Startnotitie evenementenvisie

Startnotitie

Kaders Evenementenvisie

1

1 Inleiding Evenementen zijn méér dan leuk. Ze geven de stad smoel, ze zorgen voor ontmoetingen en levendigheid, laten bewoners nader kennis maken met de geschiedenis en cultuur van onze stad. Kortom, evenementen maken het leven in onze stad mooier en dragen zo bij aan de stedelijke opgaven die we hebben in onze stad. Als gemeente mogen we ook iets bijdragen; dat doen we met subsidies en door - onder andere met behulp van het vergunningentraject – onze inbreng te leveren voor het goede en veilige verloop van evenementen. Met de visie richten we ons op breed op evenementen, van kleinschalig tot groot, van cultureel tot commercieel evenement. Afgewogen keuzes In de afgelopen jaren zijn er diverse kaders vastgesteld waarin evenementen genoemd zijn. De evenementenvisie brengt dit versnipperde beleid ten aanzien van evenementen in een integraal kader samen. Dit maakt het mogelijk om afgewogen keuzes te maken welke evenementen wel gefaciliteerd en financieel ondersteund zullen worden, en welke niet. Coalitieakkoord en stadsprogramma’s Een belangrijk vertrekpunt voor de evenementenvisie is het coalitieakkoord Groei en Bloei voor Vlaardingen (2022) waarin omschreven staat hoe dit college wil werken aan een stad waar het fijn wonen, werken en recreëren is. Evenementen spelen daarin een rol. Daarnaast kunnen ze in meer of mindere mate een bijdrage geven aan de stadsprogramma’s.

Dat geldt zeker voor programma 'de Nieuwe binnenstad', maar ook voor veel van de andere stadsprogramma's. Opbouw startnotitie In deze startnotitie schetsen we de achtergrond van het initiatief om een evenementenvisie te maken, geven we inzicht in enkele relevante ontwikkelingen en van bestaande beleidskaders die betrekking hebben op evenementen. Uit die gegevens is ook alvast een aanzet gemaakt voor de visie en ambities. Als laatste wordt het proces geschetst om te komen tot de integrale evenementenvisie. Inbreng We leggen deze startnotitie graag voor aan uw raad met de vraag of u de richting die we voorstellen met de visie en ambities onderschrijft en aanvullingen daarop heeft. Hierna zal een participatietraject worden gestart met stakeholders. Met de inbreng van uw raad en uit het participatietraject, gaan we de visie verder uitwerken om daarna ook instrumenten (zoals de subsidieregeling, locatieprofielen, etc.) te ontwikkelen. Zo hopen we sterker dan voorheen onze gemeentelijke bijdrage te kunnen leveren aan evenementen voor onze stad.

2

2 Achtergrond 2.1 Aanleiding 2019: bezuiniging In 2019 werd het budget voor evenementen beperkt: "De jaarlijkse bijdrage uit het parkeerfonds ten behoeve van evenementen beperken wij tot een maximum van € 100.000 vanaf 2021." (uit het coalitieakkoord 'Handen uit de mouwen'). Dit leidde tot een tekort van € 200.000,- op het cultuurbudget, wat vooral gevoeld zou worden bij de evenementen. Gezien de slechte financiële positie waarin Vlaardingen toen verkeerde, was er ook geen alternatieve dekking. Het beperkte budget voor evenementen, maakte dat de gemeente genoodzaakt was tot het maken van keuzes: welke evenementen kon de gemeente wel en welke kon zij niet meer financieel ondersteunen en faciliteren. Uitstel en afstel Het liep allemaal anders. Vanwege corona, werden evenementen uitgesteld en kregen organisatoren langer de tijd om de toegezegde subsidies te besteden. Hierdoor zou de bezuiniging pas in 2023 voor het eerst merkbaar worden. Maar vervolgens werd in het coalitieakkoord Groei en Bloei voor Vlaardingen 2022-2026 afgesproken het budget voor evenementen weer te verhogen: “Ook draaien we het besluit om te besparen op evenementen uit het vorige coalitieakkoord terug. Door hier geld voor vrij te maken, maken we het mogelijk voor bekende en nieuwe evenementen om de Vlaardingers te vermaken".

