Raadsvoorstel aanwijzen accountant 2024

RAADSVOORSTEL Registratienummer Datum Auditcommissie Datum Raadsvergadering

1984214 15 mei 2024 4 juli 2024

Raadsvoorstel aanwijzen accountant Vlaardingen, 30 april 2024 Aan de gemeenteraad, Welk besluit moet genomen worden? 1. PriceWaterhouseCoopers Accountants N.V. (PWC) aan te wijzen als accountant voor de jaarlijkse accountantscontrole en overige werkzaamheden zoals omschreven in het aanbestedingsdocument voor een periode van vier boekjaren, te starten met boekjaar 2024 met een optie om driemaal te verlengen met één boekjaar. De overeenkomst gaat in op 1 juli 2024. 2. In de 2de begrotingswijziging van de begroting 2024 voor de gemeente Vlaardingen de hogere kosten van € 111.465 voor het afnemen van de accountantsdiensten vanaf het boekjaar 2024 en deze meerkosten ten laste te brengen van de algemene reserve. 3. De structurele meerkosten van € 111.465 per jaar voor het afnemen van de accountantsdiensten in de begroting van de jaren 2025 en volgend op te nemen. Wat is samenvattend de kern van dit advies? Voorgesteld wordt om PWC. te benoemen als accountant en de meerkosten in vergelijking met huidige kosten voor de accountantsdiensten te verwerken middels een begrotingswijziging. Wat is de aanleiding voor dit advies? Het contract met de huidige accountant loopt af. De benoeming van de accountant is een raadsbevoegdheid. De Auditcommissie heeft als taak om de nieuwe accountant te selecteren en voor te dragen voor aanwijzing door de gemeenteraad.

Welk resultaat wordt beoogd? Met het aanwijzen van een accountant voldoet de gemeenteraad aan artikel 213 lid 2 van de gemeentewet. Welke argumenten zijn voor dit advies? De gemeenteraad heeft op 29 februari 2024 het programma van eisen en de gunningscriteria aanbesteding accountantsdiensten vastgesteld. Vervolgens is de aanbestedingsprocedure gestart. De Auditcommissie is bevoegd om de aanbesteding uit te voeren. De Auditcommissie heeft met ondersteuning van afdeling inkoop en ambtelijke adviseurs de aanbestedingsprocedure ter hand genomen. Op basis van de criteria en wegingsfactoren in de aanbesteding komt PWC naar voren als best scorende partij. Waar moet rekening mee worden gehouden? De zorgvuldig doorlopen Europese aanbestedingsprocedure is gebaseerd op de door de gemeenteraad vastgestelde bevoegdheden en verantwoordelijkheden die de auditcommissie Vlaardingen heeft toegewezen gekregen in de verordening op de auditcommissie. Uit de auditcommissie zijn de voorzitter en vice-voorzitter aangewezen om de raad te vertegenwoordigen in de beoordelingscommissie. Ondanks dat de formele bevoegdheid om een accountant aan te wijzen voorbehouden is aan de raad, dient rekening gehouden te worden dat afwijken van de geselecteerde accountant op grond van aanbestedingswetgeving niet meer mogelijk is. Het aanwijzingsbesluit dient derhalve slechts op formele gronden te genomen te worden.

Financiële consequenties De kosten van het afnemen van de accountantsdiensten komen ten laste van de begroting van de gemeente. De kosten voor de accountantsdiensten liggen in de toekomst fors hoger dan de begrote kosten voor de huidige accountantsdiensten. De werkelijke kosten lagen al jaren fors boven de begroting vanwege niet in het contract opgenomen meerwerk en de extra werkzaamheden in verband met de groei van SiSa controles en deelverklaringen. Om die reden is een begrotingswijziging noodzakelijk. Dit betekent dat deze kosten onvermijdbaar en onuitstelbaar zijn. Er is sprake van een structurele meervraag. Namens de Auditcommissie, De voorzitter, Mw. S.D. Solleveld

RAADSBESLUIT Registratienummer Datum raadsvergadering

: 1984214 : 4 juli 2024

Raadsvoorstel aanwijzen accountant

De gemeenteraad van Vlaardingen; Gelezen het voorstel van de Auditcommissie van 15 mei 2024; Gelet op de verordening Auditcommissie en de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; Overwegende dat de Auditcommissie zorg draagt voor de selectie van de accountant t.b.v. de accountantscontrole; Overwegende dat de Auditcommissie na een Europese aanbestedingsprocedure PWC voordraagt als nieuwe accountant; Besluit: 1. PriceWaterhouseCoopers Accountants N.V. (PWC) aan te wijzen als accountant voor de jaarlijkse accountantscontrole en overige werkzaamheden zoals omschreven in het aanbestedingsdocument voor een periode van vier boekjaren, te starten met boekjaar 2024 met een optie om driemaal te verlengen met één boekjaar. De overeenkomst gaat in op 1 juli 2024. 2. In de 2de begrotingswijziging van de begroting 2024 voor de gemeente Vlaardingen de hogere kosten van € 111.465 voor het afnemen van de accountantsdiensten vanaf het boekjaar 2024 en deze meerkosten ten laste te brengen van de algemene reserve. 3. De structurele meerkosten van € 111.465 voor het afnemen van de accountantsdiensten in de begroting van de jaren 2025 en volgend op te nemen. Aldus vastgesteld in de openbare gemeenteraadsvergadering van de gemeenteraad van Vlaardingen op 4 juli 2024. De griffier,

De voorzitter,

I.L.J.C. Konings LLM MA

drs. B. Wijbenga-van Nieuwenhuizen