Rekenkamerbrief doorwerkingsonderzoek Vlaardingen

Datum: 28-03-2023

Geachte leden van de gemeenteraad, De rekenkamer is een krachtig instrument van de raad. Of beter: de rekenkamer kán dat zijn. Om na te gaan in hoeverre de rapporten van de rekenkamer bijdragen aan de invulling van de kaderstellende en controlerende rol van de raad, is het belangrijk om te onderzoeken wat er precies met de aanbevelingen gebeurt na vaststelling door de raad. Met een doorwerkingsonderzoek wordt in kaart gebracht wat de mate van implementatie, het effect van de doorgevoerde verbetervoorstellen en de verklaringen hiervoor zijn. Daarnaast levert het waardevolle lessen op ten aanzien van de kwaliteit en effectiviteit van de rekenkamer. Nu de nieuwe rekenkamer van start is en met de gemeenteraadsverkiezingen achter de rug is dit een goed moment voor een doorwerkingsonderzoek. Het geeft de raad de kans om te reflecteren op de positie van de rekenkamer, haar eigen rol hierin en de wensen ten aanzien van rekenkameronderzoek in de komende raadsperiode. Ook biedt het onderzoek nieuwe raadsleden een goede gelegenheid om kennis te maken met het werk van de rekenkamer. Voor de rekenkamer vormt het onderzoek een goed startpunt om na te gaan hoe rekenkameronderzoeken worden ontvangen in Vlaardingen en welke verbeterslag kan worden doorgevoerd om de impact van onderzoeken te vergroten.

We maken daarbij gebruik van informatie die afgelopen periode door de griffie en het college is verzameld, over de stand van zaken ten aanzien van de doorwerking van een aantal onderzoeken. In deze rekenkamerbrief presenteert de Rekenkamer Vlaardingen de resultaten van dit doorwerkingsonderzoek. Deze brief heeft als doel de raad inzicht te bieden in de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen van rekenkameronderzoeken uit de periode 2017 - 2019. In het vervolg van deze brief volgen de onderzoeksbevindingen. Hierbij start ik met een terugblik op het onderzoek en de behandeling hiervan door uw raad. Daarna volgen de bevindingen ten aanzien van de doorwerking van de aanbevelingen. Procesmatige aspecten van deze quick scan, zoals de doelstelling, aard, vraagstelling en onderzoeksverantwoording, zijn opgenomen in bijlage 1. In bijlage 2 is de bestuurlijke reactie van het college van B&W opgenomen, en in bijlage 3 het nawoord van de Rekenkamer. In bijlage 4 is de doorwerking per aanbeveling uiteengezet.

Doel van de rekenkameronderzoeken In deze paragraaf brengen we kort in beeld wat de intentie is geweest van zes onderzoeken van de rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen. Met haar onderzoek trachtte de rekenkamercommissie de raad vaak van een bepaald inzicht te voorzien: in een besluitvormingsproces, een samenwerking of de stand van zaken (organisatorisch of beleidsmatig) op een bepaald terrein. De burger centraal (2017) Het doel van dit onderzoek was de gemeenteraad van Vlaardingen te informeren over de wijze waarop de drie decentralisaties in het sociale domein in de praktijk vorm hebben gekregen in de sociale wijkteams, en hoe inwoners en stakeholders het functioneren van deze teams ervoeren. Daarbij richtte de Rekenkamercommissie zich met name op in welke mate inwoners centraal werden gezet in het sociaal domein, de integraliteit van het beleid en de samenwerking met sociale wijkteams en andere stakeholders, de preventieve aanpak van de wijkteams en ervaringen van stakeholders met het ondersteuningsaanbod. De centrale boodschap uit het rapport was dat de wijkteams er goed in waren geslaagd integraal en preventief te werken en inwoners centraal te stellen, maar dat de samenwerking met ROGplus en Stroomopwaarts beter kon. Die organisaties stonden teveel op afstand om in korte lijnen samen te werken. 1

Grip van de Raad (2017) De Rekenkamercommissie onderzocht in Grip van de Raad in hoeverre de gemeenteraad van Vlaardingen gebruik maakte van zijn kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid, in het bijzonder in relatie tot regionale samenwerking van de gemeente. De hoofdconclusie van de Rekenkamercommissie was dat de visie voor kaderstelling en controle door de raad onvoldoende was uitgewerkt en dat de taakverdeling met het college niet voldoende helder was. Vlaardingen veiliger? (2018) De kwaliteit, effectiviteit en doelmatigheid van het veiligheidsbeleid werden onderzocht. Ook werd de betrokkenheid van de raad bij het integrale veiligheidsbeleid beschouwd. Geconcludeerd werd dat het veiligheidsbeleid deels doeltreffend was, maar dat er geen uitspraken gedaan konden worden over de doeltreffendheid op een deel van de prioriteiten. Ook werd geconcludeerd dat de betrokkenheid van de raad beperkt was als het ging om politieke visievorming en controle. Woningbouwbeleid (2018) De Rekenkamercommissie voerde een onderzoek uit naar het woningbouwbeleid in de gemeenten Schiedam en Vlaardingen. Voor de beide gemeenten zijn aparte rapporten uitgebracht. Er werd onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid en efficiëntie van het woonbeleid. Ook werd bekeken of het beleid nog rechtmatig was na de invoering van de Woningwet 2015.

De Rekenkamercommissie concludeerde dat het beleid rechtmatig was, maar dat de doelmatigheid en doeltreffendheid moeilijk te meten waren door de onnavolgbaarheid van realisatiegegevens. Monitoring en evaluatie vonden in verschillende stukken plaats en integrale informatie ontbrak. Aanbevolen werd onder andere dan ook om doelstellingen SMART te formuleren. Ouder worden in Vlaardingen (2019) Dit onderzoek betrof de leefwereld van oudere inwoners in Vlaardingen. Onderzocht werd hoe zij erin slaagden zelfredzaam te zijn en deel te nemen aan de Vlaardingse samenleving, en hoe ondersteuning was geregeld voor minder zelfredzame ouderen. Het betrof een explorerend onderzoek zonder normenkader, waarbij praktijkbevindingen het uitgangspunt vormden om te sturen op nieuw beleid in de herijking van het Sociaal Domein, 2019. Aanbevolen werd onder andere om als raad in die herijking te sturen op ontmoeting tussen ouderen, betere communicatie met ouderen en goede toerusting van de wijkteams om herkenbaar te zijn voor ouderen. Doorwerking (2019) De Rekenkamercommissie geeft periodiek de bevindingen weer van de mate waarin opvolging van de aanbevelingen uit de onderzoeken plaatsvindt, in een rapportage zoals het onderhavige. Het doorwerkingsonderzoek uit 2019 besloeg de aanbevelingen uit onderzoeken uit de jaren 2013-2016.

geconcludeerd werd dat 82% van de aanbevelingen uit die onderzoeken geheel of gedeeltelijk werden opgevolgd. 8% werd niet opgevolgd en 4% werd niet overgenomen. Aanbevolen werd om toekomstige rekenkamerrapporten altijd te presenteren aan de Raad, om het bereik van het onderzoek te vergroten. Ook werd geconcludeerd dat over sommige aanbevelingen geen uitspraak kon worden gedaan door het ontbreken van meetbare doelen, en aanbevolen om die in de toekomst wel toe te voegen.

Behandeling en besluitvorming rekenkameronderzoek Bestuurlijke reacties Het college van B&W geeft steeds in een brief zijn reactie op de rekenkameronderzoeken. De brief wordt vervolgens integraal opgenomen in het rapport voordat het wordt aangeboden aan de gemeenteraad. Het college heeft niet in alle zes de onderzoeken de aanbevelingen onderschreven. Het onderzoek Grip van de Raad (2017) bevatte volgens het college aanbevelingen die te brede conclusies trokken voor de reikwijdte van het onderzoek. Het college onderschreef steeds de aanbevelingen die zagen op het in gesprek treden met de raad en de samenleving, bijvoorbeeld wanneer het ging over het schrijven van startnotities en het betrekken van de raad daarbij en het faciliteren van de gemeenteraad omtrent visiebepaling voor het integraal veiligheidsplan. In de onderzoeken Vlaardingen veiliger?, Woningbouwbeleid en Ouder worden in Vlaardingen gaf het bestuur als reactie ook dat het al aan de slag was met enkele van de aanbevelingen die de rekenkamercommissie gaf, en het college onderschreef deze aanbevelingen dan ook. In verschillende gevallen ondernam het college gelijk 2

actie, zoals naar aanleiding van het rapport Woningbouwbeleid (het halfjaarlijks bespreken van het uitvoeringsprogramma Wonen met de raad). Behandeling door de raad Rekenkamerrapporten worden door de gemeenteraad besproken in één van de commissies waarna een raadsvoorstel volgt. Afhankelijk van het onderwerp kan de bespreking geagendeerd worden in de auditcommissie, of in de betreffende inhoudelijke commissie. In de regel wordt het rekenkamerrapport gepresenteerd door de rekenkamercommissie in de raadscommissie. Uit de interviews en documentatie is gebleken dat deze presentatie niet altijd doorgang heeft gevonden, maar een presentatie werd wel altijd wenselijk bevonden. Op het raadsvoorstel inzake het rekenkamerrapport volgde in 4 van de 6 onderhavige onderzoeken een raadsbesluit waarin alle aanbevelingen werden overgenomen. Over het onderzoek Vlaardingen veiliger? (2018) en het onderzoek De opvolging van de aanbevelingen rekenkamerrapporten onderzocht (2019) werd besloten tot enkel het kennisnemen van de aanbevelingen. De raadsbesluiten bevatten geen expliciete opdrachten per aanbeveling aan het college, behalve bij het onderzoek Vlaardingen veiliger? waarin het college opdracht werd gegeven om de aanbevelingen mee te nemen in de uitwerking van het IVP.

Bij de behandeling van het rekenkamerrapport Ouder worden in Vlaardingen in de gemeenteraad is er een motie ingediend door twee fracties. Naar aanleiding van het rekenkamerrapport Woningbouwbeleid heeft de raad het college via amendement op het raadsbesluit een bestuursopdracht gegeven om een plan van aanpak te maken over hoe de raad geïnformeerd wordt en hoe de raad betrokken wordt bij het woningbouwbeleid. Bij de behandeling van het rapport Vlaardingen veiliger? besloot de raad per amendement om het raadsbesluit te wijzigen naar een tekst waarin het college werd gevraagd de aanbevelingen uit het onderzoek te betrekken bij het nieuwe Integraal Veiligheidsplan. De raadsbesluiten over De burger centraal, Grip van de raad en over het Doorwerkingsonderzoek werden zonder amendement en/of motie aangenomen.

Opvolging aanbevelingen In de onderstaande tabel staat beschreven in hoeverre de aanbevelingen geïmplementeerd zijn. In de onderzoeksverantwoording (bijlage 1) leest u hoe we de mate van doorwerking getoetst hebben. De cijfers zijn een optelling van de tabellen in bijlage 4.

Type doorwerking

Aantal aanbevelingen

Percentage

Doorwerking heeft plaatsgevonden

18

49%

Doorwerking heeft gedeeltelijk plaatsgevonden of de beoogde verbeterslag is op een andere wijze tot stand gekomen

12

32%

Doorwerking heeft niet plaatsgevonden

3

8%

De doorwerking is niet navolgbaar

4

11%

Totaal

37

100%

3

De aanbevelingen zijn soms geadresseerd aan het college, soms aan de raad en soms aan beide gremia tegelijk:

