Programma van eisen en gunningscriteria aanbesteding accountant Vlaardingen
Tekst van het document
Programma van eisen en gunningscriteria aanbesteding accountantsdiensten
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
Opdrachtomschrijving 1.1
Opdracht
De Gemeenteraad van Vlaardingen wil voor een nieuwe periode zijn accountant aanwijzen. De aanbestedende dienst wenst met één dienstverlener een overeenkomst te sluiten. De accountant zal in opdracht werken van en zijn bevindingen rapporteren aan de Gemeenteraad. De Gemeenteraad is dan ook opdrachtgever in deze aanbesteding voor Accountantsdiensten. De Gemeente zoekt een accountant die kan instaan voor hoge kwaliteit van dienstverlening, die zich inleeft in de specifieke context van de Gemeente en meedenkt vanuit hun situatie. De gezochte kwaliteit van dienstverlening heeft vooral betrekking op goede communicatie, zichtbare aanwezigheid, inlevingsvermogen en gevoel voor verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke organisatie. Voor de Gemeenteraad en de auditcommissie is de accountant een gesprekspartner en vertrouwenspersoon op strategisch niveau. Voor het College van Burgemeesters en Wethouders en de Directie van de Gemeente is de accountant een gesprekspartner die betrokken en kritisch is en voor de concerncontroller een sparringpartner op het inhoudelijke vlak. Excellente dienstverlening en actuele vakkennis is de basis, het onderscheidend vermogen bestaat uit de inhoud die de accountant geeft aan de relatie met de Gemeente.
1.1.1 Planning Activiteit
Datum/periode
Publicatie aanbesteding en aanbestedingsstukken
1 maart 2024 (vr)
Uiterste datum voor het indienen vragen voor de nota van inlichtingen en melden van onduidelijkheden/ onvolkomenheden/ tegenstrijdigheden en vermeende onrechtmatigheden
12 maart 2024 (di) 10:00 uur
Uiterlijke datum publicatie nota van inlichtingen
21 maart 2024 (do)
Deadline indienen inschrijving
4 april 2024 (do) 10:00 uur
Presentatie (3 inschrijvers)
17 april 2024 (wo)
Gunningsbeslissing
23 mei 2024 (do)
Bezwaartermijn
23 mei 2024 (do) – 13 juni 2024 (do)
Besluit aanwijzing (gemeenteraad)
4 juli 2024 (do)
Ingangsdatum (raam)overeenkomst
15 juli 2024 (ma)
1.2
Overeenkomst
Er zal een overeenkomst worden afgesloten met één opdrachtnemer voor een periode van 4 jaar met een optie om nog eens 3 keer met 1 jaar te verlengen. Indien de overeenkomst na 4 jaar niet wordt verlengd, is de aanbestedende dienst niet verplicht de reden hiervan kenbaar te maken. De
2
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
aanbestedende dienst is voornemens om 15 juli 2024 te hanteren als startdatum van de overeenkomst. In beginsel is de maximale looptijd van een raamovereenkomst vier jaar. De aanbestedende dienst heeft voor de langere duur van deze raamovereenkomst de volgende overwegingen in acht genomen: • Vanwege de complexe materie van de controle een gemeentelijke jaarrekening is er sprake van een aanzienlijke implementatietijd. De extra tijd is noodzakelijk om processen op elkaar af te stemmen en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te optimaliseren. Een te korte contractduur doet afbreuk aan deze implementatietijd. • De markt voor accountants die de gemeentelijke markt bedienen is momenteel overspannen (vraag en aanbod niet in balans) en gemeenten ervaren grote moeite met het vinden van een bekwame accountant voor deze specialistische controlewerkzaamheden. De aanbestedende dienst wil deze dienstverlening geborgd houden en een langere contractduur draagt daaraan bij.
Hoofdstuk 2.
Programma van eisen
Dit hoofdstuk omschrijft de eisen met betrekking tot de dienstverlening, zoals gevraagd in deze aanbesteding. Naast de beschreven dienstverlening en de opgenomen eisen geldt dat de opdrachtnemer te allen tijde aan de wettelijke eisen moet voldoen die direct of indirect op de uitoefening van de betrokken dienstverlening van toepassing zijn. Met het indienen van een inschrijving geeft de inschrijver aan, dat hij akkoord gaat met de in dit hoofdstuk gestelde eisen inclusief de bijbehorende bijlagen. Indien u niet voldoet aan de eisen en gevraagde dienstverlening dan zal de inschrijving ongeldig worden verklaard omdat deze niet voldoet aan de minimale vereisten. Nr.
Algemeen
1
Indien de opdrachtnemer niet, of niet binnen de overeengekomen tijdsduur de afspraken met betrekking tot de dienstverlening nakomt, is de opdrachtgever gemachtigd en gerechtigd: - van de opdrachtnemer te eisen dat deze voor eigen kosten onmiddellijk corrigerende actie onderneemt; en - gemaakte extra kosten voor noodzakelijke verwerving van de dienstverlening in rekening te brengen bij de opdrachtnemer.
2
Jaarlijks is er een evaluatiegesprek met betrekking tot de dienstverlening van de opdrachtnemer.
3
De opdrachtnemer biedt aan door middel van backoffice diensten op het gebied van gemeentefinanciën, bestaande en nieuwe regelgeving evenals benchmarks op de verschillende gemeentelijke beleidsterreinen, voor zover dat passend is binnen de onafhankelijkheidsvoorschriften die voor accountants gelden.
4
Zowel de aanbestedende dienst als de opdrachtnemer verplichten zich om met betrekking tot persoonsgegevens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) in acht te nemen. Ingeval beiden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerken, zullen in de overeenkomst afspraken worden gemaakt over de zorgvuldige uitwisseling van de benodigde persoonsgegevens. Zo nodig zal daarvoor toestemming worden gevraagd van de desbetreffende persoon. Ingeval de opdracht die de opdrachtnemer zal verrichten primair/in hoofdzaak bestaat uit de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de oanbestedende dienst, zullen partijen een verwerkersovereenkomst sluiten.
3
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
Nr.
Prijsstelling
5
De aangeboden prijzen, tarieven zijn vermeld in euro, zoveel mogelijk gespecificeerd, exclusief BTW. Het totaalbedrag van de inschrijving is inclusief alle kosten, zoals administratie, overhead, materiaal, reis- en verblijf, verzekeringen, transport, belastingen, heffingen, kosten voor overleg, etc. Ontwikkelingen die bekend zijn op het moment van deze aanbesteding kunnen niet leiden tot prijswijziging. De prijsstelling is onderverdeeld in: - een vaste prijs per jaar voor de controle en certificering (inclusief 64 SiSa certificeringen); - een vaste prijs per jaar voor invulling van de natuurlijke adviesfunctie; - een vaste prijs per jaar voor deelverklaringen (maximaal 5 per jaar); - vaste uurtarieven verschillende functies voor overige werkzaamheden (zoals eventuele extra deelverklaringen.
Nr.
Team samenstelling
6
De verantwoordelijkheid voor het controleteam is in handen van een registeraccountant zoals bedoeld in Artikel 393, 1e lid van boek 2 van het BW.
7
Ten minste een van de teamleden dient ingeschreven te zijn in het register van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van accountants. Daarnaast dient ten minste 50% van de teamleden ervaring te hebben met de controle van een gemeente en dient te minste een van de teamleden gecertificeerd te zijn voor de controle van gemeenten middels de vergunning Wet toezicht accountantsorganisaties.
8
De opdrachtnemer zet voor zijn werkzaamheden zoveel mogelijk dezelfde personen in.
9
Bij iedere vervanging van personeelsleden wordt vervangend personeel ter beschikking gesteld dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van ten minste gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel. Vervanging door personeel dat aan mindere kwalificaties voldoet kan slechts bij uitzondering (en dan tegen een lagere tariefstelling) plaatsvinden na instemming van de Opdrachtgevers.
10
Vervanging van personeel leidt niet tot extra kosten voor de opdrachtgever.
11
Het team blijft maximaal constant. De leidinggevende accountants in het team beschikken over de certificerende bevoegdheid zoals in de wet geregeld. Wisselingen van partner en/of controleleider gebeuren in overleg met de opdrachtgever. De grootte van het team is voldoende om de controles binnen de afgesproken tijd af te ronden.
12
Binnen het team moet de interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) goed zijn. Dit is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van en efficiënte en effectieve controle.
13
Het team dient zich professioneel op te stellen en communicatief goed onderlegd te zijn, dat wil zeggen een zakelijk en open houding team ten opzichte van de opdrachtgever.
14
De opdrachtnemer stelt een vaste functionaris aan voor alle communicatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer.
Nr.
Op te leveren documenten
15
Twee weken na de interim controle, maar uiterlijk in november, wordt de managementletter aan de gemeente voorgelegd. De bevindingen worden via hoor en wederhoor afgestemd met de organisatie. Hierbij worden de betrokken teammanagers, de directeur bedrijfsvoering en de concerncontroller betrokken.
4
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
De nadruk van de managementletter ligt op de bedrijfsvoering: • het functioneren van de administratieve organisatie; • de interne controle; • de geautomatiseerde gegevensverwerking; • het financieel beheer Ook wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische en exploitatierisico's. In de managementletter worden tevens geconstateerde kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de opdrachtgever kunnen worden opgelost. De managementletter geeft de te realiseren verbeterpunten aan voordat wordt overgegaan tot het opstellen van de jaarrekening. Deze verbeterpunten betreffen zowel gemeentebrede verbeterpunten als verbeterpunten per organisatieonderdeel. 16
Voor 1 september biedt de accountant een concept auditplan aan, aan de raad. Dit auditplan wordt afgestemd met de raad in de Auditcommissie, ruim voor de start van de interim controle.
17
Binnen 2 weken na definitieve oplevering van de managementletter, maar uiterlijk in november, wordt een boardletter opgeleverd, waarin voor de raad relevante punten worden behandeld.
18
Twee weken (14 dagen) voor de behandeling van de jaarrekening door de raad (juni) wordt de verklaring bij de jaarrekening afgegeven.
19
Het rapport van bevindingen bevat in ieder geval de volgende elementen: - de rapportering over de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening; - de hoofdlijn uit de boardletter waarin ingegaan wordt op de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en de Planning & Control cyclus.
Nr.
Overlegstructuur opdrachtgever/ opdrachtnemer
20
Er is telkens een gepland overleg over de in de paragraaf ‘Op te leveren documenten’ genoemde documenten
21
Na de eerste controle van de jaarrekening zal door de Auditcommissie van de gemeenteraad een evaluatiegesprek met de accountant plaatsvinden. Hiervoor wordt ook informatie ingewonnen bij de teammanager Financien en bij de gemeentelijke concern controller. Aan deze evaluatie zijn geen kosten verbonden. Afspraken die tijdens dit overleg worden gemaakt worden schriftelijk vastgelegd en maken deel uit van de overeenkomst.
22
De accountant (partner) is aanwezig bij de vergaderingen van de Auditcommissie (6 á 7 per jaar). Onderwerpen daarbij zijn minimaal de hierboven genoemde documenten en relevante vakinhoudelijke ontwikkelingen (zoals wijzigingen in de regelgeving) aan bod komen. Deze overlegmomenten vinden plaats buiten reguliere kantoortijden.
23
De griffer is namens de gemeenteraad de contracthouder en eerste aanspreekpunt voor de accountant voor wat betreft het contract. De minimale overlegstructuur is als volgt: - de accountant heeft eenmaal per jaar overleg over de ontwikkelingen met de griffier of zijn/haar vervanger.
24
De minimale communicatiestructuur tussen opdrachtnemer en ambtelijke organisatie met betrekking tot de uit te voeren controles is als volgt:
5
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
-
jaarlijkse voorbespreking pre-audit tussen accountant (partner) en directeur bedrijfsvoering, concerncontroller en teammanager financiën; jaarlijks afstemmen concept managementletter accountant (partner) met directeur bedrijfsvoering, concerncontroller en portefeuillehouder financiën; de opdrachtnemer is direct aanspreekbaar per mail of telefonisch voor de beantwoording van praktijkvragen; de opdrachtnemer heeft binnen het controleteam één aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie. Vanuit de opdrachtgever is één uitvoerend contactpersoon voor de opdrachtnemer beschikbaar; tijdens de uitvoering van de controle is er wekelijks overleg over de voortgang van de accountantscontrole tussen de accountant (controleleider) en (P&C) coördinatoren. bespreking concept rapport van bevindingen jaarrekening in gezamenlijk overleg met de directeur bedrijfsvoering, concerncontroller, teammanager financiën en de portefeuillehouder financiën;
25
Bij de uitvoering van de opdracht wordt uitgegaan van de wettelijke controlegrenzen en de rapporteringsgrenzen zoals opgenomen in de controleverordening en financiële verordening Vlaardingen (bijlagen 7 en 8).
Nr.
Certificerende functie
26
De opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor de certificering van de jaarrekening zoals omschreven in hoofdstuk 2 van dit aanbestedingsdocument.
Nr.
Natuurlijke Adviesfunctie gemeenteraad
27
De opdrachtnemer voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de gemeenteraad. Deze functie omvat de activiteiten die zijn gericht op de advisering aan en ondersteuning van de gemeenteraad. Het gaat hierbij onder andere om het gevraagd en ongevraagd adviseren over onderwerpen die vanuit het oogpunt van de gemeenteraad aandacht nodig (kunnen) hebben. De gemeenteraad verwacht van de accountant een kritische, actief meedenkende, adviserende en ondersteunende rol. De accountant wordt gezien als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en die daarbij tevens oog heeft voor de door de gemeenteraad uit te oefenen controlefunctie.
28
De natuurlijke advisering moet op eigen initiatief van de opdrachtnemer zonder aanvullende opdracht en kosten plaatsvinden.
29
In het kader van deze adviesfunctie zal de eindverantwoordelijke accountant op verzoek als adviseur verschijnen in gemeenteraads- en/of auditcommissievergaderingen. Deze overleggen vinden doorgaans in de avonduren plaats.
30
De minimale communicatiestructuur met betrekking tot de adviesfunctie gemeenteraad is als volgt: - de griffier is de contactpersoon tussen de raadsleden en de accountant. - de rapportages en adviezen van de accountant worden persoonlijk gepresenteerd aan de auditcommissie en op verzoek in de raadscommissie.
Nr.
Natuurlijke Adviesfunctie college van B&W en ambtelijke directie
31
De opdrachtnemer voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de organisatie en het college van B&W Dit betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college van B&W en de ambtelijke directie. Het gaat om alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de
6
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening (waaronder internet en internetbeveiliging), grondexploitaties, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico's en dergelijke. Bij ontwikkelingen op gebieden van financieel beheer en van administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende, adviserende en ondersteunende rol verwacht. Dit vraagt van de accountant dat hij in dat kader een visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeentelijke organisatie. De uitvoering moet op eigen initiatief van de accountant (zonder aanvullende opdracht en kosten), dan wel op verzoek van de opdrachtgever plaatsvinden (financiële gevolgen afhankelijk van de te maken afspraken). Het betreft adviezen van beperkte omvang. Indien de advisering op verzoek plaatsvindt, dient daarnaast te allen tijde duidelijk te worden gemaakt wie de opdrachtgever is. Facturering van deze werkzaamheden geschiedt ook afzonderlijk van de werkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de controle van de jaarstukken. 32
De opdrachtnemer geeft informatie over actuele onderwerpen aan de betrokken medewerkers van de opdrachtgever.
33
De natuurlijke advisering moet op eigen initiatief van de opdrachtnemer zonder aanvullende opdracht en kosten plaatsvinden.
34
In het kader van deze adviesfunctie zal de eindverantwoordelijke accountant op verzoek als adviseur verschijnen in collegevergaderingen. In de huidige opzet moet rekening worden gehouden met circa 2 keer per jaar advisering aan het college of portefeuillehouder.
Nr.
Wettelijk toetsingskader
35
De accountant werkt aan de hand van de vastgestelde controlerichtlijnen
36
De accountant brengt jaarlijks de gemeente op de hoogte van deze richtlijnen, waarbij specifiek wordt ingegaan op de wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar
37
De opdrachtnemer voert controle uit conform geldende gedrag- en beroepsregels en andere actuele (gemeentelijke) regelgeving. In het bijzonder zijn dat de Gemeentewet (met name de artikelen 212 en 213), het actuele Besluit begroting en verantwoording, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet financiering decentrale overheden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen.
38
Waar een wijziging in de richtlijnen aanleiding zijn voor een wijziging van de werkwijze, vastlegging en/of werkafspraken, treedt de accountant in een zo vroeg mogelijk stadium in overleg met de gemeente, teneinde tijdig nieuwe afspraken te maken en meerkosten te voorkomen.
Nr.
Lokaal toetsingskader
39
Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole wordt door de gemeente Vlaardingen een actueel “Normen- en toetsingskader” aan de accountant ter beschikking gesteld. Dit kader geeft een opsomming van de interne en externe wet- en regelgeving om tot begrenzing van het begrip rechtmatigheid te komen. De basis wordt gevormd door de gemeentelijke financiële processen en geeft aan welke bepalingen uit de wet- en regelgeving in het normenkader financiële consequenties hebben als bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).
7
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
Daarbij worden de richtlijnen uit de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV gevolgd.
Nr.
Meerwerk en facturatie
40
De kosten als gevolg van de overeenkomst worden gefactureerd via de griffie.
41
Eventuele kosten voor meerwerk als gevolg van gewijzigde regelgeving worden, na gezamenlijk overleg en overeenstemming, gefactureerd via de griffie.
42
Eventuele kosten voor meerwerk als gevolg van onvolkomenheden in de uitvoering worden, na gezamenlijk overleg en overeenstemming, gefactureerd via het college.
43
Meerwerk wordt slechts gedeclareerd na uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever om extra activiteiten te verrichten en wordt voorafgegaan door een geaccordeerde offerte. Op de offerte geeft de opdrachtnemer minimaal aan: • de werkzaamheden die hij verricht; • de uren die hiervoor nodig zijn. In het kader van meerwerk wordt als opdrachtgever verstaan: de griffier namens de gemeenteraad, het aanspreekpunt namens het college en management.
44
Bij meer-/minderwerk en aanvullende dienstverlening geldt het uurtarief als ingevuld op het prijzenblad.
45
De inschrijving is een “best-bid”, dat wil zeggen een eerste en enige inschrijving; er wordt niet nader onderhandeld over tarieven of andere zaken in de inschrijving.
46
De jaarlijkse dienstverlening wordt gefactureerd in twee termijnen, bestaande uit een voorschotfactuur van 50% en 50% na afronding van de werkzaamheden. Voor overige dienstverlening geldt dat wordt gefactureerd op basis van een maandfactuur of na afronding van een afgebakende opdracht.
47
De factuur voldoet aan de te stellen fiscale eisen. De opdrachtnemer vermeldt op de factuur minimaal: - een door de opdrachtgever aan te geven verplichtingennummer en omschrijving van werkzaamheden; - een specificatie van de daadwerkelijk geleverde diensten; - afzonderlijke bedragen als ook het totaalbedrag; - de datum van levering; - het BTW bedrag; - BTW-nummer; - KvK-nummer; - Bankrekeningnummer.
48
Opdrachtnemer biedt een veilige online portal aan waarin documenten kunnen worden geüpload en na de wettelijke bewaartermijn worden gewist. Dit portal wordt ook gebruikt voor communicatie en gegevensuitwisseling tussen opdrachtnemer en de ambtelijke organisatie.
8
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
Hoofdstuk 3.
Gunningsprocedure
3.1 De economisch meest voordelige inschrijving De economisch meest voordelige inschrijving wordt bepaald door de beste prijskwaliteitverhouding. De geldige inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt uitgenodigd bewijsmiddelen in te dienen.
3.1.1 De gunningscriteria De waardering van de Gunningscriteria is gebaseerd op de volgende wegingsfactoren: Gunningcriterium
Maximum te
Weging
halen punten G-1 kwaliteit G-1.1 Plan van aanpak controle team
9
25%
G-1.2 Plan van aanpak controle uitvoering
9
25%
G-1.3 Presentatie
9
20%
G-2 Prijs, (inschrijfsom)
10
30%
Totaal
37
100%
Onderstaand worden de Gunningscriteria toegelicht. G-1.1 Plan van aanpak controle team Opdrachtgever hecht er grote waarde aan dat zij zo optimaal mogelijk wordt ontzorgd door middel van een stabiel team van medewerkers die voldoende ervaring en ruime kennis hebben in het controleren van jaarrekeningen van decentrale overheden en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (Wet gemeenschappelijke regelingen, financiële verslaggevingsvoorschriften BBV, Kadernota rechtmatigheid etc.). Beschrijf daarom hoe inschrijver de continuïteit van de dienstverlening en de ontzorging van de Gemeente volledig borgt. Beschrijf hierbij minimaal het volgende: 1. Een introductie van het team dat inschrijver bij de Gemeente inzet. Voeg ook de cv’s inclusief profielschets van deze personen bij (als aparte bijlage, telt niet mee in aantal A4); 2. Waarom juist dit team is aangeboden; 3. Onderlinge taakverdeling onder meer gekoppeld aan de controleaanpak; 4. De verdeling van de taken qua werkzaamheden en niveaus; 5. Mate van aansluiting (kennis/ervaring/affiniteit) met de organisatie van de Gemeente en de wijze waarop de organisatie wordt doorgrond; 6. Hoe het contact met de gemeentelijke organisatie en de Gemeenteraad verloopt en hoe u borgt dat bij ziekte, uitval of verloop van medewerkers, de dienstverlening op hetzelfde kwaliteitsniveau zonder onnodige oponthoud wordt gecontinueerd.
Hierbij dient inschrijver ook aandacht te schenken aan de overdracht van kennis van de organisatie van de Gemeente en de interne borging van kennis over de administratieve organisatie van de Gemeente; 7. Hoe wordt gewaarborgd dat de controleteamleden van inschrijver voldoende kennis en ervaring hebben in de toepassing van de verslaggevingsvoorschriften BBV en Rechtmatigheid bij decentrale overheden; 8. Hoe inschrijver jaarlijkse repeterende vragen aan de Gemeente voorkomt.
9
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
Beoordeeld wordt of het geheel hierboven beschreven concreet en realistisch en volledig aan bod komt in uw antwoord. Daarnaast wordt beoordeeld of uw antwoord passend is voor de opdracht en de opdrachtgever aan de hand van de volgende criteria: a. De mate waarin inschrijver laat zien inzicht te hebben in de huidige opgaven en knelpunten die spelen en welke teambezetting daar het beste bij aansluit; b. De mate waarin inschrijver aantoont een team in te zetten met kennis, kunde, ervaring en visie om in te kunnen zetten en mee te werken aan de doorontwikkeling van de (systeemgerichte) controle en van de organisatie; c. De wijze waarop inschrijver de Gemeente inzicht kan geven in de borging van continuïteit voor zowel de kwaliteit van de controle als ook voor de wijze van communicatie met de organisatie, het bestuur en specifiek de Gemeenteraad door de inzet van het team; d. De mate waarin inschrijver de visie van de eigen organisatie en het in te zetten team kan vertalen in een goede samenwerking met de gemeentelijke organisatie en de raad; e. De mate waarin inschrijver het plan van aanpak van het team SMART beschrijft. De uitwerking mag bestaan uit maximaal 3 pagina’s A-4 (inclusief afbeeldingen) en het minimale lettertype dient Arial 10 te zijn (een vergelijkbaar lettertype qua grootte wordt geaccepteerd), regelafstand tenminste 1,0.