Daarmee is het beschikbare bedrag voor subsidies die bijdragen aan de kaders (zie verderop) nu € 350.000. Gerichte keuzes Met de verhoging van het budget, is de oorspronkelijke aanleiding van de evenementenvisie – de noodzaak om scherpere keuzes te maken in verband met minder budget - komen te vervallen. Toch ziet het college voldoende aanleiding om de verouderde beleidsnota uit 2010 te vervangen om zo gerichter keuzes te maken en in te spelen op diverse ontwikkelingen die zich afgelopen jaren voorgedaan hebben en die vragen om een visie op evenementen.

2.2 Participatie Als het gaat om evenementen in de stad, zijn we als gemeente maar één van de spelers. Het echte werk ligt immers in handen van organisatoren en vrijwilligers. We vinden het dan ook belangrijk om stakeholders te betrekken bij deze visie. Voor een deel is dat al gebeurd bij de totstandkoming van de diverse eerder bestuurlijk vastgestelde beleidskaders die we in deze startnotitie hebben verwerkt. Daarnaast gaan we na vaststelling van de startnotitie van start met een participatieronde. Zo werken we aan een stuk dat zo goed mogelijk aansluit op de praktijk van stakeholders zoals organisatoren, vrijwilligers, bezoekers van evenementen en de omgeving waar evenementen plaatsvinden. We zullen daarbij direct betrokken stakeholders vragen om advies, en bij stakeholders die wat meer op afstand staan, kiezen we voor het participatieniveau ‘raadplegen’.

3

3 Ontwikkelingen 3.1 Bestuurlijke kaders en besluiten In de afgelopen jaren zijn er diverse bestuurlijk kaders vastgesteld en besluiten genomen waarin evenementen een rol spelen en waarbij de evenementenvisie aan moet sluiten: • Toekomstvisie 2020-2040 (2020), • Programma Levendige Binnenstad 2030 (2020), • Cultuurnota Vlaardingen 2022-2025: actief en inclusief (2021), • Startnotitie Vrijetijdseconomie (2021), • Coalitieakkoord 2022-2026: Groei en bloei voor Vlaardingen (2022), • Amendement veiligheid (2022) • Citymarketingplan Vlaardingen (2023).

3.2 Financiële ontwikkelingen In de begroting 2023-2027 is de eerdere bezuiniging van € 200.000,- op het subsidiebudget voor evenementen gerepareerd. We hebben nu jaarlijks € 350.000,- beschikbaar voor evenementensubsidies. Organisatoren lopen echter wel tegen financiële uitdagingen op; de kosten voor het organiseren van evenementen sterk zijn toegenomen. De prijzen voor de inzet van personeel (licht, geluid, opbouw) en de huur van materiaal zoals podia en sanitair zijn toegenomen. Ook de strengere veiligheidseisen leiden tot hogere kosten. Er kunnen minder vrijwilligers ingezet worden waardoor de kosten voor inhuur, zoals EHBO en beveiliging, fors stijgen. Daarnaast is er ook nog schaarste aan personeel en materiaal. Sinds 2022 is er sprake van hoge inflatiecijfers en sterk gestegen energieprijzen. Daar komt bovenop dat de inkomsten uit sponsoring van evenementen door ondernemers de afgelopen jaren terugloopt. Een hele klus dus voor evenementenorganisatoren, om de begroting nog rond te krijgen en de financiële risico’s te beperken. De afhankelijkheid van de gemeentelijke subsidie wordt hierdoor groter.

3.3. Corona Dat niets zeker is in het leven, is een harde les die de corona-tijd weer onder de aandacht bracht. Onzekere factoren als een virus, kunnen ook op de organisatie van evenementen grote invloed hebben. Ook nu nog doet corona ‘pijn’ bij evenementenorganisatoren; sinds de coronacrisis is het aantal vrijwilligers dat zich in wil zetten bij evenementen teruggelopen. Hierdoor moet vaker een beroep gedaan worden op betaalde krachten wat kostenverhogend werkt. In de visie willen we rekening houden met onzekerheden die dit soort omstandigheden brengen voor organisatoren. Tegelijkertijd bracht deze periode ook het belang van evenementen goed in beeld. Het ontbreken van evenementen werd door voor bewoners ervaren als een groot gemis.

3.4 Pilot evenementencoördinator Met het oog op het jubileum Vlaardingen 750 in 2023 en vooruitlopend op de evenementenvisie is in september 2022 als pilot de evenementencoördinator gestart. De coördinator heeft een tweeledige opdracht:

4

1) De coördinator heeft een centrale rolin het beter faciliteren van evenementenorganisatoren. Dit draagt bij aan een betere dienstverlening, kwalitatief betere vergunningaanvragen en vermindering van de werkdruk bij Bijzondere wetten en andere bij evenementen betrokken teams. Hiermee wordt ook ingespeeld op het grote aantal vergunningaanvragen van Vlaardingen 750 én de benodigde ontwikkelingen die voortvloeien uit de Omgevingswet. 2) De coördinator levert een bijdrage aan de ontwikkeling van de evenementenvisie. Inmiddels is duidelijk dat de functie van evenementencoördinator een belangrijke toegevoegde waarde heeft voor de dienstverlening. Hij zorgt voor verbinding van alle betrokkenen binnen en buiten de organisatie die nodig zijn om de samenwerking rondom evenementenorganisatie goed te laten verlopen. Voor de voorjaarsnota wordt zodoende deze functie opgevoerd als uitzetting van de begroting. De uitkomsten van de evaluatie van de pilot van de evenementencoördinator worden meegenomen in de uitwerking van de evenementenvisie.

3.5 Dienstverlening Binnen de gemeentelijke organisatie zijn we een traject gestart ter verbetering van processen ten aanzien van vergunningverlening. Daarnaast wordt gewerkt aan het vergroten van vakmanschap bij vergunningverlening. Verder is sinds maart 2023 de citymarketingorganisatie Vlaardingen Partners actief. Vlaardingen Partners verzorgt op de website vlaardingendoen.nl de uitagenda met evenementen in Vlaardingen. Dit maakt voor bewoners, bezoekers en evenementenorganisatoren en collega’s inzichtelijk wat er gepland en te doen is in de stad. Dit overzicht was er nog niet. Daarmee is het een belangrijke verbetering van de dienstverlening. Vanaf www.vlaardingen.nl is er een link gemaakt naar vlaardingendoen.nl

5

4 Aanzet voor visie en ambitie 4.1 Kaders De Vlaardingse evenementen zijn verweven met onze stad. Niet gek dus, dat ook het evenementenbeleid verweven is met allerlei ander beleid rondom stedelijke opgaven. Hieronder worden verschillende bestuurlijk vastgestelde kaders genoemd (in volgorde van data waarop de besluitvorming heeft plaats plaatsgevonden) waarbij we aangeven waar de raakvlakken liggen met evenementen. Per vastgesteld stuk benoemen we specifiek wat we uit het stuk als kader meenemen in de evenementenvisie (herkenbaar aan de omkadering). Collectieplan Vlaardingen 2019-2021 (2019) Het collectieplan Vlaardingen gaat over collecties die betrekking hebben op Vlaardingen (zoals kunstobjecten in de openbare ruimte, archeologische vondsten en vindplaatsen, monumentale panden, etc.) en waar we als gemeente betrokkenheid bij hebben. In het collectieplan is als missie opgenomen: “Met hart voor ons vak stimuleren we het gebruik van Vlaardings kunst, cultuur en erfgoed”. Een vertaalslag die we hier willen maken is dat evenementen ook bij uitstek een middel zijn om het voornoemde gebruik te stimuleren.

Kader 1: Evenementen stimuleren dat meer mensen de Vlaardingse collecties op het gebied van kunst en erfgoed kennen en gebruiken. Toekomstvisie Vlaardingen 2020-2040 (2020) Met het vaststellen van de Toekomstvisie Vlaardingen 2020-2040 heeft de gemeenteraad op 30 januari 2020 vier strategische ambities voor de stad bepaald: 1. Vlaardingen is sociaal en veilig; 2. Vlaardingen een woonstad voor iedereen; 3. Vlaardingen als innovatieve opleider; 4. De Vlaardingse binnenstad leeft. Evenementen kunnen bijdragen aan deze ambities door bijvoorbeeld evenementen en activiteiten te stimuleren die: • de sociale verbondenheid van bewoners in buurten en wijken stimuleren; • Vlaardingen laten zien als aantrekkelijke woonstad; • Vlaardingen laten zien als innovatieve MBO-opleidingsstad; • plaatsvinden in de binnenstad.

