RV Zienswijze ontwerp kadernota 2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Zaaknummer 1713527

Onderwerp: Zienswijze ontwerp-kadernota 2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Vergaderdatum raad: 5 februari 2026 Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

Nee Stéphanie Gautier Wethouder Hitipeuw

Beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-kadernota 2027 van het Regionaal Archief ZuidUtrecht; 2. De financiële lasten zoals opgenomen in de ontwerp-kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht mee te nemen in de gemeentelijke kadernota 2027-2030.

Inleiding Voor u ligt de ontwerp-kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Deze kadernota vormt de beleidsmatige en financiële basis voor de begroting 2027 en de meerjarenbegroting 2027-2030 van het RAZU. Het RAZU vervult als gemeenschappelijke regeling wettelijke taken uit met betrekking tot het beheer, toezicht en dienstverlening van archieven, waaronder de borging en ontwikkeling van een e-depot voor digitale archieven. De ontwerp-kadernota bevat een structurele uitbreiding van de formatie met 1 fte voor het edepot, voortkomend uit een bestuurlijke discussie over de capaciteit van deze wettelijke taak. De gemeenteraad wordt verzocht om een eventuele zienswijze op de ontwerp-kadernota 2027 voor 1 maart 2026 kenbaar te maken aan het bestuur van het RAZU. Het advies is echter om geen zienswijze in te dienen, omdat de voorstellen financieel transparant zijn, de noodzakelijke uitbreiding voor het e-depot onmisbaar is voor het waarborgen van wettelijke taken en de lastenverdeling op een rechtvaardige manier is geregeld.

Beoogd effect De gemeenteraad wordt bij de ontwerp-kadernota 2027 in de gelegenheid gesteld via een zienswijze invloed uit te oefenen op de algemene financiële kaders en de beleidsmatige kaders van de gemeenschappelijke regeling.

Argumenten 1.1 De ontwerpkadernota 2027-RAZU toont de financiële wijzigingen. De ontwerp-kadernota 2027 is opgesteld met een realistische en behoudende financiële raming, waarin rekening wordt gehouden met loon- en prijsontwikkelingen volgens de geldende cao en de actuele indexeringsregels uit de septembercirculaire. Daarnaast is de benodigde formatieuitbreiding van 1 fte voor het beheer van het e-depot expliciet opgenomen en verantwoord.

1.2 De uitbreiding met 1 fte voor het beheer van het e-depot is onmisbaar voor het waarborgen van continuïteit, kennisborging en het voldoen aan de wettelijke taken rondom digitale archieven. Dit is een onvermijdelijke ontwikkeling binnen de kerntaken van het RAZU. Dit komt door de toenemende digitale overbrengingen en omdat de wettelijke eisen waar we aan moeten voldoen strenger worden. Het betreft hier geen beleidswijziging, maar een voortzetting en modernisering van bestaande taken. De gemeente is verplicht om archieven die permanent worden bewaard, over te dragen aan een archiefbewaarplaats. Het e-depot vormt de digitale archiefbewaarplaats van de gemeente en is een voorziening die aan de eisen van de Archiefwet moet voldoen. De inzet op een volwaardig beheer van het e-depot waarborgt de lange termijn toegankelijkheid, verwerkingscapaciteit en bescherming van digitale gemeentelijke archieven. Zo kunnen we het edepot in stand houden. Tegelijk kan het RAZU kwetsbaarheden actief beheersen en de beveiliging van het e-depot in goede orde houden. Dit voorkomt dat technische tekortkomingen en beveiligingsrisico’s zich ophopen, wat op de lange termijn hogere kosten en operationele problemen met zich mee kan brengen.

1.3 Het bevriezen van de structurele stijging vanaf 2030 van de e-depotkosten en het direct doorberekenen naar individuele gemeenten zorgt voor een eerlijke lastenverdeling. Het bevriezen van de structurele stijging van de e-depotkosten tot een maximum van € 90.000 voorkomt dat de kosten onbepaald en onverwachts toenemen. Gezien de huidige kostengroei en de komende overbrengingstrajecten zal het RAZU dit bedrag in 2029 bereiken. Tegelijkertijd worden de gebruikskosten (dataverkeer en opslag) van het e-depot rechtstreeks doorberekend aan de gemeenten op basis van hun daadwerkelijke gebruik. Deze aanpak bevordert financiële rechtvaardigheid en transparantie, waardoor de lasten eerlijker en evenrediger worden verdeeld. Dit voorkomt dat gemeenten onevenredig worden belast door asynchrone overbrengingen van archiefdata door andere deelnemers. 2.1 Het meenemen van de financiële lasten uit de ontwerp-kadernota 2027 RAZU in de gemeentelijke kadernota 2027-2030 brengt de gemeentelijke begroting in lijn met de verplichtingen vanuit de gemeenschappelijke regeling. De ontwerp-kadernota 2027 bevat een gewijzigde financiële doorrekening. Dit is verklaarbaar en veroorzaakt door loon- en prijsontwikkelingen en de noodzakelijke uitbreiding van de formatie voor het e-depot.

