6a. 1838952 Bijlage VNG Ledenbrief Standaardverklaring per 1-4-2021 API-standaarden voor zaakgericht werken

Bijlage: meer informatie over API-standaarden Wat zijn API-standaarden en wat is de meerwaarde hiervan? • Gemeenten hebben voor hun werk veel gegevens nodig, uit verschillende systemen. In de huidige informatievoorziening van gemeenten is het verzamelen van al deze gegevens vaak lastig of zelfs onmogelijk. Dit omdat die gegevens zijn opgeslagen in specifieke systemen, die niet zijn ingericht op het snel uitwisselen van gegevens met andere systemen. • Om dit te veranderen werken gemeenten volgens de informatiekundige visie Common Ground aan een nieuwe informatievoorziening, waarin gemeenten en hun partners gegevens wèl veilig en efficiënt kunnen uitwisselen. De overgang naar deze nieuwe informatievoorziening is groot en vindt stapsgewijs plaats. • Eén van de eerste stappen wordt nu gezet: het vaststellen van de API-standaarden voor zaakgericht werken. De afkorting API staat voor Application Programming Interface. Het gaat hierbij om software waarmee computers met elkaar kunnen communiceren en gegevens uitwisselen. Met de API-standaarden voor zaakgericht werken wisselen gemeenten veilig en efficiënt gegevens uit. • Veel gemeenten werken zaakgericht. Dit betekent dat informatie over dienstverlening aan inwoners in zaken is geordend in een zaaksysteem.

Als alle gemeenten de API-standaarden voor zaakgericht werken gebruiken, wordt de uitwisseling van gegevens voor deze systemen efficiënter. Het is bovendien een belangrijke stap in het realiseren van Common Ground, iets waar alle gemeenten naar streven. • Het College van Dienstverleningszaken adviseert op basis van deze argumenten om de APIstandaarden voor zaakgericht werken een ‘pas-toe-of-leg-uit’ standaard te maken. Wat is zaakgericht werken? Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van ‘zaken’. Een zaak is in dit verband een samenhangende hoeveelheid werk, met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat. Bij dienstverlening is een (aan-)vraag de aanleiding om een zaak te starten en te behandelen. De zaak eindigt met het leveren van de gevraagde dienst, in de vorm van het resultaat van de zaak. Zaakgericht werken draagt ook bij aan goede vastlegging en duurzame toegankelijkheid van (zaak)gegevens. Waarom is zaakgericht werken van belang? Het landelijk en gemeentelijk ICT-beleid is erop gericht dat bedrijven en burgers de zaken die ze met de overheid doen digitaal moeten kunnen afhandelen. Daarvoor is het noodzakelijk dat de overheid alle informatie, die voor burgers relevant is, digitaal beschikbaar maakt.

De voordelen van zaakgericht werken bestaan onder andere uit automatische termijnbewaking, parallel werken in hetzelfde dossier, automatisch routeren naar betrokken medewerkers of systemen en het geautomatiseerd toekennen van metadata. Ook statusinformatie over de voortgang van de behandeling van een zaak valt hieronder, evenals (een deel van) de inhoud van het desbetreffende zaakdossier en een duurzame toegankelijkheid hiervan. De API-standaarden voor zaakgericht werken helpt gemeenten dus hier invulling aan te geven en daarmee ook het realiseren van de informatiekundige visie Common Ground. Hoe kunnen gemeenten zaakgericht werken realiseren? De informatiekundige visie Common Ground hervormt de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en

bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt ze in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven. De nieuwe standaarden voor zaakgericht werken zijn de eerste beschikbare standaarden, passend binnen deze visie en ontwikkeld samen met gemeenten en diverse marktpartijen. Deze Application Programming Interface voor zaakgericht werken (API-ZGW) is een serie gestandaardiseerde koppelingen waarmee applicaties (zaak)gegevens in gestandaardiseerde bronnen kunnen ophalen en vastleggen. Door te werken met de API-ZGW zijn gemeenten in staat om regie te houden op hun gegevens, eenvoudiger verschillende applicaties rond zaakgericht werken te koppelen en te voldoen aan privacywetgeving. Data worden niet langer gekopieerd en op meerdere plekken en in verschillende vormen opgeslagen, waardoor gemeenten altijd met de juiste en actuele gegevens werken. Hiermee zetten gemeenten een eerste stap in de richting van een modernisering van het ICT-landschap passend in de visie Common Ground. Meer informatie over werken met API-standaarden voor zaakgericht werken Meer informatie vindt u in deze drie, op elkaar aansluitende documenten: 1. Vergelijking tussen API-standaarden voor zaakgericht werken en Zaak- en Documentservices Hierin worden de fundamentele verschillen tussen het werken met Standaard Uitwisseling Formaat (StUF) en API-standaarden besproken.

Het document concretiseert verder welke voordelen implementatie van de API-standaarden gemeenten en leveranciers biedt. 2. API-standaarden voor zaakgericht werken gerelateerd aan GEMMA 2referentiecomponenten Dit document koppelt de verschillende API-standaarden voor zaakgericht werken aan GEMMA 2-referentiecomponenten die een rol hebben binnen het zaakgericht werken. Omdat per referentiecomponent beschreven wordt welke API-standaarden relevant zijn, kan dit document bij verwervingstrajecten worden ingezet om te bepalen welke eisen en wensen aan (potentiële) leveranciers kunnen worden gesteld. 3. Eisen en Wensen voor oplossingen voor zaakgericht werken Deze handreiking dient als inspiratiebron voor gemeenten die bezig zijn met een verwervingstraject voor een oplossing voor zaakgericht werken. Door de gewenste oplossing te koppelen aan één of meerdere referentiecomponenten uit het document hierboven, kunnen eisen en wensen verder worden afgestemd op een specifieke opdracht. Meer informatie De meest actuele API-standaarden voor zaakgericht werken (beheer en gebruik) en meer informatie is beschikbaar via: https://www.gemmaonline.nl/index.php/API-standaarden. De afdeling Veiligheid, Architectuur en Standaarden van VNG Realisatie heeft een helpdesk ingericht voor gebruikersondersteuning en vragen over API-standaarden, de helpdesk is bereikbaar via standaarden.ondersteuning@vng.nl