Beantwoording technische vragen D66

Beantwoording van de door D66 gestelde technische vragen over het bij het toezichtverslag van de gemeentearchivaris gevoegde e-KPI-formulier door H.J. Luth-Mulders (gemeentearchivaris) m.m.v. H.C. Geuze (archief- en informatie-inspecteur) en J. Posthumus (adviseur informatiebeheer)

4.1 4.1.a

Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

nee

4.1.b

Zo ja of deels, welk systeem?

n.v.t.

4.1.c

Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

n.v.t.

Vraag 4.1 --> Wij begrijpen dat het college dit nu aan het invoeren is, voorziet het college dat deze nee in een 'ja' zal veranderen? Antwoord Op 26 maart 2019 stelde het team IB het concept ‘Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Vlaardingen’ vast. Het schetst een kader voor kwaliteitszorg en biedt concrete handvatten om de kwaliteit van de (documentaire) informatievoorziening te borgen en te verbeteren. Het is een goed onderbouwde notitie, waarin veel aspecten rond kwaliteit aan de orde komen. Als noodzakelijke onderdelen (bouwstenen) worden daarin genoemd: een Handboek Informatiebeheer (procedures/werkinstructies, kwaliteitsnormen, monitoring en auditgereedschappen), een Handboek Vervanging en een Besluit Vervanging. Het genoemde Besluit Vervanging – noodzakelijk door de ingebruikname van het nieuwe Documentair Informatie Systeem (DMS) ‘Zaaksysteem’ – zal na advisering van de gemeentearchivaris door het college worden vastgesteld. Als onderligger voor het Besluit Vervanging functioneert het Handboek Vervanging. In dit handboek zijn kwaliteitseisen (vergelijkbaar met de eisen voor Duurzame Toegankelijkheid – DUTO – voor wat betreft scanning, ordening en registratie) standaard opgenomen. Het kwaliteitssysteem met zijn onderdelen moet nog worden geïmplementeerd. Hiervoor is in 2021 een medewerker aangetrokken.

In het toezichtverslag over 2021 zal de gemeenteraad (medio juni 2022) over de voortgang van deze materie worden geïnformeerd.

Op deze wijze voorziet het college, dat het in de KPI-rapportage 2018-2020 genoemde nee, inderdaad zal veranderen in een ja.

-----------------------------------------------------------------------------5.6 5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

nee

Vraag 5.6 --> Er zal een investering nodig zijn om de analoge infrastructuur te verbeteren. Dit kan o.i. ook door analoge data digitaal te maken, maar dit zal een kostenpost met zich meebrengen. Heeft het college zicht op de hoeveelheid data waar het om gaat? (zowel fysiek als analoog) Antwoord Nota bene dat de scores in het e-KPI-formulier betrekking hebben op de niet-overgedragen archieven. In dat kader is hier een nee gekozen omdat het depot onder het oude stadhuis geen formele archiefbewaarplaats is en niet voldoet aan de gestelde eisen. Daar berusten voornamelijk te vernietigen archieven en een klein deel te bewaren archief dat zal worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze kwalificatie slaat dus uitdrukkelijk niet op de bij het Stadsarchief aan het Plein Emaus berustende overgebrachte archieven, waarop wel een volmondig ‘ja’ van toepassing is. (Voor digitalisering zie hierna het antwoord op de vraag bij 6.1)

-----------------------------------------------------------------------------5.9

Opslagformaten

5.9

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

nee

Vraag 5.9 --> Open standaarden zijn benodigd om de data later goed te kunnen gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek door amateurs en professionals. Gaat het college werk maken van het

invoeren van open standaarden (zoals FAIR (Findability, Accessibility, Interoperability, and Re-use of digital assets))? Antwoord Het Nationaal Archief heeft in zijn ‘Richtlijn voor voorkeursformaten’ open standaarden geadviseerd voor wat betreft de verschillen opslagmedia. Voor documenten geldt PDFA/1, voor e-mails msg (eml), etc.. Deze standaarden zijn getoetst aan vigerende NEN-normen en de DUTO (duurzame toegankelijkheids)-eisen. Dus vindbaar (findable), toegankelijk (accessible), samenwerkend – systemen die met elkaar kunnen ‘praten’ (interoperable) en per verschillende digitale verschijningsvorm vastgesteld (standaarden NA). Tevens moeten bestanden zonder inhoudsverlies hergebruikt/naar een ander format omgezet (conversie) kunnen worden (re-use). Deze standaarden zijn aanwezig in het nieuwe DMS ’zaaksysteem’. Ook voor wat betreft de toegevoegde metadata (gegevens over gegevens). De buiten het huidige DMS (Verseon) om bestaande datasets, bijvoorbeeld in werkapplicaties, moeten worden geïnventariseerd en getoetst aan de standaardeisen. Wanneer het gaat om (volgens de vastgestelde selectielijst) te bewaren data, zullen er kosten moeten worden gemaakt om deze te converteren naar de wel-aan-de-eisen-voldoendeopslagcriteria. Het begrip ‘open standaarden’ slaat op de elementen waarmee een applicatie is opgebouwd.

Is dat gesloten materiaal (alleen open voor de fabrikant/leverancier) of is dit open materiaal (te gebruiken/te veranderen door derden). Open data zijn een wettelijke vereiste van de overheid om burgers/bedrijven gebruik te laten maken van databestanden bij de/van de overheid. Door de implementatie van het nieuw Zaaksysteem voldoet de gemeente aan de genoemde eisen. Voor wat betreft de opslagvereisten in werkapplicaties en dergelijke zal het team IM dit moeten nagaan en waar nodig (laten) aanpassen/converteren.

-----------------------------------------------------------------------------6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

6.1.b

nee nee

6.1.c.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

deels

Vraag 6.1 --> Aanvullend op onze vraag bij punt 5.6. Overgang van analoog naar digitaal zorgt voor een betere beschikbaarheid van informatie voor nieuwe generaties. Gaat het college investeren in vervanging? Hoe langer hiermee gewacht wordt, hoe meer kosten dit met zich mee zal dragen. Antwoord In juli 2013 heeft het college een vervangingsbesluit genomen. Op grond van het Handboek vervanging en de daarin gestelde eisen, worden fysieke documenten vervangen door scans en kunnen de papieren worden vernietigd. Een uitzondering hierop zijn convenanten, stukken rond bezoeken leden van het Koninklijk Huis en dergelijke, die ook fysiek bewaard en overgedragen worden aan het Stadsarchief. Dat geldt overigens voor alle te bewaren stukken van voor het vervangingsbesluit. Het is de bedoeling in het te implementeren nieuwe DMS – anders dan in het huidige DMS Verseon – wel zaaksgewijs dossiers (alle stukken betreffende een onderwerp/zaak) te vormen. Het team IB zal voor alle stukken uit het oude DMS nog een oplossing moeten vinden, voordat deze stukken in goede en geordende staat kunnen worden overgedragen aan het Stadsarchief (e-depotvoorziening). Wat betreft de aan het Stadsarchief overgedragen archieven ligt de situatie anders. De akten van de Burgerlijke Stand zijn gescand en opgenomen in een applicatie van Burgerzaken (Team KCC).

In 2023 wordt onderzocht of deze scans kunnen worden overgezet naar het nieuwe Archiefbeheersysteem van het Stadsarchief (Mais-Flexis). Ook alle bij het Stadsarchief in beheer zijnde bouwvergunningen zijn inmiddels gescand. Op aanvraag van burgers/bedrijven worden deze scans tegen vergoeding beschikbaar gesteld. Wanneer een volledig overzicht beschikbaar is van alle aanwezige bouwvergunningen, biedt een digitaal portal aan burgers en bedrijven de mogelijkheid om de bouwtekeningen (geanonimiseerd) rechtstreeks te raadplegen. Dit geldt evenzeer voor beeldmateriaal uit de Topografisch-Historische Atlas. Het Stadsarchief bezint zich op de vraag welke archiefstukken aanvullend moeten worden gedigitaliseerd. Het lastige hierbij is, dat de vraag van bezoekers van te voren niet bekend is. Te overwegen is de methodiek van ‘scanning on demand’. Wat wordt aangevraagd wordt tegen betaling digitaal gemaakt. Een bijkomende zaak is de wet- en regelgeving rond de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het digitaliseren van ‘besteld’ archiefmateriaal zal geen grote investering vragen, maar het AVG-klaarmaken wel. Wat de kosten hiervan zullen zijn, zal nog onderzocht worden. Het college zal een nieuw vervangingsbesluit vaststellen met betrekking tot het nieuwe DMS. Met de aanschaf van dat nieuwe zaaksysteem is geïnvesteerd in digitalisering. Het team IB zal een indicatie moeten aanleveren voor het klaarmaken van digitaal gevormde dossiers (2012-2022) naar het e-depot. Hiervoor zal naar het zich laat aanzien – na gedaan onderzoek – een aanvullende budgetvraag komen. Het college acht de methodiek van ‘scanning on demand’ voldoende voor het digitaliseren van de oudere fysieke archieven en collecties. De geschatte omvang van de vraag daarnaar lijkt met de huidige bemensing van het Stadsarchief te doen. Voor het AVG-proof maken van de bestaande inventarissen van archieven en collecties zal nog een raming worden gemaakt.

-----------------------------------------------------------------------------7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.

7.1.a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening?

deels

7.1.b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

n.v.t.

7.1.c.

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging

n.v.t.

Vraag 7.1 --> Waarom 'deels'? Komt dit door ruimtegebrek bij het Stadsarchief of zijn er andere zaken die spelen? Antwoord Nee, het Stadsarchief heeft vooralsnog met zijn depots aan het Plein Emaus en het Westnieuwland voldoende ruimte voor het opnemen van overheidsarchief en particuliere (fysieke) archieven/collecties. Voor de opslag van digitale databestanden/documenten/dossiers zijn voorbereidingen voor een e-depotvoorziening in gang gezet. Hiervoor worden van een commercieel bedrijf terrabytes afgenomen voor de digitale opslag. De kosten hiervan hebben met name betrekking op het opname-klaar maken van digitale bestanden. Omdat er vaak iets schort

aan de metadatering en het gekozen format van de digitale informatie, zal veel werk gemoeid zijn met het –met de archiefvormers en het team IM – geschikt kunnen aanbieden van de digitale informatie. Het college antwoordt dat het Stadsarchief geen gebrek heeft aan ruimte voor zijn fysieke archieven. Voor het opslaan van digitaal materiaal (waarop het ‘deels’ slaat) is een e-depotvoorziening in de maak.