Boardletter 2023
Tekst van het document
Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 1108 rvanvugt@deloitte.nl Anne-Margriet de Winter Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 2180 amdewinter@deloitte.nl
Bram Bikker Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 4521 bbikker@deloitte.nl
Staat van de interne beheersing
Onderwerp
1. Frauderisicoanalyse
1. Kortlopende contracten 2. Procedures en richtlijnen
1. Herijken van beleid en processen 2. Inhoudelijke controles
1. Registreren en bewaken
1. Controletechnische functiescheiding
1. (Bulk)kredieten
1. Dubbele betalingen
1. Controletechnische functiescheiding 2. Zichtbare controle nieuwe contracten 3. Nacalculatie
1. Controletechnische functiescheiding 2. Signaalfunctie
1. Naleven termijnen
1. Bewaken van risico’s
Categorie
Fraude
Inkoop en aanbesteding
Grondexploitaties
Subsidiebaten
Memorialen
Investeringen
Betalingen
Verhuur
Erfpacht
Subsidieverstrekkingen
Risicomanagement •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• •
• •
• •
•
Er is nog geen gestructureerd proces inzake het tussentijds bewaken van de risico’s geïmplementeerd.
De termijnen uit de Algemene Subsidieverordening worden als richtlijn gezien, en niet als norm.
Er zou jaarlijks een verbijzonderde interne controle moeten worden uitgevoerd op de juistheid van de primaire registratie, ter ondervanging van het ontbreken van een controletechnische functiescheiding die wordt afgedwongen door het systeem. Er moet worden nagegaan of het systeem automatische signaallijsten kan genereren voor het herzien en indexeren van de canons, ter vervanging van het handmatig door de afdeling opgestelde en bijgehouden lijstwerk.
Er zou jaarlijks een verbijzonderde interne controle moeten worden uitgevoerd op de juistheid van de primaire registratie, ter ondervanging van het ontbreken van een controletechnische functiescheiding die wordt afgedwongen door het systeem. De uitgevoerde controles op de juistheid van de berekende huurprijs bij het afsluiten van nieuwe contracten zouden moeten worden vastgelegd. Er zou een periodieke nacalculatie moeten worden toegepast op de berekening van de kostendekkende huurprijs.
Er moeten passende interne-beheersingsmaatregelen worden getroffen, om het risico op dubbele betalingen te verkleinen.
De Financiële verordening moet in lijn worden gebracht met het proces inzake het voteren van kredieten, het formaliseren van het mandaat en het versterken van de informatievoorziening over de uitputting van de bulkkredieten richting college en raad.
Een door het systeem afgedwongen controletechnische functiescheiding ontbreekt.
Een volledige en juiste primaire registratie van de aan de gemeente Vlaardingen toegekende subsidies ontbreekt. Een (vastgesteld) proces dat de getrouwe en rechtmatige (tussentijdse) verantwoording van de subsidiebaten borgt, ontbreekt.
De gemeente beschikt niet over actuele beschrijvingen van de processen die samenhangen met de bouwgronden in exploitatie. Er worden geen zichtbare controles uitgevoerd, noch door een tweede planeconoom, noch door de afdeling Financiën & Control, gedurende het opstel- en samenstelproces van nieuwe grondexploitaties.
Een centrale contract- en/of verplichtingenadministratie voor contracten anders dan meerjarige contracten ontbreekt. Het herijkte inkoopproces moet worden uitgebreid met procedures en richtlijnen voor opdrachtverlening en/of -uitbreiding, waarbij de controles hierop zichtbaar moeten worden gemaakt.
Er is geen sprake van een actuele (en vastgestelde) frauderisicoanalyse.
Observatie en/of aanbeveling uit voorgaande rapportage(s) die nog steeds van toepassing is
Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking
Bevindingen IT
Rechtmatigheidsverantwoording
Verslag speerpunten auditplan
Speerpunten auditcommissie
Reikwijdte van onze werkzaamheden
Bijlage