Samenstelling en werkwijze Rekenkamerteam

Invulling rekenkamer Vlaardingen door Necker van Naem De gemeenteraad van Vlaardingen heeft besloten om de rekenkamer vanaf 2022 in te vullen volgens een directeursmodel. De gemeente Vlaardingen heeft een bijzonder karakter. De groene omgeving en het historisch centrum zorgen voor een zekere dorpse charme. Tegelijkertijd heeft de gemeente meer dan 70.000 inwoners en ligt Vlaardingen aan de rand van de Metropoolregio. Er is veel economische activiteit en een rijk verenigingsleven. Bij uitstek een gemeente waarin beleid in ontwikkeling is en een goede kaderstellende en controlerende raad van belang is. Het goed invullen van de rekenkamerfunctie kan de raad hierbij ondersteunen. De voorloper van Necker van Naem stond in 2003 aan de wieg van vele gemeentelijke rekenkamers. Nog altijd werken wij met veel plezier aan rekenkameronderzoek, advisering rondom de positionering van de rekenkamer en het invullen van rekenkamers zelf. Op dit moment zijn onze directeuren en onderzoekers in 14 gemeenten verantwoordelijk voor de rekenkamer. Met deze kennis en ervaring geven wij graag invulling aan de rekenkamer Vlaardingen. G 1.1 Aanwezige expertise binnen het rekenkamerteam 1.1.1 Inrichting rekenkamer Het voordeel van een directeursmodel is dat over een langere periode dezelfde functionaris betrokken is. Hij leert de gemeente dus goed kennen.

Wij vinden dat in de onderzoeken een herkenbare ‘Vlaardingse lijn’ zichtbaar moet zijn. Het gaat hier immers niet om de invulling van een rekenkamer, maar van úw rekenkamer. Zichtbaarheid wordt bevorderd doordat onze directeur met een vast team samenwerkt: een plaatsvervangend directeur en een ambtelijk secretaris. Samen dragen zij zorg voor communicatie en samenwerking met de gemeenteraad en auditcommissie en voor relevant onderzoek. De voordelen van deze werkwijze ervaren wij momenteel bij de invulling van onze andere directeurschappen. De (plaatsvervangend) directeur en de ambtelijk secretaris die wij u voorstellen zijn allen bekend met deze rollen. De onderzoeken worden, onder directe aansturing van en in coproductie met de directeur en plaatsvervangend directeur, altijd uitgevoerd door ervaren onderzoekers van ons bureau. Afhankelijk van het te onderzoeken thema en de gekozen onderzoeksvorm, betrekken wij onze vakspecialisten. En mocht er expertise nodig zijn die niet binnen ons bureau beschikbaar is, dan beschikken wij over een groot netwerk dat uw directeur inzet. 1.1.2 Beoogde directeur en teamleden Graag stellen we twee kandidaat-directeuren voor. Rekenkamerwerk is gebaat bij goed vertrouwen en een persoonlijke klik. Met het voorstellen van meerdere directeuren bieden wij u de mogelijkheid om te kiezen voor de meest passende ‘match’.

De cv’s van de kandidaat-directeuren en teamleden sturen we in de bijlage mee. Kandidaat-directeuren De directeur vormt het kloppend hart van uw rekenkamer en zorgt voor een goede functionele relatie van het instituut rekenkamer met de gemeente Vlaardingen. De directeur is het gezicht van de rekenkamer, is eindverantwoordelijk voor alles wat er gebeurt in relatie tot de rekenkamer (waaronder natuurlijk de kwaliteit van de onderzoeken) en zorgt voor regelmatige contacten met raad, auditcommissie, college en ambtelijke organisatie. Graag stellen wij Hayke Veldman en Roel Freeke voor als kandidaat-directeur van de Rekenkamer Vlaardingen. Een uitgebreide introductie van hun ervaringen en capaciteiten hebben we opgenomen in de bijgevoegde cv’s. Hayke Veldman kent de gemeentelijke context zowel vanuit eerdere functies als ambtenaar (manager zorg- en welzijnsbeleid, strategisch beleidsadviseur) als in zijn rol als oud-raadslid in Nijmegen, waar hij eveneens lid was van de rekenkamer. Ook was hij eerder voorzitter van de rekenkamer Rheden. Na zijn lidmaatschap van de Tweede Kamer, in 2021, begon Hayke een eigen adviesbureau gericht op strategisch advies in de publieke sector en sinds 2021 is hij werkzaam als voorzitter van de Rekenkamer Tilburg.

