Projectplan Hybride werken

Hybride werken #Hybride VLD

Projectleider: Junior projectleider: 31 maart 2021

Janneke Kromkamp Simone Divendal

janneke.kromkamp@vlaardingen.nl simone.divendal@vlaardingen.nl

06 24 81 85 20 06 82 52 48 07

Management samenvatting

3

1. Inleiding

5

2. Project

6

2.1 Doelstelling

6

2.2 Te behalen resultaten

6

2.3 Scope

8

3 Projectorganisatie

10

3.1 Organisatiestructuur en context

10

3.2 Samenstelling projectorganisatie en rollen

10

3.3 Relatie tot andere projecten

11

1.

Aanpak

12

5.

Planning

13

6. Financiën

14

7. Communicatie

14

8. Risicoanalyse

15

9. Gevraagd besluit

15

Bijlage 1: Kostensoorten

16

Bijlage 2: Thuiswerkmiddelen

17

Management samenvatting Project Hybride werken Start- en

1 februari 2021 – 1 oktober 2021

einddatum Doelstelling project

Belangrijkste resultaten

Financiën

Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de tijd, locatie en de wijze waarop het werk plaatsvindt. De keuze wordt niet bepaald door het beschikbare gebouw (of de gewoonte om naar kantoor te gaan) maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten. Het doel van dit project is om hybride werken vorm te geven voor de gemeente Vlaardingen. (Mijlpaal)producten Plandatum De nieuwe hybride manier van werken is vastgesteld en ingevoerd, evaluatie op basis van een eerste pilot in de zomer. De locaties Westnieuwland en Markt 11 zijn (beperkt) ingericht voor de terugkeer van medewerkers en aangepast aan de behoefte aan ontmoeten en samenwerken. Uitgifte thuiswerkmiddelen (meubilair) en Persoonlijke standaarduitrusting (laptops en toebehoren) is volledig voorbereid en gestart. De eerste instrumenten voor fit en betrokken werken zijn ingevoerd

1 oktober

Er zijn spelregels opgesteld en er is ondersteuning geboden bij digitaal samenwerken

1 oktober

1 juli 1 oktober 1 oktober

Toelichting Voor de invoering van hybride werken is aanvullend budget nodig om de medewerkers van de juiste middelen te voorzien en daarmee tevens aan te voldoen aan arbowetgeving. Tegemoetkoming thuiswerkmiddelen Om er voor te zorgen dat medewerkers verantwoord thuis kunnen werken en we voldoen aan Arbowetgeving wordt een tegemoetkoming van 750,- per medewerker per 7 jaar toegekend, waarmee thuiswerkmiddelen/meubilair in een goedgekeurd assortiment uit een werkplekcatalogus kunnen worden aangeschaft. Na onderzoek is gebleken dat dit ook bij andere gemeenten gehanteerd wordt. De totale kosten bedragen 273.000 in het initiatiefjaar. Dit kan niet volledig worden gedekt uit beschikbare middelen en vraagt daarom om een aanwending van de reserve organisatieontwikkeling van 121.000,-. Persoonlijke standaarduitrusting (laptop en toebehoren) Daarnaast moet de gemeente voorzien in een laptop en toebehoren (muis, toetsenbord, standaard). Op dit moment zijn er niet voldoende laptops om alle medewerkers toe te rusten. De urgentie en kosten van verminderde of niet productieve medewerkers als gevolg van het niet beschikbaar zijn van laptops vraagt om het versneld beschikbaar stellen. Voor deze versnelde aanschaf is niet het volledige budget beschikbaar en maakt een aanvullend krediet van €210.000 noodzakelijk.

De benodigde kosten en bijbehorende dekking zijn als volgt: Wat

Ten laste van

Geraamd in

euro Laptop (aantal medewerkers x 920 euro voor 4 jaar) Ca. 200 medewerkers Ergonomische thuiswerkplek middelen

Aanvullend krediet

210K

152K t.l.v IFV

273K

364 medewerkers x 750 euro voor 7 jaar

121K t.l.v. vrijval reserve organisatieontwikkeling

Totale kosten

483K

Aan de Raad wordt gevraagd geld beschikbaar te stellen om de invoering van hybride werken mogelijk te maken, waarmee voldaan wordt aan wettelijke eisen ten aanzien van Arbeidsomstandigheden.

1. Inleiding Door Corona werken de medewerkers van de gemeente Vlaardingen al geruime tijd thuis. In het najaar van 2020 is een enquête afgenomen onder de medewerkers, waarin is onderzocht hoe de medewerkers de thuiswerksituatie ervaren, wat ze als voor- en nadelen van de huidige situatie ervaren en hoe de organisatie staat tegenover een hybride werkvorm waarbij, als dit weer mogelijk is, gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor zal worden gewerkt. Uit de enquête is gebleken dat veel medewerkers het thuiswerken als prettig ervaren omdat reistijd wegvalt, ze minder afleiding ervaren, en er ruimte is voor flexibele invulling van de werktijden. Ook blijkt uit de enquête dat er meer behoefte is aan ontmoeting en verbinding en aan een betere thuiswerkplek, gefaciliteerd vanuit de gemeente en dat de voorkeur voor de toekomst uitgaat naar een verhouding van 40% op kantoor en 60% thuiswerken. Op basis van de resultaten van het onderzoek onder medewerkers, heeft het CMT besloten dat hybride werken ingevoerd gaat worden. Concreet betekent dit dat minimaal 60% thuis en maximaal 40% op locatie gewerkt zal worden, dat er wordt voorzien in een Persoonlijke Standaard Uitrusting (laptop en toebehoren) en dat er een voorziening beschikbaar wordt gesteld voor het op ergonomisch verantwoorde wijze inrichten van de thuiswerkplek.

De OR heeft een positief advies uitgebracht op het voorstel aan het CMT. In voorliggend plan van aanpak wordt beschreven hoe hybride werken ingevoerd gaat worden in de organisatie, waarmee we er rekening mee houden dat in de zomer de medewerkers gefaseerd terug kunnen naar kantoor voor maximaal 40% van hun werktijd.

2. Project 2.1 Doelstelling Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de tijd, locatie en de wijze waarop het werk plaatsvindt. De keuze wordt niet bepaald door het beschikbare gebouw (of de gewoonte om naar kantoor te gaan) maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten. (Website A&O fonds) Het doel van dit project is om hybride werken vorm te geven voor de gemeente Vlaardingen. Er zijn verschillende thema’s waaraan aandacht besteed zal worden in de transitie naar hybride werken: samenwerken, ontmoeten, thuiswerkplek en fit en betrokken:

2.2 Te behalen resultaten Het beoogde resultaat van dit project luidt: De nieuwe hybride manier van werken is concreet uitgewerkt en gecommuniceerd. 1. Criteria hybride werken zijn opgesteld: wie werkt hybride en wie niet? 2. Hiervoor zijn spelregels opgesteld. 3. De ondersteunende middelen zijn beschikbaar voor de medewerkers 4. Medewerkers kunnen goed hybride werken en weten hoe dat moet De te behalen resultaten per thema: Samenwerken: We hebben een flexibele way-of-working Er bestaat geen perfecte invulling van het begrip ‘Hybride werken.’ Hoewel het noodzakelijk is om kaders te stellen, is de invulling afhankelijk van de organisatie, de werkzaamheden en het individu. Daarom werken we naar een flexibele way-of working, met ruimte voor maatwerk, en voor veranderende behoeften en ideeën in de toekomst. We leggen uit hóe hybride werken er uitziet. 1. hybride werker en wie niet 2. Er zijn spelregels opgesteld en er is ondersteuning geboden bij digitaal samenwerken.

3.

De pilot digitaal werken is afgerond.

Ontmoeten: We werken minimaal 60% thuis en maximaal 40% op de kantoorlocatie of in de Stad. Hierbij dienen de kantoorlocaties als ontmoetingsplek voor samenwerken, inspireren, kennisdelen, vergaderen en om even aan te landen. In de stad staan we in contact met inwoners en met ondernemers. Thuiswerk bestaat onder andere uit individueel werk en digitaal vergaderen. 4. De locaties Westnieuwland en Markt 11 zijn volgens plan voor de pilotfase van het inrichtingsvoorstel, in beperkte mate aangepast voor de terugkeer van medewerkers en aangepast aan de behoefte aan ontmoeten en samenwerken 5. Er heeft een evaluatie plaatsgevonden.

Thuiswerkplek: We kunnen digitaal werken: Thuis en elders Alle medewerkers hebben een thuiswerkplek met een werkende computer en een werkplek die voldoet aan Arbowetgeving. Daarnaast is er voldoende kennis over hoe we digitaal samenwerken, waar we ook zijn: thuis, op kantoor en in de stad. 6. 7.

Uitgifte thuiswerkmiddelen (laptops, meubilair en toebehoren) is volledig voorbereid. Verdere uitgifte is overgedragen aan ICT (PSU) en facilitair (werkplekcatalogus)

Fit en betrokken: We voelen ons fit en betrokken, waar we ook werken. We voelen ons fit, zowel fysiek als mentaal. Ook voelt iedereen zich betrokken bij de organisatie. Daarbij hebben we aandacht voor de werknemers die veel thuis werken. 8. Onderzoek naar mentale welzijn van de medewerkers is uitgevoerd 9. De eerste instrumenten voor fit en betrokken werken zijn ingevoerd. Tot slot worden er een aantal documenten opgeleverd als onderdeel van de projectorganisatie. 10. Er is een goedgekeurd projectplan 11. Er is een communicatieplan en een contentkalender 12. Alle lopende activiteiten zijn overgedragen aan de organisatie

2.3 Scope Uiteraard zijn er al veel activiteiten in gang gezet. Een aantal daarvan moet zeker uitgevoerd worden, maar vallen buiten de scope van het project hybride werken. In scope

Buiten scope

Criteria opstellen voor lijst wel/niet hybride werken Spelregels voor wel/niet hybride samenwerken Vaststellen hoe er hybride gewerkt gaat worden

Faciliteiten voor niet hybride werken

Evaluatie en bijstellen hybride werken Thuiswerkplek (voor specificatie zie bijlage 1) Voorbereiden uitgifte persoonlijke standaarduitrusting Voorbereiden uitgifte thuiswerkmiddelen

Thuiswerkovereenkomst voor de gehele thuiswerkplek

Faciliteren afwijkende standaarduitrusting op basis van werkzaamheden of medische indicatie Aanbesteding thuiswerkmiddelen (circulaire kantoorinrichting) (het project levert eisen en wensen aan) Uitleveren thuiswerkmiddelen en PSU Risico inventarisatie & evaluatie MS Intune op laptops Netwerkverbinding thuiswerkplek

Ontmoeten Inrichtingsvoorstel Westnieuwland 6 en Markt 11 voor korte termijn Aanpassing pilotfase Westnieuwland 6 en Markt 11 met bestaande middelen naar ruimte voor samenwerken en ontmoeten met aanlandplekken Evaluatie pilot inrichting WNL en Markt met bestaande middelen

e

Voorbereiding voor aanpassing 2 fase Westnieuwland 6 en Markt 11 die flexibele way-of-working mogelijk maakt in indeling en gebruik met nieuw meubilair en e audiovisuele middelen (2 fase) Vaststellen spelregels voor gebruik van kantoorruimtes en werkplekken

Samenwerken Vaststellen spelregels voor hybride samenwerken

Inrichtingsvoorstel kantoor Burgemeester Heusdenslaan 357 (de uitgangspunten uit het inrichtingsvoorstel worden ter beschikking gesteld) Verbouwing Burgemeester Heusdenslaan 357

e

Uitvoering aanpassing 2 fase Westnieuwland 6 en Markt 11 die flexibele way-of-working mogelijk maakt in indeling en gebruik met nieuw meubilair en audiovisuele middelen Verbouwing of herbestemming van de huidige ruimtes op locatie Markt 11 en Westnieuwland 6e waar Stroomopwaarts huisvest en de ruimtes die mogelijk in de toekomst team erfgoed huisvesten Opruimen papieren werkarchieven en kasten in kantooromgeving Ombuigingsvoorstellen en de gevolgen daarvan* Aanbesteding voor audiovisuele middelen* Digicoaching en werkinstructies voor specifieke software

Implementatie spelregels hybride samenwerken Ondersteuning van leidinggevenden bij hybride leiderschap Ondersteuning digivaardigheid bij hybride samenwerken Pilot digitaal werken Fit en Betrokken Inventarisatie huidige situatie welbevinden betrokkenheid Inventarisatie behoefte welbevinden betrokkenheid Invoeren van de eerste instrumenten

Implementatie van het plan voor digitaal samenwerken Digitalisering processen en invoeren digitale handtekening

Volledige implementatie advies welbevinden Maatwerk voor de mensen met een onwerkbare thuiswerksituatie Ondersteuning bij gezond en vitaal thuiswerken

* Voor een toelichting op de afhankelijkheid van deze projecten: zie paragraaf ‘Relatie tot andere projecten.’

3 Projectorganisatie 3.1 Organisatiestructuur en context Dit project is onder de naam TPAW geïnitieerd door Priscilla Altun en Furoz Ramanand in het najaar van 2020. In februari 2021 hebben zij het stokje overgedragen aan projectleider Janneke Kromkamp in samenwerking met junior projectleider Simone Divendal. Priscilla Altun en Furoz Ramanand zijn bij het project betrokken als stuurgroep, samen met Hans Roest als gedelegeerd opdrachtgever. De organisatiestructuur van het project, dat inmiddels ‘Hybride werken’ heet, ziet er als volgt uit: Opdrachtgever / stuurgroep

Projectleiders

Projectgroep

Gemeente locaties

Thuiswerkplek

Werkgroep

Werkgroep Huisvesting

Fit en Betrokken

Samenwerken

PSU

Advies Iva de Voogd

Pilot digitaal werken

Werkgroep Ergo werkplek

Werkgroep volgt mogelijk

Werkgroep volgt

3.2 Samenstelling projectorganisatie en rollen De projectgroep bestaat uit de projectleider, de junior projectleider en de projectleden die elk vanuit hun eigen expertise bijdragen aan het project: Naam Janneke Kromkamp

Rol Projectleider

Simone Divendal

Junior projectleider

Danny van Gulik Marije Kievits Femie Broekhuis Marieke Rodenrijs Martin van Dijk

Lid projectgroep Lid projectgroep Lid projectgroep Lid projectgroep Lid projectgroep

Toelichting Verantwoordelijk voor de voortgang van het project en de verantwoording tegenover de opdrachtgever. Verantwoordelijk voor projectbeheersing, aansturing projectgroep en werkgroepen. Financiën Communicatie Facilitair Personeelszaken ICT

Aanvullend op de projectgroep zijn er werkgroepen. Deze werkgroepen werken in wisselende samenstelling aan producten. De werkgroepen worden gedurende het project ingesteld, en worden weer ontbonden wanneer het beoogde resultaat is behaald. De werkgroepen zijn cross-functioneel en verschillende medewerkers kunnen in meerdere teams zitten.

3.3 Relatie tot andere projecten Project Aanbesteding Audio Visuele middelen

Projectleider Eva Lindenbergh

Cloud Migratie

Martin van Dijk

Vastgoedstrategie

Almar Oosterlaan

Verbouwing Burgemeester Heusdenslaan

Almar Oosterlaan

Vitaliteitsonderzoek

Chloë Joosen

Aanbesteding kantoormeubilair

Mark van Riel, i.s.m. Angelique Kouwenhoven Priscilla Altun

Ontwikkeltraject voor de teammanagers Beheerplan

MS Intune implementatie

Rob de Boer

Martin van Dijk

Toelichting Belangrijk bij herinrichting Westnieuwland en Markt. Uitgangspunt dient flexibiliteit te zijn. Deze wens is besproken met de projectleider Eva Lindenbergh en is meegenomen in de aanbesteding. Verplaatsing van het IT landschap naar de Cloud. Beheer wordt uitbesteed. Er vindt waar nodig afstemming plaats tussen werkgroep PSU en projectleider Martin van Dijk. Opbrengsten uit het afstoten van vastgoed kunnen worden gebruikt voor o.a. toekomstige verbouwing locaties Markt 11 en Westnieuwland. Voor de verbouwing die binnen de context van dit project plaatsvindt, is dit niet relevant gezien het feit dat we in eerste instantie de twee kantoren beperkt zullen aanpassen. De Burgemeester Heusdenslaan wordt verbouwd om toezicht en handhaving te huisvesten. Wanneer Markt en Westnieuwland worden verbouwd om aan te sluiten op hybride werken, moet dit concept ook toegepast worden op de Burgemeester Heusdenslaan. Belangrijk om aansluiting te vinden bij thema vitaliteit. Met name voor het thema Fit en Betrokken. Aanbesteding kantoormeubelen t.b.v. de inrichting van locaties Westnieuwland en Markt, inclusief een (digitale) werkplekcatalogus. Ondersteuning van leidinggevenden bij hybride leiderschap. Vanuit het beheerplan wordt de tweede fase van de aanpassing van de panden Westnieuwland 6 en Markt 11 gefinancierd. Dit budget is beschikbaar wanneer het beheerplan is goedgekeurd.

Onderdeel van de nieuwe Microsoft licentie is de beheertool MS Intune. Laptops kunnen pas worden uitgegeven als de tool geïmplementeerd is en geïnstalleerd is.

1. Aanpak De volgende acties worden de komende periode uitgevoerd: Projectgroep 1. Projectgroep aanstellen 2. Communicatieplan maken 3. Werkgroepen aanstellen Hybride werken: 1. Uitwerken van de criteria: wanneer ben je een hybride werker en wanneer niet? 2. Bepalen hoe de hybride manier van werken er uit ziet: Wat betekent dat concreet voor de medewerkers en hun manier van werken? 3. Evaluatie en bijstelling van de hybride manier van werken. Thuiswerkplek: Digitale werkplek 1. De lijst wel/niet hybride werken aanvullen om een actueel overzicht te krijgen van het aantal mensen dat hybride gaat werken en het aantal mensen dat nog geen laptop met toebehoren beschikbaar heeft 2. Voorbereiden aanschaf en uitgifte laptops 3. Spelregels voor de bruikleen van de laptop opstellen 4. Uitgifte laptops overdragen aan ICT Thuiswerkplek: Ergonomische werkplek 1. Lijst opstellen van thuiswerkmiddelen 2. Criteria formuleren voor marktconsultatie. Hierbij wordt ook rekening gehouden met mogelijkheden voor hergebruik/refurbished 3. Input leveren voor aanbesteding 4. Uitvoering overdragen aan facilitair 5. Bruikleenovereenkomst thuiswerkplek opstellen Ontmoeten: Beperkte verbouwing locaties Westnieuwland 6 en Markt 11 1. Opdracht geven aan een huisvestingsbureau om een inrichtingsvoorstel te maken voor de locaties Markt 11 en Westnieuwland 6 in twee fasen 2.

Dit voorstel uitwerken en een inrichtingsbesluit nemen 3. Pilotfase van het ontwerp laten realiseren (aanpassing met huidige middelen) 4. Evaluatie pilotfase 5. Fase 2 voorbereiden (aanpassing die flexibele way-of-working mogelijk maakt in indeling en gebruik met nieuw meubilair en audiovisuele middelen) Ontmoeten: Afspraken en spelregels voor gebruik van kantoorruimtes 1. Afspraken maken en spelregels formuleren voor de gefaseerde terugkeer naar de ontmoetingsruimtes 2. Afspraken maken en spelregels formuleren voor het gebruik van kantoorruimtes 3. De mensen die een rol krijgen in het naleven van afspraken informeren, ondersteunen en faciliteren 4. Spelregels opnemen in het communicatieplan en de organisatie op de hoogte stellen

Fit en betrokken: Advies Welbevinden 1. Onderzoeken hoe welbevinden/betrokkenheid is onder (gedeeltelijk) thuiswerkende medewerkers 2. Onderzoeken waar behoefte aan is het kader van welbevinden en betrokkenheid bij een hybride werkvorm 3. Invoeren van de eerste instrumenten Samenwerken: Afspraken en spelregels voor digitaal samenwerken 1. Afspraken maken en spelregels formuleren voor digitaal samenwerken 2. Vastleggen hoe dit gewaarborgd wordt 3. Spelregels opnemen in het communicatieplan en de organisatie op de hoogte stellen 4. Ondersteuning bieden bij de verandering Samenwerken: Pilot digitaal werken 1. Ervaring ophalen bij andere gemeenten 2. Ontdekken hoe we digitaal willen (samen)werken 3. Uitwerking van een blauwdruk met daarin aanpak, planning en kosten voor een vervolgproject digitaal samenwerken

5. Planning De aanpak is vertaald naar een planning, waarin we er rekening mee houden dat in de zomer de medewerkers gefaseerd terug kunnen naar kantoor. De geruite velden zijn activiteiten die buiten de scope van dit project vallen, maar wel bepalend zijn voor de planning.

6. Financiën In onderstaande kostenraming zijn de kosten voor het project hybride werken opgenomen die aanvullende financiering behoeven. Wat Laptop (aantal medewerkers x 920 euro voor 4 jaar) Ca. 200 medewerkers Ergonomische thuiswerkplek middelen (364 medewerkers x 750 euro voor 7 jaar)

Geraamd bedrag in 1.000 euro 210*

273

Ten laste van Hiervoor wordt aanvullend krediet aangevraagd bij de Raad 152K t.l.v IFV 121K t.l.v. vrijval reserve organisatieontwikkeling

Totale kosten

483

*Gebaseerd op de eerder opgestelde APO voor de persoonlijke standaarduitrusting. Exacte aantal medewerkers kan beperkt afwijken Voor nadere specificatie van de financiële dekking en kostensoorten zie bijlage 1.

7. Communicatie Wekelijks wordt de voortgang van het project besproken met de stuurgroep en met de opdrachtgever. De stuurgroep en de opdrachtgever geven daarnaast feedback op voorstellen en APO’s. De projectleiders zijn open en eerlijk over de gang van zaken. De stuurgroep en opdrachtgever sturen tijdig bij en grijpen zo nodig in wanneer zij dit nodig achten. Hybride werken vraagt om een grote verandering in de gehele organisatie. Hierbij is het van groot belang dat er draagvlak wordt gecreëerd.  De projectgroep stelt een communicatieplan en een contentkalender op om de organisatie te informeren over de verandering en draagvlak te creëren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de communicatiekanalen van de organisatie (Harington, Visnet, Het Logboek)  De opdrachtgever en de stuurgroep staan achter de beoogde verandering en dragen dit uit in de organisatie.

8. Risicoanalyse Beschrijving

K

I

Maatregel

Eigenaar

Leidinggevenden werken niet volgens spelregels Er ontstaat weerstand onder de medewerkers

M

G

M

M

Opdrachtgevers, Projectleiders Projectleiders, projectlid communicatie

Medewerkers keren terug naar de oude werkwijze zodra het kantoor opengaat

K

G

Draagvlak creëren, duidelijk communiceren, vroeg betrekken Draagvlak creëren, duidelijk communiceren, leidinggevenden helpen de juiste boodschap uit te dragen en mensen aan de voorkant meenemen Spelregels opstellen, leidinggevenden helpen de juiste boodschap uit te dragen, kleine ingrepen op locatie Markt 11 en Westnieuwland 6

Hybride werken sluit onvoldoende aan bij de doelen van de organisatie (en de huisvestingsstrategie).

K

G

Periodiek agendapunt in wekelijks overleg met opdrachtgever. Periodiek contact met projectleiders genoemd in §3.3

Projectleiders

Projectgroep, Werkgroepen huisvesting en samenwerken

K = Kans; G(root), M(iddel) of K(lein) I = Impact: G(root), M(iddel) of K(lein)

9. Gevraagd besluit Gevraagd wordt akkoord te gaan met het uitvoeren van de acties, waarmee hybride werken ingevoerd kan worden, inclusief planning en kostenraming. Het voorstel voor financiële dekking wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de Raad.

Bijlage 1: Kostensoorten In onderstaande kostenraming zijn de kosten voor het project hybride werken opgenomen. Wat Geraamd bedrag Ten laste van in 1.000 euro Laptop (aantal medewerkers x 920 euro voor 4 jaar) 210* TPAW/hybride werken Ca. 200 medewerkers Onderzoek naar huisvestingsconcept Stadskantoor en Stadhuis (beperkt)

20

FV (kostensoort volgt)

Ergonomische thuiswerkplek middelen (364 medewerkers x 750 euro voor 7 jaar)

273

TPAW/hybride werken

Projectmanagement

70

Organisatieontwikkeling en IFV

Totale kosten 743 Waarvan extra budgetaanvraag tbv TPAW/hybride werken 483 via APO *Gebaseerd op de eerder opgestelde APO voor de persoonlijke standaarduitrusting. Exacte aantal medewerkers kan beperkt afwijken Persoonlijke standaarduitrusting (initiatiefjaar 2021) Aan te vragen krediet Totaal Persoonlijke standaarduitrusting (per 2022) I & FV algemeen Facilitaire voorzieningen Beveiliging Totaal

€ 210.000 € 210.000 Kostensoort 4380076 4380160

Thuiswerkplek (initiatiefjaar 2021) Aanwending reserve organisatieontwikkeling (voorstellen aan de raad) Facilitaire voorzieningen budget meubilair Facilitaire voorzieningen budget beveiliging Algemene post I&FV Totaal

Kostensoort 5001003 4380162 4380160 4380076

25.000 32.000 € 57.000

€ 121.000 € 111.565 € 18.000 € 22.435 € 273.000

Thuiswerkplek op jaarbasis (per 2022) bij instroom 25 medewerkers € 18.750 bij storting in bestemmingsreserve TPAW € 39.000 af Ontvangen terugbetalingen (schatting) € 8.000 Totaal te dekken uit budget meubilair € 49.750 De aanpassing van de panden markt 11 en Westnieuwland 6, worden gefinancierd uit het beheerplan. Om afhankelijkheid in de planning te voorkomen, wordt eerder een huisvestingsadviesbureau ingehuurd. Kostensoort volgt.

Bijlage 2: Thuiswerkmiddelen

Standaarduitrusting

ICT middelen

Thuiswerkplek middelen

Laptop (met tas) Laptop standaard Toetsenbord Muis

750,-- voor 7 jaar: Eigen keuze uit vastgesteld assortiment: In hoogte verstelbaar bureau* Zit/Sta bureau Stoelen** Verlichting*** Voetensteun Scherm Muis dockingstation Documenthouder

Afwijkend ivm. werkzaamheden

Grafische werkplek Ipad voor de raadsleden

Aanvullend ivm. Arbo (buiten scope)

Ergonomisch toetsenbord Extra scherm Ergonomische muis

Arbo stoel Zit-sta bureau?

*verstelbare werktafel minimaal 80 cm diep; **ergonomische verstelbare stoel die voldoet aan de nen-en 1335 en npr 1813 norm ***verlichting voor de werkplek (500 lux lichtsterkte)