Raads- en griffieplan Vlaardingen 2024

Raads- en griffieplan 2024 De basis op orde

Datum: 20 november 2023

Verseonnummer: 1961449

Inleiding De gemeenteraad wordt bij zijn werkzaamheden ondersteund door de griffie. Dit is het geval sinds 2002, toen de dualisering bij gemeenten is ingevoerd. In de ruim twintig jaar dat de functie van griffier bij gemeenten bestaat en hiermee griffies zijn ingericht, is de functie ontwikkeld van een vooral secretariële functie naar een veel meer strategische functie met een gelijkwaardige verhouding van de griffier ten opzichte van de burgemeester en gemeentesecretaris. De gemeenteraad van Vlaardingen heeft een Werkgeverscommissie ingesteld bestaande uit drie personen die het werkgeverschap vervullen ten aanzien van de griffier. Het werkgeverschap ten aanzien van de andere griffiemedewerkers heeft de Werkgeverscommissie weer gemandateerd aan de griffier. De griffie is een team dat (zeer) dienstbaar naar de gemeenteraad is. Op het moment dat (steun)raadsleden een vraag of verzoek hebben, wordt daar zo snel als mogelijk op gereageerd en de teamleden hebben dan ook een grote loyaliteit aan de gemeenteraad. Die loyaliteit is er ook onderling binnen het team en daar ben ik trots op. In een collegiale en prettige werksfeer worden werkzaamheden zonder probleem van elkaar overgenomen en zijn medewerkers bereid om op de momenten dat het nodig is, een stap extra te zetten.

Het doel van dit raads- en griffieplan is om te beschrijven wat de reguliere taken zijn van die de griffie nu uitvoert, welke keuze mogelijkheden er zijn ten aanzien van die taken en anderzijds het beschrijven van de ambities van de gemeenteraad en de griffie voor 2024.1 De eerste twee zaken zijn in beeld gebracht op verzoek van meerdere (steun)raadsleden en zijn terug te vinden in de paragrafen 2.1 en 2.2 van dit raads- en griffieplan. Het griffieplan is tot stand gekomen tegen de achtergrond van de bijeenkomsten met het Periklesinstituut op 7 juni en 30 september dit jaar inclusief de gegeven adviezen door het Periklesinstituut. Ook is het Presidium op 13 november jl. geconsulteerd. Tijdens de tweede bijeenkomst met het Periklesinstituut op 30 september jl. kwam de vraag aan de orde ‘‘Wat voor raad wil je zijn?’’ en daar is toen ook op ingegaan. Die vraag blijkt nog onvoldoende beantwoord te zijn. Het beantwoorden van deze vraag staat dan ook deels los van dit raads- en griffieplan. In 2024 wordt er een vervolg georganiseerd om de vraag ‘‘Wat voor raad wil je zijn’’ te beantwoorden. Ook wordt er verdiepend gesproken over de precieze gewenste taken van de griffie. We koersen wat mij betreft in ieder geval wel af op een raad en griffie die samen een volgende stap gaan zetten om de basis op orde te krijgen.

Het volgende citaat is daarbij voor mij van toepassing: ‘‘Verleden heb je, toekomst moet je maken’’ – Marc Andries, 1939 – heden Iroy Konings LLM MA Griffier

1 Een terugblik over 2023 vindt plaats via een jaarverslag dat tijdens het eerste kwartaal van 2024

wordt aangeboden. 2

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Ontwikkelingen in relatie tot de gemeenteraad van Vlaardingen

4

Hoofdstuk 2: werkzaamheden en doelen voor 2024 2.1 Huidige werkzaamheden 2.2 Taken griffie(r) op basis van wet- en regelgeving 2.3 Keuzemogelijkheden niet uitvoeren van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden door de griffie(r) 2.4 Reflectie raad op politieke stijl én blik raad op de toekomst 2.5 Reflectie op de paragrafen 2.2 tot en met 2.4 2.6 Doelen voor 2024 2.7 Planning uitvoering doelen 2024

6 6 7 9

Hoofdstuk 3: Organisatie griffie in 2024 3.1 Griffieformatie 3.2 Voorstel uitbreiding formatie 3.3 Financiële voorstellen als gevolg van uitbreiding griffie 3.4 Opleiding en scholing 3.5 Budget griffie 2024

14 14 15 18 18 18

Bijlage I: Bijlage I: Penduledemocratie, consensusdemocratie, kiezersdemocratie en Participatiedemocratie

20

Bijlage II: specificatie te boeken kosten op budgetten

23

Bijlage III: overzichten realisatie budget griffie in de jaarrekeningen 2021, 2022 en 2023 (per 16 oktober 2023)

25

10 11 11 13

3

Hoofdstuk 1: Ontwikkelingen in relatie tot de gemeenteraad van Vlaardingen Naast deze algemene ontwikkelingen zijn er een aantal ontwikkelingen voor de gemeenteraad van Vlaardingen in het bijzonder van belang. Deze ontwikkelingen zijn in het verleden gestart en hebben nog steeds effect op dit moment. 1. Er kwamen meer taken naar de griffie toe of er werden taken geïntensiveerd zonder formatieuitbreiding De afgelopen jaren zijn er meer taken naar de griffie gekomen zonder dat deze taakuitbreiding gepaard ging met formatie-uitbreiding. Hierbij moet worden gedacht aan onder andere: a. Vanaf april 2019 is de Auditcommissie actiever geworden dan voorheen; b. De ondersteuning van werkgroepen, zoals: de werkgroep 750-jaar stadsrechten, de werkgroep Wonen, de werkgroep Sociaal Domein, de werkgroep Omgevingswet en de werkgroep inrichting Raadszaal; c. Wijzigingen in wet- en regelgeving die de gemeenteraad raken zijn toegenomen, zoals: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid, de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen, Wet versterking decentrale rekenkamers en Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur; d. Het verbeteren van processen die raken aan de bedrijfsvoering; e. Het opzetten van een monitoringssysteem om de aanbevelingen van de Rekenkamer Vlaardingen te monitoren; f.

Een procedure om te komen tot een kroonbenoemde burgemeester. De eerste vijf onderdelen hierboven hebben een structureel karakter. De ondersteuning van werkgroepen kan een incidenteel karakter hebben, maar lijken steeds meer een structureel karakter te krijgen. De intensivering van de ondersteuning van de Auditcommissie is structureel van karakter net als de gevolgen van de het blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Het implementeren van wet- en regelgeving is wel incidenteel van aard, maar het implementeren van nieuwe wetgeving is een terugkerend feit. Om de griffie in de backoffice beter en efficiënter te laten functioneren is het verbeteren van bedrijfsvoeringsprocessen van belang. In 2023 is er gestart met zowel de aanbesteding van het raadsinformatiesysteem als de accountantsdiensten, deze werkzaamheden lopen door in 2024. 2. Er werd in het verleden en er wordt nu structureel overgewerkt Om medewerkers effectief te houden, is een gezonde balans tussen werk en privé van belang. Tegelijkertijd zijn er signalen dat medewerkers die balans ook van belang te vinden. Dit betekent dat er alleen incidenteel overgewerkt dient te worden, bijvoorbeeld in aanloop naar de behandeling van de voorjaarsnota en de meerjarenbegroting. Tot 31 december jl.

werd er 10 tot 20% structureel overgewerkt door de medewerkers van de griffie om de taken en verantwoordelijkheden die er waren uit te voeren. Vanaf 1 januari van dit jaar wordt er ook structureel meer uren gewerkt. Als gevolg daarvan was er op momenten een onevenwichtige balans tussen werk en privé. 3. Bedrijfsvoeringsprocessen onvoldoende effectief en efficiënt Een ander verbeterpunt is het op orde brengen van primaire bedrijfsvoeringsprocessen. Hiervoor moeten afspraken worden gemaakt met ambtelijke collega’s van het college en moet er worden gewaarborgd dat die afspraken ook worden nagekomen. Het op orde brengen van die primaire bedrijfsvoeringsprocessen betekent ook het gaan en blijven voldoen aan de wetgeving. Het betreft hier het verbeteren van de volgende processen: • Registratie contacten met inwoners: ontvangstbevestiging en afdoeningmededeling ingekomen stuk (A-brieven); • Ingekomen stukken (B-brieven die ter afdoening in handen worden gesteld van het college in afschrift aan de raad); • Eenduidige registratie en procesvoorbereiding van stukken verbonden partijen (bijvoorbeeld zienswijzen op begrotingen of stukken van gemeenschappelijke regelingen) • Up-to-date houden van Dossiers in het raadsinformatiesysteem; 4

• • • • •

Monitoren opvolging adviezen Rekenkamer Vlaardingen; Archivering en raadpleegbaar ontsluiten raadsvoorstellen en -besluiten; Het up-to-date houden van Lange termijn agenda om de vergaderdruk voor de gemeenteraad meer te spreiden; Opstellen en registratie raadsvoorstellen door griffie in het DMS (Verseon); Registratie en distributie adviezen Raadscommissie.

4. Er komen meer taken naar de gemeenteraad en griffie (als gevolg van het voldoen aan wettelijke eisen) Op dit moment voldoet de gemeente Vlaardingen, en daarmee ook de griffie, op onderdelen niet aan verschillende wetten. Het gaat hier onder andere om: • de Archiefwet; • Wet digitale overheid; • Wet hergebruik overheidsinformatie; • Wet digitale toegankelijkheid. Vanaf 2024 en 2025 treden (naar verwachting) nieuwe wetten inwerking die direct in direct de werkzaamheden van de griffie raken. Deze werkzaamheden zijn enerzijds structureel van aard om de wet te blijven uitvoeren en anderzijds om de organisatie van de griffie zodanig in te richten dat aan de wet kan worden voldaan. Het gaat hier om de volgende wetten: • Wet versterking participatie op decentraal niveau; • Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer; • Wet implementatie Open data richtlijn; • Algemene informatiewet. De inschatting is er minimaal 12 tot 16 uur per week nodig is om te gaan voldoen aan de geldende wetgeving en de toekomstige wetgeving op het gebied van archivering. Nieuwe wetgeving waaraan moet worden voldaan, ook na 2024, leidt structureel tot meer werk voor de griffie. Daarnaast moet de Wet open overheid (Woo) verder worden geïmplementeerd. De verwachting is dat deze werkzaamheden twee uur per week zijn. Dit betekent dat het implementeren van nieuwe wetgeving een continue proces is. 5.

Overige taken op basis van (deels) wet- en regelgeving Naast het voldoen aan de wettelijke taken als gevolg van (relatief) nieuwe wet- en regelgeving, zijn er bestaande wettelijke taken die uitgevoerd moeten worden of betreft het taken waarvan het wenselijk is dat deze worden uitgevoerd. Die wettelijke taken kunnen betrekking hebben op het uitvoeren van aanbesteden, zoals de aanbesteding van de rekenkamer in verleden en de aanbesteding van de accountantsdiensten. Om deze aanbestedingen uit te voeren, is er capaciteit nodig. Om ervoor te zorgen dat alle informatie voor de gemeenteraad, inwoners en andere belangstellenden op één manier terug te vinden is, wordt er gebruik gemaakt van een raadsinformatiesysteem. Dit is geen wettelijke taak en er is dan ook geen verplichting om een raadsinformatiesysteem te hebben. Tegelijkertijd wordt er nu wel een aanbesteding georganiseerd voor een nieuw raadsinformatiesysteem. Ook hiervoor is capaciteit nodig. Dergelijke projecten zijn een terugkerend gegeven. De tijdsbesteding voor dergelijke projecten is acht uur per week. Om medewerkers op de griffie effectief en tevreden te houden is, vanuit goed werkgeverschap, investeren in kennis en ontwikkeling van belang. Ook dit is een onderdeel van goed werkgeverschap.

Die investering kan plaatsvinden door het volgen van workshops (via de Vereniging van Griffiers), het volgen van trainingen en cursussen, maar ook door het een dag kunnen meelopen bij een andere griffie. Door elke medewerker jaarlijks een cursus of training te laten volgen én een dag mee te laten lopen bij een andere griffie, kan een medewerker nieuwe inzichten opdoen en die inzichten meenemen naar Vlaardingen. De verwachting is dat deze activiteiten gemiddeld twee uur per week kosten.

5

Hoofdstuk 2: werkzaamheden en doelen voor 2024 2.1 Huidige werkzaamheden Er is onderscheid te maken in de structurele gangbare werkzaamheden, tijdelijke werkzaamheden en de concrete actiepunten die samenhangen met de ambities van de raad en de griffie. Een groot deel van de werkzaamheden van de griffie vindt achter de schermen plaats. De (steun)raadsleden zien niet alles van de werkzaamheden van de griffie. De werkzaamheden van de griffie vallen uiteen in drie onderdelen, namelijk: • Secretarieel; • Procesmatig; • Inhoudelijk. Steeds meer blijkt dat de griffier bij het ondersteunen van de gemeenteraad ook in deze drie taken een evenwicht probeert te vinden. Het ambt van griffier en van griffieondersteuning was aanvankelijk veelal secretarieel van aard. Zeker gezien de ontwikkelingen die de gemeenteraden sinds het dualisme doormaken, is er een duidelijke verschuiving te zien in de ondersteuningsbehoefte. Deze verandering is met name toe te schrijven aan de ontwikkelbehoefte van de gemeenteraden in de huidige context met complexe vraagstukken. De behoefte aan de griffier als een strategische adviseur van de gemeenteraad is in het huidig bestel heel logisch en wordt steeds meer zichtbaar. Maar ook de behoefte aan de secretariële taken die de onmisbare basis vormen, blijft onverminderd aanwezig.

Om hier wat meer inzicht over te geven volgt hieronder een korte opsomming van de reguliere structurele werkzaamheden van de griffie. Secretarieel •

•

Verzorgen van het secretariaat van de gemeenteraad inclusief Gast van de raad, Raadscommissie, het Presidium, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, commissie klankbordgesprekken burgemeester, werkgroep 750-jaar stadsrechten, werkgroep inrichting Raadszaal werkgroep Wonen, werkgroep Omgevingswet , de werkgroep Sociaal Domein en de klankbordgroep Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH); Verzorgen van de dagelijkse raadsinformatie richting raads- en steunfractieleden inclusief het verzenden van de dagmail en het bijhouden van het raadsinformatiesysteem;

Procesmatig •

• • • • • •

Technische en logistieke ondersteuning van gemeenteraadsvergaderingen, vergaderingen van de Raadscommissie, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, de commissie klankbordgesprekken burgemeester en de werkgroepen 750-jaar stadsrechten, inrichting Raadszaal, Wonen, Omgevingswet en Sociaal Domein en de klankbordgroep MRDH; Advisering, overleg en afstemming met de burgemeester als raadsvoorzitter. Advisering voorzitters van vergaderingen; Bewaking budgetten van de raad en afhandeling financiën; Bewaking van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces; Adviseren over de vergaderwijze van de raad en voorstellen doen voor verbetering van procedures, zorgdragen voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen; Interne en externe raadscommunicatie betreft de gemeenteraad inclusief publicaties in Groot Vlaardingen en op de website van de gemeente Vlaardingen;

Procesmatig en inhoudelijk • • •

Leidinggeven aan de griffie inclusief het begeleiden van stagiaires en/of trainees; Driehoeksoverleg (overleg griffier met burgemeester en gemeentesecretaris); Verzorgen en mede voorbereiden van raadsbijeenkomsten zoals heidagen, werkbezoeken, trainingen en informatiebijeenkomsten;

6

• • • • • • • •

Overleg intern, met onder andere burgemeester, gemeentesecretaris, bestuursadviseurs, teammanagers, HRM-adviseur én adviseur financiën en accountant; Overleg en advisering van, met en over de Rekenkamer Vlaardingen; Aanspreekpunt voor inwoners van de gemeente ten aanzien van de gemeenteraad; Verordeningen en reglementen van de raad herzien en up-to-date houden; Het afhandelen van verzoeken in het kader van de Wet open overheid; De gemeenteraad vertegenwoordigen in interne en externe overlegsituaties, initiëren en bevorderen van de samenwerking met (externe) organisaties en partijen en ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk; Het vervullen van het opdrachtgeverschap ten aanzien van externe bureaus die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren; Het schrijven van een jaarverslag vanuit de griffie over de activiteiten van de gemeenteraad en de griffie.

Inhoudelijk •

• • • • •

Advisering (gevraagd en ongevraagd) van individuele raadsleden, steunfractieleden, fracties, gemeenteraad, het Presidium, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, commissie klankbordgesprekken burgemeester, werkgroep 750-jaar stadsrechten, werkgroep inrichting Raadszaal, werkgroep Wonen, werkgroep Omgevingswet, de werkgroep Sociaal Domein en de klankbordgroep MRDH; Advisering met betrekking tot gemeenschappelijke regelingen; Advisering aan ambtenaren van het college ten behoeve van de gemeenteraad; Advisering met betrekking tot integriteit en geheimhouding; Controle en advies over verantwoording fractiegelden; Advisering en initiatieven ontplooien die passen in (nieuwe) ontwikkelingen op gebied van democratisering en inspraak;

Overige activiteiten •

Actief bijwonen van griffierskringen met name in regioverband en het goed contact onderhouden met de griffiers van de gemeenten Maassluis en Schiedam.

De hierboven genoemde activiteiten zijn structureel van aard met uitzondering van: • Het afhandelen van verzoeken in het kader van de Wet open overheid; • Advisering werkgroepen 750-jaar stadsrechten en inrichting Raadszaal • Het leidinggeven aan stagiaires en/of trainees. 2.2. Taken griffie(r) op basis van wet- en regelgeving De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zoals hierboven beschreven, zijn de huidige werkzaamheden die de griffie van Vlaardingen uitvoert. Binnen het huidige takenpakket kunnen keuzes worden gemaakt welke taken worden uitgevoerd en welke niet. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met geldende wet- en regelgeving. In artikel 100 Gemeentewet is bepaald dat elke gemeente een griffier moet hebben en verder is in artikel 107a lid 1 Gemeentewet bepaald dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bijstaat in de uitoefening van hun taak. In Vlaardingse verordeningen zijn aanvullende bepalingen opgenomen. In het Reglement van orde 2023, de Instructie voor de griffier Vlaardingen 2019, het Mandaatbesluit griffie 2020, de Auditcommissie 2019, de Verordening Werkgeverscommissie 2019, de Rekenkamer Vlaardingen 2022, de Verordening Ambtelijke bijstand 2019 en de Verordening Fractievergoeding Vlaardingen 2019 bevatten aanvullende bepalingen voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de griffie(r).

Deze zijn: Reglement van orde 2023 • het zorgdragen voor dat de oproep, de agenda en de daarbij behorende stukken van de raadsvergadering, alsmede stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, openbaar worden gemaakt door plaatsing in het raadsinformatiesysteem; • het ondersteunen van een bijeenkomst van een Raadscommissie; • het vastleggen van de conclusies van een vergadering van de Raadscommissie; 7

• • • • • • • • •

• •

het ontvangen van een verzoek van een inspreker voor het Sprekersplein of een rondetafelgesprek; ondertekenen van de presentielijst van aanwezigen tijdens de raadsvergadering; het opstellen van een besluitenlijst van de raadsvergadering, het Presidium en de Agendacommissie; het adviseren van de gemeenteraad tijdens een raadsvergadering, het Presidium en de Agendacommissie; ondersteuning en facilitering van individuele (steun)raadsleden, raadsfracties, commissies en organen van de raad en de raad als geheel gevraagd en ongevraagd advies geven aan individuele (steun)raadsleden, raadsfracties, commissies en organen van de raad en de raad als geheel; de raad bijstaan bij de vorming van een nieuw college; aanwezig zijn bij alle bijeenkomsten van commissies of organen van de raad; het in behandeling nemen van artikel 34-vragen, technische vragen en mondelinge vragen die worden ingediend voorafgaand aan een raadsvergadering. Hieronder wordt verstaan: een afschrift aan de raadsleden, de steunraadsleden, de burgemeester en de wethouders toezenden én deze te plaatsen in het raadsinformatiesysteem; het ontvangen van verzoeken betreft een interpellatie, een initiatiefraadsvoorstel én aangekondigde moties en amendementen; het organiseren van schriftelijke stemmingen tijdens raadsvergaderingen wanneer er wordt gestemd over personen;

Instructie voor de griffier Vlaardingen 2019 • de gemeenteraad, de agendacommissie, de andere ingestelde commissies en het presidium bij het opstellen van de agenda van de raadsvergaderingen, door de raad ingestelde commissies en de verslaglegging van deze vergaderingen ondersteunt; • het aanspreekpunt voor raadsleden is in contacten met de ambtelijke organisatie voor het vaststellen van regels betreft de griffie; • periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris; • de budgetten van de raad en van de griffie beheert; • leiding geeft aan de griffie. Mandaatbesluit griffie 2020 • het afhandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid gericht aan de raad; • alle bevoegdheden bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming; • het besluit tot het aanhouden en het verdagen van een beslissing op een ingediend bezwaar; • beslissen op grond van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.

Hieronder valt ook het vaststellen van de hoogte van de verschuldigde dwangsom na ingebrekestelling alsmede het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen; • het afhandelen van verzoeken tot het verkrijgen van niet-openbare informatie (waarop geheimhouding rust) in het kader van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek; • het afhandelen van het verzoek om een extern advies dat is gevraagd door de gemeenteraad inclusief de adviesaanvraag te publiceren indien het onderwerp waarover advies wordt gevraagd en adviesaanvraag zelf niet door die partij zelf gepubliceerd; • het publiceren van een onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van de gemeenteraad; • het publiceren van jaarplannen en jaarverslagen van de gemeenteraad of daaraan gerelateerde commissies; • het jaarlijks publiceren van een register van ontvangen klachten inclusief de oordelen als gevolg van een klacht; Auditcommissie 2019 • het secretariaat van de Auditcommissie verzorgen; Verordening Werkgeverscommissie 2019 • zorgdragen van het secretariaat van de Werkgeverscommissie; • het opstellen van een besluitenlijst van vergaderingen van de Werkgeverscommissie;

8

Verordening op de vertrouwenscommissie en de commissie voor het voeren van het klankbordgesprek met de burgemeester Vlaardingen 2020 • het zijn van secretaris van de Vertrouwenscommissie en klankbordgesprek; • het opstellen van een verslag van het klankbordgesprek; • zorgdragen voor archivering van de stukken van het klankbordgesprek; Rekenkamer Vlaardingen 2022 • het opstellen van een raadsvoorstel voor de behandeling van een rapport van de rekenkamer met conceptraadsbesluit na overleg met de directeur van de Rekenkamer Vlaardingen; Verordening Ambtelijke bijstand 2019 • het inwilligen van verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang; • inzage geven in of afschrift van documenten die openbaar zijn; • bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere vormen van bijstand; • een verzoek voorleggen aan de burgemeester betreft een geschil over ambtelijke bijstand; Verordening Fractievergoeding Vlaardingen 2022 • het maken van een verslag met een advies aan de burgemeester betreft de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar. De bepalingen in de verordeningen die hier zijn genoemd, kunnen overlappen. Om die reden is een bepaling slechts één keer genoemd.

De taken kunnen naast door de griffier ook worden toegekend aan de medewerkers van de griffie voor zover deze taken vallen binnen hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De precieze invulling van de taken de griffie hangt af van de visie die een gemeenteraad op zichzelf en de griffie heeft. 2.3 Keuzemogelijkheden niet uitvoeren van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden door de griffie(r) Op basis van de bovenstaande wet- en regelgeving, kan de keuze worden gemaakt om de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet uit te laten voeren door de griffie: • stagiaires en trainees niet meer begeleiden; (incidenteel van aard) • het organiseren van Gast van de raad; • secretariële, technische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning klankbordgroep MRDH; • verzorgen van de dagelijkse raadsinformatie richting raads- en steunfractieleden inclusief het verzenden van de dagmail; • adviseren over de vergaderwijze van de raad en voorstellen doen voor verbetering van procedures, zorgdragen voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen; • interne en externe raadscommunicatie betreft de gemeenteraad inclusief publicaties in Groot Vlaardingen en op de website van de gemeente Vlaardingen; • overleg en advisering van, met en over de Rekenkamer Vlaardingen; • aanspreekpunt voor inwoners van de gemeente ten aanzien van de gemeenteraad; • verordeningen en

reglementen van de raad herzien en up-to-date houden; • de gemeenteraad vertegenwoordigen in externe overlegsituaties, initiëren en bevorderen van de samenwerking met (externe) organisaties en partijen en ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk; • het schrijven van een jaarverslag vanuit de griffie over de activiteiten van de gemeenteraad en de griffie; • advisering aan ambtenaren van het college ten behoeve van de gemeenteraad; • advisering en initiatieven ontplooien die passen in (nieuwe) ontwikkelingen op gebied van democratisering en inspraak; • actief bijwonen van griffierskringen met name in regioverband en het goed contact onderhouden met de griffiers van de gemeenten Maassluis en Schiedam.

9

Aanvullend kan gekozen worden door verordeningen te wijzigen om (nog) minder taken uit te voeren: • het verzorgen van het secretariaat van de werkgroep 750-jaar stadsrechten, werkgroep inrichting Raadszaal werkgroep Wonen, werkgroep Omgevingswet en de werkgroep Sociaal Domein; (deels incidenteel van aard) • technische en logistieke ondersteuning van gemeenteraadsvergaderingen, vergaderingen van de Raadscommissie, de Agendacommissie, de Auditcommissie, de Werkgeverscommissie, de commissie klankbordgesprekken burgemeester en de werkgroepen 750-jaar stadsrechten, inrichting Raadszaal, Wonen, Omgevingswet en Sociaal Domein; • advisering met betrekking tot gemeenschappelijke regelingen; • verzorgen en mede voorbereiden van raadsbijeenkomsten zoals heidagen, werkbezoeken, trainingen en informatiebijeenkomsten; • advisering (gevraagd en ongevraagd) van individuele raadsleden, steunfractieleden, fracties, gemeenteraad, de werkgroep 750-jaar stadsrechten, werkgroep inrichting Raadszaal werkgroep Wonen, werkgroep Omgevingswet en de werkgroep Sociaal Domein; (deels incidenteel van aard) • controle en advies over verantwoording fractiegelden. De bovengenoemde taken zijn opgenomen in de vacatureteksten waarvoor medewerkers zijn aangenomen.

2.4 Reflectie raad op politieke stijl én blik raad op de toekomst Onder leiding van het Periklesinstituut zijn er twee bijeenkomsten geweest over zowel de gemeenteraad als de griffie. Een deel van de uitkomsten van die bijeenkomsten zijn van belang voor het raads- en griffieplan 2024. Geen eenduidige politieke stijl De politieke stijlen kunnen worden verdeeld in een penduledemocratie, een consensusdemocratie, een keizersdemocratie ene en participatiedemocratie. 2 De gemeenteraad van Vlaardingen heeft geen sterke voorkeur voor één van deze vier stijlen. Dat blijkt uit de volgende afbeelding die een resultaat is van enquêtes die zijn ingevuld door (steun)raadsleden:

Dit betekent dat er vanuit de griffie (voorlopig) tegemoet zal moeten worden gekomen aan alle vier de voorkeursstijlen. Er is aangegeven dat er behoefte is om over dit onderwerp op een later moment verder met elkaar in gesprek te gaan.

2 Een toelichting op deze stijlen zijn terug te vinden in bijlage I.

10

Meer behoefte aan inhoudelijk debat Bij elke vorm van democratie hoort in ieder geval debat. Er is meer behoefte aan inhoudelijk debat vanuit de gemeenteraad, waarbij de gemeenteraad meer aan de voorkant wordt betrokken bij onderwerpen en/of concrete voorstellen; ter voorbereiding hiervan zou gebruik gemaakt moet worden van een werkgroep waar een onderwerp technisch wordt besproken. Het vervolgens meer ingaan op elkaars argumenten zorgt voor meer debat, waarbij de tegenstellingen duidelijker kunnen worden. Meer onderlinge verbondenheid Er is behoefte aan meer onderling contact tussen de (steun)raadsleden, waarbij er rekening moet worden gehouden met een balans tussen het raadswerk aan de ene kant en overige verplichtingen aan de andere kant. Manieren om de onderlinge verbonden te vergroten is het (proberen te) organiseren van gezamenlijke pauzes tijdens parallelle vergaderingen en het gezamenlijk organiseren van een activiteit. 2.5 Reflectie op de paragrafen 2.2 tot en met 2.4 Uit de paragrafen 2.2 en 2.3 kan worden afgeleid dat de meeste werkzaamheden die de griffie uitvoert, impliciet of expliciet zijn grondslag vinden in wet- en regelgeving.

Uitzonderingen hierop zijn bijvoorbeeld (1) het organiseren van Gast van de raad, (2) secretariële, technische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning klankbordgroep MRDH, (3) interne en externe raadscommunicatie betreft de gemeenteraad inclusief publicaties in Groot Vlaardingen en op de website van de gemeente Vlaardingen, (4) het zijn van aanspreekpunt voor inwoners van de gemeente ten aanzien van de gemeenteraad; en (5) actief bijwonen van griffierskringen met name in regioverband en het goed contact onderhouden met de griffiers van de gemeenten Maassluis en Schiedam. De griffie is een politiek neutrale schakel binnen het besluitvormingsproces die de belangen van de gemeenteraad als bestuursorgaan en de individuele (steun)raadsleden behartigd. Op het moment dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden elders worden belegd, bestaat de kans dat: • er geen gelijk speelveld meer is qua informatievoorziening of kwaliteit van advisering; • het inhoudelijke raadswerk als (steun)raadsleden in de verdrukking komt; • onduidelijkheid ontstaat wie het aanspreekpunt namens het bestuursorgaan gemeenteraad is; • taken onvoldoende kwalitatief worden uitgevoerd vanwege het gebrek aan kennis en/of vaardigheden.

Gelet op deze vier redenen is het voorstel om geen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die direct raken aan het besluitvormingsproces zoals deze zijn opgenomen in paragraaf 2.3 de verantwoordelijkheid te laten zijn dan een andere persoon of organisatie dan de griffie. In 2024 kan er geëxperimenteerd worden met het laten uitvoeren van een werkbezoek door de een deel van de (steun)raadsleden zonder ondersteuning vanuit de griffie, waarbij alleen een budgettair kader wordt meegegeven. Dit laatste sluit aan bij de behoefte aan meer onderlinge verbondenheid. 2.6 Doelen voor 2024 Het griffieteam heeft met elkaar een aantal nieuwe doelen voor 2024 benoemd om te pakken en te starten met het realiseren daarvan. Deze nieuwe doelen worden aanvullend gedaan bovenop de ‘standaard’ werkzaamheden die al worden uitgevoerd zoals opgenomen in de eerste paragraaf van dit hoofdstuk. Het is de bedoeling dat deze nieuwe werkzaamheden vanaf 2025 een vast onderdeel zijn van de werkzaamheden van de griffie. De werkzaamheden kunnen echter alleen worden uitgevoerd wanneer de voorgestelde uitbreiding van de griffie, zoals voorgesteld in hoofdstuk 3, plaatsvindt of er expliciete keuzes worden gemaakt zoals opgenomen in paragraaf 2.3. De nieuwe werkzaamheden zijn: 1.

