Bestuurlijke reactie

BESTUURLIJKE REACTIE op het Verslag van het Toezicht op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en Informatiebeheer op de niet overgebrachte archiefbescheiden 2021. Algemeen Op basis van de gemeentelijke Archiefverordening heeft de gemeentearchivaris de archief- en informatie-inspecteur opdracht gegeven tot het uitvoeren van de wettelijk verplichte inspectie op het archief van de gemeente Vlaardingen. De bevindingen zijn opgenomen in het ‘Verslag van het toezicht op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en Informatiebeheer door de gemeente Vlaardingen op de niet overgebrachte archiefbescheiden’. De toezichtperiode betreft 2021. Het oordeel In het Toezichtverslag van 2021 geeft de gemeentearchivaris geen nieuw oordeel ten opzichte van zijn oordeel in het toezichtverslag 2018-2020. Het oordeel van de gemeentearchivaris is dat het archiefbeheer binnen de gemeente Vlaardingen nog niet op orde is en dat er behoefte is aan verbetering. Maar de gemeentearchivaris constateert ook dat de organisatorische wijzigingen van het team Informatiebeheer in 2018 een positieve bijdrage hebben geleverd. Het nieuwe team Informatiebeheer startte in 2018-2019 met het doorvoeren van verbeteringen en heeft deze lijn doorgezet in 2020, zoals hieronder mag blijken.

Procedure Het aanbieden van het toezichtverslag aan het college en vervolgens aan de Raad is een vaste procedure. Na vaststelling in de Raad wordt het verslag bovendien toegezonden aan de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Eind vorig jaar hebben de teams Informatiebeheer(IB) en Kunst, Cultuur en Erfgoed (KCE) in overleg met de gemeentesecretaris besloten dat de gemeentearchivaris het verslag van het toezicht op het informatiebeheer jaarlijks (in plaats van tweejaarlijks) aan het college van burgemeester en wethouders presenteert. Ook heeft de gemeentesecretaris gevraagd naar een zogenoemde roadmap om te komen tot een verbeterde situatie in de toekomst. Deze roadmap is als bijlage aan de bestuurlijke reactie toegevoegd. Terugblik over periode 2018-2020 De gemeentearchivaris die constateerde dat verbetering in archiefbeheer wenselijk is, deed in het toezichtverslag uit de voorafgaande periode (2018 en 2020) elf aanbevelingen. In de bestuurlijke reactie op het toezichtverslag 2018-2020, heeft het team Informatiebeheer de ruimte gekregen om te reageren op de conclusies en aanbevelingen uit het toezichtverslag. In déze bestuurlijke reactie wijken wij niet af van deze methode. De gemeentearchivaris doet de volgende negen aanbevelingen. Onder elke aanbeveling vind u een verantwoording opgesteld door team informatiebeheer. 1.

Het in 2021 ontwikkelde informatie-governancemodel te implementeren en het breed bekendheid te (laten) geven in de organisatie, als onderdeel van het verbeterproject Isturing Onderdeel van Project I-sturing In 2021 is geen governancemodel ontwikkeld. Wel is op verzoek van de Chief Information Officer (CIO) gewerkt aan het in kaart brengen van de governance in het I-domein. Bij het uitwerken hiervan

is gebleken dat in de sturing van het i-domein gaten zitten. Een governancemodel is daarop in de loop van 2022 verder uitgewerkt tot een concept. Dit concept wordt meegenomen in het project Isturing, een project dat in juni 2022 is gestart, loopt nog. De verwachting is dat in oktober 2022 de projectresultaten (met daarin de uitgeschreven processen, het voorgestelde governancemodel en aanbevelingen om in de toekomst beter en tijdig te kunnen sturen op i-ontwikkelingen) kunnen worden opgeleverd. 2. In het kader van het versneld uitrollen van het kwaliteitssysteem over de hele organisatie – vooruitlopend op de invoering van Zaaksysteem.nl (zie hierna bij 4.) – het gemeente-breed uitzetten van regels/adviezen voor de naamconventies van documenten en het vormen van dossiers van lopende zaken (digitale ‘net-etiquette’) in het huidige DMS Verseon; Deze aanbeveling is tweeledig, de reactie is dat daarom ook: 2a: In 2020 is binnen het team informatiebeheer een kwaliteitssysteem uitgerold. Dit team controleert de eigen geregistreerde documentregistraties in Verseon. De uitrol van het kwaliteitssysteem en het opnemen in de takenpakketten zorgt voor extra werkdruk bij het team informatiebeheer. Het is daarom noodzakelijk dat er extra capaciteit bijkomt, zodat de kwaliteitsmonitoring en -toetsing op een gedegen manier gebeurt.

Het organisatie breed uitrollen van een kwaliteitssysteem is afhankelijk van de uitrol van het nieuwe zaaksysteem. Op het moment dat processen worden ingericht in het zaaksysteem, worden met de proceseigenaar, proces- en resultaatafspraken gemaakt. Bij de uitrol van een proces in het nieuwe zaaksysteem worden medewerkers actief gestimuleerd om de zaak volledig af te sluiten en gevoed met kennis over het beheren van organisatie-informatie. Aansluitend worden zaken door het team informatiebeheer actief gecontroleerd op begin- en eindpunt van de zaak, naamconventies, procesafspraken en resultaatafspraken. Daarnaast worden technische kwaliteitscontroles ingericht, die de behandelaar verplicht moet doorlopen (denk hierbij aan een controlevraag als: is de zaak volledig?). 2b: Richtlijnen m.b.t. naamconventies worden meegenomen in het project implementatie van zaaksysteem.nl. Door de actieve controle (kwaliteitssysteem) zoals hierboven genoemd, is het mogelijk de behandelaar – waar nodig – aan te sturen. Op het oude systeem Verseon DMS, worden naamconventies toegepast indien het document geregistreerd wordt door een medewerker van het team informatiebeheer. Door de technische inrichting van Verseon is het afhankelijk van de inrichting van het proces of de correcte omschrijvingen worden toegepast. Op dit moment wordt er niet meer technisch geïnvesteerd in Verseon.

Dit leidt er tot toe dat documenten onder de radar verdwijnen en/of moeilijk te vinden zijn. Daarom is het van het grootste belang dat het nieuwe zaaksysteem zo snel mogelijk wordt uitgerold. Dit kan echter alleen als er proceseigenaren zijn toegekend, alle processen organisatie breed inzichtelijk zijn gemaakt zijn en er procesgericht gewerkt wordt. Het belang van proceseigenaren op dit gebied is, dat de verantwoordelijkheid van het juist registeren van informatie goed belegd kan worden. Bij de uitrol van het zaaksysteem worden processen in kaart gebracht (scheepswerf) inclusief de documentenopslag in verschillende systemen. Daarmee kunnen

wij in de komst de zichtbaarheid borgen, aansturen en verantwoordelijkheden beleggen. Op informatie die buiten de officiële kanalen (vakapplicaties zoals Alfresco etc.) wordt opgeslagen hebben wij geen zicht, wat blinde vlekken creëert. 3. De opdracht voor het opstellen van informatiebeheerplannen in het kader van procesmanagement te beleggen bij de teammanagers/proceseigenaren en in de jaarlijkse teamplannen een verplichte verslaglegging over het informatiebeheer te vragen; Er zijn afspraken gemaakt bij de inrichting van twee applicaties (Mavim en I-navigator) die ons gaan helpen bij het produceren van overzichten rondom het informatiebeheer per proces/team. Teammanagers zijn nu niet gewend om aangesproken te worden op informatiebeheer als onderdeel van hun teamplan. Er ligt hier een rol voor de directie en de CIO om de uitdagingen op het gebied van informatiebeheer top-down te benaderen. Informatiebeheerplannen zijn daarbij noodzakelijk om risico’s, uitdagingen en ambities in kaart te brengen. In de bijgevoegde roadmap wordt hierop dieper ingegaan. 4. De implementatie/het adoptieproces van het nieuwe zaaksysteem grondig te laten monitoren.

Vanwege het uitrollen van dit documentopslagsysteem over de hele organisatie vraagt dit sterke regie door de CIO en het SIO en een blijvend houden van de vinger aan de pols; Tijdens het project implementatie zaaksysteem.nl is geadviseerd om extra aandacht te geven aan cultuurverandering/verandermanagement. Het project is gefocust op de technische implementatie van het zaaksysteem en verandermanagement maakt er op dit moment nog geen onderdeel van uit. Binnen het zaakgericht werken hebben we het voldoen aan de wettelijke voorschriften voor archivering geborgd, door elk zaaktype conform de wettelijk geldende regels in te richten. Alle zaaktype informatie m.b.t. archivering wordt vastgelegd in I-Navigator die voor zaakgericht werken leidend is. I-Navigator bevat alle wettelijk geldende normen voor alle zaaktypes die bij de gemeenten in gebruik zijn. Wijzigingen op de wettelijke regels worden automatisch geüpdatet, waardoor Vlaardingen altijd in lijn is met de wettelijke normen. Aangezien alles wordt vastgelegd in I-Navigator en dit de bron is voor zaakgericht werken, is dit ook de bron om te controleren en te monitoren of de gemeente Vlaardingen de Archiefwet naleeft. Bij de implementatie van zaakgericht werken is een stuurgroep gevormd waarin de betrokken teammanagers, verantwoordelijk voor informatiebeheer en archivering, zijn vertegenwoordigd.

Risico’s en mogelijke issues die impact hebben op informatiebeheer en/of archivering worden hier besproken om waar nodig de juiste maatregelen nemen. Met procesgericht werken moet worden geborgd dat toekomstige wijzigingen in het proces, die van invloed zijn op informatiebeheer of archivering, integraal worden uitgevoerd. Hiermee wordt geborgd dat wijzigingen in het proces, in lijn zijn met elkaar en voldoen aan wet- en regelgeving. Wijzigingen worden centraal vastgelegd zodat controle en monitoring hiervan mogelijk is.

5. Het conform de Archiefwet projectmatig opzetten en volledig laten uitvoeren van de benodigde vernietiging van digitale informatie in bestaande opslagapplicaties (Verseon etc.) en de werkapplicaties en dit via het TIO te monitoren op daadwerkelijke realisatie; Digitale vernietiging – conform Archiefwet – in verschillende (vak)applicaties is, die in de praktijk eerder regel dan uitzondering is, is een uitdagend proces. In de afgelopen jaren zijn diverse acties uitgezet om digitale vernietiging in het DMS mogelijk te maken. Het Stadsarchief wordt hierover in ieder geval jaarlijks geïnformeerd tijdens het toezichtproces en indien noodzakelijk geacht ook tijdens (bilaterale) overleggen, zoals het TIO. 6. Door versterking/uitbreiding van het team IB versneld de mogelijkheid geven (of via inhuur op projectbasis) de applicaties Verseon en haar voorloper DocMan uit te faseren door fysieke/digitale dossiervorming en overbrenging van de dossiers naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats (fysiek) of de e-depotvoorziening van het Stadsarchief (digitaal). Dit ook vanwege de verkorting van de overdrachtstermijn in de nieuwe Archiefwet van twintig naar tien jaar (2023), waarvan de effecten aan het CDT en het college van B&W gerapporteerd zullen worden. Dossiers overbrengen van de gemeentelijke organisatie naar het Stadsarchief vergt veel (technische) voorbereiding en samenwerking.

In 2021 is in samenwerking met het Stadsarchief, een steekproef gehouden om te bezien in hoeverre fysieke dossiers leidend zijn. Uit deze steekproef kwam naar voren dat Docman een completere dossiervorming heeft. Docman bevat veel te bewaren dossiers, maar wordt technisch niet meer ondersteund. In 2022 gaat dit onderzoek verder en dan met name gericht op de vraag hoe Vlaardingen de betreffende documenten – digitaal of fysiek – kan veiligstellen. Digitale overbrenging is nu nog niet mogelijk omdat het Stadsarchief daarvoor nog niet de faciliteiten heeft. Het in de aanbeveling genoemde e-depot is er namelijk nog niet. Digitaal archief overbrengen vergt, zoals gezegd, veel voorbereiding in de vorm van opschoning, dossiervorming, inrichting e-depot, datamigratie, controle en vernietiging. Dat dit veel gaat vragen van het team Informatiebeheer is een terechte inschatting. Dit team loopt niet alleen tegen het probleem aan dat er versneld uitgebreid moet worden (kwantitatieve capaciteit) maar heeft ook te kampen met verminderde kwalitatieve capaciteit. Een voorbeeld is de vacature adviseur IB die al twee jaar openstaat. Tot slot zijn er ook factoren waar Informatiebeheer afhankelijk is van andere projecten. Zo kan het uitfaseren van het DMS Verseon pas uitgevoerd worden wanneer alle processen geïmplementeerd zijn in Zaaksysteem.nl en daarin goed functioneren.

De verwachting is dat dit meerdere jaren gaat duren. 7. De directie van Stroomopwaarts te (laten) wijzen op haar verantwoordelijkheid voor de gevormde dossiers over de periode 2015-heden en maatregelen te eisen voor een daadwerkelijke, beveiligde, duurzame toegankelijkheid van de cliëntendossiers; Deze actie wordt meegenomen in 2023. Door uitval (adviseur recordmanager) en personeelstekort is dit niet opgepakt in 2022. 8. De directie aan het Team IM opdracht te laten geven om in samenspraak met het Stadsarchief een tiental applicaties te screenen op vernietigingsfunctionaliteit en exportmogelijkheden voor te bewaren stukken naar de e-depotvoorziening;

Zo’n opdracht zou het sterkst zijn in samenwerking met teammanagers en of proceseigenaren. De resultaten van deze screening ziet het team Informatiebeheer ook graag terug in de informatiebeheerplannen. We zouden deze aanbeveling dan ook op het juiste moment willen timen ( zie de roadmap (structureel vernietigen) en zie ook de hierboven bij punt 6 gemaakte opmerking over het e-depot. 9. Het Stadsarchief deel te laten nemen in de regie-organisatie van de implementatie van het Digitale Stelsel Omgevingswet, om de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van essentiële, digitale documenten in het ruimtelijk domein te waarborgen. Deelname is in de ambtelijke organisatie voldoende geborgd. De organisatie heeft in de persoon van de adviseur uit het team informatiebeheer al een deelnemer in deze regie-organisatie van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet, om de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van essentiële, digitale documenten in het ruimtelijke domein te waarborgen. Als het Stadsarchief deelneemt, dan kan dat niet de archief- en informatie-inspecteur, omdat deze het externe toezicht objectief moet kunnen blijven uitvoeren.