Totaal

Volledige doorwerking

Gedeeltelijke doorwerking

Geen doorwerking

Onbekend

Raad

11

4

4

3

0

College

15

8

4

X

3

Raad en college

10

6

4

X

X

Rekenkamercommissie

1

X

X

X

1

Aanbevelingen gericht aan het college Van de 37 aanbevelingen werden er 25 geheel of gedeeltelijk aan het college gericht. Vijftien van deze 25 aanbevelingen waren uitsluitend aan het college gericht en tien aan zowel de raad als het college. Van de vijftien aanbevelingen aan het college hebben acht aanbevelingen volledige doorwerking gekregen. Uit de bestuurlijke reacties, die steeds integraal werden opgenomen in de rekenkamerrapporten, blijkt dat het college meestal de aanbevelingen van de rekenkamer overnam, mits die specifiek genoeg waren en ook navolgbaar uit hetgeen de rekenkamer onderzocht. Het rapport De burger centraal bevatte vier aanbevelingen die allen geheel of gedeeltelijk aan het college gericht waren en ook allen geheel of gedeeltelijk doorwerking vonden. Een algemeen aandachtspunt voor de gemeente Vlaardingen dat in dit doorwerkingsonderzoek vaker naar voren kwam, zowel in documentatie als in interviews, is de P&C cyclus en het SMART formuleren van doelstellingen. De verschillende uitvoeringsprogramma's zijn hier goede instrumenten voor. De vernieuwde P&C cyclus zal handvatten gaan bieden om de monitoring en doelstellingen te verbeteren. Waar aanbevelingen die aan het college waren gericht geen of onduidelijke doorwerking hebben gekregen, zien we dat dit soms lag in de belemmeringen van het Herstelplan voor een leefbaar en financieel gezond Vlaardingen.

Zo moest bijvoorbeeld het accommodatiebeleid voor maatschappelijke voorzieningen stil komen te liggen vanwege dit herstelplan. Ook in interviews kwam het herstelplan met regelmaat naar voren als belemmerende factor bij de uitvoering van beleidsmatige ambities. Aanbevelingen gericht aan de raad Eenentwintig van de 37 aanbevelingen werden gericht aan de raad of de raad en het college. 11 aanbevelingen waren alleen aan de raad gericht en hiervan hebben er 4 volledige doorwerking gehad. Drie aanbevelingen hadden geen doorwerking en vier gedeeltelijk. Aanbevelingen die aan de raad en het college werden gericht hadden meestal gedeeltelijke doorwerking, waarbij het deel dat gericht was aan de raad meestal geen doorwerking had. Aanbevelingen richtten zich op zowel de kaderstellende als de controlerende rol van de raad. Hierbij valt te denken aan het vaststellen van startnotities, het vormen van een politieke visie en het geven van opdrachten aan het college om te monitoren. Zoals we eerder zagen, onder ‘Behandeling door de raad’, werden aanbevelingen meestal overgenomen door de raad. In een raadsbesluit werd dat dan vastgesteld. In die raadsbesluiten werden geen kaders gegeven in de vorm van specifieke bestuursopdrachten.

4

Informatievoorziening aan de raad Aanbevelingen worden tot op heden niet apart geregistreerd en zijn zodoende niet als zodanig terug te vinden voor raadsleden. Toezeggingen van portefeuillehouders komen via de griffie in SBC en daarmee worden de documenten de organisatie in gebracht. Afhankelijk van de grootte van verbeteracties zie je deze ook terugkomen in de P&C cyclus. In het nieuwe Reglement van de Orde van de Raad is er een maatregel ingebouwd om bij raadscommissies en bij de raad de meest actuele overzichten van toezeggingen en moties ter beschikking te stellen aan de agendacommissie, zodat de raad het college kan bevragen op de status daarvan. Via dit systeem worden verbeteracties straks makkelijker gevolgd. Mogelijke verklaringen voor doorwerking De doorwerking van aanbevelingen wordt tot op heden niet structureel gemonitord in Vlaardingen. Er is geen proces voor het vastleggen van toezeggingen die specifiek voortkomen uit de aanbevelingen van de rekenkamer, en de toezeggingen worden niet specifiek ergens belegd. Het gebrek aan monitoring leidt ertoe dat raadsleden de aanbevelingen niet meer op latere momenten dan de presentatie onder hun aandacht krijgen, of onder de aandacht brengen. In verschillende interviews is gebleken dat waar aanbevelingen wel doorwerking vonden, dit niet altijd samenhing met die aanbevelingen.

Regelmatig is een aanbeveling doorgevoerd zonder dat deze doorvoering werd gerelateerd aan de aanbeveling. Dit hangt samen met het gebrek aan een monitorproces, terwijl de gemeente na opheffing van het herstelplan op verschillende beleidsterreinen, zoals Veiligheid, ambitieus voorwaarts is gegaan. Afgelopen jaar is er op initiatief van de griffie wel veel informatie verzameld over doorwerking. Deze informatie was deels ook de basis voor dit onderzoek. Na inwerkingtreding van de Wet Versterking decentrale rekenkamers wordt het verplicht voor het college om jaarlijks te rapporteren over de voortgang op aanbevelingen. Dat gaat ook een verbetering met zich meebrengen.

Aandachtspunten voor de doorwerking van aanbevelingen In deze quick scan is door middel van documentanalyse en interviews nagegaan hoe er werk is gemaakt van de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken 2017-2019. Uit het onderzoek is gebleken dat het college regelmatig initiatief nam om opvolging te geven aan de aanbevelingen uit de rapportages. Het college onderschreef steeds het belang om zelf de raad te faciliteren in besluitvorming. De gemeenteraad besloot meestal om de aanbevelingen uit de rapporten over te nemen, maar kwam er daarna slechts sporadisch nog op terug. De rekenkamer is van mening dat het feit dat de aanbevelingen niet worden vastgelegd en gemonitord binnen een systeem daar een van de oorzaken van is. De gemeenteraad zal in haar controlerende rol baat hebben bij het nieuwe systeem dat in werking gaat treden dat automatisch toezeggingen en moties bijhoudt. Met deze rekenkamerbrief nodigt de Rekenkamer Vlaardingen de gemeenteraad uit om zich uit te spreken over de wijze waarop hij om wil gaan met onderzoeken van de rekenkamer. Het advies voor de raad is om de raadsbesluiten naar aanleiding van rekenkameronderzoek aan te scherpen en ervoor te zorgen dat overgenomen aanbevelingen gemonitord worden en eventueel automatisch geagendeerd. Op die manier houdt de gemeenteraad zicht op de uitwerking van aanbevelingen door het college.

De raad kan een aantal stappen ondernemen om beter gebruik te maken van de lerende functie van rekenkameronderzoeken. Die stappen geven we hieronder aan. Ook benoemen we wat de rekenkamer zelf zal doen om te ondersteunen bij deze aandachtspunten. 1. Formuleer een helder raadsbesluit bij de behandeling van rapporten van de rekenkamer waarin onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende aanbevelingen Het dictum in raadsvoorstellen bij rekenkamerrapporten kan meer sturend geformuleerd worden. Daarbij is het van belang dat de raad het college expliciet een opdracht geeft. Er wordt nu meestal gekozen voor een formulering waarin het college in één keer wordt opgedragen alle aanbevelingen uit te voeren. Sterker is een formulering waarin de aanbevelingen opnieuw geformuleerd worden tot losse raadsbesluiten in het dictum. Hierdoor ontstaat er meer ruimte voor fracties om onderdelen van het raadsbesluit (op het niveau van een

5

enkele aanbeveling) te amenderen. De gemeenteraad kan in haar kaderstellende rol ervoor zorgen dat de aanbevelingen expliciet worden gemaakt met een duidelijke bestuursopdracht. In Vlaardingen komt het raadsvoorstel tot stand in samenwerking tussen griffie en rekenkamer. De rekenkamer zal voorstellen de aanbevelingen separaat op te nemen. 2. Organiseer zicht op de uitvoering van aanbevelingen en de resultaten hiervan; vraag het college bij ieder onderzoek aan te geven hoe de aanbevelingen worden opgepakt en laat de voortgang van dit uitvoeringsplan automatisch agenderen Nadat de raad in het raadsbesluit expliciet heeft gemaakt welke aanbevelingen zijn overgenomen en welke opdrachten aan het college zijn gegeven naar aanleiding van een rekenkameronderzoek, is het van belang zicht te houden op de uitvoering. Dat kan door een monitoringssysteem in te voeren dat aansluit bij de lokale context. Zo kan de raad, bij ieder onderzoek, een plan van aanpak met concrete stappen ten aanzien van de implementatie van het college vragen. Dit geeft inzicht in de wijze waarop het college uitvoering zal geven aan het raadsbesluit. De gemeente is voornemens om in de nieuwe P&C cyclus de doorvertaling van aanbevelingen uit rekenkamerrapporten in beleid mee te nemen qua verantwoording.

Maak daar als raad gebruik van uw controlerende rol: gebruik het nieuwe systeem om proactief vragen te stellen aan het college over de doorwerking van de aanbevelingen uit uw raadsbesluit. Automatische agendering van terugkoppeling van het implementatievoorstel kan hier ook in helpen. De rekenkamer zal in het jaarverslag steeds aandacht besteden aan de rapportage van het college. Indien dat onvoldoende inzichtelijk maakt in welke mate er sprake is van doorwerking, zal de rekenkamer zelf ook doorwerkingsonderzoek naar specifieke onderzoeken verrichten. Naast het bovenstaande trekken wij als rekenkamer twee lessen uit dit onderzoek. We hopen dat die lessen bijdragen aan een betere doorwerking, bij de aanbevelingen die aan het college zijn gericht maar zeker ook bij de aanbevelingen aan de raad: 1. Specifieke en duidelijke aanbevelingen opstellen, die de raad helpen om heldere raadsbesluiten te formuleren De aanbevelingen in rekenkamerrapporten vinden het best en meest navolgbaar doorwerking als zij specifiek en praktisch toepasbaar zijn voor de gemeente. De rekenkamer kan de raad helpen om raadsbesluiten met heldere bestuursopdrachten te formuleren door in haar aanbevelingen zo gericht mogelijk te zijn. Zowel de actoren als de inhoudelijke aanbevelingen zullen we zo concreet mogelijk maken. 2.

De raad faciliteren bij monitoring De rekenkamer kan een aanbeveling doen waarin specifiek staat waar de raad in de P&C cyclus terugkoppeling kan vragen op de toezeggingen gedaan naar aanleiding van het raadsbesluit op het rekenkamerrapport.

Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamer Vlaardingen

Hayke Veldman directeur

6

Bijlage 1 / Onderzoeksverantwoording Doelstelling en afbakening Het doorwerkingsonderzoek had tot doel te identificeren welke aanbevelingen zijn uitgevoerd en welke elementen bepalend zijn voor de implementatie. De lessen die uit deze analyse worden getrokken, komen van pas bij toekomstige rekenkameronderzoeken en de inrichting van processen die leiden tot de opvolging van aanbevelingen. In essentie gaat het om inzicht in de effectiviteit van de rekenkameronderzoeken en de daaruit voortvloeiende raadsbesluiten. Daaronder vallen: • De mate waarin en de wijze waarop de aanbevelingen worden geïmplementeerd; • De (sturing op de) realisatie van de beoogde doelen en effecten (de gewenste verbeterslagen); • De transparantie van het college naar de gemeenteraad over het proces en het resultaat van de uitvoering van aanbevelingen. In 2019 heeft de rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen voor het laatst een doorwerkingsonderzoek uitgevoerd. In dat onderzoek werd teruggeblikt op rekenkamerrapporten uit de periode 2013-2016. In dit onderzoek zal de rekenkamer zich richten op de onderzoeken van de rekenkamercommissie SchiedamVlaardingen uit de periode 2017 - 2019, te weten: • • • • • •

Grip van de raad (2017) De Burger Centraal (2017) Vlaardingen veiliger? (2018) Woningbouwbeleid Vlaardingen (2018) Ouder worden in Vlaardingen (2019) De opvolging van de aanbevelingen rekenkamerrapporten onderzocht (2019)

Sinds het uitkomen van deze onderzoeken is voldoende tijd verstreken om de aanbevelingen te hebben kunnen implementeren. Vraagstelling De rekenkamer heeft de volgende centrale vraag geformuleerd voor het onderzoek:

Hoe is werk gemaakt van de aanbevelingen uit zes onderzoeksrapporten uit de periode 2017-2019 en welke lessen volgen hieruit om de toekomstige doorwerking van rekenkameronderzoek te bevorderen?

De centrale vraag is beantwoord door antwoord te geven op de volgende deelvragen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Wat zijn de vastgestelde aanbevelingen van de zes onderzoeken en aan welke gremia zijn deze gericht? Op welke manier zijn de rekenkameronderzoeken behandeld en welke besluiten zijn genomen? In welke mate en op welke manier zijn de aanbevelingen door het college van B&W opgepakt en uitgevoerd? (Een eerste inventarisatie op dit vlak is reeds door griffie en college uitgevoerd). Wat is er gedaan met de aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht? Hoe vindt verantwoording en controle plaats t.a.v. de uitvoering van raadsbesluiten die volgen uit rekenkameronderzoek? Welke aanbevelingen zijn niet geïmplementeerd en welke redenen zijn hiervoor aan te wijzen?

7

Bijlage 2 / Bestuurlijke reactie

8

9

Bijlage 3 / Nawoord Rekenkamer

Geachte leden van de raad,

Als nieuwe rekenkamer hebben we met dit onderzoek terug willen kijken op de periode vóór onze aanstelling. Welke lessen zijn er te trekken, wat zijn aandachtspunten ten aanzien van de oplevering van onderzoeken om te zorgen dat deze ook echt doorwerking krijgen? We zijn verheugd om te lezen dat het college zich grotendeels herkent in de conclusies en aandachtspunten. Dat het college al bezig is met het inrichten van monitoring van de aanbevelingen, hebben we eerder ook begrepen. We kijken uit naar de wijze waarop dit een plek krijgt in de P&C-cyclus en hopen dat ook dit bij zal dragen aan een betere doorwerking van rekenkameronderzoeken.

Met vriendelijke groet, Hayke Veldman, directeur Emilie Stumphius, plaatsvervangend directeur

10

Bijlage 4 / Doorwerking per aanbeveling Hieronder is voor de verschillende aanbevelingen in kaart gebracht hoe de doorwerking van de aanbevelingen kan worden beoordeeld. Het oordeel is tot stand gekomen op basis van documentatie en interviews.

Kleur

Betekenis

Groen

Doorwerking heeft plaatsgevonden

Oranje

Doorwerking heeft gedeeltelijk plaatsgevonden of de beoogde verbeterslag is op een andere wijze tot stand gekomen

Rood

Doorwerking heeft niet plaatsgevonden

Blauw

De doorwerking is niet navolgbaar

Ten aanzien van de oranje kleur merken we het volgende op. De oranje kleur heeft twee betekenissen. Enerzijds kan het zijn dat de aanbeveling gedeeltelijk is uitgevoerd en de beoogde verbeterslag nog niet volledig is gerealiseerd. Anderzijds kan het betekenen dat het college of de raad een andere invulling aan de aanbeveling heeft gegeven of een andere keuze heeft gemaakt om de verbeterslag te realiseren. Grondslag hiervoor kan zijn dat de aanbeveling ‘door de tijd is ingehaald’ en niet meer relevant is (maar de verbetering wel) of dat er een ander inzicht is geweest in hoe de verbetering tot stand moest komen. Oranje kan daarmee ook betekenen dat er wel is gewerkt aan de verbeterslag of dat deze zelfs is gerealiseerd, maar niet naar de letter van de aanbeveling van de rekenkamer.

Grip van de raad

R/C

Aanbeveling

Mate van doorwerking

R

Ontwikkel een algemene visie voor kaderstelling en controle

Er werd aanbevolen om een visie op te stellen over de gemeente als geheel: wat moet het gemeentebestuur bijdragen aan de samenleving, wat doet het wel en wat niet? Zet per dossier in op politiek strategische visievorming en zorg dat er geen dichtgetimmerde kaders zijn. De griffie geeft aan dat de raad niet over dit onderwerp gesproken heeft. Ook is terug te zien, bijv. bij het Integraal Veiligheidsplan, dat er al kaders waren vastgelegd voordat het IVP naar de raadscommissie ging.

R

Werk met een startnotitie bij complexe dossiers.

Het idee is dat de startnotitie het uitgangspunt is voor de inhoudelijke en procesmatige kaderstelling, wordt opgesteld door het college en o.a. bevat: politieke keuzevraagstukken, rollen en rolverdeling, belangen en belanghebbenden, de voorbereiding van een goed 11

afwegingsproces. De Procesnota Woonvisie bevat bijvoorbeeld kaders, uitgangspunten en procesaanpak en laat daarmee weinig politieke ruimte. De Startnotitie huisvesting arbeidsmigranten is uitsluitend informatief en kaderstellend van aard. Er wordt dus gebruik gemaakt van een startnotitie, alleen niet op de manier zoals bedoeld door de rekenkamer in haar rapport.

R

Behandel de startnotitie in de raad en stel zo het politiek proces vast. Geef daarbij ook aandacht aan de wijze waarop de samenleving betrokken wordt bij het besluitvormingsproces.

In het rapport staat geschreven dat de samenleving bij voorkeur een rol dient te krijgen in besluitvorming, vóórdat een definitief besluit in de raad genomen is. In o.a. de startnotities Woonvisie en Huisvesting arbeidsmigranten staat geen paragraaf opgenomen over participatie van inwoners.

R

Blijf als raad aandacht houden voor evaluatie van het beleid en zorg dat het beleid tijdig wordt bijgestuurd als dit noodzakelijk is.

Beleid wordt geëvalueerd, in de regio en lokaal, soms leidt dit ook tot formatieuitbreiding. Bijv. naar aanleiding van de evaluatie Stroomopwaarts (Berenschot), woonruimtebemiddeling met 13 regiogemeenten, en evaluatie wijkteams (formatieuitbreiding).

R/C

Ontwikkel de P&C stukken door. Zorg voor heldere, SMART doelstellingen met bijbehorende, zingevende indicatoren.

Er mag meer aandacht zijn voor het SMART maken van doelstellingen, dit werd onderschreven in de interviews. In de programmabegrotingen worden ambities opgesteld per programma met daaronder acties, deze acties zijn in veel gevallen niet SMART. Er wordt bijvoorbeeld niet aangegeven welke planning er is voor deze acties of wanneer een actie succesvol is. Zo is een actie bijvoorbeeld: “We anticiperen op de inwerkingtreding van de omgevingswet”. Wel is de gemeente volop bezig met het verbeteren van het monitorproces binnen de bedrijfsvoering, reguliere audits en ook rekenkameronderzoeken maken daar onderdeel van uit. In de verbeterde P&C cyclus wil de gemeente gaan meenemen hoe aanbevelingen uit rekenkamerrapporten worden doorvertaald in beleid.

R/C

Ontwikkel als raad en college een samenwerkingswijzer met overzicht op het beleid rond samenwerkingsverbanden en met onder andere inzicht op de resultaten, motieven, risico’s en financiële middelen van individuele samenwerkingsverbanden.

Er wordt nog gewacht op de inwerkingtreding van de Wet versterken democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen, er komt dan een nieuwe nota verbonden partijen. Daar ligt dus een keuze aan ten grondslag.

C

Werk met een lange termijn agenda, waarbij het college deze opstelt.

In juni 2021 is gestart met de LTA die wordt gebruikt als planning voor het college en de raad. Een goede ontwikkeling ter ondersteuning van de P&C cyclus, vooral als straks (met de nieuwe applicatie) aanbevelingen uit rekenkamerrapporten apart kunnen worden geregistreerd

12

zodat de toezeggingen van het college gecontroleerd kunnen worden door de Raad.

De burger centraal

R/C

Aanbeveling

Mate van doorwerking

C

Zorg voor een betere samenwerking met tweedelijnsspecialisten, in het bijzonder Stroomopwaarts en ROGplus. Let specifiek op de positie en dienstverlening van gemeentelijke schuldhulpverlening: bij het merendeel van de problematiek waar wijkteams mee te maken hebben is sprake van problematische schulden.

Consulenten van ROGplus en Stroomopwaarts zijn integraal onderdeel van de wijkteams, wat eigenlijk de kern van de aanbeveling was (in Schiedam waren ze daar al mee aan het experimenteren). Stroomopwaarts is in 2020 geëvalueerd en hieruit bleek dat de samenwerking met andere organisaties steeds beter ging. In de volle breedte begint de samenwerking steeds meer op gang te komen, ook bijvoorbeeld met accounthouders vanuit Wonen. Stroomopwaarts heeft tevens het Schuldenlab ontwikkeld

C

Presenteer de wijkteams meer als een onafhankelijke, vrij toegankelijke voorziening.

De stevige positie werd volgens het rapport vooral ervaren als een stevige positie van Minters (verantwoordelijk voor bemensing en functioneren wijkteams). In de interviews werd verteld dat wijkteams de afgelopen jaren steeds meer vorm hebben gekregen en er is intensieve samenwerking als dat nodig is, bijvoorbeeld ook met de politie. Wijkteams staan goed bekend in de wijken.

C

Vergroot het lerend vermogen van de wijkteams door beter te registreren en (verdiepend) onderzoek bij de stakeholders uit te voeren.

Vlaardingen maakt gebruik van de MVS monitor, maar deze wordt nog niet optimaal benut: er mag nog verfijnd worden in het gebruik van data. Uit de interviews en documentatie werd niet duidelijk of wijkteams ook gebruik maken van de MVS monitor. In interviews werd aangegeven dat het vaak moeilijk is te evalueren in samengestelde setting, vanwege de privacy van inwoners.

R/C

Overweeg als gemeente de balans tussen beleids- en uitvoeringsregie: in Vlaardingen staat de gemeente meer op afstand in haar beleidsregisserende rol tot de wijkteams dan in Schiedam.

In 2017 werd de regie-indeling naar strategisch, tactisch en operationeel niveau veel gebruikt, maar het duurde even voordat dit ook tot duidelijkheid leidde. Uit interviews en documentatie is gebleken dat de samenwerking tussen de gemeente en ROGplus, Minters en Stroomopwaarts is verstevigd en dat bijvoorbeeld ROGplus als uitvoeringsorganisatie is doorontwikkeld. De verschillende beleidsdocumenten (Regionale Visie Huiselijk Geweld/Kindermishandeling, Onderwijsvisie, IVP) maken keuzes in typen regie.

13

Vlaardingen veiliger?

R/C

Aanbeveling

Mate van doorwerking

R

Vorm een politieke visie op veiligheid

Met politieke visie wordt bedoeld: wat is de rol van het gemeentebestuur in het verbeteren en handhaven van de veiligheid; hoe bepalen we de balans tussen preventieve en repressieve maatregelen; wanneer kunnen we spreken van een succes? In het Integraal Veiligheidsplan komen deze onderwerpen allemaal terug, succes in de vorm van doelstellingen. Er is geen visiedocument op veiligheid vastgesteld door de raad: het coalitieakkoord geeft richting aan het team veiligheid. Wel is veiligheid benoemd als een van de speerpunten voor de komende jaren, wat ook terug te zien is in de begroting.

R

Bepaal overstijgende rode draden in de aanpak

De aanbeveling bestond eruit dat de raad een bestuurlijke opdracht aan het college zou geven om een inhoudelijke analyse te laten doen van het beleid en ontwikkelingen daarin. In die analyse zou dan naar voren komen: hoe werkt de gemeente aan doelstellingen, en wat zijn overstijgende rode draden in die aanpak? Dit is eigenlijk het IVP, maar dat werd opgesteld door het college. De raad oefent weinig invloed uit op het veiligheidsbeleid.

R

Geef het college de opdracht te monitoren: stel bij en leer!

Ieder jaar wordt er door het college een uitvoeringsprogramma en evaluatie opgesteld bij het IVP. Dit geeft de raad mogelijkheden om bij te sturen. Hierbij hebben we geen moties of amendementen kunnen vinden.

C

Stel concrete, meetbare doelen en een beleidslogica op, op outcomeniveau. Die moeten vertaald worden naar doelstellingen voor output. Beleidslogica vaststellen door een relatie tussen input, output en outcome.

De doelstellingen in het IVP zijn niet SMART, ze zijn strategisch en abstract van aard. Per doelstelling is er een paragraaf “Waar zetten we op in?”, waar input wordt besproken, maar omdat de doelstellingen niet concreet zijn is niet duidelijk tot welke output en outcome deze input precies dient te leiden. Volgend jaar komt er een herziening van het IVP: dan wil het veiligheidsteam, zo bleek uit interviews, een hoger ambitieniveau neerzetten. De jaarlijkse uitvoeringsplannen bij het IVP bevatten duidelijke maatregelen horende bij focuspunten, waarbij het niet altijd helder is wat de gewenste outcome is. Dit maakt het moeilijk om meetbaar te werk te gaan.

R/C

Leg een communicatiestrategie naar de burgers vast

Het college zegt in het memo: “communicatie is één van de strategische uitgangspunten in het IVP (para. 2.3). Een communicatiestrategie is er nog niet... Meer dan voorheen wordt er aandacht besteed aan proactieve communicatie over veiligheid, juist ook als er goed nieuws is.” Uit interviews is ook gebleken dat de laatste maanden is besloten dat er veel proactief gecommuniceerd mag worden; ook is er een communicatiemedewerker die deels 14

toegewijd is aan het veiligheidsteam die samen met de data analist inzichtelijke infographics maakt.

Woningbouwbeleid Vlaardingen

R/C

Aanbeveling

Mate van doorwerking

R/C

Maak vooraf beide ieders positie duidelijk en baken daarmee af welke ruimte de stakeholders hebben om hun bijdrage te geven

De Woonvisie startte met een procesnota, 2020. De procesnota geeft kaders voor de woonvisie en is vastgesteld door de raad. Hierin wordt ook geschetst wanneer stakeholders betrokken zouden worden. Dan volgt in februari 2021 de contourennota. Als vervolg op de contourennota gaat het college in gesprek met bewoners en betrokken partijen: in februari ging het college beeldvormend met de gemeenteraad in gesprek en werd er een werkgroep gestart. Ook volgden digitale sessies met stakeholders en vragenronde internetpanel.

R/C

Zet beide in op de navolgbaarheid van het beleid: het inzichtelijk maken van de mate van doelrealisatie. Als concreet voorbeeld is de manier waarop met de APW-lijst wordt omgegaan, voeg hier een bespreking met de gemeenteraad aan toe.

In de bestuurlijke nota staat dat de aansluiting tussen APWlijst en het BAG verbeterd moest worden. In 2018 zou de applicatie vernieuwd worden; en het college was voornemens het woningbouwprogramma (APW-lijst) twee keer per jaar te bespreken in de raad in samenhang met de financiële cyclus. Het college geeft in reactie in de doorwerkingstabel maar 1 moment dat de APW lijst besproken is, namelijk tgv een raadsmemo in een raadscommissie op 14 april 2022. Uit interviews is gebleken dat het uitvoeringsprogramma wonen, dat de APW-lijst verving, jaarlijks geëvalueerd wordt met de raad. De gemeente is bezig met een nieuwe monitor woningbouw om zelf beter te kunnen sturen. Monitoring blijft een aandachtspunt, maar doelstellingen kunnen steeds beter gemeten worden.

C

Breng meer vastigheid in de programmatische aanpak, vooral op het niveau van ambities, doelstellingen en projecten, en werk deze SMART uit

In het uitvoeringsprogramma zijn 5 ambities geformuleerd, waar SMART doelstellingen aan gekoppeld worden.

C

Probeer in de informatievoorziening voor de gemeenteraad steeds de verbinding te leggen tussen de gestelde strategische doelen en de projectkeuzes, de navolgbaarheid van de realisatie van de doelstellingen. Dit in combinatie met een beschrijving van de effecten of

In voortgangsrapportages voor het herstelplan bijv. wordt met kleurcodes aangegeven wat de voortgang is. Ik In de raadsmonitor wordt gerapporteerd over de stand van zaken ten aanzien van de uitvoering herstelplan, hier wordt verbonden met strategische doelen, de woonvisie, en projecten.

15

consequenties van de verschillende keuzes.

C

Maak duidelijke afspraken over de monitoring en evaluatiemomenten

Partijen maken jaarlijks voor 15 december meerjarige prestatieafspraken en werken aan een nieuwe gemeentelijke woonvisie.

C

Neem de gemeenteraad mee in de weging van het bereikte onderhandelingsresultaat in het maken van prestatieafspraken; wat is redelijk en waarom en hoe verhoudt zich dit tot de woonvisie doelen?

De Gemeenteraad neemt deel in de raadswerkgroep om kaders en thema’s van de woonvisie te bepalen. De actualisatie van de woonvisie vormt de basis voor woonbeleid en de uitwerking van bijv. de prestatieafspraken met woningcorporaties. (zie bijv. RB 1 april 2021). Jaarlijks worden de prestatieafspraken met woningcorporaties gemaakt en in een raadsmemo wordt door het college uiteen gezet wat het onderhandelingsresultaat is van de nieuwe samenwerkingsafspraken.

R

Geef het college duidelijke kaders/randvoorwaarden mee, ook als inbreng tijdens het regionaal gesprek

Het raadsmemo is besproken in de raadscommissie, en er is in 2021 gesproken over de contourrennota Woonvisie, waarbij kaders konden worden meegegeven. In de raadscommissie geeft de raad “opdrachten” mee aan de wethouder om mee te nemen naar de regiotafel en vraagt om kaders te kunnen stellen voor de uiteindelijke woonvisie. De wethouder geeft aan dat daar ook ruimte voor is.

R

Laat je informeren over de prestatieafspraken en agendeer zo nodig de afspraken, of maak gebruik van de geboden mogelijkheden tot het uiten van wensen en bedenkingen

De raad wordt via raadsmemo’s en in de raadswerkgroep geïnformeerd. Niet is gebleken dat de raad zelf agendeert.

R

Volg de regionale beleidsontwikkeling op de voet/en of laat je hier door het college over informeren.

De regionale beleidsontwikkeling wordt in de raadswerkgroep besproken (bijv. bij de bespreking van de contourennota). Op 26 april 2022 was er een regiotafel wonen en twee raadsleden hebben zich daar ook voor aangemeld.

