Raadsvoorstel tot vaststellen normenkader 2023

RAADSVOORSTEL Registratienummer Datum besluit B&W Portefeuillehouder

: 1950907 : 22 augustus 2023 : B.T. Bikkers

Raadsvoorstel tot vaststellen normenkader 2023.

Vlaardingen, 22 augustus 2023 Aan de gemeenteraad. Welk besluit moet genomen worden? Vaststellen normenkader 2023. Wat is samenvattend de kern van dit advies? Ten behoeve van de controle van de jaarstukken 2023 dienen zowel de accountant als het college te beschikken over een actueel normenkader. Het normenkader geeft een overzicht van alle relevante weten regelgeving inclusief de regelgeving (verordeningen en raadsbesluiten) die voor de gemeente Vlaardingen in 2023 van toepassing zijn. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 legt niet meer de accountant maar het college verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van de bedrijfsvoering. Bij de rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat het primair om de (gevolgen) van financiële beheershandelingen. Die betrekking hebben op; · Het voorwaardencriterium; voorwaarden afkomstig uit diverse wet- en regelgeving die betrekking hebben op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. · Het begrotingscriterium; dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde begroting. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de geraamde bedragen is er sprake van een onrechtmatigheid (begrotingsonrechtmatigheid). Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van de gemeenteraad. · Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium; de rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Het voorwaardencriterium speelt vooral bij Subsidieverstrekking, Europese aanbestedingen en processen in het Sociaal Domein. Laatstgenoemde processen zijn door de gemeente gemandateerd aan aantal verbonden partijen die zelf zorg moeten dragen voor de rechtmatigheidsverantwoording over deze processen.

De accountant geeft over 2023 nog wel een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording door het college is daar een onderdeel van. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd. Het normenkader 2023 is als bijlage toegevoegd aan dit voorstel. Wijzigingen ten opzichte van het Normenkader 2022 zijn geel gearceerd. Wat is de aanleiding voor dit advies? Conform de Controleverordening gemeente Vlaardingen 2023 wordt de controle van de jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant. De controle op het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties wordt over 2023 uitgevoerd door de organisatie zelf. Het college legt op basis van deze werkzaamheden een rechtmatigheidsverantwoording af in de jaarrapportage aan de raad. De accountant betrekt deze verantwoording in zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De beoordeling van de getrouwheid door de accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt.

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader. De raad stelt het normenkader voor 2023 vast na advies hierover door de auditcommissie. Welk resultaat wordt beoogd? Een door de raad vastgesteld Normenkader 2023 als uitgangspunt voor de uit te voeren controles rechtmatigheid en getrouwheid waarmee wordt voldaan aan de controleverordening 2023. Welke argumenten zijn er voor dit advies? Het is noodzakelijk een actueel normenkader vast te stellen, als onderdeel van de opdracht aan het college (rechtmatigheidsverantwoording 2023) en de accountant (getrouwheid van de jaarrekening 2023). Wat zijn tegenargumenten of risico’s? Om problemen en onduidelijkheden bij de controle van de jaarrekening te voorkomen en onnodige kosten te vermijden is het gewenst de reikwijdte voor de rechtmatigheidscontrole op de betreffende onderdelen te concretiseren. Hierdoor wordt duidelijkheid verschaft aan zowel de eigen organisatie als aan de accountant. Bovendien wordt voorkomen dat de accountant zonder raadsbesluit conform de wet een uitgebreidere controle dient uit te voeren en uitgebreider rapporteert. Dit zou de organisatie onnodig belasten en de controlekosten doen stijgen.

Als niet aan de verplichting voor het opstellen van een normenkader wordt voldaan, kan de accountant dit opvatten als subjectieve verhindering van hun accountantscontrole. De accountant kan dan niet naar behoren haar controle uitvoeren. In een dergelijke situatie kan de accountant de opdracht teruggeven Waar moet rekening mee worden houden? Geen financiële gevolgen.

Bijlagen Naam van de bijlage 1. Normenkader 2023

Registratienummer Verseon 1949851

Burgemeester en wethouders van Vlaardingen, De secretaris,

De burgemeester,

drs. E. Stolk

drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen