Document · PDF

Auditplan 2023 - Gemeente Vlaardingen

Gemeenteraad 14 december 2023, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Auditplan 20232.949 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

1 alinea's met “aangelegenheden”: 96

Auditplan 2023 Gemeente Vlaardingen | 15 november 2023

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Aan de gemeenteraad van de gemeente Vlaardingen T.a.v. de heer I.L.J.C. Konings LLB MA Postbus 1002 3130 EB VLAARDINGEN

Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden wat betreft de controle van de gemeente Vlaardingen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2023 verrichten.

Datum

Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en op onze offerte voor de accountantscontrole over de boekjaren 2020-2023. Wij hebben dit auditplan op 25 oktober 2023 met de auditcommissie besproken. De input uit deze bespreking is in deze definitieve versie van dit auditplan verwerkt.

Onderwerp

Het auditplan is een dynamisch document, dat wij zo nodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Vlaardingen hiertoe aanleiding geven. Wij onderhouden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. de auditcommissie, uw college, als de ambtelijke organisatie.

Ons kenmerk

Communicatie neemt, zoals u van ons gewend bent, sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2023. Op basis hiervan zijn én blijven wij immers continu op de hoogte van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én de natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in.

15 november 2023 Auditplan 2023 231173DA29/MJ

Wij zijn, indien gewenst, uiteraard graag bereid u een nadere toelichting te geven op dit auditplan.

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole

Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 57666954. Deloitte Accountancy & Advies B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

231173DA29/MJ

Uw controleteam

Aanbiedingsbrief auditplan 2023

De accountantscontrole over het boekjaar 2023 voeren wij uit onder leiding van Rein-Aart van Vugt. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat het behouden van kennis en een consistente aanpak en werkwijze zijn geborgd.

Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole

drs. R.M.J. (Rein-Aart) van Vugt RA

J.M. (Anne-Margriet) de Winter MSc RA

Audit Partner

Senior Manager

06 1100 2352

06 1201 0912

RvanVugt@Deloitte.nl

AMdeWinter@Deloitte.nl

Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

De planning-en-controlcyclus

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Uw controleteam

Voorjaarsnota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de voorjaarsnota de beleidsdoelstellingen vast, die vervolgens worden uitgewerkt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang om na te gaan of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse rapportages, en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarbij de begroting.

De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023

1e voortgangsrapportage

Voorjaarsnota

Begroting

2e voortgangsrapportage

Begrotingswijzigingen gedurende het jaar

Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023

Jaarstukken

Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

Relevante aspecten bij de accountantscontrole

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Uw controleteam

Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: •

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.

•

De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan – Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders) – Boardletter (ten behoeve van de gemeenteraad) – Verslag van bevindingen – Controleverklaring

•

De controleverklaring geeft vanaf het boekjaar 2023 enkel een oordeel over het getrouwe beeld. Het oordeel over de rechtmatigheid verdwijnt daarmee uit onze controleverklaring. Uw college legt vanaf dit boekjaar zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestedingen, via de rechtmatigheidsverantwoording die wordt opgenomen in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’.

•

Net als voorgaand boekjaar zullen wij in de controleverklaring in een aparte sectie, ‘Controleaanpak frauderisico’s’, aangeven op welke wijze wij tijdens de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: frauderisico’s die aandacht vereisten tijdens de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden, een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot een fraudeaangelegenheid, of een combinatie van deze elementen.

•

De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn: het Besluit begroting en verantwoording (BBV), het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), en het door de gemeenteraad nog vast te stellen controleprotocol.

•

De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent dat sprake is van een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS).

•

De verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant: – de auditcommissie is de ‘linking pin’ tussen de gemeenteraad als opdrachtgever en de accountant als opdrachtnemer; – de auditcommissie en de accountant overleggen in ieder geval over: de inrichting van de controle, de uitkomsten van de interim- en de jaarrekeningcontrole, en de actuele ontwikkelingen.

De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

Relevante aspecten bij de accountantscontrole

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Uw controleteam

De rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 legt uw college verantwoording af over het rechtmatig handelen en over het besteden van de publieke middelen. Deze rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening; specifiek in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’. Hierbij zullen de volgende uitgangspunten worden gehanteerd: •

De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening, waarbij voor de decentrale overheid een rapportagetolerantie geldt van maximaal 3% en minimaal 1% van de totale lasten. De gemeenteraad bepaalt in het normenkader deze tolerantie. De raad heeft hierbij de keuze om minder nauwkeurig te worden geïnformeerd over eventueel geconstateerde bevindingen inzake rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording valt onder het oordeel over het getrouwe beeld van de accountant.

•

Scope: financiële rechtmatigheid, zoals deze nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen criteria voor het getrouwe beeld zijn (voorwaardencriterium, begrotingscriterium, en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik). Hierop is de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV aangepast.

Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: •

De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel; het separate oordeel over rechtmatigheid zoals wij dat kennen uit de huidige controleverklaring vervalt hiermee.

•

Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie van maximaal 3% en minimaal 1%, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.

De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023

De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn: •

Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de voor de rechtmatigheidsverantwoording te hanteren rapporteringstoleranties.

•

Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria, en neemt deze op in een controleplan. Verder moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus. Uw organisatie heeft hier reeds opvolging aan gegeven.

•

Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen), waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op het uitvoeren van de Participatiewet.

Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

Doelstelling van de accountantscontrole

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Uw controleteam

Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is het verstrekken van een onafhankelijke controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening inzake het boekjaar eindigend op 31 december 2023, en over het naleven van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het voeren van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en van de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en processen, en op andere gebieden en ontwikkelingen die voor de gemeenteraad en het college relevant zijn.

Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn: •

Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten, en significante tekortkomingen in de interne beheersing.

•

Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en een boardletter aan de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op ten aanzien van mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en - indien van toepassing - geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.

Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen, voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden tijdens onze werkzaamheden en in onze rapportages.

231173DA29/MJ

Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023 Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit, waarin de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole zijn vermeld. Hierbij onderkennen wij voor uw gemeente wat betreft de controle van boekjaar 2023 de volgende aandachtsgebieden: •

Interne beheersing | De waardering van de voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid), evenals de juistheid en de volledigheid van de verantwoord opbrengsten inzake het faciliterend grondbeleid.

•

Interne beheersing | Juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van grondtransacties.

•

Interne beheersing | Beheersing en verantwoording inkomende subsidies.

•

Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording.

•

Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking.

•

Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen uit managementletter en accountantsverslag 2022.

Speerpunten auditcommissie De auditcommissie kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van diens controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen. Voor de controle over het boekjaar 2023 stellen wij de volgende drie speerpunten voor: •

Speerpunt auditcommissie | (Financiële) projectbeheersing gebiedsontwikkeling Rivierzone.

•

Speerpunt auditcommissie | Totstandkoming van de inschatting van de risico’s bij het bepalen van het weerstandsvermogen.

Aanbiedingsbrief auditplan 2023 Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023

Aanbiedingsbrief auditplan 2023

Bij de risicoanalyse en bij het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een bepaalde materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 bepalen wij, in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol d.d. 31 januari 2019, op basis van 1% van de lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2023 gaan wij vooralsnog uit van de (primaire) begroting 2023, waarbij wij tot de volgende (afgeronde) bedragen komen:

Goedkeuringstoleranties Fouten

Onzekerheden

De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole

1% van het totaal van de lasten ad € 314.490.000

3% van het totaal van de lasten ad € 314.490.000

€ 3.144.900

€ 9.434.700

Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023

Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden

Uw controleteam

€ 200.000

Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023

Aanbiedingsbrief auditplan 2023

Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en op de planning-encontrolcyclus van de gemeente Vlaardingen.

Uw controleteam De planning-encontrolcyclus

Oktober 2023

Relevante aspecten bij de accountantscontrole

Auditplan 2023

Doelstelling van de accountantscontrole

November 2023 Interim-controle 2023

Juni 2024 Accountantsverslag en controleverklaring 2023 Bespreken bevindingen en aanbevelingen

Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023

December 2023 – Januari 2024

Mei 2024

Boardletter 2023

Jaarrekening(controle) 2023

Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

10 10

Auditbudget 2023

Aanbiedingsbrief auditplan 2023

Het basis auditbudget voor 2023 is overeenkomstig de ‘OVEREENKOMST Aanbesteding BI.2019.571 Accountantsdiensten’. Conform artikel 4.2 van deze overeenkomst is er over dit verlengingsjaar een indexering toegepast op het geoffreerde tarief zoals vermeld in artikel 4.1. Ten opzichte van deze inschrijving is er vanaf het controlejaar 2020 echter sprake van een nieuwe ontwikkeling. Vanaf 2020 is er namelijk sprake van een substantiële uitbreiding van het aantal te verantwoorden regelingen die gemeenten op macroniveau, via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening, moeten verantwoorden aan het Rijk. Deze uitbreiding is in 2021 en 2022 verder toegenomen, en neemt in 2023 naar verwachting nog verder toe. Deze aanzienlijke uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen betekent concreet dat de scope van de accountantscontrole fors is uitgebreid. Immers, deze nieuwe regelingen met hun eigen set aan te controleren wet- en regelgeving, waren nog niet in scope ten tijde van de aanbesteding van de accountantsdiensten en zorgen logischerwijs voor extra benodigde controle-uren. Wij hebben de impact van deze uitbreiding geanalyseerd en zijn op 9 maart 2020 een meerjarig voorstel overeengekomen voor het ophogen van het honorarium.

Het extra honorarium voor de controle van de SiSa-regelingen wordt op grond hiervan jaarlijks bepaald, na publicatie van het definitieve verantwoordingsoverzicht SiSa door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In dit auditplan hebben wij het extra honorarium voor de controle van de SiSa-regelingen derhalve op PM gezet. Wij doen op basis van de hiervoor geschetste ontwikkeling het volgende voorstel voor de auditfee van 2023: Opbouw auditfee Basis auditbudget 2023 conform de ‘OVEREENKOMST Aanbesteding BI.2019.571 Accountantsdiensten’ Extra honorarium SiSa-regelingen ingaande 2023 t.o.v. 2020 (nader overeen te komen)

Auditfee 2023 in € 141.010

Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023

Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne-beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande periode zijn vastgesteld, en die naar verwachting impact (kunnen) hebben op de auditfee 2023, dan treden wij hierover tijdig met u in overleg.

Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 Tijdpad jaarrekeningcontrole 2023 Auditbudget 2023

231173DA29/MJ

11 11

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023 Deloitte The Netherlands

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13544714/1