Document · PDF

Boardletter 2020 Gemeente Vlaardingen

Gemeenteraad 14 juli 2021, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Jaarstukken 2020, 1e voortgangsrapportage 2021 en 13e begrotingswijziging en Kadernota 2021 (geclusterde behandeling)7.402 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

6 juli 2021

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan de auditcommissie van de gemeente Vlaardingen Postbus 1002 3130 EB VLAARDINGEN

Onderwerp

Boardletter 2020

Behandeld door

J.M. de Winter MSc 088 288 2180

Geachte leden van de auditcommissie, Wij hebben conform het besluit van uw gemeenteraad van 8 juli 2020, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor de gemeente Vlaardingen uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In onze managementletter die wij hebben uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Een afschrift van de belangrijkste bevindingen ontvangt u als auditcommissie via deze boardletter. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risicoinschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

Datum

6 juli 2021

Ons kenmerk

2107AB7CAA/IP

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisaties, maar slechts die delen die ten grondslag liggen aan financiële mutaties in uw organisaties. Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van de auditcommissie en de gemeenteraad van de gemeente Vlaardingen en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Wij hebben deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen tijdens de vergadering d.d. 16 december 2020 met u besproken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Managementsamenvatting

Managementsamenvatting 5

Bevindingen Bevindingen 2020

COVID-19 Tozo-regeling

Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen

Subsidieverstrekkingen en vaststellingen

Voorziening dubieuze debiteuren

WMO en Jeugd

Disclaimer Disclaimer

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/3

01 Managementsamenvatting

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/4

Managementsamenvatting 1.1. Interne beheersing

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Als onderdeel van onze interim-controle 2020 hebben wij de relevante processen met betrekking tot de gemeente Vlaardingen in kaart gebracht. Hierbij hebben wij onderscheid gemaakt in de ITomgeving en de individuele bedrijfsprocessen. Op het gebied van de IT-omgeving zullen wij in het 1e kwartaal 2021 een IT-audit uitvoeren. Onze bevindingen zullen wij aan u rapporteren, gelijktijdig met de benoemde speerpunten uit het auditplan 2020, via het accountantsverslag bij de jaarrekening. Over de kwaliteit van de individuele bedrijfsprocessen rapporteren wij u via deze boardletter. De gemeente Vlaardingen heeft een aantal zware jaren achter de rug op onder andere organisatorisch en financieel gebied, waarin zij onder meer geconfronteerd is met een begroting die vanaf 2020 niet meer structureel sluitend was en grote uitdagingen om de organisatie en de processen op een hoger niveau te brengen vanuit een duidelijke en integrale sturingsfilosofie. Met name vanaf de 2e helft 2019 zien wij veranderingen en verbeterstappen, die in 2020 zijn voortgezet. Begin 2020 is door de gemeente Vlaardingen ook hard gewerkt aan het Herstelplan en de hiermee samenhangende bezuinigingsopgave voor de komende jaren. Wij zien verbeteringen en er is voortbouwend hierop nog veel te realiseren.

Wij zien echter tegelijkertijd een aantal belangrijke gebieden die komende periode aandacht vragen binnen de gemeente Vlaardingen. Deze aandachtsgebieden, die zich concentreren rondom risicomanagement en contractmanagement in ruime zin, zijn ook van groot belang gezien de financiële situatie van de gemeente Vlaardingen. Omdat er vraagstukken spelen binnen de gemeente Vlaardingen, met doorlooptijden die meer dan een jaar omvatten, is het voor de gemeente Vlaardingen van belang om prioriteit aan te brengen in de opgaven die voor haar liggen, en met een meerjarige visie deze onderwerpen op te pakken en uit te werken. Op basis van onze bevindingen en aanbevelingen uit onze rapportage 2020 en eerder zien wij dit als volgt:

Nu het Herstelplan er is, zullen de komende jaren de bezuinigingsopgaven gerealiseerd moeten worden, waarbij er op dit moment nog diverse ombuigingsvraagstukken nader uitgewerkt moeten worden. Daarnaast zijn er op organisatorisch vlak de vraagstukken die nader uitgewerkt worden om de organisatie optimaal gepositioneerd te krijgen om uitvoering te kunnen geven aan het Herstelplan. Op het niveau van de individuele bedrijfsprocessen hebben wij geconstateerd dat een aantal processen in de basis op orde zijn, zoals de personeelslasten en de betalingsorganisatie. Tevens constateren wij dat er stappen gezet zijn om de interne beheersing van het proces rondom de grondexploitaties en de subsidieverstrekking op orde te brengen én dat de gemeente Vlaardingen in 2020 een conceptfrauderisicoanalyse heeft opgesteld. Wij vinden dit positieve ontwikkelingen.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/5

Managementsamenvatting 1.2. COVID-19

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

De coronacrisis en de impact op de gemeente Vlaardingen is een belangrijk thema bij onze controle. Wij hebben bij onze interimcontrole inzicht verkregen in de impact op uw organisatie, processen en financiële stromen. De (nieuwe) Tozo-regeling vergt vooral van uw gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts extra inspanning. Omdat de gemeente Vlaardingen voor de verantwoording van de werkelijke uitkeringslasten, waaronder de Tozo, afhankelijk is van de beschikbaarheid van de verantwoording ‘Overgedragen regelingen’ van Stroomopwaarts, is het voor uw gemeente van groot belang om te monitoren of deze extra inspanning bij Stroomopwaarts geen gevolgen heeft voor de timing van de beschikbaarheid van hun jaarstukken 2020. Eenzelfde situatie doet zich als gevolg van de continuïteitsbijdrage aan de zorgleveranciers voor bij uw verbonden partij ROGPlus. Ook hier vragen wij u te monitoren of de extra inspanning als gevolg van de noodzakelijke afstemmingen met de zorgleveranciers geen gevolgen heeft voor de timing van de beschikbaarheid van hun jaarstukken 2020. Ten slotte zien wij ook binnen de beleidsvelden die de gemeente Vlaardingen in eigen beheer uitvoert aandachtspunten als gevolg van COVID-19, waaronder de waardering van de leningen u/g en gewaarborgde geldleningen, subsidieverstrekkingen en – vaststellingen en de toereikendheid van de voorziening dubieuze debiteuren. 1.3.

Follow-up aanbevelingen Onze managementletter 2019 en eerdere rapportages bevatten diverse aanbevelingen. Tijdens de interim-controle 2020 is de follow-up van deze adviezen inzichtelijk gemaakt.

Samengevat geeft dit het volgende beeld: Follow-up

Bevindingen eerdere rapportages

Niet opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Opgelost

Totaal

Ons beeld is dat er binnen de gemeente Vlaardingen op diverse beleidsterreinen hard gewerkt wordt aan procesoptimalisaties en kwaliteitsverbeteringen. Hoewel wij hier positief over zijn, zien wij tegelijkertijd dat deze grote hoeveelheid aan veranderingen en verbeterinitiatieven ertoe leidt dat de afwikkeling en opvolging van bevindingen en aanbevelingen vertraagt. Wij bevelen dan ook aan om prioriteit aan te brengen in de procesoptimalisaties en kwaliteitsverbeteringen en hierbij rekening te houden met de relevantie en urgentie van processen op grond van hun omvang en risicoprofiel. 1.4. Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole In 2020 spelen er diverse belangrijke ontwikkelingen binnen de gemeente Vlaardingen, zoals de ontvlechting van het Inkoopbureau MVS per 31 december 2020 en de ICT-ontvlechting met de gemeente Schiedam die in 2020 geformaliseerd is. Ook zijn er ontwikkelingen rondom het transitieproces van het sociaal domein, zoals de overdracht van de hosting aan de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS en het genomen principebesluit over het anders organiseren van de Jeugdwet, die momenteel door de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond uitgevoerd wordt.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/6

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Deze ontwikkelingen en (voorgenomen) besluiten zijn van grote invloed op uw gemeente op het gebied van de financiën van 2021 e.v., maar kunnen ook al hun weerslag hebben op de jaarrekening 2020 indien er in de besluitvorming sprake is van een ‘point of no return’ en eventuele financiële verplichtingen/ gevolgen op een betrouwbare wijze geschat of bepaald kunnen worden. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders, in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020, gevraagd om een schriftelijke analyse op te stellen inzake de voorgenomen organisatorische wijzigingen die per of na balansdatum besloten zijn, alsmede de wijze waarop de gemeente hiermee samenhangende financiële effecten wel of niet heeft verwerkt in de jaarrekening 2020. Wij zullen deze analyse betrekken bij de jaarrekeningcontrole 2020.

•

De gevraagde analyses op de waardering van de leningen u/g, debiteuren en verstrekte subsidies als gevolg van de COVID-19-effecten.

•

Standpuntbepalingen op schattingsposten, waaronder de waardering van het bedrijfseconomische vastgoed, claims en geschillen, voorzieningen en gebeurtenissen na balansdatum.

Voor het opstellen van de jaarrekening 2020 en onze controle daarop identificeren wij, naast het tijdig beschikbaar hebben van de reguliere werkafspraken, op basis van de interim-controle en de relevante ontwikkelingen de volgende belangrijke aandachtspunten: •

Het vast laten stellen van de frauderisicoanalyse in het eerste kwartaal van 2021.

•

Gereed hebben van de constateringen die samenhangen met het contractmanagement: • actueel register subsidiebaten; • eindafrekening Babberspolder-Oost; • inzicht in de omvang van rechtmatigheidsfouten die voor 2020 meewegen in het accountantsoordeel als gevolg van het niet tijdig aanbesteden van in het verleden geïdentificeerde, onrechtmatige, inkopen.

•

Zichtbaarheid van de inhoudelijke controles die verricht zijn op de grondexploitatieberekeningen.

•

Het tijdig beschikbaar hebben van de aanvullende werkzaamheden die verricht moeten worden inzake verhuur en erfpacht.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/7

02 Bevindingen

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/8

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #01 Financiële positie en (fraude)risicomanagement Financiële positie gemeente Vlaardingen

Bevindingen

Al langer worstelen veel gemeenten met de oplopende kosten in het sociaal domein, vooral in de jeugdzorg. Ook de gemeente Vlaardingen heeft hiermee te maken, wat in 2020 geresulteerd heeft in een structureel niet sluitende begroting waarvoor een Herstelplan opgesteld is. Naast de oplopende tekorten heeft de gemeente Vlaardingen de ambitie om te bouwen aan een toekomstbestendige stad, waardoor de gemeente aanzienlijke inspanningen te wachten staan om beide taken te realiseren, de ombuigingen en de investeringen in de stad.

COVID-19

Door de verwerking van de ombuigingstaakstellingen uit het Herstelplan loopt het begrotingstekort de komende jaren terug en ontstaan bescheiden overschotten in 2023 en 2024. Hierbij moet de kanttekening geplaatst worden dat er vanuit het Herstelplan nog een aantal ombuigingen nader financieel uitgewerkt moeten worden, en de reeds ingerekende ombuigingen nog nagenoeg volledig uitgevoerd moeten worden. De feitelijke realisatie van de geprognosticeerde lichte overschotten is dan ook onzeker en de financiële positie van de gemeente is vooralsnog, ook meerjarig gezien, kwetsbaar.

Disclaimer

Ook de kengetallen laten deze kwetsbare positie zien. Hoewel het risicoprofiel stabiel blijft, waardoor er een gelijke hoeveelheid geld van de spaarpot (eigen vermogen) achter de hand moet worden gehouden voor het opvangen van risico’s, daalt het beschikbare weerstandsvermogen aanzienlijk, waarbij de omvang in toekomstige begrotingsjaren onder het gewenste niveau zal dalen. Ook de solvabiliteit blijft onder de norm die de VNG stelt als kengetal voor een financieel gezonde gemeente. Samenvattend concluderen wij dat de gemeente Vlaardingen gevoelig is en vooralsnog blijft voor de effecten van onvoorziene omstandigheden en dat risicomanagement en budgetbeheer in de komende jaren zeer belangrijke pijlers zijn voor de gemeente Vlaardingen om financieel gezond te worden en te blijven. Solvabiliteit

Weerstandsvermogen (* € 1 miljoen)

Structurele exploitatieruimte

25%

€ 40 € 35 € 30 € 25 € 20 € 15 € 10 €5 €0

4% 3%

20%

15%

10%

-1%

0% -2%

5% 0%

Benodigd

Beschikbaar

-3% -4% 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Begroot

Werkelijk

VNG

-5%

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Begroot

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

Werkelijk

2107AB7CAA/IP/9

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #01 Financiële positie en (fraude)risicomanagement Risicomanagement

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Een effectieve bedrijfsvoering en een goede beheersing van risico’s zijn essentiële randvoorwaarden voor het management om de organisatie-doelstellingen te behalen. Het identificeren van risicomanagement als een instrument voor doelrealisatie is ook onderkend door de wetgever. In het BBV is opgenomen dat gemeenten en provincies verplicht hun weerstandsvermogen (het vermogen om risico’s te dekken) in kaart moeten brengen aan de hand van een overzicht van deze risico’s (door het definiëren en uitwerken van één of meerdere risicoprofielen). Dit houdt in dat er jaarlijks een paragraaf ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ dient te worden opgesteld in de beleidsbegroting, waarin de weerstandscapaciteit (de middelen om de risico’s af te dekken) wordt behandeld. Hiermee kan een beter en tijdiger inzicht worden gegeven in de risico’s waar gemeenten mee te maken hebben, zodat deze beter beheersbaar worden. Bij de gemeente Vlaardingen zijn de kaders betreffende risico’s en het weerstandsvermogen beschreven in de nota risicomanagement 2013. Hierin is bepaald dat de risico’s jaarlijks geïnventariseerd moeten worden ten behoeve van het opstellen van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing voor de begroting en de jaarrekening.

Beleid over de wijze van het structureel identificeren en beheersen van risico’s, dat moeten leiden tot tijdige opname in het weerstandsvermogen alsmede een actueel inzicht hierin, is echter niet nader uitgewerkt in deze nota. Uit interviews die zijn gehouden tijdens de interim-controle is gebleken dat er in de praktijk eveneens geen proces bestaat dat een integrale en structurele actualisatie en monitoring van risico’s borgt. Wij concluderen derhalve dat de huidige wijze van risicomanagement bij de gemeente Vlaardingen op ad-hoc basis geschiedt. Hierdoor is er: •

Geen tussentijdse bewaking ten aanzien van de ontwikkeling van de risico’s die bij de begroting en de jaarrekening geïdentificeerd zijn.

•

Geen beleid geformuleerd over de wijze van registratie en tussentijdse verantwoording van nieuwe risico’s die van invloed kunnen zijn op het risicoprofiel van de gemeente en haar benodigde weerstandsvermogen. Als voorbeeld noemen wij beleid rondom het opnemen van een financiële risicoparagraaf in belangrijke (raads)besluiten, alsmede een actualisatie van de risico’s en het benodigde weerstandsvermogen in alle P&C-documenten.

Naast het feit dat wij concluderen dat de notitie risicomanagement verouderd is, concluderen wij op grond van onze bevindingen dat u als gemeente het risico loopt dat u onvoldoende actueel inzicht heeft in het benodigde weerstandsvermogen om risico’s waaraan uw gemeente blootgesteld wordt, af te dekken. Wij achten dit voor de financiële sturing en beheersing van de gemeente Vlaardingen, gezien de financiële situatie die als uitdagend geclassificeerd kan worden én door de opgave die uw gemeente heeft in het kader van het Herstelplan, niet wenselijk. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd prioriteit te geven aan de ontwikkeling van dynamisch en integraal beleid en implementatie ervan op het gebied van risicomanagement.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/10

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #01 Financiële positie en (fraude)risicomanagement Frauderisicoanalyse

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij uw organisatie gevraagd om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft uw organisatie ook voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Onderdeel van de beheersing van de frauderisico’s is de intern opgestelde frauderisicoanalyse. Het uitvoeren van een frauderisicoanalyse speelt een cruciale rol in het ontwikkelen en in stand houden van een effectieve interne beheersing. Dergelijke risicoanalyses maken inzichtelijk op welke plaatsen wellicht niet integer gedrag kan plaatsvinden, en wat de kwetsbare functies, processen en activiteiten zijn. Bovendien dragen deze bij aan het risicobewustzijn en aan het vermogen om snel te reageren in het geval van signalen van fraude.

Wij hebben tijdens de interimcontrole 2020 vastgesteld dat de gemeente Vlaardingen in 2020 een conceptfrauderisicoanalyse heeft opgesteld. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling, omdat een frauderisicoanalyse in voorgaande controlejaren niet beschikbaar was. Op dit moment heeft de bestuurlijke afstemming van de frauderisicoanalyse alsmede de bespreking ervan met de raad nog niet plaatsgevonden. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders verzocht om deze nog te verrichten stappen uiterlijk in het eerste kwartaal 2021 af te ronden. Daarnaast adviseren wij u om dit stuk jaarlijks te actualiseren. Fraudesignalen en frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.

Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting, hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Op basis van de door ons uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/11

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #02 Contractbeheer en contractmanagement Contracten en overeenkomsten vormen in veel gevallen de basis voor financiële transacties. Domeinen waar contracten en overeenkomsten veelvuldig voorkomen zijn Stedelijk Beheer en Stedelijke Ontwikkeling, maar concernbreed ook bij het doen van inkopen. Adequaat contractmanagement (registratie en monitoring) is binnen deze domeinen essentieel om: •

Een betrouwbare en voorspelbare (project)begroting te maken (vooraf) en een juiste en volledige verantwoording van de hiermee samenhangende baten en lasten in de jaarrekening te borgen (achteraf).

•

De liquiditeitsprognose op concernniveau actueel te houden en hiermee de behoefte aan (kort)geld.

•

Rechten, verplichtingen en risico’s ten aanzien van (prestatie)afspraken inzichtelijk te hebben, weerstandsvermogen te reserveren waar nodig en de hiermee samenhangende risico’s te monitoren.

•

Te borgen dat inkoopcontracten tijdig opnieuw (Europees) aanbesteed worden.

In onze voorgaande rapportages hebben wij de gemeente Vlaardingen gevraagd om prioriteit te geven aan het implementeren van adequaat contractmanagement betreffende de inkopen. Deze bevinding vloeide voort uit de hoeveelheid fouten met betrekking tot Europees aanbesteden die in het verleden geconstateerd zijn. Naast het feit dat wij constateren dat hier in 2020 nog geen gemeentebrede invulling aan gegeven is, hebben wij tijdens de interim-controle 2020 constateringen gedaan die de urgentie van een visie op en implementatie van contractmanagement in brede zin benadrukken. Het betreft hier: 1.

Het niet actueel zijn van het subsidieregister (subsidies die tot inkomsten leiden bij de gemeente) alsmede het niet hebben van procedures en richtlijnen betreffende het monitoren van subsidievoorwaarden en (tussentijds) verantwoorden van subsidieopbrengsten.

Door de afdeling SO extra te verrichten werkzaamheden rondom het afsluiten van de grondexploitatie Babberspolder-Oost, die verband houden met het inzichtelijk maken van de rechten en verplichtingen ten behoeve van het kunnen opmaken van de eindafrekening met Waterweg Wonen. Dit wordt veroorzaakt door de lange looptijd van de grondexploitatie (en dus de ouderdom van het contract), het ontbreken van een goed projectarchief, personele wisselingen én het niet hebben van een formele financiële projectadministratie.

Onrechtmatige inkopen door het niet tijdig aanbesteden van inkoopcontracten die opnieuw aanbesteed moesten worden vóór 2020.

Aangezien adequaat contractmanagement, en de hiermee samenhangende elementen zoals een financiële projectadministratie, een randvoorwaarde is voor het budgetbeheer hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd prioriteit te geven aan het vormen van een integrale visie op contractmanagement en de hieruit voortvloeiende acties te implementeren. Daarnaast merken wij op dat wij in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 over de drie genoemde punten nadere afspraken zullen maken met de gemeente Vlaardingen. De afwikkeling hiervan zullen wij bij de jaarrekeningcontrole betrekken.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/12

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #03 Grondexploitatie In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten en hiermee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Vlaardingen een in opzet ontoereikende mix aan interne-beheersingsmaatregelen had om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn. Dit werd met name veroorzaakt doordat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de aannames en kosten- en opbrengstenramingen op een adequate wijze tot stand komen en hierdoor een betrouwbare bron zijn voor de inputvariabelen van de grondexploitatieberekeningen. Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij expliciet aandacht geschonken aan de opvolging van onze bevindingen. In 2019 zijn een aantal acties gedefinieerd om de interne beheersing binnen dit proces te verbeteren.

Deze verbeteringen zijn tijdens de jaarrekeningcontrole, in mei 2020, geïmplementeerd door de gemeente Vlaardingen en zien op de implementatie van een zichtbaar vier-ogenprincipe én het formuleren van schriftelijke standpunten op onderbouwingsvraagstukken. Via het vier-ogenprincipe wordt door middel van een controlelijst de conceptgrondexploitatieberekening middels een collegiale toetsing gecontroleerd. Via de schriftelijke standpunten is door de gemeente het verhaal achter de cijfers, met verwijzing naar de brondocumenten én aannames, inzichtelijk gemaakt. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling. Naast deze zichtbare verbeteringen zien wij mogelijkheden om de interne beheersing rondom de grondexploitaties verder te versterken. In het proces rondom de totstandkoming van de (herziene) grondexploitatieberekeningen onderkennen wij, naast de bepaling van de algehele parameters, drie kritische momenten: •

De totstandkoming van de civieltechnische ramingen, die de basis vormen voor de geprognosticeerde kosten die opgenomen zijn in de grondexploitatieberekeningen, daar waar de gemeente nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De totstandkoming van de notitie grondprijzen c.q. de uitvraag en beoordeling van taxaties door externe deskundigen, die de basis vormen voor de geprognosticeerde opbrengsten die opgenomen zijn in de grondexploitatieberekeningen, daar waar de gemeente Vlaardingen nog geen contracten heeft afgesloten met derden.

•

De vier-ogengesprekken, die dienen als inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen, de grondexploitatieteksten.

De interne-beheersingsmaatregelen die binnen deze drie kritische momenten getroffen zijn, hangen onderling nauw met elkaar samen. In de volgende paragraaf gaan wij nader in op onderdelen waar wij nog gebieden onderkennen om de interne beheersing rondom de grondexploitaties verder te versterken.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/13

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #03 Grondexploitatie Inhoudelijke beoordeling taxaties en civieltechnische ramingen en de diepgang van het vier-ogenprincipe De taxaties voor de opbrengstenramingen die aan de basis liggen van een grondexploitatieberekening worden uitgevraagd bij externe deskundigen. De inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit van deze ramingen wordt nog niet (altijd) zichtbaar getoetst. Hiermee doelen wij op een zichtbare toets van de juistheid van de gehanteerde uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de opbrengstenraming (aantal m² plangebied in relatie tot het aantal m² bebouwing in de waardebepaling, de juistheid en passendheid van de gekozen waarderingsmethode alsmede die betreffende de gekozen referentieobjecten voor de waardebepaling, etc.) en de uitkomst (waarde) door deze te spiegelen aan referentieprojecten binnen de gemeente of buiten de gemeente. Hierdoor is niet expliciet zichtbaar gemaakt hoe er door de gemeente Vlaardingen is vastgesteld dat de ingerekende opbrengstenraming in de conceptgrondexploitatie ook aannemelijk is. De civieltechnische kostenramingen worden eveneens uitgevraagd bij externe deskundigen.

De inhoudelijke beoordeling van de kwaliteit van het door het externe bureau opgeleverde product wordt ook niet zichtbaar getoetst door bijvoorbeeld de gehanteerde uitgangspunten te controleren (m² gebied totaal en gehanteerd voor openbare ruimte, groen, etc.) en de uitkomsten (eenheidsprijzen) te spiegelen aan prijzen uit referentieprojecten die reeds gerealiseerd zijn binnen de gemeente. Het ontbreken van deze interne-beheersingsmaatregelen betekent concreet dat de inhoudelijke challenge op de grondexploitatieberekening, het vier-ogenprincipe, met meer diepgang dan normaal uitgevoerd moet worden om als adequate maatregel te kunnen fungeren om het risico van het bestaan van een onaannemelijke grondexploitatieberekening te kunnen verkleinen. Deze verdiepingsslag betreft het uitgebreider documenteren van de controlewerkzaamheden die door de 2e planeconoom worden verricht, waarbij ook aandacht geschonken wordt aan de elementen die de aannemelijkheid van de kosten en opbrengstenramingen onderbouwen. Op dit moment ontbreekt deze diepgang nog in de vastlegging van het vier-ogenprincipe. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd te overwegen waar binnen het proces een verdiepingsslag gemaakt moet worden op dit onderdeel én dit vanaf het herzieningsproces voor de jaarrekening 2020 te implementeren.

Daarnaast hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd om, daar waar de gemeente al contracten heeft die de geraamde opbrengsten en kosten onderbouwen zoals de Nieuwe Vogelbuurt, Westwijk en Schiereiland, de aansluiting van de belangrijkste contracten inzichtelijk te maken met de basisbegroting van de grondexploitatie en jaarlijks te actualiseren naar de gerealiseerde financiële stand en de stand van de nog te realiseren elementen. Dit zorgt ervoor dat er actueel inzicht bestaat in de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit contracten en zorgt tevens voor de aanleg van een historisch archief dat inzicht geeft in het verloop van de contracten gedurende de grondexploitatieperiode.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/14

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle #04 Verhuur en Erfpacht In voorgaande rapportages hebben wij een tweetal belangrijke bevindingen geconstateerd. Deze betreffen de volgende:

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

•

Er is geen sprake van controletechnische functiescheiding binnen de primaire registraties waar de verhuurde en in erfpacht uitgegeven objecten geregistreerd staan.

•

Er vindt geen zichtbare controle plaats op de juistheid van de berekende huurprijs of erfpachtcanon bij het sluiten van nieuwe contracten of contractherzieningen.

Tijdens de interim-controle 2020 zijn wij de opvolging van deze bevindingen en aanbevelingen nagegaan. Naar aanleiding hiervan hebben wij geconstateerd dat er in 2020 geen opvolging gegeven is aan deze punten. Wij verwachten dat de gemeente Vlaardingen in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 dezelfde aanvullende werkzaamheden verricht als in 2019, te weten: Verhuur: •

Een totaalanalyse uit te voeren op de volledigheid van de geregistreerde vastgoedobjecten die verhuurd worden. Een belangrijke bron voor deze controle is de lijst van gemeentelijke eigendommen zoals geregistreerd bij de Regionale Belasting Groep en waar u jaarlijks een WOZ-beschikking voor ontvangt.

•

Een juistheidscontrole van de geregistreerde huur van de objecten. Deze controle kan met een uitgebreide steekproef worden verricht nadat de volledigheid van de geregistreerde vastgoedobjecten is vastgesteld.

Erfpacht: •

Een totaalanalyse uit te voeren op de volledigheid van de geregistreerde percelen alsmede op de juistheid en volledigheid van de doorgevoerde canonmutaties in 2020.

Naast de bovenstaande punten hebben wij tijdens de interim-controle 2020 de volgende bevindingen geconstateerd: Verhuur Uw gemeente heeft diverse objecten in eigendom, die worden verhuurd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in commerciële verhuur en maatschappelijke verhuur. Voor maatschappelijke verhuur vormt een kostendekkende huurprijs het uitgangspunt bij het aangaan van verhuurovereenkomsten. Dit betekent dat door middel van de verhuuropbrengsten de kosten van het beheer en de exploitatie van de objecten budgetneutraal zijn. Om de hoogte van deze huur te bepalen maakt de gemeente Vlaardingen gebruik van een rekenmodel. Dit rekenmodel is verkregen van een andere gemeente en voorziet verder niet in een certificering of periodiek actualisatieonderhoud om te borgen dat dit model actueel en accuraat blijft. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd om na te gaan of het huidige rekenmodel voldoet aan de daaraan te stellen eisen om een kostendekkende huur te kunnen bepalen en dit periodiek te herevalueren.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/15

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Bevindingen interim-controle #04 Verhuur en Erfpacht Om kostendekkende huren te kunnen bepalen is het naast een goede calculatie noodzakelijk jaarlijks een nacalculatie op te maken om vast te stellen of de gerealiseerde kosten en de geprognosticeerde kosten over de resterende looptijd nog steeds neutraal weglopen tegenover de opbrengsten. Wij hebben vernomen dat een dergelijke nacalculatie niet plaatsvindt. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd, mede in het kader van het budgetbeheer betreffende het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed, om periodiek nacalculaties op te stellen en de berekeningssystematiek van de kostendekkende huur in het licht van de uitkomsten te herevalueren. Erfpacht Voor de administratie van de erfpachtgronden wordt gebruikgemaakt van de applicatie GEM. Hierin worden naast de kadastrale en pachtgegevens ook de stamgegevens uit de erfpachtovereenkomsten geregistreerd die bepalend zijn voor de hoogte van de erfpachtinkomsten, zoals de looptijd, de canon en indexatiemomenten. GEM is echter niet voorzien van een signaalfunctie, waarbij het systeem een signaal geeft als bijvoorbeeld sprake is van een indexatie of herzieningsmoment. Dit inzicht kan alleen verkregen worden via handmatige acties.

Hierdoor loopt de gemeente Vlaardingen in opzet het risico dat contracten te laat geïndexeerd of herzien worden, wat van invloed kan zijn op de erfpachtinkomsten. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders geadviseerd na te gaan of het inrichten van een signaleringsfunctionaliteit in GEM tot de mogelijkheden behoort.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/16

03 COVID-19

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/17

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Effecten COVID-19 Het COVID-19-virus heeft in 2020 een grote impact gehad op de Nederlandse samenleving. Ook de gemeente Vlaardingen ondervindt de gevolgen van dit virus. Wij hebben kennisgenomen van uw tussentijdse rapportages, waarin de eerste effecten en bijgestelde prognoses nader zijn toegelicht. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn er processen veranderd doordat de medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd, constateren wij dat de impact als gevolg van het thuiswerken beperkt is, onder andere doordat de processen al grotendeels digitaal plaatsvonden en het personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de boardletter beschrijven wij de impact van COVID-19 op de jaarrekening en op onze controle. #01 Tozo-regeling

Disclaimer

Een van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandig ondernemers aan tot het sociaal minimum indien het inkomen van de zelfstandig ondernemer door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. Tozo 1.0 is in werking getreden per 1 maart 2020 en liep af op 1 juni. Vanaf 1 juni tot en met 30 september kunnen ondernemers een beroep doen op Tozo 2.0. en momenteel staat de Tozo 3.0-regeling open. De uitvoering van Tozo is een taak van de gemeenten, waarbij grofweg in twee categorieën kosten gemaakt worden: uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het rijk vergoedt in beginsel alle kosten die gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. Verantwoording over de bestedingen vindt naar verwachting plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. Doordat uw gemeente de uitvoering heeft gemandateerd aan de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS zal de primaire verantwoording van de uitkeringskosten en uitvoeringskosten via de jaarrekening 2020 van deze verbonden partij plaatsvinden, waarna in de jaarrekening 2020 van de gemeente Vlaardingen de werkelijke bijdrage in deze kosten verantwoord kan worden.

Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, het feit dat deze activiteit nieuw is, de omvang ervan materieel is en de verantwoording en accountantscontrole ervan op dit moment als intensief wordt ingeschat, verzoeken wij de gemeente Vlaardingen de informatie vanuit het Rijk over de verantwoordingsvoorschriften van de Tozo-regeling nauwlettend te volgen en actief te betrekken in de overleggen met Stroomopwaarts. Wij vragen uw specifieke aandacht voor het in kaart brengen van de eventuele extra benodigde tijd die Stroomopwaarts schat nodig te hebben om aan de verantwoordings- en controleeisen te kunnen voldoen en het effect hiervan op het moment van beschikbaar komen van de definitieve jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling. Dit om een inschatting te maken of het moment van beschikbaar komen van de jaarrekening 2020 van Stroomopwaarts impact heeft op de eigen planning van de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Vlaardingen.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/18

Managementsamenvatting

Effecten COVID-19 #02 Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

De gemeente Vlaardingen heeft diverse leningen verstrekt en staat daarnaast garant voor een groot aantal leningen. Als gevolg van het coronavirus is het niet vanzelfsprekend dat de organisaties aan wie de gemeente Vlaardingen leningen heeft verstrekt of waarvoor de gemeente Vlaardingen garant staat, financieel gezond zijn en blijven. Wij vragen uw aandacht voor de onderbouwing van het risicoprofiel en de conclusies voor het waarderen van de leningen in het opsteldossier bij de jaarrekening. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders gevraagd, in het proces van het bepalen van de risicoprofielen van de leningen u/g en de borgstellingen, een uitgebreide analyse te verrichten op de kredietwaardigheid van de partijen aan wie de gemeente Vlaardingen een lening of borgstelling heeft verstrekt. Wij verwachten bij deze analyse ten minste: een uiteenzetting van de impact van COVID-19 op de betreffende organisatie, de door deze organisatie gebruikte steunmaatregelen en de verwachting inzake de aflossingsverplichtingen en de kredietwaardigheid van de betreffende onderneming voor het komende jaar. Zodoende houdt de gemeente Vlaardingen voldoende grip op de bepaalde risicoprofielen en op het al dan niet overgaan tot het treffen van een voorziening of het doen van een afwaardering op de leningen u/g. Wij zullen deze analyse betrekken bij de jaarrekeningcontrole 2020.

#03 Subsidieverstrekkingen en vaststellingen De gemeente Vlaardingen verstrekt jaarlijks subsidies aan verschillende instellingen. Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebben wij geconstateerd dat het op dit moment al bekend is dat er in een aantal gevallen door de subsidieontvanger geen tegenprestatie geleverd is en/of zal worden in 2020. Dit aantal kan mogelijk nog stijgen, gezien de huidige situatie rondom COVID-19 en het (on)vermogen van instellingen om hun activiteiten te verrichten zoals eigenlijk beoogd was voor 2020. Strikt formeel betekent dit echter dat er op grond van het leveringscriterium geen recht op subsidie bestaat, omdat de vastgestelde prestatie, als voorwaarde voor de subsidie, niet geleverd wordt, zodat de subsidiegelden teruggevorderd zouden dienen te worden. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij het college van burgemeester en wethouders gevraagd om per doelgroep (cultuur, sport, welzijn, etc.) inzichtelijk te maken welke gesubsidieerde activiteiten en hieraan verbonden prestatie-eisen beïnvloed kunnen zijn door COVID-19 en of er overgegaan moet worden tot: a) het aanpassen van de prestatie-eisen, met daarbij de vraag of daarvoor een raadsbesluit nodig is of dat dit past binnen de subsidieverordening van de gemeente Vlaardingen of b) het terugvorderen van (een deel van) de subsidie 2020.

Wij verwachten eveneens dat de verbijzonderde interne controle van de gemeente Vlaardingen hier een specifieke audit op verricht, ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Wij zullen de uitkomsten hiervan betrekken bij de jaarrekeningcontrole 2020.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/19

Managementsamenvatting

Effecten COVID-19 #04 Voorziening dubieuze debiteuren

Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 heeft de gemeente Vlaardingen verschillende steunmaatregelen getroffen. Een van deze steunmaatregelen betreft het verlengen van de betaaltermijn van gemeentelijke facturen. De gemeente Vlaardingen heeft deze betaaltermijn medio maart 2020 verlengd van 30 dagen naar 6 maanden. Debiteuren kunnen tot 1 oktober 2020 gebruikmaken van deze regeling, om vervolgens weer terug te keren naar het reguliere betaalregime. Als gevolg van het oprekken van de betaaltermijn voorziet de gemeente Vlaardingen een forse stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Deze toegenomen debiteurenpositie zal leiden tot een gemengde samenstelling van uw debiteurenpositie. Deze bevat namelijk debiteuren die, ondanks COVID-19, op een reguliere wijze de facturen betalen en debiteuren die gebruikmaken van de steunmaatregel, en derhalve op een later moment de facturen voldoen. Wij hebben het college van burgemeester en wethouders in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 gevraagd om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en de inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum. #05 WMO en Jeugd Door corona is voor veel zorgaanbieders een uitzonderlijke situatie ontstaan.

