RM Nadere duiding ombuigingen oranje lijst

Bedrijfsvoering

Gemeente Vlaardingen RAADSMEMO

Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

B.T. Bikkers Onderwerp

Nadere duiding ombuigingen oranje lijst

Datum

Registratienummer

28 september 2021

1867917

Aantal bijlagen

Geachte leden van de raad, Op 15 juli jl. heeft uw raad een motie aangenomen waarin u het college verzoekt om de raad uiterlijk op 1 oktober te informeren over een nadere duiding van de ombuigingsvoorstellen zoals opgenomen in tabel 21 van de bijlage Ombuigingsvoorstellen' behorende bij de begroting 2021 en de meerjarenbegroting 2022-2024. Dit betreft de zogenaamde "oranje" lijst. Deze lijst bevat onderwerpen, die worden onderzocht op besparingspotentieel. U heeft het college gevraagd om aan te geven welke ombuigingsvoorstellen het college van deze lijst aan de raad wil voorleggen en hierbij de omvang en impact op de begroting en meerjarenraming inzichtelijk te maken. Relatie met begroting 2022-2025 Op 22 september jl. heeft uw gemeenteraad de meerjarenbegroting 2022-2025 ontvangen. Deze begroting kent een positieve saldi, waardoor de begroting structureel in evenwicht is: Meerjarenperspectief

Begrotingssaldo

Jaar 2022

2023

2024

2025

2.495

3.971

5.098

4.763

Deze positieve begrotingssaldi bieden perspectief. Maar wel perspectief met een sterke winstwaarschuwing. Enerzijds is het financieel evenwicht afhankelijk van tijdige realisatie van het herstelplan. Daarin zien we risico's. Anderzijds laten de financiële ratio's zien (met name de solvabiliteitsratio) dat we er nog niet zijn. De afgelopen jaren heeft dit college moeilijke besluiten genomen, zonder daarbij drastisch in het voorzieningenniveau van de stad te snijden. In dit licht beschouwt het college dan ook de uitvoering van de oranje lijst.

Stand van zaken oranje lijst Door middel van deze raadsmemo informeren wij u over de stand van zaken betreffende de ombuigingsopties op de oranje lijst. Bij enkele onderwerpen van de oranje lijst kunnen wij u op dit moment nog niet geheel aan uw wens voldoen. Deze onderwerpen zijn nog in onderzoek en dus nog niet zo ver uitgewerkt dat wij al kunnen concluderen of een ombuiging uiteindelijk haalbaar en/of wenselijk is. Door de complexiteit van de betreffende onderwerpen vergt dit meer tijd. Enkele onderwerpen denken wij in het 4e kwartaal van dit jaar af te ronden en aan uw raad te kunnen voorleggen. Daarnaast hebben wij voor sommige ombuigingsonderwerpen moeten constateren, dat deze niet of nauwelijks besparingen gaan opleveren. Na onderzoek blijkt dat een aantal opties op (korte) termijn geen besparing oplevert, maar bijvoorbeeld wel zorgt voor een kwaliteitsverbetering in de bedrijfsvoering en/of de dienstverlening. Daarnaast achten wij een aantal ombuigingsopties niet wenselijk. In deze beide gevallen stellen wij voor om de betreffende ombuiging van de oranje lijst te halen. Hieronder infomeren wij u per cluster over de stand van zaken van de ombuigingen op de oranje lijst. We hebben de volgnummering aangehouden van tabel 21 uit de bovengenoemde bijlage 'Ombuigingsvoorstellen'.

Strategische benadering maatschappelijk vastgoed/voorzieningen Ombuiging 90: 1locatie Vlaardings erfgoed en kunst (alles onder 1locatie brengen) evt. met partners zoals bibliotheek, kade 40.... Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA / NEE NEE JA

Planning voorstel aan de raad

JA

Toelichting N.v.t. Deze ombuigingsoptie wordt nog nader onderzocht. De scenario's worden in Q4 2021 uitgewerkt. Na uitwerking van de scenario's verwachten wij u in Q1 2022 nader te informeren.

Optimalisatie ICT/ facilitair / interne en externe dienstverlening De ombuigingsopties in deze categorie zijn onderdeel van een continue proces waarvan de meesten bij de jaarlijkse herijking meegenomen worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Vanwege deze aard zal dit niet leiden tot separate voorstellen. Ombuiciinm 58: Applicatielangschan sane/ en Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA I NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting Sanering van het applicatielandschap betreft een continu proces. We verwachten in dit kader geen besparingen te realiseren, omdat er al een forse structurele besparing van € 1,3 miljoen is ingeboekt in verband met de Cloud migratie. N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging 59: Aanpassen werknlekconcept Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA / NEE JA

Toelichting Met het aanpassen van het werkplekconcept wordt geen besparing gerealiseerd. Het verminderen van het aantal werkplekken zorgt voor lagere

kantoorkosten. Daarentegen krijgen we ook te maken met kosten van thuiswerkvergoedingen. Hybride Werken levert daarom naar verwachting geen besparingen op. Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

N.v.t

NEE

N.v.t

Ombuiging 61: Wagenparkbeheer Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

JA / NEE

Toelichting

JA

Deze ombuigingsoptie is reeds financieel vertaald in de Kadernota 2021. De structurele besparing per 2022 bedraagt € 11.000 per jaar.

NEE

N.v.t.

NEE

Voorstel reeds meegenomen in Kadernota 2021.

Ombuiging 64: Optimaliseren van werkprocessen (voor de langere termjn) Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

JA / NEE

Toelichting

JA

Dit betreft feitelijk gezien geen ombuigingsmaatregel. Het gaat namelijk vooral om een middel om de kwaliteit en sturing te verbeteren. De organisatie werkt naar aanleiding van de nieuwe besturingsfilosofie volgens het proces-opgavenmodel. Dit levert niet per se een besparing op, maar verbetert de kwaliteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening.

NEE

N.v.t

NEE

N.v.t.

Ombuiging 66: Vermindering print- en papierkosten, door verdere digitalisering Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

JA / NEE

Toelichting

JA

Besparingen op papierkosten zijn maar een hele kleine fractie van de totale business case voor digitalisering. In hoeverre deze totale business case besparingen oplevert valt nu nog niet te zeggen. Goed om in ogenschouw te nemen dat voor de Cloud migratie al een structurele besparing van € 1,3 miljoen is ingeboekt. Aanvullende besparingen vallen dan ook niet direct te verwachten.

NEE

N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging .68: Schoonmaak Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA I NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting Schoonmaakkosten zijn maar een klein onderdeel van de totale huisvestingskosten. In hoeverre de totale business case met betrekking tot huisvesting besparingen oplevert, valt nu nog niet te zeggen. Aanvullende besparingen op de schoonmaakkosten vallen nog niet direct te verwachten. N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging 69: Centraliseren van secretariaten (gaan naar een flexibele pool) Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA I NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting De totale behoefte aan secretariële ondersteuning is niet afhankelijk van de positionering van de betreffende medewerkers. Centraliseren !evert geen efficiencyvoordelen op. N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging 70: Sluiting van publieke balies (Beveiliging (sluiten avondopenstelling; openingstijden aanpassen Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA I NEE NEE JA

Planning voorstel aan de raad

JA

Toelichting N.v.t. Op dit moment wordt een voorstel uitgewerkt dat in het vierde kwartaal van 2021 aan de raad wordt aangeboden. Q4 2021

Ombuiging 83: Bedrijfskleding Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA / NEE NEE JA

Planning voorstel aan de raad

JA

Toelichting N.v.t. De uitgangspunten van de aanbesteding voor bedrijfskleding zijn aangepast. De gunning vindt in Q1 2022 plaats en dan vindt verdere uitwerking plaats voor een ombuigingsvoorstel. Q2 2022

Ombuiging 85: Openingstijden / beveiliging verminderen (facilitair) Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA I NEE NEE JA

Toelichting N.v.t. Op dit moment wordt een voorstel uitgewerkt dat in het vierde kwartaal van 2021 aan de raad wordt aangeboden.

Planning voorstel aan de raad

JA

Q4 2021

Ombuiging 75: Beiaardier uit loondienst (loonkosten) Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA / NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting Er is (nog) geen grond van ontslag voor de beiaardier. Het carillon (de werkplek) blijft bestaan, alleen zullen er dan geen (wekelijkse) carillonbespelingen zijn. Voor incidentele bespelingen zal dan ingehuurd moet worden, wat relatief duurder is. Bezuiniging beiaardier valt ook niet onder een reorganisatie. Vooralsnog is er dus geen mogelijkheid om een ontslagverzoek in te dienen. Boventalligheid of ontslag zou gezien de staat van dienst van de beiaardier met (frictie)kosten gepaard gaan. Gezien het relatief lage bedrag aan loonkosten (ca € 15.000 per jaar) en voornoemde is het raadzaam om dit ombuigingsvoorstel niet in werking te stellen. Zie toelichting bij ombuigingsoptie afvoeren.

NEE

Mogelijk kan dit voorstel opnieuw worden bezien wanneer de huidige beiaardier ontslag neemt of met pensioen gaat of wanneer de werkplek verdwijnt.

Ombuiging 80: Concentratie van archieven Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA I NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting Dit is onderdeel van een continue proces die bij de jaarlijkse herijking meegenomen wordt in de paragraaf bedrijfsvoering.