Verdiepend beantwoorden van de vragen ‘‘Wat voor raad wil je zijn?’’ en ‘‘Wat voor griffie hebben we nodig?’’ Om te bepalen op welke manier de griffie de gemeenteraad precies moet ondersteunen, is het van belang om de ‘‘Wat voor raad wil je zijn’‘? verdiepend te beantwoorden. In 2023 is gestart om deze vraag te beantwoorden en hiervan is een eerste richting gegeven. Om de gemeenteraad (nog) beter 11

te ondersteunen en te adviseren, is het van belang om een explicieter antwoord te krijgen op deze vraag. Om die reden wordt er in 2024 een vervolg georganiseerd op de bijeenkomst die op 30 september jl. plaatsvond. Daarnaast wordt er gesproken over de precieze taken die de griffie uitvoert, zoals deze zijn opgenomen in paragraaf 2.2 2. Er meer wordt geïnvesteerd in positionering van de gemeenteraad op complexe dossiers De omgeving en de beleidskeuzes waar een gemeenteraad voor staat, worden steeds complexer. Om te bepalen hoe de gemeenteraad zich beter kan positioneren in bepaalde complexe dossiers, is het van belang om vanuit een strategisch perspectief te adviseren hoe dat mogelijk is. Voorbeelden van deze complexe dossiers zijn: de realisatie van de Rivierzone, de woningbouwopgave, de ontwikkeling van de binnenstad, de Regionale Energiestrategie, de Omgevingswet, de Wmo en de Participatiewet. Dit betekent dat binnen de griffie een raadsadviseur zich bezig moet gaan houden met deze taak. Deze raadsadviseur zal ook een bijeenkomst begeleiden waar verder wordt gesproken over ‘Wat voor raad wil je zijn?’. 3.

De kwaliteit van debatten verbeteren Om voor inwoners en andere (steun)raadsleden duidelijk te maken wat een (steun)raadslid vindt, is het bij debatteren van belang om standpunten duidelijk te kunnen verwoorden en dat die standpunten ook duidelijk naar voren kunnen worden gebracht. Om op die manier de kwaliteit van debatten te verhogen, worden er in 2024 training georganiseerd over debatteren voor alle (steun)raadsleden. Voor de voorzitters wordt een aparte training georganiseerd hoe zij het debat kunnen bevorderen. Om de kwaliteit van het debat verder te verbeteren, is het van belang om de raadsinstrumenten op juiste manier toe te kunnen passen. Ook daaraan wordt in 2024 meer aandacht besteed. 4. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen Van overheden, en daarmee ook de gemeente Vlaardingen, mag verwacht worden dat zij zich aan de wet houden. Dit is ook een van de fundamenten van een democratische rechtsstaat. Op dit moment voldoet de griffie op onderdelen niet aan verschillende wetten. Vanaf 2024 wordt er gestart met het voldoen aan wet- en regelgeving voor die zaken die worden die eerder zijn genoemd onder punt vier van het eerste hoofdstuk. Vanaf 2024 en 2025 treden (naar verwachting) nieuwe wetten inwerking die direct in direct de werkzaamheden van de griffie raken.

Deze werkzaamheden zijn enerzijds structureel van aard om de wet te blijven uitvoeren en anderzijds om de organisatie van de griffie zodanig in te richten dat aan de wet kan worden voldaan. In 2024 wordt gestart met het verder in beeld brengen welke taken door de griffie moeten worden uitgevoerd om vanaf 2025 te voldoen aan de wet.

12

2.7 Planning uitvoering doelen 2024 Om een start te maken met, en het daadwerkelijk realiseren van, de bovenstaande doelen is de volgende planning beoogd:

Activiteit

Periode

Betrokkenen Griffier

Werving en selectie twee nieuwe griffiemedewerkers

Januari en februari

Organiseren vervolgbijeenkomst Wat voor raad wil je zijn? en Wat voor griffie hebben we nodig? (doelstelling 1)

Maart en juni

Organiseren debattrainingen (doelstelling 3)

Maart en oktober

Griffie en gemeenteraad

Organiseren voorzitterstrainingen (doelstelling 3)

Maart en oktober

Griffie en Agendacommissie

Plan van aanpak en implementeren van het voldoen aan wettelijke verplichtingen (doelstelling 4)

Maart tot en met december

Griffie

Advies position paper complexe dossiers (doelstelling 2)

September

Griffie

Griffie en gemeenteraad

13

Hoofdstuk 3: Organisatie griffie in 2024 3.1 Griffieformatie De huidige formatie van de griffie is op papier 4,0 fte. Deze is verdeeld over: een griffier (1,0 fte), een senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier (1,0 fte), een raadsadviseur en plaatsvervangend griffier (1,0 fte) en een griffiemedewerker (1,0 fte). De bezetting in 2023 is echter verdeeld over:

Naam

Functie

Aantal uren per week

Iroy Konings

Griffier

36

Bas Nootenboom (van 1 januari tot en met 7 juli 2023 voor 32 uur per week, daarna 24 uur per week)

Senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier

24

Kees Poortvliet (vanaf 5 juni 2023)

Senior raadsadviseur

24

Stan Hermans (vanaf 1 februari tot en met 22 mei 2023 fulltime, daarna parttime)3

Raadsadviseur en plaatsvervangend griffier

36

Maaike Maurer (vanaf 1 juni 2023)

Griffiemedewerker

36

Merel Bezemer (vanaf 28 augustus 2023)

Griffiemedewerker

16

Noël de Gier (van 1 januari tot en met 30 april 2023)

Griffiemedewerker

36

De door Merel Bezemer gewerkte uren zijn een aanvulling op de uren van Bas Nootenboom en Kees Poortvliet. De huidige werkzaamheden van de medewerkers van de griffie inclusief de tijdsbesteding zijn vertrouwelijk in te zien. In totaal wordt er op dit moment wekelijks gemiddeld bijna 180 uur, vergelijkbaar met 5,0 fte, gewerkt door de medewerkers van de griffie. Ondanks het maken van overuren, voert een deel van de medewerkers de taken kwalitatief onvoldoende of matig uit in vergelijking met wat zij aan kwaliteit zouden kunnen leveren wanneer daar wel voldoende tijd voor is. De werkzaamheden en formatie sluiten niet op elkaar aan met als gevolg dat: • de medewerkers van de griffie structureel overwerken en er continu sprake is van een te hoge werkdruk; • er niet wordt voldaan aan het uitvoeren van wettelijke verplichtingen zoals deze zijn opgenomen onder punt 4 in het eerste hoofdstuk; • er wordt onvoldoende toegekomen aan coaching van (steun)raadsleden en medewerkers van de griffie; • door het werken met twee parttime senior raadsadviseurs er sprake is van meerwerk voor de griffier.

3 Vanaf 23 mei 2023 was Stan Hermans deels afwezig.

14

3.2 Voorstel uitbreiding formatie Om te kunnen voldoen aan de wensen van de gemeenteraad om een griffie te hebben die snel en adequaat is, de doelen die zijn opgenomen in het tweede hoofdstuk en de huidige taken voldoende of goed uit te kunnen voeren, is het voorstel om de griffie vanaf 2024 uit te breiden naar 5,86, fte. Dit betekent een uitbreiding van het team van vier naar zes medewerkers. De functies die dan vanaf 2024 vervuld worden, zijn: 1. Griffier (1,0 fte); 2. Senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier (2,0 fte, 2x 1,0 fte); o 1,0 fte Raadscommissie Raadszaal plus Auditcommissie en aanverwante werkgroepen o Senior raadsadviseur Burgerzaal plus aanverwante werkgroepen (1,0 fte); 3. Raadsadviseur –complexe dossiers, juridische aangelegenheden, contactpersoon Rekenkamer Vlaardingen en nationale ombudsman (0,8 fte); 4. Junior raadsadviseur (1,0 fte); 5. Griffiemedewerker (1,0 fte). Een uitbreiding van het team met twee nieuwe medewerkers is het maximaal mogelijk in één keer om deze twee nieuwe medewerkers goed te kunnen inwerken. Door het uitbreiden van het team kan de griffie van de gemeente Vlaardingen een aantrekkelijke werkgever blijven, doordat er ook een loopbaanpad kan ontstaan. De verdeling van de verantwoordelijkheden en uren per verantwoordelijkheid per functie per week is als volgt:

Functie Griffier

Verantwoordelijkheid

Aantal uren per week

Secretaris raadsvergadering

7 uur

Secretaris Presidium inclusief advisering leden en voorzitter

3 uur

Secretaris Werkgeverscommissie inclusief advisering leden

1,5 uur

Secretaris Klankbordcommissie

2 uur

Secretaris Agendacommissie

5 uur

Coördinatie griffie inclusief overleggen en administratieve werkzaamheden

11 uur

Interne (ambtelijke) overleggen

2 uur

Strategische advisering gemeenteraad(sleden en steunraadsleden)

3 uur

Overige werkzaamheden

1,5 uur

Secretaris Raadszaal

12 uur

Secretaris Auditcommissie

3,5 uur

Senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier Raadszaal

15

Secretaris Werkgroep Wonen

1,5 uur

Secretaris Werkgroep Omgevingswet

1,5 uur

Advisering/coaching (steun)raadsleden

7,5 uur

Interne (ambtelijke) overleggen

6 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Ondersteuning raadsvergadering

2,5 uur

Overige werkzaamheden

1,0 uur

Secretaris Burgerzaal

12 uur

Werkgroep Sociaal domein

1,5 uur

Uitvoering aanbevelingen quick scan lokale democratie

2 uur

Advisering/coaching (steun)raadsleden

4 uur

Interne (ambtelijke) overleggen

6 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Ondersteuning raadsvergadering

2,5 uur

Overige werkzaamheden

7,5 uur

Complexe dossiers (Rivierzone, Regionale Energiestrategie, warmtetransitievisie etc.)

9 uur

Adviseur juridische aangelegenheden inclusief coördinatie implementatie landelijke wet- en regelgeving

6 uur

Contactpersoon Rekenkamer Vlaardingen

2 uur

Contactpersoon nationale ombudsman

0,5 uur

Interne ambtelijke overleggen

6 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Senior raadsadviseur en plaatsvervangend griffier Burgerzaal

Raadsadviseur

16

Ondersteuning raadsvergadering

1 uur

Overige werkzaamheden

3 uur

Diverse projecten (waaronder voldoen aan de Archiefwet, Wet digitale overheid, Wet hergebruik overheidsinformatie, Wet digitale toegankelijkheid, Participatieverordening etc., implementatie/uitvoerend)

14 uur

Verbeteren processen bedrijfsvoering griffie

4 uur

Beter informatie toegankelijk maken voor gemeenteraad inclusief ordenen raadsinformatiesysteem

7,5 uur

Gast van de raad

2,5 uur

Procesmatig en technisch voorbereidingen vergaderingen (raadsvergadering, Raadscommissie en werkgroepen)

2 uur

Interne ambtelijke overleggen

3 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Ondersteuning raadsvergadering

1 uur

Overige werkzaamheden

1,5 uur

Procesmatig en organisatorisch ondersteunen vergaderingen inclusief het plaatsen van documenten op het raadsinformatiesysteem

13 uur

Mailbox griffie bijhouden en verzenden dagmail

12,5 uur

Interne ambtelijke overleggen

2 uur

Vervanging collega’s

0,5 uur

Ondersteuning raadsvergadering

1 uur

Overige werkzaamheden, waaronder publicaties in Groot Vlaardingen

7 uur

Junior raadsadviseur

Griffiemedewerker

17

Deze uren gelden voor 2024 inclusief de verdeling van de werkzaamheden. Op hoofdlijnen zullen de werkzaamheden gelijk blijven vanaf 2025, omdat op basis van de voorgestelde werkzaamheden medewerkers zijn of worden aangenomen. Elk jaar is echter wel mogelijk om werkzaamheden deels te verschuiven. Onder overige werkzaamheden moet, afhankelijk van de functie, bijvoorbeeld worden verstaan: het schrijven van het jaarverslag, het eventueel organiseren van een heidag, inboeken en betalen van facturen en activiteiten in het kader van opleiding en scholing. 3.3 Financiële voorstellen als gevolg van uitbreiding griffie De uitbreiding betekent een extra financiële ruimtevraag (inclusief werkgeverslasten) voor de salariskosten van 166.630,11.4 Een deel van de financiële ruimtevraag kan worden gevonden door het schuiven binnen het budget van de griffie, namelijk: 1. € 70.000 uit het budget overige kosten raad binnen de begroting van de griffie en deze lasten jaarlijks te indexeren; 2. € 20.000 uit het budget werkkostenregeling raad van de griffie en deze lasten jaarlijks te indexeren; 3. € 10.000 uit het budget salarisadministratie vergoedingen raadsleden binnen de begroting van de griffie en deze lasten jaarlijks te indexeren; 4.

€ 5.000 uit het budget cursussen raad binnen de begroting van de griffie en deze lasten jaarlijks te indexeren.5 Op deze stelposten werd tijdens de jaren 2021 en 2022 budget (fors) overgehouden en de verwachting is dat ook over het jaar 2023.6 Dit betekent dat er voor € 61.630,11 een financiële ruimtevraag binnen de reguliere meerjarenbegroting 2024-2027 voor de salariskosten. Om ook de nieuwe medewerkers te kunnen scholen, is ophoging van het budget voor persoonlijke vorming en opleiding nodig van € 2.320 naar € 3.480. De uitbreiding van de griffie betekent een extra financiële ruimte vraag van in totaal € 62.790,11. Deze financiële ruimtevraag kan worden gedekt vanuit de structurele ruimte uit het gemeentefonds als gevolg van septembercirculaire 2023. De septembercirculaire 2023 wordt verwerkt in de tweede voortgangsrapportage 2023. 3.4 Opleiding en scholing Om medewerkers op de griffie effectief en tevreden te houden is, vanuit goed werkgeverschap, investeren in kennis en ontwikkeling van belang. Dit is eerder in het eerste hoofdstuk toegelicht. 3.5 Budget griffie 2024 De budgetten die onder het budgetbeheer van de griffier vallen zijn zoals voorgesteld in de meerjarenbegroting 2024-2027:

4 Junior raadsadviseur: 83.000 euro, en raadsadviseur 83.630,11 euro. 5 Een specificatie van wat op de budgetten waarvan het voorstel is om kosten te verschuiven is terug

te vinden in bijlage II. 6 Een specificatie hiervan is terug te vinden in bijlage III 18

19

Bijlage I: Penduledemocratie, consensusdemocratie, kiezersdemocratie en participatiedemocratie7 Penduledemocratie Een penduledemocratie kent op het niveau van de staat een tiental kenmerken. De eerste vijf kenmerken betreffen de politieke machtsconfiguratie en de organisatie van de uitvoerende macht. De tweede vijf kenmerken betreffen de organisatie van de macht voorbij het regeringscentrum. 1. Er is sprake van machtsconcentratie bij een éénpartijregering, gesteund door een enkelvoudige meerderheid in het parlement. 2. De regering is dominant en staat in een monistische verhouding met het parlement. 3. Er is een tweepartijenstelsel, waarbij de ene partij regeert en de andere niet. 4. Er is sprake van een majoritair, disproportioneel vertegenwoordigend districtenstelsel. 5. Belangengroepen zijn pluralistisch en onderling verdeeld, waarbij het ieder voor zich is. 6. De staat neemt de vorm aan van een gecentraliseerde eenheidsstaat. 7. Bicameralisme is afwezig of onevenwichtig. De wetgevende macht is geconcentreerd bij één vertegenwoordigende kamer van het parlement. 8. Er is sprake van constitutionele flexibiliteit, tot uiting komend in een ongeschreven grondwet. 9. Het parlement is soeverein en er is geen externe grondwettelijkheidstoetsing. 10.

Er is een van de regering afhankelijke centrale bank.20 Het democratiemodel komt ook op lokaal niveau tot uiting in een tiental kenmerken. De eerste vijf daarvan zijn identiek aan die op het landelijke niveau, met natuurlijk als kanttekening dat het decentrale instituties betreft. De tweede vijf kenmerken verschillen enigszins. Consensusdemocratie Een consensusdemocratie is het model dat vooral voorkomt in verdeelde samenlevingen, waarbij scheidingen lopen langs bijvoorbeeld etnische, religieuze of sociaal-economische lijnen.22 Nederland en België zijn traditionele voorbeelden van consensusdemocratieën, maar ook Zwitserland wordt ertoe gerekend. In het model wordt, anders dan in penduledemocratieën, sterk de nadruk gelegd op gezamenlijk overleg. Voor een besluit moet er liefst zo veel mogelijk draagvlak bestaan onder zo veel mogelijk verschillende groepen. Het besluitvormingsproces is met andere woorden sterk integratief van aard. Als uiteindelijk toch niet alle groepen zich kunnen vinden in een conceptbesluit, kan er alsnog bij gewone meerderheid worden besloten. In de praktijk komt het dan ook voor dat minderheden buitenspel staan, maar men zal proberen dit tot een minimum te beperken. In consensusdemocratieën spelen burgers in de regel een kleine rol in het besluitvormingsproces.

Besluiten worden genomen door vertegenwoordigers en burgers zijn, net als in penduledemocratieën, alleen tijdens verkiezingen speler in het proces. Een belangrijk verschil met de penduledemocratie is dat het maatschappelijk middenveld, oftewel het geheel van professionele organisaties en georganiseerde burgers, wel sterk betrokken wordt bij besluitvorming. De belangen die deze groepen vertegenwoordigen moeten namelijk worden meegenomen om het nodige draagvlak te creëren. Het gevolg van dit alles is dat vertegenwoordigers en bestuurders van overheidsorganen minder macht hebben dan hun ambtgenoten in penduledemocratieën en dat professionele belangenbehartigers tussen verkiezingen in meer invloed kunnen uitoefenen op het besluitvormingsproces. Ook dit stelsel kent op het niveau van de staat een tiental kenmerken. 1. De macht wordt gedeeld in brede coalities. 2. Er is een dualistische en evenwichtige verhouding tussen de regering en het parlement. 3. Er zijn meerdere politieke partijen. 4. Het kiesstelsel is proportioneel vertegenwoordigend. 5. Er is een corporatistisch belangengroepensysteem en er vindt georganiseerd overleg plaats met koepelorganisaties. 6. Het bestuur is gedecentraliseerd en federaal. Er is sprake van meervoudig, geleed en complementair bestuur. 7.

Er is sprake van bicameralisme, waarbij de wetgevende macht verspreid is over relatief gelijkwaardige vertegenwoordigende kamers. 8. Er is een geschreven grondwet, die slechts gewijzigd kan worden met een gekwalificeerde meerderheid. 7 F. Hendriks, Vitale democratie: Theorie van democratie in actie Amsterdam University Press (2006)

20

9. De grondwettelijkheid van wetgeving wordt niet door de wetgever zelf bepaald, maar door een externe instantie. 10. De centrale bank is onafhankelijk van de regering. Net als in een penduledemocratie komen in een consensusdemocratie op lokaal niveau de eerste vijf kenmerken overeen met de landelijke, maar verschillen de tweede vijf kenmerken. 1. Het bestuur is gedecentraliseerd en gefederaliseerd, waarbij de macht verspreid is over krachtige sublokale instituties zoals wijkraden of deelgemeenten. 2. Regelende machten zijn versnipperd over wederzijds afhankelijke sectoren. 3. De onderlinge afhankelijkheid is geïnstitutionaliseerd. Een decentraal bestuurkent eigen bestuurlijke verantwoordelijkheden, maar daarnaast ook verantwoordelijkheden in medebewind en coproductie. 4. Het bestuurlijk-juridisch toezicht is goed ontwikkeld, met de mogelijkheid tot preventief en/of repressief toezicht door hogere instanties. 5. Er zijn onafhankelijke rekenkamer(commissie)s. Kiezersdemocratie Het derde democratiemodel, de kiezersdemocratie, is de directe tegenhanger van de consensusdemocratie. De besluitvorming in een kiezersdemocratie is sterk aggregatief van aard en burgers behartigen hun eigen belangen direct in de besluit vormingsarena.25 Het bekendste instrument van dit type democratie is uiteraard het referendum.

Het is belangrijk te benadrukken dat een kiezersdemocratie nergens ter wereld de democratische hoofdstructuur van een staat vormt. In een moderne staat van enige omvang is het simpelweg niet mogelijk burgers direct te laten beslissen over alle of zelfs maar de meerderheid van de te nemen besluiten. Een kiezersdemocratie is daarom altijd ingebed in een consensusdemocratie, zoals in Zwitserland, of een penduledemocratie, zoals in de Amerikaanse staat Californië. Niet geheel verrassend nemen burgers in een kiezersdemocratie een centrale plaats in. Hun rol is niet alleen reactief, maar vooral ook actief als initiatiefnemers van bijvoorbeeld burgerinitiatieven en referenda. Burgers zijn dus veel meer spelers dan toeschouwers. Een kanttekening daarbij is dat burgers vooral betrokken zijn bij het maken van keuzes. Het uitvoeren van de gemaakte keuzes is iets dat in een kiezersdemocratie nog altijd overgelaten wordt aan professionele instanties. Hoewel kiezersdemocratieën zoals gezegd in geen enkele staat de hoofdstructuur vormen van democratische besluitvormingsprocessen, zijn er desondanks wel een aantal kenmerken van op te sommen. 1. Er is sprake van begrensd bestuur. De bestuursmacht is opgesplitst en ingeperkt. 2. Burgers besturen actief mee via bijvoorbeeld volksraadplegingen en referenda. 3. Burgers controleren het bestuur actief.

Ze vormen als het ware zelf de checks and balances door het bestuur te corrigeren wanneer zij dat nodig vinden. 4. Er zijn veel verschillende belangen die op verschillende manieren behartigd worden. 5. Er is sprake van decentralisatie en federalisme. Decentrale instituties zijn op eigen terreinen bevoegd. 6. Er is sprake van reductionisme, waarbij het geheel minder is dan de som der delen en waarbij het geheel afhankelijk is van de delen. 7. Marktlogica is dominant. Coördinatie vindt van onderop plaats. De kiezer is eerder een consument dan een klassieke goed geïnformeerde, meedenkende kiezer die deelneemt aan het publieke debat. 8. Het individu wordt beschermd door allerlei waarborgen tegen de tirannie van de meerderheid. Anders dan in een penduledemocratie en consensusdemocratie zijn verkiezingen voor vertegenwoordigende organen minder bepalende momenten voor gewone burgers in een kiezersdemocratie. Er zijn naast deze verkiezingen namelijk nog meer mogelijkheden om direct voorkeuren duidelijk te maken, waarbij burgers ook zelf het initiatief kunnen nemen tot een stemming. De keerzijde van de medaille is dat burgerinitiatieven een rem kunnen zijn op beleid dat door vertegenwoordigende organen wordt gevoerd. Participatiedemocratie Het vierde democratiemodel is de participatiedemocratie.

In dit type democratie wordt het van groot belang geacht dat iedereen aan het besluitvormingsproces mee kan doen op een directe wijze. Daarnaast moet dat proces in een partici patiedemocratie integratief verlopen. Net als in een consensusdemocratie moeten minderheden bij de beleidsvorming worden betrokken om zo meer draagvlak te creëren en tot betere besluiten te komen. Gezien dit doel is gelijkheid een ideaal dat zeer hoog in het vaandel staat. Meer nog dan de kiezersdemocratie, is de participatiedemocratie een in de praktijk moeilijk te realiseren vorm van democratie. De nadruk op integratieve besluitvorming betekent 21

dat besluitvorming een proces is van de soms zeer lange adem. Daar komt bij dat in participatiedemocratieën burgers niet alleen direct actief zijn bij het bepalen van het beleid dat gevoerd moet worden, maar ook bij de uitvoering van dat beleid. Er wordt, kortom, in participatiedemocratieën zoveel actieve betrokkenheid van burgers gevraagd dat het concept, als het überhaupt te realiseren valt, alleen werkbaar is op lokale schaal.28 Voor zover het te realiseren valt, komt een participatiedemocratie zoals gezegd alleen voor op het lokale niveau. De kenmerken die Hendriks beschrijft, zien dan ook op dat niveau. 1. Het bestuur is kleinschalig, net als de eenheid waarop dat bestuur betrekking heeft. 2. Het bestuur is collectief. Iedereen is in beginsel betrokken bij de uitvoering. 3. Het bestuur legt collectief verantwoording af. Iedereen die participeert controleert voortdurend en eist continu verantwoording. 4. Er is sprake van gedeelde idealen en ideeën over het algemeen belang, wat zorgt voor afstemming en gecoördineerde actie. 5. Organisatie vindt plaats van onderop. Autonome eenheden zijn vrijwillig bij het geheel betrokken. 6. Het geheel is meer dan de som der delen en is betekenis gevend. 7. Er is sprake van radicale loyaliteit. In het geval van onenigheid is meepraten en loyaliteit het uitgangspunt, maar is afscheiding in het uiterste geval een optie. 8.

Belangen worden op groepsniveau behartigd.29 Een voordeel van een participatiedemocratie is dat burgers verantwoordelijk worden gemaakt voor hun eigen samenleving. Dit kan veel positieve energie losmaken in een gemeenschap en saamhorigheidsgevoelens genereren. Het gevaar dat het model in zich draagt is dat het besluitvormingsproces vastloopt zodra de praktijk niet aan hooggespannen verwachtingen voldoet. Overleg kost veel tijd, geld en energie en in verdeelde, heterogene samenlevingen is het ondenkbaar dat over alle kwesties consensus kan worden bereikt.

22

Bijlage II: specificatie te boeken kosten op budgetten In deze bijlage wordt weergegeven welke kosten kunnen worden geboekt op de budgetten waarvan het voorstel is deze deels over te hevelen naar het budget salarisadministratie voor medewerkers van de griffie. Overige kosten raad • Een advies • Een heidag; • Een werkbezoek Werkkostenregeling raad (onder andere:) • Abonnement krant • Advertentie krant • Advocaatkosten vergoeding eigen personeel, na afloop dienstverband (= loon uit vroegere dienstbetrekking) • Advocaatkosten vergoeding eigen personeel, tijdens dienstverband. • Afscheidsfeest externe locatie eigen en extern personeel (evt verdelen) • Afscheidsfeest externe locatie eigen en extern personeel (evt verdelen) • Afscheidsfeest intern met consumpties (geen maaltijden) • Arbo voorzieningen (in arboplan) • Assessment • Attenties personeel (geen geld of waardebon) in niet werkgerelateerde situaties waarin ook niet-werkgevers iets geven bv. bloemen, fruitmand bij ziekte familieleden, verhuizing etc. • Attenties personeel (geen geld of waardebon) in niet werkgerelateerde situaties waarin ook niet-werkgevers iets geven bv. bloemen, fruitmand bij ziekte familieleden, verhuizing etc. • Attenties (bloemen, cadeaubonnen e.d.) tbv verjaardag personeel, huwelijk of geboorte • Attenties in het kader van de dienstbetrekking, zoals o.a.

secretaressedag, ambtsjubileum, afscheid, ziekte • Attenties in het kader van de dienstbetrekking, zoals o.a. secretaressedag, ambtsjubileum, afscheid, ziekte • Attenties personeel waarde > € 25 inclusief btw • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering • Bijscholing, cursus, congres, training e.d. • Binnenlandse dienstreizen: een avondmaaltijd: • Binnenlandse dienstreizen: een lunch • Binnenlandse dienstreizen: een ontbijt • Binnenlandse dienstreizen: kleine uitgaven overdag: • Binnenlandse dienstreizen: logies: • Bloemen bij rouwberichten personeel • Bloemen en/of cadeau inburgering/huwelijken/geboorten • Bloemen en/of cadeau inburgering/huwelijken/geboorten • Bloemen op balie • Bloemen tbv verjaardag personeel • Bloemen welkom • Borrel/broodjes in het kader van de dienstbetrekking, zoals o.a. secretaressedag, ambtsjubileum, afscheid • Borrel/broodjes in het kader van de dienstbetrekking, zoals o.a. secretaressedag, ambtsjubileum, afscheid • Boterletters • Broodjes, borrelhapjes raad • Cadeaubonnen • Cadeaubonnen voor externen op individuele basis • Cadeaubonnen voor externen, gelijktijdig verstrekt met personeel • Consumpties tijdens werk (geen maaltijd) • Consumpties vergoeding aan werknemer op werkplek • Contributie personeelsvereniging bijdrage werkgever • Etentje zakelijk tussen werknemer en klant 23

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Fruitmand personeel Inrichting werkplek (niet thuis) Inrichting werkplek thuis (thuiswerkmeubilair) Inschrijving beroepsregister internet thuis en communicatiemiddelen noodzakelijkheidscriterium iPad noodzakelijkheidscriterium Jubileumgratificatie 25 jaar Jubileumgratificatie 40 jaar Jubileumgratificatie 50 jaar Kantoorartikelen aangeschaft Kantoormeubelen Kerstpakketten en andere kleine geschenken Lidmaatschap beroepsvereniging verplicht of kwaliteit Lidmaatschap Genootschap van burgemeesters/Wethoudersvereniging Maaltijd tijdens dienstreizen Maaltijden tijdens teamoverleg externe locatie Mobiele telefoons noodzakelijkheidscriterium Ontslaguitkeringen Outplacement Parkeer, veer en tolgelden Postzegels Receptie extern Receptie intern Reiskosten derden Reiskostenvergoeding <= 0,19 /km Reiskostenvergoeding > 0,19 /km Relatiegeschenken Rentevoordeel personeel Thuiswerkvergoedingen Uitje afdeling of sectie Vakliteratuur op werkplek Vakliteratuur thuis Veiligheidskleding Verklaring omtrent gedrag Werkconferentie

Vergoedingen raadsleden (salarisadministratie) • Vergoedingen aan de raadsleden zelf Cursussen raad binnen de begroting van de griffie • Cursussen van de raad, zoals een integriteitstraining of een voorzitterstraining voor de leden van de Agendacommissie; • Een werkbezoek waarbij een ontwikkelaspect expliciet onderdeel daarvan is

24

Bijlage III: overzichten realisatie budget griffie in de jaarrekeningen 2021, 2022 en 2023 (per 16 oktober 2023) Realisatie 2021

Realisatie 2022

25

2023 (per 16 oktober 2023)

26