RV uitvoering wet open overheid

RAADSVOORSTEL Registratienummer Datum Presidium

: 1890290 : 7 maart 2022

Raadsvoorstel Uitvoering geven aan de Wet open overheid Vlaardingen, 7 maart 2022 Aan de gemeenteraad, Welk besluit moet genomen worden? 1. Artikel 27 lid 9 van het Reglement van orde van de gemeenteraad van Vlaardingen 2022 te wijzigen van ‘De Agendacommissie bepaalt haar eigen werkwijze en stelt haar eigen vergaderschema vast. De bijeenkomsten van de Agendacommissie zijn besloten, tenzij de Agendacommissie anders bepaalt’ naar ‘De Agendacommissie bepaalt haar eigen werkwijze en stelt haar eigen vergaderschema vast. De bijeenkomsten van de Agendacommissie zijn besloten, tenzij de Agendacommissie anders bepaalt. De Agenda’s, vergaderstukken en besluitenlijsten worden openbaar gepubliceerd met inachtneming van de Wet open overheid’.; 2. Artikel 28 lid 8 van het Reglement van orde van de gemeenteraad van Vlaardingen 2022 te wijzigen van ‘De vergaderingen van het Presidium zijn besloten’ naar ‘De vergaderingen van het Presidium zijn besloten. De Agenda’s, vergaderstukken en besluitenlijsten worden openbaar gepubliceerd met in achtneming van de Wet open overheid’.; 3. De Verordening Auditcommissie 2019 te wijzigen van ‘De vergaderingen van de auditcommissie zijn besloten en alleen toegankelijk voor alle (steun)raadsleden, de vaste adviseurs en andere genodigden.

De auditcommissie beslist over de geheimhouding van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de Auditcommissie worden behandeld, gebaseerd op de Wet Openbaarheid van Bestuur’ naar ‘De vergaderingen van de auditcommissie zijn besloten en alleen toegankelijk voor alle (steun)raadsleden, de vaste adviseurs en andere genodigden. De Agenda’s, vergaderstukken en verslagen worden openbaar gepubliceerd met inachtneming van de Wet open overheid’. 4. De griffier per 1 mei 2022 aan te wijzen als contactpersoon voor de gemeenteraad in het kader van de Wet open overheid; 5. Het mandaat Mandaatbesluit griffie Vlaardingen 2020 te wijzigen onder I ‘Wet openbaarheid van bestuur’ naar ‘Wet open overheid’. 6. Onderzoekers geen toegang te verlenen tot niet-openbare informatie waarop geheimhouding rust in het kader van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek; 7. Het mandaat Mandaatbesluit griffie Vlaardingen 2020 te wijzigen onder I door het volgende toe te voegen: a. ‘Het afhandelen van verzoeken tot het verkrijgen van niet-openbare informatie (waarop geheimhouding rust) in het kader van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek’. b.

‘Het afhandelen van het verzoek om een extern advies dat is gevraagd door de gemeenteraad inclusief de adviesaanvraag te publiceren indien het onderwerp waarover advies wordt gevraagd en adviesaanvraag zelf niet door die partij zelf gepubliceerd’; c. ‘Het publiceren van een onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van de gemeenteraad’; d. ‘Het publiceren van jaarplannen en jaarverslagen van de gemeenteraad of daaraan gerelateerde commissies’; e. ‘Het jaarlijks publiceren van een register van ontvangen klachten inclusief de oordelen als gevolg van een klacht’.

Wat is samenvattend de kern van dit advies? Met dit raadsvoorstel wordt de gemeenteraad keuzes voorgelegd waarover een besluit moet en al kan worden genomen voor de gemeenteraad als bestuursorgaan in het kader van de Wet open overheid. Het raadsvoorstel is er op gericht om te voldoen aan de basisvereisten vanuit de Wet open overheid voor zover dat op dit moment mogelijk is om in de geest van de wet te handelen en voor één onderdeel waarvoor het verplicht is om een besluit te nemen, namelijk het aanwijzen van een contactpersoon Wet open overheid. Wanneer de gehele Wet open overheid geïmplementeerd moet worden, is nu nog onduidelijk. De Wet open overheid werkt niet met terugwerkende kracht. Wat is de aanleiding voor dit advies? De Tweede Kamer en de Eerste Kamer namen vorig jaar de Wet open overheid aan. De Wet open overheid vervangt de Wet openbaarheid van bestuur. Het doel van de Wet open overheid is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Veel meer dan de Wet openbaarheid van bestuur verplicht de Wet open overheid tot het actief, uit eigen beweging, openbaar maken van documenten. De Wet open overheid bevat de volgende drie kernpunten: 1. Actieve openbaarmaking van documenten in 11 informatiecategorieën; 2. Aanstellen Wet open overheid contactpersoon; 3. Informatiehuishouding op orde hebben en houden.

Toelichting Ambitieniveau Wet open overheid Voor de implementatie van de Wet open overheid is het van belang om duidelijk te hebben op welk ambitieniveau de gemeenteraad inzet. Hiermee wordt een uitgangspunt/basis gelegd voor de te maken keuzes. Er worden vanuit de VNG vier verschillende ambitieniveaus voor actieve openbaarmaking onderscheiden: Ambitieniveau Beneden – basis Basis Medium

Plus

Toelichting De gemeente voldoet niet aan de in de Wet open overheid gestelde eisen De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van de overheidsstukken uit de elf categorieën opgenomen in artikel 3.3 van de Wet open overheid in de daartoe behorende fase. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum, maar daarnaast maakt de gemeente al stukken in andere, niet in de wet genoemde categorieën openbaar of maakt zij binnen een categorie meer stukken openbaar dan wettelijk vereist of maakt zij stukken openbaar van categorieën waarvan de openbaarmaking nog niet verplicht is, aangezien de fase waarin deze categorie openbaar gemaakt dient te worden nog niet is aangebroken. Alle stukken van de wettelijk vereiste categorieën, dan wel eventuele extra categorieën, zijn actief openbaar gemaakt. Er kunnen tevens stukken openbaar gemaakt zijn binnen een categorie waarvan dat niet wettelijk verplicht is. Deze categorieën vallen dus niet onder de Wet open overheid of andere wetgeving. Er kan bijvoorbeeld onderliggende informatie openbaar gemaakt worden, of informatie worden gedeeld die buiten de verplichte informatiecategorieën liggen.

De gemeenteraad kiest met dit voorstel voor het ambitieniveau basis/medium; dit is afhankelijk van de uitvoeringsregeling wanneer het verplicht is om bepaalde documenten openbaar moeten worden gemaakt. Vanuit daar kan de gemeenteraad (eventueel) doorgroeien naar een hoger ambitieniveau. De gefaseerde inwerkingtreding van de verplichte categorieën biedt de gemeente tijd en ruimte om aan de verplichtingen te voldoen.

Actief openbaar maken van documenten Niet alle 11 de informatiecategorieën waarvan de documenten openbaar moeten worden gemaakt, zijn van toepassing op de gemeenteraad. Bij het actief, uit eigen beweging, openbaar maken van documenten gaat het voor de gemeenteraad van Vlaardingen om de agenda’s, vergaderstukken, verslagen en besluitenlijsten van het Presidium, de Agendacommissie en de Auditcommissie. Verder is het verplicht om documenten van de volgende informatiecategorieën openbaar te maken: 1. Verzoeken in het kader van de Wet open overheid; 2. Extern advies; 3. Onderzoeksrapporten; 4. Jaarplannen en jaarverslagen; 5. Schriftelijke oordelen in klachtenprocedures. Het is vanaf een nog later te bepalen moment verplicht om de openbaarmaking van deze documenten plaats te laten vinden via PLOOI, een door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ontwikkeld platform voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. PLOOI is op dit moment nog niet beschikbaar. Door de documenten openbaar te maken via Notudoc wordt er gehandeld in de geest van de Wet open overheid en gedaan wat feitelijk mogelijk is om in de geest van de Wet open overheid te handelen. Wanneer de gemeenteraad stukken (gedeeltelijk) niet-openbaar maakt, moet de gemeenteraad dat mededelen.