Roel Freeke richtte in 2003, toen de gemeentelijke rekenkamer verplicht werd, ‘De Lokale Rekenkamer’ op, wat later is overgegaan in Necker van Naem. In de jaren daarna was hij onder meer directeur, voorzitter en lid van de rekenkamers in Uithoorn, West Twente (Hellendoorn, RijssenHolten, Twenterand en Wierden), Alphen aan den Rijn, Neerijnen, Pekela en Nieuwkoop. Als voormalig gemeenteraadslid is Roel er altijd op gericht om onderzoeksresultaten toegankelijk en bruikbaar te maken voor raadsleden.

Plaatsvervangend directeur De plaatsvervangend directeur ondersteunt de directeur in de communicatie met alle gremia binnen de gemeente en houdt in de dagelijkse praktijk toezicht op de uitvoering van de onderzoeken. Emilie Stumphius is manager van het onderzoeksteam bij Necker van Naem en weet dus precies wie in ons team welke expertises en ervaring heeft. Ze bewaakt de methodologische consistentie van de onderzoeken, voert zelf onderzoek uit en weet wat er voor nodig is om onderzoeksresultaten te presenteren – en soms te verdedigen – in een politieke setting. Tot aan de herindeling van januari 2022 was zij directeur van de Rekenkamer Heerhugowaard (jaarbudget: € 50.000,-). Ook is zij plaatsvervangend directeur van de Rekenkamer Diemen. Voorheen was Emilie directeur van de Rekenkamer Ouder-Amstel en ambtelijk secretaris voor verschillende rekenkamers. Ambtelijk secretaris Wij werken met een vaste ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris voert het secretariaat en is tevens verantwoordelijk voor de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning (zoals het opvragen van stukken en het inplannen van interviews) van onderzoeken. Hierdoor ontstaat er een zelfredzame rekenkamer die in zeer beperkte mate een beroep hoeft te doen op de griffie en het ambtelijk apparaat. Graag stellen wij Pim Steenbergen voor als ambtelijk secretaris.

Pim is een bestuurskundige met veel ervaring in het ondersteunen van het lokale bestuur. Hij is momenteel ambtelijk secretaris van de rekenkamer in Diemen en was hiervoor ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie en auditcommissie in de gemeente Berkelland. Daarnaast voert Pim rekenkameronderzoek uit. Continuïteit Voor een goed functionerende rekenkamer is continuïteit van groot belang. Die continuïteit wordt op verschillende manieren geborgd: 1) door een plaatsvervanger te benoemen, kan de directeur altijd worden vervangen als dat nodig blijkt, 2) achter het team staat een heel bureau met ervaren onderzoekers waardoor het rekenkamerwerk altijd doorgang kan vinden, 3) de voorgestelde kandidaten zijn zeer gemotiveerd om zich voor langere tijd te verbinden aan de Rekenkamer Vlaardingen, twee van hen (Roel Freeke en Emilie Stumphius) zijn tevens eigenaar van het bureau. Indien het onverhoopt nodig blijkt om één van de teamleden te vervangen, treden wij altijd eerst met u in overleg. G 1.2 Werkwijze van het rekenkamerteam en interactie met de gemeenteraad 1.2.1 Goede kennismaking met de gemeente Vlaardingen In uw programma van eisen benoemt u verschillende aspecten van rekenkameronderzoek.

De eisen die u stelt aan het onderzoek zelf (zoals onder ‘opzet, ‘validiteit’, ‘betrouwbaarheid’ en ‘objectiviteit’) vloeien logisch voort uit de aard van het rekenkamerwerk en nemen wij over. In dit deel van de inschrijving lichten we dan ook vooral toe hoe wij de samenwerking voor ons zien, en wat de werkwijze van de rekenkamer zal zijn ten aanzien van het opstellen van het onderzoeksprogramma en de keuze voor onderzoeksvormen. In het eerste jaar investeren we in een goede kennismaking. Deze kennismaking richt zich op het onderling leren kennen van de functionarissen met wie de directeur en ambtelijk secretaris bij hun werkzaamheden te maken krijgen. Denk aan de driehoek, de fractievoorzitters en de auditcommissie. Daarnaast worden de gesprekken benut om vanuit verschillende perspectieven te horen welke thema’s belangrijk zijn voor Vlaardingen en waarom. Omdat deze kennismaking voor u, maar zeker ook voor ons, belangrijk is, beschouwen wij dit als een investering van Necker van Naem. Het volledige budget blijft daardoor beschikbaar voor onderzoek en de organisatie daarvan. Daarnaast is het startjaar van de nieuwe rekenkamer tevens het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen. De periode waarin de nieuwe raad wordt ingewerkt, is een mooi moment om kennis te maken met de rekenkamer.

Wij zullen in overleg met de griffie een avond verzorgen waarin de rekenkamer zichzelf presenteert aan de nieuwe raad. De directeur licht de beoogde werkwijze toe en treedt met de raad in gesprek over zijn wensen en behoeften ten aanzien van het instrument rekenkamer. 1.2.2 Communicatieplan U vraagt in het kader van deze offerte om een communicatieplan. In ons communicatieplan onderscheiden we zes onderdelen: 1. Samenwerking met de raad 2. Samenwerking met de griffie 3. Samenwerking met de auditcommissie 4. Communicatie vanuit de rekenkamer 5. Presentatie van onderzoeksresultaten 6. Jaarverslag en jaarplan

Samenwerking met de raad De rekenkamer is een instrument voor de raad en dat maakt de noodzaak voor een goede samenwerking en relatie evident. Die samenwerking komt tot stand door de intensieve kennismaking in de startperiode van raad en rekenkamer, duidelijke afspraken over de werkwijze en communicatie, betrokkenheid van de raad bij het opstellen van het onderzoeksprogramma, terugkoppeling over onderzoeksopzetten, presentaties van de onderzoeken in de raad, terugkoppeling over het effect van rekenkameronderzoek (nazorg) en soms door het betrekken van een vertegenwoordiging van de raad in een onderzoek. Verderop leest u meer over de beoogde contactmomenten tussen raad en rekenkamer. Samenwerking met de griffie Uitgangspunt van onze werkwijze is dat de griffie ontlast wordt ten aanzien van de werkzaamheden. De ambtelijk secretaris van de rekenkamer pakt de administratieve en ondersteunende werkzaamheden op. Tegelijkertijd heeft de griffie een belangrijke ondersteunende rol voor de raad en maken wij graag gebruik van haar kennis en lokale betrokkenheid. Zo betrekken we de griffie aan de voorkant bij het opstellen van de onderzoeksopzet en hebben we overleg over de timing van de onderzoeken en presentaties. Samenwerking met de auditcommissie De auditcommissie is straks een belangrijk aanspreekpunt voor de rekenkamer en vice versa.