Indien meer dan het aantal opgegeven pagina’s wordt ingediend, wordt het teveel aan pagina’s niet meegenomen in de beoordeling. De uitwerking mag niet afwijken van de in het programma van eisen omschreven eisen. Voeg de uitwerking van G-1.1 toe aan uw inschrijving G-1.2 Plan van aanpak controle uitvoering Beschrijf welke controleaanpaak inschrijver zal toepassen. Beschrijf hierbij hoe het gewenste resultaat gedurende de looptijd van de overeenkomst volgens u wordt bereikt. Geef hierbij concreet en realistisch aan hoe de samenwerking met de medewerkers van de Gemeente wordt vormgegeven, de gewenste wijze van aanlevering van de benodigde gegevens en het moment van aanlevering. Hierbij dient u ook aan te geven wat van de Gemeente wordt verwacht. Verder dient in de controleaanpak duidelijk aangegeven te worden hoe de communicatie verloopt op bestuurlijk- en ambtelijk niveau inclusief tijdpad en hoe dit past binnen de planning & control cyclus van de Gemeente. Daarbij is dus ook de voorziene afstemming met het college van B&W, de auditcommissie en de Gemeenteraad van belang. Tenslotte dient het Plan van Aanpak inzicht te geven in de onderstaande punten. 1. De wijze waarop inschrijver de organisatie meeneemt in de doorontwikkeling van gegevensgerichte naar systeemgerichte controle; 2.
De wijze waarop inschrijver de communicatie met de organisatie, het College, de Gemeenteraad, en de auditcommissie vormgeeft; 3. De wijze waarop de inschrijver de efficiëntie van de controle en het effect daarvan op de werkbelasting van de administratieve organisatie van de Gemeente en haar personeel waarborgt; 4. De mate waarin en de wijze waarop de financiële gegevens die aangeleverd en/of beheerd worden door derde partijen binnen de administratieve organisatie worden gewaardeerd en gebruikt in de uitvoering van de controleaanpak; 5. De wijze waarop omgegaan wordt met veranderingen van wet- en regelgeving van decentrale overheden, zoals externe verslaggevingsregels BBV, Kadernota rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording; 6. De werkwijze die inschrijver hanteert inzake interne reviews en controles van de eigen organisatie, met name de termijnen die worden gehanteerd; 7. De kennis van het in te zetten team van de inschrijver inzake de algemene financiële situatie van gemeenten en de manier waarop inschrijver dat vertaalt naar adviezen over de financiële situatie van de Gemeente Vlaardingen; 8. Een transparante planning met urenspecificatie per controle onderdeel van de uit te voeren controlewerkzaamheden; 9. De werkwijze met betrekking tot op locatie werken, rapportages en communicatie.
10
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
Het voorgaande dient inschrijver te onderbouwen middels een geschatte tijdsbesteding, de in te zetten functies en processtappen en de doorlooptijd bij de controle. Uit deze inschatting blijkt de urenonderbouwing van de inschrijfprijs. Let op: inschrijver mag in het antwoord op dit subgunningscriterium geen prijzen noemen. Beoordeeld wordt of het geheel hierboven beschreven concreet en realistisch en volledig aan bod komt in uw antwoord. Daarnaast wordt beoordeeld of uw antwoord passend is voor de opdracht en de opdrachtgever aan de hand van de volgende criteria: a. De mate waarin inschrijver laat zien inzicht te hebben in de huidige opgaven en knelpunten die spelen op het betreffende gebied bij de Gemeente; b. De mate waarin inschrijver aantoont te beschikken over kennis, kunde, ervaring en visie om in te zetten en mee te werken aan de doorontwikkeling van de (systeemgerichte) controle en van de organisatie; c. De mate waarin inschrijver omgaat met beleidswijzigingen en nieuwe ontwikkelingen op het gebied van de controle en dit vertaalt naar proactieve adviezen richting de organisatie en de raad; d. De mate waarin inschrijver de Gemeente inzicht kan geven in de kansen en risico’s van de doorontwikkeling en hoe inschrijver de gemeente inzicht geeft in de gezamenlijke aanpak van deze doorontwikkeling; e.
De wijze waarop inschrijver de Gemeente inzicht kan geven in de borging van continuïteit kan borgen voor zowel de kwaliteit van de controle als ook voor de wijze van communicatie met de organisatie, het bestuur en specifiek de raad; f. De mate waarin inschrijver de visie van de eigen organisatie kan door vertalen naar de manier van samenwerking met de gemeentelijke organisatie en de Gemeenteraad; g. De wijze waarop inschrijver zorgt voor duidelijkheid in processtappen, mijlpalen en evaluatiemomenten in de aangeboden aanpak; h. De wijze waarop inschrijver omgaat met dataverzameling, databeheer en cybersecurityeisen; i. De mate waarin inschrijver het plan van aanpak concreet en realistisch beschrijft; j. De mate waarin inschrijver kan inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Let op: Inschrijver moet voor de uitwerking van dit subgunningcriterium een minimale score van 7 punten behalen. Wanneer hier door inschrijver niet aan wordt voldaan, wordt deze automatisch uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. De uitwerking mag bestaan uit maximaal 4 pagina’s A-4 (inclusief afbeeldingen) en het minimale lettertype dient Arial 10 te zijn (een vergelijkbaar lettertype qua grootte wordt geaccepteerd), regelafstand tenminste 1,0. Indien meer dan het aantal opgegeven pagina’s wordt ingediend, wordt het teveel aan pagina’s niet meegenomen in de beoordeling.
De uitwerking mag niet afwijken van de in het programma van eisen omschreven eisen. Voeg de uitwerking van G-1.1 toe aan uw inschrijving G-1.3 Presentatie De drie inschrijvers met de hoogste score op subgunningscriteria G-1.1 en G-1.2 worden uitgenodigd voor een presentatie. Mocht blijken dat er nog andere inschrijver(s) zijn die bij het behalen van het maximum aantal punten op het onderdeel G-1.3 in aanmerking kunnen komen om als economisch meest voordelige inschrijver te worden aangemerkt, dan worden deze inschrijvers ook uitgenodigd. De presentaties zullen plaatsvinden aan de Markt 11 te Vlaardingen. De presentatie duurt maximaal 20 minuten, waarna het beoordelingsteam vervolgens 15 minuten de tijd heeft voor het stellen van vragen. Per inschrijver mogen maximaal 2 functionarissen (de vennoot en de controleleider) aanwezig zijn. De presentatie moet gaan over invulling van de natuurlijke adviesfunctie richting enerzijds de auditcommissie en Gemeenteraad en anderzijds de ambtelijke
11
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
organisatie en college. Hierbij dient nadrukkelijk aandacht gegeven te worden aan huidige en toekomstige relevante ontwikkelingen. Bij de beoordeling van de presentatie wordt o.a. gekeken naar de volgende punten: • Geeft de presentatie het vertrouwen dat de inschrijver de natuurlijke adviesfunctie op een dusdanig manier kan invullen dat de Gemeenteraad hier baat bij heeft; • Is de presentatie volledig, relevant en doeltreffend; • Heeft de inschrijver een goed beeld van zijn rol in de uitvoering van de opdracht; • Geeft de presentatie het vertrouwen dat een productieve, resultaatgerichte en plezierige samenwerking tot stand zal komen. G-2 Prijs Inschrijver wordt gevraagd via bijlage 4 een totale inschrijfsom aan te bieden voor alle onderdelen uit de reikwijdte. De totale inschrijfsom zal bestaan uit de volgende onderdelen: • Een vaste opdrachtsom per jaar voor de hoofdopdracht voor de boekjaren 2024 t/m 2027. • Een vaste opdrachtsom per jaar voor de hoofdopdracht voor de optionele boekjaren 2028 t/m 2030 • Uurtarieven die gehanteerd worden bij aanvullende opdrachten. De opdrachtsommen die ingediend worden voor de hoofdopdracht dienen inclusief de wetswijziging rondom de accountantscontrole die ingaat vanaf boekjaar 2024. De waardering van dit gunningscriterium wordt gebaseerd op het verschil in de aangeboden totaalprijs ten opzichte van de laagste inschrijving.
De inschrijver die minimaal de gevraagde specificatie geeft gegeven met de laagste totaalprijs krijgt de meeste punten: 10. De overige inschrijvingen krijgen punten, afgerond op twee decimalen, op basis van de afwijking ten opzichte van de laagste inschrijving. Een negatief aantal punten zal niet worden toegekend. Algemene opmerkingen bij prijs : Alle in de offerte aangeboden prijzen, tarieven en/of percentages dienen “naar gangbare objectieve bedrijfseconomische maatstaven” realistisch, aannemelijk en marktconform te zijn. De Aanbestedende dienst wil namelijk per subgunningcriterium een eerlijke, voor iedere Inschrijver gelijke beoordeling kunnen maken (appels met appels vergelijken). Er mag in ieder geval geen sprake zijn van 0-tarieven en/of symbolische prijzen/tarieven/percentages en/of negatieve prijzen/tarieven en/of een offerte met een manipulatief karakter. Van een manipulatieve Inschrijving is in ieder geval sprake als uit de offerte blijkt dat de beoordelingssystematiek op zodanige wijze door de Inschrijver is gemanipuleerd dat daardoor het met die systematiek beoogde doel is verstoord.
Rekenvoorbeeld: Voorbeeld: Laagste totaalprijs: € 100.000 = 10 punten Uw Inschrijving: € 155.000 Berekening: ((€ 100.000,- / € 155.000,-) x 10 punten = 6,45 punten) x 30% = 1,94 punten Uw Inschrijving: € 100.000 Berekening: ((€ 100.000,- / € 100.000,-) x 10 punten = 10 punten) x 30% = 3 punten
3.1.2 De beoordelingsmethodiek De beoordelingscommissie van de aanbestedende dienst beoordeelt de inschrijvingen en kent per kwalitatief gunningscriterium 0, 2, 4, 7 of 9 punten toe. De cijfers hebben de volgende betekenis:
12
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
punt
kwalificatie
Betekenis
0
Niet beoordeelbaar
De informatie ontbreekt.
2
Niet overeenstemmend
De gegeven informatie/geboden oplossing voldoet niet aan de verwachtingen van de aanbestedende dienst of de inschrijving geeft de aanbestedende dienst onvolledige informatie.
4
Matig overeenstemmend
De gegeven informatie is niet volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever en/of niet projectgericht, of er ontbreekt informatie op significante punten, of de wijze van invulling is niet overtuigend, laat openingen over.
7
Overeenstemmend
De gegeven informatie is grotendeels in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever, de informatie is projectgericht.
9
Onderscheidend
De gegeven informatie is volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever, de informatie is projectgericht en overstijgt de verwachtingen van de opdrachtgever. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van overige inschrijvers.
3.2
Inschrijving
Met het indienen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met de in dit aanbestedingsdocument beschreven aanbestedingsprocedure, eisen en voorwaarden. De inschrijver moet bij zijn inschrijving de navolgende gegevens verstrekken: 1. UEA 2. Uittreksel uit het handelsregister. 3. Prijzenformulier. 4. Plan van aanpak controleteam (G-1.1) 5. Plan van aanpak controle uitvoering (G-1.2)
3.3
Beoordelingsprocedure
De beoordelingsprocedure bestaat uit de volgende stappen: 1. Controleren of inschrijvingen volledig zijn ingediend en conform indieningsvereisten. Indien de inschrijving onvolledig, grotendeels niet leesbaar en niet herstelbaar is, worden deze inschrijving terzijde gelegd; 2. Controle op voorwaarden en eisen. Indien hier onduidelijkheden zijn, worden deze voorgelegd aan de beoordelingscommissie. De aanbestedende dienst kan de inschrijver verzoeken de inschrijving te verduidelijken of aan te vullen. 3. Beoordeling van inschrijvingen door de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie, welke de uitwerkingen van de gunningcriteria beoordeelt, bestaat uit circa 5 leden. In de beoordelingscommissie is deskundigheid aangaande financiën en bestuur. De commissie bestaat uit 2 raadsleden, 1 senior raadsadviseur, 1 concerncontroller en 1 teammanager financiën. De beoordeling vindt eerst individueel plaats. Per gunningscriterium wordt door elk lid een score in de vorm van een
13
Aanbesteding Accountantsdiensten Vlaardingen IV-100112.
rapportcijfer inclusief argumentatie daarvoor gegeven. Vervolgens komen beoordelaars tot een gezamenlijk in consensus bepaald onderbouwd eindoordeel per gunningscriterium per inschrijver. 4. Na het opstellen van het gezamenlijke eindoordeel voor alle inschrijvers wordt de rangorde opgesteld. De inschrijving met de meeste punten is de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding en wordt uitgenodigd de bewijsmiddelen in te dienen. 5. Wanneer één of meerdere inschrijvers een gelijke puntentotaal krijgen en in aanmerking komen voor gunning (eerste plaats), zal degene met de laagste inschrijfprijs de opdracht gegund krijgen. Is deze score ook gelijk dan vindt loting (paragraaf 3.3.1) plaats.
3.3.1 Lotingsprocedure Indien een lotingsprocedure wordt gevolgd, worden de betreffende inschrijvers uitgenodigd hierbij aanwezig te zijn. Een lot bevat de naam van een inschrijver die voor loting in aanmerking komt. Loting geschiedt door het ongezien trekken van alle loten, waarbij de volgorde van trekken wordt vastgelegd en de eerste getrokkene als Economisch Meest Voordelige Inschrijving wordt geselecteerd.
14