Publicatie Monitor Boardletter - begroting 2025

Onderwerp

Aanbeveling: de omvang van de 'Verbeteragenda financiën' is groot.

Omschrijving De omvang van de ‘Verbeteragenda financiën’ is echter groot, zodat er per heden nog sprake is van diverse belangrijke aandachtspunten binnen de processen grondexploitatie, inkoop en aanbesteding, en subsidiebaten. Het bepalen van prioriteiten in de ambities zal hierdoor in toenemende mate van belang zijn. Wij adviseren u om dit eveneens expliciet door te vertalen in de ‘Verbeteragenda financiën’, die deel uitmaakt van het Organisatieplan 2022.

Verbeteractie: Prioreteer ambities en maak een expliciete doorvertaling in de 'Verbeteragenda bedrijfsvoering'

De jaarrekeningcontrole 2022 is niet voor 15 juli 2023, de wettelijke deadline, afgerond. Verbetertrajecten opnemen in de Afgezien van de impact van het in 2022 nog verder toegenomen aantal SiSa-regelingen –wat verbeteragenda bedrijfsvoering een groot beslag legt op de beschikbare tijd van zowel uw organisatie als het controleteam van de accountant –is naar de mening van de accountant sprake van een aantal (potentiële) Conclusie: Personele formatie groeit niet oorzaken. Eén mogelijke oorzaak is het al jaren op rij toenemende aantal taken en activiteiten, gelijktijdig en gelijkmatig met toenemende waarbij de beschikbare personele formatie door de krapte op de arbeidsmarkt niet gelijkmatig aantal taken en activiteiten. en gelijktijdig kan meegroeien. In de boardletter 2022 rapporteerde de accountant al over deze uitdaging; kortheidshalve verwijst de accountant hiernaar.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad bouwgronden in exploitatie). Specifieke aandachtspunten hierbij zijn een actuele basisraming van de nog te maken kosten-en-opbrengstenramingen die residueel zijn bepaald. Deze ramingen dienen volledig te zijn herzien en herijkt naar het prijspeil per 01.01.2023. Daarnaast dient er een onderbouwing beschikbaar te zijn van de voor 2023 e.v. verwachte inflatie, de kosten-en-opbrengstenindexatie en van de (potentiële) effecten op de grondexploitaties van de stikstofproblematiek en de vertragingen in de bouw.

Aanbeveling: Aandacht voor de effecten die in de huidige turbulente tijden specifieke aandachtspunten vormen voor de jaarrekeningcontrole 2022. (Onderhanden werk)

Zorg dragen voor het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad bouwgronden in exploitatie). Specifieke aandachtspunten: herzien en herijken van ramingen naar het prijspeil per 01.01.2023, het beschikbaar hebben van een onderbouwing van de voor 2023 e.v. verwachte inflatie.

Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage en het aantal Het is van belang om de interne overige inkomende subsidiebaten neemt in 2022 verder toe. Het is belangrijk de interne controle op de getrouwe controle op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage, de overige inkomende subsidies en verantwoording in de SiSa-bijlage, de de rechtmatigheid van de bestedingen ervan tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren. overige inkomende subsidies en de Tevens is het van belang dat de rollen in het verantwoordingsproces helder zijn benoemd rechtmatigheid van de bestedingen Aanbeveling: Aandacht voor de effecten (inhoudelijk en financieel-technisch verantwoordelijk). ervan tijdig uit te voeren en adequaat die in de huidige turbulente tijden te documenteren. Tevens is het van specifieke belang dat de rollen in het aandachtspunten vormen voor de verantwoordingsproces helder zijn jaarrekeningcontrole 2022. (SiSa-bijlage) benoemd (inhoudelijk en financieeltechnisch verantwoordelijk).

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Als onderdeel van onze werkzaamheden in het kader van frauderisicomanagement hebben wij tijdens de interim-controle kennisgenomen van de meestactuele frauderisicoanalyse, die dateert van 21 april 2021. Het opstel- en samensteltraject van de laatste, door het college vastgestelde, frauderisicoanalyse heeft derhalve twee jaar geleden plaatsgevonden. Wij Aanbeveling: Actualitsatie van de hebben het college geadviseerd om de actualisatie van de frauderisicoanalyse en de frauderisicoanalyse en de behandeling en behandeling en vaststelling hiervan door de diverse gremia binnen de gemeente Vlaardingen vaststelling in een vast onderdeel in de een vast onderdeel te laten zijn van de P&C-cyclus. Dit mede vanwege de verhoogde P&C-cyclus. relevantie hiervan op basis van de ‘Verbeteragenda financiën’ en de procesherijkingen die hiermee samenhangen.

Op dit moment is er voor de kortlopende contracten nog geen centrale contract- en/of verplichtingenadministratie aanwezig. Conclusie: Herziening inkoopbeleid, proces en primaire registratie.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Actualisatie van de frauderisicoanalyse en de behandeling en vaststelling hiervan door de diverse gremia binnen de gemeente Vlaardingen een vast onderdeel te laten zijn van de P&Ccyclus. Dit mede vanwege de verhoogde relevantie hiervan op basis van de ‘Verbeteragenda bedrijfsvoering’ en de procesherijkingen die hiermee samenhangen. Beleid, handboek en proces actualiseren.

Tijdens onze interim-controle hebben wij met de organisatie gesproken over de procesmatige inbedding van dit onderwerp in de herijkte processen die in 2022 zijn vastgesteld. Wij hebben geconstateerd dat de gemeente hier op dit moment nog geen procedures en richtlijnen voor heeft ingericht die borgen dat er voorafgaand aan een verlenging van een kortlopend contract (zichtbaar) wordt getoetst of de verlenging voldoet aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wij hebben het college geadviseerd om het herijkte inkoopproces uit te breiden met procedures en richtlijnen voor opdrachtverlenging, en/of –uitbreiding, en om de controles die hierop worden verricht zichtbaar te maken.

Breidt het herijkte inkoopproces uit met procedures en richtlijnen voor opdrachtverlening, en/of -uitbreiding, en om de controles die hierop worden verricht zichtbaar te maken.

Aanbeveling: Procedures en richtlijnen bij het verlengen en uitbreiden van opdrachten.

Conclusie : Herijken van beleid en processen heeft nog niet plaats gevonden.

In onze voorgaande rapportages hebben wij al aangegeven dat het voor de gemeente Het is van noodzakelijk belang Vlaardingen belangrijk is om expliciete keuzes te maken en te formaliseren ten aanzien van de prioriteit te geven aan het herijken en noodzakelijk geachte mix van interne-beheersingsmaatregelen binnen het periodieke beschrijven van de processen die actualisatieproces van de bouwgronden in exploitatie. Tijdens onze interim-controle 2022 samenhangen met de bouwgronden hebben wij vastgesteld dat het herijken en beschrijven van de processen die samenhangen in exploitatie. Het college is met de bouwgronden in exploitaties per heden nog niet heeft plaatsgevonden. Hierdoor zijn geadviseerd om hier prioriteit aan te veel interne-beheersingsmaatregelen impliciet in de processen opgenomen, maar zijn geven, mede in verband met het belangrijke keuzemomenten over de zwaarte van en/of het al dan niet toepassen van interne- herzieningsproces dat voor de beheersingsmaatregelen, afhankelijk van het risicoprofiel van de projecten, niet nader jaarrekening 2022 plaats dient te gedefinieerd. Gezien de huidige economische omstandigheden, die het risicoprofiel van de vinden.

bouwgronden in exploitatie verhogen, en waarbij bovendien de portefeuille van de gemeente Vlaardingen actiever wordt, achten wij het noodzakelijk om prioriteit te geven aan het herijken en beschrijven van de processen die samenhangen met de bouwgronden in exploitatie. Wij hebben het college geadviseerd om hier prioriteit aan te geven, mede in verband met het herzieningsproces dat voor de jaarrekening 2022 plaats dient te vinden.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Wij hebben op basis van het gesprek met de ambtelijke organisatie begrepen dat er gedurende Gedurende het opstel-en het opstel-en samenstelproces van deze grondexploitatiebegrotingen geen zichtbare controles samenstelproces van zijn uitgevoerd, noch door een tweede planeconoom, noch door Financiën &Control. Dit grondexploitatiebegrotingen zijn er betekent concreet dat achteraf niet is na te gaan: welke inhoudelijke controles er zijn geen zichtbare controles uitgevoerd. uitgevoerd, wat de bevindingen waren en hoe deze bevindingen zijn opgevolgd om te komen Het college is geadviseerd om voor tot grondexploitatiebegrotingen die een aannemelijk geprognosticeerd resultaat presenteren. dit onderdeel passende interneGezien de relevantie van het bestaan vaneen adequate interne beheersing bij het openen van beheersingsmaatregelen te nieuwe grondexploitaties voor de kwaliteit van de besluitvormingsinformatie, hebben wij het ontwerpen en te implementeren. In Aanbeveling: Inhoudelijke controles college geadviseerd om voor dit onderdeel passende interne-beheersingsmaatregelen te het verlengde van de constatering die rondom bestaande en nieuwe ontwerpen en te implementeren. In het verlengde van onze constatering adviseren wij u de accountant maakt adviseerd de grondexploitaties.

eveneens, gezien de toekomstige ambities rondom de Rivierzone, om als onderdeel van de accountant, gezien de toekomstige algehele projectbeheersing van dit gebied passende interne-beheersingsmaatregelen te ambities rondom de Rivierzone, om ontwerpen en te implementeren voor de gebiedsontwikkeling. als onderdeel van de algehele projectbeheersing van dit gebied passende internebeheersingsmaatregelen te ontwerpen en te implementeren voor de gebiedsontwikkeling. 1) Nog niet alle toegekende subsidies in het overzicht zijn opgenomen. Subsidies die uit Inhoudelijk is er echter nog geen externe bronnen blijken, zoals het verantwoordingsoverzicht SiSa 2022 en het subsidieregister sprake van een toereikende primaire van de Provincie Zuid-Holland, zijn niet in alle gevallen in het subsidieregister opgenomen. Dit registratie, noch van een wordt veroorzaakt doordat de volledigheid van het subsidieregister gecontroleerd wordt aan de gestructureerd proces met interne hand van de daadwerkelijk in de financiële administratie geboekte inkomsten.

Doordat niet alle beheersingsmaatregelen die een toegekende subsidies (automatisch) bevoorschot worden vanuit de subsidieverstrekker, volledige en rechtmatige bestaat het risico dat het recht op subsidiegelden niet gesignaleerd wordt, met als gevolg dat verantwoording van de subsidiebaten de opbrengstverantwoording in de financiële administratie, en dus in de jaarrekening, in de administratie borgen. Het is onvolledig is. belangrijk om de interne beheersing Aanbeveling : Het verder versterken van 2) De informatie die is opgenomen in het subsidieregister nog niet in alle gevallen volledig is, rondom de subsidiebaten verder de interne beheersing rondom de waarbij de monitoring alleen plaats vindt via het afgeven van signalen richting de ambtelijk versterken. Het college heeft het subsidiebaten. verantwoordelijke. Het afwikkelen van signalen wordt niet geregistreerd. Hierdoor is er geen advies gekregen om het compleet actueel beeld van de status van de naleving van de subsidievoorwaarden, met als professionaliseringstraject van dit risico dat niet (tijdig) gesignaleerd wordt dat er tussentijds opbrengsten verantwoord moeten proces met voldoende urgentie op te worden in de financiële administratie. Ook is het denkbaar dat niet tijdig wordt gesignaleerd dat pakken.

