Raadsvoorstel tot het vaststellen van het Programma van eisen betreffende accountantsdiensten

RAADSVOORSTEL Registratienummer Datum Auditcommissie

: 1972864 : 8 februari 2024

Raadsvoorstel tot het vaststellen van het Programma van Eisen betreffende accountantsdiensten Vlaardingen, 29 januari 2024 Aan de gemeenteraad, Welk besluit moet genomen worden? 1. Het Programma van Eisen accountantsdiensten en de gunningscriteria vast te stellen; 2. Aan de 4-jaars termijn van de overeenkomst in afwijking van de controleverordening de optie toe te voegen om de overeenkomst met 3x een jaar te verlengen. Wat is samenvattend de kern van dit advies? Het Programma van Eisen bevat een omschrijving van de gewenste dienstverlening door de accountant. Naast de beschreven dienstverlening en de opgenomen eisen geldt dat de opdrachtnemer te allen tijde aan de wettelijke eisen moet voldoen die direct of indirect op de uitoefening van de betrokken dienstverlening van toepassing zijn. Wat is de aanleiding voor dit advies? Op 8 juli 2020 wees de gemeenteraad Deloitte Accountants aan als accountant voor de gemeente Vlaardingen voor de duur van drie kalenderjaren. In de overeenkomst is de mogelijkheid opgenomen dat de gemeente Vlaardingen eenmalig en eenzijdig de mogelijkheid heeft om de overeenkomst met één jaar te verlengen. Van deze mogelijkheid heeft uw raad op 2 februari 2023 gebruikt gemaakt. De opdracht eindigt per 1 juli 2024. Op basis van het door uw raad vastgestelde Programma van Eisen wordt een nieuwe Europese aanbesteding gestart.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? In het Programma van Eisen is verwoord welke eisen gesteld worden aan de inschrijver en op welke wijze de inschrijvingen beoordeeld worden. De gemeenteraad besluit na het doorlopen aanbestedingstraject op 4 juli 2024 het definitieve gunningsbesluit over de levering van de accountantsdiensten voor de boekjaren 2024-2027, met een optie tot verlenging voor maximaal 3 keer 1 jaar. De controleverordening stelt dat de overeenkomst met de accountant voor vier jaar wordt afgesloten. U wordt voorgesteld om de optie van 3x 1 jaar te verlengen hier aan toe te voegen. Argumenten voor deze verlenging zijn: • Vanwege de complexe materie van de controle een gemeentelijke jaarrekening is er sprake van een aanzienlijke implementatietijd. De extra tijd is noodzakelijk om processen op elkaar af te stemmen en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te optimaliseren. Een te korte contractduur doet afbreuk aan deze implementatietijd. • De markt voor accountants die de gemeentelijke markt bedienen is momenteel overspannen (vraag en aanbod niet in balans) en gemeenten ervaren grote moeite met het vinden van een bekwame accountant voor deze specialistische controlewerkzaamheden. De gemeente wil deze dienstverlening geborgd houden en een langere contractduur draagt daaraan bij.

Financiële consequenties Aan de aanbestedingsprocedure zijn geen afzonderlijke financiële kosten verbonden.

Vervolgtraject aanbesteding Nadat de gemeenteraad het Programma van Eisen en de gunningscriteria heeft vastgesteld kan de aanbesteding starten met publicatie van het aanbestedingsdocument. Er is rekening gehouden met het publiceren van een nota van inlichtingen, het beoordelen van de inschrijvingen door het beoordelingsteam (waar 2 leden van uw raad zitting in hebben), het beoordelen van een presentatie door 3 inschrijvers en het voorbereiden van besluitvorming tot gunning van de opdracht. Het proces is zo gepland dat behandeling van het advies tot aanwijzing kan worden besproken in de Auditcommissie van 26 juni en agendering van de definitieve aanwijzing door de gemeenteraad op 4 juli 2024. De ingangsdatum van de overeenkomst wordt gesteld op 15 juli 2024. Namens de Auditcommissie, Mw. S.D. Solleveld