Raadsmemo Europese aanbestedingsprocedure Raamovereenkomst brokerdienstverlening

RAADSMEMO Aan

De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder

H.E. de Ron Onderwerp

Aanbesteding brokerdienstverlening Datum

Registratienummer

9 september 2025

2039032

Aantal bijlagen

Geachte leden van de raad, Per 31 maart 2023 is de ‘Financiële verordening gemeente Vlaardingen 2023’ (hierna ‘de financiële verordening’) met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 in werking getreden. Met deze verordening beschrijven wij de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Vlaardingen. Deze vernieuwde verordening draagt bij aan de eerder ingeslagen weg van het college om de informatiewaarde van de Planning & Control documenten te vergroten. Wensen en bedenkingenprocedure In de financiële verordening staat beschreven hoe omgegaan wordt met de wensen en bedenkingenprocedure rondom grote onderwerpen. In het kader van de actieve informatieplicht beslissen burgemeester en wethouders pas over verplichtingen (niet zijnde investeringen) met een meerjarige impact gelijk aan of groter dan € 5.000.000,- nadat de gemeenteraad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld haar wensen en bedenkingen te uiten. Aanbesteding brokerdiensten voor de inhuur van extern personeel Binnen de gemeente Vlaardingen wordt regelmatig gebruikgemaakt van flexibele externe inhuur. Voor de bemiddeling hiervan is een raamovereenkomst afgesloten met Between Staffing Nederland B.V. De huidige raamovereenkomst heeft de maximale verlenging bereikt.

Derhalve zal een nieuwe overeenkomst moeten worden aanbesteed. Omdat de gezamenlijke uitgaven binnen deze productgroep het drempelbedrag voor Europees aanbesteden overschrijden, dient een Europese aanbestedingsprocedure te worden gevolgd om deze opdrachten op een efficiënte en rechtmatige wijze te gunnen.In deze raadsmemo informeren wij u hierover en over de mogelijkheid om wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Het doel van de aanbesteding is het afsluiten van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer. In de basis bestaat de gevraagde dienstverlening uit: • Het zoeken van geschikte kandidaten; • Het sluiten van overeenkomsten tussen de Broker en geschikt bevonden externe inhuurmedewerkers; • Het uitvoeren van contractmanagement van externe inhuurmedewerkers.

De keuze voor een brokerconstructie is gemaakt omdat dit de meest doelmatige en transparante route is. Er is één centraal aanspreekpunt, transparantie in tarieven en volledige grip op externe inhuur. Directe inhuur buiten de broker om is niet toegestaan. Het doel van de aanbesteding is het contracteren van een broker die de externe inhuur voor de hele organisatie faciliteert. Voor medewerkers en managers blijft de route via Youforce en de Capaciteitendesk ongewijzigd. Het enige verschil is dat de broker die de aanvragen verwerkt, kan wijzigen. Voorkeurskandidaten kunnen altijd via de broker worden ingebracht, waardoor transparantie en compliance geborgd blijven. De kwaliteit van de dienstverlening wordt geborgd door harde KPI’s in de overeenkomst, periodieke evaluaties en managementrapportages en de mogelijkheid tot sancties bij onvoldoende prestaties. De voordelen voor de gemeente zijn grip op externe inhuur, marktconforme tarieven, transparantie en naleving van wet- en regelgeving, risicobeheersing (onder andere Wet DBA), continuïteit en schaalvoordeel bij een groot contract, en professionele ondersteuning bij inhuurvragen. De aanbesteding wordt Europees openbaar gepubliceerd. De reeds uitgevoerde marktconsultatie bevestigt dat er voldoende belangstelling is vanuit aanbieders.

Gelet op de omvang van de opdracht en het aantal inschrijvingen bij recente vergelijkbare aanbestedingen is het aannemelijk dat drie tot vijf partijen interesse hebben in deelname aan de aanbesteding. Aan de inschrijvers worden vooraf bepaalde geschiktheidseisen (referentie-eisen) gesteld, waarmee dient te worden aangetoond dat zij over de juiste competenties beschikken. Gunning zal plaatsvinden op basis van zowel kwalitatieve als kwantitatieve gunningscriteria. Gunningscriteria die worden overwogen zijn: • Plan van aanpak met betrekking tot de implementatie; • Plan van aanpak met betrekking tot een doelmatige uitvoering van de overeenkomst; • Plan van aanpak met betrekking tot de beheersing van risico’s. Ter beoordeling van de prijs een opslag per uur voor de in te zetten uitgevraagd. De opslag bedraagt maximaal € 7,50 per uur in het geval de opdrachtnemer de werving en selectie voor zijn rekening heeft genomen. In het geval het de inzet van een kandidaat uit het netwerk van de gemeente betreft bedraagt de opslag maximaal € 3,00 per uur. Vanaf het moment dat een externe inhuurmedewerker meer dan 800 uur voor de gemeente heeft gewerkt, bedraagt de opslag maximaal € 3,00 per uur. Het voornemen is om een raamovereenkomst af te sluiten met een initiële looptijd van twee jaar.

Na het verstrijken van de initiële looptijd kan de raamovereenkomst maximaal twee keer met één jaar worden verlengd. Gevolgen aanbestedingsprocedure • Het aanbesteden van een organisatiebrede raamovereenkomst draagt bij aan de rechtmatigheid van alle inkopen binnen deze productgroep; • Het afsluiten van een meerjarige raamovereenkomst maakt het mogelijk om te investeren in het professionaliseren van de samenwerking met de opdrachtnemer; • Gedurende de looptijd van de raamovereenkomst kunnen niet-gecontracteerde partijen niet in aanmerking komen voor de gunning van nadere opdrachten. De concurrentie blijft beperkt tot de gecontracteerde opdrachtnemer. Dit risico wordt gemitigeerd door het opnemen van geschiktheidseisen met betrekking tot netwerkcapaciteit, leveringscapaciteit en brede markttoegang.

Wensen en bedenkingen Indien een raadslid of een raadsfractie wensen en bedenkingen over het voornemen tot het houden van de aanbestedingsprocedure wil inbrengen, kan dat via een motie, waarover uw raad vervolgens stemt. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris drs. E. Stolk

de burgemeester drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen