Raadsmemo behorende bij de jaarstukken 2023
Tekst van het document
RAADSMEMO Aan
De gemeenteraad van Vlaardingen Portefeuillehouder
B.T. Bikkers Onderwerp
Raadsmemo behorende bij de jaarstukken 2023 Datum
Registratienummer
11 juni 2024
1987880
Aantal bijlagen
Geachte leden van de raad, Wij bieden u de concept jaarstukken over het jaar 2023 aan. Deze jaarstukken zijn, in tegenstelling tot wat wij hadden verwacht, nog niet helemaal definitief. De hoofdlijnen, zowel inhoudelijk als financieel, staan vast. Omdat de accountant op dit moment nog de controle op een enkel dossier aan het afronden is, kan het zijn dat er nog beperkte wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Wij hebben echter de verzekering van de accountant gekregen dat deze op 11 juli een goedkeurende verklaring zal afgeven. De jaarrekening biedt op dit moment een voldoende getrouw beeld om hier een oordeel over te kunnen vellen. Daarom vinden wij het opportuun om deze concept jaarstukken toch alvast aan u aan te bieden volgens planning. Over twee weken, op 26 juni, volgen de definitieve jaarstukken. Voor de auditcommissie van 26 juni komt de accountant met een rapport van bevindingen. Vooruitgang geboekt Als we terugblikken op het doorlopen jaarrekeningproces, inclusief accountantscontrole, dan zien we dat er grote stappen gezet zijn. De controle is vele malen beter verlopen dan vorig jaar. Wij zien vooruitgang. De accountant geeft aan dat we zaken sneller en beter oppakken dan vorig jaar. Zoals eerder gemeld, onder andere in de reactie op de Boardletter 2023, is dit een taai proces dat tijd kost.
Het binnenhalen en op niveau krijgen van de juiste kennis op dit gebied is een kwestie van de lange adem. Het continue personeelsverloop vormt daarbij een extra uitdaging. Dat onderschrijft de accountant. Tegelijkertijd staan wij niet stil. We zijn uw ambities voor de stad aan het realiseren. De vele gebiedsontwikkelingen en de subsidies die wij steeds vaker weten aan te trekken, zorgen niet alleen maar voor mooie ontwikkelingen in de stad, maar ook voor een toenemende verantwoordingsdruk. Dat vraagt van de ambtelijke organisatie een transformatie van een beheerorganisatie naar een ontwikkelorganisatie. Ook dat kost tijd. Alleen al het opzetten van een gedegen administratie die voldoet aan de nieuwe verantwoordingseisen, met systemen die dat ondersteunen, is een meerjarig proces. Het inrichten van het zaaksysteem en ons nieuw financieel ERP-systeem zijn daar voorbeelden van. Ook hierin hebben we het afgelopen jaar flinke stappen vooruit gezet. Zo ligt er nu een MeerjarenProgramma Rivierzone (MPR) en hebben wij de SISA-verantwoording beter op orde. Onderwerpen die ons vorig jaar veel tijd en uitzoekwerk hebben gekost.
Proces Jaarrekening Tot aan behandeling in de raad 10-11 juli zal het proces er als volgt uitzien: Wat? Inloopmoment concept Jaarrekening 2023 - Het conceptverslag 2023 accountant - Bestuurlijke reactie op concept accountantsverslag 2023 - Nota van wijzigingen tov concept jaarrrekening 2023 d.d. 11 juni 2024. - Concept jaarrekening 2023 - Het concept accountantsverslag 2023 - Bestuurlijke reactie op het concept accountantsverslag 2023 - Nota van wijzigingen 2023 - Raadsmemo beantwoording technische vragen Jaarrekening 2023 - Definitieve jaarrekening 2023
Wie? Gemeenteraad Raadsmemo ter besluitvorming in het college.
10 juli
Accountantsverklaring 2023
Deloitte
10 en 11 juli 14 juli
Raadsbehandeling Jaarrekening 2023, 1e VGR en Voorjaarsnota Certificering jaarrekening 2023 voor verzending Provincie
Gemeenteraad
Wanneer? 19 juni 25 juni
26 juni
2 juli
Auditcommissie
College
Deloitte
Blijven verbeteren We werken gestaag door om nog meer verbeteringen in het jaarrekeningproces te realiseren. Dat doen wij volgens de uitgezette lijn die wij hebben geschetst in de reactie op de Boardletter met acties op de korte, middellange en lange termijn. Het doorlopen van een accountantscontrole blijft echter altijd een grillig proces dat de nodige uitdagingen en tijdsdruk met zich meebrengt. Ondanks dat zijn wij tevreden dat wij u nu een jaarrekening kunnen aanbieden die rijp is voor bespreking in de auditcommissie en uw raad. Tot slot willen wij de accountant bedanken voor de constructieve samenwerking en het meedenken over de verbeteringen die ons te doen staan. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,
de secretaris drs. E. Stolk
de burgemeester drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen