Nota Standaard beleidscyclus Vlaardingen 2025-2028

BELEIDSNOTA Standaard voor de beleidscyclus Vlaardingen 2025 -2028

Inhoudsopgave

Aanleiding Samenhang beleidscyclus en begrotingscyclus

4

Startnotitie

7

Visie

8

Beleidsnota

11

Uitvoeringsprogramma en Omgevingsprogramma

14

Flexibiliteit

15

Voortgangsrapportage

15

Evaluatie Standaard beleidscyclus Vlaardingen

15

Bijlagen -

Schema Standaard beleidscyclus Vlaardingen Format Startnotitie Format Visie Format Beleidsnota Format Uitvoeringsprogramma Format Voortgangsrapportage

2

Aanleiding De gemeenteraad van Vlaardingen heeft in het voorjaar 2024 een agenderingsverzoek ‘Wat is een visie?’ ingediend. Naar aanleiding van het agenderingsverzoek heeft op 17 april 2024 een bijeenkomst met (steun)raadsleden plaatsgevonden over wat een visie is, een beleidsnota en een uitvoeringsprogramma. Er worden vaak verschillende namen gebruikt voor vergelijkbare documenten. Soms ook dezelfde naam voor verschillende type documenten. Er bleek duidelijk behoefte aan meer lijn en houvast. Zowel vanuit de ambtelijke organisatie, het college van B&W als de gemeenteraad. In twee werksessies met ambtenaren en raadsleden is gekeken naar de standaardisering van het beleidsproces bij de gemeenten Utrecht en Dalfsen. Deze twee gemeenten werken al langer met een standaardisatie. Hier is voorliggende nota uit voortgekomen. Waarom een standaard voor de beleidscyclus? De beleidscyclus zorgt voor politiek-bestuurlijke aansturing van het beleid en maakt het mogelijk om publiek verantwoording af te leggen. Die verantwoording vindt voor een belangrijk deel plaats in de beleidscyclus zelf, maar kent ook een directe relatie met de begrotingscyclus (de P&C cyclus). In de cyclus komen kernwaarden, ambities, doelen, indicatoren, streefwaarden en financiën samen om als kaders voor beleid vastgesteld te worden in de gemeenteraad.

Om vervolgens - vanuit deze kaders – het college van B&W uitvoering te geven, en controle en evaluatie voor de gemeenteraad mogelijk te maken. In de begrotingscyclus komen de financiële kaders, inhoudelijke doelstellingen en indicatoren van de verschillende beleidsterreinen samen. Deze beleidsnota biedt een aantal kaders en richtlijnen voor het effectief inrichten van de beleidscyclus. Dit geeft houvast voor het opstellen, kaderstellen, controleren en evalueren van beleid. Dit kader1 bestaat uit twee elementen: 1.

2.

Helderheid aard van de documenten. We onderscheiden drie typen beleidsdocumenten: visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma. Door dit onderscheid en in de hoofdtitel ook duidelijk aan te geven om welk type het gaat, is het doel van het document duidelijk en daarmee ook de rol en de verantwoordelijkheid van gemeenteraad, het college van B&W en de burgemeester2. Het helpt om het gesprek over kaderstelling te voeren en een overwogen keuze te maken voor het actualiseren of toevoegen van beleid. Standaardeisen aan de beleidsdocumenten. Dit zorgt ervoor dat ieder stuk alle informatie bevat, die nodig is voor effectieve sturing en zicht op resultaten. Ook dit verbetert het gesprek tussen college van B&W en gemeenteraad.

Het kader draagt vervolgens bij aan: 

 

Effectief sturen door gemeenteraad, college van B&W en de ambtelijke organisatie doordat doelstellingen, indicatoren, streefwaarden en financiën duidelijk en gestructureerd per beleidsdocument terugkomen en wordt vastgelegd hoe dit wordt gevolgd en geëvalueerd: o Helderheid in verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenteraad en het college van B&W doordat consequent toepassen van naamgeving (visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma) en herkenbare structuur meer duidelijkheid bieden. Een gerichte begroting met een duidelijke link naar de beleidscyclus, doordat bij het vaststellen van het beleid is vastgelegd of en hoe dit in de begrotingscyclus wordt gemonitord en verantwoord. Een vaste structuur van de beleidscyclus waarin ook duidelijk is welk abstractieniveau van doelstellingen wordt vastgesteld, hoe verschillende beleidsdocumenten samenhangen en wat de looptijd hiervan is. Dit voorkomt stapeling van beleidsnota's en visies en verlaagt daardoor de werkdruk van de organisatie en de gemeenteraad.

Voorgesteld wordt om de Standaard voor de beleidscyclus Vlaardingen 2025 - 2028 als leidraad te gaan gebruiken en deze na een jaar (2026) te evalueren. De Standaard gaat over onderwerpen die geen relatie hebben met de fysieke leefomgeving omdat de Omgevingswet haar eigen wettelijk instrumentarium heeft.

1 Het kaders is van toepassing op documenten waarin gemeentelijk beleid wordt vastgesteld. Andere gemeentelijke instrumenten zoals vanuit de

Omgevingswet, verordeningen, beleidsregels en beschikkingen zoals bedoeld in de Awb vallen buiten de Standaard. 2

Op een aantal terreinen, zoals openbare orde en veiligheid (Opiumwet, Alcoholwet, WOM ) is de burgemeester (en niet het college) het bevoegde gezag als zelfstandig bestuursorgaan. Voor de volledigheid wordt de rol van de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan beschreven.

3

Samenhang beleidscyclus en begrotingscyclus Het werken met een beleidscyclus is de basis voor het ontwikkelen en aanpassen van beleid. Een goede voorfase is belangrijk. Nadenken en overleg vooraf betekent een goede basis voor samenwerking en een passend proces. Vragen om te stellen zijn onder andere: is er een visie nodig of valt het beleid nog onder een vigerende visie? Wie is het bevoegd gezag? Is er beleidsvrijheid? Hoe en op welk niveau moet participatie plaatsvinden? Is er voldoende ambtelijke capaciteit? Hoe raakt het aan regionaal beleid? Waar zitten de politiek-bestuurlijke keuzes? Welke beleidsterreinen zijn betrokken? Een aanleiding vertaalt zich in een verkenning, als opmaat naar een opdracht. Deze voorfase is hoofdzakelijk ambtelijk. Afhankelijk van het onderwerp worden de formats vastgesteld door teammanager, managementteam, concerndirectie of het college van B&W. De bestuurlijke vertaling wordt op hoofdlijnen, via de voorjaarnota en begroting, verwerkt in de begrotingscyclus. In de beleidscyclus onderscheiden we drie niveaus3: -

Visie Beleidsnota Uitvoeringsprogramma

Omdat het realiseren van inhoudelijke doelstellingen voorop staat, staat de beleidsnota centraal als instrument voor inhoudelijke en financiële kaderstelling door de gemeenteraad. Vanuit hier wordt de verbinding naar de begroting gelegd; de beleidsnota is dan ook een belangrijke basis voor de controlerende rol van de gemeenteraad. Het gesprek gaat over de doelstellingen van het beleid, de maatregelen om de doelstellingen te bereiken en de prioritering daarvan binnen de beschikbare financiële ruimte. Onderstaand schema ‘Standaard beleidscyclus Vlaardingen 2025 -2028’ geeft aan wat de verplichte onderdelen zijn van een visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma. Het dient als leidraad voor de inhoudsopgave van deze beleidsdocumenten.

3

Procedureel wordt het verankerd in de Lange Termijn Agenda (LTA).

4

Terwijl de beleidscyclus een onderdeel van beleid (een opgavebeleidsterrein of gebied) stuurt en verantwoordt, is de begrotingscyclus het instrument om het geheel van de gemeentelijke huishouding te sturen en te verantwoorden. In de begrotingscyclus vindt de afweging plaats tussen (gebieds) opgaven, in de beleidscyclus binnen opgaven. De begrotingscyclus wordt jaarlijks doorlopen in de P&C cyclus en bestaat uit Voorjaarsnota, Programmabegroting, Voortgangsrapportages en Jaarstukken. De documenten van de begrotingscyclus zijn opgebouwd vanuit programma's (en paragrafen). De volgende hoofdstukken gaan in op het kader voor startnotitie (proces), visie, beleidsnota en uitvoeringprogramma. Ook wordt aangegeven hoe deze documenten samenhangen met de begrotingscyclus. De driedeling heeft betrekking op beleidsdocumenten in de politiek-bestuurlijke verhouding tussen gemeenteraad en het college van B&W. Daarnaast kennen we een iets afwijkende indeling voor het beleid op het gebied van de fysieke leefomgeving. Met de invoering van de Omgevingswet in januari 2024 kennen die stukken een eigen beleidsdynamiek. Beleid voor de fysieke leefomgeving Het beleid voor de fysieke leefomgeving ligt vast in de (beoogde) Omgevingsvisie Vlaardingen, zoals de Omgevingswet bepaalt.

Daarmee is de Omgevingsvisie Vlaardingen de beleidsinhoudelijke en juridische paraplu over het Vlaardingse beleid voor de fysieke leefomgeving. Binnen de Omgevingsvisie Vlaardingen kennen we koersdocumenten (visie in de zin van deze standaard), en gebieds- en thematische omgevingsprogramma's. De cyclus vanuit de Omgevingswet kent geen beleidsnota. Na vaststelling Omgevingsvisie (gemeenteraad), komt het kerninstrument omgevingsprogramma’s (bevoegdheid college van B&W).

5

Onderstaande tabel geeft weer hoe de beleidscyclus voor de fysieke leefomgeving zich verhoudt tot de Standaard voor de beleidscyclus Vlaardingen.

Standaard voor de beleidscyclus

Omgevingswet

Visie

Omgevingsvisie Vlaardingen

Bevoegdheid bestuurlijk: Gemeenteraad

Bevoegdheid bestuurlijk: Gemeenteraad

Bevoegdheid ambtelijk: Domeindirecteur

Bevoegdheid ambtelijk: Domeindirecteur

Beleidsnota Bevoegdheid bestuurlijk: Gemeenteraad College van B&W Bevoegdheid ambtelijk: Domeindirecteur Uitvoeringsprogramma

Omgevingsprogramma (thema of gebied)

Bevoegdheid bestuurlijk: College van B&W

Bevoegdheid bestuurlijk: College van B&W

Bevoegdheid ambtelijk: Programmamanager4 Gebiedsmanager Teammanager

Bevoegdheid ambtelijk: Programmamanager Gebiedsmanager Teammanager

Geen beleidsdocument (regelgeving)

Omgevingsplan Bevoegdheid bestuurlijk: Gemeenteraad

Geen beleidsdocument (uitvoering)

Omgevingsvergunning Bevoegdheid bestuurlijk: College van B&W

Geen beleidsdocument, aspecten van uitvoering beleidsnota en daarmee onderdeel van de beleidscyclus.

4

Organisatiebesluit 2024

Beheer, onderhoud, toezicht en handhaving

6

Startnotitie Een startnotitie is één van de middelen waarmee de gemeenteraad zijn kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol kan uitoefenen. Hiermee krijgt de gemeenteraad de mogelijkheid zich al over de kwestie te buigen voordat het college van B&W het raadsvoorstel gaat aanbieden aan de gemeenteraad. Het maken van een startnotitie is verplicht bij het maken van een nieuwe visie, nieuw beleid, projecten en beleidswijziging die ingrijpend zijn. Het is aan het college van B&W of de gemeenteraad wanneer wel of niet voor een startnotitie gekozen wordt. De keuze voor een startnotitie ligt in eerste instantie bij het college van B&W. Wanneer het college van B&W niet om een startnotitie vraagt, kan de gemeenteraad hier alsnog om verzoeken. Startnotities zijn vooral verkennend en procedureel van aard en leggen nog geen inhoudelijke beleidskeuzes voor. Daarvoor is op dat moment nog onvoldoende informatie voorhanden. De startnotitie is in deze zin een middel om het proces van ontwikkeling en besluitvorming van een beleidsonderwerp vast te leggen. Soorten startnotities Er zijn twee soorten startnotities: een consulterende en kaderstellende startnotitie. Het college bepaalt of ze behoefte heeft aan een consulterende of kaderstellende startnotitie.

Consulterend Met een consulterende startnotitie vraagt het college van B&W naar de mening van de gemeenteraad over nieuw te vormen beleid of visie. Deze startnotitie is opiniërend van karakter en gaat met name om het peilen van reacties. Alleen die randvoorwaarden worden opgenomen die wettelijk en juridisch al vastliggen. De insteek van een consulterende startnotitie moet ‘licht’, ‘speels’ en ‘vrij’ van karakter zijn. Een consulterende startnotitie is een aanzet en biedt nog veel openingen. Dit vraagt een open houding, maar wel met argumenten. In het huidige vergadermodel (BOB-cyclus) kan een consulterende startnotitie worden behandeld in de commissie. Bij overeenstemming is behandeling in de raadsvergadering niet nodig. Het college van B&W heeft de gedachten van de gemeenteraad gehoord en deze worden vastgelegd in de geluidsopnamen van de beeldvormende commissiebespreking. Het college van B&W of de gemeenteraad kan na een consulterende startnotitie beslissen aansluitend nog een kaderstellende startnotitie op te stellen. Het proces daarin staat vrij. Ook kan het college van B&W de startnotitie uit werken in een keuzenota. Deze wordt ingezet als bij de startnotitie duidelijk is geworden dat er nog kritieke momenten inzitten, ofwel dat gewenst is dat de gemeenteraad een richting aangeeft voordat het beleid wordt uitgewerkt. Ook de gemeenteraad kan besluiten tot een keuzenota.

Een keuzenota wordt wel ter vaststelling aangeboden. Kaderstellend Bij een kaderstellende startnotitie vraagt het college van B&W de gemeenteraad juist om kaders vast te stellen. Een kaderstellende startnotitie bevat kaders en is daarmee meer stellig van inhoud. Ook een kaderstellende startnotitie is nog geen volledig uitgewerkt beleidsvoorstel. Een kaderstellende startnotitie wordt behandeld in een raadsvergadering, uiteraard na de procedure van het houden van een beeld- en oordeelsvormende raadscommissie, mogelijkheden tot vragen stellen en daarna behandelen in de besluitvormende raad. De volgende onderdelen kunnen in een startnotitie aan de orde komen:  een heldere omschrijving en analyse van en visie op de problematiek o de ernst van de problemen en de achterliggende oorzaken die zich voordoen op het betreffende beleidsterrein, waarbij de geschetste problematiek wordt geplaatst in een maatschappelijk kader (wat heeft de burger eraan?)  de achtergrond van relevante wet- en regelgeving  kaders die de gemeenteraad eerder heeft geformuleerd  schets van de beleidsruimte  een tijdslijn waarin wordt aangegeven welke stappen worden ondernomen vanaf het aanbieden van de startnotitie tot het vaststellen van het uiteindelijke beleid;  de rol van betrokkenen/participanten inclusief de manier waarop participatie kan worden vormgegeven;  beslismomenten.

7

Visie In een visie stelt de gemeenteraad kernwaarden, ambities en kaders voor de lange termijn vast. Het abstractieniveau van een visie is hoog. Het gaat om de stip op de horizon op lange termijn. De looptijd van een visie is 10-20 jaar (richtinggevend). De gemeenteraad besluit over de looptijd van de visie, maar ook hoe en wanneer de evaluatie plaatsvindt. Ook hier geldt dat tussentijdse actualisatie plaatsvindt indien nodig (indicatief na 10 jaar). Een visie beschrijft de richting die (een deel van) de stad Vlaardingen opgaat, de ambitie en te hanteren uitgangspunten voor het opstellen van de beleidsnota. Vergeleken met de startnotitie – die met name gaat over het proces (hoe/wanneer) – gaat de visie vooral over de inhoud (wat/waarom). In een visie wordt vastgelegd welke visie de gemeente heeft op een bepaald beleidsterrein en welke uitgangspunten moeten worden gehanteerd voor het opstellen van de eronder vallende beleidsnota’s. Het opstellen van een visie is niet altijd noodzakelijk. Soms is al uit eerder vastgestelde documenten helder welke richting een beleidsnota op moet gaan, is er weinig beleidsvrijheid door stringente hogere regelgeving of gaat het naar verwachting niet om politiek zware thema’s. Visies worden vastgesteld door de gemeenteraad. Kaderstelling is immers een taak voor de gemeenteraad.

De vaststelling van een visiedocument betekent ook de definitieve afbakening van het traject in termen van Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijdspad (GOKIT) en hoe en wanneer verantwoording wordt afgelegd. Dit zijn de procedurele uitgangspunten die de gemeenteraad als randvoorwaarden meegeeft voor het opstellen van een beleidsnota door het college van B&W. Een visie bevat de volgende onderdelen:     

Richting: kernwaarden, ambities en kaders: stip op de horizon Indicatoren: niet verplicht. Maatschappelijk effecten wel benoemen Financiën: kosten en dekking op hoofdlijnen Verantwoording en monitoring: bij vaststelling vastleggen, in ieder geval tussentijds bij grote ontwikkelingen en aan het einde van de looptijd Besluitvorming: een visie vaststellen is de bevoegdheid van de gemeenteraad

Wat zijn kernwaarden, ambities en kaders? Kernwaarden, ambities en kaders zijn drie verschillende, maar complementaire concepten binnen een visie. Ze spelen elk een unieke rol in de formulering van een visie. Kernwaarden Kernwaarden zijn de fundamentele principes en overtuigingen die richting geven aan het gedrag en de cultuur van de gemeente Vlaardingen. Ze vormen de ethische en morele basis waarop beslissingen worden genomen en dienen als een kompas voor het dagelijks handelen. Ze definiëren wat de gemeente Vlaardingen belangrijk vindt en waar zij voor staat. Kernwaarden veranderen zelden; ze zijn stabiel en tijdloos. Kernwaarden zijn de diepgewortelde overtuigingen die bepalen hoe de gemeente Vlaardingen zich gedraagt en waar ze voor staat. Ambities In een visie zijn ambities overkoepelend en strategisch geformuleerd, gericht op de stip op de horizon. Ze geven richting aan de toekomst, zonder in detail uit te werken hoe deze richting concreet wordt gerealiseerd. Kaders Kaders zijn richtlijnen en voorwaarden waarbinnen de gemeente Vlaardingen haar visie wil realiseren. Ze bieden structuur en grenzen aan de acties en beslissingen, zodat ambities binnen de afgesproken normen en waarden worden uitgevoerd. Kaders zijn de richtlijnen die de randvoorwaarden vaststellen voor het beleid en de uitvoering van de ambities.

Kaders zorgen voor consistentie en controle en garanderen dat de nog op te stellen beleidsnota binnen bepaalde grenzen blijft. Wat zijn maatschappelijke effecten? Het formuleren van indicatoren is niet verplicht. Het benoemen van maatschappelijke effecten is wel belangrijk. Maatschappelijke effecten zijn de bredere gevolgen of veranderingen die een visie heeft op de samenleving als geheel.

8

Deze effecten kunnen zowel positief als negatief zijn en worden vaak gemeten op het gebied van welzijn, economie, milieu, gezondheid, onderwijs, veiligheid en andere sociale aspecten. Maatschappelijke effecten gaan verder dan directe resultaten en hebben betrekking op de impact op het leven van mensen en de samenleving in bredere zin. Maatschappelijke effecten zijn dus de bredere veranderingen die interventies in de samenleving teweegbrengen. Ze zijn belangrijk om te begrijpen of beleid en programma’s niet alleen hun directe doelen behalen, maar ook of ze bijdragen aan een betere samenleving op lange termijn. Het meten van deze effecten helpt om te evalueren of interventies echt waarde toevoegen aan het leven van mensen en de wereld waarin ze leven. Kenmerken van maatschappelijke effecten 1. Brede impact: Maatschappelijke effecten hebben invloed op een groot aantal mensen of op verschillende onderdelen van de samenleving (zoals sociale, economische of ecologische systemen). 2. Lange termijn: Maatschappelijke effecten worden vaak pas zichtbaar na verloop van tijd, omdat ze te maken hebben met structurele veranderingen in de samenleving. 3. Direct of indirect: Sommige effecten zijn direct gekoppeld aan een interventie (bijv. minder criminaliteit na een veiligheidsprogramma), terwijl andere meer indirect of onverwacht zijn (bijv. sociale cohesie na een buurtinitiatief).

Er is niet altijd een visie nodig om beleid te kunnen maken en/of tot uitvoering te komen. Soms volstaat het om een oude visie te actualiseren en soms heeft een nieuwe visie geen toegevoegde waarde. We beperken het opstellen van visies tot waar dit toegevoegde waarde heeft. Wanneer stellen we een (nieuwe) visie op: 1. 2. 3.

Er ontbreekt (of er is onduidelijkheid) over een fundamentele kernwaarde, ambitie en/of kader voor de lange termijn die nodig is om richting te geven aan beleid en/of tot uitvoering van beleid te komen, Deze kernwaarde, ambitie en/of kader is nog niet of onvoldoende vastgelegd in een andere gemeentelijke visie of in bovenliggende wetgeving; Bij het vastleggen van deze nieuwe kernwaarde, ambitie en/of kader wordt eerst gekeken naar de mogelijkheid om een al bestaande visie te actualiseren vóórdat er een nieuwe visie wordt opgesteld. Daarmee voorkomen we het stapelen van ambities en onnodige documentenstroom.

Net als bij de andere beleidsdocumenten bevat ook de visie een aantal vaste onderdelen. Een visie is een kort kernachtig document. De uitwerking van een visie landt in verschillende beleidsnota's Een beleidsnota zonder visie is mogelijk, wel verwijst de beleidsnota dan naar (eerder) vastgestelde ambities in de programmabegroting of bovenliggende wetgeving. Een visie zonder (voorgenomen) beleidsnota is geen optie. Voor beide geldt dat een startnotitie verplicht is. Relatie met begrotingscyclus Een visie kan terugkomen in meerdere begrotingsprogramma's. En andersom kunnen ook meerdere begrotingsprogramma's samenkomen in een visie. Een begrotingsprogramma gaat in op ambities, doelstellingen (wat willen we bereiken) en acties (wat gaan we daarvoor doen). Een visie kent hierin het abstractieniveau van de ambitie uit de begroting. Een nieuwe of geactualiseerde visie kan aanleiding zijn om de ambitie in de betrokken begrotingsprogramma's aan te passen. Dit gebeurt in de eerstvolgende begroting. Blijkt uit de visie dat er voor uitvoering van de visie extra middelen nodig zijn? Dan zal naar aanvullende dekkingsmiddelen gezocht moeten worden. In de beleidsnota wordt de dekking van de middelen vervolgens nader uitgewerkt. Vaststelling en verantwoording Een visie vaststellen is de bevoegdheid van de gemeenteraad.

In de visie staat op welke manieren er wordt verantwoord en met welke frequentie. Dit is op het niveau van voortgang en realisatie ambitie en eventuele bijbehorende maatschappelijke effecten.

9

Verantwoording van college van B&W naar gemeenteraad over de voortgang vindt plaats:   

Op hoofdlijnen via de programmabegroting; Tussentijds bij grote ontwikkelingen en als ambities wijzigen (bijv. n.a.v. trends, nieuwe gemeenteraad of coalitieakkoord); Als de termijn van de visie verstrijkt: over de resultaten op vooraf vastgestelde ambities.

Financiële paragraaf De financiële paragraaf geeft inzicht in wat op hoofdlijnen de kosten zijn van uitvoering en welke potentiële dekkingsbronnen hiervoor mogelijk aangewend kunnen worden. Zijn er aanvullende dekkingsbronnen nodig dan worden de mogelijkheden hiertoe nader onderzocht. Waar mogelijk worden voorstellen nader uitgewerkt. Voor aanvullende gemeentelijke dekkingsbronnen wordt ook nadrukkelijk gekeken naar de financiële ruimte binnen bestaande en toekomstige programmering. Besluitvorming over aanvullende dekkingsmogelijkheden maakt onderdeel uit van de integrale afweging, voorafgaand aan de Voorjaarsnota.

10

Beleidsnota De beleidscyclus is – naast de begrotingscyclus - het belangrijkste sturingsinstrument voor de gemeenteraad om de kaderstellende en controlerende rol op specifieke beleidsterreinen in te vullen. Centraal in de beleidscyclus staat de beleidsnota die het richtinggevend kader geeft voor de middellange termijn. De beleidsnota vormt ook de verbinding met de begrotingscyclus. De doelen uit het coalitieakkoord worden in een beleidsnota nader worden uitgewerkt. De beleidsnota is heel belangrijk in het beleidsproces. Het is de concrete vertaling van abstracte kernwaarden, ambities en kaders naar doelen en effecten in een bepaalde periode (meestal niet meer dan 4 à 5 jaar). Als eerder een visie is vastgesteld, wordt deze nu geïntegreerd in de beleidsnota. De nota heeft dus het karakter van een verdiepende uitwerking. 3W-Systematiek Hierbij is de 3W-systematiek onmisbaar: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten? De beleidsnota geeft antwoord op dit soort vragen. Daarbij is het niet de bedoeling om een gedetailleerd activiteitenplan op te stellen (indien van toepassing komt dat later), maar wel om op een abstract niveau aan te geven welke soort activiteiten zullen worden uitgevoerd. Realisatie van het coalitieakkoord komt zo tot stand via vaststelling en uitvoering van beleidsnota's.

De looptijd van een beleidsnota is 4-10 jaar met waar van toepassing tussentijdse actualisatie. Er zijn echter ook onderwerpen die aan weinig verandering onderhevig zijn en meerjarig stabiel moeten blijven. Denk bijvoorbeeld aan de beleidsnota's op basis van de Financiële verordening. Een beleidsnota wordt opgesteld binnen een beleidsterrein en kan een nadere invulling en uitwerking zijn van een visie. Denk hierbij aan een beleidsnota voor een bepaald gebied of een thema. Daar waar een visie een hoger abstractieniveau kent, is een beleidsnota concreet. Een beleidsnota geeft antwoord op de vraag welke weg wordt gevolgd om de beoogde doelen en ambities te bereiken. In de beleidsnota wordt beschreven wat de doelgroep is en wat de belangen en de wensen van die doelgroep zijn. Na vaststelling van de beleidsnota door de gemeenteraad, kan het college van B&W tot uitvoering overgaan. Een beleidsnota bevat de volgende onderdelen:   

 

Doelen: vertaling van kernwaarden, ambities, kaders in concrete doelstellingen. Samenhang met eventuele bovenliggende ambities en/of doelstellingen, zoals wetgeving, afspraken coalitieakkoord, visie. De belangrijkste risico‘s: welke ontwikkelingen staan het bereiken van de doelstellingen in de weg? En welke maatregelen treffen we hiervoor? Indicatoren: Per doelstelling indicator(en) en streefwaarden. We sturen zoveel mogelijk op effectindicatoren. Zijn er geen goede effectindicatoren voor handen, dan kan gekozen worden voor prestatie-indicatoren of een combinatie van effect- en prestatie-indicatoren. In sommige gevallen is het (nog) niet mogelijk om streefwaarden te benoemen, bijvoorbeeld als er nog geen 0-meting is. Financiën: Duidelijkheid in kosten en hoe dekking is georganiseerd voor het deel dat uitgevoerd wordt (link naar begroting en programma's). Hoe en wanneer de verantwoording over de voortgang en evaluatie van college van B&W naar gemeenteraad plaatsvindt.

In de beleidsnota staat het formuleren van indicatoren centraal. Het is belangrijk om te duiden wat indicatoren zijn, wat het verschil is tussen effectindicatoren en prestatie-indicatoren, en hoe om te gaan met streefwaarden. Wat zijn indicatoren? Indicatoren zijn meetbare variabelen die worden gebruikt om de prestaties, voortgang, kwaliteit of resultaten van beleid of programma te evalueren. Ze fungeren als hulpmiddelen om complexe informatie te vereenvoudigen en inzicht te geven in hoe goed doelen worden bereikt. Indicatoren kunnen kwantitatief (cijfermatig) of kwalitatief (beschrijvend) zijn en worden vaak gebruikt in monitoring en evaluatieprocessen.

11

Wat zijn effectindicatoren? Effectindicatoren meten de uiteindelijke impact of het effect van een activiteit of beleid op lange termijn. Ze geven aan of het beoogde doel of de verandering daadwerkelijk is gerealiseerd. Het gaat om de bredere gevolgen of resultaten. Zijn gericht op het lange termijn resultaat en worden vaak gemeten nadat de interventie is uitgevoerd. Focussen op de vraag: "Heeft het beleid het beoogde verschil gemaakt?" Wat zijn prestatie-indicatoren? Prestatie-indicatoren meten de output of de activiteiten die worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken. Ze geven inzicht in hoe efficiënt en effectief de uitvoering van een uitvoeringsprogramma verloopt. Ze zijn gericht op de korte termijn en meten de directe uitvoeringsresultaten van een programma, en houden zich bezig met vragen zoals: "Is het programma op schema? Worden de juiste stappen gezet?" Belangrijkste kenmerken van indicatoren      

Meetbaarheid: op een consistente en betrouwbare manier meetbaar zijn. Relevantie: moeten direct verband houden met de doelstellingen die gemeten worden. Eenvoud: eenvoudig te begrijpen en te interpreteren zijn. Beschikbaarheid van Data: voldoende data beschikbaar zijn om de indicator te kunnen meten. Tijdigheid: moeten tijdig bijgewerkt worden om actuele beslissingen te ondersteunen. Vergelijkbaar: moeten over tijd of tussen verschillende contexten vergelijkbaar zijn, zodat trends en prestaties kunnen worden vergeleken.

Wat zijn streefwaarden? Specifieke doelstellingen of normen die worden vastgesteld voor een bepaalde indicator. Ze geven aan welk niveau van prestatie of resultaat de gemeenteraad of het college van B&W wil bereiken binnen een bepaalde tijdsperiode. Streefwaarden worden vaak gebruikt in combinatie met indicatoren om de gewenste uitkomst van een beleid en/of programma te kwantificeren. Relatie met begrotingscyclus Een begrotingsprogramma gaat in op ambities, doelstellingen (wat willen we bereiken) en acties (wat gaan we daarvoor doen). Een beleidsnota kent hierin het abstractieniveau van de doelstellingen uit de begroting. Niet alle doelstellingen komen terug in de begroting, dit zou de begroting te omvangrijk maken. De beleidsnota legt daarom ook vast welke doelen worden gevolgd in de begrotingscyclus en welke in de beleidscyclus. In de begroting worden één of enkele hoofddoelstellingen genoemd. Dit geldt ook voor de effectindicatoren en de risico’s. Een nieuwe beleidsnota kan aanleiding zijn om de doelstellingen in de betrokken begrotingsprogramma's aan te passen. Dit gebeurt in de eerstvolgende begroting. Verantwoording over deze hoofddoelstellingen en bijbehorende indicatoren en risico's vindt plaats via de begrotingscyclus.

De beleidsnota is SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) en bevat daarom in de paragraaf sturen en meten de indicatoren die gebruikt zullen worden om te meten of en hoe doelen worden behaald. Het bijbehorende raadsvoorstel bevat een kredietaanvraag als aanvullende financiële middelen nodig zijn. Beleidsnota’s worden vastgesteld door de gemeenteraad. Slechts in uitzonderlijke gevallen is het college het bevoegd orgaan5. Dan spreken we van een collegenota. Tot slot zijn er regionale nota’s zoals voor Armoede en Schulden, die wordt voorbereid door de Gemeenschappelijke Regeling Stroomopwaarts. Hier blijft natuurlijk het college van B&W qua voorbereiding verantwoordelijk voor. Deze worden door alle drie de MVS gemeenteraden vastgesteld. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van de beleidsnota en houdt zich daarbij aan de afspraken die zijn gemaakt. Verordeningen worden daarom bij voorkeur tegelijk met de beleidsnota vastgesteld. Dat geldt als een verordening op basis van de beleidsnota moet worden gemaakt of gewijzigd. Tussentijds worden verordeningen ook aan de gemeenteraad voorgesteld omdat bijvoorbeeld jaarlijks een actualisatie nodig is. Dit is immers de concrete regelgeving waaraan het college van B&W zich houdt bij de uitvoering.

Beleidsregels zeggen iets over de manier waarop het bestuursorgaan gebruik maakt van zijn bevoegdheden bij uitoefening daarvan. Doorgaans tref je die vooral bij het college van B&W aan.

5 De vraag welk bestuursorgaan bevoegd is, wordt al beantwoord in de startnotitie.

12

Ze kunnen tegelijkertijd met de beleidsnota worden aangeboden (in dat geval ter kennisname aan de gemeenteraad, maar ter vaststelling door het college van B&W), maar horen bij het uitvoeringsprogramma. Vaststelling en verantwoording Een beleidsnota vaststellen is de bevoegdheid van de gemeenteraad. In de beleidsnota geven we aan op welke manier de raad de voortgang van de uitvoering van het beleid kan monitoren. Dit is op het niveau van voortgang en realisatie doelstellingen en de bijbehorende effectindicatoren. Verantwoording en evaluatie van college van B&W naar gemeenteraad over de voortgang vindt tenminste als volgt plaats:   

Verantwoording over de (hoofd) doelsteIIingen en indicatoren via de begroting en jaarstukken; Tussentijdse rapportages zoals afgesproken in de beleidsnota; Bij (dreigende) tussentijdse afwijkingen informeert het college van B&W de gemeenteraad met een raadsmemo conform de actieve informatieplicht.

Financiële paragraaf In beleidsnota moet duidelijk zijn wat de kosten zijn om de beleidsnota uit te voeren en hoe deze dekking is georganiseerd (uit welke programma‘s). De budgetten zijn uitgesplitst op het niveau van financiën in programmabegroting. Deze bedragen uit de begroting zijn dan ook te herleiden. Beleid wordt gemaakt binnen de vastgestelde budgettaire kaders. Verschuivingen tussen programma's op basis van de beleidsnota verwerken we direct in de begroting. We vermelden dit expliciet in het raadsvoorstel van de beleidsnota. Is de dekking nog niet volledig rond, dan geeft de beleidsnota duidelijk aan om welk deel dit gaat en welke activiteiten dus nog niet kunnen worden uitgevoerd, in afwachting van de benodigde middelen. Dat deel van het beleid kan dan nog niet tot uitvoering overgaan. De beleidsnota geeft ook aan welke stappen worden gezet om aanvullend budget te organiseren, zoals bijdragen van derden of herschikking in de gemeente begroting. In de Voorjaarsnota volgt de integrale afweging, waarbij aanvullend budget als wens kan worden meegenomen. Op het moment dat aanvullend budget beschikbaar is, kan ook de resterende uitvoering starten. Besluitvorming hierover geschiedt via de Voorjaarsnota/Voortgangsrapportages.

In het raadsvoorstel van de Voorjaarsnota/Voortgangsrapportages geven we aan dat het aanvullende budget betekent dat we de betreffende beleidsnota voor dat aanvullende deel kunnen uitvoeren.

13

Uitvoeringsprogramma en Omgevingsprogramma Na vaststelling van de beleidsnota door de gemeenteraad, kan het college van B&W tot uitvoering overgaan. Als het nodig is voor een goede uitvoering van het beleid, kan het college de beleidsnota uitwerken in een uitvoeringsprogramma. Een uitvoeringsprogramma is vooral nuttig wanneer er sprake is van complexiteit, lange termijnplanning, meerdere betrokken partijen of maatschappelijke/politieke gevoeligheid. Voor eenvoudigere, kortdurende projecten of bestaande beleidsstructuren is een uitvoeringsprogramma vaak overbodig en kan een simpelere aanpak volstaan. Het belangrijkste is dat de juiste balans vinden tussen effectief management en het vermijden van onnodige bureaucratie. Een uitvoeringsprogramma heeft in principe een korte looptijd van 1-4 jaar. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals een meerjarenonderhoudsplan, waarbij een uitvoeringsprogramma een langere looptijd kent. Tussentijdse actualisaties (eens in de 1-4 jaar) zijn dan nodig. De politiek bestuurlijke keuzes worden in de beleidsnota gemaakt. Als deze toch in het uitvoeringsprogramma zitten, moet dat deel van het uitvoeringsprogramma door de gemeenteraad vastgesteld worden. Een uitvoeringsprogramma wordt vastgesteld door het college van B&W en gaat met een raadsmemo ter informatie naar de gemeenteraad.

In het uitvoeringsprogramma worden doelstellingen uit de beleidsnota vertaald naar concrete acties en resultaten in de tijd, en uitwerking van de budgetten van de beleidsnota. Als er voor uitvoering geen beleidskeuzes gemaakt hoeven te worden, dan kan een uitvoeringsprogramma ook zelfstandig worden opgesteld, zonder dat deze voorafgegaan wordt door een beleidsnota. Als uitvoering in dit geval gekoppeld is aan extra Rijksgelden, dan volgt financiële vertaling hiervan in de begrotingscyclus. Het uitvoeringsprogramma vormt voor het college van B&W het belangrijkste richtsnoer om gestelde doelen te gaan behalen. Dit bestaat dus vooral uit een overzicht van uit te voeren activiteiten en de middelen die daarmee gepaard gaan. Het college van B&W legt daarbij vast op welke wijze activiteiten bijdragen aan het behalen van doelen en effecten. Uitvoeringsprogramma’s worden vastgesteld door het college van B&W. De gemeenteraad controleert immers in principe pas achteraf of gestelde doelen zijn behaald en stuurt niet op het detailniveau. Wel kunnen uitvoeringsprogramma’s, indien gewenst, beeldvormend of oordeelsvormend besproken in de Raadscommissie, uit oogpunt van (maatschappelijk) draagvlak en bestuurlijke samenwerking. Dan kan hier door de raadsleden die dat willen, een agenderingsverzoek voor worden ingediend bij de agendacommissie.

Sommige uitvoeringsprogramma’s, zoals civieltechnische zaken, worden niet gedeeld. Een fractie kan er dan altijd voor kiezen om het programma alsnog voor een raadscommissie te agenderen. Meestal is pas bij een uitvoeringsprogramma beter inzichtelijk of er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering. In sommige gevallen kan dat betekenen dat een nieuw raadsvoorstel met kredietaanvraag moet worden opgesteld. Dat wil uiteraard niet zeggen dat de raad het uitvoeringsprogramma moet vaststellen. Omgevingsprogramma Het omgevingsprogramma is een belangrijk onderdeel van de Omgevingswet, die in Nederland op 1 januari 2024 is getreden. Deze wet heeft als doel om de verschillende regels voor de fysieke leefomgeving te integreren en te vereenvoudigen. Een omgevingsprogramma is een belangrijk instrument dat de gemeenten helpt om op een samenhangende en flexibele manier de leefomgeving te verbeteren en de beleidsdoelen van de Omgevingswet te realiseren. Het omgevingsprogramma is een beleidsmatig document dat de brug slaat tussen de doelen van de beoogde Omgevingsvisie Vlaardingen en de concrete uitvoeringspraktijk, zoals vastgelegd in een omgevingsplan. Binnen de gemeente is het college van B&W het bevoegde orgaan om dergelijke programma's op te stellen en vast te stellen, binnen de kaders van de Omgevingswet.

Rol college van B&W bij het Omgevingsprogramma  Het college van B&W kan op basis van artikel 3.4 van de Omgevingswet programma’s vaststellen. De gemeenteraad is niet bevoegd om programma’s vast te stellen. Dat betekent overigens niet dat de gemeenteraad niet betrokken kan worden bij de totstandkoming en besluitvorming omtrent een programma. Op basis van artikel 2.2 van de Omgevingswet houdt het college van B&W bij de uitoefening van haar taken en bevoegdheden immers rekening met de taken en bevoegdheden de raad en stemt zo nodig met de gemeenteraad af.  Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het gemeentelijke beleid op het gebied van de fysieke leefomgeving, zoals ruimtelijke ordening, milieu en duurzaamheid.  Een omgevingsprogramma is een beleidsinstrument waarmee het college van B&W concreet invulling geeft aan doelstellingen uit de omgevingsvisie en helpt om de omgevingsplannen te realiseren.

14

Flexibiliteit Soms is er vanuit het Rijk of vanuit andere (regionale) samenwerkingspartners een document nodig dat niet te vangen is in de Standaard Beleidscyclus Vlaardingen. Dan kan er worden afgeweken van de standaard, maar moet bij de inleiding goed worden aangegeven waarom het document afwijkt, hoe dit document afwijkt van de standaard en welke elementen erin zitten.

Voortgangsrapportage Voorgangs- en eindrapportages draaien om het (tussentijds) afleggen van verantwoording. Informatie over de uitvoering wordt hier gekoppeld aan de doelen uit de beleidsnota en de activiteiten uit het uitvoeringsprogramma. Soms gaat dit via aparte rapportages, maar in de meeste gevallen – en bij voorkeur - kan dit mee in de planning & control-cyclus. Dergelijke rapportages gaan niet alleen in op de inhoud, maar bevatten meestal ook een terugblik of evaluatie van het proces dat doorlopen is. Vaststelling is in principe aan het college van B&W, maar kan ook door de gemeenteraad gebeuren. Zeker als er een combinatie is met bijstelling van het beleid, of als er financiële gevolgen zijn. Relatie met begrotingscyclus Speerpunten van het uitvoeringsprogramma komen terug in de begroting: wat gaan we er voor doen? Vaststelling en verantwoording Een uitvoeringsprogramma vaststellen is een bevoegdheid van het college van B&W. De gemeenteraad volgt de voortgang van de uitvoering op hoofdlijnen via de beleids- en begrotingscyclus én conform de afspraken die daarover zijn gemaakt in de beleidsnota.

Evaluatie In 2026, één jaar na vaststelling van deze notitie, zullen we de werking ervan evalueren. In gesprek met de bestuursorganen en de organisatie zullen wij ingaan op de volgende vragen:    

Is er meer duidelijkheid gekomen over de status van de beleidsdocumenten? Maakt dit de rolzuiverheid voor de gemeenteraad en college van B&W makkelijker? Is het bij beleidsnota's duidelijker geworden hoe en op welke manier monitoring en evaluatie plaats zal vinden? Is de mogelijkheid om vooraf te sturen in plaats van achteraf bijsturen hiermee verbeterd? Is tijdens monitoring- en evaluatiemomenten het inzicht in de relatie tussen resultaten en doelen verbeterd, waardoor daadwerkelijk ook een leercyclus op gang komt? Is - door de beleidscyclus centraal te stellen - de relatie tussen beleidscyclus en begrotingscyclus meer helder?

Daarbij hanteren wij een vanaf vaststelling van deze beleidsnota een aantal meetbare indicatoren:    

In de hoofdtitel van alle beleidsdocumenten staat expliciet of het een visie, beleidsnota of uitvoeringsprogramma betreft; Alle beleidsdocumenten kennen een enkelvoudig doel: geen gecombineerde nota's meer van visie, beleidsnota, en/of uitvoeringsprogramma in één; Alle beleidsnota's omvatten de verplichte onderdelen; Bij stukken die afwijken van de standaard een toelichting waarom en hoe ze afwijken.

Verandering kost tijd. Het erkennen dat verandering een geleidelijk proces is, helpt om verwachtingen te managen en geduld op te brengen. Hoewel sommige veranderingen traag kunnen lijken, zorgen goed doordachte stappen vaak voor duurzamere en succesvollere resultaten op de lange termijn. Organisaties hebben vaak de neiging vast te houden aan bekende patronen en routines. Verandering vraagt om het doorbreken van die gewoontes, wat vaak ongemakkelijk aanvoelt. Het kost tijd om nieuwe gewoontes te ontwikkelen en het oude los te laten. Verandering vereist vaak nieuwe kennis en vaardigheden. We hebben te maken met complexiteit van processen in de organisatie of in beleidsstructuren zijn vaak veel partijen betrokken, en de coördinatie en samenwerking tussen verschillende domeinen en/of externe partijen vergt tijd. Bovendien kunnen er onverwachte obstakels opduiken die vertraging veroorzaken. We moeten met elkaar de tijd nemen om te leren en aan te passen aan de nieuwe werkwijze.

15

BIJLAGE 1. Schema Standaard beleidscyclus Vlaardingen 2025

VISIE

BELEIDSNOTA

UITVOERINGSPROGRAMMA

Looptijd

Looptijd

Looptijd

10 - 20 jaar

4 - 10 jaar

1 - 4 jaar

Actualisatie

Actualisatie

Actualisatie

Actualisatie indien nodig (indicatief 10 jaar)

Actualisatie indien nodig (indicatief 4 jaar)

Actualisatie indien nodig (indicatief jaarlijks)

Richting

Doelen en risico’s

Resultaten en acties

Kernwaarden, ambities en kaders

Vertaling kernwaarden, ambities en kaders naar doelen en risico’s

Vertaling doelen naar concrete resultaten en acties

Besluitvorming

Besluitvorming

Besluitvorming

Vaststelling door gemeenteraad

Vaststelling door gemeenteraad óf het college van B&W

Vaststelling door college van B&W

Indicatoren

Indicatoren

Indicatoren

Indicatoren niet verplicht (maatschappelijk effect wel)

Indicatoren met streefwaarden per doelstelling verplicht

Indicatoren niet verplicht

Financiën

Financiën

Financiën

In grote lijnen kosten en dekking beleid

Inzage in kosten en dekking voor de uitvoering verplicht

Vastgesteld in beleidsnota

College van B&W aan de gemeenteraad

College van B&W aan de gemeenteraad (P&C cyclus en/ of raadsmemo)

Interne monitoring Bij afwijkingen naar college van B&W en gemeenteraad

Link begroting

Link begroting

Link begroting

Bijdrage aan overkoepelende programma’s

Vertaling van doelstellingen en indicatoren in de begroting

Opnemen in de begroting bij acties

Proces

Proces

Proces

Startnotitie verplicht

Startnotitie verplicht

Startnotitie optioneel

Evaluatie verplicht

Evaluatie verplicht

Evaluatie verplicht

Voortgang en monitoring

BIJLAGE 2: FORMAT BELEIDSDOCUMENTEN

-

Startnotitie Visie Beleidsnota Uitvoeringsprogramma Voortgangsrapportage

Proces Kernwaarden, ambities en kaders Doelen en effecten Activiteiten Verantwoording

Format Startnotitie Proces

Aanleiding / probleemstelling Afbakening onderwerp Wet- en regelgeving Vigerend beleidskader Integraliteit beleid Tijdspad en aanpak Risico’s Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever

Format visie voor gemeenteraad Ambitie, kaders en kernwaarden

Kernwaarde, ambities en kaders Trends en ontwikkelingen Maatschappelijke effecten Uitgangspunten Randvoorwaarden (GOKIT) -

geld organisatie kwaliteit informatie tijdspad

Participatie

Format beleidsnota voor raad Doelen en effecten

Beleidsdoelen (SMART) Beleidseffecten Indicatoren en streefwaarden -

effectindicatoren

-

prestatie-indicatoren

Verordeningen Financiën Monitoren en evalueren

Format uitvoeringsprogramma voor college Activiteiten Activiteiten/resultaten Beleidsregels Kostenraming Allocatie van budget

Format voortgangsrapportage Verantwoording Behaalde doelen Gerealiseerde effecten Rapportage op indicatoren Financiële verantwoording