Document · PDF

Controleplan PwC 2024

Gemeenteraad 6 november 2024, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Controleplan PwC 2024 (Auditplan)7.648 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Morgen maken we samen Controleplan 2024

Gemeente Vlaardingen PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Oktober 2024

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Morgen maken we samen

Gemeente Vlaardingen T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Markt 11 3131 CR Vlaardingen 2 oktober 2024 Referentie: [Referentie]

Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u ons controleplan voor de controle van uw jaarrekening 2024. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op onze kennis van uw gemeente (zoals verkregen in het aanbestedingsproces en onze kennismakingsgesprekken) en de ontwikkelingen in uw sector.

Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit ook aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke ontwikkelingen spelen er specifiek binnen uw gemeente en sectorbreed die mogelijk impact kunnen hebben op de controle van de jaarrekening. Daaropvolgend komen onze opdracht, uw speerpunten en onze controleaanpak aan bod.

Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

Het is uw ambitie om de interne beheersing te verbeteren en te transformeren naar een meer datagedreven aanpak en met de inzet van relevante data om sturing te geven. Daarom heet ons controleplan ‘Morgen maak je samen’. De transformatie naar een datagevreden aanpak sluit naadloos aan op onze ambities ten aanzien van onze controle van de toekomst (morgen).

drs. A.E. Gerritsma RA senior director

Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers BelastingadviseursN.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop) voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Inhoudsopgave Begeleidende brief

NV COS-vereisten

Inhoudsopgave

Verantwoordelijkheden

Onze boodschappen

Onze controletools

Onze kernboodschappen Onze controleaanpak

4 5

Reikwijdte van de controle

Materialiteit

Normenkader

Controlefilosofie

Controlerisico’s

IT-aanpak

Fraude en wet- en regelgeving

Vooruitkijkend

Projectmanagement

Ons team

Controleplanning

Samenwerking en uren

Bijlagen

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan wij stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Onze kernboodschappen

Onze boodschappen Onze kernboodschappen

•

Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement

Onze opdracht

Ontwikkelingen bij de gemeente Vlaardingen

•

Bijlagen

Implementatie ERPx (Unit4) per 1 januari 2026 gaat veel impact hebben op de administratie processen binnen de organisatie. We stemmen periodiek verwachtingen / voortgang af met de projectleider; Tijdige en betrouwbare jaarafsluiting heeft aandacht. We werken met de ambtelijke organisatie aan een gedetailleerde en realistische planning met betrekking tot de jaarafsluiting. In dit kader is contractmanagement met verbonden partijen als Stroomopwaarts en GRJR van groot belang. Hoe tijdig voldoende zekerheid verkrijgen ten behoeve van de jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente.

Sectorale ontwikkelingen •

•

Halverwege dit jaar is het Hoofdlijnenakkoord gepresenteerd inclusief voornemens die impact hebben op gemeenten. De voornemens leiden nog niet tot verbetering van de financiële positie van gemeenten en er is nog steeds aandacht nodig voor informatie over de ontwikkeling daarvan gedurende het jaar en in de komende jaren (kwaliteit P&C-producten). De verwachting is dat de commissie BBV diverse notities zal actualiseren in het najaar van 2024. Wij zullen u nader informeren in onze rapportage interimbevindingen (board letter). Het aantal specifieke uitkeringen van het Rijk en medeoverheden zal naar verwachting een belangrijk onderdeel van de verantwoording blijven. Wij adviseren tijdig de voorwaarden voor de verantwoording van (nieuwe) regelingen te verkennen en door de vakafdelingen te laten onderbouwen.

•

Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2024, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Naast de jaarrekening bevatten de jaarstukken het jaarverslag. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële inconsistenties of onjuistheden zien. Wij rapporteren naast ons oordeel in de controleverklaring, onze bevindingen en observaties in een interim-rapportage en in het accountantsverslag.

Onze controleaanpak (inclusief IT) •

•

In uw controleverordening hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €200.000 aan u te rapporteren. Voor afwijkingen die gerelateerd zijn aan presentatie en toelichting hanteren wij vanaf dit jaar onze uitvoeringstolerantie als rapportagegrens. Uiteraard overwegen wij ook het kwalitatieve aspect van de geconstateerde afwijkingen. Wij hebben onze risicobeoordeling uitgevoerd op basis van onze eerste gesprekken en beoordeling van documenten. In onze rapportage interim-bevindingen zullen wij opnieuw reflecteren op onze risicobeoordeling en de interne beheersingsmaatregelen voor deze risico’s. Uw speerpunten

Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 2 oktober 2024 zullen wij deze bespreken. De implementatie van een nieuw ERP systeem per 1 januari 2026 is een belangrijk speerpunt dat veel impact zal hebben op de bedrijfsvoering van de gemeente. Wij stellen voor om de voorbereidingen van deze implementatie als speerpunt mee te nemen door periodiek te overleggen met de projectleider over risico's, voortgang, en andere relevante zaken. Onze observaties rapporteren wij in het accountantsverslag.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen gaan uitvoeren. Het omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle U hebt ons verzocht de jaarrekening 2024 van de gemeente Vlaardingen te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.

Materialiteit

Onze controleopdracht

Normenkader

Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2024 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële onjuistheden of inconsistenties zien.

Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving

Speerpunten van de raad verwerkt in onze controleaanpak Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen wij bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 2 oktober 2024. Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 2 oktober 2024 zullen wij deze bespreken. De implementatie van een nieuw ERP systeem per 1 januari 2026 is een belangrijk speerpunt dat veel impact zal hebben op de bedrijfsvoering van de gemeente. Wij stellen voor om de voorbereidingen van deze implementatie als speerpunt mee te nemen door periodiek te overleggen met de projectleider over risico's, voortgang, en andere relevante zaken

Jaarstukken

Vooruitkijkend Projectmanagement

Jaarrekening

Jaarverslag

Bijlagen

Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording

WNTbijlage

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie

Diepgang van de controle Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel. De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit (zie toelichting). De relatie tussen de materialiteit, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel weergegeven.

Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid De raad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die wij als accountant hanteren). De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over rechtmatigheid. De materialiteit bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel.

Fouten

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Onzekerheden

Goedkeurend

Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie

€4.000.000 (2023: € 3,6 miljoen (Deloitte)

Uitvoeringstolerantie

€3.400.000

Rapporteringstolerantie regulier

€200.000 (conform controleverordeing)

Rapporteringstolerantie presentatie en toelichting

Zie [dia]

Wet normering topinkomens (WNT)

Zie [dia]

Single information, Single audit (SiSa)

Zie [dia]

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Toelichting materialiteit

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Materialiteit voor de strekking van ons oordeel

Correcties presentatie en toelichting

Op grond van het Bado bedraagt de goedkeuringstolerantie (materialiteit) maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, stellen wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening vast en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel.

Onder correcties presentatie en toelichting verstaan wij reclassificaties zonder resultaatimpact. Omdat sommige reclassificaties minder van belang zijn voor het inzicht in de financiële positie van de gemeente, hanteren wij daarvoor een hogere rapporteringsgrens. Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende typen reclassificaties en de bijbehorende rapporteringstoleranties: •

Reclassificaties balansposten: €3.400.000.

U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke materialiteit wij hanteren. Goedkeuringstolerantie zoals opgenomen in de Financiële verordening en Controleverordening gemeente Vlaardingen 2023 d.d.10 januari 2023 is 1%.

•

Reclassificaties programmarekening – binnen hetzelfde programma: €3.400.000.

•

Reclassificaties programmarekening – over programma’s heen: €200.000.

•

Reclassificaties met impact op kernindicatoren zoals opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing: €200.000

Rapporteringstolerantie Op basis van uw controleverordening hanteren wij een rapporteringstolerantie van €200.000. Dit betekent dat wij alle fouten en onzekerheden groter dan dat bedrag aan u rapporteren. Indien wij het relevant achten rapporteren wij ook fouten en onzekerheden met lagere bedragen.

7II

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader

Toelichting materialiteit Wet normering topinkomens Voor de controle op de bijlage Wet normering topinkomens geldt de materialiteit zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De desbetreffende materialiteit varieert van €0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.

Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Single information, Single audit (‘SiSa’) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: • Voor regelingen ≤ €125.000: €12.500. • Voor regelingen > €125.000 en ≤ €1.000.000: 10% van de omvangsbasis van de specifieke uitkering. • Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s

Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordelijkheid voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college. De onderstaande aspecten van de rechtmatigheid moeten worden meegenomen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?

Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. De raad heeft het voorlopige normenkader voor 2024 op 11 juli 2024 vastgesteld. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader moet worden opgenomen. We hebben vastgesteld dat de verplichte onderdelen zijn opgenomen in het normenkader 2024.

IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving

Verplicht onderdeel van het normenkader

Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels

Optioneel onderdeel van het normenkader

• Aanbestedingswet

• Financiële verordening

• Inkoopbeleid

• Wet maatschappelijke

• Controleverordening

• Overige besluiten

ondersteuning (Wmo)

• Subsidieverordening

NB Het inkoopbeleid van de Gemeente Vlaardingen maakt geen deel uit van het normenkader

EU-regelgeving

Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving

Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad

Collegebesluiten

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Onze controlefilosofie (1/2) Samen innoveren naar een datagedreven beheersing

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Voorbereiden voor morgen Onze controleaanpak is gericht op groei en ontwikkeling van uw interne beheersing en onze controle naar meer datagedreven controles. Deze transitie zien wij niet als een proces dat binnen één jaar is voltooid, maar als een gezamenlijke reis. Om deze reis te faciliteren, maken wij gebruik van ons digitale platform, dat bestaat uit verschillende controletools, waaronder Alteryxtoepassingen, Halo for Journals en het Continuous Monitoring Platform (CMP). Deze laatste applicatie monitort continu transacties, masterdata en processen, en bewaakt daarmee de continue werking van uw interne beheersing. Het voordeel is dat u op basis van data tijdige en bruikbare inzichten krijgt over de effectiviteit van interne controles, zelfs als de IT-beheersomgeving nog niet helemaal op orde is. Bij een integrale en geautomatiseerde controle van data (in plaats van handmatige gegevensgerichte steekproeven achteraf) ligt de focus op uitzonderingen en aandachtspunten. De voorgestelde doorontwikkeling leidt tot een stabiele beheersing en een controleaanpak met meer toegevoegde waarde voor de Gemeente Vlaardingen, waaronder het verbeteren van de datakwaliteit. Wij kunnen ons digitale platform altijd inzetten, ongeacht de grootte, volwassenheid en/of kwaliteit van de IT van uw organisatie.

Het inrichten van het digitale platform doen wij samen en is een iteratief proces met als doel toe te werken naar een steeds meer datagedreven controle (zie figuur hiernaast).

Gegevensgerichte controle

Systeem- en procesgerichte controle

Continue monitoring en datagedreven

Gegevensgerichte controle op transacties

Handmatig toetsen van controlemaatregelen

geautomatiseerde controles

Testen ITbeheersomgeving

Handmatig toetsen van Handmatig toetsen van controlemaatregelen controlemaatregelen Continue en integrale controle op uitzonderingen Toetsen van

Testen ITbeheersomgeving

Toenemende toegevoegde waarde voor de Gemeente Vlaardingen Figuur: Ontwikkeling controlemix

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader

Onze controlefilosofie (2/2) Naast het samen innoveren naar een datagedreven beheersing in relatie tot het controleren van de jaarrekening, is onze controleaanpak ook gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering, inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De derde lijn vanuit het drielijnenmodel bestaat bij de gemeente Vlaardingen uit de VIC-functie als toezichthouder op het systeem van control. De VIC-

Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak

Projectmanagement Bijlagen

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Verbijzonderde Interne Controle-functie

Afdelingen (inclusief Financiën)

Control & informatiebeveiliging

Verbijzonderde Interne Controle

• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen de eigen processen. • Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.

• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen. • De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieelkritische processen. • Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

PwC

Vooruitkijkend

Naast de VIC- functie bestaat Team Control & informaiebeveiliging uit de organisatiebrede control-functie en informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-auditbevindingen).]

Gemeente

Fraude en wet- en regelgeving

lijn

adviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen. Daarnaast adviseren zij over verbeteringen in de eerste en de tweede lijn.

• Adviseert (met de VIC) over preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces. • Geeft feedback om de leesbaarheid/ informatiewaarde van de P&C-documenten te verhogen.

• Adviseert over preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT. • Geeft adviezen om de effectiviteit van de controlewerkzaamheden te vergroten.

• Fungeert als adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak. • Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.

Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan deze achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen worden.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit

Controlerisico’s Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico’s in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s.

De mogelijke invloed van klimaatrisico’s op de waardering van activa of projecten binnen de gemeente Vlaardingen en de daaraan gerelateerde toelichtingen in de jaarstukken hebben steeds meer de aandacht vanuit onze controle. Op dit moment hebben wij geen significant risico geïdentificeerd op dit gebied, maar wij willen als PwC graag in gesprek blijven met de ambtelijke organisatie over dit onderwerp.

Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s

Inherent risico

Type risico

Risiconiveau

IT-aanpak

Managementbeïnvloeding – Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management

Fraude, vanuit beroepsregels verplicht

Normaal

Significant

Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties

Significante schattingspost, vanuit beroepsregels verplicht

Normaal

Significant

Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij grondverkopen

Fraude, sectorspecifiek

Normaal

Significant

Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen

Sectorspecifiek

Normaal

Significant

Aanbestedingen – Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen

Fraude, sectorspecifiek

Normaal

Significant

Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

10I

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management Achtergrond

Onze controleaanpak

Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en ook significant (in overeenstemming met ISA 240).

•

Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door: • schattingen zoals de waardering grondexploitaties en voorzieningen; • handmatige journaalposten.

Bijlagen Interne beheersing De directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.

• •

Journaalposten controleren onder andere door gebruik van data-analyse. Detailcontrole niet-routinematige boekingen. Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude. Werkzaamheden op diverse schattingen waaronder de waardering van de grondexploitaties. Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en niet-naleving van wet- en regelgeving.

Controletools Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze dataanalysetool Halo for Journals in.

10II

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties Achtergrond De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid. Belangrijkste observaties voor dit risico Dit risico is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen. Interne beheersingsmaatregelen • •

Functiescheiding tussen de afdeling Grondzaken en de financiële administratie. Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad via een besluit.

•

Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.

Onze controleaanpak •

• • •

Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Vlaardingen met betrekking tot de grondexploitaties. Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten in grondexploitaties. Controle van de gehanteerde uitgangspunten, programmering en parameters ten behoeve van de waardering. Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.

10III

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij grondverkopen Achtergrond

Interne beheersingsmaatregelen

Omdat er geen vaste kaders zijn en grondprijzen zowel in de tijd veranderen en afhankelijk zijn van vele zaken (ligging, bestemming, omvang, etc.) bestaat er de gelegenheid een nietmarktconforme prijs overeen te komen. Zolang de kwaliteit van het project er niet onder lijdt, kan er mogelijk ook sprake zijn van rationalisatie. Of er druk is, hangt af van de persoon die betrokken is bij de transactie.

Er is functiescheiding tussen de afdeling Grondzaken en de financiële administratie.

Belangrijkste observaties voor dit risico

•

De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening.

Onze controleaanpak •

•

Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Vlaardingen met betrekking tot verkopen van onroerend goed. Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële verkooptransacties, inclusief prestatielevering. Controle op de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen.

10IV

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Rechtmatigheid van de aanbestedingen – Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond

Onze controleaanpak

Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording.

•

Belangrijkste observaties voor dit risico Door de complexe regelgeving is de kans aanwezig dat de aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Hierdoor zien wij een significant risico.

Projectmanagement Bijlagen

Interne beheersingsmaatregelen • • •

Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse. Interne beheersing rondom het inkoopproces. Offerteprocedures.

•

Beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersing van de gemeente Vlaardingen met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. Controle op de naleving van de Aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.

10V

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie

Aanbestedingen – Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Achtergrond Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.

Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd. Interne beheersingsmaatregelen •

Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.

• •

Interne beheersing rondom het inkoopproces. Naleving van interne aanbestedingsprocedures, waaronder offerteprocedures.

Onze controleaanpak •

• •

•

Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Vlaardingen met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. Controle op de naleving van de Aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse. Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures. Specifieke aandacht voor het risico op corruptie en omkoping door een risicogerichte controle uit te voeren op het meerwerk en de vaststelling van de geleverde prestatie.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak

De beheersing van de IT-omgeving wordt geëvalueerd De IT General Controls (‘ITGC’s’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en om de integriteit van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures te garanderen. Wij zullen de ITGC’s gaan evalueren tijdens de interim-controle, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen wij dit IT-afhankelijkheden.

Fraude en wet- en regelgeving

De reikwijdte van de IT-audit nader toegelicht

Vooruitkijkend

Wij zullen de relevante applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordelen tijdens onze interimcontrole.De volgende systemen vallen binnen de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole: • de financiële administratie (CODA); • de personeels- en salarisadministratie (Visma Raet);

Projectmanagement Bijlagen

•

betalingsorganisatie (ING)

•

De ambtelijke organisatie maakt inzichtelijk door welke applicaties materiële stromen lopen. Deze analyse heeft impact op de scoping van onze werkzaamheden.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie

Frauderisicomanagementprogramma In deze video wordt uitgelegd wat wij verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven wij in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie.

IT-aanpak

We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces op het gebied van fraude en het niet naleven van weten regelgeving met u delen:

Fraude en wet- en regelgeving

•

De gemeente Vlaardingen beschikt over een proces voor het melden van fraude (onder andere een meldpunt). De gemeente Vlaardingen heeft geen M&O beleid. We adviseren de gemeente deze op te stellen.

•

De Gemeente Vlaardingen heeft in 2023 de frauderisicoanalyse opgesteld. De rapportage biedt inzichten in de analyse, de bevindingen en de beheersmaatregelen en geeft aanbeveling voor het verminderen van frauderisico’s.

Controlerisico’s

Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Tijdens onze interim-controle zullen wij de frauderisicoanalyse boordelen. In onze controleverklaring 2024 zullen wij onze geactualiseerde risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude rapporteren.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Vooruitkijkend In dit onderdeel gaan wij in op ontwikkelingen die mogelijk impact hebben op uw bedrijfsvoering en vervolgens op onze controleaanpak.

13I

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Vooruitkijkend (1/2) Hoofdlijnenakkoord en Kadernota rechtmatigheid

Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Voornemens uit het Hoofdlijnenakkoord

Kadernota rechtmatigheid

De VNG heeft in haar analyse op het Hoofdlijnenakkoord aandacht gegeven aan de gemeentefinanciën. Enkele opvallende observaties zijn: • Er is geen correctie op het lager vaststellen van het gemeentefonds vanaf 2026. • Specifieke uitkeringen (met uitzondering van de BUIG) worden afgeschaft vanaf 2026. De middelen worden na aftrek van een efficiencykorting van 10% toegevoegd aan het gemeentefonds. • Er is sprake van afspraken met gemeenten over het maximeren van de woonlasten. • De extra bezuiniging op de Jeugdzorg van €511 miljoen vervalt. • Er komen extra middelen voor woningbouw en infrastructuur.

De commissie BBV heeft het streven om de herziening van de Kadernota rechtmatigheid eind september 2024 te publiceren. De kadernota wordt herzien, mede op basis van de vragen die zijn gesteld aan de commissie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Naast de herziening van de kadernota zal ook een tekstwijziging worden doorgevoerd in de rechtmatigheidsverantwoording, met name onder het kopje ‘bevindingen’, om meer recht te doen aan verantwoorden in plaats van het geven van een oordeel.

De bovenstaande voornemens leiden niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten. Er is nog steeds aandacht nodig voor de financiële positie vanaf 2026, waarin de Gemeente Vlaardingen te maken heeft met tekorten. Ook in de meicirculaire 2024 zijn onder andere wijzigingen van het gemeentefonds opgenomen naar aanleiding van de voorjaarsnota 2024 van het Rijk. Wij blijven de ontwikkelingen op dit gebied volgen en rapporteren over de analyses op de financiële positie die de Gemeente Vlaardingen maakt in haar P&C-cyclus in ons accountantsverslag 2024.

Ook zal de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de NBA in september 2024 een bijeenkomst organiseren om de jaarrekeningcontroles 2023 te evalueren, waaronder de onderbouwing en de controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Bevindingen en aanbevelingen vanuit deze bijeenkomst zullen wij ook nader meenemen in de jaarrekeningcontrole 2024. Wij zullen de impact op de jaarrekeningcontrole van de Gemeente Vlaardingen nauw in de gaten houden en wij zullen u nader informeren in onze rapportage interim-bevindingen (board letter).

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Vooruitkijkend (2/2) Stappen die u kunt zetten om het potentieel van AI en de impact van AI-regelgeving te verkennen Precies drie jaar na de eerste versie is de EU AI Act eindelijk een feit. De Europese wet heeft als doel om verantwoord en ethisch gebruik van kunstmatige intelligentie te waarborgen en tegelijkertijd innovatie en concurrentie te stimuleren. De invoering van de wet zorgt wel voor enige dynamiek bij organisaties. Voor de meeste organisaties valt namelijk het nadenken over de risico’s en de naleving van de regelgeving samen met het verkennen van het doelmatigheidspotentieel van AI. In de dagelijkse praktijk leidt dit vaak tot de vraag welke van de twee – de risico’s en de naleving of het verkennen van de mogelijkheden – als eerste duidelijk moet zijn om de andere richting te geven. In werkelijkheid gaat het over twee kanten van dezelfde medaille. Daarom kunt u als organisatie profiteren van enkele directe no-regret-acties, terwijl u zowel de mogelijkheden als de risico’s van AI voor uw bedrijfsvoering aan het verkennen bent. • No-regret-actie #1: breng uw huidige en de verwachte AI-toepassingen in kaart. • No-regret-actie #2: vergroot de bewustwording en vaardigheden van werknemers. • No-regret-actie #3: implementeer richtlijnen voor verantwoord AI-gebruik.

De inhoud van de acties die u kunt nemen zijn toegelicht in de blog van Mona de Boer: ‘De EU Artificial Intelligence Act is er, wat nu?’. In de rapportage van onze [interimbevindingen/board letter] zullen wij aandacht geven aan uw inventarisatie. Wij adviseren de raad om proactief in gesprek te gaan met het college. Van belang hierbij is om inzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van en de impact op enerzijds de bedrijfsvoering en anderzijds de inwoners van uw gemeente. U kunt als raad kaders meegeven aan het college over onderwerpen die u belangrijk acht.

13II

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen

Projectmanagement In dit hoofdstuk belichten wij onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen

Ons team Een betrokken controleteam Ons controleteam Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden wij de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken. Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken wij, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico’s te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat wij over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best-practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.

Anton Eelco Gerritsma Eindverantwoordelijk accountant anton.eelco.gerritsma @pwc.com

Jaco Sira Senior Manager jaco.x.sira@pwc.com

Een betrokken controleteam

Frank Versleijen Director Risk Assurance frank.versleijen@pwc.com

Kimmy Wong Manager kimmy.wong@pwc.com

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team

Controleplanning Een overzichtelijk controleproces We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties.

Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2024 gevisualiseerd.

Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen

Augustus–oktober

November

December

April-mei

Planningsfase

Interim-controle

Vroegtijdige zekerheid

Eindejaarscontrole

• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen

• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen in overleg met VIC.

• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met 31 oktober 2024 • Bespreken risicovolle dossiers met de organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole met de organisatie bespreken

• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december 2024 • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met de organisatie, het college en de raad (auditcommissie) • Evaluatie

Opdrachtbevestiging raad Controleplan raad

Rapportage interimbevindingen college

board letter raad

Accountantsverslag raad Controleverklaring raad

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Onze samenwerking tijdens de controle Een overzicht van onze geplande uren

Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen

De controle van de jaarrekening van de Gemeente Vlaardingen vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, geven wij hiernaast een samenvatting van het aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2024. Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer –vooraf– dat elk controleverzoek en/of verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en leggen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan de auditcommissie. Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u ons gevraagd hebt te verrichten. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van onze onafhankelijkheid als accountant van de Gemeente Vlaardingen.

Onze geplande uren en gestelde voorwaarden/aannames Onze controlehonoraria gaan ervan uit dat er geen verdere wijzigingen zijn in de reikwijdte van onze controle en dat de organisatie ons de vereiste informatie zal verstrekken (conform onze overeengekomen verwachtingen en tijdschema’s). Onze geplande uren zijn gebaseerd op een first time right en tijdige aanlevering van de gevraagde documenten. Eventuele werkzaamheden met betrekking tot bijzondere of specifieke projecten worden apart in rekening gebracht. Wij zullen een beveiligd webgebaseerd portaal (Connect) gebruiken om documenten aan te vragen en te ontvangen. .

Functie

Totaal geplande uren*

Senior Director

(Senior) manager

384

24%

Overige teamleden

1.124

71%

Totaal

1.588

100%

Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan wij werkzaamheden uitbesteden zoals het Sourcing-team) en exclusief uitbreidingen van het aantal SiSa-regelingen.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools

Bijlagen De bijlagen bevatten de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en van ons als externe accountant. Tot slot staan wij stil bij de controletools die wij inzetten gedurende de controle van de gemeente Vlaardingen.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend

Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben wij opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden

Controleplan

Projectmanagement

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant



Bijlagen

Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC



NV COS-vereisten

De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle

Verantwoordelijkheden

Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle



Eventuele ontdekte of vermoede fraude



Onze controletools

Managementletter

Accountantsverslag

 

Niet naleven van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces



Niet-gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente



Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s



Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools

Verantwoordelijkheden (1/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening

Verantwoordelijkheid van de accountant

Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV en het bepaalde bij en krachtens de WNT; • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.

Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.

20I

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools

Verantwoordelijkheden (2/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de gemeente en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de gemeente eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; en • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.

De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance (de raad) Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico’s in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; en • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.

20II

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools

Verantwoordelijkheden (3/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma’s en beheersingsmaatregelen van de gemeente waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het senior management en de gevolgen voor de controleomgeving; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van weten regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico’s van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat deze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

Gemeente Vlaardingen | Controleplan 2024

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen

Onze controletools Onze belangrijkste technologieën We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die voldoen aan onze verwachtingen. Onze investeringen in technologie zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprocessen.

NV COS-vereisten

Aura

Verantwoordelijkheden

Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.

Onze controletools

Connect Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.

Halo for Journals Bekroonde data-analysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.

Alteryx Een softwareoplossing dat data transformeert en analyseert. Alteryx is voorzien van functionaliteiten die voorspellende analyses mogelijk maakt.

HR4Insights

CMP Cloud-based tool voor het continu analyseren van processen en de uitzonderingen met betrekking tot ITGC’s en applicatiecontroles.

HR4Insights is een applicatie die zich richt op de geautomatiseerde controle van de salariskosten.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14663329/1