Document · PDF

Managementletter 2020 Gemeente Vlaardingen

Gemeenteraad 14 juli 2021, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Jaarstukken 2020, 1e voortgangsrapportage 2021 en 13e begrotingswijziging en Kadernota 2021 (geclusterde behandeling)13.584 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

6 juli 2021

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen T.a.v. de heer E. Stolk, gemeentesecretaris Postbus 1002 3130 EB VLAARDINGEN Onderwerp

Managementletter 2020

Behandeld door

J.M. de Winter MSc 088 288 2180

Geacht college, Wij hebben conform het besluit van uw gemeenteraad van 8 juli 2020, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor de gemeente Vlaardingen uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risicoinschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

Datum

6 juli 2021

Ons kenmerk

2107AB7CAA/IP

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisaties, maar slechts die delen die ten grondslag liggen aan financiële mutaties in uw organisaties. Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college van burgemeester en wethouders als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Wij hebben deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen op 30 november 2020 met u besproken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Managementsamenvatting

Managementsamenvatting 5

Bevindingen Bevindingen 2020

Follow-up voorgaande rapportages

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten

Schattingsposten

Vennootschapsbelasting

Wet Normering Topinkomens

Btw

Disclaimer

Tozo-regeling

Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen

Subsidieverstrekkingen en vaststellingen

Voorziening dubieuze debiteuren

WMO en Jeugd

Actualiteiten

Disclaimer

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/3

01 Managementsamenvatting

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/4

Managementsamenvatting 1.1. Interne beheersing

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Als onderdeel van onze interim-controle 2020 hebben wij de relevante processen met betrekking tot de gemeente Vlaardingen in kaart gebracht. Hierbij hebben wij onderscheid gemaakt in de IT-omgeving en de individuele bedrijfsprocessen. Op het gebied van de IT-omgeving zullen wij in het 1e kwartaal 2021 een IT-audit uitvoeren. Onze bevindingen zullen wij aan u rapporteren, gelijktijdig met de benoemde speerpunten uit het auditplan 2020, via het accountantsverslag bij de jaarrekening. Over de kwaliteit van de individuele bedrijfsprocessen rapporteren wij u via deze managementletter. De gemeente Vlaardingen heeft een aantal zware jaren achter de rug op onder andere organisatorisch en financieel gebied, waarin zij onder meer geconfronteerd is met een begroting die vanaf 2020 niet meer structureel sluitend was en grote uitdagingen om de organisatie en de processen op een hoger niveau te brengen vanuit een duidelijke en integrale sturingsfilosofie. Met name vanaf de 2e helft 2019 zien wij veranderingen en verbeterstappen, die in 2020 zijn voortgezet. Begin 2020 is door de gemeente Vlaardingen ook hard gewerkt aan het Herstelplan en de hiermee samenhangende bezuinigingsopgave voor de komende jaren. Wij zien verbeteringen en er is voortbouwend hierop nog veel te realiseren.

Wij zien echter tegelijkertijd een aantal belangrijke gebieden die komende periode aandacht vragen binnen de gemeente Vlaardingen. Deze aandachtsgebieden, die zich concentreren rondom risicomanagement en contractmanagement in ruime zin, zijn ook van groot belang gezien de financiële situatie van de gemeente Vlaardingen. Omdat er vraagstukken spelen binnen de gemeente Vlaardingen, met doorlooptijden die meer dan een jaar omvatten, is het voor de gemeente Vlaardingen van belang om prioriteit aan te brengen in de opgaven die voor haar liggen, en met een meerjarige visie deze onderwerpen op te pakken en uit te werken. Op basis van onze bevindingen en aanbevelingen uit onze rapportage 2020 en eerder zien wij dit als volgt:

Nu het Herstelplan er is, zullen de komende jaren de bezuinigingsopgaven gerealiseerd moeten worden, waarbij er op dit moment nog diverse ombuigingsvraagstukken nader uitgewerkt moeten worden. Daarnaast zijn er op organisatorisch vlak de vraagstukken die nader uitgewerkt worden om de organisatie optimaal gepositioneerd te krijgen om uitvoering te kunnen geven aan het Herstelplan. Op het niveau van de individuele bedrijfsprocessen hebben wij geconstateerd dat een aantal processen in de basis op orde zijn, zoals de personeelslasten en de betalingsorganisatie. Tevens constateren wij dat er stappen gezet zijn om de interne beheersing van het proces rondom de grondexploitaties en de subsidieverstrekking op orde te brengen én dat de gemeente Vlaardingen in 2020 een conceptfrauderisicoanalyse heeft opgesteld. Wij vinden dit positieve ontwikkelingen.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/5

Managementsamenvatting 1.2. COVID-19

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

De coronacrisis en de impact op de gemeente Vlaardingen is een belangrijk thema bij onze controle. Wij hebben bij onze interimcontrole inzicht verkregen in de impact op uw organisatie, processen en financiële stromen. De (nieuwe) Tozo-regeling vergt vooral van uw gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts extra inspanning. Omdat de gemeente Vlaardingen voor de verantwoording van de werkelijke uitkeringslasten, waaronder de Tozo, afhankelijk is van de beschikbaarheid van de verantwoording ‘Overgedragen regelingen’ van Stroomopwaarts, is het voor uw gemeente van groot belang om te monitoren of deze extra inspanning bij Stroomopwaarts geen gevolgen heeft voor de timing van de beschikbaarheid van hun jaarstukken 2020. Eenzelfde situatie doet zich als gevolg van de continuïteitsbijdrage aan de zorgleveranciers voor bij uw verbonden partij ROGPlus. Ook hier vragen wij u te monitoren of de extra inspanning als gevolg van de noodzakelijke afstemmingen met de zorgleveranciers geen gevolgen heeft voor de timing van de beschikbaarheid van hun jaarstukken 2020. Ten slotte zien wij ook binnen de beleidsvelden die de gemeente Vlaardingen in eigen beheer uitvoert aandachtspunten als gevolg van COVID-19, waaronder de waardering van de leningen u/g en gewaarborgde geldleningen, subsidieverstrekkingen en -vaststellingen en de toereikendheid van de voorziening dubieuze debiteuren. 1.3.

Follow-up aanbevelingen Onze managementletter 2019 en eerdere rapportages bevatten diverse aanbevelingen. Tijdens de interim-controle 2020 is de followup van deze adviezen inzichtelijk gemaakt. In deze managementletter hebben wij in hoofdstuk 2 onze bevindingen met betrekking tot deze follow-up opgenomen.

Samengevat geeft dit het volgende beeld: Follow-up

Bevindingen eerdere rapportages

Niet opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Opgelost

Totaal

Ons beeld is dat er binnen de gemeente Vlaardingen op diverse beleidsterreinen hard gewerkt wordt aan procesoptimalisaties en kwaliteitsverbeteringen. Hoewel wij hier positief over zijn, zien wij tegelijkertijd dat deze grote hoeveelheid aan veranderingen en verbeterinitiatieven ertoe leidt dat de afwikkeling en opvolging van bevindingen en aanbevelingen vertraagt. Wij bevelen dan ook aan om prioriteit aan te brengen in de procesoptimalisaties en kwaliteitsverbeteringen en hierbij rekening te houden met de relevantie en urgentie van processen op grond van hun omvang en risicoprofiel. 1.4. Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole In 2020 spelen er diverse belangrijke ontwikkelingen binnen de gemeente Vlaardingen, zoals de ontvlechting van het Inkoopbureau MVS per 31 december 2020 en de ICT-ontvlechting met de gemeente Schiedam die in 2020 geformaliseerd is. Ook zijn er ontwikkelingen rondom het transitieproces van het sociaal domein, zoals de overdracht van de hosting aan de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS en het genomen principebesluit over het anders organiseren van de Jeugdwet, die momenteel door de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond uitgevoerd wordt.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/6

Managementsamenvatting Managementsamenvatting

Deze ontwikkelingen en (voorgenomen) besluiten zijn van grote invloed op uw gemeente op het gebied van de financiën van 2021 e.v., maar kunnen ook al hun weerslag hebben op de jaarrekening 2020 indien er in de besluitvorming sprake is van een ‘point of no return’ en eventuele financiële verplichtingen/ gevolgen op een betrouwbare wijze geschat of bepaald kunnen worden.

COVID-19

Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een schriftelijke analyse op te stellen inzake de voorgenomen organisatorische wijzigingen die per of na balansdatum besloten zijn, alsmede de wijze waarop de gemeente hiermee samenhangende financiële effecten wel of niet heeft verwerkt in de jaarrekening 2020. Wij zullen deze analyse betrekken bij de jaarrekeningcontrole 2020.

Actualiteiten

Voor het opstellen van de jaarrekening 2020 en onze controle daarop identificeren wij, naast het tijdig beschikbaar hebben van de reguliere werkafspraken, op basis van de interim-controle en de relevante ontwikkelingen de volgende belangrijke aandachtspunten:

Bevindingen

Disclaimer

•

Het vast laten stellen van de frauderisicoanalyse in het eerste kwartaal van 2021.

•

Gereed hebben van de constateringen die samenhangen met het contractmanagement: • actueel register subsidiebaten; • eindafrekening Babberspolder-Oost; • inzicht in de omvang van rechtmatigheidsfouten die voor 2020 meewegen in het accountantsoordeel als gevolg van het niet tijdig aanbesteden van in het verleden geïdentificeerde, onrechtmatige, inkopen.

•

Zichtbaarheid van de inhoudelijke controles die verricht zijn op de grondexploitatieberekeningen.

•

Het tijdig beschikbaar hebben van de aanvullende werkzaamheden die verricht moeten worden inzake verhuur en erfpacht.

•

De gevraagde analyses op de waardering van de leningen u/g, debiteuren en verstrekte subsidies als gevolg van de COVID-19-effecten.

•

Standpuntbepalingen op schattingsposten, waaronder de waardering van het bedrijfseconomische vastgoed, claims en geschillen, voorzieningen en gebeurtenissen na balansdatum.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/7

02 Bevindingen

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/8

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #01 Financiële positie en (fraude)risicomanagement Financiële positie gemeente Vlaardingen

Bevindingen

Al langer worstelen veel gemeenten met de oplopende kosten in het sociaal domein, vooral in de jeugdzorg. Ook de gemeente Vlaardingen heeft hiermee te maken, wat in 2020 geresulteerd heeft in een structureel niet sluitende begroting waarvoor een Herstelplan opgesteld is. Naast de oplopende tekorten heeft de gemeente Vlaardingen de ambitie om te bouwen aan een toekomstbestendige stad, waardoor de gemeente aanzienlijke inspanningen te wachten staan om beide taken te realiseren, de ombuigingen en de investeringen in de stad.

COVID-19

Door de verwerking van de ombuigingstaakstellingen uit het Herstelplan loopt het begrotingstekort de komende jaren terug en ontstaan bescheiden overschotten in 2023 en 2024. Hierbij moet de kanttekening geplaatst worden dat er vanuit het Herstelplan nog een aantal ombuigingen nader financieel uitgewerkt moeten worden, en de reeds ingerekende ombuigingen nog nagenoeg volledig uitgevoerd moeten worden. De feitelijke realisatie van de geprognosticeerde lichte overschotten is dan ook onzeker en de financiële positie van de gemeente is vooralsnog, ook meerjarig gezien, kwetsbaar.

Actualiteiten

Disclaimer

Ook de kengetallen laten deze kwetsbare positie zien. Hoewel het risicoprofiel stabiel blijft, waardoor er een gelijke hoeveelheid geld van de spaarpot (eigen vermogen) achter de hand moet worden gehouden voor het opvangen van risico’s, daalt het beschikbare weerstandsvermogen aanzienlijk, waarbij de omvang in toekomstige begrotingsjaren onder het gewenste niveau zal dalen. Ook de solvabiliteit blijft onder de norm die de VNG stelt als kengetal voor een financieel gezonde gemeente. Samenvattend concluderen wij dat de gemeente Vlaardingen gevoelig is en vooralsnog blijft voor de effecten van onvoorziene omstandigheden en dat risicomanagement en budgetbeheer in de komende jaren zeer belangrijke pijlers zijn voor de gemeente Vlaardingen om financieel gezond te worden en te blijven.

Solvabiliteit

Weerstandsvermogen (* € 1 miljoen)

Structurele exploitatieruimte 4%

25%

€ 40 € 35 € 30 € 25 € 20 € 15 € 10 €5 €0

20%

2% 1%

15%

0% -1%

10%

-2% -3%

5% 0%

Beschikbaar

-4% 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Begroot

Werkelijk

VNG

-5%

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Begroot

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

Werkelijk

2107AB7CAA/IP/9

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #01 Financiële positie en (fraude)risicomanagement Risicomanagement

Bevindingen

COVID-19

Een effectieve bedrijfsvoering en een goede beheersing van risico’s zijn essentiële randvoorwaarden voor het management om de organisatiedoelstellingen te behalen. Het identificeren van risicomanagement als een instrument voor doelrealisatie is ook onderkend door de wetgever. In het BBV is opgenomen dat gemeenten en provincies verplicht hun weerstandsvermogen (het vermogen om risico’s te dekken) in kaart moeten brengen aan de hand van een overzicht van deze risico’s (door het definiëren en uitwerken van één of meerdere risicoprofielen). Dit houdt in dat er jaarlijks een paragraaf ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ dient te worden opgesteld in de beleidsbegroting, waarin de weerstandscapaciteit (de middelen om de risico’s af te dekken) wordt behandeld. Hiermee kan een beter en tijdiger inzicht worden gegeven in de risico’s waar gemeenten mee te maken hebben, zodat deze beter beheersbaar worden.

Actualiteiten

Bij de gemeente Vlaardingen zijn de kaders betreffende risico’s en het weerstandsvermogen beschreven in de nota risicomanagement 2013. Hierin is bepaald dat de risico’s jaarlijks geïnventariseerd moeten worden ten behoeve van het opstellen van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing voor de begroting en de jaarrekening. Beleid over de wijze van het structureel identificeren en beheersen van risico’s, dat moeten leiden tot tijdige opname in het weerstandsvermogen alsmede een actueel inzicht hierin, is echter niet nader uitgewerkt in deze nota. Uit interviews die zijn gehouden tijdens de interim-controle is gebleken dat er in de praktijk eveneens geen proces bestaat dat een integrale en structurele actualisatie en monitoring van risico’s borgt. Wij concluderen derhalve dat de huidige wijze van risicomanagement bij de gemeente Vlaardingen op ad-hoc basis geschiedt. Hierdoor is er:

Disclaimer

•

Geen tussentijdse bewaking ten aanzien van de ontwikkeling van de risico’s die bij de begroting en de jaarrekening geïdentificeerd zijn.

•

Geen beleid geformuleerd over de wijze van registratie en tussentijdse verantwoording van nieuwe risico’s die van invloed kunnen zijn op het risicoprofiel van de gemeente en haar benodigde weerstandsvermogen. Als voorbeeld noemen wij beleid rondom het opnemen van een financiële risicoparagraaf in belangrijke (raads)besluiten, alsmede een actualisatie van de risico’s en het benodigde weerstandsvermogen in alle P&C-documenten.

Naast het feit dat wij concluderen dat de notitie risicomanagement verouderd is, concluderen wij op grond van onze bevindingen dat u als gemeente het risico loopt dat u onvoldoende actueel inzicht heeft in het benodigde weerstandsvermogen om risico’s waaraan uw gemeente blootgesteld wordt, af te dekken. Wij achten dit voor de financiële sturing en beheersing van de gemeente Vlaardingen, gezien de financiële situatie die als uitdagend geclassificeerd kan worden én door de opgave die uw gemeente heeft in het kader van het Herstelplan, niet wenselijk. Wij adviseren u derhalve prioriteit te geven aan de ontwikkeling van dynamisch en integraal beleid en implementatie ervan op het gebied van risicomanagement.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/10

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #01 Financiële positie en (fraude)risicomanagement Frauderisicoanalyse

Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij uw organisatie gevraagd om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft uw organisatie ook voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Onderdeel van de beheersing van de frauderisico’s is de intern opgestelde frauderisicoanalyse. Het uitvoeren van een frauderisicoanalyse speelt een cruciale rol in het ontwikkelen en in stand houden van een effectieve interne beheersing. Dergelijke risicoanalyses maken inzichtelijk op welke plaatsen wellicht niet integer gedrag kan plaatsvinden, en wat de kwetsbare functies, processen en activiteiten zijn. Bovendien dragen deze bij aan het risicobewustzijn en aan het vermogen om snel te reageren in het geval van signalen van fraude.

Wij hebben tijdens de interimcontrole 2020 vastgesteld dat de gemeente Vlaardingen in 2020 een conceptfrauderisicoanalyse heeft opgesteld. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling, omdat een frauderisicoanalyse in voorgaande controlejaren niet beschikbaar was. Op dit moment heeft de bestuurlijke afstemming van de frauderisicoanalyse alsmede de bespreking ervan met de raad nog niet plaatsgevonden. Wij verzoeken u om deze nog te verrichten stappen uiterlijk in het eerste kwartaal 2021 af te ronden. Daarnaast adviseren wij u om dit stuk jaarlijks te actualiseren. Fraudesignalen en frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.

Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting, hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Op basis van de door ons uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/11

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #02 Contractbeheer en contractmanagement Contracten en overeenkomsten vormen in veel gevallen de basis voor financiële transacties. Domeinen waar contracten en overeenkomsten veelvuldig voorkomen zijn Stedelijk Beheer en Stedelijke Ontwikkeling, maar concernbreed ook bij het doen van inkopen. Adequaat contractmanagement (registratie en monitoring) is binnen deze domeinen essentieel om: •

Een betrouwbare en voorspelbare (project)begroting te maken (vooraf) en een juiste en volledige verantwoording van de hiermee samenhangende baten en lasten in de jaarrekening te borgen (achteraf).

•

De liquiditeitsprognose op concernniveau actueel te houden en hiermee de behoefte aan (kort) geld.

•

Rechten, verplichtingen en risico’s ten aanzien van (prestatie)afspraken inzichtelijk te hebben, weerstandsvermogen te reserveren waar nodig en de hiermee samenhangende risico’s te monitoren.

•

Te borgen dat inkoopcontracten tijdig opnieuw (Europees) aanbesteed worden.

In onze voorgaande rapportages hebben wij de gemeente Vlaardingen gevraagd om prioriteit te geven aan het implementeren van adequaat contractmanagement betreffende de inkopen. Deze bevinding vloeide voort uit de hoeveelheid fouten met betrekking tot Europees aanbesteden die in het verleden geconstateerd zijn. Naast het feit dat wij constateren dat hier in 2020 nog geen gemeentebrede invulling aan gegeven is, hebben wij tijdens de interim-controle 2020 constateringen gedaan die de urgentie van een visie op en implementatie van contractmanagement in brede zin benadrukken. Het betreft hier: 1.

Het niet actueel zijn van het subsidieregister (subsidies die tot inkomsten leiden bij de gemeente) alsmede het niet hebben van procedures en richtlijnen betreffende het monitoren van subsidievoorwaarden en (tussentijds) verantwoorden van subsidieopbrengsten.

Door de afdeling SO extra te verrichten werkzaamheden rondom het afsluiten van de grondexploitatie Babberspolder-Oost, die verband houden met het inzichtelijk maken van de rechten en verplichtingen ten behoeve van het kunnen opmaken van de eindafrekening met Waterweg Wonen. Dit wordt veroorzaakt door de lange looptijd van de grondexploitatie (en dus de ouderdom van het contract), het ontbreken van een goed projectarchief, personele wisselingen én het niet hebben van een formele financiële projectadministratie.

Onrechtmatige inkopen door het niet tijdig aanbesteden van inkoopcontracten die opnieuw aanbesteed moesten worden vóór 2020.

Aangezien adequaat contractmanagement, en de hiermee samenhangende elementen zoals een financiële projectadministratie, een randvoorwaarde is voor het budgetbeheer adviseren wij u prioriteit te geven aan het vormen van een integrale visie op contractmanagement en de hieruit voortvloeiende acties te implementeren. Daarnaast merken wij op dat wij in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 over de drie genoemde punten nadere afspraken zullen maken met de gemeente Vlaardingen. De afwikkeling hiervan zullen wij bij de jaarrekeningcontrole betrekken.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/12

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #03 Grondexploitatie In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten en hiermee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Vlaardingen een in opzet ontoereikende mix aan interne-beheersingsmaatregelen had om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn. Dit werd met name veroorzaakt doordat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de aannames en kosten- en opbrengstenramingen op een adequate wijze tot stand komen en hierdoor een betrouwbare bron zijn voor de inputvariabelen van de grondexploitatieberekeningen. Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij expliciet aandacht geschonken aan de opvolging van onze bevindingen. In 2019 zijn een aantal acties gedefinieerd om de interne beheersing binnen dit proces te verbeteren.

Deze verbeteringen zijn tijdens de jaarrekeningcontrole, in mei 2020, geïmplementeerd door de gemeente Vlaardingen en zien op de implementatie van een zichtbaar vier-ogenprincipe én het formuleren van schriftelijke standpunten op onderbouwingsvraagstukken. Via het vier-ogenprincipe wordt door middel van een controlelijst de conceptgrondexploitatieberekening middels een collegiale toetsing gecontroleerd. Via de schriftelijke standpunten is door de gemeente het verhaal achter de cijfers, met verwijzing naar de brondocumenten én aannames, inzichtelijk gemaakt. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling. Naast deze zichtbare verbeteringen zien wij mogelijkheden om de interne beheersing rondom de grondexploitaties verder te versterken. In het proces rondom de totstandkoming van de (herziene) grondexploitatieberekeningen onderkennen wij, naast de bepaling van de algehele parameters, drie kritische momenten: •

De totstandkoming van de civieltechnische ramingen, die de basis vormen voor de geprognosticeerde kosten die opgenomen zijn in de grondexploitatieberekeningen, daar waar de gemeente nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De totstandkoming van de notitie grondprijzen c.q. de uitvraag en beoordeling van taxaties door externe deskundigen, die de basis vormen voor de geprognosticeerde opbrengsten die opgenomen zijn in de grondexploitatieberekeningen, daar waar de gemeente Vlaardingen nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De vier-ogengesprekken, die dienen als inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen, de grondexploitatieteksten.

De interne-beheersingsmaatregelen die binnen deze drie kritische momenten getroffen zijn, hangen onderling nauw met elkaar samen. In de volgende paragraaf gaan wij nader in op onderdelen waar wij nog gebieden onderkennen om de interne beheersing rondom de grondexploitaties verder te versterken.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/13

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #03 Grondexploitatie Inhoudelijke beoordeling taxaties en civieltechnische ramingen en de diepgang van het vier-ogenprincipe De taxaties voor de opbrengstenramingen die aan de basis liggen van een grondexploitatieberekening worden uitgevraagd bij externe deskundigen. De inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit van deze ramingen wordt nog niet (altijd) zichtbaar getoetst. Hiermee doelen wij op een zichtbare toets van de juistheid van de gehanteerde uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de opbrengstenraming (aantal m² plangebied in relatie tot het aantal m² bebouwing in de waardebepaling, de juistheid en passendheid van de gekozen waarderingsmethode alsmede die betreffende de gekozen referentieobjecten voor de waardebepaling, etc.) en de uitkomst (waarde) door deze te spiegelen aan referentieprojecten binnen de gemeente of buiten de gemeente. Hierdoor is niet expliciet zichtbaar gemaakt hoe er door de gemeente Vlaardingen is vastgesteld dat de ingerekende opbrengstenraming in de conceptgrondexploitatie ook aannemelijk is. De civieltechnische kostenramingen worden eveneens uitgevraagd bij externe deskundigen.

De inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit van het door het externe bureau opgeleverde product wordt ook niet zichtbaar getoetst door bijvoorbeeld de gehanteerde uitgangspunten te controleren (m² gebied totaal en gehanteerd voor openbare ruimte, groen, etc.) en de uitkomsten (eenheidsprijzen) te spiegelen aan prijzen uit referentieprojecten die reeds gerealiseerd zijn binnen de gemeente. Het ontbreken van deze interne-beheersingsmaatregelen betekent concreet dat de inhoudelijke challenge op de grondexploitatieberekening, het vier-ogenprincipe, met meer diepgang dan normaal uitgevoerd moet worden om als adequate maatregel te kunnen fungeren om het risico van het bestaan van een onaannemelijke grondexploitatieberekening te kunnen verkleinen. Deze verdiepingsslag betreft het uitgebreider documenteren van de controlewerkzaamheden die door de 2e planeconoom worden verricht, waarbij ook aandacht geschonken wordt aan de elementen die de aannemelijkheid van de kosten en opbrengstenramingen onderbouwen. Op dit moment ontbreekt deze diepgang nog in de vastlegging van het vier-ogenprincipe. Wij adviseren u derhalve te overwegen waar u binnen het proces een verdiepingsslag maakt op dit onderdeel én dit vanaf het herzieningsproces voor de jaarrekening 2020 te implementeren.

Daarnaast adviseren wij u om, daar waar de gemeente al contracten heeft die de geraamde opbrengsten en kosten onderbouwen zoals de Nieuwe Vogelbuurt, Westwijk en Schiereiland, de aansluiting van de belangrijkste contracten inzichtelijk te maken met de basisbegroting van de grondexploitatie en jaarlijks te actualiseren naar de gerealiseerde financiële stand en de stand van de nog te realiseren elementen. Dit zorgt ervoor dat u actueel inzicht heeft in de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit contracten en zorgt tevens voor de aanleg van een historisch archief dat inzicht geeft in het verloop van de contracten gedurende de grondexploitatieperiode.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/14

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #04 Verhuur en Erfpacht In voorgaande rapportages hebben wij een tweetal belangrijke bevindingen geconstateerd. Deze betreffen de volgende:

Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

•

Er is geen sprake van controletechnische functiescheiding binnen de primaire registraties waar de verhuurde en in erfpacht uitgegeven objecten geregistreerd staan.

•

Er vindt geen zichtbare controle plaats op de juistheid van de berekende huurprijs of erfpachtcanon bij het sluiten van nieuwe contracten of contractherzieningen.

Tijdens de interim-controle 2020 zijn wij de opvolging van deze bevindingen en aanbevelingen nagegaan. Naar aanleiding hiervan hebben wij geconstateerd dat er in 2020 geen opvolging gegeven is aan deze punten. Wij verwachten derhalve dat u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 dezelfde aanvullende werkzaamheden verricht als in 2019, te weten: Verhuur: •

Een totaalanalyse uit te voeren op de volledigheid van de geregistreerde vastgoedobjecten die verhuurd worden. Een belangrijke bron voor deze controle is de lijst van gemeentelijke eigendommen zoals geregistreerd bij de Regionale Belasting Groep en waar u jaarlijks een WOZ-beschikking voor ontvangt.

•

Een juistheidscontrole van de geregistreerde huur van de objecten. Deze controle kan met een uitgebreide steekproef worden verricht nadat de volledigheid van de geregistreerde vastgoedobjecten is vastgesteld.

Erfpacht: •

Een totaalanalyse uit te voeren op de volledigheid van de geregistreerde percelen alsmede op de juistheid en volledigheid van de doorgevoerde canonmutaties in 2020.

Naast de bovenstaande punten hebben wij tijdens de interim-controle 2020 de volgende bevindingen geconstateerd: Verhuur Uw gemeente heeft diverse objecten in eigendom, die worden verhuurd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in commerciële verhuur en maatschappelijke verhuur. Voor maatschappelijke verhuur vormt een kostendekkende huurprijs het uitgangspunt bij het aangaan van verhuurovereenkomsten. Dit betekent dat door middel van de verhuuropbrengsten de kosten van het beheer en de exploitatie van de objecten budgetneutraal zijn. Om de hoogte van deze huur te bepalen maakt de gemeente Vlaardingen gebruik van een rekenmodel. Dit rekenmodel is verkregen van een andere gemeente en voorziet verder niet in een certificering of periodiek actualisatieonderhoud om te borgen dat dit model actueel en accuraat blijft. Wij adviseren u derhalve om na te gaan of het huidige rekenmodel voldoet aan de daaraan te stellen eisen om een kostendekkende huur te kunnen bepalen en dit periodiek te herevalueren.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/15

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Bevindingen interim-controle #04 Verhuur en Erfpacht Om kostendekkende huren te kunnen bepalen is het naast een goede calculatie noodzakelijk jaarlijks een nacalculatie op te maken om vast te stellen of de gerealiseerde kosten en de geprognosticeerde kosten over de resterende looptijd nog steeds neutraal weglopen tegenover de opbrengsten. Wij hebben vernomen dat een dergelijke nacalculatie niet plaatsvindt. Wij adviseren u, mede in het kader van het budgetbeheer betreffende het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed, om periodiek nacalculaties op te stellen en de berekeningssystematiek van de kostendekkende huur in het licht van de uitkomsten te herevalueren. Erfpacht Voor de administratie van de erfpachtgronden wordt gebruikgemaakt van de applicatie GEM. Hierin worden naast de kadastrale en pachtgegevens ook de stamgegevens uit de erfpachtovereenkomsten geregistreerd die bepalend zijn voor de hoogte van de erfpachtinkomsten, zoals de looptijd, de canon en indexatiemomenten. GEM is echter niet voorzien van een signaalfunctie, waarbij het systeem een signaal geeft als bijvoorbeeld sprake is van een indexatie of herzieningsmoment. Dit inzicht kan alleen verkregen worden via handmatige acties. Hierdoor loopt de gemeente Vlaardingen in opzet het risico dat contracten te laat geïndexeerd of herzien worden, wat van invloed kan zijn op de erfpachtinkomsten.

Wij adviseren de gemeente na te gaan of het inrichten van een signaleringsfunctionaliteit in GEM tot de mogelijkheden behoort.

Disclaimer

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/16

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #05 Overige bevindingen Treasury - Liquiditeitsplanning

Bevindingen

COVID-19

Een actuele liquiditeitsplanning is relevant voor het tijdig kunnen inspelen op de behoefte aan kort en/of lang geld. Tevens is een actuele liquiditeitsplanning van belang om niet ‘overgefinancierd’ te zijn als gemeente. Het is dus een belangrijk element in een adequate sturing van de nettoschuldquote en het hebben van inzicht in hoeveel geld er nog aangetrokken kan worden, zonder dat de signaalwaarden overschreden worden en financieren lastiger wordt. Tijdens de interim-controle hebben wij vernomen dat er in een beperkte mate gestuurd wordt op actuele liquiditeitsprognoses. De visie hierachter is dat het ‘teveel’ aan gelden hebben momenteel door de rente ‘geld oplevert’ voor de gemeente en dus geen risico vormt. Ondanks deze motivatie adviseren wij u in overweging te nemen om, mede gezien de financiële situatie en de uitdagingen waarvoor u staat, de kwaliteit van de liquiditeitsplanning verder op orde te brengen, zodat er een goed inzicht bestaat in de externe beschikbare financieringsruimte voor uw gemeente. Lonen en salarissen

Actualiteiten

Disclaimer

Vanaf het boekjaar 2019 maakt de gemeente Vlaardingen gebruik van een andere salarisverwerker, te weten RAET. De gemeente heeft een Service Level Agreement afgesloten met RAET, waarin de verantwoordelijkheden van de gemeente en van RAET zijn vastgelegd als het gaat om de borging van een betrouwbare salarisadministratie. Binnen de afspraken valt dat de gemeente Vlaardingen verantwoordelijk is voor een juiste en volledige aanlevering van wijzigingen in stamgegevens, zoals gegevens over nieuwe medewerkers, aanpassingen in salarissen, etc. RAET is verantwoordelijk voor het hebben van een toereikende interne beheersing die borgt dat deze wijzigingen volledig en juist verwerkt worden. Hierover legt zij jaarlijks verantwoording af aan de gemeente via een ISAE 3402 type 2-verklaring. Deze ‘systeemverklaring’ gaat onder andere in op de toereikendheid van de getroffen beheersingsmaatregelen aan de zijde van RAET om te borgen dat wijzigingen in de stamgegevens van de salarisadministratie volledig en juist verwerkt worden én of deze maatregelen effectief gewerkt hebben gedurende het verantwoordingsjaar. De eindverantwoordelijkheid van de output - de salarislasten - blijft echter bij de gemeente Vlaardingen.

Tijdens de interim-controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente Vlaardingen wel interne-beheersingsmaatregelen heeft getroffen die in opzet borgen dat de aangeleverde wijzigingen juist en volledig zijn. De output wordt echter niet meer gecontroleerd. Hierdoor blijft het risico bestaan dat er onjuiste of onvolledige wijzigingen in de salarisadministratie doorgevoerd worden, waardoor de salarislasten niet getrouw en/of rechtmatig zijn. Wij adviseren u derhalve passende maatregelen te treffen binnen het proces.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/17

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #05 Overige bevindingen Administratie - btw-labeling

Bevindingen

COVID-19

Aan elk grootboeknummer in de administratie is een btw-labeling gekoppeld. Op basis van deze labeling wordt de btw automatisch geboekt en periodiek in de btw/bcf-aangiften verwerkt. Het is voor een volledige en juiste btw/bcf-verrekening dus van groot belang dat de btw-labeling van grootboeknummers juist is. Op basis van de gesprekken met de proceseigenaren hebben wij tijdens de interim-controle 2020 geconstateerd dat bij het aanmaken van een grootboeknummer een senior medewerker geen inhoudelijke controle verricht op de juistheid van de btw-labeling aan de hand van afspraken over het mengpercentage met de Belastingdienst of overige fiscale informatie die van invloed kan zijn op de labeling. U loopt hierdoor het risico dat de btw niet correct wordt bepaald en afgedragen. Wij adviseren u daarom ook het proces rondom het wijzigen en toevoegen van btw-labeling te versterken, om zo mogelijke geschillen met tussen de gemeente en de Belastingdienst te voorkomen.

Actualiteiten

Disclaimer

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/18

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Follow-up 2019 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de follow-up van de aanbevelingen uit onze managementletter 2019. Wij merken op dat in deze tabel niet de aanbevelingen uit onze voorgaande rapportages zijn opgenomen die reeds ten tijde van de jaarrekeningcontrole van het verantwoordingsjaar afgewikkeld dienden te zijn.

Legenda:

Niet opgelost Gedeeltelijk opgelost Opgelost

Nr.

Bevinding

Follow-up 2020

ML 2019 en 2016: Inkoop en aanbesteding

Zie bevinding #02.

Status 2020

Uit deze beoordeling is ons gebleken dat de gemeente Vlaardingen nog geen centrale contractenregistratie heeft. Met behulp van een contractenregister kan uw organisatie beter inzicht verkrijgen in de lopende contracten, waaronder de financiële omvang van de aangegane verplichtingen, looptijden van de contracten inclusief opties tot verlenging en eventuele belangrijke inhoudelijke leveringsafspraken. 02

Zie bevinding #03.

ML 2019: Waardering bouwgronden in exploitatie Een tweetal belangrijke maatregelen van interne beheersing ontbreken binnen het proces rondom het actualiseren van grondexploitaties, namelijk het:

•

Zichtbaar maken van de afwegingen die de planeconoom maakt bij het opstellen of actualiseren van een grondexploitatieberekening, zoals de te hanteren prijsniveaus in de opbrengsten- en kostenramingen;

•

Zichtbaar maken van de inhoudelijke controles die een tweede planeconoom, niet zijnde de verantwoordelijke planeconoom, uitvoert op de kwaliteit van de grondexploitaties. Zie bevinding #04.

ML 2019: Verhuur en erfpacht De belangrijkste bevindingen zijn de volgende:

Er is geen sprake van controletechnische functiescheiding binnen de primaire registraties waar de verhuurde en in erfpacht uitgegeven objecten geregistreerd staan.

Er vindt geen zichtbare controle plaats op de juistheid van de berekende huurprijs of erfpachtcanon bij het sluiten van nieuwe contracten of contractherzieningen. Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/19

Managementsamenvatting Bevindingen

Follow-up 2019 Nr.

Bevinding

Follow-up 2020

ML 2019: Subsidieverstrekkingen - Rechten subsidiecoördinator

Er is in 2020 een extra beheersingsmaatregel getroffen, doordat een beschikking van een paraaf voorzien moet worden buiten Verseon om.

Wij hebben geconstateerd dat de subsidiecoördinator en accounthouder binnen de applicatie Verseon een super-user is. Zodoende heeft deze subsidiecoördinator en accounthouder alle bevoegdheden, zodat de functiescheiding in het proces wordt doorbroken. Wij hebben vernomen dat de super-userrechten zijn toegekend om praktische redenen, om de processen niet te belemmeren. Wij adviseren een periodieke repressieve controle op de logging te implementeren, om zo het gebruik van de superuserrechten te beoordelen.

COVID-19

Actualiteiten 05

ML 2019: Subsidieverstrekkingen – Naleving termijnen Bij de uitvoering van de werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat de termijnen conform de ASV niet in alle gevallen worden nageleefd. Ook ontbreekt in verschillende gevallen documentatie in het subsidieproces, zodat achteraf de juistheid en de rechtmatigheid niet meer vastgesteld kunnen worden.

Disclaimer

ML 2019: Subsidieverstrekkingen – Dubbele uitbetalingen Wij hebben geconstateerd dat er in 2019 bij verschillende uitbetalingen van subsidies wordt afgeweken van de reguliere systematiek van betalingen via Verseon. In dat geval vindt de betaling plaats via het systeem Donau, waar de subsidie wordt verwerkt in het reguliere factuurverwerkingssysteem. Op deze manier is het gebeurd dat een subsidievoorschot dubbel werd uitbetaald.

Status 2020

Deze beheersingsmaatregel dekt echter de bevinding en het risico niet af, doordat de super-user in het geautomatiseerde systeem nog steeds de rechten behoudt. Hierdoor is deze bevinding niet opgelost. Wij constateren ook dit jaar dat de termijnen die in de Algemene Subsidieverorderening staan niet gehaald worden. Dit geldt voor zowel het toekennen van subsidies voor het boekjaar 2020 als het vaststellen van de subsidies in 2019. Uit gesprekken met de betrokken functionarissen blijkt dat de termijnen uit de Algemene Subsidieverordening als richtlijn worden gezien en niet als norm. Wij hebben geconstateerd dat de procedure voor het tweede halfjaar van 2020 is aangepast. Echter, het risico bestaat dat er over het eerste halfjaar van 2020 nog steeds dubbele betalingen hebben plaatsgevonden. Met de jaarrekeningcontrole 2020 verwachten wij een analyse over het eerste halfjaar.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/20

Managementsamenvatting Bevindingen

Follow-up 2019 Nr.

Bevinding

Follow-up 2020

ML 2019: Verbonden partijen – ROGPlus: Jeugdwet Lokaal

Dit punt is ten behoeve van de jaarrekening 2019 afgewikkeld.

COVID-19

Wij hebben in 2018 geconstateerd dat er een wijziging is geweest in de uitvoeringsvorm van de Jeugdwet Lokaal door de ROGPlus, waardoor de fouten en/of onzekerheden op het gebied van rechtmatigheid op het onderdeel Jeugdwet Lokaal van ROGPlus meewegen in het oordeel over de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen.

Actualiteiten

Door de late constatering van de gewijzigde situatie in 2018 is het niet gelukt om voor de jaarrekeningcontrole tijdig een controleverklaring te verkrijgen betreffende de getrouwheid en rechtmatigheid van de Jeugdwet Lokaal. Ten tijde van de interim-controle 2019 hebben wij geconcludeerd dat er tot op heden nog geen formele afspraken gemaakt zijn tussen de gemeente Vlaardingen en ROGPlus. U wilt dit vormgeven middels een Service Level Agreement. ML 2019: Subsidiebaten - Subsidieregister

Disclaimer

Status 2020

Zie bevinding #02.

Om de verplichtingen die gepaard gaan met het ontvangen van subsidies in kaart te brengen heeft u een subsidieregister. Dit is centraal opgesteld, zodat bij ziekte of afwezigheid taken overgenomen kunnen worden. Wij onderschrijven het belang, zeker ook gezien de vaak langere looptijd van projectsubsidies. Wij hebben geconstateerd dat het subsidieregister in 2019 niet is bijgewerkt, waardoor het centrale inzicht ontbreekt. 09

ML 2019: Memoriaalboekingen In voorgaande rapportages hebben wij gerapporteerd over het ontbreken van een inhoudelijke juistheidstoets op de memoriaalboekingen, waarbij een checklist is ingevoerd met daarin diverse toetspunten. Bij het vaststellen van het bestaan van de beheersingsmaatregelen onderkennen wij dat er sprake is van een checklist, maar op basis van de onderliggende bescheiden bijgevoegd bij de boeking is niet vast te stellen dat de checkpunten zijn opgevolgd en met welke diepgang de controle heeft plaatsgevonden.

Het proces is in 2020 niet verder gewijzigd. Er is per heden geen vastlegging die de juistheid van het memoriaal onderbouwt: in overeenstemming met het BBV/passend binnen de begroting. Hierdoor is deze bevinding niet opgelost.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/21

Managementsamenvatting Bevindingen

Follow-up 2019 Nr.

Bevinding

Follow-up 2020

ML 2018: Frauderisicoanalyse Wij adviseren u prioriteit te geven aan de nadere uitwerking van het proces van frauderisicomanagement en voor aanvang van de jaarrekening 2018 een frauderisicoanalyse beschikbaar te hebben die is vastgesteld door de verschillende gremia binnen uw gemeente.

Wij hebben geconstateerd dat u een eerste concept heeft opgesteld. Bestuurlijke vaststelling dient nog plaats te vinden. Zie eveneens bevinding #01.

ML 2018: Risicomanagement Wij adviseren u derhalve om het proces van risicomanagement te versterken door het implementeren van integraal risicomanagement, waarbij specifiek aandacht besteed wordt aan de tussentijdse bewaking van risico's alsmede de implementatie van beheersingsmaatregelen en de follow-up hiervan, om de potentiële impact van risico's te verkleinen.

Zie bevinding #01.

ML 2018: Investeringen – Kredietbewaking Wij hebben vastgesteld dat er geen sprake is van een gestructureerd, gemeentebreed, proces betreffende het bewaken van investeringskredieten. Momenteel is er, procedureel, sprake van een maandelijks onderhoud tussen de projectleider en de financieel consulent over de uitputting van de beschikbaar gestelde kredieten.

Wij hebben geconstateerd dat de financieel consulenten tijdens de overleggen met de budgethouders zelfstandig notities opnemen bij de overzichten en er mailverkeer aanwezig is. Er ontbreekt echter nog een uniforme vastlegging van de voortgangsgesprekken. Registratie en archivering zijn nu per financieel consulent verschillend.

ML 2018: Investeringen – Beheer activamodule De gemeente Vlaardingen maakt per heden nog geen gebruik van een geautomatiseerde activamodule. Dit betekent dat de registratie van activa plaatsvindt in een handmatig onderhouden Excel-bestand. Dit bestand is openbaar toegankelijk, niet beveiligd en beschikt niet over logging, waardoor aangebrachte wijzigingen niet traceerbaar zijn.

De applicatie is ten tijde van de interimcontrole nog niet gereed en bevindt zich nog in de testfase. Implementatie vindt plaats in 2021. Wij zullen de opvolging van dit punt bij de accountantscontrole 2021 betrekken.

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

Status 2020

2107AB7CAA/IP/22

Managementsamenvatting Bevindingen

Follow-up 2019 Nr.

Bevinding

Follow-up 2020

ML 2016: Verbijzonderde interne controle – Beleidsplan VIC 2016 Wij adviseren jaarlijks een gemeentebrede risicoanalyse uit te voeren, deze risicoanalyse kan gecombineerd worden met de uitvoering van de frauderisicoanalyse, de risicoanalyse vast te laten stellen door het college en te bespreken met de auditcommissie, de aanpak van de VIC expliciet te baseren op de risicoanalyse en in de controleaanpak van de VIC ruimte te houden voor, op basis van nieuwe actuele ontwikkelingen of bevindingen van de VIC of van de accountant, in te plannen bijzondere onderzoeken.

ML 2016: Verbijzonderde interne controle – Procesbeschrijvingen en uitvoering onderzoeken over 2016 Wij adviseren eerder en minimaal tweemaal per jaar te rapporteren over de bevindingen van de VIC en de opvolging van eerdere adviezen van de VIC door de afdelingen. Hierdoor kan de directie en/of het college eerder bijsturen en prioriteiten stellen.

De verbijzonderde interne controle krijgt binnen uw organisatie steeds meer gestalte als gevolg van de verdere professionalisering van de VIC en de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De daadwerkelijke implementatie zullen wij beoordelen in combinatie met het IC-plan betreffende de rechtmatigheidsverantwoording.

COVID-19

Actualiteiten

Disclaimer

Dit is, behalve voor de accountantscontrole, ook van belang vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Tevens adviseren wij u voor de start van onze jaarrekeningcontrole de bevindingen over de VIC 2016 en de gevolgen voor de jaarrekening 2016 te evalueren.

Status 2020

Door de nieuwe ontwikkelingen en de visie op de VIC die hiermee verandert, wikkelen wij deze punten af voor de follow-up. Wij hebben onder het punt rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd over de actuele status en aandachtspunten.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/23

03 COVID-19

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/24

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Effecten COVID-19 Het COVID-19-virus heeft in 2020 een grote impact gehad op de Nederlandse samenleving. Ook de gemeente Vlaardingen ondervindt de gevolgen van dit virus. Wij hebben kennisgenomen van uw tussentijdse rapportages, waarin de eerste effecten en bijgestelde prognoses nader zijn toegelicht. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn er processen veranderd doordat de medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd, constateren wij dat de impact als gevolg van het thuiswerken beperkt is, onder andere doordat de processen al grotendeels digitaal plaatsvonden en het personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de managementletter beschrijven wij de impact van COVID-19 op de jaarrekening en op onze controle. #01 Tozo-regeling

Disclaimer Actualiteiten

Een van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandig ondernemers aan tot het sociaal minimum indien het inkomen van de zelfstandig ondernemer door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. Tozo 1.0 is in werking getreden per 1 maart 2020 en liep af op 1 juni. Vanaf 1 juni tot en met 30 september kunnen ondernemers een beroep doen op Tozo 2.0. en momenteel staat de Tozo 3.0-regeling open.

Disclaimer

De uitvoering van Tozo is een taak van de gemeenten, waarbij grofweg in twee categorieën kosten gemaakt worden: uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het rijk vergoedt in beginsel alle kosten die gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. Verantwoording over de bestedingen vindt naar verwachting plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. Doordat uw gemeente de uitvoering heeft gemandateerd aan de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS zal de primaire verantwoording van de uitkeringskosten en uitvoeringskosten via de jaarrekening 2020 van deze verbonden partij plaatsvinden, waarna in de jaarrekening 2020 van de gemeente Vlaardingen de werkelijke bijdrage in deze kosten verantwoord kan worden. Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, het feit dat deze activiteit nieuw is, de omvang ervan materieel is en de verantwoording en accountantscontrole ervan op dit moment als intensief wordt ingeschat, verzoeken wij u de informatie vanuit het Rijk over de verantwoordingsvoorschriften van de Tozo-regeling nauwlettend te volgen en actief te betrekken in de overleggen met Stroomopwaarts.

Wij vragen uw specifieke aandacht voor het in kaart brengen van de eventuele extra benodigde tijd die Stroomopwaarts schat nodig te hebben om aan de verantwoordings- en controle-eisen te kunnen voldoen en het effect hiervan op het moment van beschikbaar komen van de definitieve jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling. Dit om een inschatting te maken of het moment van beschikbaar komen van de jaarrekening 2020 van Stroomopwaarts impact heeft op de eigen planning van de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Vlaardingen.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/25

Managementsamenvatting

Effecten COVID-19 #02 Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer Actualiteiten

De gemeente Vlaardingen heeft diverse leningen verstrekt en staat daarnaast garant voor een groot aantal leningen. Als gevolg van het coronavirus is het niet vanzelfsprekend dat de organisaties aan wie u leningen heeft verstrekt of waarvoor u garant staat, financieel gezond zijn en blijven. Wij vragen uw aandacht voor de onderbouwing van het risicoprofiel en de conclusies voor het waarderen van de leningen in het opsteldossier bij de jaarrekening. Wij vragen u om, in het proces van het bepalen van de risicoprofielen van de leningen u/g en de borgstellingen, een uitgebreide analyse te verrichten op de kredietwaardigheid van de partijen aan wie u een lening of borgstelling heeft verstrekt. Wij verwachten bij deze analyse ten minste: een uiteenzetting van de impact van COVID-19 op de betreffende organisatie, de door deze organisatie gebruikte steunmaatregelen en de verwachting inzake de aflossingsverplichtingen en de kredietwaardigheid van de betreffende onderneming voor het komende jaar. Zodoende houdt u voldoende grip op de bepaalde risicoprofielen en op het al dan niet overgaan tot het treffen van een voorziening of het doen van een afwaardering op de leningen u/g. Wij zullen deze analyse betrekken bij de jaarrekeningcontrole 2020. #03 Subsidieverstrekkingen en vaststellingen

Disclaimer

De gemeente Vlaardingen verstrekt jaarlijks subsidies aan verschillende instellingen. Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebben wij geconstateerd dat het op dit moment al bekend is dat er in een aantal gevallen door de subsidieontvanger geen tegenprestatie geleverd is en/of zal worden in 2020. Dit aantal kan mogelijk nog stijgen, gezien de huidige situatie rondom COVID-19 en het (on)vermogen van instellingen om hun activiteiten te verrichten zoals eigenlijk beoogd was voor 2020. Strikt formeel betekent dit echter dat er op grond van het leveringscriterium geen recht op subsidie bestaat, omdat de vastgestelde prestatie, als voorwaarde voor de subsidie, niet geleverd wordt, zodat de subsidiegelden teruggevorderd zouden dienen te worden. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2020 willen wij u daarom vragen om per doelgroep (cultuur, sport, welzijn, etc.) inzichtelijk te maken welke gesubsidieerde activiteiten en hieraan verbonden prestatie-eisen beïnvloed kunnen zijn door COVID-19 en of er overgegaan moet worden tot: a) het aanpassen van de prestatie-eisen, met daarbij de vraag of u daarvoor een raadsbesluit nodig heeft of dat dit past binnen uw subsidieverordening of b) het terugvorderen van (een deel van) de subsidie 2020.

Wij verwachten eveneens dat de verbijzonderde interne controle van de gemeente Vlaardingen hier een specifieke audit op verricht, ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Wij zullen de uitkomsten hiervan betrekken bij de jaarrekeningcontrole 2020.

Gemeente Vlaardingen | Managementletter 2020

2107AB7CAA/IP/26

Managementsamenvatting

Effecten COVID-19 #04 Voorziening dubieuze debiteuren

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer Actualiteiten

Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 heeft u verschillende steunmaatregelen getroffen. Een van deze steunmaatregelen betreft het verlengen van de betaaltermijn van gemeentelijke facturen. U heeft deze betaaltermijn medio maart 2020 verlengd van 30 dagen naar 6 maanden. Debiteuren kunnen tot 1 oktober 2020 gebruikmaken van deze regeling, om vervolgens weer terug te keren naar het reguliere betaalregime. Als gevolg van het oprekken van de betaaltermijn voorziet u een forse stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Deze toegenomen debiteurenpositie zal leiden tot een gemengde samenstelling van uw debiteurenpositie. Deze bevat namelijk debiteuren die, ondanks COVID-19, op een reguliere wijze de facturen betalen en debiteuren die gebruikmaken van de steunmaatregel, en derhalve op een later moment de facturen voldoen. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en de inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum. #05 WMO en Jeugd

Disclaimer

Door corona is voor veel zorgaanbieders een uitzonderlijke situatie ontstaan. Zorgaanbieders hebben zich ingespannen om de zorg en ondersteuning te continueren, waarbij de negatieve financiële gevolgen zo veel mogelijk zijn gecompenseerd door de zorgfinanciers. Op 10 november 2020 heeft i-Sociaal Domein, een uitvoeringsorganisatie van gemeenten en zorgaanbieders, een notitie over de verantwoording en controle van de coronacompensatie gepubliceerd. Deze notitie is gebaseerd op de landelijk gemaakte afspraken en bevat drie sporen voor de verantwoording over 2020 voor de WMO en Jeugdwet. De uitvoering van deze sporen ligt primair bij de gemeenschappelijke regelingen, maar hebben wellicht ook effect op de (doorlooptijd van de) jaarrekeningcontrole 2020. De drie sporen betreffen: Spoor 1 (voor 31 maart 2020): De reguliere productieverantwoording met het bijbehorende landelijke protocol voor de controle door de accountant van de zorgaanbieder. Dit is op zich onveranderd ten opzichte van 2019. De bijzonderheid voor 2020 is dat als de zorgaanbieder vanwege corona andere zorg heeft verleend dan oorspronkelijk overeengekomen, deze alternatief geleverde zorg opgenomen wordt in de productieverantwoording. Voorwaarde is wel dat de gemeente/gemeenschappelijke regeling hiermee (schriftelijk) heeft ingestemd.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10390124/1