RV Reglement van Orde

Griffie

RAADSVOORSTEL Registr.nr. Datum

: 1872048 : 2 juni 2021

Raadsvoorstel tot het vaststellen van het Reglement van orde van de gemeenteraad van Vlaardingen 2021

Vlaardingen, 9 juni 2021 Aan de gemeenteraad, Welk besluit moet genomen worden? Voorgesteld wordt om het Reglement van orde van de gemeenteraad van Vlaardingen 2021 vast te stellen. Wat is samenvattend de kern van dit advies? Het voorstel tot vaststelling van een nieuw Reglement van orde bevat een aantal wijzigingen ten opzichte van het huidige Reglement van orde. De belangrijkste wijzigingsvoorstellen zijn als volgt:  voorgesteld wordt de besluitenlijsten van het Presidium voortaan openbaar te maken;  er is een artikel toegevoegd dat de werkwijze en termijnen regelt van het indienen en beantwoorden van technische vragen;  de mogelijkheid is toegevoegd om in spoedeisende gevallen tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering de leden van de raad of de Raadscommissie op te roepen voor een extra vergadering of een debatverzoek in te dienen voor een reeds geplande raadsvergadering;  het gehele Reglement van orde is tekstueel en juridisch nagelopen en waar nodig aangepast aan de huidige werkwijze;  in het bijzonder is de digitale werkwijze mogelijk gemaakt in het Reglement van orde.

Daarnaast is een aantal amendementen toegevoegd om als raad een keuze in te kunnen maken:  het verruimen van de oproepingstermijn voor vergaderingen van de Raadscommissie van 7 naar 14 dagen;  een voorstel om de fracties bevoegd te maken om steunraadsleden te kunnen benoemen en ontslaan in plaats van de raad. Wat is de aanleiding voor dit advies? De aanleiding voor dit advies is een verzoek vanuit het Presidium om in het kader van transparantie een voorstel voor te bereiden om het Presidium voortaan openbaar te laten zijn. Hiervoor was een wijziging van het Reglement van orde nodig. Aangezien de huidige versie van het Reglement van orde in 2019 is vastgesteld, is van deze gelegenheid gebruik gemaakt om het hele Reglement van orde langs te lopen en waar nodig aanpassingen voor te stellen. Daarnaast is aan alle fracties gevraagd om in een formulier aan te geven welke knelpunten zij momenteel ervaren en welke punten zij als ‘couleur locale’ juist graag zouden willen behouden. Zes fracties hebben hier gebruik van gemaakt. Tijdens een benen-optafelsessie is hier vervolgens over gesproken, wat tot een aantal aanvullende wijzigingsvoorstellen heeft geleid. Voor twee ingebrachte punten is afgesproken een amendement voor te bereiden zodat de raad zelf een keuze kan maken.

Welk resultaat wordt beoogd? Met het vaststellen van het nieuwe Reglement van orde heeft de gemeenteraad van Vlaardingen weer een geactualiseerd Reglement van orde, waarin een aantal aanvullingen is gedaan op basis van ervaren knelpunten die door fracties zijn aangedragen.

1

Griffie

Welke argumenten zijn er voor dit advies? De volgende argumenten kunnen worden gegeven voor het vaststellen van deze nieuwe versie van het Reglement van orde:  Het openbaar maken van de besluitenlijsten van het Presidium past in belangrijke kernwaarden van de democratie als transparantie en openbaarheid van bestuur.  Het opnemen van de werkwijze en termijnen voor het indienen en beantwoorden van technische vragen maakt verwachtingen tussen raad en college over de werkwijze en snelheid van beantwoorden expliciet. Het wordt dan ook voor de raad helder wanneer het college aangesproken kan worden op de snelheid van beantwoording.  De raad krijgt de mogelijkheid om in spoedeisende gevallen tot uiterlijk 48 uur voor de vergadering een debatverzoek in te dienen of een extra raadsvergadering aan te vragen. Hiermee ontstaat meer flexibiliteit in het behandelen van spoedeisende zaken.  Door het kritische nalopen van de huidige tekst, worden tekstuele fouten, juridische onduidelijkheden of inmiddels door de tijd achterhaalde formuleringen geactualiseerd en heeft de raad weer een bij de huidige werkwijze passend Reglement van orde.  De mogelijkheden die de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba biedt, worden in het nieuwe Reglement van orde verankerd.

Voor de twee opgestelde amendementen kunnen de volgende voordelen worden benoemd:  Het verruimen van de oproepingstermijn van 7 naar 14 dagen voor de Raadscommissie geeft de (steun)raadsleden meer ruimte om de stukken te bestuderen en zich voor te bereiden op de vergadering.  Het bevoegd maken van de fracties om een steunraadslid te benoemen in plaats van de raad heeft als voordeel dat de raad niet meer de mogelijkheid heeft om af te wijken van een keuze van de fractie voor een steunraadslid. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? De volgende kanttekening kan worden geplaatst bij het voorstel:  Het is nog onduidelijk hoe lang de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht zal blijven. Indien deze wet niet wordt verlengd en er geen andere mogelijkheid voor in de plaats komt, vervalt de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. De betreffende bepalingen in het voorgestelde Reglement van orde zijn vanaf dat moment dan ook niet meer van toepassing. Daarnaast kunnen de volgende kanttekeningen worden geplaatst bij de opgestelde amendementen:  Het verruimen van de oproepingstermijn van 7 naar 14 dagen voor de Raadscommissie geeft minder flexibiliteit in de agendering. Hierdoor kan de besluitvormingstijd langer worden.

Ook kan het zijn dat de druk toeneemt om in spoedeisende gevallen toch een extra vergadering uit te schrijven of een aanvullende agenda te versturen.  Als fracties zelf een steunraadslid kunnen benoemen en ontslaan wordt de procedure sneller en minder formeel. De raad heeft dan zelf geen mogelijkheid meer om te toetsen of een steunraadslid voldoet aan de eisen zoals opgenomen in het Reglement van orde. Waar moet rekening mee worden houden? Financiën: Het aannemen van het voorgestelde Reglement van orde heeft geen directe financiële gevolgen. Communicatie: Na vaststelling van het Reglement van orde wordt deze op de gebruikelijke wijze digitaal gepubliceerd. Uitvoering: Na vaststelling en publicatie van het Reglement van orde kan direct tot uitvoer worden overgegaan.

2

Griffie

Termijnplanning: Er is geen verdere planning verbonden aan de uitvoer van dit raadsvoorstel. Wel is tijdens de benen-optafelsessie aangegeven dat het goed zou zijn om over bijvoorbeeld driekwart jaar de wijzigingen te evalueren en daarin ook mee te nemen of de huidige werkwijze met BOB-cyclus nog wel goed functioneert, of dat een meer traditioneel commissiemodel met vaste inhoudelijke commissies efficiënter zou kunnen functioneren. De nieuwe burgemeester kan hieraan dan ook deelnemen. Bijlagen  Reglement van orde van de gemeenteraad van Vlaardingen 2019 (met voorgestelde wijzigingen in rood vanuit het eerder gedane voorstel en in blauw met de wijzigingen na de benen-optafelsessie)  Amendement Verruimen oproepingstermijn Raadscommissie van 7 naar 14 dagen  Amendement Steunraadsleden benoemen door fracties Namens het Presidium, De griffier,

De voorzitter,

Jeroen Mimpen

Bas Eenhoorn

3