Raads- en griffieplan Vlaardingen 2025 definitief

Raads- en griffieplan 2025 “En nu verder bouwen”

Datum: 22 januari 2025

Verseonnummer: 2007093

Inleiding De gemeenteraad wordt bij zijn werkzaamheden ondersteund door de griffie. Dit is het geval sinds 2002, toen de dualisering bij gemeenten is ingevoerd. In de ruim twintig jaar dat de functie van griffier bij gemeenten bestaat en hiermee griffies zijn ingericht, is de functie ontwikkeld van een vooral secretariële functie naar een veel meer strategische functie met een gelijkwaardige verhouding van de griffier ten opzichte van de burgemeester en gemeentesecretaris. De gemeenteraad van Vlaardingen heeft een Werkgeverscommissie ingesteld bestaande uit drie personen die het werkgeverschap vervullen ten aanzien van de griffier. Het werkgeverschap ten aanzien van de andere griffiemedewerkers heeft de Werkgeverscommissie weer gemandateerd aan de griffier. De griffie is een team dat (zeer) dienstbaar naar de gemeenteraad is. Op het moment dat (steun)raadsleden een vraag of verzoek hebben, wordt daar zo snel als mogelijk op gereageerd en de teamleden hebben dan ook een grote loyaliteit aan de gemeenteraad. Die loyaliteit is er ook onderling binnen het team en daar ben ik trots op. In een collegiale en prettige werksfeer worden werkzaamheden zonder probleem van elkaar overgenomen en zijn medewerkers bereid om op de momenten dat het nodig is, een stap extra te zetten. In dit raads- en griffieplan wordt er enerzijds teruggekeken naar 2024 en wordt er vooruit gekeken naar 2025.

Ook is het Presidium op 18 november jl. geïnformeerd over de resultaten van de gesprekken en enquêtes die door de burgemeester en griffier zijn gehouden in de maanden september en oktober 2024. De resultaten van die gesprekken en enquêtes zijn de basis geweest voor het raads- en griffieplan 2025. Nu de basis op orde komt, is het van belang om hierop verder te bouwen. Het volgende citaat is daarbij voor mij van toepassing: ‘‘Whatever good things we build end up building us’’ Jim Rohn Iroy Konings LLM MA Griffier

2

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Terugblik op 2024............................................................................................................... 4 1.1 Doelen en activiteiten voor 2024 ................................................................................................... 4 1.2 Realisatie uitvoering activiteiten 2024 ........................................................................................... 4 1.3 Overige activiteiten in relatie tot de gemeenteraad ....................................................................... 5 1.4 Overige activiteiten in relatie tot het griffieteam ............................................................................. 6 Hoofdstuk 2: activiteiten voor 2025 ......................................................................................................... 8 2.1 Doelen en activiteiten voor 2025 ................................................................................................... 8 2.2 Tijdspad uitvoering doelen voor 2025 ............................................................................................ 9 2.3 Raadswerkgroepen ...................................................................................................................... 11 2.4 Overige activiteiten in relatie tot het griffieteam ...........................................................................

11 Bijlage I: Taken griffie(r) op basis van wet- en regelgeving .................................................................. 12 Bijlage II: Werkzaamheden griffie 2025 ................................................................................................. 14 Bijlage III: Verdeling taken en tijd van de medewerkers op de griffie.................................................... 16

3

Hoofdstuk 1: Terugblik op 2024 Tijdens de raadsvergadering van 14 december jl. is het raads- en griffieplan 2024 vastgesteld door de gemeenteraad. Met het beschikbaar stellen van de financiële middelen voor de salarissen binnen het budget van griffie werd het mogelijk om de griffie uit te breiden van 4,0 naar 5,8 fte. Het Presidium heeft op 27 mei jl. aangegeven in te kunnen stemmen met het uitbreiden van de functie van raadsadviseur van 0,8 fte naar 0,88 fte. De uitbreiding van de griffie had ten doel om te voorkomen dat er structureel overuren worden gemaakt door de griffie, ervoor te kunnen zorgen dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving op het gebied van archivering én om (steun)raadsleden beter kunnen voorzien van advisering. 1.1 Doelen en activiteiten voor 2024 Naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden zijn er voor 2024 een aantal specifieke activiteiten vastgesteld die ook beoogd waren om een van deze vier doelen te realiseren: 1. Er meer wordt geïnvesteerd in positionering van de gemeenteraad op complexe dossiers 2. Verdiepend beantwoorden van de vragen “Wat voor raad wil je zijn?” en ‘‘Wat voor griffie hebben we nodig?’’ 3. De kwaliteit van debatten verbeteren 4. Aanbesteding en implementatie raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem De activiteiten voor de griffie die hierbij waren vastgesteld in 2024 zijn als volgt:

Activiteit

Periode

Betrokkenen

Werving en selectie twee nieuwe griffiemedewerkers

Januari en februari

Griffier

Organiseren vervolgbijeenkomst Wat voor raad wil je zijn? en Wat voor griffie hebben we nodig?

Maart en juni

Organiseren debattrainingen

Maart en oktober

Griffie en gemeenteraad

Organiseren voorzitterstrainingen

Maart en oktober

Griffie en Agendacommissie

Plan van aanpak en implementeren van het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Maart tot en met december

Griffie

Advies position paper complexe dossiers

September

Griffie

Griffie en gemeenteraad

1.2 Realisatie uitvoering activiteiten 2024 In deze paragraaf volgt een verantwoording in hoeverre de activiteiten zijn uitgevoerd. Werving en selectie twee nieuwe griffiemedewerkers In het raads- en griffieplan 2024 is opgenomen dat de griffie wordt uitgebreid met een junior raadsadviseur en een raadsadviseur. Het is gelukt om een junior raadsadviseur te werven die op 1 maart jl. voor 36 uur per week is gestart.

4

Ondanks dat de vacature voor raadsadviseur meerdere keren is uitgezet, is het niet gelukt om deze voor 1 oktober jl. succesvol te vervullen. De kandidaten die voor deze functie solliciteren hadden doorgaans veel te weinig kennis en ervaring om de functie van raadsadviseur te vervullen of op korte en middellange termijn op niveau te komen. Dit heeft ook directe invloed op de doelstelling het coachen van (steun)raadsleden. Er is besloten om geen externe inhuur te plegen voor het tijdelijk opvullen van deze vacature. Organiseren vervolgbijeenkomst Wat voor raad wil je zijn? en Wat voor griffie hebben we nodig? De bijeenkomst Wat voor raad wil je zijn onder leiding van Jasper Loots heeft niet plaatsgevonden. Hij is als adviseur op de achtergrond betrokken geweest bij de gevoerde gesprekken van burgemeester Wijbenga-van Nieuwenhuizen en de griffier met de raadsfracties. Hij heeft ook geadviseerd over de uitgezette enquête onder de raadsfracties die in september is uitgezet. De uitkomsten van deze enquête is als aparte bijlage toegevoegd. De redenen dat deze activiteit later in het jaar plaatsvond zijn: de hoeveelheid aan activiteiten die nu al gepland zijn in de raadsagenda én de beschikbaarheid van de beoogde begeleider. Organiseren debattrainingen Op 3 april jl. is er een debattraining georganiseerd.

De deelnemers aan deze training hebben toegang gekregen tot de module Artificial Intelligence. Aan het Presidium wordt in september gevraagd in hoeverre er nog behoefte is om een tweede debattraining te organiseren dit jaar. Vanuit het Presidium is aangegeven om geen vervolg te organiseren op de eerste debattraining en ook niet te investeren in de AI-module. Organiseren voorzitterstrainingen Tijdens de vergadering van de Agendacommissie op 18 januari jl. is gesproken over het volgen van voorzitterstrainingen. Vanuit de Agendacommissie werd aangegeven dat er geen behoefte is om een voorzitterstraining te volgen. Om die reden is deze doelstelling niet behaald. Plan van aanpak en implementeren van het voldoen aan wettelijke verplichtingen Er wordt ingezet op het voldoen aan de wettelijke eisen die gelden voor de griffie en de gemeenteraad. Er loopt een project met ondersteuning van de ambtelijke organisatie om te voldoen aan de wet- en regelgeving van de Archiefwet. Naar verwachting loopt wordt dit project succesvol afgerond voor het einde van dit jaar. Bij de aanbesteding van het raadsinformatiesysteem worden de vereisten van de wet digitale toegankelijkheid en de wet digitale overheid meegenomen. Deze aanbesteding wordt in 2025 wederom uitgezet.

Advies position paper complexe dossiers Het schrijven van adviezen over complexe dossiers in de vorm van een position paper is een van de kerntaken van de nog te werven raadsadviseur. Omdat deze raadsadviseur eind 2024 is gestart, is deze doelstelling in 2024 niet behaald. In 2025 zal hier verder aan gewerkt worden. Door het bieden van een werkervaringsplaats aan een trainee van Geerts & Partners is er op een onderdeel gestart met het schrijven van een position paper. 1.3 Overige activiteiten in relatie tot de gemeenteraad Naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden van de griffie en de in paragraaf 1.2 toegelichte activiteiten, zijn ook de volgende activiteiten in 2024 door de griffie uitgevoerd: 1. Het starten van de cursus Politiek actief; 2. Het organiseren van werkbezoeken van scholen op het stadhuis over de gemeenteraad; 3. Het ontwikkelen van een Vlaardingse standaard voor Wat is een visie; 4. Coaching (steun)raadsleden; 5. Aanbestedingen accountantsdiensten en het raadsinformatiesysteem en het bestuurlijk informatiesysteem; 6. Ontwikkeling van het Politieke Spel; 7. Organiseren van kennisavonden rondom de P&C-cyclus; 8. Organiseren van het werkbezoek aan de gemeente Zaanstad op 22 maart 2024.

5

Het starten van de cursus Politiek actief Politieke partijen gaan zich met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen van 18 maart 2026 weer voorbereiden. Een van de onderdelen daarvoor is het samenstellen van een kieslijst. Om inwoners te interesseren voor de lokale politiek en zich (eventueel) verkiesbaar te stellen, is gestart met de cursus Politiek actief. Het gaat hier om zowel een basiscursus als een verdiepingscursus. Ter ondersteuning van de uitvoering van de werkzaamheden is voor de marketing van de cursus Politiek actief gebruik gemaakt van een stagiaire die de opleiding communicatie volgt bij de Avans Hogeschool. Het organiseren van werkbezoeken van scholen op het stadhuis over de gemeenteraad Om inwoners dichter bij de lokale politiek te brengen, is ingegaan op verzoeken vanuit scholen om een bezoek te kunnen brengen aan het stadhuis en daar te ervaren hoe een gemeenteraad werkt of alleen een voorlichting hierover te krijgen van medewerkers van de griffie. In totaal hebben vijf scholen het Vlaardingse stadhuis bezocht, waaronder leerlingen van het basisonderwijs, het middelbaar onderwijs en het MBO.

Het ontwikkelen van een Vlaardingse standaard voor Wat is een visie Om duidelijke afspraken te maken met betrekking tot de kaderstellende en de controlerende rol voor de gemeenteraad is er in samenspraak met het college en het team Strategie en Bestuur een standaard ontwikkeld voor wat een visie is en wat hieruit verder voortvloeit. Het Presidium heeft op 18 november jl. gesproken over deze standaard en deze vervolgens door middel van een raadsvoorstel doorgezet naar de agendacommissie ter behandeling in de raadscyclus van december. Coaching (steun)raadsleden In 2024 is er gestart met het (structureel) coachen van (steun)raadsleden om hun kaderstellende en controlerende rollen nog beter te kunnen invullen. Dit is gedaan door zowel de griffier als de twee senior raadsadviseurs en plaatsvervangend griffiers. Aanbestedingen accountantsdiensten en het raadsinformatiesysteem én bestuurlijk informatiesysteem In 2024 is gestart met twee aanbestedingen, daarvan is één aanbesteding afgerond. De aanbesteding van de accountantsdiensten is gegund aan PwC. Dit betekent dat er nieuwe werkafspraken zijn gemaakt met hen en er afscheid is genomen van Deloitte. Daarnaast is de aanbesteding voor het raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem opengezet, maar voor sluiting van de inschrijftermijn gesloten.

Ontwikkeling van ‘Het Politieke Spel’ De griffie is in 2024 ook bezig geweest met het ontwikkelen van ‘het politieke spel’ voor Vlaardingen. Middels dit spel kan er inzicht worden verworven over hoe de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie werken in Vlaardingen, en wat voor politieke keuzes gemaakt moeten worden. Hiermee wordt de politiek op speelse wijze bij mensen gebracht. De ontwikkeling van het spel is eind 2024 afgerond. Het is de bedoeling om het spel in te zetten voor de cursus Politiek Actief en bij het inwerkprogramma voor nieuwe (steun)raadsleden. Daarnaast zijn er ook extra vragen toegevoegd over de ambtelijke organisatie, zodat het spel ook in te zetten is bij (nieuwe) collega’s van de gemeente Vlaardingen. Organiseren van kennisavonden rondom de P&C cyclus Per 2024 is er een nieuwe accountant aan het werk voor de controles van de P&C cyclus van de accountant. In oktober 2024 is er voor (steun)raadsleden een technische informatiesessie georganiseerd ter voorbereiding van de begrotingsbehandeling. Hierbij hebben de accounts inzicht gegeven in hoe een begroting gelezen moet worden, waar de gemeenteraad op zou moeten letten, en waar de sturingsmogelijkheden zitten. Organiseren van het werkbezoek aan de gemeente Zaanstad op 22 maart 2024 Op 22 maart jl. vond er een werkbezoek plaats van de gemeenteraad en het college aan de gemeente Zaanstad.

Dit werkbezoek werd voorbereid door de griffie. 1.4 Overige activiteiten in relatie tot het griffieteam Het team van de griffie heeft in 2024 in elkaar geïnvesteerd door het eens per drie weken organiseren van een sparringcluster. Tijdens deze bijeenkomsten zijn diverse onderwerpen aan de orde gekomen, waaronder: de passieve inlichtingenplicht op grond van artikel 169 lid 3 Gemeentewet, weerbaar 6

bestuur, proces van beleidsvoorbereiding, de Bestuurlijke gedragscode integriteit Vlaardingen 2021 en artificial intelligence en de gemeenteraad. Daarnaast hebben de medewerkers van de griffie de training verbindend communiceren gevolgd via de Vlaardingen Academie. De griffier rondde de leergang Meesterschap voor griffiers af. Eén van de twee senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffiers is gestart met de leergang De strategische griffier. De junior raadsadviseur volgt intern een opleidingstraject dat vergelijkbaar is met de leergang raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. De griffiemedewerker heeft dit jaar twee andere griffies bezocht om inspiratie op te doen en te leren hoe andere griffiemedewerkers hun functie vervullen. Onder begeleiding van Rijnconsult is het team van de griffie gestart met een teamontwikkelingstraject. Het doel van het traject is om de samenwerking verder te versterken.

7

Hoofdstuk 2: activiteiten voor 2025 2.1 Doelen en activiteiten voor 2025 Een groot deel van de werkzaamheden van de griffie vindt achter de schermen plaats. De (steun)raadsleden zien niet alles van de werkzaamheden van de griffie. De werkzaamheden van de griffie vallen uiteen in drie onderdelen, namelijk: • Secretarieel; • Procesmatig; • Inhoudelijk.1 Omdat niet alle activiteiten die in 2024 zijn vastgesteld ook volledig zijn uitgevoerd, zullen deze in 2025 verdere opvolging krijgen. De doelen uit 2024 zullen daarom gedeeltelijk blijven staan. Tijdens het derde kwartaal van 2024 is een enquête uitgezet onder de raadsfracties over de ontwikkelbehoeften bij de gemeenteraad en griffie. De uitkomsten hiervan zijn te lezen in de aparte bijlage bij dit raads- en griffieplan 2025. Er zijn drie rode lijnen, of thema’s, te onderscheiden: • Toenemende werkdruk en grote hoeveelheid informatiestromen. • Meer behoefte aan begeleiding en ondersteuning op raadswerk: • Zorgen rondom polarisatie en betrokkenheid inwoners. Hieruit worden aan de volgende doelstellingen prioriteit gegeven voor de griffie en de gemeenteraad in 2025: 1.

Het beter in positie brengen van de gemeenteraad en profileren van de griffie Om voor inwoners en andere (steun)raadsleden duidelijk te maken wat een (steun)raadslid vindt, is het bij debatteren van belang om standpunten duidelijk te kunnen verwoorden en dat die standpunten ook duidelijk naar voren kunnen worden gebracht. Nu er een voltallige griffie is met (5,88 fte) is er meer ruimte voor advisering en ondersteuning aan (steun)raadsleden. Om de (steun)raadsleden optimaal te ondersteunen zal de griffie in 2025 het volgende gaan professionaliseren en verder aanbieden: • Praktische ondersteuning • Strategische ondersteuning • Inhoudelijke ondersteuning • Ondersteuning rondom de gemeenschappelijke regelingen en andere (regionale) samenwerkingen Door de uitgesproken behoefte van de raadsleden is het de griffie opgevallen dat het niet altijd duidelijk is waarvoor de griffie kan worden ingezet. De griffie gaat zich in 2025 dan ook beter profileren bij de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie, zodat de fracties volop gebruik kunnen maken van de kennis en tijd bij de griffie. Hiermee werkt de griffie aan een duidelijke en toegankelijke ambtelijke bijstand voor (steun)raadsleden. 2.

Er meer wordt geïnvesteerd in positionering van de gemeenteraad op complexe dossiers De nieuwe raadsadviseur zal zich gaan inzetten op de complexe dossier door middel van het aanbieden van position papers en wordt het aanspreekpunt op deze onderwerpen. Een van de complexe dossiers waaraan gewerkt gaat worden, is de positie van raadsleden bij gemeenschappelijke regelingen en andere (regionale) samenwerkingen. Fracties hebben op verschillende manieren laten weten dat zij hier graag meer grip op zouden willen. Andere voorbeelden van deze complexe dossiers zijn: de realisatie van de Rivierzone, de woningbouwopgave, de ontwikkeling van de binnenstad, de Regionale Energiestrategie, de Omgevingswet, de Wmo en de Participatiewet. 3. De kwaliteit van debatten verbeteren Raadsleden en steunraadsleden hebben de behoefte uitgesproken om vroeger in het besluitvormingsproces in positie gebracht te worden. In 2024 heeft de griffie samen met de ambtelijke organisatie gewerkt aan nieuwe standaarden voor stukken en werkprocessen die richting de 1 Een volledig overzicht van de taken die worden uitgevoerd door de griffie zijn terug te vinden in

bijlage II 8

gemeenteraad gaan. Deze standaard wordt in 2025 geïmplementeerd en heeft onder andere als doel om duidelijkheid te geven over sturingsmogelijkheden binnen de verschillende fases van opgaven en (raads)stukken. Daarnaast is er met de uitbreiding in het team van de griffie meer ruimte vrijgemaakt voor de senior raadsadviseurs en plaatsvervangend griffiers voor individuele coaching van (steun)raadsleden en andere manieren om de (steun)raadsleden inhoudelijk en strategisch bij te staan. Een van de onderwerpen die verder uitgediept zal worden, is de strategische positionering van de Agendacommissie, waardoor de gemeenteraad beter in positie gebracht zou kunnen worden aan het begin van het besluitvormingsproces. 4. Beperken van de werk- en vergaderdruk en de toenemende informatiestroom naar de gemeenteraad Gemeenten, en daarmee ook de gemeenteraad van Vlaardingen, zijn verantwoordelijk voor steeds meer (complexe) onderwerpen. Dit betekent ook dat er veel meer informatie naar de gemeenteraad wordt verstuurd, wat de werkdruk vergroot. Momenteel wordt er gewerkt aan de archivering om eind dit jaar te voldoen aan de Archiefwet. In 2025 gaat de griffie zich verder inzetten om de informatievoorziening en de werkdruk te beperken door aanpassingen in de processen, in te zetten op beter gebruik van digitale middelen en deze vaardigheden te verbeteren met werksessies.

Als laatste is er ook een informatiebeheerder toegewezen aan de griffie. Hij gaat in samenwerking met de griffie de mogelijkheden onderzoeken voor openbare monitors/ dashboards. Dergelijke dashboards hebben de potentie de gemeenteraad te helpen bij hun controlerende taak door bijvoorbeeld inzicht te geven in bereikte beleidsopgaven. 5. Aanbesteding en implementatie raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem Ook wordt in 2025 de aanbesteding voor het raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem opnieuw uitgezet. Vanuit de griffie wordt deze aanbesteding gecoördineerd richting (steun)raadsleden. Wanneer er een andere aanbieder dan NotuBiz de winnaar is van de aanbesteding betekent dit dat een nieuw raadsinformatiesysteem moet worden geïmplementeerd. 6. Het vergroten van de betrokkenheid van inwoners en hun politieke zelfvertrouwen Op verschillende manieren hebben fracties aangegeven dat ze willen werken aan de betrokkenheid van inwoners. De behoefte in de samenleving aan meer een betere inwonersparticipatie is gegroeid. Ook de gemeenteraad wil meer ruimte voor belanghebbenden in het besluitvormingsproces. De extra opgepakte activiteiten die in 2024 zijn opgepakt, zoals Gast van de Raad, Politiek Actief en de scholenbezoeken, zullen daarom worden gestandaardiseerd.

Daarnaast kijken we of we als griffie en gemeenteraad kunnen aansluiten op de ontwikkeling van het nieuwe participatiebeleid, in het kader van een nieuwe participatieverordening. 7. Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen 2026 en inwerkprogramma nieuwe (steun)raadsleden De eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen vinden plaats 18 maart 2026. De griffie komt komend jaar met voorstellen voor de voorbereidingen van deze verkiezingen. De griffie biedt de cursus Politiek Actief in deze context opnieuw aan. Ook neemt de griffie deel aan een ambtelijke werkgroep die zich richt op de voorbereidingen van de gemeenteraadsverkiezingen. Daarnaast zal de griffie zich ook opnieuw buigen over het inwerkprogramma van (steun)raadsleden. Vanuit verschillende onderdelen uit bovenstaande doelen wordt geput om het inwerkprogramma vorm te geven, zoals de training(en) van de P&C-cyclus. 2.2 Tijdspad uitvoering doelen voor 2025 Om een start te maken met het realiseren van de bovenstaande doelen zijn de volgende activiteiten voor de griffie voor 2025 vastgesteld:

Activiteit

Periode

Infographic: waar kun je de griffie voor inschakelen?

Januari tot en met februari

Advies position paper complexe dossiers

Januari tot en met juni

Gekoppeld aan Doel 1

Betrokkenen

Doel 2

Griffie

Griffie

9

Project lange termijn agenda en agendacommissie

Januari tot en met juni

Doel 1, 3 en 4

Griffie en ambtelijke organisatie

Versterken van de positie van de Agendacommissie

Januari tot en met juni

Doel 1 en 3

Griffie en agendacommissie

Memo t.b.v. verstevigen positie gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen en andere (regionale) samenwerkingen

Januari tot en met juni

Doel 2

Griffie, ambtelijke organisatie, externe organisaties, (steun)raadsleden

Trends en ontwikkelingen voor het gebruik van AI bij raadsstukken Opzetten projectgroep informatiebeheer en management

Januari tot en met december

Doel 4

Griffie

April tot en met oktober

Doel 4 en 5

Griffie en (steun)raadsleden

Bijeenkomst informatiemanagement

Mei

Doel 4 en 5

Griffie en (steun)raadsleden

Trainingen P&C-cyclus met accountant standaardiseren

Mei en oktober t/m december

Doel 1, 2 en 4

Griffie, accountant en (steun)raadsleden

Onderzoeken naar mogelijkheden voor het inzien van monitors en dashboards

Juli tot en met december

Doel 1 en 4

Griffie en ambtelijke organisatie

Onderzoeken naar mogelijkheden voor het ontsluiten van “waarstaatjegemeente.nl” of een vergelijkbaar platform

Juli tot en met december

Doel 1 en 4

Griffie en ambtelijke organisatie

Aanbesteding en implementatie raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem

Juli tot en met december

Doel 5

Griffie, ambtelijke organisatie en enkele (steun)raadsleden

In kaart brengen huidige processen die inwoners betrekken bij de besluitvorming

September tot en met december

Doel 6

Griffie

Aansluiten bij de ontwikkeling van het nieuwe participatiebeleid

September tot en met december

Doel 6

Griffie, ambtelijke organisatie en (mogelijk) (steun)raadsleden

Ontwikkelen “studytube”/

September tot en

Doel 1, 3 en 4

Griffie 10

tutorials voor het opstellen van stukken voor raadsleden

met december

Inwerkprogramma nieuwe raadsleden

September tot en met december

Doel 1 en 2

Griffie

Organisatie rondom verkiezingen 2024

September tot en met december

Doel 1 en 6

Griffie, ambtelijke organisatie en (steun) raadsleden

2.3 Raadswerkgroepen De werkgroepen ‘750 jaar stadsrechten’, ‘inrichting raadszaal’ en ‘Omgevingswet’ zijn niet meer actief. Dit waren projecten met een incidente aard welke hun doel succesvol hebben bereikt. Eind 2024 is er een nieuwe raadswerkgroep opgericht, namelijk de werkgroep Energietransitie. In 2025 zal hier verder invulling aan worden gegeven. De klankbordgroep MRDH is in 2024 weinig samengekomen. De nieuwe raadsadviseur is eind 2024 begonnen met opnieuw en effectiever invulling geven aan de klankbordgroep samen met de betrokken collega’s uit de ambtelijke organisatie en de adviescommissieleden. In 2025 krijgt dit een vervolg. 2.4 Overige activiteiten in relatie tot het griffieteam Eén van de twee senior raadsadviseurs en plaatsvervangend griffiers is momenteel bezig zijn met een leergang Strategische griffier en hij rondt deze af in 2025. De junior raadsadviseur rondt tijdens het eerste kwartaal 2025 een intern opleidingstraject af. Daarnaast zal het griffieteam in 2025 het teamtraject vervolgen onder begeleiding van Rijnconsult. In het teamtraject zal worden gekeken hoe we het werken als team kunnen optimaliseren.

11

Bijlage I: Taken griffie(r) op basis van wet- en regelgeving In artikel 100 Gemeentewet is bepaald dat elke gemeente een griffier moet hebben en verder is in artikel 107a lid 1 Gemeentewet bepaald dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bijstaat in de uitoefening van hun taak. In Vlaardingse verordeningen zijn aanvullende bepalingen opgenomen voor de griffier of medewerkers van de griffie. In het Reglement van orde 2023, de Instructie voor de griffier Vlaardingen 2019, het Mandaatbesluit griffie 2020, de Auditcommissie 2019, de Verordening Werkgeverscommissie 2019, de Rekenkamer Vlaardingen 2022, de Verordening Ambtelijke bijstand 2019 en de Verordening Fractievergoeding Vlaardingen 2019 bevatten aanvullende bepalingen voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de griffie(r).

Deze zijn: Reglement van orde 2023 • het zorgdragen voor dat de oproep, de agenda en de daarbij behorende stukken van de raadsvergadering, alsmede stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, openbaar worden gemaakt door plaatsing in het raadsinformatiesysteem; • het ondersteunen van een bijeenkomst van een Raadscommissie; • het vastleggen van de conclusies van een vergadering van de Raadscommissie; • het ontvangen van een verzoek van een inspreker voor het Sprekersplein of een rondetafelgesprek; • ondertekenen van de presentielijst van aanwezigen tijdens de raadsvergadering; • het opstellen van een besluitenlijst van de raadsvergadering, het Presidium en de Agendacommissie; • het adviseren van de gemeenteraad tijdens een raadsvergadering, het Presidium en de Agendacommissie; • ondersteuning en facilitering van individuele (steun)raadsleden, raadsfracties, commissies en organen van de raad en de raad als geheel • gevraagd en ongevraagd advies geven aan individuele (steun)raadsleden, raadsfracties, commissies en organen van de raad en de raad als geheel; • de raad bijstaan bij de vorming van een nieuw college; • aanwezig zijn bij alle bijeenkomsten van commissies of organen van de raad; • het in behandeling nemen van artikel 34-vragen, technische vragen en mondelinge vragen die worden ingediend voorafgaand aan een raadsvergadering.

Hieronder wordt verstaan: een afschrift aan de raadsleden, de steunraadsleden, de burgemeester en de wethouders toezenden én deze te plaatsen in het raadsinformatiesysteem; • het ontvangen van verzoeken betreft een interpellatie, een initiatiefraadsvoorstel én aangekondigde moties en amendementen; • het organiseren van schriftelijke stemmingen tijdens raadsvergaderingen wanneer er wordt gestemd over personen; Instructie voor de griffier Vlaardingen 2019 • de gemeenteraad, de agendacommissie, de andere ingestelde commissies en het presidium bij het opstellen van de agenda van de raadsvergaderingen, door de raad ingestelde commissies en de verslaglegging van deze vergaderingen ondersteunt; • het aanspreekpunt voor raadsleden is in contacten met de ambtelijke organisatie voor het vaststellen van regels betreft de griffie; • periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris; • de budgetten van de raad en van de griffie beheert; • leidinggeeft aan de griffie. Mandaatbesluit griffie 2020 • het afhandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid gericht aan de raad; • alle bevoegdheden bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming; • het besluit tot het aanhouden en het verdagen van een beslissing op een ingediend bezwaar; • beslissen op grond van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.

Hieronder valt ook het vaststellen van de hoogte van de verschuldigde dwangsom na ingebrekestelling alsmede het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen;

12

• • • • •

het afhandelen van verzoeken tot het verkrijgen van niet-openbare informatie (waarop geheimhouding rust) in het kader van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek; het afhandelen van het verzoek om een extern advies dat is gevraagd door de gemeenteraad inclusief de adviesaanvraag te publiceren indien het onderwerp waarover advies wordt gevraagd en adviesaanvraag zelf niet door die partij zelf gepubliceerd; het publiceren van een onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van de gemeenteraad; het publiceren van jaarplannen en jaarverslagen van de gemeenteraad of daaraan gerelateerde commissies; het jaarlijks publiceren van een register van ontvangen klachten inclusief de oordelen als gevolg van een klacht;

