Raadsmemo Motie leerlingenvervoer afdoen

RAADSMEMO Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

J.J. Silos – Knaap Onderwerp

Motie leerlingenvervoer afdoen Datum

Registratienummer

Aantal bijlagen

17 december 2024

2010400

-

Geachte leden van de raad, Inleiding Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het leerlingenvervoer. De gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam (MVS) hebben voor het aangepast (taxi)vervoer, ingaande op 1 augustus 2022, een overeenkomst gesloten met Noot. In door uw gemeenteraad op 9 november 2023 aangenomen motie Leerlingenvervoer heeft u ons verzocht te onderzoeken op welke manier het leerlingenvervoer kan worden verbeterd en versterkt zonder de huidige aanbesteding los te laten. Eind april 2024 hebben wij u tussentijds met een raadsmemo geïnformeerd over verbeteringen in het leerlingenvervoer. Daarbij is ook aangegeven dat adviesbureau Trafficon op basis van een analyse een advies zal uitbrengen. Hierbij informeren wij u over de uitkomsten hiervan en beschouwen de motie hiermee als afgedaan. Omdat dit onderzoek ook betrekking heeft op de gemeenten Schiedam en Maassluis wordt aan de betreffende gemeenteraden op vergelijkbare wijze gerapporteerd over dit onderzoek. Het onderzoek We staan voor een gezamenlijke opgave om de kwaliteit en continuïteit van het leerlingenvervoer te behouden en te bevorderen. Om hierbij te ondersteunen is Trafficon ingeschakeld. Dit adviesbureau is gespecialiseerd in het ondersteunen van gemeenten bij mobiliteitsvraagstukken inzake doelgroepenvervoer.

Aan Trafficon is de opdracht gegeven om de huidige inrichting en uitvoering van het leerlingenvervoer in kaart te brengen, en verbetervoorstellen te doen. De belangrijkste bevindingen of aanbevelingen worden hieronder nader geduid. 1. Afstemming vraag en aanbod/administratie Ervaren knelpunt Een van de meest gehoorde klachten van zowel de ouders van de leerlingen als de scholen zelf hielden verband met het vervoeren naar de verkeerde locatie of het te laat worden opgehaald van huis of van school. Oorzaak/analyse Uit de analyse kwam onder meer naar voren dat er verschillen zaten tussen de administratie van RogPlus enerzijds en de gegevens van de vervoerder anderzijds. Bij circa 10% van het totale aantal

leerlingen zijn verschillen geconstateerd. Het gevolg daarvan was dat leerlingen niet of te laat werden vervoerd of naar een andere locatie werden gebracht. Structurele wijzigingen, zoals een adreswijziging, school of tijden dienen ouders en verzorgers rechtstreeks te melden aan RogPlus. RogPlus geeft vervolgens de mutatie door aan de vervoerder. Het komt echter voor dat ouders dit rechtstreeks aan de vervoerder is melden. Hierdoor zijn verschillen ontstaan. Genomen maatregel/te nemen maatregel c.q. aanbevelingen Voor het schooljaar 2024-2025 heeft RogPlus het proces van beoordelen en beschikken uitgevoerd. Dit proces is van groot belang om tijdig de gegevens bij de vervoerder te kunnen aanleveren en daarmee een goede start van het schooljaar te krijgen. Beleidsmedewerkers zijn hier continu bij betrokken geweest. Toch zijn er nog veel aanvragen ingediend ná de start van het schooljaar. Het proces wordt geëvalueerd. Begin januari zal duidelijk zijn of het proces van aanvragen en beschikken aanpassingen behoeft. Omdat verschillen in gegevens tussen RogPlus en de vervoerder per definitie leiden tot klachten of problemen in de uitvoering zijn deze beoordeeld en aangepast. Bij aanvang van het schooljaar 20242025 is deze vergelijking tussen de gegevens van RogPlus en de vervoerder nog eens gemaakt. Er zijn daarbij geen verschillen meer geconstateerd.

2.Klachtafhandeling Ervaren knelpunt De klachtafhandeling verloopt niet goed. De klachten worden ingediend bij de vervoerder. De afgelopen maanden is uit diverse overleggen met de vervoerder gebleken dat klachten niet of nauwelijks worden geregistreerd. De percentages die de vervoerder toont staan niet in verhouding tot de meldingen die worden ontvangen via scholen of die worden opgeschaald door ouders en scholen bij de gemeente. Dit heeft een negatief gevolg voor de dienstverlening. Oorzaak/analyse Uit de analyse blijkt dat de klachtafhandeling over twee soorten klachten gaat. Klachten over het vervoer zelf en daarnaast heeft de vervoerder de mogelijkheid een klacht in te dienen over het gedrag van leerlingen binnen het vervoer of bejegening van ouders naar de chauffeur. De klachten over het vervoer kunnen zowel bij de vervoerder als bij RogPlus worden ingediend. De registratie is daardoor onduidelijk. De klachten zijn niet in alle gevallen serieus behandeld en afgehandeld. De klachten van de vervoerder over het gedrag worden ingediend bij RogPlus, maar nauwelijks geregistreerd. Genomen maatregel/te nemen maatregel c.q. aanbevelingen Met ingang van april 2024 levert de vervoerder maandelijks een gedetailleerd klachtenoverzicht aan, dat vervolgens ook maandelijks wordt besproken.

Omdat klachten op verschillende plekken mogen worden ingediend is een sluitende klachtenadministratie lastig. Een aanbeveling was om een centraal klachtenmeldpunt in te richten en die buiten de organisatie van de vervoerder onder te brengen. De voorbereidingen voor een centrale klachtenapplicatie zijn opgestart. Het proces rondom de klachten van de vervoerder is aangepast. Door RogPlus wordt met ingang van het nieuwe schooljaar (2024-2025) maandelijks een overzicht verstrekt en besproken. Voor deugdelijke registratie en afhandeling van dit proces is ook de centrale klachtenapplicatie, die in voorbereiding is, wenselijk. 3. Contractmanagement Ervaren knelpunt Er te weinig managementinformatie beschikbaar is om het proces tijdig bij te kunnen sturen. Oorzaak/ analyse Het contractbeheer van het leerlingenvervoer is versnipperd. Data over de stiptheid van de ritten, verblijfstijden van leerlingen, ontwikkeling aantal leerlingen en routes is/was niet voorhanden.

Genomen maatregel/te nemen maatregel c.q. aanbevelingen Vanaf april 2024 wordt maandelijks een managementrapportage verstrekt door de vervoerder. Deze geeft inzicht in de reistijden, afzettijden, maar ook in ontwikkeling van leerlingen en ritten. De rapportage wordt maandelijks besproken. De rechtmatigheid (factuurcontrole) wordt maandelijks conform eisen uitgevoerd, voor wat betreft de doelmatigheid zijn aanpassingen gedaan in de aan te leveren gegevens waardoor dit ook maandelijks bekeken en beoordeeld kan worden. Doelmatigheid betekent inzicht in efficiëntie van het vervoer, de combinaties die worden gemaakt en het aantal inzeturen en voertuigen van de vervoerder. RogPlus is in voorbereiding met een centrale applicatie waardoor doelmatigheid nog beter beoordeeld kan worden, en verschillen in uitvoering zoals afwijkende afzetadressen en tijden direct worden opgemerkt. Hoe staan het er nu voor? Op 26 augustus is het nieuwe schooljaar begonnen. Afgaand op signalen die ons bereiken vanuit ouders, scholen, en andere betrokkenen lijkt de start veel rustiger te zijn verlopen. De vervoerder heeft aangegeven op elke route een vaste chauffeur te hebben. Wel is het hoge aantal aanvragen na de start van het schooljaar verstorend geweest, maar vooralsnog verloopt het vervoer een stuk beter. Regelmatig is er contact met scholen en zij herkennen het probleem.

De scholen geven ook aan dat zaken sneller worden opgelost dan voorheen. De klachtenregistratie bevestigt dit beeld: in het schooljaar 2024-2025 tot en met oktober zijn aanzienlijk minder klachten (circa -40%) geregistreerd dan over dezelfde periode in het schooljaar 2023-2024. Op basis van de analyse en de genomen maatregelen lijkt er op basis van de ervaringen in de afgelopen periode sprake te zijn van een verbetering ten opzichte van vorig jaar. Tegelijkertijd realiseren we ons dat dit gaat om een kwetsbare groep kinderen, waar een betrouwbare dienstverlening van het grootste belang is. Wij blijven ons daarvoor inzetten en houden via RogPlus en rechtstreeks de vinger aan de pols om toe te zien of de verbetering structureel van aard zijn en de stijgende lijn doorzet. Wij gaan een klankbordgroep leerlingenvervoer oprichten om nog beter signalen van ouders en scholen te horen. Het is de bedoeling dat een aantal ouders én (v)so scholen deelnemen. Ouders worden dan als klankbord gebruikt voor verdere ontwikkelingen. Alternatief leerlingenvervoer In de Verordening Leerlingenvervoer gemeente Vlaardingen 2023 is opgenomen dat wordt gekeken naar “eigen kracht”. Vanaf het eerste kwartaal in 2025 worden keukentafelgesprekken gehouden om te kijken naar de mogelijkheden van kinderen en hun netwerk.

Door gebruik te maken van reguliere vervoersmiddelen zijn mensen zelfredzamer en flexibeler en kunnen daardoor beter meedoen in de samenleving. Met een persoonlijk vervoersontwikkelingsplan (PvP) willen we stimuleren dat leerlingen zelfstandig leren reizen en niet langer dan noodzakelijk afhankelijk zijn van aangepast vervoer. Een training ‘zelfstandig leren reizen’ kan onderdeel uitmaken van het PvP. De klankbordgroep zal hier bij betrokken worden. Ook willen we ouders motiveren om, zolang het kind begeleiding nodig heeft, gebruik te maken van een andere manier van vervoeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vervoer met een elektrische fiets. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u behoefte hebben aan aanvullende informatie, dan staan wij uiteraard tot uw beschikking. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris drs. E. Stolk

de burgemeester drs. B. Wijbenga – van Nieuwenhuizen