Notitie governance en UOJ ROGplus

Bijlage 1: Notitie governance Rogplus en UOJ-taken In mei 2021 heeft het college het voornemen uitgesproken om de juridische structuur van Rogplus om te vormen naar een openbaar lichaam en de jeugdtaken toe te voegen aan de taken van het openbaar lichaam Rogplus. Het college heeft de gemeenteraad naar aanleiding van dit voornemen geconsulteerd. Op 27 mei 2021 heeft de gemeenteraad haar wensen en bedenkingen meegegeven aan het college. In de bijlage de moties en de wijze waarop deze zijn afgehandeld. 1. Gemeenschappelijke regeling (Openbaar lichaam) In de afgelopen periode is gewerkt aan een voorstel om de gemeenschappelijke regeling Rogplus te wijzigen in een Openbaar Lichaam. Hierbij is gekeken naar de bestaande gemeenschappelijke regeling Rogplus, de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts en de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond. Het voorstel voor de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Rogplus is bijgevoegd. In de gewijzigde gemeenschappelijke regeling zijn de Wmo-taken ondergebracht die Rogplus al uitvoert, taken voor beschermd wonen (onderdeel Wmo) en taken voor de jeugdhulp (vanaf 2023). Belangrijke punten voorafgaand aan de uitwerking: •

Eén juridische entiteit: De gemeenschappelijke regeling Rogplus wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van Wmo- en jeugdtaken. Uitgangspunt is om dit zo eenduidig mogelijk te organiseren. In de bijgevoegde regeling is dit op die manier verwerkt. Er wordt voorgesteld om een Openbaar Lichaam te realiseren die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Wmo- en Jeugdhulptaken.

•

Delegatie of mandaat: De MVS-gemeenten willen een doelmatige en efficiënte uitvoeringsorganisatie inrichten. De keuze tussen delegatie en mandaat heeft hier invloed op. De keuze voor delegatie maakt het mogelijk een efficiënte uitvoering te realiseren. Soms bestaat de indruk dat een keuze voor mandaat meer grip en controle mogelijk maakt dan delegatie. Dit is niet zo. Met nadere keuzes binnen het regelement kan de mate van grip en sturing nader geregeld worden. Door de ruimte inzake beleidsregelbevoegdheid voor de uitvoeringsorganisatie Rogplus te beperken behouden de MVSgemeenten hun sturende positie. Rogplus wordt puur een uitvoeringsorganisatie van het door de MVS-gemeenten vastgestelde beleid. Dit is in lijn met de eerder geformuleerde uitgangspunten dat de gemeenten verantwoordelijk blijven voor het beleid. Zo blijven de gemeenteraden verantwoordelijk voor het vaststellen van het kaderstellend beleid en verordeningen. Onder deze kaderstellende documenten vallen bijvoorbeeld de kadernota’s, een visiedocument zoals het huidige Koersdocument MVS Jeugdmodel, de verordeningen jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning. In deze verordeningen bepalen de gemeenten welke voorzieningen de gemeenten aan jeugdigen en hun ouders biedt en hoe de toegang tot deze jeugdhulpvoorzieningen is geregeld. Daarmee stellen de gemeenteraden de kaders voor de uitvoering die Rogplus faciliteert.

De colleges blijven verantwoordelijk voor het vaststellen van de nadere en beleidsregels. Dus op het moment dat in een verordening staat dat nadere regels gesteld kunnen worden, ligt deze bevoegdheid bij het college. Ook daarmee geven gemeenteraden richting (binnen de kaders die de gemeenteraad heeft gesteld) aan de uitvoering door Rogplus. Bij een mandaatregeling blijft het college formeel verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van het openbaar lichaam zonder daadwerkelijk te kunnen sturen op deze bedrijfsvoering. Bij een pure uitvoeringsorganisatie Rogplus werkt dit door in allerlei onderdelen, zoals bezwaar en beroep, WOB, Archiefwet, zelfstandige aansluiting op de landelijke voorzieningen, uitwisselen van data en rechtmatigheidsverantwoording. Bij mandaat blijven de colleges hiervoor verantwoordelijk. Dit betekent voor een uitvoeringsorganisatie meer bureaucratie meer bureaucratie in de besluitvorming voor de uitvoeringstaken en verantwoording zonder feitelijke meerwaarde voor de kwaliteit van de dienstverlening. De keuze voor delegatie is ook in lijn met de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Deze wet schrijft voor om de verantwoordelijkheid daar neer te leggen waar deze kan worden gedragen en waar invloed kan worden uitgeoefend op de kwaliteit van de uitvoering. In dit geval is dat op MVSniveau in de gemeenschappelijke regeling Rogplus.