Binnen de auditcommissie vindt de noodzakelijke afstemming plaats over het onderzoek dat binnen de gemeente wordt uitgevoerd: door het college (213a), de afdelingen, de controller, de accountant en de rekenkamer. Zo wordt dubbel werk voorkomen en synergie gecreëerd. De auditcommissie vormt daarnaast een belangrijke toetssteen voor de rekenkamer om in onderzoeksopzetten en rapporten het raadsperspectief voldoende en een juiste plek te geven. Tot slot is dit het gremium waarin de rekenkamer verantwoording aflegt door haar onderzoeksprogramma en jaarverslag te bespreken. Wij zouden in ieder geval twee keer per jaar willen aansluiten bij de auditcommissie om deze zaken met elkaar te bespreken. In andere gemeenten hebben wij reeds een prettige en effectieve samenwerking met de auditcommissie. Communicatie vanuit de rekenkamer De rekenkamer is zichtbaar voor de gemeenteraad, ambtelijke organisatie en voor inwoners. Een herkenbare directeur, die het gezicht vormt van de rekenkamer, draagt bij aan een goede functionele relatie van de rekenkamer met uw gemeente. We zorgen daarom bijvoorbeeld ook dat de website snel actueel wordt en dat de fracties weten hoe ze met hun rekenkamer in contact kunnen komen. Tijdens een onderzoek communiceert de rekenkamer met de raad, het college en de ambtelijke organisatie.

Dit betekent dat de directeur op de juiste momenten en met regelmaat in contact treedt met deze gremia. Voor ieder onderzoek organiseren we een startbijeenkomst met sleutelfiguren uit de organisatie (bijvoorbeeld de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder en een beleidsmedewerker). Jaarlijks is er daarnaast een gesprek tussen de directeur van de rekenkamer en de driehoek van Vlaardingen om de voortgang, werkwijze en wederzijdse ervaringen te bespreken. Presentatie van onderzoeksresultaten De uitkomsten van het onderzoek worden altijd door de directeur aan de raad(scommissie) gepresenteerd, in samenwerking met de hoofdonderzoeker. De vorm waarin we rapporteren stemmen we af op het onderwerp en het onderzoek. Naast reguliere rekenkamerrapporten hebben wij ervaring met het opstellen van factsheets waarin resultaten visueel toegelicht worden, presentaties, raadsworkshops, rekenkamerbrieven en raadsconferenties. Wij geven beknopt inzicht in de belangrijkste conclusies en aanbevelingen en bieden raadsleden de ruimte om vragen te stellen. Jaarverslag en jaarplan Jaarlijks stelt de rekenkamer een jaarverslag op. Hierin worden de werkzaamheden van het voorgaande jaar beschreven en wordt het jaarplan voor het volgende jaar toegelicht. Dit bespreken we in de auditcommissie en wordt naar de raad verzonden.

Uitgelicht: consultatie onderzoeksprogramma rekenkamer Om een onderzoeksprogramma te maken dat aansluit bij de behoefte van de gemeenteraad, hebben wij de raadsleden nodig. Wij maken het onderzoeksprogramma per jaar door middel van een stapsgewijze werkwijze waarin we de volgende stappen onderscheiden: 1. Opstellen shortlist: de directeur van de rekenkamer stelt een shortlist op met mogelijke onderzoeksonderwerpen. De shortlist komt tot stand op basis van een scan van relevante maatschappelijke ontwikkelingen in brede zin en van ontwikkelingen in de gemeente. De raadsfracties worden uitgenodigd om onderwerpen aan te dragen.

2.

3.

In een raadsworkshop komen de aangedragen onderwerpen van de raadsfracties en de rekenkamer aan bod. Doel van de workshop is om met de raadsfracties te komen tot een gezamenlijke prioritering van de onderzoeksonderwerpen en om afbakening van onderwerpen en mogelijke vraagstellingen te verkennen. De directeur besluit op basis van de uitkomsten van de raadsworkshop tot het onderzoeks- programma. Per onderzoek wordt een onderzoeksopzet opgesteld. Deze onderzoeksopzet wordt besproken met de auditcommissie en na overleg definitief vastgesteld.

suggestie Suggesties

Onderzoeksprogramma 1. Een groot onderzoek 2. Een tweede onderwerp 3. Onderzoek met consultatie

suggestie

4. Raadsconferentie met thema

1

3

2

suggestie Q1

Q2

Q3

Q4

4

shortlist mogelijke onderwerpen + suggesties raadsfracties = gezamenlijke prioritering in raadsworkshop -> onderzoeksprogramma

jaarlijks, periode september - december

Uitgelicht: contactmomenten rondom het proces van een rekenkameronderzoek In de zes onderdelen van het communicatieplan leest u dat er veel verschillende contactmomenten zijn rondom één onderzoek. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Consultatie

De rekenkamer inventariseert relevante onderzoeksonderwerpen in samenspraak met de raadsfracties en auditcommissie.

