Bestuurlijke reactie op het toezichtverslag 2018-2020 van de gemeentearchivaris

Postbus 1002 3130 EB Vlaardingen

Gemeenteraad Vlaardingen

Bezoekadres: Westnieuwland 6 3131 VX Vlaardingen Telefoon: (010) 248 4000

1000XX

www.vlaardingen.nl/contact www.vlaardingen.nl datum

onderwerp

pagina

18 januari 2022

Bestuurlijke reactie op het Toezichtverslag 2018-2020

1/3

briefnummer

uw kenmerk

bijlage(n)

1881875

-

Geachte Raad, Op basis van de gemeentelijke Archiefverordening heeft de gemeentearchivaris de archief- en informatie-inspecteur opdracht gegeven tot het uitvoeren van de wettelijk verplichte inspectie op het archief van de gemeente Vlaardingen. De bevindi op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en informatiebeheer door de gemeente -2020. Hierbij de bestuurlijke reactie op het Toezichtverslag 2018-2020. Aankondiging verbeterplan (Roadmap) Het college heeft voor het vervolg behoefte aan een concreet handelingsperspectief, een roadmap, met tijdlijn voor de realisatie van de genoemde verbeterpunten en heeft deze actie uitgezet in de organisatie. Het oordeel Het oordeel van de gemeentearchivaris is dat het archiefbeheer binnen gemeente Vlaardingen nog niet op orde is en dat er behoefte is aan verbetering. Echter constateert de gemeentearchivaris ook dat de organisatorische wijzigingen van team Informatiebeheer in 2018 een positieve bijdrage hebben geleverd. Het nieuwe team Informatiebeheer startte in 2018-2019 met doorvoeren van verbeteringen en heeft deze lijn doorgezet in 2020, zoals hieronder mag blijken. Procedure Het aanbieden van het toezichtverslag aan het college en vervolgens aan de Raad is een vaste procedure. Tevens is het college van B en W verantwoordelijk voor de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder.

Terugblik over periode 2016 en 2017 De gemeentearchivaris legde in het toezichtverslag uit de voorafgaande periode (2016 en 2017) de nadruk op een vijftal conclusies met aanbevelingen: inzet op informatiebeleid, communicatie met organisatie over het belang van informatiebeheer, treffen van voorbereiding voor het aanbesteden van één Document Management Systeem, opzetten van een gemeentebreed project over naamconventies en het in kaart brengen van gemeentelijke processen. In de bestuurlijke reactie van 2016 en 2017, heeft team Informatiebeheer de ruimte gekregen, om te reageren op de conclusies en aanbevelingen uit het toezichtverslag. In deze bestuurlijke reactie wijken wij niet af van deze methode. Reactie op de aanbevelingen uit het archieftoezichtverslag 2018-2020 De archiefinspecteur heeft het informatiebeheer binnen de gemeente Vlaardingen onderzocht op basis door of voor onze gemeente. In 2020 werd gestart met een nieuwe toezichtprocedure. Vanaf dit jaar vind briefnummer

In behandeling bij

pagina

1881875

de heer Y. Eijskoot

1/3

-formulier van het VNG worden ingevuld. De resultaten uit het jaar 2020 is de nulmeting waarmee komende resultaten vergeleken kunnen worden. De archiefinspectie levert verschillende nuttige conclusies en bevindingen op waaruit de gemeentearchivaris verscheidene aanbevelingen heeft gedistilleerd die ons in staat stellen het archiefbeheer op peil te brengen. De gemeentearchivaris doet de volgende aanbevelingen (aangevuld met een reactie van uw college): 1. Het Register van Verwerkingen (AVG) laten aanvullen met de termijnen van bewaring/vernietiging, zodat datalekken voorkomen worden. Op dit moment worden voorbereidingen getroffen om een applicatie aan te schaffen waarin de bewaartermijnen en de AVG samen beheersbaar in de procesomschrijvingen worden opgenomen. Deze applicatie werd voor het einde van 2020 aangeschaft en wordt medio 2021 operationeel. 2. Aandringen via uw gemeentelijke vertegenwoordiging in de Gemeenschappelijke Regeling Stroomopwaarts op een goede opslag van de cliëntendossiers van 2015 tot heden in het nieuw documentmanagementsysteem en het opstellen van een Handboek Vervanging. De beheerverantwoordelijkheid voor de clientdossiers vanaf 2015 ligt bij Stroomopwaarts (SOW). Op dit moment worden de voorbereidingen getroffen voor het nieuwe zaaksysteem. Vanuit de gemeente Vlaardingen is o.a. de archiefinspecteur betrokken bij deze voorbereidingen.

Mocht blijken dat er zorgen zijn over goede opslag, dan wordt dit via de lijn opgepakt. Daarnaast is de transitievoorbereiding gestart van de bedrijfsvoering van SOW. Hierin wordt ook de opslag en beheer van cliëntendossiers meegenomen. 3. De regiefunctie voor het opstellen van de afdelingsinformatiebeheerplannen beleggen bij de adviseurs van het team Informatiebeheer. Per afdeling wordt er op dit moment in kaart gebracht op welke basis van werkprocessen waar welke data/documenten worden opgeslagen, welk risico er wordt gelopen en welke verbeterstappen er gezet kunnen worden. De regiefunctie is geborgd. De inhoudelijke verantwoordelijkheid ligt bij de proceseigenaar. 4. Sterkere bestuurlijke en ambtelijke coördinatie organiseren met betrekking tot het vastleggen van de bedrijfsprocessen in het kader van gemeentelijke good governance. Er worden op dit moment bedrijfsprocessen vastgelegd als voorbereiding op de implementatie van de Omgevingswet en invoering van het (zaak)systeem. Het heeft de aandacht van de afdeling Informatie en Facilitaire Voorzieningen. 5. Stimuleren van volledige archiefvorming door ambtenaren in zogenaamde zaakdossiers, zowel in het huidige systeem als in het nieuwe documentmanagementsysteem. In 2019 is gestart met het opstellen van het kwaliteitssysteem en daarbij horende handboek Kwaliteit en Handboek Informatiebeheer.

Het kwaliteitssysteem draagt bij aan verbetering van vastgestelde indicatoren binnen het informatiebeheer. Het doel is de implementatie van het kwaliteitssysteem parallel te laten lopen met het uitrollen van het nieuwe zaaksysteem. 6. Zorgdragen voor de vernietiging van digitale bestanden in gebruikte applicaties, in het kader van de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ter voorkoming van datalekken. In het huidige DMS-systeem Verseon is een vernietigingsmodule geïmplementeerd. In 2021 wordt het daadwerkelijk vernietigen van digitale bestanden opgepakt. 7. Instellen van een multidisciplinaire werkgroep voor het e-mailvraagstuk. briefnummer

In behandeling bij

pagina

1881875

de heer Y. Eijskoot

2/3

Er is eerder een projectplan opgesteld vanuit team Informatiebeheer met adviezen voor emailbeleid, Hierin is opgenomen dat dit een onderdeel moet zijn van bewustwordingsproces voor archivering. In de projectgroep Zaakgericht werken, wordt ingezet op het verbeteren van de huidige emailcultuur, conform wet en regelgeving. 8. Zorgdragen voor toereikende formatie van het team Informatiebeheer. Begin 2021 is de normatieve P-begroting vastgesteld, waarbij de formatie van het team Informatiebeheer geborgd is. 9. Implementeren van het Strategisch Informatie Overleg (in het verlengde van het Tactisch Informatie Overleg). De teams Kunst, Cultuur & Erfgoed, Informatiemanagement en Informatiebeheer werken samen in een structureel Tactisch Informatie Overleg. Een van de lopende acties in het Tactisch Informatie Overleg is het opstellen van de concept-strategische agenda. In overleg met de nieuwe gemeentesecretaris is bepaald dat het Strategisch Informatie Overleg formeel in maart 2021 zal starten en dat is inmiddels ook gebeurd. 10. Instellen van een periodiek portefeuille-overleg over informatie- en archiefbeleidszaken van de wethouder digitalisering, data en dienstverlening met de archiefinspecteur en de gemeentearchivaris. Het huidige portefeuilleoverlegstructuur is voldoende.

De teammanager Informatiebeheer heeft met de wethouder digitalisering, data en dienstverlening periodiek overleg. Er is voldoende inhoudelijke expertise om de wethouder goed te adviseren. 11. Meer betrekken van het Stadsarchief en het team Informatiebeheer bij de inrichting van de informatievoorziening van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). De teams Informatiebeheer en Informatiemanagement zijn betrokken bij de inrichting van de informatievoorziening van het DSO en hebben een rol in het goed laten landen van informatie vanuit het DSO en terug. Doel is dat de uitwisseling van gegevens goed geborgd wordt. Beide teams zullen het Stadsarchief op de hoogte houden en op cruciale momenten zal gevraagd worden om betrokkenheid en advisering. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris, drs. E. Stolk

de burgemeester, drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen

Wilt u bij beantwoording van deze brief het briefnummer 1886523 vermelden.

briefnummer

In behandeling bij

pagina

1881875

de heer Y. Eijskoot

3/3