Kader 2: Evenementen dragen bij aan sociale verbinding in de stad en aan Vlaardingen als aantrekkelijke woon- en opleidingsstad.

6

Programma Levendige Binnenstad 2030 (2020) Dit programma heeft als ambitie om de binnenstad levendiger te maken. Evenementen spelen daar een belangrijke rol in. De binnenstad wordt nadrukkelijker als evenementenlocatie gepositioneerd waarbij wisselwerking tussen evenementen en binnenstadsfuncties (onder andere winkels en horeca) gestimuleerd wordt.

Kader 3: Evenementen dragen bij aan een levendige binnenstad. Cultuurnota Vlaardingen 2022-2025: actief en inclusief (2021) Een belangrijke ambitie in de cultuurnota is om een breder en gevarieerder publiek te bereiken en te betrekken bij Vlaardingse culturele activiteiten. Evenementen kunnen daarbij een belangrijk middel zijn. Uit de participatie rondom de cultuurnota kwam de wens naar voren om er voor te zorgen dat evenementen laagdrempelig zijn en om als gemeente vooral een verbindende en stimulerende rol te vervullen. Verder werd de gemeente gevraagd om gebruik te maken van de kennis, de kracht, het netwerk en het enthousiasme bij de stakeholders in de Vlaardingse samenleving.

Kader 4: Evenementen zijn er voor iedereen; ze zijn inclusief en divers. Startnotitie Vrijetijdseconomie (2021) In de visie op de vrijetijdseconomie vervullen evenementen een belangrijke rol in het versterken van de Vlaardingse identiteit en het gewenste imago. Met vrijetijdseconomie gaat het zowel om het aanbod van ondernemers en organisaties als de ervaring en de beleving van het aanbod. In de startnotitie Vrijetijdseconomie zijn relaties gelegd met onder andere Food Innovation Academy en sport.

Kader 5: Evenementen dragen bij aan de lokale vrijetijdseconomie. Coalitieakkoord 2022-2026: Groei en bloei voor Vlaardingen (2022) In het coalitieakkoord staat omschreven dat cultuur een belangrijke rol speelt bij ontspanning en verrijking en het samenbrengen van mensen. Een belangrijke focus ligt daarbij op inclusie en het bereiken van nieuwe doelgroepen. Het coalitieakkoord herstelt ook het dekkingstekort dat er was voor kunst en cultuur waaronder ook de subsidiering van evenementen valt (zie de pararaaf over de Financiële ontwikkelingen). In het akkoord wordt de rijkdom van ons cultureel erfgoed en onze historie gezien als een belangrijk middel om Vlaardingen op de kaart te zetten. Ook worden evenementen genoemd als onderdeel van een levendige binnenstad. Met het akkoord wordt beoogd meer ruimte te geven aan organisatoren en ze beter te faciliteren. Daarbij moet er ook steeds aandacht zijn voor een leefbare omgeving.

Kader 6: Evenementen hebben oog voor een leefbare omgeving.

7

Amendement veiligheid (2022) In de gemeenteraad van 6/7 juli 2022 is bij de bespreking van het coalitieakkoord 2022-2026 een amendement ingediend en aangenomen om structureel € 100.000,- in de meerjarenbegroting op te nemen om evenementenorganisatoren te ondersteunen in de breedste zin met de zorg voor veiligheid rondom evenementen.

Kader 7: Evenementen verlopen veilig. Citymarketingplan Vlaardingen (2023) In dit plan worden evenementen genoemd als middel om de Vlaardingse identiteit en het gewenste imago te versterken. Evenementen die passen bij ‘het merk Vlaardingen’ en die in potentie de gewenste doelgroepen kunnen aanspreken, worden in de 'etalage' gezet. Dit kunnen bestaande of nieuwe evenementen zijn. Hiermee geven de gemeente en de citymarketingorganisatie invulling aan de ambitie om citymarketing door te ontwikkelen naar citybranding, waarbij een stap verder wordt gegaan en gericht evenementen worden gestimuleerd die het gewenste imago van de stad uitdragen en versterken.

2019

X

Citymarketing

X

2020

X

2020

X

2021

VTE

Erfgoed Levendige binnenstad

Cultuur

Veiligheid

Financieel

Kader Collectieplan Vlaardingen Toekomstvisie Vlaardingen 2020-2040 Programma Levendige Binnenstad 2030 Cultuurnota Vlaardingen 2022-2025 Startnotitie VTE Coalitieakkoord 20222026 Amendement Veiligheid Citymarketingplan Vlaardingen

Jaar

Kader 8: Evenementen dragen bij aan het gewenste imago van de stad.

X

X

2021

X

2022 X 2022 2023

X X

X

X

X

Tabel 1: relatie kaders met betrekking tot evenementen op verschillende beleidsterreinen.

8

4.2 Richting een visie en ambities Aan de hand van hand van de bovenstaande kaders uit vastgestelde stukken, kunnen we een evenementenvisie opstellen waarin we evenementen zien als een belangrijk middel om bij te dragen aan de invulling van stedelijke opgaven. We denken bij deze opgaven specifiek aan: • de ambitie om diverse doelgroepen te bereiken (cultuurnota: divers en inclusief en citymarketing: young professionals); • de ambitie om specifieke doelen te realiseren (zoals verbinding, sociale cohesie, bijdragen aan positief imago van Vlaardingen); • de wens om de kernwaarden van Vlaardingen (vernieuwen, stoer, open, samen en doen) te versterken en kernkwaliteiten (groen, water en historie) onder de aandacht te brengen; • een positieve impuls geven aan de vrijetijdseconomie en culturele instellingen; • het zorgdragen voor een levendige binnenstad. Andere punten die uit de interne organisatie en externe gesprekken naar voren kwamen, zijn: • een goed spreiding van evenementen door het jaar heen; • goede communicatie over evenementen; • oog voor duurzaamheid, bewust afvalbeleid, gezondheid en dierenwelzijn bij de Vlaardingse evenementen; • het makkelijker maken van vergunningaanvragen voor evenementen.

4.3 Randvoorwaarden Om uitvoering te geven aan visie en ambities zijn er een enkele randvoorwaarden belangrijk die onder één noemer te brengen zijn: dienstverlening. In de visie zal nader uitgewerkt worden waaraan de dienstverlening idealiter aan voldoet. Bij de evenementenvisie zal ook aansluiting worden gezocht op de 'Visie op dienstverlening'.

9

5 Stappenplan en planning 5.1 Stappenplan Om de startnotitie uit te werken tot een evenementenvisie worden de volgende stappen ondernomen: 1) We betrekken de uitkomsten van de evaluatie van de evenementencoördinator; 2) We doen nader onderzoek naar de gewenste te bereiken doelgroepen. Hiervoor maken we onder andere gebruik van de culturele kaart van Zuid-Holland die ontwikkeld is door Kunstgebouw (2023). Hierin zijn gegevens te vinden over doelgroepen in de steden van Zuid-Holland waaronder ook Vlaardingen. 3) We zetten een participatietraject op, waarbij we stakeholders de gelegenheid geven hun mening te geven of te adviseren. 4) We stellen een subsidieregeling op die gebaseerd is op de herbevestigde kaders.

5.2 Planning Na vaststelling van deze startnotitie, de herbevestiging van de kaders en eventuele aanvullende kaders door uw raad worden de voorbereidende stappen gezet om bovenstaande punten ter hand te nemen. In de komende maanden evalueren we de pilot evenementencoördinator, starten we met de participatieronde waarvan de input in de evenementenvisie wordt verwerkt. Vooruitlopend op de evenementenvisie wordt gewerkt aan een nieuwe subsidieregeling voor evenementen gebaseerd op de door de raad herbevestigde kaders. Daarnaast wordt gewerkt aan locatieprofielen voor het organiseren van evenementen. De evenementenvisie zelf wordt in Q1 2024 opgeleverd en aan de raad voor besluitvorming voorgelegd.

10