Onderzoeksopzet

De rekenkamer stelt een onderzoeksopzet op. Deze wordt gedeeld met de auditcommissie.

Startgesprek

De rekenkamer voert een startgesprek met de ambtelijk betrokkenen.

Startgesprek

De onderzoekers voeren het onderzoek uit, bij eventuele bijzonderheden informeren zij de auditcommissie.

Tussenbericht onderzoek

De rekenkamer verstuurt halverwege het onderzoek een voortgangsbericht. Dit biedt ook een handvat om de raadsbehandeling in te plannen.

Ambtelijk wederhoor

Na afronding van het onderzoek biedt de rekenkamer de ambtelijke organisatie de mogelijkheid om de nota van bevindingen te toetsen op de juistheid van de gepresenteerde bevindingen. Vervolgens laten we zien welke opmerkingen we wel en niet overnemen, en waarom.

Bestuurlijk wederhoor

Na het opstellen van het bestuurlijk rapport inclusief conclusies en aanbevelingen bieden wij het college de mogelijkheid om een bestuurlijke reactie te geven. Deze wordt integraal opgenomen in de rapportage.

Behandeling raadscommissie

De directeur en indien relevant de betrokken onderzoekers presenteren het rapport in de raadscommissie. Hierbij is voldoende ruimte voor het beantwoorden van eventuele vragen.

Behandeling raad

Het rekenkamerrapport wordt behandeld in de raad. Hiervoor levert de griffie in overleg met de rekenkamer een raadsvoorstel aan.

1.2.3 Verschillende mogelijkheden van rekenkameronderzoek Wij vinden het belangrijk om typen onderzoek te hanteren die passen bij het betreffende onderzoeksonderwerp. In een snel veranderende maatschappij en een actieve gemeenschap heeft de rekenkamer meerwaarde als toetser van lopend beleid, processen en ontwikkelingen. Ook vorm en presentatie moeten steeds passen. De rekenkamer kan daarom variëren met een quickscan, een effectmeting, een tussentijdse toets die gepresenteerd wordt in een rapport, een rekenkamerbrief of een werkconferentie. Daarnaast passen we aanvullende onderzoeksmethoden toe: een digitale consultatie, een duidingssessie, cliëntgesprekken, et cetera.

Regulier rekenkameronderzoek / ex-post onderzoek (evaluatief onderzoek achteraf) / inzetten ter evaluatie en/of om te leren voor de toekomst

Raadsconferentie / sessie met raadsleden, duur maximaal 3 uur / gezamenlijk creëren, bijv. van aandachtspunten of uitgangspunten / inzetten aan het begin of midden van een beleidscyclus

Beleid Rekenkamer Nissewaard uitgangspunten

vormen van proactief onderzoek

Quickscan Rapportage

/ compact onderzoek met een beperkte doorlooptijd en een strakke focus / korte doorlooptijd, er kan adhoc kan worden ingespeeld op actualiteit

Doorwerkingsonderzoek / inzicht in mate waarop eerder onderzoek tot verandering heeft geleid / kort onderzoek, kan een agenderende werking hebben / geeft inzicht in mate aanbevelingen zijn opgevolgd en/of effect hebben gehad

Beleid Rapportage

Rekenkamerbrief / rapport of boodschap letterlijk in de vorm van een brief / delen van binnen de rekenkamer beschikbare kennis, expertise of aandachtspunten / op het moment dat dit voor de raad relevante informatie is

Brief Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Mauris fringilla, orci sed maximus fermentum, magna leo hendrerit libero, vitae commodo quam ipsum eget tortor. Donec et sapien elementum, ultrices velit a, congue enim. Vivamus convallis ex vel pharetra eleifend. In lacinia lobortis enim. Sed vehicula magna at augue iaculis suscipit. Ut dignissim ex mi, eget elementum sem viverra non. Proin in odio congue sem finibus sollicitudin ac quis massa. Aenean at mi sed purus laoreet placerat eu eu eros. Nulla malesuada purus vitae turpis vulputate, quis accumsan lacus volutpat. Maecenas non ex eu dui dignissim scelerisque. Praesent metus libero, maximus id magna tempor, dictum laoreet nulla. Integer a ornare odio, at ornare augue. Pellentesque aliquet mattis libero, eu commodo eros molestie consectetur. Vivamus turpis odio, vestibulum a accumsan id, ultrices nec odio.

Populatie-analyse / modellering elitaire topklasse

gouden rand kind & carrière welstand

/ sociologische segmentering van gemeente, wijk of buurt / bijvoorbeeld in combinatie met een onderzoek om representativiteit te toetsen / we maken hiervoor gebruik van de betrokkenheidsprofielen van Citisens

modale koopgezinnen

landelijk leven

vrijheid & ruimte

welverdiend genieten rijpe middenklasse

goed stadsleven

vergrijsde eenvoud

samen starten jonge digitalen

sociale huurders

stedelijke balanceerders

leeftijd

methodes ondersteunend aan onderzoek

Raadsworkshop / sessie met raadsleden, duur 2 uur / als input voor onderzoek of terugkoppeling van een onderzoek / inzetten als start, tijdens of afsluiting van het onderzoek

Rapportage Rekenkamer Nissewaard Onderzoek naar Samenwerking

of

Duidingssessie / toetsing van weerstand en herkening en taal en toon van rapportage goed af te stemmen op de doelgroep, samen in gesprek / in te zetten op verschillende momenten in de beleidscyclus of bij ‘losse’ dossiers

Digitale consultatie / betrekken van inwoners bij onderzoek dmv locatiegericht onderzoek / we tonen een digitale enquête aan mensen in apps of websites die zij bezoeken / inzetten om effect van beleid op gemeente-, wijk- of buurtniveau in kaart te brengen

Gemeente Ooitgewoond

Parkeren in Ooitgewoond? geef uw mening

1.2.4 Besteding van het budget In onderzoek Ons uitgangspunt is om jaarlijks drie reguliere rekenkameronderzoeken uit te voeren en dit eventueel aan te vullen met andere onderzoeksvormen. Deze andere onderzoeksvormen bieden de mogelijkheid om bijvoorbeeld in te spelen op actuele of urgente onderwerpen. Bij het opstellen van het jaarprogramma beoordelen we steeds wat de behoefte is qua rekenkamerproducten van het komende jaar. Overhead Om de rekenkamer goed te laten functioneren, is er meer nodig dan alleen onderzoekswerk. Het overheadbudget bedraagt 15% van het totale budget. Goed om hierbij te benoemen is dat wij hier de kosten onder verstaan die gemaakt worden voor het opstellen van het onderzoeksprogramma, de bijbehorende workshop en de bespreking van de opzetten met de auditcommissie, de voortgangsoverleggen met de driehoek en auditcommissie, en het jaarverslag. Overige communicatie en secretariaatstaken, zoals het opvragen van stukken, het inplannen van interviews en het publiceren van rapporten, zijn kosten die gemaakt worden in het kader van de onderzoeken. Die kosten zijn daarom al inbegrepen bij de kosten voor onderzoeksactiviteiten. We sturen u twee rekenkameronderzoeken van onze hand, zodat u zich een beeld kunt vormen van hoe wij te werk gaan. In het aanbestedingssysteem staan de volgende rapporten: 1.

Het onderzoek naar de regio Foodvalley, in opdracht van de rekenkamer(commissies) van Ede, Rhenen, Veenendaal en Wageningen. Het budget voor dit onderzoek was . 2. Het onderzoek naar de impact van de coronapandemie op de inwoners van Weert (50.000 inwoners). De kosten van dit onderzoek waren € .

Goeman Borgesiuslaan 77 3515 ET Utrecht

T: 030 233 4131 info@necker.nl