In het Algemeen Bestuur nemen twee

collegeleden per gemeente deel, die verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. Een ander verschil is dat bij mandaat het college ook nog zelf besluiten kan nemen in individuele casuïstiek waarvan de taken gemandateerd zijn. Dit komt in de praktijk niet voor. Bij voorkomende casuïstiek treedt het college in contact met de betreffende uitvoeringsorganisatie om tot een passende oplossing te komen. Voor duidelijkheid naar inwoners en de uitvoerenden van de gemandateerde taken is het niet wenselijk als meerdere bestuursorganen over de dezelfde taken gaan. Op dit moment zijn de Wmo-taken aan Rogplus gedelegeerd. Bij Stroomopwaarts zijn destijds de taken gemandateerd. Belangrijk verschil is dat bij Stroomopwaarts gekozen is om de beleidstaken tevens bij de gemeenschappelijke regeling te beleggen. Hierdoor zouden de gemeenten afzonderlijk minder invloed op het beleid kunnen uitvoeren. Samenvattend luidt het advies om de taken op het terrein van de Jeugdwet en de Wmo te delegeren aan Rogplus. •

Samenstelling AB/DB: In de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd dat het college twee leden afvaardigt in het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Rogplus. Het Algemeen Bestuur kiest vervolgens uit haar midden het Dagelijks Bestuur (één vertegenwoordiger per gemeente). Tevens kiest het bestuur een voorzitter. Het voorzitterschap zal jaarlijks rouleren, vergelijkbaar met de werkwijze bij Stroomopwaarts.

•

Verdeelsleutel: Voor de verdeling van de kosten van de uitvoeringsorganisatie over de drie gemeenten hanteren de gemeenten voor het Wmo-deel jaarlijks een verdeelsleutel gebaseerd op het werkelijk gebruik van de voorzieningen. Voor jeugdhulp geldt een voor de komende jaren vastgesteld populatiebudget gebaseerd op de daadwerkelijke uitgaven. De verdeelsleutel voor de uitvoeringskosten voor het jeugddeel is gebaseerd op het aandeel in dit budget per gemeente.

•

Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) In het raadsvoorstel van 27 mei jl. is aandacht besteed aan de op handen zijnde wijziging van de Wgr. Op 1 juni 2021 heeft de Tweede Kamer ingestemd. De Eerste Kamer moet de wetswijziging nog behandelen. De wijziging heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken door de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen te vergroten. Door de wetswijziging wordt bijvoorbeeld de zienswijzetermijn verruimd. Daarnaast wordt het onderzoeksrecht geïntroduceerd en wordt het mogelijk om een gezamenlijk raadsadviescommissie in te stellen. Voor het aanpassen van bestaande gemeenschappelijke regelingen zal na vaststelling van de wetswijziging Wgr een implementatietermijn van twee jaar gelden. In de bijgevoegde gemeenschappelijke regeling Rogplus is geanticipeerd op de wijziging van de Wgr. Met de regeling wordt de informatievoorziening richting gemeenteraden versterkt. De mogelijkheden voor zienswijzen zijn uitgebreid met een zienswijze op uittreden en toetreden van leden. Ook maakt de regeling het mogelijk om vanuit de deelnemende gemeenteraden een raadsadviescommissie in te richten.

Daarnaast is een evaluatiebepaling (elke 4 jaar) in de gemeenschappelijke regeling opgenomen, zodat gemeenten regelmatig bewust stilstaan bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Voor het daadwerkelijk instellen van een gezamenlijke raadsadviescommissie ligt het initiatief bij de drie gemeenteraden. Als deze raden gezamenlijk een dergelijke commissie willen inrichten, kunnen zij het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling verzoeken om dit te organiseren. Uit een eerdere verkenning blijkt dat de drie gemeenteraden hier op dit moment nog niet op eenzelfde manier in staan. Het voorstel is daarom om op dit moment nog niet te starten met een dergelijk adviescommissie.

2. Governancedocument Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. De inzet is gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de

doelstellingen, het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van de belanghebbenden. In dit geval gaat het om de bestuurlijke relatie tussen de MVS-gemeenten en de gemeenschappelijke regeling Rogplus. Dat wil zeggen: • Het sturen vanuit de MVS-gemeenten op de gemeenschappelijk regeling Rogplus • Het beheersen en verantwoorden door de gemeenschappelijke regeling Rogplus aan de MVS gemeenten • Het toezicht houden vanuit de MVS-gemeenten op de gemeenschappelijke regeling. In het bijgevoegde governancedocument “Openbaar Lichaam Rogplus” zijn de onderdelen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden nader uitgewerkt. Doordat nu de omvorming plaatsvindt naar een openbaar lichaam zijn deze onderdelen automatisch formeel beter geborgd. Met een algemeen en een dagelijks bestuur zijn de deelnemende colleges vertegenwoordigd in het openbaar lichaam. Het document geeft inzicht hoe één en ander op dit moment is geborgd en welke ontwikkelingen we hierin zien. Met name op het terrein van jeugd verwachten we in het komend jaar dat de verschillende onderdelen nog nader aangescherpt zullen worden. Het document is bedoeld als achtergrondinformatie. In de implementatieperiode (maart tot en met december 2022) leggen de MVS-gemeenten en Rogplus de uitvoeringsafspraken voor de jeugdtaken vast in een dienstverleningsovereenkomst.