Ouder worden in Vlaardingen

R/C

Aanbeveling

Mate van doorwerking

R/C

Rust de wijkteams zo toe dat zij echt de herkenbare spil in de omgeving kunnen zijn en verbindingen kunnen leggen

Het vormen van wijknetwerken en versterken van de wijkteams zijn onderdeel van het beleid Sociaal Domein. Dit kwam ook naar voren in ‘De burger centraal’. De wijkteams

16

zijn de laatste jaren bekender geworden en beter toegerust, zie ook de tabel onder ‘De burger centraal’.

R/C

Investeer in nieuwe woonvormen

Nieuwe woonvormen zijn onderdeel van ‘Wonen & zorg voor ouderen’. In 2022 is de gemeente gekomen tot een intentieverklaring tussen gemeente, woningcorporaties, zorgorganisaties, zorgkantoor DSW en ROGplus. Een diversiteit van woonvormen is wenselijk, staat in het raadsmemo omtrent de woonzorgvisie. Wenselijk is dat ouderen zelfstandig kúnnen wonen, bijvoorbeeld thuis, of in een tussenwoonvorm.

R/C

Waardeer en stimuleer de inzet van (jonge) ouderen als vrijwilliger

Het ondersteunen van vrijwilligers is belegd bij Klik. De veranderende (oudere) vrijwilliger is hierbij een speerpunt. Er is steeds meer digitaal mogelijk en vrijwilligers krijgen ondersteuning via e-learnings, trainingen en workshops. De aanbeveling voor de raad was om de vraag te stellen of er een eigentijdse visie wenselijk is die aansluit bij de ontwikkelingen in de samenleving en de levensloop van mensen. Het college lijkt hierop aan te sluiten door digitaal meer mogelijk te maken en meer te ondersteunen. De raad heeft hierover geen besluiten genomen.

R/C

Moedig jonge ouderen aan om vooruit te kijken en bevorder initiatieven die aansluiten bij de nieuwe generatie ouderen

Aanbeveling aan de raad om in herijking van de integrale visie sociaal domein expliciet aandacht te besteden aan de groep jonge ouderen. O.a. over hen informeren over dingen die ze nu al moeten regelen. De raad heeft hierover geen besluiten genomen. Het college geeft wel aan dat jonge ouderen tot 65 jaar betrokken zullen worden bij initiatieven voor senioren vanaf 65 jaar, onder andere door het regionale project Senioren Sterker maken, het lokale project Prettig Wonen, Fief en Powerful Aging.

C

Blijf ruimte geven aan ontmoetingsplekken en activiteiten die aansluiten bij het dagelijks leven van een diverse groep ouderen, stimuleer om er gebruik van te maken en neem drempels en barrières weg.

Er wordt gewerkt aan een accommodatiebeleid. Dit heeft vertraging opgelopen doordat prioriteit werd gegeven aan het herstelplan. Er is een tekort aan betaalbare huisvesting voor maatschappelijke organisaties: Microsoft Word Raadsmemo beantwoording vragen uit beeldvormende raadscommissie 01-07-2021 over de PC-documenten (002).docx (raadsinformatie.nl). De wens om wijkgericht ontmoetingsruimtes op te zetten is er, zo bleek uit interviews ook, maar sinds het herstelplan is hier geen nieuwe start mee gemaakt. Wel is de pilot Prettig Wonen gestart waarvan verbinding in de stad ook onderdeel is.

C

Versterk de communicatie over wat er is en kan, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn

Er is een videoserie ‘op de stoep bij’ gemaakt, waarin het aanbod aan hulp en ondersteuning en ontmoetingsplekken onder de aandacht werden gebracht. Ook is er een huisaan-huis-themakrant gemaakt. De aanbeveling hield ook in om specifiek rekening te houden met ouderen met een migratie-achtergrond. Niet is duidelijk geworden of deze

17

doelgroep ook wordt bereikt met de bovenstaande middelen.

C

Stuur op netwerkend werken waardoor mensen en initiatieven in buurten en wijken zijn verbonden

Het vormen van wijknetwerken en versterken van de wijkteams zijn onderdeel van het beleid Sociaal Domein. Dit kwam ook naar voren in ‘De burger centraal’. De wijkteams zijn de laatste jaren bekender geworden en beter toegerust, zie ook de tabel onder ‘De burger centraal’.

C

Bevorder het actief op zoek gaan naar kwetsbare ouderen en hun naasten om met hen te bespreken wat nodig is

De aanbeveling gaat over mensen die zelf niet assertief genoeg zijn om op zoek te gaan naar hulp. In interviews werd aangegeven dat het lastig kan zijn mensen in beeld te krijgen. Organisaties krijgen wel de opdracht deze mensen op te zoeken, en huisartsen gaan hier de komende tijd ook meer op inzetten.

C

Zie erop toe dat kwetsbare ouderen die thuis wonen met zorg een vast aanspreekpunt hebben die het totaal overziet.

Uit de interviews is niet gebleken of ouderen een vast aanspreekpunt hebben in de praktijk. Wel hebben opdrachtnemende partijen dit als opdracht meegekregen.

C

Zie erop toe dat mantelzorgers eerder in beeld zijn bij mantelzorgondersteuners

Minters mantelzorg heeft als opdracht om mantelzorgers zo vroeg mogelijk te ontmoeten en informeren. Er is niet gebleken dat mantelzorgers ook eerder in beeld komen en dat de vroegsignalering voor deze groep mensen voldoende werkt.

De opvolging van de aanbevelingen rekenkamerrapporten onderzocht

R/C

Aanbeveling

Mate van doorwerking

R

Niet in alle gevallen is het onderzoek ook (via een presentatie) toegelicht aan de raadsleden. Een dergelijke toelichting kan helpen om het bereik van het onderzoek te vergroten.

In 2020 zijn 2 presentaties gedaan van rekenkameronderzoeken.

RKC

Bezie de mogelijkheid van het meer SMART formuleren van de wijze van toekomstige meting (hoe en wanneer) waardoor onderzocht kan worden of het resultaat v.w.b. output/outcome bereikt is.

Er is geen inhoudelijke reactie gevraagd.

18