Zorgaanbieders hebben zich ingespannen om de zorg en ondersteuning te continueren, waarbij de negatieve financiële gevolgen zo veel mogelijk zijn gecompenseerd door de zorgfinanciers. Op 10 november 2020 heeft i-Sociaal Domein, een uitvoeringsorganisatie van gemeenten en zorgaanbieders, een notitie over de verantwoording en controle van de coronacompensatie gepubliceerd. Deze notitie is gebaseerd op de landelijk gemaakte afspraken en bevat drie sporen voor de verantwoording over 2020 voor de WMO en Jeugdwet. De uitvoering van deze sporen ligt primair bij de gemeenschappelijke regelingen, maar hebben wellicht ook effect op de (doorlooptijd van de) jaarrekeningcontrole 2020. De drie sporen betreffen: Spoor 1 (voor 31 maart 2020): De reguliere productieverantwoording met het bijbehorende landelijke protocol voor de controle door de accountant van de zorgaanbieder. Dit is op zich onveranderd ten opzichte van 2019. De bijzonderheid voor 2020 is dat als de zorgaanbieder vanwege corona andere zorg heeft verleend dan oorspronkelijk overeengekomen, deze alternatief geleverde zorg opgenomen wordt in de productieverantwoording. Voorwaarde is wel dat de gemeente/gemeenschappelijke regeling hiermee (schriftelijk) heeft ingestemd. Zorg die vanwege corona niet geleverd is, mag door de zorgaanbieder niet in de productieverantwoording worden opgenomen.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/20

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19

Disclaimer

Effecten COVID-19 Spoor 2 (voor 31 maart 2020): Individuele zorgaanbieders en gemeenten/gemeenschappelijke regelingen maken met elkaar afspraken over een continuïteitsbijdrage en een vergoeding voor meerkosten. Dit gebeurt bij voorkeur op basis van landelijke regelingen en modellen. De basis voor het bepalen van deze coronacompensatie zijn de opgaven van omzetderving en meerkosten door zorgaanbieders. Over deze opgaven van de zorgaanbieder wordt geen controleverklaring van een accountant gevraagd. Het is aan gemeenten en zorgaanbieders om tijdig overeenstemming te verkrijgen over deze coronacompensatie. Omdat de coronacompensatie in de jaarrekening 2020 moet worden verwerkt, is tijdige overeenstemming, voor zowel gemeente als zorgaanbieder, belangrijk voor het tijdig kunnen opstellen van de jaarrekening 2020. Spoor 3 (voor 31 mei 2020): De zorgaanbieder neemt een bijlage bij de jaarrekening 2020 op waarin de zorgaanbieder aan de hand van kengetallen en analyses aannemelijk maakt dat hij niet overgecompenseerd wordt door de totale coronacompensaties die hij ontvangt van alle zorgfinanciers. Deze bijlage is niet bedoeld om terug te komen op de afspraken die bij spoor 2 gemaakt zijn, maar is wel de basis voor een dialoog tussen zorgaanbieder en zorgfinanciers.

Deze sporen zullen naar alle waarschijnlijkheid ook door de verbonden partijen van de gemeente Vlaardingen, die de WMO en Jeugdwet uitvoeren, uitgevoerd moeten gaan worden. Door de coronacrisis verloopt de zorgverlening namelijk (deels) anders, dan waarvan werd uitgegaan in de regelgeving en overeenkomsten met zorgaanbieders. Dit kan formeel tot onrechtmatigheden leiden. Hiermee wordt niet in de eerste plaats gedoeld op fraude, maar op een uitvoeringspraktijk in crisistijd. Door de coronamaatregelen kan het voorkomen dat lasten niet meer (geheel) in overeenstemming zijn met bijvoorbeeld de onderliggende overeenkomsten en relevante verordeningen. Er vinden bijvoorbeeld betalingen plaats door gemeenten en/of gemeenschappelijke regelingen aan zorgaanbieders vanuit continuïteitsoverwegingen of betalingen van meerkosten die vallen buiten het raamwerk van bestaande overeenkomsten. In het geval er door deze GR’en in 2020 besloten is om de zorgbetaling te continueren en er sprake is van P*Q-contracten met zorgleveranciers, zal er niet in alle gevallen sprake zijn van geleverde tegenprestaties die passen binnen het raamwerk van bestaande overeenkomsten en is er mogelijk sprake van situaties die classificeren als “meerkostenvergoedingen en/of continuïteitsbijdragen”.

Voor deze situaties moeten er dus door de GR’en aanvullende afspraken gemaakt worden over de wijze van verantwoording door de zorgleverancier en vaststelling ervan door de GR’en (of indien dit niet gemandateerd is, door de deelnemende gemeenten). Afhankelijk van aantal zorgaanbieders waar contracten mee zijn kan dit een extra capaciteitsinzet vragen van de GR’en, wat wellicht van invloed kan zijn op de timing van de jaarrekeningcontrole 2020 van de GR’en/de controle van de verantwoordingen Jeugdwet Lokaal (specifiek ROGPlus) en dus het moment van de beschikbaarheid ervan voor de deelnemende gemeenten. Specifiek voor de Jeugdwet Lokaal, omdat dit gemandateerd is en dus meeweegt in het accountantsoordeel van de MVS-gemeente, vernemen wij graag van de gemeente Vlaardingen wat de verwachting is betreffende het moment van beschikbaarheid van deze verantwoording over 2020. Uiteraard ontvangen wij ook graag de prognoses van de beschikbaarheid van de jaarrekeningen 2020 van de GR Jeugdhulp Rijnmond en de ROGPlus (WMO en Beschermd Wonen), zodat wij ook hier een inschatting kunnen maken van de invloed hiervan op het jaarrekeningtraject 2020.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/21

04 Disclaimer

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/22

Managementsamenvatting Bevindingen

COVID-19 Disclaimer

Disclaimer en beperking in het gebruik Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en deze bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u erop dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het management van de gemeente Vlaardingen en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Gemeente Vlaardingen | Boardletter 2020

2107AB7CAA/IP/23

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10390123/1