Raadsmemo reactie het concept accountantsverslag over de jaarrekening 2023

RAADSMEMO Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

B.T. Bikkers Onderwerp

Raadsmemo reactie het concept accountantsverslag over de jaarrekening 2023 Datum

Registratienummer

2 juli 2024

1987311

Aantal bijlagen

-1-

Geachte leden van de raad, Onze accountant, Deloitte Accountants B.V. heeft de jaarrekeningcontrole 2023 afgerond. De uitkomsten zijn door de accountant gepresenteerd in de auditcommissie van 26 juni 2024. Op basis van deze presentatie is er zicht op een goedkeurende verklaring voor 11 juli 2024. Daarmee kan de gemeente zich tijdig verantwoorden richting de Provincie. De aanbevelingen van de accountant sluiten aan bij de eerder in gang gezette verbeteracties (die we hebben genoemd in het kader van de Boardletter). Alhoewel we dus op het goede spoor zitten, kost kwaliteitsverbetering tijd (kwestie van de lange adem) In deze raadsmemo informeren wij u over de bevindingen van de accountant, de aanbevelingen die de accountant ons gedaan heeft en de acties die wij nemen om invulling te geven aan deze aanbevelingen. In het conceptverslag rapporteert de accountant over het verloop van de controle, geconstateerde fouten, onzekerheden en verschillen, zijn visie op de financiële positie van de gemeente en de belangrijkste bevindingen en observaties. Het definitief verslag en verklaring is beschikbaar bij behandeling in de raad van juli. De accountantscontrole van de jaarstukken 2023 heeft een kortere doorlooptijd gehad dan voorgaande jaar. Ook is het aantal correcties ten opzichte van het voorgaande jaar gedaald.

De accountant vraagt aandacht voor het volgende: • Tijdige afronding van het opstelproces en uitvoering van de interne controlewerkzaamheden inzake actieve en faciliterende grondexploitaties (MPR en MPG) • Tijdige afronding van het opstelproces en uitvoering van de interne controlewerkzaamheden van de SISA regelingen en overige doeluitkeringen • Tijdige afronding van de aanlevering van de accountantsproducten van de verbonden partijen GR Stroomopwaarts MVS en de GR jeugdhulpverlening Rijnmond.

•

Verhogen kwaliteit opstel- en samensteldossier.

Het college geeft aan zich te herkennen in de aandachtspunten en bevindingen van de accountant. De organisatie is in opbouw. We komen uit een situatie waarbij bedrijfsvoering systemen en -middelen langere tijd niet zijn mee ontwikkeld en nu verouderd zijn. We zitten in een transitiefase naar vernieuwing en automatisering. Dit vraagt veel aandacht van de organisatie op het gebied van het structureel borgen van kennis en verandermanagement. De aanpak van verbeteringen volgt een gelijk stramien waar in een periode van vijf jaar de verbeteringen stapsgewijs zichtbaar worden naar de beoogde situatie dat het college een in-control-statement kan geven. De bevindingen zijn in te delen in drie soorten categorieën, namelijk: 1. Bevindingen als onderdeel van het lopende kalenderjaar 2024 (korte termijn) Dit zijn de bevindingen over het opstelproces en het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden op met name het gebied van grondzaken (inclusief Rivierzone) en SISA. De bevindingen en de te ondernemen acties worden uitgevoerd ten behoeve van de jaarrekening 2024. Dit heeft de eerste prioriteit. 2. Bevindingen voor het middellange termijn (2024-2025) Dit zijn bevindingen met een complexer karakter. Het ontwikkelen, uitvoeren en borgen van de maatregelen vergt een langere adem. Dit maakt de verbeteracties complexer en vergt tenminste twee jaren om te realiseren.

De bevindingen richten zich met name op de interne beheersing en het borgen van maatregelen in processen om risico’s te mitigeren. Voor beide onderwerpen hebben wij al verbetermaatregelen geformuleerd, en zijn onderdeel van de “verbeteragenda financiën” Om risico’s te mitigeren geven we invulling aan proces- en risicomanagement. Hiervoor is de Nota Risicomanagement uit 2013 nog steeds van toepassing die in 2024 wordt geëvalueerd, In 2024 gaat er daarnaast ook meer aandacht naar risicobeheersing in de financiële processen. De bevindingen rondom de interne controle richten zich voornamelijk op de volgende financieel kritische bedrijfsprocessen: • • • • •

Inkoop- en aanbesteding Ontvangen subsidies (o.a. SISA) Grond- en gebiedsexploitaties en de samenhang met vastgoed en erfpacht Verbonden partijen (met name op het sociaal domein) M&O beleid

We pakken de verbeteringen proces voor proces op. Over de voortgang hiervan wordt u via de voortgangsrapportages geïnformeerd.

3. Bevindingen voor de lange termijn afhankelijk van implementatie zaaksysteem of Financieel Management Informatie Systeem (FMIS) (lange termijn) Deze bevindingen zijn afhankelijk van de implementatie van het nieuwe zaaksysteem of FMIS systeem, omdat verschillende bevindingen niet binnen de huidige bedrijfsvoeringssystemen kunnen worden opgelost. De gemeente is hiervoor haar applicatielandschap aan het vernieuwen. De aanschaf en implementatie van deze nieuwe systemen vergt tijd. De verouderde systemen worden stapsgewijs vervangen of vernieuwd. Het plannen, implementeren en daadwerkelijk in gebruik nemen vergt een lange doorlooptijd. Inmiddels is de gunning voor FMISsysteem afgerond. In het najaar 2024 wordt gestart met de implementatie. Voortgang monitoren De voortgang van bovenstaande verbeteracties rapporteren wij aan u in de paragraaf bedrijfsvoering, onderdeel van de bestaande planning & controlcyclus. Bij de 2e voortgangsrapportage 2024 wordt de monitor verbeteracties (bijlage van de begroting 2024) geactualiseerd met bovengenoemde aanpak en voortgang. Tot slot kijken wij terug op een periode van intensieve, maar ook constructieve samenwerking met de accountant. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris drs. E. Stolk

de burgemeester drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen