Roadmap Informatiebeheer 2023
Tekst van het document
Inleiding Het Team Informatiebeheer is gevraagd een “roadmap” te maken om te komen tot verbetering van het (digitale) archief van de Gemeente Vlaardingen. De vraag komt van de gemeentesecretaris naar aanleiding van een toezichtverslag van de gemeentearchivaris. Elke gemeente in Nederland heeft als taak informatie zo te borgen dat voldaan wordt aan de Archiefwet. De Archiefwet schrijft onder meer voor dat uit de gemeentelijke archieven tijdig wordt vernietigd, zodat deze geschoond kunnen worden overgedragen aan het Stadsarchief. Daarnaast is goed archief- en informatiebeheer voor de gemeentelijke organisatie een randvoorwaarde om te kunnen (samen)werken. Goed archief- en informatiebeheer zorgt ervoor dat gemeentelijke informatie (digitaal en fysiek) vindbaar en raadpleegbaar is. In de roadmap staan de stappen genoemd die nodig zijn om de informatiehuishouding naar een hoger kwaliteitsniveau te brengen. Elke stap is opgedeeld in verschillende – zo concreet mogelijk gemaakte – acties. In veel gevallen zijn het complexe acties die een projectmatige aanpak vereisen of die afhankelijk zijn van lopende projecten/ontwikkelingen. Wij verwachten meerdere jaren nodig te hebben om de roadmap goed te doorlopen.
De punten in de roadmap moeten zodoende de komende jaren voeding geven aan de jaarplannen van het team Informatiebeheer en het directieteam inzicht geven in de door hem te nemen besluiten die de komende jaren voorgelegd zullen worden. Bij het kopje “randvoorwaarde” zijn zes punten genoemd waarvan het team Informatiebeheer afhankelijk is, en die wel noodzakelijk zijn om te komen tot verbetering van het (digitale) archief- en informatiebeheer De laatste stap: “Nieuwe ontwikkelingen en ambities” houden we open.
Digitale postkamer (Vervanging) Beleid en richtlijnen Informatiebeheer
Digitaal werken
Communicatie Werken met een kwaliteitssysteem
Structureel vernietigen van (digitaal) archief conform Archiefwet en selectielijst
Overbrengen zaken (digitaal archief)
Zaakgerichtwerken
Opruimen werkplek Hybride werken
Werken met Informatiebeheerplannen
Nieuwe ontwikkelingen en ambities
Organisatie klaarmaken voor het actief openbaar maken van overheidsinformatie
Overbrengen van (digitaal) archief
Randvoorwaarden informatiebeheer
De belangrijkste punten waarvan het team Informatiebeheer afhankelijk is en die noodzakelijk zijn om te komen tot verbetering van het (digitale) archief. Informatiestrategie en -beleid Een nieuw informatiestrategie en -beleid, inclusief richtlijnen Informatiebeheer I-sturing en Informatiebeheerplannen Topdown benadering – beleg verantwoordelijkheid Informatiebeheer bij teammanagers en proceseigenaren, op basis van een gestructureerd plan met doelstellingen Zaakgericht werken Een goed geïmplementeerd nieuw Zaaksysteem ter vervanging van het verouderde DMS Digitale vaardigheid Ontwikkelen van digitale vaardigheid van de Vlaardingse professional E-Depot Een E-depot om digitale archieven over te dragen Toezicht Een gestructureerd, objectief en extern toezicht waarmee het College van B&W en de Raad geïnformeerd worden
Beleid en richtlijnen Informatiebeheer
Beleid en richtlijnen
Beleid en richtlijnen Informatiebeheer
Periode
Onderdeel van
Informatiestrategie en -beleid
Een informatiestrategie en -beleid met daarin Informatiebeheer als onderdeel. In de periode 2018-2020 was Informatiebeheer hierin onvoldoende vertegenwoordigd.
2022-2023
Op projectenlijst IM
Richtlijnen werken met gemeentelijke documenten
Deze uitgangspunten zijn los te vinden op bijvoorbeeld de teampagina (Alfresco) van IB en zijn ook als onderdeel meegenomen in het Informatiebeleid.
2023
E-mailbeleid en –beheer
Beperk de opslagmogelijkheden en zorg dat medewerkers bewust e-mails toevoegen aan dossiers/zaken indien dat nodig is. Goede handleiding met richtlijnen hoe te werken met e-mail op de teampagina van IB; wanneer moet een e-mail bij een dossier/zaak. Een toevoeging kan zijn om te werken met een Capstonemethodiek, waarbij we e-mails van sleutelfiguren langer bewaren (aanbevolen vanuit VNG).
2023-2025
Zaakgericht werken / office365
Digitale postkamer (uitgaande post)
Nieuw beleid en nieuwe richtlijnen voor het verzenden van uitgaande post. Een centrale rol voor de (digitale) postkamer is noodzakelijk om zorg te dragen voor complete dossiervorming en bewijs van verzending,
2022-2023
Adviesnota Digitale Postkamer
Digitale postkamer (inkomende post)
Nieuw beleid en nieuwe richtlijnen voor het verwerken van inkomende post, waarbij het principe gehanteerd wordt dat inkomende post digitaal verspreid wordt en Informatiebeheer de papieren stukken archiveert.
2022-2023
Adviesnota Digitale Postkamer
Digitale postkamer (kwaliteitssysteem)
Nieuw beleid en nieuwe richtlijnen.
2023-2025
Project zaakgerichtwerken
Beleid en richtlijnen Informatiebeheer voor de (hybride) werkplek
Beleid en richtlijnen
Beleid en richtlijnen Informatiebeheer
Periode
Onderdeel van
Office365 Beleid en richtlijnen Informatiebeheer voor de (hybride) werkplek
Uitwerken richtlijnen voor het werken met informatie in Office365.
2023
Project Office365
Beperkte opslag mogelijkheden op samenwerkomgeving (netwerkschijven en Alfresco)
Nieuw beleid opstellen inclusief technische beperkingen (beperkte opslagruimte). Het geeft de medewerkers regels en richtlijnen hoe gemeentelijke informatie opgeslagen moet worden en het zorgt ervoor dat medewerkers zich ervan bewust worden dat het geen bewaarplaats is. Daarbij is het een randvoorwaarde voor een beheersbare samenwerkomgeving.
2023 -2026
Office365
Communicatie
Het beleid en de richtlijnen met betrekking tot Informatiebeheer worden met de organisatie gedeeld, Ze zijn vindbaar op de (nieuwe) algemene pagina Informatiebeheer: “Document- en Informatiebeheer (team IB)”. De pagina gaat live in 2022 en wordt daarna periodiek geactualiseerd.
2023
Werken met Informatiebeheerplannen
Informatiebeheerplannen
Werken met Informatiebeheerplannen
Periode
Onderdeel van
Inrichting Mavim
Mavim is de gemeentelijke applicatie waarin werkprocessen beschreven en opgenomen worden.
2022-2025
Project procesgerichtwerken
2022-2025
Project procesgerichtwerken
Processen/zaken die ingericht worden in het zaaksysteem, worden actief gesteld in de I-navigator. Inrichting I-Navigator
Per zaak/werkproces worden in de I-navigator de volgende extra informatie-elementen gevuld: Verwerking van persoonsgegevens, soort persoonsgegevens, bron persoonsgegevens (bijvoorbeeld ketenpartners), Classificatie van het informatiebeveiligingsniveau, opslag van de informatiesystemen.
Concept Informatiebeheerplan-sjabloon
Conceptsjabloon Informatiebeheerplan opstellen op basis van standaardconcept. Halen we straks de relevante informatie uit I-Navigator en Mavim en de intake-scheepswerf en zijn er zaken die we al kunnen invullen. Tevens is het handig een vast format voor gesprekscycli op te stellen: welke vragen stellen we, wat laten we zien etc.
2023
Teamplan IB
Aanpassen Archiefverordening
De proceseigenaar en of teammanager zijn verantwoordelijk voor de gecreëerde data en documenten. Zij zijn verantwoordelijk voor een degelijk Informatiebeheer, het aanspreken van collega’s, het stellen van ambities en het, zorgdragen voor opschonen en vernietiging.
2023
Project procesgerichtwerken / Teamplan IB 2022-2023
2023-2025
Project procesgerichtwerken / Teamplan IB 2022-2023
2023-2025
Teamplan IB 2022-2023
Produceren Informatieoverzicht
Overzicht van informatielocaties en (digitaal) archief per proces/team. Deze informatie wordt inzichtelijk in de Inavigator. De I-navigator wordt gevuld als een werkproces ingericht moet worden in het nieuwe zaaksysteem. Procesinformatie – opgehaald uit de scheepswerf – is noodzakelijk voor het inrichten van het zaaksysteem, voor de I-navigator en om te komen tot een architectuurschema van de informatieopslagsystemen. Voor het opstellen van definitieve informatieoverzichten moet Zaaksysteem zijn ingericht. Verwachting is dat in Q3 2023 het team KCC in Zaaksysteem werkt en dan zouden we voor dit team ook een informatiebeheerplan kunnen opstellen.
Produceren Informatiebeheerplan
Werken met Informatiebeheerplan
Gesprekscyclus adviseur Informatiebeheer met proceseigenaar en of teammanager met als resultaat een ingevuld Informatiebeheerplan. Gesprekscyclus CIO/CIO-office met proceseigenaar/teammanager (eventueel met adviseur IB) over ambities en resultaten van het Informatiebeheerplan.
CIO-office / Project Isturing
Opruimen werkplek
Opruimen
Opschonen werkplek
Periode
Onderdeel van
Kantoor opruimen
In de gebouwen van de gemeente worden ook gemeentelijke documenten bewaard die horen in het depot. Hybride werken moet collega’s stimuleren de gemeentelijke documenten te overhandigen aan Informatiebeheer.
2022-2023
Project Hybride werken
Alfresco / netwerkschijven / digitale werkplekken
Het eigenaarschap van Alfresco moet worden vastgesteld. Ook het beheer van Alfresco en de netwerkschijven moet worden vastgesteld. Het team IB kan richtlijnen hiervoor meegeven en deze monitoren.
2024-2026
Nazorg project zaakgericht werken
Project opschonen
Een project met de focus op documentatieopslag die buiten het zaaksysteem valt en op het opschonen van (“oude”) digitale werkplekken. Er is bijvoorbeeld veel informatie op Alfresco-pagina’s te vinden die al jaren niet meer relevant is en verwijderd moet worden. Maar er zijn ook veel pagina’s en mappen nu beschermd (niet zichtbaar voor IB) waar vermoedelijk gemeentelijke informatie opgeslagen staat, die in een DMS-applicatie moet komen.
2024-2026
Digitaal werken en de digitale postkamer (Vervanging)
Digitale postkamer
Werken met een Digitale postkamer
Periode
Onderdeel van
Uitgaande post
Centraal via de postkamer, zie ook Beleid en richtlijnen
Zaakgericht werken (digitale postkamer)
Kwaliteitssysteem
Zie kopje kwaliteitssysteem
Zaakgericht werken (digitale postkamer)
Inkomende post
Poststukken worden primair digitaal verwerkt en de papieren stukken worden centraal bij IB beheerd.
Zaakgericht werken (digitale postkamer)
Vervanging formaliseren
Vervanging formeel regelen. Adviesnotitie opstellen en het Besluit ter Vervanging voorleggen aan de Raad.
Zaakgericht werken (digitale postkamer)
Vervanging “werken met”
Controles opnemen in de werkwijze van het team IB bij bijvoorbeeld kwaliteitssysteem. Overgaan tot het vernietigen van de zogenoemde dagdozen, wat de benodigde depotruimte vermindert.
Zaakgericht werken (digitale postkamer)
Werken met een kwaliteitssysteem
Kwaliteitssysteem
Werken met een kwaliteitssysteem
Periode
Onderdeel van
Techniek, kennis en vaardigheden
Het team Informatiebeheer voorbereiden op het werken met een kwaliteitssysteem. 1. Technisch: om rapporten uit te kunnen draaien; 2. IB professional: maakt tijd vrij voor controles, rapporten en rapporteert aan behandelaar.
2023-2026
Project Zaakgericht werken / Digitale postkamer
Onderzoeken hoe in Verseon technische beperkingen kunnen worden opgelegd, zodat de geregistreerde documenten door een behandelaar gemakkelijker vindbaar worden. Naamconventies Verseon
Het is belangrijk om te onderzoeken of deze mogelijkheden er zijn, omdat de hoeveelheid registraties die nu niet (of moeizaam) te archiveren zijn, groeit.
2022-2023
Als er geen technische beperkingen kunnen worden opgelegd, is een handleiding waarin staat hoe je onderliggende documenten toch terug kunt vinden, van noodzakelijk belang.
Naamconventies Zaaksysteem
In “de scheepswerf”, waar nieuwe zaken als proces worden aangemaakt, worden voor elke zaak richtlijnen m.b.t. zaakomschrijvingen meegegeven. Alle registraties van een zelfde soort zaak krijgen zo dezelfde naamsopbouw.
2022
Nazorg Project Zaakgericht werken
Naamconventies vakapplicaties en documentmanagementsystemen
Richtlijnen opstellen voor het toepassen van naamconventies en voor de beheers- en controleverantwoordelijkheid van de proceseigenaar. Ook voor het werken in opslagplaatsen van Office365 willen we deze richtlijnen meenemen.
2022
Nazorg Project Zaakgericht werken
Controles op registratie
Informatiebeheer voert controles uit in het zaaksysteem (en in Verseon) en rapporteert over de uitkomsten daarvan.
Controle en communicatie
Rapporten met de uitkomsten van de controles worden gedeeld met de behandelaar,. Bij escalatie wordt de
Zaakgericht werken (digitale postkamer) 2023-2025
Nazorg project Zaakgericht werken
Actief openbaar maken van overheidsinformatie
Woo
Actief openbaar maken overheidsinformatie
Periode 2022
Voorbereiden project Woo
In aanloop naar de inwerkingtreding van de Woo (mei 2022) zijn de eerste verplichte punten zoals het aanstellen van een Woo-coördinator, het aanpassen van de WOB aan het Woo-proces, het toevoegen van de Woo aan de begroting, etc. verwerkt. Een ander onderdeel van de Wet open overheid is het actief openbaar maken van elf informatiecategorieën op het landelijk platform PLOOI. De mogelijkheid om deze elf informatiecategorieën actief openbaar te maken op PLOOI wordt de komende jaren gefaseerd mogelijk. In de loop van 2022 wordt voor Vlaardingen een businesscase implementatie Woo opgesteld – dit is de basis voor het project Woo – met het doel ook de documenten die Vlaardingen produceert en die vallen onder de elf informatiecategorieën, actief openbaar te kunnen maken op PLOOI.
Project Woo (Informatiebeheer op orde)
Binnen de Wet open overheid wordt expliciet meegegeven dat overheden hun informatiehuishouden op orde moeten brengen. Dit zal ook in de Gemeente Vlaardingen onderdeel moeten worden van het project Woo. Wat dit concreet betekent, moet nog ingevuld worden, maar het zal betrekking hebben op het op orde brengen van dossiers en opslaglocaties van documenten binnen de elf categorieën die straks actief openbaar gemaakt moeten worden.
Actief openbaar maken
In de komende jaren gaat de Gemeente Vlaardingen meer informatie actief openbaar maken op het daarvoor gemaakte platform PLOOI. Minimaal wettelijk verplicht wordt het om elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Dit zal in de toekomst waarschijnlijk vanuit het proces gaan.
2023
2023-2028
Onderdeel van
Structureel vernietigen van (digitaal) archief conform de Archiefwet en de selectielijst
Vernietigen
DMS Docman (oud)
DMS Verseon (huidig)
Zaaksysteem (nieuw)
Structureel vernietigen van (digitaal) archief conform Archiefwet en selectielijst Er is een begin gemaakt met het opschonen van Docman. Fysiek was leidend maar omdat er documenten ontbreken, ligt de focus nu op het gedigitaliseerde archief. In het digitale archief wordt een selectie gemaakt van de te bewaren documenten en het uitgangspunt is om deze digitaal over te brengen naar het Stadarchief. De inschatting is dat het maken van deze selectie een meerjarenproject is. Als digitaal overbrengen niet mogelijk is, zullen deze documenten uitgeprint moeten worden en als fysiek archief overgedragen worden.
Starten met het opschonen van Verseon door te vernietigen documenten daadwerkelijk te vernietigen.
Bij de inrichting van het zaaksysteem wordt ook het ‘vernietigingsproces’ ingericht. De inrichting daarvan staat op de planning binnen een jaar na livegang van de eerste processen. Na livegang wordt elke zaak verbonden met de correcte bewaar- en vernietigingstermijnen. Zaken worden automatisch ter vernietiging aangeboden bij de adviseur recordmanager.
‘Screenen applicaties’ op vernietigingsfunctionaliteiten
De gemeentearchivaris heeft het directieteam gevraagd om het team Informatiemanagement (IM) de opdracht te geven tot het screenen van applicaties op vernietigingsfunctionaliteiten en exportmogelijkheden. Informatiebeheer zal hier aan moeten bijdragen.
Resultaten ‘screening applicaties’
De resultaten uit de screening opnemen in de Informatiebeheerplannen en bespreken met de teammanagers/proceseigenaren.
Periode
Onderdeel van
2023-2025
Vanaf 2023
2023-2025
Project zaakgericht werken
Aanbeveling Toezichtverslag 2021
Overbrengen van (digitaal) archief
Overbrengen
Overbrengen van (digitaal) archief
Actualiseren Archiefwet
De Archiefwet wordt in 2023 geactualiseerd wat ook gevolgen heeft voor de overdrachtstermijnen. Hierover zal het team IB of/en de CIO het directieteam informeren en de aanpassingen verwerken in Verseon en andere (vak)applicaties).
Onderzoek overbrengen te bewaren stukken
We willen onderzoeken of we kunnen afspreken en inbedden dat data, documenten en dossiers/zaken – zodra ze geregistreerd worden als ‘te bewaren’ archief – vijf jaar na sluiting van de zaak worden overgedragen aan het Stadarchief. In dat geval is men daar verantwoordelijk voor het statisch archief.
Periode
Onderdeel van
2023
2023-2024
Acties uit het project opschonen
Verwacht wordt dat na het project opschonen meer digitaal archief overgebracht kan worden. Het team IB heeft personele versterking nodig voor het wegwerken van achterstanden, het ondersteunen van proceseigenaren/teammanagers om hun werkplekken op te ruimen en het overbrengen van digitaal archief. Digitaal archief overbrengen vergt daarnaast veel voorbereiding, waarbij gedacht moet worden aan opschoning, dossiervorming, inrichting e-depot, datamigratie, controle en vernietiging.
Project opschonen
Randvoorwaarde = E-depot
Digitaal overbrengen is nu nog niet mogelijk omdat het Stadsarchief nog bezig is met het inrichten van het daarvoor benodigde E-depot.
Stadsarchief
Nieuwe ontwikkelingen en ambities
Bijlage: Focus 2023
20 23
• Informatiestrategie en -beleid • Beleid en richtlijnen Informatiebeheer voor de (hybride) werkplek 2023
• Communicatie: start (nieuwe) algemene pagina “document- en Informatiebeheer (team IB)”, met beleid en richtlijnen Informatiebeheer • Ondersteuning Zaakgericht werken en ontwikkeling naar de Digitale postkamer