Door deze lasten integraal mee te nemen in de gemeentelijke kadernota 20272030, ontstaat duidelijkheid over de financiële verplichtingen die voortkomen uit deelname aan de gemeenschappelijke regeling. Ook wordt er gezorgd dat er dekking is voor de kosten vanaf 2027.

Risicoparagraaf 1.1 Vanaf 2027 bestaat het risico dat het begroten van de personeelskosten op 95% in plaats van 100%, volgens afspraak, niet dekkend zal zijn. Doordat meerdere medewerkers richting hun eindperiodiek zijn gegroeid in 2027 kan dit leiden tot een negatief exploitatiesaldo dat, volgens de gemeenschappelijke regeling, door de gemeenten gedekt zal dienen te worden. Periodieke evaluaties door het bestuur van het RAZU en de betrokken gemeenten zorgen voor tijdige bijsturing indien nodig. 1.2 Hoewel de structurele kosten voor het e-depot tot 2029 zijn geraamd, blijft er onzekerheid bestaan over de kosten voor opslag en dataverkeer. De gemeente gaat de komende jaren digitale archieven verplicht overbrengen naar het e-depot, waarbij de structurele kosten tot 2029 zijn geraamd en duidelijk in de begroting van het RAZU zijn opgenomen. De kosten voor opslag en dataverkeer worden direct aan de gemeente doorberekend en zijn afhankelijk van de hoeveelheid data die wordt overgebracht. Het is daardoor lastig om

deze kosten exact te voorspellen. Dit omdat de daadwerkelijke omvang van deze kosten pas nauwkeurig kan worden ingeschat nadat ervaring is opgedaan met digitale overbrengingen. Echter, tijdens de voorbereiding van een overbrengingstraject kunnen opslag- en dataverkeerskosten goed in kaart worden gebracht en op basis van de opgedane ervaring beter worden ingeschat.

Gevolgen voor mensen met een beperking Dit besluit heeft geen gevolg voor mensen met een beperking.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst

Financiële paragraaf De ontwerp-kadernota 2027 RAZU laat een verhoging zien ten opzichte van de begroting 20262029 RAZU. Dit komt door de toepassing van de schaalbedragen uit de geldende CAO, het hanteren van de actuele loon- en prijsindexen en de uitbreiding van de formatie ten behoeve van de uitvoering van de e-depot taak. -Bijdrage voor het begrotingsjaar 2027 wordt € 459.713 (was € 420.685) -Bijdrage voor het begrotingsjaar 2028 wordt € 463.446 (was € 423.339) -Bijdrage voor het begrotingsjaar 2029 wordt € 465.021 (was € 425.339) De structurele stijging vervalt na 2029. De gemeente betaalt naar gebruik voor de opslag en het dataverkeer. De structurele stijging van 10K vervalt na 2029. Deze kosten betreffen de basis IT-infrastructuur wat onder het e-depot ligt, waaronder de basiscomponenten, de licenties, de beheer en onderhoudskosten en de hosting van het RAZU-data. Wanneer het direct doorberekenen aan de gemeente plaats gaat vinden voor de opslag en het uitgaande dataverkeer, moeten wij om die reden in de exploitatiebegroting een structureel bedrag gaan begroten voor de gebruikskosten van het e-depot op het deelproject "E10028-101 Historisch archief".

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Het bestuur van het RAZU zal via een brief worden geïnformeerd over het besluit van de gemeenteraad, nadat deze zich heeft uitgesproken in de raadsvergadering van 5 februari 2026.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

{{signer1}} ValidSigned door Judith de Jonge

{{signer2}} ValidSigned door Sjors Fröhlich op 09-12-2025

W.J. (Judith) de Jonge

S. (Sjors) Fröhlich

op 09-12-2025

Bijlagen 1. 20251124 Ontwerp-Kadernota-2027 2. 20251201 Aanbiedingsbrief_ontwerpKadernota 2027 3. Concept Zienswijzebrief