Die mededeling moet tegelijkertijd plaatsvinden met het openbaar maken van stukken of de gedeeltelijke openbaarmaking. De Wet open overheid vereist dat bij het (gedeelte) dat niet-openbaar wordt maakt, wordt gemotiveerd waarom deze keuze is gemaakt. Verzoeken in het kader van de Wet open overheid Net als onder de Wet openbaarheid van bestuur kan onder de Wet open overheid een verzoek worden gedaan om documenten die niet actief openbaar zijn gemaakt, openbaar te maken. De genomen besluiten op een Wet open overheid-verzoek en de documenten die daarbij horen, moeten openbaar worden gemaakt. Wet open overheid-verzoeken worden gelijktijdig met de beslissing op dat verzoek openbaar gemaakt. Extern advies De gemeenteraad kan extern advies inwinnen. Wanneer de gemeenteraad hiertoe beslist moet gepubliceerd worden waarover extern advies is gevraagd en de daarbij behorende adviesaanvraag. Voor zover het advies wordt gevraagd aan een organisatie die ook valt onder de Wet open overheid moet deze organisatie het advies openbaar maken en vervolgens de gemeenteraad. Wanneer deze organisatie niet onder de Wet open overheid valt, bijvoorbeeld wanneer het gaat om een extern adviesbureau, dan moet de gemeenteraad het advies zelf openbaar maken.

Onderzoeksrapporten De gemeenteraad kan opdracht geven om een extern onderzoek te laten uitvoeren waarbij het bijvoorbeeld gaat over de organisatie en/of het functioneren van de gemeenteraad. Van belang is dat het gaat om een onderzoek dat een algemeen beeld geeft van het beleid of de uitvoering daarvan. Jaarplannen en jaarverslagen De gemeenteraad of een commissie van de gemeenteraad kan een jaarverslag of een jaarplan maken. Indien dat het geval is, moeten deze onder de Wet open overheid actief openbaar gemaakt worden.

Schriftelijke oordelen in klachtprocedures Bestuursorganen, waaronder ook een gemeenteraad, zijn verplicht om jaarlijks een register van ontvangen klachten te publiceren. De openbaarmaking van de inhoud van de klacht, het betreffende organisatieonderdeel, de functiebenaming van de ambtenaar over wie is geklaagd en de wijze van afhandeling door het bestuursorgaan moet openbaar worden gemaakt. Aanwijzen contactpersoon Wet open overheid Bestuursorganen zijn verplicht één of meer contactpersonen aan te wijzen voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Dit betekent dat de gemeenteraad een contactpersoon moet aanwijzen voor de Wet open overheid. Toegang tot niet-openbare informatie ten behoeve van onderzoek In het kader van onderzoek kan de gemeenteraad worden gevraagd om inzage te geven in nietopenbare informatie. Daarbij hoeft vooraf niet vast te staan dat de betreffende informatie openbaar kan worden gemaakt. Aan het verlenen van deze toegang wordt de voorwaarde verbonden dat de verkregen informatie niet verspreid wordt zonder dat de gemeenteraad heeft bepaald dat de informatie openbaar wordt gemaakt. Op dit moment is er geen beleid om onderzoekers toegang te verlenen tot niet-openbare informatie. Dit betekent dat de gemeenteraad ervoor kan kiezen hierover een expliciet besluit te nemen.

Het voorstel is om geen toegang te verlenen tot niet-openbare informatie waarop geheimhouding is gelegd ten behoeve van journalistiek, historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek. Dit betekent dat er wel toegang wordt verkregen tot niet-actief openbaar gemaakte informatie waarbij wordt gelet op de absolute en relatieve uitzonderingen om informatie openbaar te (mogen) maken. Absolute en relatieve uitzonderingen om informatie openbaar te (mogen) maken De absolute en relatieve uitzonderingsgronden op basis waarvan de openbaarmaking van informatie kan worden geweigerd, blijft gehandhaafd. Wanneer er sprake is van een absolute uitzonderingsgrond mag deze informatie niet openbaar worden gemaakt. Wanneer er sprake is van een relatieve uitzonderingsgrond, dan moet er een afweging gemaakt worden tussen het belang van openbaarheid van die informatie ten opzichte van het belang op grond waarvan de informatie geheim moet blijven. De Wet open overheid voegt wel een aantal nieuwe uitzonderingsgronden toe. De specifiek voor milieuinformatie geldende uitzonderingsgronden worden veralgemeniseerd.

Overige zaken betreft de uitvoering van de Wet open overheid Aandacht voor openbaarheid in de begroting De gemeente moet jaarlijks in de begroting aandacht besteden aan beleidsvoornemens over de uitvoering van de Wet open overheid en bij de jaarrekening verslag doen van de uitvoering van de Wet open overheid in relatie tot die beleidsvoornemens. In de wet wordt gesproken over het verantwoordelijk bestuursorgaan. Dit betekent dat het college van burgemeester en wethouders hier een verantwoordelijkheid hebben. Op dit moment wordt er geen aandacht in de begroting besteed aan beleidsvoornemens over de Wet openbaarheid van bestuur. Dit betekent dat het college van burgemeester en wethouders vanaf de inwerkingtreding van de Wet open overheid expliciet moet rapporteren over de beleidsvoornemens in het kader van de Wet open overheid in de begroting.

Organisatie gemeenteraad en verkrijgen informatie De gemeenteraad moet inzicht geven in hoe zij is georganiseerd en wat de werkwijze is, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen. Daarbij moet worden aangegeven hoe het bestuursorgaan gemeenteraad kan worden benaderd en de manier waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend. De website van de gemeente Vlaardingen is hierop aangepast en daarmee is ook voldaan worden aan de eis dat duidelijk is hoe een verzoek tot het verkrijgen van informatie kan worden ingediend. Een verzoek tot informatie kan mondeling worden ingediend en schriftelijk. Welk resultaat wordt beoogd? Er wordt invulling en uitvoering gegeven aan de Wet open overheid die vanaf 1 mei 2022 deels van kracht wordt. Welke argumenten zijn voor dit advies? Door het wijzigen van het Reglement van orde van de gemeenteraad van Vlaardingen 2022 en de Verordening op de Auditcommissie 2019 worden er meer documenten openbaar gemaakt dan tot op heden het geval is. Door het benoemen van een contactpersoon voor de gemeenteraad voor de Wet open overheid hebben inwoners of andere belangstellenden een aanspreekpunt waar zij terecht kunnen met vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. De griffier is de meest voor de hand liggende functionaris, omdat deze verantwoordelijk is voor de dagelijkse processen van de gemeenteraad.

In dat kader past het het beste dat deze functionaris ook verantwoordelijk is voor het afhandelen van verzoeken in het kader van de Wet open overheid, het publiceren van externe adviezen inclusief de adviesaanvragen, externe onderzoeken, meldingen en de oordelen in het kader van schriftelijke klachtenprocedures. Door geen toegang te verlenen aan onderzoekers om historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek waarop geheimhouding rust, wordt de kans op het openbaar maken van geheime informatie beperkt. Wat zijn de tegenargumenten of risico’s? Niet van toepassing. Waar moet rekening mee worden gehouden? Financiële consequenties Er zijn geen directe financiële consequenties aan dit voorstel verbonden. Informatiehuishouding op orde De verplichting om de informatiehuishouding op orde te brengen en het duurzaam toegankelijk maken en houden van documenten zijn niet nieuw. De Wet open overheid herhaalt het voorschrift uit de Archiefwet dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden en bewaard moeten worden. Door de informatiehuishouding op orde te brengen wordt de basis gelegd om efficiënt te kunnen publiceren en ook informatie die duurzaam bewaard moet worden te kunnen opslaan in een digitale archiefbewaarplaats. Er is een onlosmakelijk verband met het op orde hebben van de informatiehuishouding en het openbaar kunnen maken van documenten.

De consequenties behorende bij het in lijn van brengen de informatiehuishouding is op dit moment nog niet duidelijk.

Bijlage

Verseonnummer

Wet open overheid

1890291

Namens het Presidium, De griffier,

De voorzitter,

drs. J. Mimpen

drs. B. Wijbenga-van Nieuwenhuizen