingslijst, die per 13

jaar aangeeft welke documenten het betreft, hun vernietigingscategorie noemt en de omvang van de stukken weergeeft. Deze bestanden zijn geplaatst in het depot Markt. Dit geldt ook voor de bestanden die afkomstig zijn van het project sanering semi-statisch archief (2014-2018). Vanwege ziekte van de informatie- en archiefinspecteur en omdat het team IB nog doende was met zijn project van opschoning, verplaatsing en registratie, is de voor eind 2019 geplande inspectie uitgesteld. Inmiddels is dit project afgerond en heeft deze inspectie eind 2020 plaatsgevonden. Ook de uitkomsten hiervan, zullen u – als onderdeel van het auditrapport – op korte termijn onder de aandacht worden gebracht resultaten van de inspecties van de kleine archiefdepots van de teams KCC en HRM zullen u in het toezichtverslag over 2021, worden meegedeeld.

Mensen en middelen (KPI 10) Tijdens deze verslagperiode kreeg het team IB te maken met een reorganisatie. Ik werd hierover doorlopend op de hoogte gehouden en de informatie- en archiefinspecteur was betrokken bij een aantal overlegsessies. Na het uitvoeren van de reorganisatie is zowel de personele invulling van het team als het takenpakket grondig gewijzigd. Naast het aantrekken van een nieuwe teammanager was er onder andere ook ruimte voor het aanstellen van documentmanagers, een adviseur informatiebeheer en een medewerker digitaal werken. Daarnaast kent het team nu functies als adviseur recordmanagement, beheerder semi-statisch archief en medewerkers registratie en post/scannen. Deze reorganisatie juich ik van harte toe. Want hoewel er afscheid genomen werd van langdurig werkzame medewerkers, was input van jonge, vakbekwame en recent opgeleide medewerkers een absolute noodzaak. Deze instroom van nieuw management en medewerkers, maar zeker ook de houding en inzet van de ervaren krachten binnen de gemeente Vlaardingen die in dienst bleven, hebben een belangrijke impuls gegeven aan een veranderend beleid en de uitvoering daarvan. Een herpositionering van het team IB (voorheen DIV) van passief naar actief, van uitsluitend uitvoerend naar meer beleidsmatig en vooruitdenkend en van op je eigen plek taken uitvoeren, naar gesprekspartner zijn/worden van teams en medewerkers.

Veel dingen zijn sindsdien voortvarend aangepakt en veranderd. Ik noem hier de nieuwe archiefverordening en het besluit informatiebeheer, het kwaliteitssysteem (in wording) en het opnieuw ordenen van de DSP-nummers. Er is door de teammanager en de medewerkers veel werk verzet en er zijn goede aanzetten gegeven tot verandering. Ik onderstreep nogmaals de noodzaak van de ingezette transitie, maar ik onderstreep ook de blijvende noodzaak tot forse investeringen in de menskracht van dit team. Daarbij denk ik aan het vervullen van de bestaande vacatures documentmanagers en pleit ik voor het aanstellen van een zogenoemde CIO6, zoals die bij de Rijksoverheid en bij andere gemeenten (o.a. Almere, Alphen aan den Rijn, Delft, Den Haag, de Drechtsteden, Eindhoven, Rotterdam en Utrecht) al functioneert. Wil de gemeente Vlaardingen in dit sterk verander(en)d informatielandschap grip krijgen en hebben op de informatiestromen teneinde juist en adequaat te kunnen handelen en daarover verantwoording te kunnen doen aan burgers en overheden (provincie), dan is ook blijvende en intensieve betrokkenheid van bestuur en hoger management nodig. Die betrokkenheid zou bijvoorbeeld bevorderd kunnen worden door het implementeren van het SIO waarin deze materie en ontwikkelingen structureel onder de aandacht kunnen worden gebracht van leden van het Centraal 6

Chief Information Officer

14

Management en het college van B&W. Daarnaast bepleit ik het instellen van een periodiek overleg met de wethouder digitalisering, data en dienstverlening, naar analogie van het al decennia bestaande periodieke overleg van de gemeentearchivaris met de burgemeester, die portefeuillehouder Stadsarchief is. Zo kan op het juiste niveau aandacht worden gevraagd voor een duurzaam informatie- en archiefbeheer dat aan de gestelde wet- en regelgeving voldoet.

Omgevingsvisie Ook de gemeente Vlaardingen staat voor de opdracht om de Omgevingswet uit te voeren. Een belangrijke component in de uitvoering daarvan is het Digitaal Stelsel Omgevingswet (hierna DSO). Ook de nieuwste invoeringsdatum (1 januari 2021) is onlangs weer uitgesteld, zonder dat een nieuw moment in het vooruitzicht is gesteld, maar het blijft van groot belang ons op die invoering te blijven voorbereiden. De informatie- en archiefinspecteur was in 2018 en 2019 een aantal keren betrokken bij consultaties over de invoering van de Omgevingswet. Hij heeft hierbij aandacht gevraagd voor de zogenaamde informatiehuizen. Daarnaast is het zaak- en procesgericht werken, c.q. het archiveren, ook hierbij een belangrijke voorwaarde. Ik heb daarnaast een aantal vragen met betrekking tot het proces, zoals zich dit binnen de gemeente Vlaardingen ontwikkelt. Deze invoering vraagt van onze organisatie grote inspanningen om de basis van de informatievoorziening in orde te hebben. Ik noem enkele zaken.

