Raadsvoorstel tot vaststelling van het Beheerplan Gemeentelijke Gebouwen 2024-2033

RAADSVOORSTEL Registratienummer Datum besluit B&W Portefeuillehouder

: 1998408 : 17 september 2024 : K. Kegel

Raadsvoorstel tot vaststelling van het Beheerplan Gemeentelijke Gebouwen 2024-2033

Vlaardingen, 17 september 2024 Aan de gemeenteraad. Welk besluit moet genomen worden? 1. Het Beheerplan Gemeentelijke Gebouwen 2024-2033 vaststellen; 2. Instemmen met het instellen van een voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen; 3. Instemmen met de verwerking van de financiële gevolgen van dit beheerplan via een begrotingswijziging, waarbij ook de twee eenmalige stortingen vanuit de Reserve Groot Onderhoud Gebouwen ten gunste van de Voorziening onderhoud gem. vastgoed ad € 2.354.104 en Reserve Aeolusmolen ad € 40.565 worden gedaan; 4. De reserve grootonderhoud gebouwen ook te bestemmen voor de dekking van de kapitaallasten van de verduurzamingsmaatregelen; 5. Het exploitatieresultaat van het onderhoud ten gunste te laten komen van de Reserve Groot onderhoud met het doel de hogere kapitaallasten i.v.m. de duurzaamheidsmaatregelen te dekken en de naam van deze bestemmingreserve te wijzigingen in reserve verduurzaming/ grootonderhoud. Wat is samenvattend de kern van dit advies? Op 27 juli 2021 heeft u het Beheerplan Gemeentelijke Gebouwen 2021-2030 vastgesteld. Dit Beheerplan was gebaseerd op het Duurzaam Meerjaren Onderhoudsplan (DMJOP), welke een scope had van 10 tot 30 jaar. Herijking van het Beheerplan zou normaal plaatsvinden per vier jaar, maar afgelopen jaren bleek dat deze niet compleet was.

Daarom is in 2023 gekozen om een nieuwe 0 meting van het DMJOP op te stellen en op basis hiervan per 1 januari 2024 een nieuw Beheerplan te maken. Het doel van het Beheerplan is het vastleggen van de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan het beheer en onderhoud van haar gebouwen. Hierdoor wordt ook duidelijk hoe het beleid doorwerkt naar de uitvoering, zoals de interventieniveaus, de inspecties, de onderhoudsstrategie en de prioritering. Het beheerplan is een dynamisch document en een beleidsdocument (vastgoedbeleid) maakt de vertaalslag van beleid en wet- en regelgeving naar operationeel beheer. Het DMJOP bevat de maatregelen die tijdens het integraal onderhoud worden uitgevoerd. Integraal onderhoud betekent dat onderhoud aan alle onderdelen zoveel mogelijk wordt uitgevoerd en op elkaar wordt afgestemd. Een DMJOP wordt opgesteld op basis van de NEN2767, een methode om de technische staat van gebouwen en installaties objectief te beoordelen en geeft een beeld van de staat van onderhoud van het gebouw en/ of de installaties. De onderhoudsnorm voor Vlaardingen is conditiescore 3. De budgetten zijn afgestemd op deze scores. In het DMJOP is meerjarig planmatig onderhoud opgenomen. In de exploitatie worden incidenteel en evt. onvoorzien onderhoud verantwoord. Hiervoor is budget in de begroting beschikbaar.

Ook (her)investeringen zoals renovatie en (duurzame)vervanging van installaties zijn apart opgenomen. Deze worden geactiveerd en afgeschreven. De onderhoudskosten (preventief en correctief) en de kapitaallasten komen ten laste van de exploitatie. Voorgesteld wordt het instellen van

een voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen om financiële schommelingen in de exploitatie en de kapitaallasten van verduurzamingsmaatregelen te dekken. Wat is de aanleiding voor dit advies? Herijking/0-meting van het Beheerplan vindt meestal plaats per vier jaar. Echter afgelopen jaren is gebleken dat door diverse oorzaken het oude DMJOP niet compleet was. Daarom is in 2023 gekozen om een nieuw DMJOP op te stellen en op basis hiervan per 1 januari 2024 een nieuw Beheerplan op te stellen en te implementeren. Verder heeft de accountant bij de jaarrekeningcontrole het advies gegeven het nieuwe beheerplan nog dit jaar aan u voor te leggen ten behoeve van het instellen van een voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen. Dit maakt het mogelijk zo spoedig mogelijk te starten met de uitvoering van een deel van de voor 2024 geplande werkzaamheden (die zullen doorlopen in 2025). De overige werkzaamheden zullen doorschuiven naar 2025. Welk resultaat wordt beoogd? Een vastgesteld beheerplan voor de gemeentelijke gebouwen is voor de komende tien jaren opgesteld. Hiervoor zijn voldoende financiële middelen beschikbaar.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? - De gemeentelijke financiële verordening, welke in maart 2023 door de Raad is vastgesteld, stelt dat de Raad elke 4 jaar een beheerplan met daarin de onderhoudsplannen voor de komende jaren dient vast te stellen; - De gemeente is verplicht om haar gebouwen te beheren en te onderhouden, conform wet- en regelgeving; - De gemeente streeft naar CO2 reductie van 55% in 2030 voor de gemeentelijke panden; - Op basis van het Besluit Begrotingen Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is het verplicht gesteld een recent Meerjaren onderhoudsplan (DMJOP) te hebben, als onderbouwing voor de op te bouwen voorziening; - Beheer, effectief en efficiënt onderhoud maken een gestructureerde aanpak en planning noodzakelijk; - Naast de kwantiteit en kwaliteit van het vastgoed, geeft het DMJOP inzicht in de geraamde kosten voor de te verwachten onderhoudskosten en hoe en wanneer het onderhoud wordt uitgevoerd. Hierdoor kunnen de benodigde middelen nauwkeuriger worden geraamd en Wat zijn tegenargumenten of risico’s? - In het DMJOP is geen rekening gehouden met mutaties binnen de vastgoedportefeuille in de periode 2024-2033. Indien noodzakelijk zullen aanvullende budgetten hiervoor aan uw raad ter goedkeuring worden voorgelegd; - DMJOP’s zijn gebaseerd op planmatig onderhoud.

Desondanks kunnen er zich altijd onverwachte of onvoorziene omstandigheden voordoen waardoor de planning moet worden aangepast en budgetten worden bijgesteld. Risico is dus dat de ramingen in de DMJOP’s kunnen afwijken van de werkelijke kosten en inflatie en - De gemeente de wettelijke norm van 55% reductie van CO2 uitstoot niet zal halen door buitensporig prijsstijgingen. Participatie: Niet van toepassing Duurzaamheid: De gemeente streeft naar CO2 reductie van 55% in 2030 voor de gemeentelijke panden; Waar moet rekening mee worden houden?

Financiën: Algemeen Ter financiering van de jaarlijkse onderhoudskosten zal er jaarlijks vanuit de exploitatie een budget gestort worden in de Voorziening Groot Onderhoud Gebouwen. Dit budget, vast en onderbouwd, betreffen de gemiddelde begrote onderhoudskosten (uit DMJOP) over een periode van tien jaar. De werkelijke onderhoudskosten worden vervolgens geboekt ten laste van de voorziening. Door deze systematiek blijft de onderhoudsbegroting van Vlaardingen stabiel, terwijl de feitelijke jaarlijkse uitgaven naar noodzakelijkheid kunnen fluctueren. Immers hogere onderhoudslasten worden gedekt uit de voorzieningen bij lagere lasten blijft een saldo over in de voorziening. Begrotingswijziging Uit het beheerplan blijkt dat de te vormen voorziening een basisbedrag van € 1.950.831,- (prijspeil 1-12024) moet bevatten om de toekomstige verplichtingen van de totale onderhoudskosten voor de komende jaren te kunnen dekken. In het eerste jaar zijn de onderhoudslasten echter veel hoger dan dit basisbedrag en zal een storting vanuit de Reserve Groot onderhoud moeten plaatsvinden van € 2.354.104. Op dit moment is in de (Bestemmings)reserve Onderhoud gebouwen een bedrag beschikbaar van € 2.469.647. Dit bedrag zal later weer worden terug gestort in de Reserve Groot onderhoud, ter dekking van de hogere kapitaallasten voor duurzaamheidsmaatregelen en eventuele calamiteiten.

Daarnaast levert de gemeente een bijdrage aan het jaarlijkse onderhoud van de Aeolusmolen. Hiervoor heeft de eigenaar van deze molen een meerjaren onderhoudsplan ingediend bij de afdeling Kunst Cultuur en Erfgoed die daarvoor een aparte bestemmingsreserve heeft ingesteld. Deze reserve zal in 2024 moeten worden gevoed uit de Bestemmingsreserve onderhoud gebouwen ad. € 40.565, maar daarna vanuit de exploitatie voor een bedrag van € 40.565 per jaar. Op deze manier zijn er voldoende middelen beschikbaar om aan de bijdrage aan het onderhoud te voldoen. Door de investeringen in duurzaamheidsmaatregelen ontstaat in de eerste drie jaren een positief saldo in de exploitatie. Het exploitatiesaldo zal gebruikt worden om de jaarlijkse kapitaallasten van de eerder genoemde investeringen te dekken. Het restant zal worden gestort in de Reserve Groot onderhoud gebouwen. Naar verwachting zal vanaf 2027 dit exploitatiesaldo niet voldoende zijn om deze kosten te dekken en dan zal een beroep gedaan moeten worden op de bestemmingsreserve Groot onderhoud gebouwen. Uit het bovenstaande en de financiële paragraaf van het beheerplan blijkt dat de uitvoering van dit beheerplan geheel binnen de bestaande meerjarenbegroting past

Bijlagen

Naam van de bijlage 1. Beheerplan gemeentelijke gebouwen 2024-2028 2. Bijlage: gebouwenlijst per 1-1-2024 3. Begrotingswijziging Beheerplan gemeentelijke gebouwen 2024-2033

Registratienummer Verseon 1998412 1998413 1998417

Burgemeester en wethouders van Vlaardingen, De secretaris,

De burgemeester,

drs. E. Stolk

drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen