Monitor rekenkameronderzoek Participatie

Onderwerp

Conclusie: Participatie is in Vlaardingen volop in ontwikkeling

Omschrijving Conclusie/ Aanbevelingen: Verbeteractie: De Vlaardingse gemeenteraad heeft in de vorige raadsperiode het college gevraagd het Op verschillende manieren wordt participatiebeleid te herijken. Daarom heeft Vlaardingen in 2022 een ‘Uitvoeringsnota deze ambitie omgezet in daden. Het Participatie’ opgesteld. Deze nota dient als eerste stap naar nieuw beleid, ter vervanging van het rapport bevestigt de lijn waarop de beleid uit 2015. In deze uitvoeringsnota wordt de visie geformuleerd en er wordt stilgestaan bij Gemeente zit, en het geeft een het hoe en waarom van participatie in Vlaardingen en is er een lokale Quickscan gedaan. aantal concrete aanbevelingen die Doordat de nota bij zowel de kernvragen over participatie stilstaat als terugblikt op de gedane we kunnen gebruiken om die lijn nog participatie en de daarbij ingezette vormen en middelen, biedt de nota een uitstekend verder te versterken en te verdiepen. uitgangspunt om participatie door te ontwikkelen en te komen tot een nieuwe praktijk. Diverse concrete acties die vanuit de Vlaardingen heeft hier al een grote stap in gemaakt, met het ontwikkelen van de Uitvoeringsnota uit 2022 reeds zijn participatiewijzer en de participatietoolbox. ingezet, worden in 2023 Participatie ziet er, begrijpelijkerwijs, verschillend uit binnen verschillende domeinen. Hoewel gecontinueerd en aangevuld.

meerdere afdelingen participatietrajecten doorlopen, ligt het initiatief voor het ontwikkelen van instrumenten nu met name bij de afdeling communicatie. Een uitdaging is het breder bekend maken van de participatiewijzer en de participatietoolbox, evenals het creëren van het besef dat participatie iets van (bijna) iedereen vraagt. De rol van de raad ten aanzien van participatie is op dit moment beperkt. Zowel qua beleidsmatige kaderstelling als qua betrokkenheid bij participatietrajecten, is er zelden een expliciete rol voor de raad voorzien.

Monitor Rekenkameronderzoek Participatie.xlsx

Conclusie: Uniforme aanpak en maatwerk sluiten elkaar niet uit

Conclusie: Participatietrajecten worden wisselend ervaren

Binnen de ambtelijke organisatie komen twee geluiden over de manier van uitvoeren van participatie naar voren. Ten eerste de ‘uniforme aanpak’: met de uitvoeringsnota als start wil men naar een meer uniforme aanpak om inwoners op een zo eenduidige manier te benaderen over verschillende trajecten. Tegelijkertijd dient er in die trajecten ruimte te zijn voor maatwerk. Het bieden van maatwerk bij participatietrajecten wordt als cruciaal ervaren om tot goede participatie te komen. Het is belangrijk om te realiseren dat maatwerk en een uniforme aanpak elkaar niet uitsluiten. Ze kunnen elkaar juist goed versterken. Het uitdragen van een eenduidige definitie van participatie en niveau waarop meegedacht of -beslist kan worden, in combinatie met het bieden van maatwerk in de uitvoering, kan leiden tot een traject op maat met heldere kaders. Dat er in Vlaardingen zowel wordt ingezet op een overkoepelende visie en instrumentenkoffer als op het bieden van maatwerk per traject, is dus verstandig te noemen.

We gaan de komende tijd dus verder met het professionaliseren en in de praktijk verder ontwikkelen van participatie in trajecten van beleid en uitvoering.

In de drie onderzochte casussen is per traject maatwerk geboden. Dit heeft tot wisselende Het college ziet het als haar taak de ervaringen bij betrokkenen geleid. Bij de ‘Toekomstvisie’ is gekozen voor een divers palet aan organisatie een veilige omgeving participatiemiddelen. Hierdoor is een breed scala aan belanghebbenden bereikt. De ervaringen bieden om hieruit lessen voor de van de belanghebbenden waarmee gesproken is voor dit onderzoek zijn overwegend positief. toekomst te trekken. Dat geldt in mindere mate voor de trajecten ‘Minibos’ en ‘Aanpak aandachtsgebieden’. Beide trajecten zijn voortvarend van start gegaan met het organiseren van bijeenkomsten/overleggen met belanghebbenden. In beide trajecten zijn in het vervolg de betrokkenen die in de startfase aanwezig waren, beperkt meegenomen. De verwachtingen van deze betrokkenen waren anders: zij dachten ook in het vervolgtraject betrokken te zijn.

Monitor Rekenkameronderzoek Participatie.xlsx

Participatie leidt niet altijd tot het waarmaken van verwachtingen – en dat is logisch

In Vlaardingen zijn meerdere keren trajecten geweest waarbij de verwachtingen van inwoners en Transparanter worden in het daadwerkelijke proces uiteen liepen. De beschreven ervaringen bij de casus ‘Minibos’ en toelichtingen en verwachtingen in ‘Aanpak aandachtsgebieden’ gaan met name over verschillende verwachtingen ten aanzien van sommige trajecten. betrokkenheid. Bij het traject ‘Aanpak aandachtsgebieden’ is men tevens niet tevreden over de uitkomsten. Deze dynamiek is één van de lastigste aspecten van participatie. Welke verwachtingen worden er aan het begin van een traject gewekt, hoe vullen de betrokkenen dit zelf verder in en op welk punt ontstaan twee werkelijkheden? Is vooraf duidelijk gemaakt dat ‘participeren’ ook geslaagd kan zijn als er uiteindelijk voor een andere uitkomst wordt gekozen? In het doorontwikkelen van de participatietools in Vlaardingen is ook dit een belangrijk aspect om mee te nemen.