de gemeente Vlaardingen het risico loopt dat de subsidievoorwaarden niet worden nageleefd, waarmee het recht op de subsidie vervalt. 3) Er een gestructureerd en beschreven proces ontbreekt inzake de wijze waarop de opbrengstverantwoording van de subsidies bepaald wordt bij de jaarafsluiting. Ook ontbreken de interne-beheersingsmaatregelen die borgen dat deze opbrengstverantwoording getrouw en rechtmatig is.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Aanbeveling: Repressieve controle inbedden.

Aanbeveling: Bulkkredieten.

Het systeem dwingt nog steeds geen functiescheiding af, waardoor de mogelijkheid blijft bestaan om memoriaalboekingen in te boeken zonder dat wordt nagegaan of deze boeking voldoet aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording en of de voorgestelde boeking past binnen de vastgestelde begroting. In voorgaande jaren werd er om deze reden een repressieve controle, een controle achteraf, uitgevoerd op de aanwezigheid van een gecontroleerde en voor akkoord geparafeerde checklist bij de geregistreerde memoriaalboekingen. In 2022 heeft deze controle nog niet plaatsgevonden. Wij hebben het college geadviseerd om deze repressieve controle alsnog uit te voeren over 2022 en om deze voor de toekomstige jaren structureel als onderdeel van het proces in te bedden. Voorts hebben wij het college in overweging gegeven om in het financiële pakket de, al op papier bestaande, functiescheiding technisch in te bedden, zodat hetvier-ogenprincipe ook systeemtechnisch wordt afgedwongen.

Voor 2022 een repressieve controle voor de memoriaalboekingen alsnog uit te voeren en deze voor in de toekomstige jaren structureel als onderdeel van het proces in te bedden. Voorts wordt het college in overweging gegeven om in het financiële pakket de, al op papier bestaande, functiescheiding technisch in te bedden, zodat hetvierogenprincipe ook systeemtechnisch wordt afgedwongen.

1) “Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.” Deze passage impliceert dat de votering via bulkkredieten niet in lijn is met de bepalingen zoals opgenomen in de financiële verordening. 2) Er is op dit moment (nog) geen sprake van informatievoorziening richting het college (en de raad) die inzicht geeft in de voortgang van de verschillende projecten die onder de bulkkredieten vallen of in de financiële prognose van deze projecten en in de effecten van eventuele vertragingen richting toekomstige begrotingsjaren

1.Het voteringsproces rondom de investeringskredieten te heroverwegen en de financiële verordening in lijn te brengen met het proces. 2. Het mandaat te formaliseren dat lager ligt dan het college, inzake het openen van projecten onder bulkkredieten. 3.De informatievoorziening aan het college en aan de gemeenteraad te versterken rondom de stand van de projecten die deel uit maken van de bulkkredieten.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Naar aanleiding van de bevindingen heeft de accountant geconstateerd dat voor werkzaamheden niet gesteund kan worden op de IT beheersingsmaatregelen. De bestaande tekortkomingen in de IT omgeving leiden ertoe dat de gemeente en de accountant niet zonder meer kunnen steunen op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Als gevolg van het (vooralsnog) onvoldoende opvolgen van de aanbevelingen op dit gebied heeft de accountant voor de jaarrekeningcontrole 2022 niet zonder meer kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking. Het gevolg van deze conclusie is dat de accountant meer gegevensgericht werk hebben moeten verrichten, waaronder het uitvoeren van specifieke werkzaamheden om de betrouwbaarheid van data en lijstwerk vast te stellen.

De betrouwbaarheid en de continuïteit van de automatiseringsomgeving inclusief cybersecurity behoeft verdere aandacht. De accountant heeft de beoordeling gedaan op de volgende drie punten:

De gemeente wordt geadviseerd om op korte termijn het opstel-en controleproces van de jaarrekening te evalueren en daarbij te bezien welke verbeteringen mogelijk en nodig zijn zowel op het vlak van cultuur, houding en gedrag (voelen en nemen alle medewerkers hun (mede)verantwoordelijkheid voor hun aandeel in het proces?) als wat betreft de duidelijkheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden (is voldoende duidelijk beschreven en belegd wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces?). Deze evaluatie is enerzijds noodzakelijk om de buitenproportionele hoeveelheid correcties die aangebracht moesten worden op de conceptjaarrekening 2022, te weten: 61 stuks,terug te brengen naar een acceptabel niveau. Anderzijds is deze evaluatie naar onze mening noodzakelijk omdat ons beeld is dat Aanbeveling: Opstel- en controleproces medewerkers binnen de organisatie op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de jaarrekening evalueren. (eind)verantwoordelijkheid voelen en nemen voor ieders (aan)deel in het opstel-en controleproces van de jaarrekening. Als gevolg van de combinatie van deze factoren/oorzaken verloopt het opstel-en controleproces ‘stroperig’ en is de deadline van 15 juli niet gehaald.

Evalueer op korte termijn het opstelen controleproces van de jaarrekening 2022. En daarbij te bezien welke verbeteringen mogelijk en nodig zijn op het vlak van cultuur, houding en gedrag (voelen en nemen alle medewerkers hun (mede)verantwoordelijkheid voor hun aandeel in het proces?) als wat betreft de duidelijkheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden (is voldoende duidelijk beschreven en belegd wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces?). De hoeveelheid correcties die verricht zijn voor het conceptjaarrekening 2022, te weten: 61 stuks terug te brengen naar een acceptabel niveau.

Aanbeveling: Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving inclusief cybersecurity behoeft verdere aandacht.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

User Access –Logische Toegangsbeveiliging User Authentication –Wachtwoordbeheer Changemanagement –Wijzigingsbeheer

Met de invoering van de cao gemeenten 2021-2022 kunnen medewerkers vanaf 1 januari 2022 In 2023 dient de gemeente de bovenwettelijke vakantie-uren sparen. De commissie BBV heeft daarom eind januari 2023 een uitvraag binnen de organisatie te nadere toelichting rondom de voorziening verlofsparen gepubliceerd. Hieruit blijkt onder andere doen voor verlofsparen. dat gemeenten voor het spaarverlof, zoals dit vanaf 2022 van toepassing is, een voorziening moeten vormen, omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn. Conclusie: De gemeente heeft nog geen uitvraag gedaan bij de medewerkers voor De gemeente heeft in 2022 nog niet concreet aan medewerkers gevraagd of zij gebruik willen verlofsparen. maken van de mogelijkheid tot verlofsparen en het totale verlofsaldo is over de afgelopen jaren (binnen een redelijke bandbreedte) gelijk gebleven. Om deze reden is het op basis van het BBV niet toegestaan in 2022 een voorziening verlofsparen te vormen. Dit leidt tot een voordeel van € 1,0 miljoen ten opzichte van de 2evoortgangsrapportage. De organisatie is voornemens in 2023 wel een uitvraag naar verlofsparen te doen bij de medewerkers.

Conclusie: Onzekerheid in rapportage Stroomopwaarts MVS.

De gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS voert voor de gemeente Vlaardingen Uit de rapportage van de accountant het gedeelte Werk en Inkomen uit. Ook de sociale werkplaats van de gemeente is van van Stroomopwaarts MVS blijkt één Stroomopwaarts. De taken inzake Werk en Inkomen zijn gemandateerd aan Stroomopwaarts. onzekerheid die betrekking heeft op Dit betekent voor de accountantscontrole dat fouten en onzekerheden uit de jaarrekening 2022 de gemeente Vlaardingen. Dit betreft van Stroomopwaarts meewegen in het oordeel van de accountant over de jaarrekening 2022 een onzekerheid ad € 348.000 inzake van de gemeente Vlaardingen. Uit de rapportage van de accountant van Stroomopwaarts de uitbetaalde energietoeslag. Deze MVS blijkt één onzekerheid die betrekking heeft op de gemeente Vlaardingen. Dit betreft een onzekerheid weegt mee in de oordeel onzekerheid ad € 348.000 inzake de uitbetaalde energietoeslag. Deze onzekerheid weegt mee van de accountant. in ons oordeel.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Er is een afname geconstateerd van de omvang van de onrechtmatigheden als gevolg van het De geconstateerde fout betreft een in niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle 2022 is een 2022 geconstateerde, onrechtmatig, rechtmatigheidsfout gebleken van in totaal circa € 0,4 miljoen (2021: geen fouten). verrichte aanbesteding. Gezien de specifieke aard en achtergrond van de inkoop is geconcludeerd dat dit een unieke fout betreft. Conclusie: Rechtmatigheid - Naleving van de Europese aanbestedingsregels.

Bij de jaarrekeningcontrole 2022 heeft de accountant in twee gevallen geen documentatie ontvangen die zekerheid geeft over het vaststellen van een marktconforme prijs en daarmee het voorkomen van staatssteun. Het is in deze gevallen dus onzeker of sprake is van (geoorloofde) staatssteun die gemeld had moeten worden aan de EC. Conclusie: Ontbreken documentatie.

Aanbeveling: Kritisch blijven om begrotingen in lijn met beschikbare (personele) capaciteit te kunnen realisteren.

Het betreft hier, op grond van de Kadernota rechtmatigheid, een bevinding in het kader van de rechtmatigheid met een niet financieel karakter, waardoor dit niet meewoog in de oordeel.

Op basis van de geconstateerde afwijkingen is de indruk van de accountant dat de begroting Blijf het realiteitsgehalte kritisch en tussentijdse informatievoorziening te ambitieus zijn en mogelijk niet geheel in lijn zijn met de bezien en evalueren, en daarbij ook beschikbare (personele) capaciteit om alle geplande projecten en activiteiten daadwerkelijk te te bekijken in hoeverre verdere realiseren. Het is in dit kader belangrijk het realiteitsgehalte kritisch te blijven bezien en stapeling van ambities en evalueren, en daarbij ook te bekijken in hoeverre een verdere stapeling van ambities en projecten/activiteiten ook projecten/activiteiten passend is. Om uw doelen en ambities te realiseren, nemen de daadwerkelijk passen zijn binnen de (investerings)uitgaven de komende jaren naar verwachting sowieso nog verder toe. Belangrijke beschikbare (personele) capaciteit. opgaven zijn onder andere het realiseren van een versnelling in de woningbouw en de energietransitie.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx

Conclusie: Dubbele betalingen broker / inhuur

Naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle op de inkoopfacturen is er geconstateerd dat een geselecteerde factuur voor de inhuur van een medewerker dubbel was De gemeente heeft alle dubbele gedeclareerd door de leverancier en dus ook dubbel betaald. Uit een nader door de organisatie betalingen inmiddels verrekend met verrichte analyse van de totale inhuurkosten van deze medewerker is gebleken dat in 2022 in de leverancier. De accountant vraagt totaal € 111.800 dubbel gefactureerd en uitbetaald is. Naar aanleiding van de gevonden fouten aandacht voor de interneen de oorzaakanalyse zijn er in samenwerking met de organisatie aanvullende analyses en beheersingsmaatregelen en controles detailcontroles verricht om vast te stellen of er (mogelijk) sprake is van meer vergelijkbare ter zake om dubbele betalingen in de fouten. Bij deze werkzaamheden zijn nog gedeclareerde en uitbetaalde facturen van deze toekomst te voorkomen. leverancier ontdekt ten bedrage van € 48.250.

Publicatie Monitor Boardletter - accountantsverslag17-07-2024.xlsx