RV Toezichtverlsag archief- en informatiebeheer 2021 en de bestuurlijke reactie daarop

RAADSVOORSTEL Registratienummer Datum besluit B&W Portefeuillehouder

: 1931620 : 7 maart 2023 : Wijbenga-van Nieuwenhuizen, B.

Raadsvoorstel over het toezichtverslag archief- en informatiebeheer 2021 en vaststelling van de bestuurlijke reactie daarop Vlaardingen, 7 maart 2023 Aan de gemeenteraad Welk besluit moet genomen worden? Kennis nemen van het toezichtverslag van de gemeentearchivaris, vaststellen van de bestuurlijke reactie daarop en het doorzenden van beide naar de Provincie. Wat is samenvattend de kern van dit advies? Voor u ligt het toezichtverslag van de gemeentearchivaris. Naar aanleiding van zijn bevindingen doet hij een aantal aanbevelingen om het kwaliteitsniveau van de gemeentelijke informatiehuishouding te verbeteren. De belangrijkste zorgpunten betreffen de huidige digitale archivering en de invoering van een nieuw zaaksysteem. Wij vragen u kennis te nemen van het toezichtverslag, onze bestuurlijke reactie daarop vast te stellen en beide door te zenden naar de Provincie. Het is een wettelijke verplichting om het toezichtverslag van de gemeentearchivaris en de bestuurlijke reactie hierop toe te zenden aan de Provincie. Hiermee kan de Provincie toezicht houden op een adequaat archief- en informatiebeheer van gemeentes. Aan de hand van de voorgeschreven Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) wordt vastgesteld welke verbeterpunten de gemeente moet doorvoeren. Uit de aan het eind geformuleerde conclusies en aanbevelingen blijkt dat er in onze gemeente nog veel werk aan de winkel is.

Het college heeft ‘als zorgdrager’ de verplichting om aan de slag te gaan met deze verbeterpunten. Zo kan het college ervoor zorgen dat het gemeentelijke archief- en informatiebeheer optimaal geregeld wordt, zodat het gemeentelijk handelen uit de opgeslagen informatie steeds goed te reconstrueren is. Wat is de aanleiding voor dit advies? Het uitbrengen van dit toezichtverslag is een verplichting die voortkomt uit het Besluit Informatiebeheer en de Archiefverordening van de gemeente Vlaardingen. Welk resultaat wordt beoogd? Een optimaal archief- en informatiebeheer. Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1. Het toezichtverslag dient minimaal tweejaarlijks te worden opgemaakt en - op grond van het Convenant Interbestuurlijk Toezicht 2013 - met de vastgestelde bestuurlijke reactie te worden toegezonden aan de Provincie. 2. Om als gemeente alle noodzakelijke taken te kunnen vervullen en verantwoording te kunnen afleggen van het gemeentelijk handelen aan burgers en overheid, is een complete en toegankelijke archief- en informatievoorziening onontbeerlijk. 3. De vele ontwikkelingen op het gebied van digitalisering (privacy-wetgeving, Omgevingswet e.d.)

vragen om een blijvende inzet en investering in personeel en middelen, om het archief- en informatiebeheer te stroomlijnen. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? nvt Waar moet rekening mee worden houden? nvt

Bijlagen Naam van de bijlage 1. Verslag van Toezicht op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en informatiebeheer 2. Bestuurlijk reactie op het Verslag van het toezicht op de naleving van de wettelijke voorschriften 3. Bijlage 1 bij Toezichtverslag 2021 4. Bijlage 2 bij Toezichtverslag 2021 5. Roadmap Informatiebeheer 2023

Registratienummer Verseon 1930798 1930803 1930800 1930801 1930804

Burgemeester en wethouders van Vlaardingen, De secretaris,

De burgemeester,

drs. E. Stolk

drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen