Document · PDF

Bijlage - monitor verbeteracties accountant

Gemeenteraad 9 november 2023, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Meerjarenbegroting 2024-2027 & Verordening Parkeerbelastingen 2024-11.524 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Publicatie bron :

Boardletter 2022 - Accountantsverslag 2022

Bron:

Interim-controle en accountantscontrole

Grondexploitatie

Inkoop en aanbestedingen

Frauderisicomanagement

Subsdie ontvangsten : Sisa-bilage

Onderhanden werk

Personele capaciteit

Verbeteragenda bedrijfsvoering

Onderwerp:

Projecten - grondexploitatie

Inkoop

Control

Subsidie Servicepunt (Strategie)

Projecten - grondexploitatie

Bedrijfsvoering

Beleidsverantwoordelijk/ proceseigenaar

Prioreteer ambities en maak een expliciete doorvertaling in de 'Verbeteragenda bedrijfsvoering'

Verbeteractie:

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Het is van belang om de interne controle op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage, de overige inkomende subsidies en de rechtmatigheid van de bestedingen ervan tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren. Tevens is het van belang dat de rollen in het verantwoordingsproces helder zijn benoemd (inhoudelijk en financieel-technisch verantwoordelijk).

Conclusie : Herijken van beleid en processen heeft nog niet plaats gevonden.

Aanbeveling: Procedures en richtlijnen bij het verlengen en uitbreiden van opdrachten.

Conclusie: Herziening inkoopbeleid, proces en primaire registratie.

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Beleid, handboek en proces actualiseren.

Breidt het herijkte inkoopproces uit met procedures en richtlijnen voor opdrachtverlening, en/of -uitbreiding, en om de controles die hierop worden verricht zichtbaar te maken.

Het is van noodzakelijk belang prioriteit te geven aan het herijken en beschrijven van de processen die samenhangen met de bouwgronden in exploitatie. Het college is geadviseerd om hier prioriteit aan te geven, mede in verband met het herzieningsproces dat voor de jaarrekening 2022 plaats dient te vinden.

procesherijkingen die hiermee samenhangen.

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Toezegging:

Zorg dragen voor het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad bouwgronden in exploitatie). Specifieke aandachtspunten: herzien en herijken van ramingen naar het prijspeil per 01.01.2023, het beschikbaar hebben van een onderbouwing van de voor 2023 e.v. verwachte inflatie.

Actualisatie van de frauderisicoanalyse en de behandeling en vaststelling hiervan door de diverse gremia binnen de gemeente Vlaardingen een vast Aanbeveling: Actualitsatie van de frauderisicoanalyse en de behandeling en vaststelling in een vast onderdeel te laten zijn van de P&C-cyclus. Dit mede vanwege de verhoogde onderdeel in de P&C-cyclus.

Aanbeveling: Aandacht voor de effecten die in de huidige turbulente tijden specifieke aandachtspunten vormen voor de jaarrekeningcontrole 2022. (SiSa-bijlage)

Aanbeveling: Aandacht voor de effecten die in de huidige turbulente tijden specifieke aandachtspunten vormen voor de jaarrekeningcontrole 2022. (Onderhanden werk)

Conclusie: Personele formatie groeit niet gelijktijdig en gelijkmatig met toenemende aantal taken en Verbetertrajecten opnemen in de verbeteragenda bedrijfsvoering activiteiten.

Aanbeveling: de omvang van de 'Verbeteragenda financiën' is groot.

Conclusie/ aanbevelingen:

Boardletter 2022 - Accountantsverslag 2022

Boardletter 2022

Boardletter 2022 - Accountantsverslag 2022

Accountantsverslag

Interim-controle en accountantscontrole

Interim-controle

Accountantscontrole Jaarrekening 2022

Rechtmatigheid - Naleving EU aanbestedingsregels

Sociaal Domein

Verlofsparen

Opstel- en controleproces

Informatietechnologie (IT) en IT-governance

Investeringen - Bulkkredieten en activamodule

Administratie en verslaglegging - Memoriaalboekingen

Subsidiebaten

Grondexploitatie

Inkoop

Verbonden Partijen

HRM

Financiën

ICT

Financiën

Subsidie Servicepunt (Strategie)

Projecten - grondexploitatie

Conclusie: Rechtmatigheid - Naleving van de Europese aanbestedingsregels.

Conclusie: Onzekerheid in rapportage Stroomopwaarts MVS.

Conclusie: De gemeente heeft nog geen uitvraag gedaan bij de medewerkers voor verlofsparen.

Aanbeveling: Opstel- en controleproces jaarrekening evalueren.

Aanbeveling: Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving inclusief cybersecurity behoeft verdere aandacht.

Aanbeveling: Bulkkredieten.

Aanbeveling: Repressieve controle inbedden.

Aanbeveling : Het verder versterken van de interne beheersing rondom de subsidiebaten.

Aanbeveling: Inhoudelijke controles rondom bestaande en nieuwe grondexploitaties.

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Voor 2022 een repressieve controle voor de memoriaalboekingen alsnog uit te voeren en deze voor in de toekomstige jaren structureel als onderdeel van het proces in te bedden. Voorts wordt het college in overweging gegeven om in het financiële pakket de, al op papier bestaande, functiescheiding technisch in te bedden, zodat hetvier-ogenprincipe ook systeemtechnisch wordt afgedwongen.

1.Het voteringsproces rondom de investeringskredieten te heroverwegen en de financiële verordening in lijn te brengen met het proces. 2. Het mandaat te formaliseren dat lager ligt dan het college, inzake het openen van projecten onder bulkkredieten. 3.De informatievoorziening aan het college en aan de gemeenteraad te versterken rondom de stand van de projecten die deel uit maken van de bulkkredieten.

De geconstateerde fout betreft een in 2022 geconstateerde, onrechtmatig, verrichte aanbesteding. Gezien de specifieke aard en achtergrond van de inkoop is geconcludeerd dat dit een unieke fout betreft.

onzekerheid weegt mee in de oordeel van de accountant.

Uit de rapportage van de accountant van Stroomopwaarts MVS blijkt één onzekerheid die betrekking heeft op de gemeente Vlaardingen. Dit betreft een

In 2023 dient de gemeente de uitvraag binnen de organisatie te doen voor verlofsparen.

Evalueer op korte termijn het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022. En daarbij te bezien welke verbeteringen mogelijk en nodig zijn op het vlak van cultuur, houding en gedrag (voelen en nemen alle medewerkers hun (mede)verantwoordelijkheid voor hun aandeel in het proces?) als wat betreft de duidelijkheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden (is voldoende duidelijk beschreven en belegd wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces?). De hoeveelheid correcties die verricht zijn voor het conceptjaarrekening 2022, te weten: 61 stuks terug te brengen naar een acceptabel niveau.

Zie eerdere verbeteracties onder "inkoop"

Verbeteractie toegezegd. Implementatie nota Wgr "Regie op verbonden parijen"

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Verbeteractie toegezegd, evluatie vertalen in een plan van aanpak (verbeteren proces - check & balance) voor het opstellen van de jaarrekening en accountantsdossier 2023.

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Inhoudelijk is er echter nog geen sprake van een toereikende primaire registratie, noch van een gestructureerd proces met interne beheersingsmaatregelen die een volledige en rechtmatige verantwoording van de subsidiebaten in de administratie borgen. Het is belangrijk om de interne beheersing rondom de subsidiebaten verder versterken. Het college heeft het advies gekregen om het professionaliseringstraject van dit proces met voldoende urgentie op te pakken.

De betrouwbaarheid en de continuïteit van de automatiseringsomgeving inclusief cybersecurity behoeft verdere aandacht. De accountant heeft de beoordeling gedaan op de volgende drie punten:

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Gedurende het opstel-en samenstelproces van grondexploitatiebegrotingen zijn er geen zichtbare controles uitgevoerd. Het college is geadviseerd om voor dit onderdeel passende interne-beheersingsmaatregelen te ontwerpen en te implementeren. In het verlengde van de constatering die de accountant maakt adviseerd de accountant, gezien de toekomstige ambities rondom de Rivierzone, om als onderdeel van de algehele projectbeheersing van dit gebied passende interne-beheersingsmaatregelen te ontwerpen en te implementeren voor de gebiedsontwikkeling.

Accountantsverslag

Accountantscontrole Jaarrekening 2022

Overige bevindingen - Dubbele betalingen

Realiteitsgehalte begroting

Rechtmatigheid - Naleving staatssteunrichtlijn

HRM

Financiën

Grondzaken

Conclusie: Dubbele betalingen broker / inhuur

Aanbeveling: Kritisch blijven om begrotingen in lijn met beschikbare (personele) capaciteit te kunnen realisteren.

Conclusie: Ontbreken documentatie.

Verbeteractie toegezegd, De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Verbeteractie toegezegd. Onderdeel van de P&C cylus

Verbeteractie toegezegd. De voortgang van de verbeteracties worden via de reguliere planning & control cyclus in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd.

Het betreft hier, op grond van de Kadernota rechtmatigheid, een bevinding in het kader van de rechtmatigheid met een niet financieel karakter, waardoor dit niet meewoog in de oordeel.

Blijf het realiteitsgehalte kritisch bezien en evalueren, en daarbij ook te bekijken in hoeverre verdere stapeling van ambities en projecten/activiteiten ook daadwerkelijk passen zijn binnen de beschikbare (personele) capaciteit.

De gemeente heeft alle dubbele betalingen inmiddels verrekend met de leverancier. De accountant vraagt aandacht voor de internebeheersingsmaatregelen en controles ter zake om dubbele betalingen in de toekomst te voorkomen.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13361916/1