Bijlage (e-formulier) bij het toezichtverslag 2018-2020 van de gemeentearchivaris
Tekst van het document
Bijlage bij het Toezichtverslag 2018-2020 van de gemeentearchivaris De scores per KPI en een totaaloverzicht van het ingevulde e-KPI-formulier over 2020 met betrekking tot de niet-overgedragen archieven, opgesteld door het team Informatiebeheer. In de afbeelding hieronder staat het totaal overzicht van de KPI score per afzonderlijk onderdeel. In de tabellen erna staan per KPI-onderdeel de gestelde hoofdvragen plus de score van de Gemeente Vlaardingen hierop. KPI score in percentages (%) per afzonderlijk KPI onderdeel
N-O = Niet Overgebracht 5. Ordening, autenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid N-O
1. Lokale regelingen N-O voldoet
voldoet deels
onvoldoende
70
voldoet
n.v.t.
20
voldoet deels
onvoldoende
60
41
10
2. Mensen en middelen N-O voldoet
onvoldoende
17
33
17
onvoldoende
17
20
voldoet
n.v.t.
4. Interne kwaliteit en toezicht N-O voldoet deels
35
12
13
20
7. Overbrenging archiefbescheiden N-O
83
voldoet
n.v.t.
12
47
40
voldoet deels
onvoldoende
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding N-O voldoet voldoet deels onvoldoende n.v.t.
n.v.t.
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewplaast, e-depot N-O voldoet
voldoet deels
n.v.t.
33
20
voldoet deels
20
onvoldoende
60
n.v.t.
1.
LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
1.1 1.1.a
Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
1.1.b
Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
1.2 1.2
Beheerregeling Informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats?
1.3
Strategisch informatieoverleg (SIO)
1.3
Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?
1.4
Wijziging Overheidstaken
1.4
Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
n.v.t.
1.5
Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen
0
1.5.a
Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
ja
1.5.b
Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?
ja
1.6
Mandaatregeling archiefzorg
0
ja
deels
ja
deels
1.6
Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?
ja
1.7
Uitbesteden Archiefbeheer(staken)
1.7
Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
1.8 1.8
Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?
2.
MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
2.1 2.1
Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
2.2
Mensen, kwantitatief tbv beheer
2.2.a
Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
2.2.b
Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?
2.2.c
Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?
2.3
Mensen, kwalitatief tbv beheer
deels
ja
zie KPI verslag
Zie KPI verslag
ja deels
2.3.a
Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)
ja
2.3.b
Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?
ja
2.3.c
Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?
nee
2.4
Mensen, kwantitief tbv toezicht
2.4
Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.
3.
ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
3.1
Archiefruimten, applicaties en serverruimten
3.1.a
Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?
deels
3.1.b
Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?
deels
3.1.c
Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?
deels
3.4 3.4
Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?
3.5
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
3.5.a
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)?
Zie KPI verslag
deels
deels
3.5.b
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
4.1 4.1.a
Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?
nee
4.1.b
Zo ja of deels, welk systeem?
n.v.t.
4.1.c
Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? (Idem 4.1.b)
4.3 4.3.a
Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte?
ja
4.3.b
Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
ja
4.4 4.4
Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
5.
ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
5.1
Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?
5.1
5.2
(n.v.t. / indien kpi 4.1.a = ja/deels, zien KPI verslag)
Authenticiteit en context analoog en digitaal
nee
n.v.t.
deels
0
0
5.2.a.
Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:
nee
5.2.a.1 - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
ja
5.2.a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; 5.2.a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden; 5.2.a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten;
ja
5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.
nee
5.3 5.3
Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
deels
5.4 5.4
Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?
5.5 5.5
Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?
5.6 5.6
5.7 5.7 5.8 5.8.
Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2)
5.9
Opslagformaten
5.9
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
ja ja
0 ja
ja
nee
deels
nee nee
5.10 5.10
Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?
5.11 5.11.a
Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
5.11.b
nee
n.v.t. ja
5.11.c
Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
6.
VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
6.1
Vervanging, besluiten en verklaringen.
6.1.a
Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?
6.1.b
n.v.t.
nee nee
6.1.c.
Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
deels
6.2 6.2.a
Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
6.2.b
Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?
ja
6.3 6.3.a
Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?
ja
deels
6.3.b
Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?
ja
6.3.c 6.3.d
Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?
nee nee
6.4 6.4.a
Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
6.4.b
deels ja
6.5 6.5.a
Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven?
6.5.b.
Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
n.v.t.
6.5.c
Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
n.v.t.
6.5.d
Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
n.v.t.
7.
OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?
7.1
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.
7.1.a
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening?
deels
7.1.b
Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t. / indien KPI 7.1.a = ja of deels, zie KPI verslag)
n.v.t.
nee
7.1.c.
Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? (n.v.t. / indien KPI 7.1.a = ja of deels, zie KPI verslag)
7.2 7.2
Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
7.3 7.3
Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen) Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten?
n.v.t.
ja
n.v.t.