Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
Tekst van het document
STURINGSSTRATEGIE SAMENWERKINGEN 2025 27 december 2024
Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................2 Waarom grip op Samenwerkingen ................................................................3 Doelen Sturingsstrategie .............................................................................4 Uitwerking instrumenten .............................................................................5 Inzet instrumenten doel 1: de raad is aangehaakt .......................................5 Inzet instrumenten doel 2: de raad heeft invloed .........................................7 Herijking Sturingsstrategie Samenwerkingen .................................................9
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
1
Inleiding De gemeente Vijfheerenlanden neemt deel aan diverse (regionale) samenwerkingen. De gemeenteraad heeft hierbij een belangrijke rol. Hij stelt kaders stellen en controleert de uitvoering. Om deze rollen op een goede manier uit te voeren is het noodzakelijk om als raad grip te houden/krijgen op deze (regionale) samenwerkingen. Een sturingsstrategie is daarbij een belangrijk instrument. Basis van deze sturingsstrategie is de nota Samenwerking van 2024. Hierin is een algemeen kader neergelegd die de gemeenteraad een toetsingskader geeft voor vragen als “Waarom willen we samenwerken, met wie, hoe en wanneer om wat te bereiken voor onze inwoners?”. Daarnaast is een prioritering van de Samenwerkingen in de nota vastgelegd. Deze helpt de raad en het college te bepalen waarop eventueel meer actie is gevraagd of extra sturing/grip noodzakelijk is. De prioritering is op basis van drie afwegingscriteria gemaakt: - maatschappelijke impact - financieel belang en risico; en - bestuurlijke invloed Op basis van deze criteria worden de Gemeenschappelijke Regeling gerangschikt op prioriteit hoog, midden of laag. Dit heeft het volgende beeld opgeleverd: NUMMER
SAMENWERKING
PRIORITEIT
1.
Veiligheidsregio Utrecht (VRU)
Hoog
2.
Reinigingsdienst Waardlanden
Hoog
3.
GGD regio Utrecht
Hoog
4.
Omgevingsdienst regio Utrecht
Midden
(ODRU) 5.
Avres
Hoog
6.
Bureau openbare verlichting (OVL)
Laag
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
2
7.
Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)
Laag
8.
GEVUDO
Laag
9.
Regio AV
Laag
10.
Natuur- en Recreatieschap Lingegebied
Laag
De samenwerking U10 is niet meegenomen in de prioritering, omdat het geen Verbonden Partij is. De U10 is een netwerkorganisatie waarin 16 gemeenten in de regio Utrecht samenwerken op grote maatschappelijke thema’s en uitdagingen. Er zijn geen bevoegdheden overgedragen aan de U10, maar er wordt wel veel gezamenlijk lobbywerk richting het Rijk en EU gedaan. Daarmee is het een samenwerking die wel aandacht verdiend.
De Sturingsstrategie Volgende stap in het vergroten van de grip van de raad op (regionale) samenwerkingen is het vaststellen van de sturingsstrategie Samenwerkingen. Hierin geeft de raad aan welke sturingsinstrumenten worden ingezet om de positie van de raad ten opzichte van de samenwerking daadwerkelijk te verbeteren. Daarbij worden twee doelen gesteld: 1. De raad is aangehaakt; 2. De raad heeft invloed op samenwerkingen. Voor het behalen van deze doelen kunnen verschillende instrumenten worden ingezet. Naast de wettelijke instrumenten (o.a. benoemd in de Wet Gemeenschappelijke Regeling), bestaan er ook meer specifieke instrumenten die per doel ingezet kunnen worden om de positie van de raad ten opzichte van de geprioriteerde samenwerkingsverbanden te verbeteren. Deze specifieke, maar ook wettelijke, instrumenten zijn uitgewerkt in de sturingsstrategie.
Waarom grip op Samenwerkingen Er zijn drie redenen waarom de raad grip moet hebben op de (regionale) samenwerkingen.
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
3
1. Democratische legitimiteit De gemeenteraad heeft een belangrijke rol in gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden. Hij stelt de kaders en controleert de uitvoering. Deze bestuurlijke invloed van de raad is essentieel voor de democratische legitimiteit van een samenwerking. Deze is geborgd in de Wet Gemeenschappelijke Regeling (2022). De wet versterkt de positie van de raden nog eens extra door ‘nieuwe’ raadsinstrumenten te benoemen die raden kunnen inzetten om hun eigen rol nog beter te kunnen uitoefenen. 2. Maatschappelijke impact Naast de democratische legitimatie van de samenwerkingsverbanden heeft de noodzaak tot bestuurlijke grip van de raad ook een inhoudelijke achtergrond. De activiteiten van samenwerkingsverbanden kunnen een grote maatschappelijk impact hebben, Denk hierbij aan inkomensondersteuning, veiligheid en gezondheid. 3. Financiele impact Tot slot is er ook een financiële component die een sturingsstrategie legitimeert. Een substantieel bedrag van de gemeentelijke begroting wordt besteed aan samenwerkingsverbanden.
Doelen Sturingsstrategie De sturingsstrategie is een middel omaan te geven met welke instrumenten de raad zijn positie in regionale samenwerkingsverbanden wil verbeteren. Het gaat daarbij om zowel de wettelijk vastgestelde instrumenten als om de extra nieuw uitgewerkte instrumenten. Als basis voor de sturingsstrategie heeft de raad twee doelen vastgesteld: 1. De raad is aangehaakt: •
De raad weet dat deze samenwerkingsverbanden prioriteit hebben en waarom
•
De raad de gewenste informatie ontvangt
•
De raad in staat is een oordeel te vormen
•
De raad in staat is de portefeuillehouder te sturen (kaderstellend & controlerend)
•
De raad weet beschikbare raadsinstrumenten hiervoor in te zetten
2. De raad heeft invloed op de samenwerking: •
De raad weet wanneer invloed uit te oefenen
•
De raad realiseert dat invloed toeneemt door samen te werken met andere raden
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
4
•
De raad in contact staat met raadsleden in andere raden
•
De raad zienswijzen, moties en amendementen kan uitwisselen met andere raden
Uitwerking instrumenten Inzet instrumenten doel 1: de raad is aangehaakt Om als raad aangehaakt te zijn, kunnen de volgende instrumenten worden ingezet: A.
Raadsrapporteur Raadsrapporteurs ondersteunen de raad door een toegewezen samenwerking te volgen. Met die opgedane kennis en inzichten kunnen zij de raad politiek-neutraal informeren en zaken ten behoeve van de raad voorbereiden. Hiermee wordt de raad als geheel versterkt. De raad zet raadsrapporteurs in bij elke midden en hoog geprioriteerde samenwerking en de netwerksamenwerking U10. Dit doet hij om zijn kaderstellende en de controlerende rol van de raad als geheel te versterken. Maar het draagt ook bij aan de regionale beeldvorming Dit betekent dat per samenwerking 1 à 2 raads- of commissieleden worden aangesteld. Zij hebben de volgende taken: : -
Ontwikkelingen bij het samenwerkingsverband volgen
-
Zienswijzen op GR stukken lezen en controleren op kaders die eerder zijn meegegeven en die eventueel meegegeven kunnen worden aan het samenwerkingsverband
-
Hierover contact te onderhouden met de portefeuillehouder en ambtelijk contactpersoon
-
Hiervoor naar regionale informatiebijeenkomsten en/of vergaderingen van het (algemeen) bestuur van de GR te gaan
-
Contact onderhouden met raadsrapporteurs in andere deelnemende gemeenteraden
-
Contact met en halen van informatie bij andere deelnemende gemeenten
-
Opgedane kennis en inzichten terug te rapporteren naar de raad in de vorm van een advies
-
Dit advies kan mondeling of schriftelijk
De raadsrapporteurs worden in de uitvoering van hun taken ondersteund door de griffie. B.
Informatievoorziening in de eigen P&C cyclus
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
5
Er wordt gewerkt met een risicokompas als vast onderdeel van de eigen P&C cyclus waarbij de beleidskaders die de raad heeft meegegeven aan het college worden opgenomen in de informatievoorziening bij de P&C stukken. Waarmee een compleet overzicht van alle kaders die de raad heeft meegegeven wordt gegeven. Het risicokompas wordt voortdurend bijgehouden. Periodiek wordt gekeken of de prioritering moet worden aangepast. C.
Een vast agendapunt in commissievergadering met een vaste onderlegger Er is een vast agendapunt in de commissievergadering, Actieve Informatieplicht Verbonden Partijen, voor informatie over verbonden partijen. Dit agendapunt is bedoeld om de portefeuillehouders ruimte te geven voor informatie vanuit de verbonden partijen en voor commissieleden om vragen te stellen over de verbonden partijen aan de portefeuillehouders. Om hier optimaal gebruik van te kunnen maken is voorbereiding nodig. Hierbij is een (vaste) onderlegger wenselijk. De onderlegger wordt in de vorm van een memo of raadsinformatiebrief aan de raad voorgelegd. Dit moet de raad gedurende het jaar, op een beknopte en overzichtelijke wijze, inzicht geven in de regionale ontwikkelingen van en belangenafwegingen bij de Gemeenschappelijke Regelingen (GR) met een midden of hoge prioriteit en de U10. De onderlegger wordt per GR en raadscommissie aangeboden voorafgaande of vlak na een (A)B-vergadering of Bestuurstafel, waarin minimaal de volgende punten zijn opgenomen: -
Ontwikkelingen binnen de samenwerking;
-
De agendapunten van bestuursvergaderingen GR of bestuurstafel met een korte uitleg;
-
Inzet van de gemeente;
-
De inbreng van de portefeuillehouder bij de bestuursvergadering GR of bestuurstafel.
Indien belangrijke ontwikkelingen zich voordoen bij een midden of hoog geprioriteerde Verbonden Partijen of de U10, kan het college buiten de onderleggermomenten gebruik maken van gebruikelijke instrumenten, zoals een aparte raadinformatiebrief of het agendapunt Actieve Informatieplicht Verbonden Partijen.
Naast de bovengenoemde instrumenten hebben de raadsleden ook de overige instrumenten tot hun beschikking om eventueel in te zetten:
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
6
D. Het stellen van technische vragen (lokaal of regionaal) Het stellen van technische vragen is mogelijk aan de eigen organisatie maar ook aan een gemeenschappelijke regeling. E.
Rekenkamer onderzoek Het is mogelijk de rekenkamer te verzoeken om onderzoek uit te laten voeren naar een gemeenschappelijke regeling.
F.
Periodieke evaluatie In de Nota Samenwerking is opgenomen dat eenmaal per 4 jaar een eigen evaluatie plaatsvind vanuit VHL-perspectief samenwerking. Ook zal voor de nieuwe raadsperiode een evaluatie komen naar de methodiek van de Nota.
Inzet instrumenten doel 2: de raad heeft invloed De volgende instrumenten worden ingezet om doel 2 te bereiken: A.
Vergaderoverzicht In iBabs zijn dossiers van gemeenschappelijke regelingen opgenomen, met daarbij de vergaderplanning en vergaderstukken van de algemene besturen voor de midden en hoog geprioriteerde Verbonden Partijen. Hiermee krijgt de raad zicht op de momenten waarop invloed uitgeoefend kan worden.
B.
Regionaal Raadsledenplatform Omdat er in veel gemeenteraden raadsrapporteurs actief zijn, ligt het voor de hand voor raadsrapporteurs om met elkaar in contact te komen. Dit contact maakt uitwisseling van inzichten, zienswijzen, moties en amendementen mogelijk. De raad zal zich actief inzetten voor en meewerken aan het Regionale Platform dat is opgesteld. Op dit Regionale Platform kunnen de verschillende raadsrapporteurs en contactpersonen vanuit de raad elkaar (digitaal) ontmoeten.
C.
Gemeenschappelijke adviescommissie Vanuit de wet is het mogelijk om het contact tussen raden te formaliseren middels een Gemeenschappelijke adviescommissie. Dit brengt de mogelijkheid tot compensatie voor het commissiewerk met zich mee en erkenning van de inzet van
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
7
raadsrapporteurs. Deze commissie is samengesteld uit raden van de aangesloten Gemeenschappelijke Regeling en kan de volgende taken krijgen: • Het algemeen bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorzien • De besluitvorming van de raden met betrekking tot de regeling voorbereiden • De raden van advies voorzien De adviescommissie is nadrukkelijk niet bedoeld om de rol van de gemeenteraden over te nemen of tot regionale besluitvorming over P&C producten te komen. Besluitvorming en sturing blijft bij de individuele raden liggen. De adviescommissie is alleen mogelijk bij Openbare Lichamen, dus GR-en met een AB en een DB. Voor het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie is een unaniem besluit nodig van alle gemeenteraden die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling. De raadrapporteurs van de betreffende Gemeenschappelijke Regeling kunnen zitting nemen in de Gemeenschappelijke adviescommissie. Mochten er geen raadsrapporteurs zijn aangesteld, dan kunnen deze hiervoor worden aangesteld. De raad zal per aanvraag voor een dergelijk gemeenschappelijk adviescommissie, de afweging maken om hierbij aan te sluiten.
De informatie die middels de instrumenten wordt ontvangen versterkt de mogelijkheid tot beeldvorming en oordeelsvorming van de raad en om in te zetten bij de volgende instrumenten om het college kaderstellend en controlerend te sturen: •
Zienswijzen Het belangrijkste sturingsinstrument van de raad is de zienswijze. Hiermee kan de raad haar zienswijze op een beleidsnota, strategisch document of P&C product delen met het college en met het dagelijks en algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling.
•
Amendementen De zienswijze van de raad wordt voorbereid en aangeboden als raadsvoorstel door het college. Door middel van een amendement kunt u de zienswijze aanpassen, indien gewenst.
•
Moties De raad kan te alle tijde een opdracht meegeven aan het college. Hiervoor kunt u een motie gebruiken.
•
Bestuurlijk politieke vragen De raad kan te allen tijde politieke vragen stellen aan het college.
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
8
Herijking Sturingsstrategie Samenwerkingen Het gebruik van de risicokompas en prioritering van de Verbonden Partijen in de P&Ccyclus, maakt het belangrijk om ook de sturingsstrategie regelmatig te evalueren waarbij de vraag kan worden gesteld; Zet de raad nog steeds de juiste instrumenten in? En bij de gewenste regionale samenwerkingen? De sturingsstrategie zal daarom ieder jaar worden geëvalueerd aan de hand van het risicokompas.
Sturingsstrategie Samenwerkingen 2025
9