Participatie draait om het betrekken van inwoners en andere belanghebbenden. Met de komst van de Omgevingswet wordt participatie nog meer van belang. Bij het opstellen van de ‘Uitvoeringsnota Participatie’ zijn inwoners niet betrokken. Het is aan te bevelen om bij het opstellen van plannen om inwoners te betrekken, juist ook inwoners zelf te betrekken. Iemand kan zelf vaak het best aangeven hoe iemand betrokken wil worden, op welk niveau iemand wil meedenken en waarover. De betrokkenheidsprofielen, in bijlage 1, kunnen als basis worden gebruikt om hiermee aan de slag te gaan. Aanbeveling: Betrek inwoners bij ontwikkeling participatiebeleid

Monitor Rekenkameronderzoek Participatie.xlsx

Inwoners zoveel mogelijk zelf te laten aangeven hoe zij betrokken willen worden bij projecten en (nieuw) beleid. En de inwoners gepast betrekken bij het doorontwikkelen van het participatiebeleid. Hiervoor zal de Quick Scan Lokale Democratie bruikbare inzicht voor geven.

Een belangrijk aandachtspunt bij de invulling van participatietrajecten is de rol van de gemeenteraad. Deze krijgt wisselende aandacht in de huidige praktijk in Vlaardingen. Het is daarom belangrijk om hier meer expliciet afspraken over te maken naar de toekomst. Zo kan de raad vooraf betere kaders stellen en op een goede manier invulling geven aan de controlerende taak en volksvertegenwoordigende rol verderop in het traject. De uitvoeringsnota en participatiewijzer bieden hiervoor prima handvatten. Een mogelijke afspraak die gemaakt kan worden is het werken door middel van een startnotitie voorafgaand aan een participatietraject.

Meer expliciete afspraken maken met de raad als het gaat over hun rol binnen politiek gevoelige participatietrajecten. Participatiewijzer 2023 is daarvoor de leidraad.

Nu het participatiebeleid en de uitvoeringspraktijk in ontwikkeling zijn, ligt er een duidelijke voortrekkersrol voor de medewerkers die zich met die ontwikkeling bezighouden. De aanjagers voor het nieuwe participatiebeleid worden steeds meer gevonden als aanspreekpunt over de mogelijkheden voor participatie. Dat behoort echter nu niet tot hun opdracht. Het is wel waardevol om medewerkers een dergelijk aanspreekpunt te bieden. Om het beleid en de tools breder bekend te maken, adviseren we om de communicatie over de mogelijkheden gestructureerd aan te pakken en een laagdrempelige vraagbaakfunctie in te richten.

Binnen de organisatie het participatiebeleid en de tools breder bekend te maken. En de communicatie over de mogelijkheden gestructureerd aan te pakken.

Geef de raad een heldere rol op vaste momenten in grotere of politiek gevoelige participatietrajecten

Aanbeveling: Zorg dat het beleid en de tools in de hele organisatie bekend worden middels gestructureerde en uitgebreide communicatie en door het bieden van een aanspreekpunt

Monitor Rekenkameronderzoek Participatie.xlsx

Aanbeveling: Evalueer het beleid en de ontwikkelde tools na twee jaar

Het Vlaardinger participatiebeleid is in ontwikkeling. Dit heeft al geleid tot concrete resultaten, zoals het maken van de participatiewijzer en -toolbox, maar het domein is nog sterk in ontwikkeling. Ook de nieuwe visie wordt nog opgesteld. Evalueer deze visie en de instrumenten na twee jaar. Mocht het traject tot een nieuwe visie vertraagd raken, dan raden wij aan na twee jaar de participatiewijzer in ieder geval te evalueren. Aangezien de participatiewijzer in september 2022 is geïntroduceerd, is september 2024 een logisch moment voor een evaluatie. Het is belangrijk dat in deze evaluatie de verschillende doelgroepen van het beleid worden meegenomen: ambtelijke organisatie en externe initiatiefnemers, dit betreft zowel commerciële initiatiefnemers als inwoners.

De ambitie is om het participatiebeleid in 2023 vast te stellen en een evaluatie in 2025. De evaluatie zal verschillende doelgroepen van het beleid bevatten.

Met de komst van de Omgevingswet veranderen de rollen van raad, college en samenleving. De Wederhoor op aanbeveling niet houding van de gemeente dient te ontwikkelen van 'Nee, tenzij' naar 'Ja, mits'. De raad is via teruggevonden. een werkgroep geïnformeerd over deze veranderingen. Deze rollen moeten zich nog uitkristalliseren in Vlaardingen. De Vlaardingse raad voelt zich betrokken bij participatie. Daar kan het college iets in betekenen (zie aanbeveling 4), maar dit vraagt ook iets van de raad zelf. Zowel het visiedocument over participatie uit 2015 als het beleid wat in januari 2022 is opgesteld is niet uitvoerig besproken door de raad. Uit de interviews blijkt dat de raad mee wordt genomen in het visiedocument dat momenteel wordt opgesteld. Deze bijeenkomst(en) moet(en) nog plaatsvinden. De aanbeveling aan de raadsleden luidt om bij deze bijeenkomsten een actieve rol Aanbeveling: Stel kaders voorafgaand te vervullen en zo in ieder geval kaders mee te geven ten aanzien van het nieuwe beleid. aan beleidsvorming

Monitor Rekenkameronderzoek Participatie.xlsx