NEE

Subsidies Ombuiging 27: Argos mobiel Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA / NEE JA

Toelichting We onderzoek met Maassluis en Schiedam of de inzet van de Argos mobiel of een vergelijkbaar initiatief kan leiden tot een bezuiniging op het doelgroepenvervoer.

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de Raad

NEE

N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging 29: Subsidie zwembad (i.r.t. lening) Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA 1 NEE NEE JA

Planning voorstel aan de raad

JA

Toelichting N.v.t. Bezuinigingen op het zwembad of de zwembadactiviteiten hebben direct gevolgen voor de exploitatie van zwembad De Kulk en mogelijk sluiting van het zwembad tot gevolg. Het zwembad werkt in samenspraak met de gemeente thans verschillende scenario's uit aangaande de (financiële) toekomst van het zwembad, waarbij gekeken wordt wat nodig is om een zwemvoorziening in stand te houden. Om in de tussentijd de financiële druk op de exploitatie van het zwembad te ontlasten, zijn in de kadernota extra financiële middelen opgenomen. Daarnaast wordt fasegewijs gewerkt aan een toekomstvisie voor zwemmen in Vlaardingen die in verschillende scenario's wordt uitgewerkt. Voor einde 2021 wordt de gemeenteraad betrokken in deze visievorming, zodat deze begin 2022 kan worden uitgewerkt in verschillende mogelijke toekomstscenario's. Q1 2022

Ombuiging 30: Zwembadactiviteiten Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de Raad

JA / NEE NEE JA

Toelichting N.v.t. Zie hiervoor de toelichting bij ombuiging 29.

JA

Q1 2022

Ombuiging 41: Versobering leerlingenvervoer (RMC) Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA/ NEE NEE JA

Toelichting N.v.t. De acties voor deze ombuiging zijn in gang gezet. Op dit moment zijn de voorbereidingen gestart op de nieuwe aanbesteding in MVS verband voor Leerlingen- en Jeugdhulpvervoer 2022. De inzet is passend en zo efficiënt mogelijk vervoer. In MVS verband worden de volgende opties onderzocht, gesprekken hierover zijn al gaande: - Aanscherping van de verordening 'Leerlingen- en Jeugdhulp vervoer gemeente Vlaardingen 2020'. - In hoeverre kan het Vervoerloket tot meer efficiency en kostenbesparing leiden - Samenwerking met Jeugdinstellingen in combinatie met het nieuwe Jeugdhulpmodel, met name voor de begeleiding in het vervoer wat soms

noodzakelijk is. NB: Ervaring is datjeugdhulpinstellingen afgelopen maanden hun zorg hebben geuit over de gevolgen van teveel kinderen in de taxi's, waardoor ritten wel efficiënt verlopen, maar lang niet altijd passend zijn bij de beperking van de jeugdige. Het blijft een uitdaging om de balans te houden tussen passend en efficiënt vervoer voor jeugdigen!

Planning voorstel aan de Raad

Verder blijven we inzetten op meer inzet van ouders in het vervoer en op training van jongeren bij MEE op weg om zelfstandig met het OV naar school te leren gaan De planning sluit aan op de nieuwe jeugdhulp.

JA

Ombuiging 45: Project senioren sterker maken Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JAI NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting Voor dit project zijn geen middelen opgenomen in de begroting. Derhalve levert deze optie geen concrete besparing op. Het project is een onderzoek gericht op verbeteringen van al uitgevoerde (preventie)interventies. Er nemen meerdere gemeenten aan deel en wordt gefinancierd via ZonMw. De gemeentelijke inzet beperkt zich tot (bescheiden) personele inzet. N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging 81: Subsidies grote evenementen (= al vanaf 2021 verminderd i.v.m. coalitieakkoord Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA I NEE JA

Toelichting Zoals ook landelijk aan de orde is, staat de culturele sector in Vlaardingen als gevolg van de corona-crisis financieel en organisatorisch zwaar onder druk. Het grillige verloop van de coronacrisis met de daarbij genomen maatregelen maken de voorbereiding en uitvoering van evenementen onzeker. Bij een bezuiniging zal de continuïteit van een groot deel van de gesubsidieerde organisaties in gevaar komen. De kosten voor organisatoren van activiteiten en evenementen zijn daarnaast door veranderende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld beveiliging) gestegen. Er heeft al bezuiniging plaatsgevonden, dit ging om een budgetverlaging van 40%. Gezien bovenstaande stellen wij voor om deze

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

JA

ombuigingsoptie niet in werking te stellen. N.v.t.

JA

N.v.t.

Uitgaven die niet of onvoldoende te relateren zijn aan herstelplan of wettelijke taak Urnbuiging 86: Versoberen culturele voorzieningen inwoners Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA / NEE JA

Toelichting Bij het versoberen van de voorzieningen zal vooral de binnenstad minder levendig zijn. Inwoners zullen deze voorzieningen missen en deze elders zoeken; mogelijke nieuwe inwoners zullen deze voorzieningen ook missen en zich minder snel in Vlaardingen vestigen. De organisaties achter publieke voorzieningen Stadsgehoorzaal, Kroepoekfabriek en KADE40 hebben de afgelopen jaren gewerkt aan samengaan en/of samenwerking voor zover dit mogelijk en/of zinvol was. Hieruit zijn financiële en organisatorische voordelen behaald die nodig waren om de eerdere bezuinigingen op te vangen. Versoberen van de voorzieningen betekent een versobering van het verenigingsleven dat volop gebruik maakt van de voorzieningen voor oefening en uitvoering. Daarnaast zal de versobering ervoor zorgen dat culturele ondernemers (veelal ZZP-ers) geen ruimte meer hebben om hun activiteiten te doen / klanten te ontvangen. De afgelopen jaren zijn veel gemeentelijke panden afgestoten waar bovenstaande doelgroepen gebruik van maakten en constateren wij een tekort aan ruimtes voor deze groepen.

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Gezien bovenstaande stellen wij voor om deze ombuigingsoptie niet in werking te stellen en uitsluitend te kijken naar het huisvestingsconcept (ombuigingsvoorstel 91). N.v.t.

NEE

N.v.t

Ombuiging 91: Samenvoegen begrotingsposten KCk Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren

JA I NEE JA

Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

NEE

Toelichting Dit betreft feitelijk gezien geen ombuigingsmaatregel. Het gaat vooral om een maatregel om de budgetten voor Kunst, Cultuur en Erfgoed beter te kunnen bewaken. N.v.t.

NEE

N.v.t.

Ombuiging 92: Beheer, behoud en ontsluiting / beleving erfgoed en kunst Voorstel

JA I NEE

Toelichting

Ombuigingsoptie afvoeren

NEE

Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA

Planning voorstel aan de raad

NEE

Zie toelichting bij ombuigingsoptie verder uitwerken. Deze ombuigingsoptie wordt nog nader onderzocht. De scenario's worden in Q4 2021 uitgewerkt. Na uitwerking van de scenario's verwachten wij u in Q1 2022 nader te informeren.

Ombuiging 94: Planaanpassing om kosten voor archeologisch onderzoek te vermijden Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken Planning voorstel aan de raad

JA I NEE NEE JA

Toelichting N.v.t. Deze ombuigingsoptie wordt nog nader onderzocht. Een concrete planning voor een voorstel kan nog niet worden afgegeven.

NEE

Ombuiging 117: Inventarisatie kunstbezit Voorstel Ombuigingsoptie afvoeren Ombuigingsoptie verder uitwerken

JA / NEE NEE JA

Planning voorstel aan de raad

JA

Toelichting N.v.t. De inventarisatie van kunstwerken is uitgevoerd. Een opdracht voor taxatie is verstrekt. Na taxatie kan een voorstel worden uitgewerkt en voorgesteld. Waarschijnlijk levert deze ombuigingsoptie een incidentele opbrengst op. Een exacte planning voor een voorstel is nog niet voorhanden. Dit is afhankelijk van wanneer de taxatie is afgerond.

Tot slot Zoals bovenstaand geschetst kunnen wij bij een aantal onderwerpen van de oranje lijst op dit moment nog niet geheel aan uw wens voldoen. Deze onderwerpen zijn nog in onderzoek en dus nog niet zo ver uitgewerkt dat wij al kunnen concluderen dat een ombuiging uiteindelijk haalbaar en/of wenselijk is. Door de complexiteit van de betreffende onderwerpen vergt dit meer tijd. Enkele onderwerpen denken wij in het 4e kwartaal van dit jaar af te ronden en aan uw raad te kunnen voorleggen. Voor sommige ombuigingsopties hebben wij na onderzoek geconstateerd dat deze geen besparing gaan opleveren of een bezuiniging ons inziens niet wenselijk is. Om dergelijke onderwerpen zonder uitzicht op concrete resultaten nodeloos met ons mee te blijven slepen op de oranje lijst, achten wij het raadzaam om deze onderwerpen van de lijst te schrappen. Bij de tweede voortgangsrapportage 2021 zullen wij voorstellen om de volgende ombuigingsopties niet verder te onderzoeken: 27, 45, 58, 59, 61, 64, 66, 68, 69, 75, 80, 81, 86 en 91. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

e secr ans drs. E. Stolk

de burgemeester drs. B. VVijbenga - v

Nieuwenhuizen