Auditcommissie 2019 • het secretariaat van de Auditcommissie verzorgen; Verordening Werkgeverscommissie 2019 • zorgdragen van het secretariaat van de Werkgeverscommissie; • het opstellen van een besluitenlijst van vergaderingen van de Werkgeverscommissie; Verordening op de vertrouwenscommissie en de commissie voor het voeren van het klankbordgesprek met de burgemeester Vlaardingen 2020 • het zijn van secretaris van de Vertrouwenscommissie en klankbordgesprek; • het opstellen van een verslag van het klankbordgesprek; • zorgdragen voor archivering van de stukken van het klankbordgesprek; Rekenkamer Vlaardingen 2022 • het opstellen van een raadsvoorstel voor de behandeling van een rapport van de rekenkamer met conceptraadsbesluit na overleg met de directeur van de Rekenkamer Vlaardingen; Verordening Ambtelijke bijstand 2019 • het inwilligen van verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang; • inzage geven in of afschrift van documenten die openbaar zijn; • bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere vormen van bijstand; • een verzoek voorleggen aan de burgemeester betreft een geschil over ambtelijke bijstand; Verordening Fractievergoeding Vlaardingen 2022 • het maken van een verslag met een advies aan de burgemeester betreft de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar.

13

Bijlage II: Werkzaamheden griffie 2025 Secretarieel •

• •

Verzorgen van het secretariaat van de gemeenteraad inclusief Gast van de raad, Raadscommissie, het Presidium, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, commissie klankbordgesprekken burgemeester, werkgroep Wonen, werkgroep Energietransitie, de werkgroep Sociaal Domein en de klankbordgroep Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH); Verzorgen van de dagelijkse raadsinformatie richting raads- en steunfractieleden inclusief het verzenden van de dagmail en het bijhouden van het raadsinformatiesysteem; Registratie contacten met inwoners: ontvangstbevestiging en afdoeningmededeling ingekomen stuk (A-brieven);

Procesmatig •

• • • • • •

Technische en logistieke ondersteuning van gemeenteraadsvergaderingen, vergaderingen van de Raadscommissie, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, de commissie klankbordgesprekken burgemeester en de werkgroepen Wonen, Omgevingswet en Sociaal Domein en de klankbordgroep MRDH; Advisering, overleg en afstemming met de burgemeester als raadsvoorzitter. Advisering voorzitters van vergaderingen; Bewaking budgetten van de raad en afhandeling financiën; Bewaking van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces; Adviseren over de vergaderwijze van de raad en voorstellen doen voor verbetering van procedures, zorgdragen voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen; Interne en externe raadscommunicatie betreft de gemeenteraad inclusief publicaties in Groot Vlaardingen en op de website van de gemeente Vlaardingen;

Procesmatig en inhoudelijk • • • • • • • • • • • • • • •

•

Leidinggeven aan de griffie inclusief het begeleiden van stagiaires en/of trainees; Driehoeksoverleg (overleg griffier met burgemeester en gemeentesecretaris); Verzorgen en mede voorbereiden van raadsbijeenkomsten zoals heidagen, werkbezoeken, trainingen en informatiebijeenkomsten; Overleg intern, met onder andere burgemeester, gemeentesecretaris, bestuursadviseurs, teammanagers, HRM-adviseur én adviseur financiën en accountant; Overleg en advisering van, met en over de Rekenkamer Vlaardingen; Aanspreekpunt voor inwoners van de gemeente ten aanzien van de gemeenteraad; Verordeningen en reglementen van de raad herzien en up-to-date houden; Het afhandelen van verzoeken in het kader van de Wet open overheid; De gemeenteraad vertegenwoordigen in interne en externe overlegsituaties, initiëren en bevorderen van de samenwerking met (externe) organisaties en partijen en ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk; Het vervullen van het opdrachtgeverschap ten aanzien van externe bureaus die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren; Het schrijven van een jaarverslag vanuit de griffie over de activiteiten van de gemeenteraad en de griffie; Verordeningen en reglementen van de gemeenteraad herzien en up-to-date houden; Verzorgen van de archivering volgens de archiefwet; Het opstellen van een besluitenlijst van de raadsvergadering, het Presidium en de Agendacommissie; Het in

behandeling nemen van artikel 34-vragen, technische vragen en mondelinge vragen die worden ingediend voorafgaand aan een raadsvergadering. Hieronder wordt verstaan: een afschrift aan de raadsleden, de steunraadsleden, de burgemeester en de wethouders toezenden én deze te plaatsen in het raadsinformatiesysteem; Het ontvangen en verwerken van verzoeken betreffende een interpellatie, een initiatiefraadsvoorstel én aangekondigde moties en amendementen;

14

Inhoudelijk •

• • • • • •

Advisering (gevraagd en ongevraagd) van individuele raadsleden, steunfractieleden, fracties, gemeenteraad, Gast van de raad, Raadscommissies, het Presidium, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, commissie klankbordgesprekken burgemeester, werkgroep Wonen, werkgroep Energietransitie, de werkgroep Sociaal Domein en de klankbordgroep Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH); Advisering met betrekking tot gemeenschappelijke regelingen; Advisering aan ambtenaren van het college ten behoeve van de gemeenteraad; Advisering met betrekking tot integriteit en geheimhouding; Controle en advies over verantwoording fractiegelden; Advisering en initiatieven ontplooien die passen in (nieuwe) ontwikkelingen op gebied van democratisering en inspraak; Werken aan de inhoudelijke instrumentenkoffer van (steun)raadsleden.

Overige en incidentele activiteiten • • • • • • • • • • • • •

Actief bijwonen van griffierskringen met name in regioverband en het goed contact onderhouden met de griffiers van de gemeenten Maassluis en Schiedam; Verstevigen positie van de gemeenteraad van Vlaardingen in gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingen; Project position papers: inhoudelijke onderleggers bij complexe dossiers; Project informatiebeheer- en management; Project werken volgens de nieuwe standaard; Trainingen P&C-cyclus standaardiseren; Project toegankelijke ambtelijke bijstand; Onderzoeken mogelijkheden rondom monitoring en dashboards; Project participatieverordening en aansluiting vanuit de gemeenteraad; Project aanbesteding (nieuw) RIS en BIS; Project inwerkprogramma nieuwe raadsleden; Project ‘de instrumenten van de gemeenteraad’; Het organiseren van een meerdaags werkbezoek voor de gemeenteraad.

15

Bijlage III: Verdeling taken en tijd van de medewerkers op de griffie De verdeling van de verantwoordelijkheden en uren per verantwoordelijkheid per functie per week is als volgt:

Functie Griffier

Verantwoordelijkheid Secretaris raadsvergadering

Aantal uren per week 36 uur 7 uur

Secretaris Presidium inclusief advisering leden en voorzitter

3 uur

Secretaris Werkgeverscommissie inclusief advisering leden

1,5 uur

Secretaris Klankbordcommissie

2 uur

Secretaris Agendacommissie

5 uur

Coördinatie griffie inclusief overleggen en administratieve werkzaamheden

8 uur

Interne (ambtelijke) overleggen

2 uur

Strategische advisering gemeenteraad(sleden en steunraadsleden)

3 uur

Adviseur juridische aangelegenheden inclusief coördinatie implementatie landelijke wet- en regelgeving

3 uur

Overige werkzaamheden

1,5 uur

Senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier Raadszaal

36 uur

Secretaris Raadszaal

12 uur

Secretaris Auditcommissie

2,5 uur

Secretaris Werkgroep Wonen en Energietransitie

2,5 uur

Aanbesteding raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem inclusief implementatie

1,5 uur

Advisering/coaching (steun)raadsleden

7,5 uur

Interne (ambtelijke) overleggen

6 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur 16

Ondersteuning raadsvergadering

2,5 uur

Overige werkzaamheden

1,0 uur

Senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier Burgerzaal

36 uur

Secretaris Burgerzaal

12 uur

Werkgroep Sociaal domein

2 uur

Uitvoering cursus Politiek actief

2 uur

Advisering/coaching (steun)raadsleden

8 uur

Interne (ambtelijke) overleggen

6 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Ondersteuning raadsvergadering

2,5 uur

Overige projecten en werkzaamheden

3 uur

Raadsadviseur Complexe dossiers (Rivierzone, Regionale Energiestrategie, warmtetransitievisie etc.)

32 uur 12 uur

Advisering (steun)raadsleden complexe dossiers

1,5

Contactpersoon en coördinatie Rekenkamer Vlaardingen

1,5 uur

Contactpersoon nationale ombudsman

1 uur

Interne ambtelijke overleggen

1 uur

Vervanging collega’s

1 uur

Ondersteuning raadsvergadering, commissies en werkgroepen

2 uur

Coördinatie implementatie landelijke weten regelgeving

3 uur

Secretaris klankbordgroep MRDH

2 uur

Positionering gemeenteraad in samenwerkingsverbanden

2 uur

17

Verzorgen ambtelijke bijstand vanuit de ambtelijke organisatie

2 uur

Overige projecten en werkzaamheden

3 uur

Junior raadsadviseur Diverse projecten (waaronder voldoen aan projecten archivering, cursus Politiek actief, Scholenbezoeken, Participatieverordening etc., implementatie/uitvoerend)

36 uur 14 uur

4 uur Verbeteren processen bedrijfsvoering griffie 7,5 uur Beter informatie toegankelijk maken voor gemeenteraad inclusief ordenen raadsinformatiesysteem 2,5 uur Gast van de raad 2 uur Procesmatig en technisch voorbereidingen vergaderingen (raadsvergadering, Raadscommissie en werkgroepen) 3 uur Interne ambtelijke overleggen 0,5 uur Vervanging collega’s 1 uur Ondersteuning raadsvergadering 1,5 uur Overige werkzaamheden Griffiemedewerker Administratief en secretarieel ondersteunen (steun)raadsleden en vergaderingen, inclusief het plaatsen van documenten op het raadsinformatiesysteem

36 uur 13 uur

Mailbox griffie bijhouden en verzenden dagmail

12,5 uur

Interne ambtelijke overleggen

2 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Ondersteuning raadsvergadering

1 uur

Overige werkzaamheden, waaronder publicaties in Groot Vlaardingen

7 uur

18