Hoe staat het met het gegevensmanagement met betrekking tot de huidige bestemmingsplannen? Hoe liggen de koppelingen met de basisregistraties in het licht van de Wet Digitale Overheid? Welke rol gaan het landelijke loket Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) spelen? Hoe wordt de berichtenbox Mijn Overheid voor burgers en bedrijven ingericht? En natuurlijk zijn er de vragen over informatiebeveiliging en privacy. Op basis van de Checklist Informatievoorziening Omgevingswet (2017) en de Notitie Waterschapsverordening (2019) heb ik de indruk dat deze aspecten in de projectopdrachten bij de implementatie van de Omgevingswet nog te weinig aandacht hebben gekregen. Mijn waarneming in dezen gaat niet verder dan de constatering dat een besluit is genomen tot de inrichting van een zaaksysteem. In 2020 heeft onze informatie- en archiefinspecteur deelgenomen aan een workshop over de komst van de Omgevingsvisie. Hij heeft daarbij kennisgenomen van de implementatieplannen en verslagen van de werkgroepen en naar zijn waarneming hebben de consequenties van het Digitale Stelsel Omgevingswet in Vlaardingen onvoldoende prioriteit. Het team IB is daarbij betrokken, maar ik pleit voor een grotere betrokkenheid van het Stadsarchief bij het beginstadium (archiving by design) van de inrichting van de informatievoorziening van dit DSO.

- - - - - - - |- - - - - - -

15

Conclusies Ik realiseer mij dat dit verslag u een brede kijk geeft op het geheel van de informatievoorziening binnen de gemeente Vlaardingen, wat complexe materie is. De reorganisatie van het team Informatiebeheer stemt tot tevredenheid. Dit team, dat alle veranderingen in dit veld uitvoert en begeleidt, is inmiddels goed warmgelopen voor een langjarig proces van kanteling in het informatiedomein. Hoewel de uitgangspositie dus drastisch ten goede is gewijzigd, staan zowel het team Informatiebeheer als de medewerkers van het team KCE, waaronder ook het Stadsarchief ressorteert, voor de immense uitdaging het informatieverkeer in goede banen te leiden en zorg te dragen voor een zo compleet mogelijk historisch geheugen. Volledigheid van de stedelijke/gemeentelijke archieven was ook in het verleden natuurlijk kwestieus. Er waren stadsbranden, vergeetachtige bestuurders, vergetende ambtenaren en burgers zonder historisch besef. Daarom is het mijn taak en plicht u te blijven wijzen op uw verantwoordelijkheid inzake het informatiebeheer. Dit verslag helpt u die verantwoordelijkheid te nemen. Ik hoop op een adequate bestuurlijke reactie/doeltreffend plan van aanpak, een goede bespreking van beide stukken in uw college en een betrokken aandacht van de gemeenteraad in het kader van het horizontale toezicht.

Aanbevelingen 1. Het Register van Verwerkingen (AVG) laten aanvullen met de termijnen van bewaring/vernietiging, zodat datalekken voorkomen worden. 2. Aandringen – via uw gemeentelijke vertegenwoordiging in de Gemeenschappelijke Regeling Stroomopwaarts – op een goede opslag van de cliëntendossiers van 2015 tot heden in het nieuw documentmanagementsysteem en het opstellen van een Handboek Vervanging. 3. De regiefunctie voor het opstellen van de afdelingsinformatiebeheerplannen beleggen bij de adviseurs van het team Informatiebeheer. 4. Sterkere bestuurlijke en ambtelijke coördinatie organiseren, met betrekking tot het vastleggen van de bedrijfsprocessen in het kader van gemeentelijke good governance, met name door het aanstellen van een CIO. 5. Stimuleren van volledige archiefvorming door ambtenaren in zogenaamde zaakdossiers, zowel in het huidige systeem als in het nieuwe documentmanagementsysteem. 6. Zorgdragen voor de vernietiging van digitale bestanden in gebruikte applicaties, in het kader van de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ter voorkoming van datalekken. 7. Instellen van een multidisciplinaire werkgroep voor het e-mailvraagstuk. 8. Zorgdragen voor toereikende formatie van het team Informatiebeheer. 9.

Instellen van een periodiek portefeuille-overleg over informatie- en archiefbeleidszaken van de wethouder digitalisering, data en dienstverlening met de informatie- en archiefinspecteur en de gemeentearchivaris. 16

10. Meer betrekken van het Stadsarchief bij de inrichting van de informatievoorziening van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO).

17