Publicatie Monitor 213a investeringen begroting 2025

Onderwerp: Conclusie : Ambitie versus haalbaarheid en vergroten realisatiegraad

Conclusie: Onvoldoende beschikbaarheid van informatie voor sturing en beheersing

Omschrijving: Verbeteractie: De grote bestuurlijke investeringsambitie kan door de organisatie momenteel Meer sturing op realisatiegraad. niet worden waargemaakt. Er wordt beperkt tot niet gestuurd op de realisatiegraad en deze is aan de lage kant.

Managementinformatie over de voortgang van investeringsprojecten en de uitputting van de kredieten is onvoldoende. Hierdoor is beperkte (bij)sturing en beheersing op investeringsprojecten mogelijk.

Om (sturing) en beheersing mogelijk te maken is het verschaffen van managementinformatie over de voortgang van investeringsprojecten en de uitputting van kredieten nodig.

Aan de versterking van de ambtelijke organisatie wordt hard gewerkt, maar dit vereist meer inzet en middelen om op het gewenste niveau te komen.

Het inzetten van middelen en organisatorische slagkracht om de voorgenomen investeringen te kunnen realiseren.

Conclusie: Organisatorische slagkracht is momenteel niet toereikend om de voorgenomen investeringen te kunnen realiseren

1. Werk het proces rondom investeringen en investeringskredieten op een duidelijke wijze uit met als basis de nieuwe financiële verordening, als eerste stap om te borgen dat medewerkers op een consistente wijze omgaan met Aanbeveling : Meer zicht op en inzicht investeringen en investeringskredieten. In het proces ook borgen dat er krijgen in investeringskredieten (1) zolang gegevens handmatig verwerkt worden – er voldoende controle wordt uitgeoefend op de juistheid van deze verwerking.

Zorg dragen voor een eenduidige (uitgewerkte) werkwijze met de nieuwe financiele verordening als basis.

2. Verhoog de transparantie op tussentijdse wijzigingen op bestaande investeringen of nieuwe aanvragen door deze goed te registreren en te verwerken in de financiële administratie en ook te rapporteren in de P&C Aanbeveling : Meer zicht op en inzicht documentatie. krijgen in investeringskredieten (2)

Mogelijk maken van transparantie in de registratie en verwerking in tussentijdse wijzigingen op bestaande investeringen of nieuwe aanvragen.

3. Borg dat aansluitingen tussen de P&C stukken goed te maken zijn om het Borging op aansluitingen niveau van individuele investeringen en maak hierbij ook specifiek de tussen de P&C stukken en Aanbeveling: Meer zicht op en inzicht uitputting van bulkkredieten inzichtelijk. individuele investeringen. Met krijgen in investeringskredieten (3) duidelijke inzicht op uitputting van bulkkredieten. 4. Intensiveer de rol van de financieel adviseur om beter (in)zicht te krijgen De rol van de financieel op de investeringen. Organiseer meer en betere toetsing door Financieel adviseur intensiveren. adviseur op totstandkoming investeringsbudgetten, meer kritische houding Aanbeveling: Meer zicht op en inzicht aan de voorkant bij opstart projecten. Borg parallel hieraan dat aan de krijgen in investeringskredieten (4) voorkant bij grote projecten (bijvoorbeeld vanaf EUR 2 mln.) er verplicht een toets op het budget / business case wordt uitgevoerd door financiën.

Aanbeveling: Verhogen van de realisatiegraad (1)

Aanbeveling: Verhogen van de realisatiegraad (2)

Aanbeveling: Verhogen van de realisatiegraad (3)

1. Realisatiegraad is de afgelopen jaren (te) laag en kan en moet omhoog door het investeringsvolume en de daarvoor beschikbare capaciteit, kennis en kunde beter in evenwicht te brengen. Dit kan onder andere door in te zetten op realistischer plannen en meer grip krijgen op de uitvoering van projecten conform afgesproken planning, scope, budget en kwaliteit.

Zorg dragen in evenwicht tussen het investeringsvolume en de daarvoor beschikbare capaciteit, kennis en kunde.

2. Bepaal welke realisatiegraad (% van de geplande investeringen in enig Stel een realistatiegraad voor boekjaar dat daadwerkelijk in dat jaar gerealiseerd wordt) nagestreefd wordt een geplande investering (per (op basis van wat haalbaar is) en stuur hierop. boekjaar) vast om hier op jaarbasis te kunnen sturen.

3. Neem in de jaarstukken een totaaloverzicht op van alle investeringskredieten en de mate van uitputting daarvan in betreffend boekjaar (realisatie).

Voorzie de jaarstukken van een totaaloverzicht met alle investeringskredieten en de mate van uitputting in betreffend boekjaar (realisatie).

1. Het verdient aanbeveling een projectenrapportage op te stellen, bijvoorbeeld op kwartaalbasis, waarin voor de grotere (materieel gezien Aanbeveling: Verbetering van sturing, (bijvoorbeeld projecten > 1 of 2 mln. euro, dan wel met een hoog politiek risico) inzicht wordt gegeven in de stand van zaken en hoe de voortgang van beheersing en informatievoorziening op het project verloopt ten opzichte van de planning, budget en scope en welke investeringsprojecten en -programma’s risico’s er zijn. In bijlage 4 is een voorbeeld opgenomen waar bij een (1) dergelijke grote projectenrapportage aan gedacht kan worden.

Verbetering op sturing en beheersing en informatievoorziening op inversteringsprojecten en programma's.

2. Neem de reeds aangegane verplichtingen altijd op in de financiële Aanbeveling: Verbetering van sturing, administratie, dit is immers geen vrij beschikbaar budget meer. Op deze beheersing en informatievoorziening op wijze wordt een accurater beeld verkregen van de financiële uitputting van investeringsprojecten en -programma’s investeringsbudgetten. (2)

Leg de aangegane verplichtingen vast in de financiele administratie, om aan te tonen dat de verplichting geen vrij beschikbaar budget meer is. Verbetering op sturing en beheersing en informatievoorziening op inversteringsprojecten en programma's.

Aanbeveling: Verbetering van sturing, beheersing en informatievoorziening op investeringsprojecten en -programma’s (3)

3. Neem in de jaarrekening conform nieuwe financiële verordening een integraal investeringsoverzicht op, waardoor de vergelijkbaarheid met de programmabegroting en MIP duidelijker wordt.

4. Creëer duidelijkheid over de wijze en het momentum waarom Herijk de bestaande kaders op Aanbeveling: Verbetering van sturing, kapitaallasten toegerekend moeten worden en herijk de bestaande kaders op het onderdeel kapitaallasten en beheersing en informatievoorziening op dit onderdeel. het momentum wanneer de investeringsprojecten en -programma’s kapitaallasten toegerekend (4) moeten worden. 5. Creëer naast de beoogde uitbreiding van capaciteit (o.a. projectcontrollers) Verbetering op sturing en ruimte en middelen binnen de bestaande capaciteit om de reeds in gang beheersing en Aanbeveling: Verbetering van sturing, gezette verbeteracties daadwerkelijk te kunnen realiseren. informatievoorziening op beheersing en informatievoorziening op inversteringsprojecten en investeringsprojecten en -programma’s programma's. (5)

6. Wijs vanuit procesgericht werken een proceseigenaar aan te wijzen op MIP, investeringen en laat deze nauw samenwerken met de eigenaar van Aanbeveling: Verbetering van sturing, projectmatig werken. beheersing en informatievoorziening op investeringsprojecten en -programma’s (6)

Verbetering op sturing en beheersing en informatievoorziening op inversteringsprojecten en programma's.

7. Met betrekking tot de rol van projectcontroller verdient het aanbeveling om Verbetering op sturing en de geworven of nog te werven van de projectcontrollers naast het beheersing en organiseren van control op het niveau van de (grote) projecten ook een informatievoorziening op Aanbeveling: Verbetering van sturing, expliciete taak te geven in het opstellen van een portfoliorapportage als inversteringsprojecten en beheersing en informatievoorziening op programma's. investeringsprojecten en -programma’s bedoeld in de vorige aanbeveling. Daarnaast zal ook geïnvesteerd moeten worden in capaciteit om de projectbeheersing op projectniveau beter op orde (7) te krijgen (als onderdeel van de projectteams).