Keuzenotitie Toekomstige invulling Rekenkamer

Memo Keuzenotitie toekomstige invulling rekenkamer Van: Presidium Aan: Gemeenteraad Datum: 4 oktober 2021 Onderwerp: Keuzenotitie toekomstige invulling rekenkamer

Aanleiding en inleiding Het wetsvoorstel Wet versterking decentrale rekenkamers stelt voor om de mogelijkheid van het hebben van een rekenkamer in de vorm van een commissie af te schaffen. De plenaire behandeling van de Wet versterking decentrale rekenkamers door de Tweede Kamer zou plaats vinden in de week van 27 september 2021. In deze notitie wordt verder uitgegaan van de mogelijkheden zoals deze er na de wetswijziging nog zullen zijn. Parallel aan dit proces is met de gemeente Schiedam bekeken in hoeverre er nog sprake is van meerwaarde van het hebben van een gezamenlijke rekenkamercommissie. De conclusie is getrokken dat een gezamenlijke rekenkamercommissie geen meerwaarde meer heeft. Op 16 september jl. heeft de gemeenteraad besloten om de gezamenlijke rekenkamercommissie per 1 januari 2022 te beëindigen. Tegelijkertijd kreeg de griffie de opdracht om een keuzenotitie voor te bereiden met daarin de mogelijkheden voor het invullen van de rekenkamerfunctie vanaf 1 januari 2022. Aan dat besluit wordt met het raadsvoorstel en deze bijbehorende keuzenotitie voldaan. Relevante factoren bij keuze type rekenkamer Bij het kiezen van de vorm van de rekenkamer is het verstandig om onder andere stil te staan welke ambitie de gemeenteraad heeft met de instelling van de rekenkamer. Het antwoord op deze vraag is van invloed op keuzes die de gemeenteraad in het verdere proces maakt.

De volgende vier elementen kunnen van invloed zijn: • Het idee van nabijheid; • De balans die wordt gezocht tussen enerzijds het richten op onderwerpen die zich afspelen binnen de eigen gemeentegrenzen of ook daarbuiten en die daarmee eerder binnen de invloedssfeer liggen van verbonden partijen; • Belang/ambitieniveau dat de gemeenteraad toekent aan de gemeentelijke rekenkamer inclusief het beschikbaar gestelde budget; • De te verwachte kwaliteit van de rekenkamerrapporten. Veel aspecten waarover een gemeenteraad een besluit moet nemen voor een rekenkamer zijn al wettelijk vastgelegd. Voor een rekenkamer gaat het om onder andere de volgende zaken: • De raad bepaalt het aantal leden (artikel 81b. Gemeentewet); • De benoeming van een lid is voor de duur van zes jaar (artikel 81c lid 1 Gemeentewet); • Het op non-actief kunnen zetten en ontslaan van een lid (artikel 81d Gemeentewet); • De onverenigbaarheid van functies (artikel 81f Gemeentewet); • De manier waarop de rekenkamer ondersteund wordt (artikel 81j Gemeentewet); • De leden krijgen een vergoeding (artikel 81k Gemeentewet).

1

De elementen zoals hierboven genoemd, hebben gevolgen voor vier keuzen die van invloed zijn op de vorm van de rekenkamer waarvoor wordt gekozen. Deze keuzen zijn: • Samenstelling: de keuze is die tussen één (directeursmodel) of meerdere leden (collegiale leiding); • Middelen: de raad kan het budget van de rekenkamer nader bepalen • Ambtelijke ondersteuning: de raad kan beslissen de leden de beschikking te geven over ambtelijke ondersteuning bij de uitoefening van hun taak, waarbij de ondersteuning uiteindelijk alleen verantwoording schuldig is aan de leden (en niet aan het college); • Samenwerking: de raad kan er voor kiezen om samen te werken met andere gemeenten. Benoeming aantal leden en termijn rekenkamer De gemeenteraad benoemt één lid of meerdere leden van een onafhankelijke rekenkamer voor een periode van zes jaar. Met die termijn wordt de onafhankelijkheid tot uitdrukking gebracht; eventuele herbenoeming vindt daarmee altijd plaats op basis van ervaringen tijdens twee raadsperioden. De herbenoeming van rekenkamerleden is niet aan een maximum gebonden. Keuzemogelijkheden Voor de keuze van de nieuwe rekenkamer zijn er op hoofdlijnen drie mogelijkheden: • De rekenkamer met een of meer andere gemeenten vormgeven; • Een eigen zelfstandige rekenkamer instellen; • De rekenkamer uit geheel uit te besteden aan een andere rekenkamer.

Deze drie mogelijkheden worden hier verder uitgewerkt, waarbij bij het instellen van een eigen zelfstandige rekenkamer twee subvarianten zijn uitgewerkt. 1. De rekenkamer alsnog met andere (buur)gemeenten vorm te geven Dit model lijkt het meest op het huidige model van de huidige Rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen, waarbij er met minimaal één andere gemeente een volledig nieuwe rekenkamer wordt ingesteld. Er is daarmee sprake van een nieuwe entiteit. De samenwerking kan plaatsvinden op basis van een bestuursovereenkomst (convenant) tussen deze gemeenteraden, via de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), het gezamenlijk uitbesteden en een personele unie. Via een bestuursovereenkomst (convenant) maken gemeenten gezamenlijke afspraken om een rekenkamer op te richten. In het convenant worden afspraken gemaakt over de ambtelijke ondersteuning, de hoogte van het budget voor de rekenkamer en het beheer van het budget. De Wgr biedt de mogelijkheid een openbaar lichaam (met rechtspersoonlijkheid) in te stellen, maar ‘in daarvoor bijzonder in aanmerking komende gevallen’ kan bij de regeling ook een gemeenschappelijk orgaan in het leven worden geroepen. De instelling van een gemeenschappelijke rekenkamer is een ‘bijzonder geval’. Een openbaar lichaam is iets anders dan een gemeenschappelijk orgaan.

Een openbaar lichaam (een bestuurslaag) heeft een rechtspersoonlijkheid (en kan dus zelfstandig rechtshandelingen verrichten) en de bevoegdheid om ook een eigen vermogen aan te houden. Wanneer er sprake is van het gezamenlijk uitbesteden van de rekenkamer betekent dit dat een extern bureau verantwoordelijk wordt voor het uitvoeren van de werkzaamheden van de rekenkamer en ook de directeur levert.

2

Bij een personele unie stelt elke deelnemende gemeente dezelfde rekenkamer in. Dit betekent dat elke rekenkamer dezelfde externe leden heeft. De externe leden vormen de personele unie. Elke gemeente heeft daarmee een eigen rekenkamer met dezelfde externe leden en met dezelfde werkwijze. Doordat elke deelnemende gemeente een eigen rekenkamer houdt, is het mogelijk dat een onderzoek voor alleen de eigen gemeente wordt gedaan Voor- en nadelen van een gemeenschappelijke rekenkamer Voordelen Bundeling van kennis en tijd van de rekenkamerleden Kostenbesparing in vergelijking met een eigen rekenkamer gelet op de overheadkosten Meer/bredere kwaliteit leden rekenkamer Mogelijk is er sprake van een leereffect van andere gemeente(n) De mogelijkheid om verbonden partijen diepgravender te onderzoeken en de resultaten en effecten van verbonden partijen te vergelijken voor verschillende gemeenten

Nadelen Het instellen is moeilijker, waarbij er meer afstemming nodig is en mogelijk entreeeisen worden gesteld ten aanzien van de financiële bijdragen Minder invloed afzonderlijke gemeenteraden op de samenstelling van de rekenkamer Minder betrokkenheid bij de individuele gemeenten, omdat de leden de aandacht moeten verdelen over meer gemeenten Belang bij onderwerpen kan bij de ene gemeente groter zijn dan bij de andere

Een eigen zelfstandige rekenkamer instellen Dit model wijkt meer af van het huidige model van de Rekenkamercommissie SchiedamVlaardingen. Er zijn twee mogelijkheden, namelijk: het zelf werven van leden voor de rekenkamer of via een offertetraject de rekenkamer inkopen bij een extern bureau. 2a. Zelf werven van de leden voor de rekenkamer De gemeenteraad benoemt een zelf te bepalen aantal rekenkamerleden dat zich richt op onderzoeken alleen voor de gemeente Vlaardingen en bepaalt eveneens de hoogte van de vergoeding. Er kan een keuze worden gemaakt om te kiezen voor een collegemodel of een directeursmodel. Bij het collegemodel wordt de rekenkamer bestuurt door een aantal leden. Bij het directeursmodel wordt één directeur (met een plaatsvervanger) aangewezen als (enige) extern lid. Een rekenkamer heeft als orgaan van de gemeente zelf geen rechtspersoonlijkheid. De ambtelijke ondersteuning dient expliciet geregeld te worden. Voor- en nadelen van een eigen zelfstandige rekenkamer Voordelen Er kunnen eigen randvoorwaarden worden gerealiseerd ten aanzien van het aantal leden, de vergoeding van deze leden en de hoogte van het totaal beschikbare budget Wie rekenkamerlid wordt, kan bij aanvang volledig door de gemeenteraad zelf worden bepaald

Nadelen Overheadkosten kunnen niet worden gedeeld Mogelijk is er geen sprake van een leereffect van andere gemeente(n)

3

2b. Rekenkamer inkopen via een extern bureau Met het geheel uitbesteden van de rekenkamer met behulp van een contract ontstaat een commerciële relatie (opdrachtgever-opdrachtnemer) tussen raad enerzijds en het orgaan benoemde personen die dit orgaan vertegenwoordigen anderzijds. Op gemeentelijk niveau zijn de rekenkamer van onder andere de gemeenten Nissewaard en Diemen hier voorbeelden van. De griffiers van de gemeenten Nissewaard en Diemen hebben aangegeven positieve ervaringen te hebben met het op deze manier van organiseren, omdat de relatie met de rekenkamer als positief wordt ervaren evenals de adviezen op basis van de onderzoeksrapporten. Voor- en nadelen van een rekenkamer inkopen via een extern bureau Voordelen Hebben professionals in dienst met vaak bredere achtergronden of een netwerk waardoor de benodigde expertise is of kan worden geborgd

Nadelen Risico van vermenging van taken en publieke belangen met en zonder winstoogmerk, waardoor onafhankelijke oordeelsvorming belemmerd kan worden. De publieke taak dient ‘zonder winstoogmerk’ te worden uitgevoerd. Dit kan op gespannen voet komen te staan met het tegelijkertijd uitvoeren van private taken ‘met winstoogmerk’. Als de rekenkamerfunctie volledig wordt uitbesteed aan één commerciële partij, dan ontstaat het risico dat deze partij op grond van andere commerciële contractuele relaties niet meer in staat is zelfstandig en in volle vrijheid afwegingen te maken voor de publieke taakuitoefening

Er is sprake van een opdrachtgeveropdrachtnemer relatie wat zorgt voor het kunnen maken van duidelijke afspraken bij het aanbesteden van de rekenkamer

In de beeldvorming kan onduidelijkheid ontstaan over dit openbaar gezag. Er kan bijvoorbeeld onduidelijkheid ontstaan over de toepasselijkheid van publiekrechtelijke regels, zoals de Wet openbaarheid van bestuur en volledige aanspreekbaarheid

Er is sprake van continuïteit in de dienstverlening

Er moet een aanbestedingsprocedure doorlopen worden voor het inkopen

2c. Voor- en nadelen van eigenstandige rekenkamer via de Rekenkamer Rotterdam Aanvullend ten opzichte van het hiervoor laatste tabel geldt: Voordelen Andere aangesloten gemeenten zijn positief over de opgeleverde rapporten en de relatie met de Rekenkamer Rotterdam

Nadelen Het is voor de Rekenkamer Rotterdam nu niet opportuun dat andere gemeenten zich aansluiten Er is beperkte invloed meer op wie wordt benoemd als directeur. De huidige directeur is benoemd per 14 juni jl. Andere gemeenten dan Rotterdam zijn wel in de gelegenheid gesteld om hiervoor inbreng te leveren. 4

Een mogelijke entree-eis van een bijdrage van € 1,50 per inwoner. Dit betekent een verhoging van € 50.000 in vergelijking met het huidige budget. Er is geïnventariseerd bij de andere gemeenten dan Rotterdam die aangesloten zijn bij de Rekenkamer Rotterdam wat de kosten zijn voor aansluiting. Wanneer de gemeente Vlaardingen per 1 januari 2021 was aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam onder dezelfde voorwaarden, dan waren de kosten voor 2021 € 110.887,50 (per 1 januari 2021 had Vlaardingen 73.925 inwoners). Hiervoor zou de gemeente Vlaardingen twee tot drie rapporten per jaar krijgen. Het huidige budget voor de Rekenkamercommissie SchiedamVlaardingen vanuit de gemeente Vlaardingen is € 60.000. De rekenkamer uitbesteden aan een andere rekenkamer Dit model lijkt het minst op de huidige Rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen. Er is in deze variant sprake van een rekenkamer met een collegemodel of een directeursmodel. De keuze houdt ook in dat de organisatie van de collegeleden of de directeur ook de onderzoeken uitvoert. 3. Aansluiten bij een reeds bestaande rekenkamer Door het aansluiten van de gemeente bij een reeds bestaande rekenkamer, wordt de rekenkamer onderdeel van een groter geheel. De bestaande entiteit wordt dan met één deelnemer, namelijk de gemeente Vlaardingen, uitgebreid. De rekenkamer waarop wordt aangesloten is gebaseerd op een publiekrechtelijke regeling.

Voor- en nadelen van aansluiten bij een reeds bestaande rekenkamer Voordelen Hebben professionals in dienst met vaak bredere achtergronden waardoor de benodigde expertise is of eerder kan worden geborgd Er kan een benchmark plaatsvinden ten aanzien van bijvoorbeeld financiële bijdragen, resultaten onderzoeken en tevredenheid andere gemeente(n) Bundeling van kennis en tijd

Nadelen Kan entree-eisen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld financiële bijdragen en het vormgeven van de relatie Er is minder invloed op wie wordt benoemd als directeur of collegeleden Risico dat focus meer op de grootste gemeente ligt

Mogelijk leereffect van andere gemeente(n) Samenvattende conclusie en advies In totaal zijn er vijf keuzemogelijkheden. Een rekenkamer vormgeven samen met een andere gemeente ligt niet voor de hand, omdat op 16 september jl. juist de keuze is gemaakt om een gezamenlijke rekenkamer te beëindigen omdat de toegevoegde waarde van de samenwerking met de gemeente Schiedam onvoldoende tot uitdrukking kwam. Het aansluiten bij een reeds bestaande rekenkamer ligt om dezelfde reden niet voor de hand. Vanuit de Rekenkamer Rotterdam is aangegeven dat het hebben van een eigen rekenkamer via de Rekenkamer Rotterdam wat hen betreft op dit moment niet opportuun is. Het is onduidelijk of dat in de toekomst verandert. Dit betekent dat er twee keuzemogelijkheden overblijven, namelijk: 1. Zelf werven van drie leden voor de rekenkamer; 5

2. Rekenkamer inkopen via een extern bureau. Het advies is om te kiezen voor het inkopen van de rekenkamer via een extern bureau. De voordelen van het inkopen van de rekenkamer via een extern bureau in vergelijking met het zelf werven van de leden van een rekenkamer zijn: 1. Aan de voorkant kunnen er duidelijke afspraken worden gemaakt over de randvoorwaarden van het functioneren van de rekenkamer, omdat er sprake is van een opdrachtgever-opdrachtnemersrelatie; 2. Er is sprake van continuïteit in de dienstverlening. Vervolgproces Wanneer de gemeenteraad instemt met het voorstel, wordt er samen met een inkoopspecialist van de ambtelijke organisatie een offertetraject of aanbestedingsprocedure opgestart. De Auditcommissie wordt betrokken bij het offertetraject of de aanbestedingsprocedure. De gemeenteraad krijgt op een later moment nog een verordening voorgelegd en het te benoemen lid (of de te benoemen leden).

6

Bijlage: veranderend juridisch kader Wet versterking decentrale rekenkamers De Wet versterking decentrale rekenkamers heeft een aantal juridische gevolgen wanneer deze wordt aangenomen zoals de wet wordt voorgesteld. Deze gevolgen zijn: 1. De mogelijkheid van het hebben van een rekenkamercommissie wordt afgeschaft; 2. Rekenkamers krijgen bevoegdheden om onderzoek te doen naar inkoop- en contractrelaties bij privaatrechtelijke rechtspartijen (zoals in het sociaal domein); 3. De onderzoeksbevoegdheden ten aanzien van privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente, of een of meer derden voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt wordt uitgebreid en er geldt geen minimum percentage meer dat de gemeente de financier is voordat er een onderzoek kan worden uitgevoerd; 4. Rekenkamers krijgen bevoegdheden om onderzoek te doen naar overheidsdeelnemingen en (klein)dochterondernemingen zonder dat een gemeente individueel of gezamenlijk een bepaald minimumpercentage van de aandelen moet hebben; 5. De hoor- en wederhoorprocedure over rekenkamerrapporten om feitelijke onjuistheden te voorkomen in een rekenkamerrapport wordt geformaliseerd 6. De rekenkamer kan de gemeenteraad vertrouwelijk informeren over bevindingen en gegevens; 7.

In plaats van het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid van de jaarrekening legt het college van burgemeester en wethouders daarover zelf verantwoording af.

7