Kwaliteitsnormen club-en kleedgebouw

KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

64

Bestaat een duurzaam gebouw uit materialen die een lange levensduur hebben? Doorgaans: ja. Maar duurzaam bouwen gaat veel verder dan alleen deze gedachte. Duurzaam wil zeggen:

“

‘HET VOORZIEN IN DE BEHOEFTEN VAN DE HUIDIGE GENERATIE, ZONDER DAARMEE VOOR TOEKOMSTIGE GENERATIES DE MOGELIJKHEID IN GEVAAR TE BRENGEN OM ÓÓK IN HUN BEHOEFTEN TE VOORZIEN’.

Met andere woorden: het gaat vooral om het gebruik van milieuvriendelijke en energiezuinige materialen, die eveneens op een energiezuinige en milieuvriendelijke manier worden beheerd. Belangrijke stempel De vereniging kan hierbij een belangrijke stempel drukken door haar wensen op het vlak van duurzame kwaliteit aan te geven. De volgende ‘stelnormen’ geven alvast de juiste richting. - Bouw een gezond, veilig en comfortabel gebouw dat de wensen van gebruikers en veranderingen in de tijd moeiteloos kan verwerken. - Stem het ontwerp en de materiaalkeuze af op zowel de functie als de gewenste levensduur van het gebouw. Hou bij gebouwen met een beoogde lange levensduur rekening met mogelijkheden voor verandering van functie en gebruik. - Kies voor energiebesparende maatregelen, duurzame energiebronnen en stem dit ook af op het beheer van het gebouw. - Kies voor materialen/producten die weinig milieubelastend zijn (vervuiling van lucht, water en bodem) en die in de gebruik- en afvalfase zo weinig mogelijk problemen opleveren. Méér dan alleen energiebesparing Duurzaam bouwen begon ooit met vooral energiebesparing. Dubbel glas, muurisolatie en zuinige(re) gebouwinstallaties stonden centraal. Terecht, want dit soort maatregelen betaalt zich tijdens de gebruiksfase meestal terug. Anno nu is duurzaam huisvesten echter in veel breder begrip.

Ook in de sportsector strekt zich dit uit tot recyclebaar bouwen, multifunctioneel bouwen, compact bouwen en materiaaleconomisch ontwerpen. Duurzaam bouwen betekent vandaag de dag verder óók duurzaam ontwikkelen, onderhouden en beheren van de hele gebouwde omgeving.

8 | AANVULLENDE BEPALINGEN

Informeer bij de gemeente naar dit onderwerp, ook als het gaat om mogelijke subsidieregelingen!

8.4 ONDERHOUDSARM BOUWEN

KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

66

Duurzaam bouwen loont, maar ook onderhoudsarm bouwen is zeer het overwegen waard. Hierbij pas je materialen toe die weinig tot geen onderhoud vergen en mogelijk een lange levensduur hebben. Hiermee beperk je de (jaarlijkse) onderhoudskosten en reserveringen, en dat kan dus een voordelige exploitatie opleveren voor de vereniging en/of gemeente. Kosten-batenafweging Dergelijke materialen toepassen, kan echter samen gaan met een extra investering in de duurdere materialen zelf en in technische voorzieningen. Het is de kunst deze investering af te zetten tegen het exploitatievoordeel en de terugverdientijd te bepalen. Zo neem je een onderbouwde beslissing. Dit geldt ook voor het al dan niet toepassen van materialen en techniek bij het ‘duurzaam bouwen’.

9 | DE REALISATIE 68 KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

9

DE REALISATIE

Bij het realiseren van een clubaccommodatie komt vanzelfsprekend veel kijken. Een deel kan de vereniging voor elkaar krijgen in eigen beheer, het restant moet worden uitbesteed. Draagt de gemeente zorg voor de realisering? Dan is de club meestal alleen belast met het onderhoud.

Fases binnen traject Elke situatie staat op zichzelf. Toch zijn er overeenkomsten in de verschillende ontwerp- en bouwtrajecten. In algemene zin verloopt het traject ‘van idee tot daadwerkelijke realisatie’ als volgt. 1. Een eerste idee voor een nieuw club-/kleedgebouw borrelt op. 2. Eigenaar, beheerder en gebruiker stellen een wensenlijst op (Programma van Wensen). 3. Het Programma van Wensen wordt uitgewerkt in een Programma van Eisen. 4. Met behulp van het Programma van Eisen vervaardigt een architect, turnkey bouwer, aannemer of bouwkundige het eerste ontwerp. 5. Het ontwerp wordt doorgerekend en zonodig aangepast. Doel is dat het past binnen het gestelde budget en voldoet aan het Programma van Eisen. 6. Het ontwerp mondt uit in bestek en tekeningen. 7. Als de aannemer of turnkey bouwer eveneens het bestek maakt, dan nemen zij in principe ook de uitvoering op zich. Anders volgt een aanbesteding van het bestek en de tekeningen. 8. Tijd voor de realisatie van het club-/kleedgebouw! 9. Oplevering van het club-/kleedgebouw, met controle of de bouw is uitgevoerd overeenkomstig het bestek en de tekeningen.

9 | DE REALISATIE 70

9.1 WAT HOUDT HET PROGRAMMA VAN EISEN IN?

9.3 ZELFWERKZAAMHEID

Het Programma van Eisen vermeldt alle eisen die de eigenaar, beheerder en gebruiker aan de toekomstige accommodatie stellen. Het omvat een omschrijving van alle sporttechni¬sche, bouwkun¬dige en stedenbouwkundige onderdelen die voor de aannemer of architect van belang zijn. Het gaat hierbij om zowel wettelijke eisen als eisen vanuit de voetbalvereniging.

Vaak is de omvang van de zelfwerkzaamheid zelfs bepalend of het überhaupt mogelijk is een club-/kleedaccommodatie te bouwen. Het spreekt voor zich dat zelfredzaamheid de bouwkosten drukt.

Denk hierbij aan aantallen en afmetingen van de ruimten, de routing binnen de accommodatie, afwerkingen van de ruimten en installatievoorzieningen. Deze brochure helpt bij het in grote lijnen opstellen van dit Programma van Eisen. Daarnaast is het voor het verenigingsbestuur zinvol zich te oriënteren bij soortgelijke accommoda¬ties die al klaar zijn.

- Inventariseer wie wat kan, wie hoeveel tijd heeft en wie goede relaties heeft op bepaalde gebieden (voorbereiding, ontwerp en uitvoering). - Stel een bouwcommissie samen van vrijwilligers. Neem samen goed door wat er allemaal op je af komt. Het realiseren van een club-/kleedgebouw is immers géén kwestie van twee of drie zaterdagen. Tijdens al gauw een periode van meer dan een half jaar ligt er beslag op elke zaterdag en vele avonden in de vorm van veel organisatorische- en bouwactiviteiten. - Zorg voor meerdere mensen op één onderdeel. Elkaar aflossen en bij problemen te hulp komen is het credo. - Zorg voor een goede verzorging van de vrijwilligers tijdens de werkzaamheden. - Maak ook van de zelfwerkzaamheid een planning. Zo is duidelijk wanneer iets moet gebeuren, wanneer derden moeten komen (zoals elektricien en metselaar) en wanneer iets gereed moet zijn. - Probeer zó te plannen dat het weer weinig invloed heeft en vakanties geen spelbreker zijn.

KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

Ook nuttig bij aanvragen offertes Neem het Programma van Eisen ook als uitgangspunt bij het opvragen van offertes. Zo kun je als vereniging de te ontvangen aanbiedingen goed met elkaar vergelijken. Belangrijke tip: vraag in deze fase niet zomaar aan willekeurig enkele aannemers en architecten offertes aan. Je loopt dan namelijk het risico dat je achteraf een ‘rekenkostenvergoe¬ding’ voorgeschoteld krijgt. Maak daarom ook op dit vlak gebruik van deskundig advies.

Belangrijk advies bij het ‘serieus’ zelf uitvoeren van werk:

9.2 UITBESTEDEN Als zelfwerkzaamheid alleen niet voldoende is en de club derden inschakelt, doorgaans een aannemersbedrijf, dan is een goed Programma van Eisen nóg meer van belang. Is de aannemer exact op de hoogte van de wensen en eisen, dan kan hij passend bestek en tekeningen opstellen.

9.4 UITWERKING PLAN Bij een openbare aanbesteding komt er een voorlopig ontwerp en bijbehorende kostenraming op basis van het Programma van Eisen. Is er een bouw¬team bestaande uit bijvoorbeeld opdrachtgever, architect, aannemer en adviseurs, dan kan de

9 | DE REALISATIE

gekozen aannemer deze kosten¬raming opstellen. Leg deze kostenraming schriftelijk vast, inclusief de verrekening van de zelfwerkzaamheid (!).

72

Na toetsing aan de doelstellingen en financiële haalbaarheid leidt het plan tot een defini¬tief ontwerp en definitieve begroting. Instanties In deze fase is overleg nodig met allerlei in¬stanties. Denk aan bouw- en woningtoe¬zicht, brandweer, de gemeentelijke afdeling milieu, aan nuts- en telecombedrij¬ven, welstandscom¬missie en de sport¬dienst (-stichting) of sportraad. Dit overleg mondt vervolgens uit in de aanvraag van de bouwver¬gunning. Na de toekenning hiervan is het ‘besteksgereed’ klaarmaken van het plan aan de beurt. Indien nodig volgt er daarna nog de selectie voor de aannemer(s).

KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

9.5 OPDRACHTGUNNING/AANBESTEDING Hoe vraag je een offerte aan? Er zijn in deze tijd diverse manieren van aanbesteding. Bijvoorbeeld een openbare -, een onder¬handse - of een aanbesteding met open begroting. Bij een openbare aanbeste¬ding kan iedere leve¬rancier of aannemer, na publicatie van het bouwvoornemen, een prijs indienen. Dit doen zij op basis van bestek en tekenin¬gen. Afhankelijk van de markt kan een openbare aanbesteding leiden tot een lage bouw¬som (aannemer heeft werk hard nodig) of juist een hogere bouwsom (aannemer heeft al genoeg werk). Deze manier van aanbesteden is gebruikelijk bij overheden, maar voor een vereniging een minder goed idee. Bij een onderhandse aanbesteding krijgen meestal hooguit drie leveranciers of aannemers, die als bonafide bekendstaan, een

uitnodiging een prijsopgave te verstrekken. In het algemeen krijgt de laagste inschrij¬ver het werk ‘gegund’. Bij een aanbesteding met open begroting wordt één volkomen be¬trouwbare en bonafide leverancier of aannemer gevraagd om een prijsop¬gave, inclusief zijn begro¬ting. Dit maakt het mogelijk een vergelijking te maken met de eigen begroting en, in overleg, zo tot een juiste prijsafspraak te komen. Let op: stel bij deze manier van aanbesteden als voorwaarde dat de leveran¬cier of aannemer vooraf een afstandsverklaring ondertekent. Als er geen overeenstem¬ming tot stand komt, blijft het daarna gewoon mogelijk om een andere leverancier of aannemer uit te nodigen. Verder zijn er nog bijvoorbeeld de: - niet-openbare aanbesteding: na een aankondiging en inschrijving volgt eerst een selectie van minimaal vijf partijen. - concurrentie gerichte dialoog (CGD): een selectie van minimaal drie partijen krijgt eerst een uitnodiging voor een dialoog. - onderhandelingsprocedure met bekendmaking: minimaal drie geselecteerde kandidaten mogen een offerte indienen, waarbij onderhandelen mogelijk is over de voorwaarden met de concurrenten. - onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (overheid).

9 | DE REALISATIE 74 KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

9.6 OFFERTE

9.7 OPLEVERING

Wat moet er komen te staan in de offerte (bestek en tekenin¬gen) van de aannemer? De inhoud behoort overeen te komen met wat is opgevraagd en moet verder deze punten aan de orde stellen:

Wanneer de bouw van de accommodatie is voltooid, biedt de aanne¬mer deze ter beoordeling aan (de opleve¬ring). Is het bouwwerk inderdaad conform de opdracht gerealiseerd? Eventuele tekortkomingen worden hersteld of vermeld in het proces-verbaal van oplevering. Na ondertekening door de betrokken partijen draagt de aannemer het werk over aan de opdrachtgever.

- wijze van uitvoering; - aard van te gebruiken materia¬len; - lijst van hoeveelheden; - de prijs; - condities waaronder het werk moet worden uitge¬voerd; - benodigde aantal werkbare dagen; - zelfwerkzaamheid; - uiterste opleveringsdatum; - onderhoud van het gemaakte werk; - de garantie; - boeteclausule; - de arbitrage; - voorwaarden waaraan het eindproduct moet voldoen; - aanbeveling voor het onderhoud door de gebruiker; - wijze van acceptatie bij opleve¬ring; - de betalingsvoorwaarden; - alle overige van toepassing zijnde voorwaarden. In de betalingsvoorwaarden stelt de aanne¬mer onder meer de betalingster¬mijnen vast, meestal gekoppeld aan de onderdelen van het project die al klaar zijn.

9.8 ONDERSTEUNING KNVB EN NOC*NSF Het is mogelijk om de KNVB en/of NOC*NSF al in een vroegtijdig stadium te betrekken bij de ontwikkeling van de plannen. Dit kan onaangename verrassin¬gen voorkomen. De KNVB en netwerkspecialisten kunnen verenigingen bijstaan bij onder meer de volgende zaken: - algemene clubondersteuning; - globale planbeoordeling; - het meedenken over een Programma van Eisen; - toetsing aan de sporttechnische richtlijnen van NOC*NSF en de KNVB; - sporttechnische keuring na realisatie. Een verzoek voor ondersteuning verloopt via de Verenigingsadviseur van de KNVB.

10 | ONDERHOUD EN BEHEER 76 KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

10

ONDERHOUD EN BEHEER

Is de club-/kleedaccommodatie eenmaal in gebruik, besteed dan veel aandacht aan het onderhoud en beheer. Dit kan op verschillende manieren en in verschillende vormen.

Heeft de gemeente het nieuwe clubgebouw voor haar rekening genomen? Dan kan zij eigenaar blijven van de accommodatie én mogelijk het onderhoud (laten) verzorgen. Het kan ook zijn dat de vereniging voor het onderhoud verantwoordelijk is. Belangrijk: leg de afspraken hierover schriftelijk vast. Wie doet wat op welke tijdstippen? Welke werkzaamheden verricht de club en welke de gemeente? Hoe is de verdeling van de kosten? En wie zorgt voor een onderhoudsplanning?

10.1 PLANNING EN ONDERHOUD Het is zeer verstandig een schema van de diverse onderhoudswerkzaamheden te maken voor de komende tien tot vijftien jaar. Het voordeel van een goede planning is duidelijk: zo kun je als vereniging de accommodatie structureel in een goede staat houden. Je voorkomt hiermee ook grote onverwachte uitgaven voor reparatie en extra onderhoud. Bovendien: op basis van het schema kan de penningmeester jaarlijks een bedrag reserveren en/of bij de gemeente om een vergoeding vragen.

10 | ONDERHOUD EN BEHEER

10.2 BEHEERSPLAN

KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

78

Eigenlijk onmisbaar is ook een beheersplan, dat een duidelijke structuur biedt in het meerjarenonderhoud. Dit plan biedt houvast bij het overleggen en bepalen, binnen de vereniging en eventueel met de gemeente, over wie op welke dagen en wanneer welke werkzaamheden uitvoert. Bij het opstellen van een beheersplan komen deze zaken aan de orde: - organisatiestructuur (beheerscommissie, namen, contactpersonen, enzovoort); - te verzamelen gegevens (welke onderdelen van het gebouw wel en welke niet); - frequentie en wijze van inspecteren; - verwerking van gegevens; - overzicht onderhoudsmaatregelen; - meerjarenplanning van het onderhoud; - meerjarenplanning van de financiën; - meerjarenplanning beleid (prioriteiten stellen).

10.3 BEHEERSVORM De exploitatie van een club-/kleedaccommodatie van een voetbalvereniging kan op bedrijfsmatige wijze (profit) of op nietbedrijfsmatige wijze (non-profit). De volgende vijf vragen zijn bij de keuze van de beheersvorm, ook wel ondernemingsvorm genoemd, van essentieel belang. 1. Hoe is de aansprakelijkheid van de eigenaar(s) in de wet geregeld en welk risico loopt deze? 2. Welke gevolgen heeft de beheersvorm voor de instandhouding (continuïteit) van de accommodatie? 3. Welke invloed heeft de beheersvorm op de omvang en de hoedanigheid van de leiding?

4. Hoe beïnvloedt de beheersvorm de financieringsmogelijkheden? 5. Wat zijn de fiscale consequenties? Niet-bedrijfsmatig Normaal gesproken heeft een voetbalvereniging geen winststreven en kiest zij voor niet-bedrijfsmatig beheer. Daarom geven we hier alleen informatie over de meest voorkomende en bij dit uitgangspunt passende beherende rechtspersonen. Namelijk: de vereniging en de stichting. Vereniging De vereniging is een rechtspersoon met leden, gericht op een bepaald doel. Het hoofdkenmerk is dat de leden zich groeperen in een zogenaamde Algemene Vergadering (AV). Dit is binnen een vereniging de hoogste macht. De AV kiest het bestuur dat bevoegd is overeenkomsten aan te gaan. De aansprakelijkheid van dit bestuur is beperkt. Elke bestuurder moet zich ten opzichte van de rechtspersoon houden aan de hem of haar opgedragen taken. Voor dat gedeelte is de bestuurder dan ook aansprakelijk (‘interne aansprakelijkheid’). Maar in privé zijn bestuurders van een vereniging, los van een uitzondering zoals in geval van opzet of grove schuld, niet aansprakelijk. Er is een aantal wetten in het kader van de ‘misbruikwetgeving’, zoals de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Wet Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement.

Deze wetten regelen in vergaande mate de aansprakelijkheid in privé van bestuurders bij rechtspersonen, als het gaat om schulden aan fiscus, sociale verzekeringsorganen en anderen. Maar deze wetten zijn níet van toepassing op de vereniging. Ze zijn namelijk slechts van toepassing op rechtspersonen ‘indien en voor zover deze onderhevig zijn aan de heffing van vennootschapsbelasting’. En de vereniging is aan deze belasting in principe niet onderhevig.

1 | XXX

Ten slotte is er een onderscheid tussen de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en die met beperkte rechtsbevoegdheid. Bij de laatste is er een vergaande aansprakelijkheid in privé van haar bestuurders. Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid is opgericht bij een notariële akte.

KWALITEITSNORMEN CLUB-/KLEEDGEBOUW

80

Stichting Wat is eigenlijk een stichting? Het formele antwoord daarop: ‘Een door een rechtshandeling in het leven geroepen rechtspersoon, welke geen leden kent en beoogt een in de statuten vermeld doel te verwezenlijken’. De oprichting van een stichting verloopt bij notariële akte. Het hoogste orgaan in de stichting is het bestuur, dat in vele gevallen zichzelf benoemt. Het bestuur beheert en vertegenwoordigt de stichting. Doordat het bestuur het enige orgaan is en meestal alleen verantwoording moet afleggen aan zichzelf, is de stichting een passende beheersvorm voor sportaccommodaties. Voor de interne en externe aansprakelijkheid van het bestuur geldt hetzelfde als bij een vereniging. Advies De KNVB en NOC*NSF adviseren verenigingen zich bij de uiteindelijke keuze van de beheersvorm op hun beurt te laten adviseren door onafhankelijke deskundigen. Je kunt hierbij denken aan Stichting Waarborgfonds Sport (SWS), een notaris, accountant en/of een fiscaal-juridisch adviseur.