toelichting ontwerp beleidsplan 2024-2027

Bestuursvergadering 14 augustus 2023 Bijlage 4_1 Ter vaststelling

Toelichting ontwerp-Beleidsplan 2024-2027 Als bijlage 3_2 is toegevoegd het ontwerp-Beleidsplan 2024-2027 Open, Openbaar, Herbruikbaar. Aan het bestuur wordt gevraagd a. de doelstelling voor de komende beleidsperiode ‘De archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en stimuleren’ te bespreken en te bepalen of dit de opdracht aan het RAZU is voor de periode 2024 – 2027; b. het ontwerp-Beleidsplan 2024-2027 Open, Openbaar, Herbruikbaar te bespreken en, eventuele met wijzigingen, vast te stellen; c. te bepalen dat het ontwerp-Beleidsplan voor wensen en bedenkingen naar de raden wordt gestuurd.

Planning Na het bespreken en vaststellen wordt het ontwerp-Beleidsplan aan de raden gestuurd met het verzoek eventuele wensen of bedenkingen voor 1 november kenbaar te maken. De reacties vanuit de raden worden ter bespreking geagendeerd in de RAZU bestuursvergadering van vrijdag 1 december.

Toelichting Terugblik In de zomer van 2022 is gestart met de voorbereiding van een nieuw beleidsplan. Allereerst is de uitvoering van het beleidsplan Vooruit met het verleden (2019-2022) geëvalueerd door mw. Margreet Windhorst. Zij heeft de daarvoor gesproken met ambtenaren, erfgoedpartners, een vaste bezoeker en medewerkers RAZU. Daarnaast heeft zij jaarverslagen en andere stukken bestudeerd. Dit heeft geleid tot een evaluatie (met vooruitblik) en een notitie met een voorstel voor een koersbepaling. Op grond daarvan is een koersnotitie geschreven die, samen met de evaluatie, op 19 oktober 2022 in het bestuur besproken is. In lijn met de discussie in het bestuur is een eerste voorstel voor het nieuwe beleidsplan 2023-2026 opgesteld: Het onzichtbare zichtbaar maken. Hierin lag de focus op het vergroten van de zichtbaarheid van de collectie van het RAZU, het bereiken van meer mensen en het actiever uitdragen van de expertise van het RAZU. Na een beleidsperiode (2019-2022) waarin het accent vooral lag op advisering aan de gemeenten, digitalisering en het e-depot zou de focus in de nieuwe beleidsperiode meer op dienstverlening aan burgers en bereiken van meer mensen komen te liggen. Bij dat eerste voorstel voor het nieuwe beleidsplan werd het verzoek gedaan hiervoor de formatie uit te breiden met maximaal 1,5 Fte voor activiteiten op het gebied van publieksbereik en communicatie.

Dit concept beleidsplan 2023-2026 is besproken in de bestuursvergadering van 7 december 2022. In de discussie werd duidelijk dat het bestuur de gekozen insteek van het beleidsplan en de keuze om de maatschappelijke meerwaarde centraal te stellen interessant vindt, maar dat (gezien het verwachtte financiële ravijn) er financieel geen ruimte is voor de daarvoor benodigde formatie uitbreiding. Het bestuur heeft de opdracht gegeven het beleidsplan zo aan te passen, dat dit met bestaande formatie en middelen uitgevoerd kan worden. In de zienswijzen bij de ontwerp-Begroting 2024 met meerjarenraming 2025-2027 is door gemeenteraden gevraagd om te focussen op de kerntaken en de lastenverhoging voor de gemeenten te beperken.

-1-

Bestuursvergadering 14 augustus 2023 Bijlage 4_1 Ter vaststelling

Open, Openbaar, Herbruikbaar (ontwerp-Beleidsplan 2024-2027) De discussie in de bestuursvergadering van 7 december en de zienswijzen van de raden hebben geleid tot een beleidsplan waarin scherpe keuzes zijn gemaakt. Het is een keuze voor een focus op de (wettelijke) kerntaken toezicht, beheer en dienstverlening. De vergroting van het publieksbereik en het realiseren van maatschappelijke meerwaarde krijgt komende periode vanzelfsprekend aandacht, maar door de beperkte formatie (0,5 Fte) zal dit voornamelijk zijn door het faciliteren van historische verenigingen en musea in de regio. In lijn met de wens van het bestuur zal gezocht worden naar extra De centrale opdracht in het ontwerp beleidsplan is: De archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en stimuleren.

Deze opdracht is in lijn met de wettelijke taken die vanuit de Archiefwet, de Wet Hergebruik overheidsinformatie en de Gemeenschappelijke Regeling bij het RAZU zijn neergelegd: ➢ het toezicht op het informatiebeheer bij de gemeenten (‘voor een controleerbare overheid’); ➢ het beheer van de overgebrachte archieven (‘voor een toekomstbestendige collectie’); ➢ het, zonder drempels1 en zonder kosten, beschikbaar stellen van de overgebrachte archieven aan iedere burger die het materiaal wil raadplegen (‘voor tevreden en productieve gebruikers’); ➢ het functioneren als regionaal historisch kennis- en informatiecentrum (‘voor meer maatschappelijke meerswaarde’). Het beleidsplan legt accenten binnen de uitvoering van de kerntaken, benoemt de randvoorwaarden om de taak uit te voeren en geeft aan wat het beoogd effect is.

1

Vanzelfsprekend met inachtneming van toegekende openbaarheidsbeperkingen, bijvoorbeeld als het gaat om persoonsgegevens, en auteursrechtelijke beperkingen. -2-