Voor de Wmotaken is het gewenst om eerst tot een regionale visie te komen. Deze visie kan vervolgens eveneens uitgewerkt worden in een dienstverleningsovereenkomst. 3. Organisatieplan UOJ De voorwaarde om uitvoeringstaken op het terrein van jeugdhulp onder te brengen bij Rogplus was in de eerste plaats dat de juridische structuur van Rogplus aangepast zou worden naar een Openbaar Lichaam. Met een Openbaar Lichaam is de democratische legitimatie voor de raden goed geborgd. Door de deelname van het college in de bestuurslagen van een AB en DB is tevens direct invloed mogelijk op de uitvoering (binnen de beleidskaders) door de gemeenschappelijke regeling. Met bijgevoegd voorstel om de gemeenschappelijke regeling Rogplus te wijzigen naar een Openbaar Lichaam wordt hierin voorzien. In het raadsvoorstel van 27 mei jl. zijn de uitvoeringstaken Jeugd voor Rogplus als volgt omschreven: Contractmanagement van de integrale opdracht met populatiebekostiging Realiseren van informatievoorziening (stuur- en beleidsinformatie) Administratieve taken Toekomstige inkooptaken Deze taken zijn de afgelopen maanden nader geconcretiseerd wat heeft geresulteerd in de opdracht zoals opgenomen in het bijgevoegde organisatieplan UOJ. De opdracht is vertaald naar een organisatieplaatje en een begroting.

In het eerdere raadsvoorstel werd uitgegaan van 6 tot 8 fte voor de uitvoering van de jeugdtaken in de nieuwe situatie. Dit was gebaseerd op de inzichten van dat moment. Op basis van het uitgewerkte voorstel komen we uit op ongeveer 10 fte voor jeugd (exclusief overhead). Het hogere aantal fte hangt met name samen met de kwaliteitsborging van de uitvoering. Hiervoor zijn drie kwaliteitsmedewerkers opgenomen die onder meer steekproefsgewijs zullen onderzoeken of een inwoner de hulp krijgt die past bij zijn vraag. Hier was in het eerdere voorstel nog geen rekening mee gehouden. Gezien de grote opdracht die wij in de markt hebben gezet en de behoefte om wel zelf te kunnen beoordelen of dit goed gebeurt, achten wij deze inzet noodzakelijk. In voorbereiding op 2023 zal Rogplus in 2022 haar organisatie stapsgewijs gaan inrichten, beginnend met een stevige contractmanagersfunctie. Het streven is om deze in het eerste kwartaal van 2022 te werven, zodat deze medewerkers na gunning in maart 2022 direct mee kunnen draaien in de implementatiefase. In januari 2023 zal de organisatie staan. Het organisatieplan is op basis van de huidige inzichten vormgegeven. In 2023 zal duidelijk worden hoe het in de praktijk echt werkt. Daarom is het voorstel om na anderhalf jaar te evalueren of de organisatie op de juiste manier vorm is gegeven.

Globale tijdlijn 1 januari 2022 Start opbouw uitvoeringsorganisatie jeugd (opstellen profielen en werving) Februari 2022 (Voorlopige) gunning opdracht jeugdhulp

1 maart 2022 Contractmanager aanwezig om mee te draaien in implementatiefase Mrt - dec 2022 Implementatieperiode 1 januari 2023 Start MVS Jeugdmodel 1 juli 2024 Evaluatie uitvoeringsorganisatie Samenvattend is het voorstel om de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Rogplus naar Openbaar Lichaam per 1 januari 2022 in te laten gaan. De jeugdtaken worden per 1 januari 2023 formeel overgedragen aan het openbaar lichaam, aangezien dan het MVS Jeugdmodel van kracht wordt. De voorbereidingen starten in 2022. Na de gunning van de aanbesteding verwachten wij een volledig financieel meerjarenperspectief te kunnen schetsen. In de eerste jaren zal een deel van de uitgaven, zoals de opstartkosten van het consortium, worden gedekt uit de reserve jeugd. Op basis van de huidige inzichten verwachten wij, dat deze kosten binnen de beschikbare budgetten in de begroting kunnen worden opgevangen. Financiële consequenties Voor de uitvoeringsorganisatie jeugd (UOJ) heeft Rogplus bijgevoegd organisatieplan en begroting opgesteld. Structureel worden de kosten voor de UOJ geschat op 1.554.000 euro (dit is inclusief de kosten voor het IT-systeem RondOm). Hiervan betreft 360.000 euro een interne verschuiving van kosten vanuit de WMO-uitvoeringsorganisatie naar de Jeugd-uitvoeringsorganisatie. Dit zal via een begrotingswijziging budgettair neutraal verwerkt worden.

Voor de resterende 1.194.000 euro wordt dekking gezocht binnen de beschikbare middelen voor jeugd. De kosten worden bepaald aan de hand van een verdeelsleutel die gebaseerd is op het gemeentelijk aandeel in het populatiebudget van de integrale opdracht. Verdeelsleutel: Maassluis: 16,01%, Vlaardingen: 40,82% en Schiedam: 43,17%. Voor Vlaardingen betekent dit 487.391 euro. Het nu berekende aandeel 2023 wordt nog gecorrigeerd met de budgetten voor het woonplaatsbeginsel, die nu nog onbekend zijn. De genoemde verdeelsleutel kan hiermee, indien nodig, nog worden aangepast. Daarnaast neemt Vlaardingen deel aan de GR Jeugdhulp Rijnmond. Omdat dit een aanzienlijk kleiner pakket aan taken gaat per 2023, nemen deze kosten af. Overzicht van de kosten voor de uitvoeringsorganisaties GR Rogplus en GR Jeugdhulp Rijnmond voor Vlaardingen en de dekking meerjarenbegroting: Dekking UOJ backoffice taken jeugd (rogplus) uitvoeringsorganisatie jeugd (GRJR) Accounthouder Vlaardingen Totaal

2023 174.556 350.259 96.900 621.715

2024 177.698 356.564 98.838 633.099

2025 180.807 362.804 100.815 644.426

UOJ Vlaardingen Rogplus GRJR Accounthouder Vlaardingen Totaal

2023 487.391 132.711 96.900 717.002

2024 496.164 99.533 98.838 694.535

2025 504.847 73.802 100.815 679.463

Dekkingstekort UOJ

-95.288

-61.436

-35.038

Voor de jaren 2023, 2024 en 2025 verwachten wij een dekkingstekort van respectievelijk 95.288 euro, 61.436 euro en 35.038 euro. Op basis van de huidige inzichten verwachten wij, dat deze kosten binnen de beschikbare budgetten in de begroting kunnen worden opgevangen. De voorbereidingskosten in 2022 worden door Rogplus voor MVS begroot op 234.000 euro. In de kadernota hebben wij rekening gehouden met de implementatiekosten 2022. Onderdeel hiervan zijn de opstartkosten van Rogplus. Het aandeel van Vlaardingen van 95.519 euro kan hiermee ten laste worden gebracht van de begroting 2022, waarin een extra bedrag is geraamd van 440.000 euro voor de implementatiekosten van het MVS Jeugdmodel.

De incidentele kosten voor Vlaardingen 2023 van 80.415 euro en 2024 van 10.613 euro zullen wij bij het opstellen van de begroting 2023 en 2024 meenemen. Na de gunning van de aanbesteding verwachten wij een volledig financieel meerjarenperspectief te kunnen schetsen. In de eerste jaren zal een deel van de uitgaven, zoals de opstartkosten van het consortium, worden gedekt uit de reserve jeugd. Op basis van de huidige inzichten verwachten wij, dat deze kosten binnen de beschikbare budgetten in de begroting kunnen worden opgevangen. Organisatorische en personele consequenties De implementatie van het MVS Jeugdmodel heeft consequenties voor alle partners, zo ook voor de gemeentelijke organisatie. Het nieuwe model vraagt om een nieuwe invulling van taken en rollen binnen de gemeente. De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling maakt hiertoe een personeelsplan in samenspraak met de HR-afdeling. Juridische consequenties De opgestelde gemeenschappelijke regeling is juridisch getoetst door de MVS-juristen en een externe adviseur met expertise op het terrein van gemeentelijke samenwerking en juridische vraagstukken. Het betreft uitsluitend collegebevoegdheden die ondergebracht worden bij de gemeenschappelijke regeling Rogplus (collegeregeling). Voor het wijzigen neemt het college het besluit, maar vraagt om toestemming aan de gemeenteraad.

De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat deze toestemming slechts kan worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Communicatie Het bestuur van de gemeente Vlaardingen maakt de gemeenschappelijke regeling tijdig (direct na besluitvorming door de drie gemeenteraden) in alle drie de gemeenten bekend op de in de wet voorgeschreven wijze. Bijlagen Gemeenschappelijke Regeling Rogplus (Openbaar Lichaam) Toelichting Gemeenschappelijke Regeling Rogplus Governance document op sturen, beheersen, verantwoorden, toezicht Organisatieplan uitvoeringsorganisatie jeugd (inclusief begroting) Motie wachttijden Motie betrekken raad