Bijlage Wijzigingsdocument Verordening fractievergoeding 2022

Verordening fractievergoeding Vlaardingen 20192022 De gemeenteraad van Vlaardingen, Gelezen het voorstel van het presidium van 24 juni 201930 mei 2022; Besluit: De verordening Fractievergoeding Vlaardingen 202219 vast te stellen. Artikel 1 Financiële bijdragen 1. De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren als fractie. 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 3135,78 per fractie en een variabel deel van € 650,24 per raadszetel van de fractie per twaalf maanden. 2. De in het eerste lid bedoelde bijdrage bestaat uit: a. Een vast deel voor elke fractie van €3037,80 per jaar. b. Een bedrag van 629,92 euro per raadszetel per jaar. 3. De bijdrage wordt berekend naar het aantal leden dat elke fractie in de raad in het betreffende kalenderjaar telt, niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen. 4. De fractievergoedingen worden ieder kalenderjaar geïndexeerd aan de hand van de in de begroting gehanteerde indexering voor personele en materiële kosten. 4. Indien een afsplitsing tot stand komt in de loop van een kalenderjaar, dan wordt de nog niet gebruikte bijdrage verdeeld naar rato van het aantal zetels dat zich afsplitst. Als datum van ingang geldt de eerste dag van de maand na de maand waarin het besluit tot afsplitsen in werking is getreden. 5.

Indien tijdens een zittingsjaar meerdere fracties als één fractie gaan optreden, wordt, nadat de voorzitter van de raad ter zake op de hoogte is gebracht, het totale bedrag ter beschikking van de fractie aangepast naar de in het tweede lid vermelde bijdragen met ingang van het eerstvolgende nieuwe zittingsjaar. 6. Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt. 7. De fractievergoedingen worden elk jaar geïndexeerd aan de hand van de in de begroting gehanteerde indexering voor personele en materiële kosten. Artikel 2 bestedingsdoeleinden 1. Fracties besteden de bijdrage om hun kaderstellende en controlerende rol te versterken en voor de invulling van de volksvertegenwoordigende rol. 2. De fracties kunnen een fractieassistent benoemen en een vergoeding toekennen. De hiermee gepaard gaande kosten zijn begrepen in de bijdrage die de fracties op grond van artikel 1 van deze verordening ontvangen. 3. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen. b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie. c.

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raads- en commissieleden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

d. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een groepering verrichten. e. (her)verkiezing van raadsleden dan wel partijbelangen. f. giften. 4. Verdere specificatie wordt gegeven in de ‘leidraad bestedingsdoeleinden’ in de bijlage van deze verordening. Artikel 3 Vertrekkingen en vergoedingen 1. Jaarlijks vóór het einde van de maand januari wordt een voorschot verleend ter hoogte van een kwart van het bedrag genoemd in artikel 1 lid 2. Vóór het einde van de maand maart wordt het resterende voorschot verleend ten hoogte van drie kwart van het bedrag genoemd in artikel 1 lid 2, indien van toepassing verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 6 is vastgesteld. 1. De griffie houdt de gelden met betrekking tot de fractievergoedingen van de fracties in beheer. 2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen wordt, in afwijking van het eerste lid het tweede voorschot vóór het eind van de maand april verleend. 2. De fracties kunnen via de griffie toegang krijgen tot de fractievergoeding. Dit kan vooraf waarbij de factuur rechtstreeks door de griffie wordt betaald, en achteraf door middel van een declaratieformulier met bijbehorende kwitanties. 3. De griffie heeft een adviserende rol.

Indien er discussie ontstaat over een declaratie of uitgave wordt deze ter besluitvorming aan het presidium voorgelegd 4. Iedere fractie ontvangt aan het begin van ieder kalenderjaar en in een verkiezingsjaar in eerstvolgende maand na installatie een kas van 250 euro op rekening. Dit bedrag kan worden besteed aan kleine zaken in het kader van lief en leed. Uitgaven in het kader van lief en leed buiten dit bedrag kunnen niet worden gedeclareerd. Artikel 4 Reservering Er is geen mogelijkheid om een reservering te treffen voor opvolgende jaren. Artikel 5 Herziening vergoedingen 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt met ingang van het eerstvolgende nieuwe zittingsjaar. 3.

Indien tijdens een zittingsjaar meerdere fracties als één fractie gaan optreden, wordt, nadat de voorzitter van de raad ter zake op de hoogte is gebracht, het totale bedrag ter beschikking van de fractie aangepast naar de in het tweede lid vermelde bijdragen met ingang van het eerstvolgende nieuwe zittingsjaar. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage: a. bij vermindering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

Artikel 6 Rekening en verantwoording 1. De fractie legt uiterlijk twee maanden na het einde van een kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag. 2. Het verslag vermeldt in elk geval: a. het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding kon worden uitgegeven. b. het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar. c. ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed, inclusief (kopieën van) bonnen van de goederen of diensten die zijn aangekocht. 3. De burgemeester: a. Controleert het verslag met advies van de griffie. b. Stelt het verslag voor 31 maart vast. c. Stelt voor 31 maart vast welk deel van het voorschot moet worden terugbetaald of zal worden verrekend omdat het niet is uitgegeven dan wel niet is uitgegeven of verantwoord conform deze verordening. d. Brengt het verslag inclusief de vaststelling van de terugbetaling ter kennis van de raad en maakt deze openbaar. e. Legt de bij het verslag behorende facturen en bonnen openbaar ter inzage. 1. Binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar verstrekt de griffie een overzicht aan het presidium over de besteding van de in artikel 1 bedoelde vergoeding. 2. Het verslag vermeldt in elk geval: a.

het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding kon worden uitgegeven. b. het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar. c. ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed, inclusief (kopieën van) kwitanties van de goederen of diensten die zijn aangekocht. d. het saldo van de inkomsten en uitgaven per 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar. 3. Het presidium: a. Controleert het verslag op voorstel van de griffie. b. Brengt het verslag ter kennis van de raad en maakt deze openbaar. c. Legt de bij het verslag behorende facturen en betalingsbewijzen openbaar ter inzage. Artikel 7 intrekken oude verordening De verordening fractievergoeding Vlaardingen 2019 wordt ingetrokken per 1 juli 2022. De verordening fractievergoeding 2014 wordt ingetrokken per 1 januari 2020. Artikel 8 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking vanaf 1 juli 2022. 2. Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening fractievergoeding Vlaardingen 2022. Deze verordening treedt in werking vanaf 1 januari 2020. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Vlaardingen, gehouden op 19 september 2019 16 juni 2022. Artikel 9 Overgangsbepaling 1.

Bij inwerkingtreding van deze verordening ontvangen de fracties het bedrag genoemd in artikel 1 lid 2, waarbij het reeds ontvangen bedrag in dit kalenderjaar in mindering wordt gebracht. 2. Verantwoording van de reeds besteedde vergoedingen geschiedt volgens de Verordening fractievergoeding 2019, waarbij binnen twee maanden na inwerkingtreding van deze verordening de verslagen door het Presidium worden gecontroleerd.

De griffier,

De voorzitter,

Jeroen Mimpen

Bert Wijbenga-van Nieuwenhuizen

Toelichting: Artikel 1: Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeente- begroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractie- ondersteuning bestaat uit een vaste component (een gelijk bedrag voor elke fractie) en een variabele component (een vast bedrag maal het aantal zetels dat de fractie in de raad heeft). De vaste componenten garanderen dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Er is een bijzondere regeling in geval van afsplitsingen. Budgetbeheer en uitvoering is belegd bij de griffier. Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Artikel 2: De bijdrage dient besteedt te worden aan raadswerkzaamheden. Er zijn een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet is bedoeld. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancieerd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. De kosten van vergoedingen aan fractieassistenten mogen verstrekt worden uit de fractiekostenvergoeding.

Dit betekent dat de fracties zelf beslissen of, en zo ja, welke bijdrage zij aan een fractieassistent verstrekken Artikel 3: Dit artikel behoeft geen toelichting. : De griffie houdt de fractievergoeding in beheer en zorgt voor een duidelijke opgave per fractie aan het einde van het jaar. Artikel 4: Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 5: Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad als gevolg van de periodieke verkiezingen voor de gemeenteraad. Artikel 6: Via het verslag kan worden nagegaan of de fracties de vergoeding niet in strijd met haar bestemming hebben gebruikt. Ter verifiëring van ontvangen vergoedingen en gedane bestedingen dienen de fracties afschriften van facturen en betalingsbewijzen te overleggen. Deze liggen voor een ieder ter inzage. Wanneer een fractie geen verantwoording indient binnen de in deze verordening gestelde termijn, kan de burgemeester besluiten om het volledige bedrag terug te vorderen. Wanneer een deel van het voorschot is uitgegeven aan uitgaven in strijd met deze verordening dan wel aan uitgaven die niet voldoende zijn voorzien van betalingsbewijzen kan de burgemeester besluiten om (een deel van) het bedrag terug te vorderen. Artikel 7: Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 8: Dit artikel behoeft geen toelichting Artikel 9: Dit artikel betreft een overgangsbepaling zodat deze verordening in werking kan treden in juli 2022.

Categorie Secretariaat

Type kosten Kosten fractie- secretariaat

Wel In dienst nemen van een fractiesecretaris of fractieassistent niet zijnde een (steun)raadslid. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscale consequenties.

Telefoon- en abonnementskosten (kranten, tijdschriften e.d.), contributies, lidmaatschappen van raadsleden en fractieassistenten

Eén digitaal krantenabonnement voor de gehele fractie als geheel. Abonnementen op kranten en tijdschriften voor steunraadsleden en fractieassistenten. Tijdschriften met een relatie tot het raadswerk voor de fractie als geheel.

Bank

Parkeerkosten/abonnementen

Reiskosten

Niet Door raadsleden en persoonlijk gemaakte kosten voor bureaukosten en porti. Voor raadsleden vallen deze kosten onder de vaste onkostenvergoeding Individuele krantenabonnementen voor raadsleden. Deze kosten vallen onder de vaste onkostenvergoeding. Individuele aangekochte tijdschriften of abonnementen op tijdschriften voor raadsleden. Deze kosten vallen onder de vaste onkostenvergoeding.

Kosten voor een bankrekening om eigen fractiegelden te beheren kan ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Het is juridisch niet mogelijk parkeerabonnementen ten laste te brengen van de fractievergoeding. Reiskosten binnen de gemeente m.u.v. woonwerkverkeer kunnen direct worden gedeclareerd aan de gemeente en kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Hiervoor is een formulier beschikbaar die opgevraagd kan worden bij de griffie.

ICT-middelen

Eén laptop / PC en printer per fractie per raadsperiode.

Het is juridisch niet mogelijk reiskosten buiten de gemeente ten laste te brengen van de fractievergoeding. Artikel 97 van de gemeentewet geeft ruimte voor een plaatselijke verordening die het mogelijk maakt deze kosten direct aan de gemeente te declareren. Vlaardingen kent deze verordening niet. Laptops voor alle (steun)raadsleden.

Toners voor printers. iPads voor fractieadviseurs. De iPads moeten primair gebruikt worden voor raadswerk. Maximaal één per adviseur per raadsperiode. Stagekosten

Scholing

Congressen, seminars, symposia en cursussen

De kosten voor een stagiair, die stage loopt bij de fractie, kunnen betaald worden vanuit de fractievergoeding. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscal consequenties. Het bijwonen als fractieassistent van congressen, seminars, symposia en opleidingen gericht op de uitoefening van het steunraads- c.q. fractielidmaatschap. Kosten voor partij-politieke scholing kunnen niet gedeclareerd worden aan de gemeente maar kunnen wel ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Dit geldt zowel voor (steun)raadsleden als fractieassistenten.

Bijeenkomsten

Heidagen

De kosten van een heidag van een fractie kunnen uit de fractievergoeding worden betaald.

Fractiebijeenkomsten

Fractiebijeenkomsten kunnen uit de fractievergoeding worden betaald.

Ledenbijeenkomst

Congressen, seminars, symposia en opleidingen voor (steun)raadsleden die direct te maken hebben met het zijn van raadslid komen volgens het rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers direct ten koste van de gemeente en kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Versnaperingen op individuele basis. Ledenbijeenkomsten kunnen niet uit de

fractievergoeding worden betaald. Nieuwjaarsbijeenkomst

Teambuilding Politieke bijeenkomsten

Communicatie

Website

Nieuwsbrief

Deze kosten kunnen voor 100% uit de fractievergoeding worden betaald.

Standpunt- c.q. informatieoverdrachtskosten (TV, radio, kranten, etc.)

Publiciteitskosten gemaakt door en voor de fractie kunnen uit de fractievergoeding betaald worden.

Kosten advertenties

Representatie

Ligt eraan wie het organiseert; doet het partijbestuur dat en participeert de fractie dan is een percentuele verdeling in redelijkheid toegestaan. Teambuildingsbijeenkomsten van de fractie kunnen ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Als een politieke bijeenkomst in de stad wordt georganiseerd op initiatief van de fractie (dus niet van de partij) en het onderwerp betreft de lokale politiek of iets dat speelt in de stad, dan kunnen de kosten uit de fractievergoeding bekostigd worden. De fractie informeert zich dan immers in de stad en/of raadpleegt de bevolking over een bepaald onderwerp. De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding worden betaald.

Eindejaarspresentjes fractieassistenten

De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding betaald worden mits de afzender helder is in de advertentie (de fractie van …) Het moet duiden dat de fractie uit de gemeenteraad verantwoordelijk is en de inhoud moet een relatie hebben met het raadswerk. Deze kosten kunnen uit de fractievergoeding worden betaald. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele

De kosten voor een politieke bijeenkomst die wordt georganiseerd op initiatief van het bestuur kan niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Kosten die zijn gemaakt voor het inrichten van de website voor (her)verkiezing van raadsleden of campagnedoeleinden kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Als het alleen gaat om een nieuwsbrief van de partij in beheer van het partijbestuur, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald. Publiciteitskosten voor de partij mogen niet uit de fractievergoeding betaald worden. Kosten gemaakt ten aanzien van het campagnevoeren kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding Kosten gemaakt ten aanzien van het campagnevoeren kunnen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding.

Cadeaus

hieruit voortvloeiende fiscale consequenties. Fracties geven regelmatig gevolg aan uitnodigingen van burgers en organisaties, waarbij men niet met lege handen aan wil komen. Indien een (steun)raadslid de fractie als geheel vertegenwoordigt, is het niet onredelijk deze kosten uit de fractieondersteuning te betalen.

Cadeaus in verband met verjaardagen van fractieleden.

Cadeaus, kaartjes en bloemen in verband met afscheid, ziekte of jubilea met een maximum van €50,-. De bovenstaande kosten worden betaald uit de aan het begin van het kalenderjaar ontvangen bedrag van €250,- per fractie voor zaken in het kader van lief en leed. Deze kosten kunnen niet afzonderlijk meer worden gedeclareerd. Huisvesting

Vergaderruimte voor regulier overleg

De gemeente zorgt voor vergaderzalen in het stadhuis. Het is niet toegestaan om huisvestingskosten ten laste te brengen van de fractievergoeding.