Raadsmemo Motie extra toezicht projecten

RAADSMEMO

Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

B.T. Bikkers Onderwerp

Motie extra toezicht projecten Datum

Registratienummer

Aantal bijlagen

16-05-2023

1942469

--

Geachte leden van de raad, Op 9 maart jl. heeft u een motie van de VVD aangenomen over extra toezicht op projecten, vooral om budgetoverschrijdingen zoveel als mogelijk te voorkomen. U verzoekt ons college om: -

Bij projecten extra toezicht te houden (al dan niet met een toezichthouder) op de plan- en realisatiefase, zodat budgetoverschrijdingen vlot tegengegaan kunnen worden en er tijdig bijgestuurd kan worden;

-

De kosten hiervan mee te nemen in eventuele nieuwe projectplannen of binnen bestaande middelen dekking te zoeken.

Onderstaand treft u onze visie op uw inhoudelijke motie aan. Daarbij geven wij aan wat er nu al gebeurt bij projectcontrol en welke maatregelen wij nemen om die verder te versterken. Voor alle fysiek-ruimtelijke projecten met een grondexploitatie worden de financiën jaarlijks aan de raad via het Meerjaren Programma Grondzaken (MPG) verantwoord. Dat programma wordt in nauwe samenwerking met team Financiën opgesteld. Naar aanleiding van gesprekken met de accountant voegen wij daar de facilitaire woningbouwprojecten (waaraan een privaatrechtelijke overeenkomst ten grondslag ligt) aan toe. De uitvoering van projecten kent een duidelijke structuur met opdrachtgever en opdrachtnemer. Die projectstructuur professionaliseren wij continu. Een project start nu op de intaketafel. Daar voegen wij per 1 mei as. een omgevingstafel aan toe, waar alle nieuwe fysiek ruimtelijke initiatieven worden beoordeeld op wenselijkheid en (ook financiële) haalbaarheid. Voordat een project in uitvoering komt, moet het vanaf mei 2023 als haalbaarheid op capaciteit en middelen zijn beoordeeld, geborgd met een startformulier waarin de opdracht, capaciteit en middelen staan dat door de directie moet zijn gefiatteerd. Daarna wordt door de projectleider een concrete projectopdracht opgesteld.

De projectleider rapporteert gedurende de uitvoering aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever over de GROTICK- kaders (Geld, Risico’s, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit). Als de toetsing daartoe aanleiding geeft, wordt er bijgestuurd. Om risico’s beter in te schatten en een project beter te beheersen, voeren wij als instrument standaard de risicoanalyse in.

Met de opzet van een nieuwe organisatievorm, een projectenbureau, gaan wij de bovenstaande werkwijze ook structureel volgen bij fysiek ruimtelijke projecten op het gebied van sport en onderwijs. Onze eigen projecten in de openbare ruimte kennen toezicht door een toezichthouder en door een directievoerder. Bij projecten in de uitvoering door een ontwikkelaar wordt dit door de ontwikkelaar geregeld, omdat deze via de anterieure overeenkomst verantwoordelijk is voor de uitvoering en de daaraan verbonden risico’s. Voor onderwijsprojecten hebben schoolbesturen het bouwheerschap en zijn verantwoordelijk voor realisatie van de school met het door de gemeente beschikbaar gestelde krediet. De gemeente heeft een controlerende rol op geld, kwaliteit en planning. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de loco secretaris drs. G. de Groot

de burgemeester drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen