RV Zienswijze ontwerp-JR 2025, ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 en ontwerpbegroting 2027 RAZU

Raadsvoorstel Zaaknummer 1768524 Onderwerp: Zienswijze ontwerpjaarrekening 2025, ontwerp-eerstebegrotingswijziging 2026 en ontwerpbegroting 2027 - Regionaal Archief Zuid-Utrecht Vergaderdatum raad: 2 juli 2026 Geheim: Nee Steller: Stéphanie Gautier Portefeuillehouder: Wethouder Hitipeuw

Beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpjaarrekening 2025 Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 2. Een zienswijze in te dienen op de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 3. Een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 4. De financiële effecten van de ontwerpbegroting 2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht te verwerken in de gemeentelijke programmabegroting 2027-2030.

Voorgeschiedenis De gemeente Vijfheerenlanden is aangesloten bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU). Het RAZU is een bedrijfsvoeringsorganisatie die is aangewezen als de fysieke en digitale archiefbewaarplaats en zorgt, conform de Archiefwet 1995, voor het beheer van het overgebrachte gemeentelijke archief. Daarmee stelt het RAZU archieven en collecties voor (her)gebruik ter beschikking aan de inwoners. Ook houdt het RAZU toezicht op de wijze waarop de gemeente de archiefbescheiden beheert voordat ze worden overgebracht. Het RAZU voert het beleidsarme programma “Openbaar en (her)bruikbaar 2024-2027” uit, waarop uw raad in de vergadering van 2 november 2023 een zienswijze heeft ingediend. Dit plan loopt af. Daarnaast is er een prestatie-overeenkomst tussen de gemeente Vijfheerenlanden en het RAZU. Dit betreft archiefwerkzaamheden van de voormalige gemeenten, waarvan uitvoering en evaluatie impact kunnen hebben op de begroting en planning van het RAZU. Het bestuur van het RAZU stelt conform de gemeenschappelijke regeling elk jaar kader- en financiële stukken op en legt deze vervolgens ter zienswijze voor aan de gemeenteraad.

De voorliggende ontwerpjaarrekening 2025 en ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 volgen op de eerste begrotingswijziging 2025 en de begroting 2026 die in de raadsvergadering van 3 juli 2025 (in ontwerp) zijn behandeld. De voorliggende ontwerpbegroting 2027 bouwt verder op de kadernota RAZU 2027, die in de raadsvergadering van 5 februari 2026 is behandeld.

Inleiding Op 2 april 2026 heeft het bestuur van het RAZU ingestemd met de ontwerpjaarrekening 2025 van het afgelopen jaar, de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 over het lopende jaar en de ontwerpbegroting 2027 (meerjarenraming 2028-2030) over het komende jaar. Conform artikel 22 en 23 van de gemeenschappelijke regeling nodigt het bestuur de raden van de deelnemende gemeenten uit om een zienswijze in te dienen over deze financiële stukken voordat ze definitief worden vastgesteld.

Dit voorstel betreft de ontwerpjaarrekening 2025, de ontwerp-eerste- begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027 (meerjarenraming voor 2028-2030).

Beoogd effect Hierdoor kan de raad zijn controlerende rol vervullen en het RAZU in staat stellen om zijn wettelijke verplichtingen na te komen.

Argumenten 1.1 De ontwerpjaarrekening 2025 van het RAZU eindigt met een positief resultaat. Na het aanvullen van de reserves (€ 41.558) volgens de afspraken, sluit de jaarrekening 2025 van het RAZU af met een positief saldo van € 204.003. Dit resultaat is reeds verwerkt in de jaarrekening door een verlaging van de deelnemersbijdragen, waardoor de jaarrekening op 0 eindigt. Deze positieve financiële uitkomst is mede het gevolg van een aanzienlijke onderschrijding op de salariskosten, veroorzaakt door openstaande vacatures, langdurige ziekte en lagere inschaling van medewerkers, terwijl tegelijkertijd extra uitgaven zijn gedaan aan digitaliseringsprojecten en vervanging van hardware. 1.2 Het positieve resultaat wordt gerestitueerd aan de gemeenten. De bestemmingsreserves zijn samen groter dan 10% van de jaaromzet, waardoor conform de gemeenschappelijke regeling geen voorstel wordt gedaan om een deel van het resultaat te bestemmen. Daarmee wordt het totale bedrag teruggestort naar de deelnemende gemeenten. Voor de gemeente Vijfheerenlanden komt dit neer op een totale terugbetaling van € 53.086. 1.3 De belangrijkste afwijking op de jaarrekening in vergelijking met de begroting 2025 is te verklaren en betreft een onderschrijding op salariskosten.

Conform de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is een grensbedrag van € 37.293 gehanteerd. Dit houdt in dat onderschrijdingen of overschrijdingen boven de drempelwaarde van € 37.293, die niet zijn gemeld tijdens het begrotingsjaar 2025, worden gerapporteerd in de jaarrekening 2025. Het totale onrechtmatige bedrag komt uit op € 368.422.000. Het is uiteindelijk de optelling van: • Onderschrijding e-depot budget (€ 23.488) • Onderschrijding personeel (€ 232.231) • Overschrijding digitalisering (€ 90.305) • Acceptabele afwijking (€ 22.398) De belangrijkste afwijkingen in de voorliggende jaarrekening betreffen een onderschrijding op salariskosten van € 232.231. Dit komt door personele wisselingen, lagere inschaling van medewerkers, en ziekte. Tevens is er een overschrijding op digitaliseringskosten van € 75.795 door digitaliseringsprojecten (digitalisering van de dorpsgerechten) en € 14.507 voor de vervanging van hardware en verplichte aanpassingen van websites om te voldoen aan de Wet Digitale Toegankelijkheid. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot voorwaarden uit wet- en regelgeving, misbruik of oneigenlijk gebruik. Dit betekent dat alle financiële handelingen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, en dat de gegevens zijn gecontroleerd om fraude of onjuiste claims te voorkomen.

2.1,3.1 De stijgende druk op de dienstverlening en groei van de collectie bij het RAZU vragen om aandacht van de gemeenteraad. De ontwerpjaarrekening toont aan dat de druk op de dienstverlening de afgelopen jaren is

toegenomen, waaronder: • Een stijging van 28,7% van het aantal beantwoorde e-mails ten opzichte van 2024 • Een stijging van 81% van het aantal uitleningen aan gemeenten ten opzichte van 2024. Omdat gemeenten steeds meer stukken overbrengen, verschuift het inzien van dossiers naar het RAZU. De overgebrachte archieven worden opgezocht en ter beschikking gesteld door het RAZU. In 2025 heeft de gemeente Utrechtse Heuvelrug het meest gebruik gemaakt van de overgebrachte archieven: 313 van de totale 800 uitgeleende dossiers. • Een stijging van 12,7% aan unieke bezoekers ten opzichte van 2024. Het bestuur van het RAZU constateert dat er op deze taak een tekort aan formatie is. Omdat de gemeenten zich in een financieel schaarse positie bevinden, is de dienstverlening versoberd door de studiezaal eerder te sluiten. De medewerkers zouden hierdoor minder tijd besteden aan de bezoekers in de studiezaal en ruimte creëren om de stroom van (opzoek)vragen van inwoners en ambtenaren tijdig te verwerken. Deze maatregel zorgt niet voldoende voor de verlichting van de totale belastbaarheid. De werkdruk bij de dienstverlening zal naar verwachting zich voortzetten in 2026 en 2027, mede door de geplande verplichting tot overbrenging van enkele gemeenten. Hierdoor groeit de archiefcollectie van 5,8 naar 8 strekkende kilometer archief.

Deze ontwikkelingen vragen om structurele aandacht en investeringen om de dienstverlening op het gewenste kwaliteitsniveau te houden. Zonder tijdige bijsturing kan de kwaliteit van de dienstverlening verder onder druk komen te staan. 2.2,3.2 Een formatie van 0,6 FTE is incidenteel opgenomen op de dienstverlening om snel en flexibel in te spelen op de dringende capaciteitsvraagstukken. In de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 en ontwerpbegroting 2027 is een incidentele uitbreiding van 0,6 FTE op de formatie van de dienstverlening opgenomen voor de jaren 2026 en 2027. Deze uitbreiding is urgent en noodzakelijk vanwege de aanhoudend hoge werkdruk. Deze is niet voldoende verminderd door de eerder genomen maatregel: het eerder sluiten van de studiezaal. Hoewel deze maatregel vorig jaar als eerste stap is ingezet om de werkdruk te verlichten, blijkt dit niet toereikend om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. De huidige capaciteit is onvoldoende, waardoor het risico op ziekteverzuim en uitval van medewerkers groot is. De extra capaciteit wordt ingezet voor het verbeteren van de klantcontacten in de studiezaal, het verwerken van vragen met betrekking tot de groeiende collectie en het scannen van fysieke dossiers voor de inwoners en gemeenten. 3.3 De ontwerpbegroting 2027 RAZU sluit niet aan bij de vastgestelde kadernota 2027 RAZU.

Vanwege de financiële context en de urgentie is er geen voorafgaande verlaging van de begroting doorgevoerd. Normaal gesproken zouden we de afspraken in de vastgestelde kadernota 2027 volgen en eventuele veranderingen, zoals de 0,6 fte uitbreiding, later via een begrotingswijziging in 2027 doorvoeren. In dit specifieke geval maakt het RAZU de extra 0,6 fte tijdelijk mogelijk doordat de personeelskosten door een lagere indexatie dan verwacht minder stijgen. Daardoor zijn de kosten lager dan gedacht, en kan deze uitbreiding worden betaald zonder dat de gemeente extra geld hoeft te geven. Deze tijdelijke aanpak maakt het mogelijk om op korte termijn in te spelen op de dringende capaciteitsvraagstukken binnen het RAZU, zonder directe financiële druk op de gemeente. De raad krijgt met het indienen van een zienswijze de gelegenheid om deze aanpak te beoordelen en mee te wegen in het besluitvormingsproces.

2.3,3.4 De systematiek om formatie te berekenen houdt geen rekening met de groei van de taken en de collectie, waardoor de archiefdienst risico loopt op verminderde dienstverlening. Sinds de oprichting van het RAZU is er een vaste formatie opgenomen om de taken “toezicht” en “dienstverlening” uit te voeren. In de huidige berekening is echter geen systematiek opgenomen om de formatie mee te laten groeien met de omvang van de collectie. Bij nieuwe ontwikkelingen dient het RAZU een formele aanvraag voor uitbreiding van formatie in. In de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 en ontwerpbegroting 2027 RAZU is een incidentele verhoging van de formatie opgenomen om de toenemende druk op de dienstverlening tijdelijk op te vangen. Deze maatregel is noodzakelijk om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening op korte termijn te waarborgen, maar biedt geen structurele oplossing voor het (onderbezettings) probleem. Het is daarom van belang dat de raad aandacht besteedt aan deze tijdelijke maatregel en de noodzaak van een duurzame oplossing benadrukt. 2.4,3.5 Door het indienen van een zienswijze kan de raad invloed uitoefenen op de toekomstige beleidskaders van het RAZU.

Het huidige beleidsplan van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) loopt binnen een jaar af en sluit niet meer aan bij de groeiende collectie, de toenemende vraag van gebruikers en nieuwe wettelijke informatiekaders, zoals de vernieuwde Archiefwet 2027. Dit laatste zal impact hebben op de manier waarop de archiefdienst haar taken moet uitvoeren. In deze context is er behoefte aan een nieuwe visie binnen én, waar nodig, buiten de financiële kaders. De raad kan met een zienswijze beter in positie komen om zijn controlerende en kaderstellende taken te verrichten. En aandacht te vragen voor de nodige aanpassingen, waarbij rekening wordt gehouden met het wettelijke gewicht van taken, de financiële krapte bij gemeenten, de groeiende vraag naar dienstverlening en de uitbreiding van de collectie. Op deze manier kan de raad proactief bijdragen aan de vormgeving van de begroting en beleidskaders van het RAZU. 4.1 Door de financiële effecten op te nemen in de gemeentelijke begroting 2027-2030 zorgen we voor een consistente financiële planning. De gemeente krijgt een aanzienlijk bedrag terug over de deelnemersbijdrage over 2025 en er is een daling van de deelnemersbijdrage over 2026 en 2027. Door deze wijzigingen tijdig en integraal op te nemen, wordt de gemeentelijke begroting nauwkeuriger en ontstaat er een consistente en transparante financiële planning.

Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor een betere beheersing van de gemeentelijke middelen in relatie tot de gemeenschappelijke regeling RAZU.

Kanttekeningen 3.1 De vastgestelde begroting 2027 RAZU zal wijzigen door cao-ontwikkelingen. Het geldende gemeentelijke cao-akkoord loopt tot 31 maart 2027. Dit betekent dat er onderhandelingen zullen plaatsvinden, met name over salarissen, om het nieuwe akkoord te bereiken. Daardoor kunnen wijzigingen ontstaan die effecten zullen hebben op de salariskosten van het RAZU en op de vastgestelde begroting 2027. Dit leidt waarschijnlijk tot een begrotingswijziging die aan de raad in de loop van 2027 wordt voorgelegd. 3.2 De verdeelsleutel wordt eind dit jaar herijkt met het actuele inwoneraantal. Een van de grondslagen om de kosten te verdelen over de zes deelnemende gemeenten is gebaseerd op het inwoneraantal. Tot nu toe zijn de cijfers uit 2019 van het CBS gehanteerd om de verdeling te berekenen, te weten 55.712 inwoners. Met de herijking van de verdeelsleutel wordt het inwoneraantal geactualiseerd en in lijn gebracht met de laatst bekende cijfers uit 2025 van het CBS, te weten 62.554 inwoners. Dit is een sterke groei en zal leiden tot een hoger percentage in

de verdeling van de kosten voor de gemeente Vijfheerenlanden. Hieruit komt een hogere bijdrage voort, gezien de andere deelnemende gemeenten over dezelfde periode amper zijn gegroeid.

Risicoparagraaf 2.1, 3.1 De formatie-uitbreiding is niet structureel. De incidentele uitbreiding van 0,6 fte is noodzakelijk voor het opvangen van de huidige werkdruk en groei van de dienstverlening, maar is niet structureel geborgd. Hierdoor bestaat het risico dat na afloop van deze tijdelijke formatie-uitbreiding de werkdruk weer toeneemt. Dit omdat binnenkort grote overbrengingen van gemeenten plaatsvinden. Dit leidt tot een groei van het aantal vragen en de dienstverlening die gepaard gaat met de verwerking van de overgebrachte stukken. Zonder tijdige structurele maatregelen kan dit leiden tot verminderde dienstverlening en mogelijke negatieve gevolgen voor de inwoners. 3.2 Financiële druk voor gemeenten verschuift naar 2028. Hoewel het ravijnjaar 2026 is afgewend door extra middelen uit de voorjaars- en septembercirculaire, ontstaat vanaf 2028 opnieuw financiële druk doordat tijdelijke compensaties wegvallen en bezuinigingen terugkeren. Hierdoor krimpen de algemene middelen van gemeenten opnieuw, wat kan leiden tot een afname van investeringen in de gemeenschappelijke regelingen.

Kansen Niet van toepassing.

Gevolgen voor mensen met een beperking Dit voorstel heeft geen gevolgen voor mensen met een beperking.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf 1. Ontwerpjaarrekening 2025 RAZU Na het aanvullen van de reserves (€ 41.558) eindigt de jaarrekening 2025 van het RAZU met een positief saldo van € 204.003. Het totale bedrag wordt teruggestort naar de gemeenten. Hiermee is het saldo van de jaarrekening 0. Voor de gemeente Vijfheerenlanden bedraagt de storting ongeveer € 53.086. Het resultaat van de RAZU 2025 is verwerkt in de jaarrekening 2025 van Vijfheerenlanden en is opgenomen als te ontvangen bedrag op de kostenplaats "Historisch archief". 2. Ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 RAZU Naar aanleiding van de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2026 zal de bijdrage afnemen met € 3.654 van € 418.031 naar € 414.377. De wijziging in de bijdrage is veroorzaakt door de reguliere verwerking van het gemeentelijke caoakkoord, de indexatiecijfers uit de septembercirculaire en door het incidenteel verhogen van 0.6 fte van de formatie op de dienstverlening. De indexatie van de personeelskosten in de vastgestelde begroting was hoger dan de stijgingen van het cao-akkoord. Door de ruimte die hier ontstaat wordt de incidentele formatie-uitbreiding financieel mogelijk gemaakt zonder dat de bijdrage van de gemeente toeneemt.

Voorgesteld wordt om de gemeentelijke begroting voor 2026 hiervoor aan te passen via de 2e bestuursrapportage 2026. 3. Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenraming 2028-2030 RAZU In de ontwerpbegroting 2027 RAZU neemt de deelnemer bijdrage licht toe in vergelijking met de kadernota 2027 RAZU die in de raad van 8 februari 2026 is behandeld. Bijdrage voor het begrotingsjaar 2027 wordt € 459.799 in plaats van € 459.713 in de kadernota RAZU 2027. De incidentele uitbreiding van de formatie op dienstverlening wordt gedekt door de lagere kosten door de nieuwe indexatiemethodiek te gebruiken. De gemeentelijke bijdrage stijgt daarmee slechts licht ten opzichte van de Kadernota 2027. Voorgesteld wordt de bijdrage te verwerken in de gemeentelijke begroting 2027 via de gemeentelijke programmabegroting 2027-2030. 4. De indexeringsmethodiek van RAZU wijzigt in vergelijking met de kadernota 2027 en sluit aan op het gemeentefonds vanaf de begroting 2027 RAZU. Door de wijziging sluit het RAZU zich aan bij de index die we als gemeente van het Rijk ontvangen in het gemeentefonds. Daardoor kan de gemeente niet meer (of minder) indexatie toepassen op de gemeenschappelijke regeling dan waarvoor ze zelf compensatie ontvangen. Conform de regels wordt het indexcijfer op het moment van de opstelling van de begroting 2027 bepaald op 2.5% (was 6.3%). 5.

Verdeelsleutel De herijking van de verdeelsleutel met het actuele inwonersaantal leidt tot een hogere verdeling van de kosten voor de gemeente vanaf 2028. We moeten hier rekening mee houden bij de voorbereiding van de gemeentelijke Kadernota 2028.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf 1. In overeenstemming met artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (en artikel 22 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling RAZU ) wordt een kennisgeving over de ter inzagelegging van ontwerpbegroting 2027 RAZU gepubliceerd. 2. Het bestuur van het RAZU zal via een brief worden geïnformeerd over het besluit van de gemeenteraad, nadat deze zich heeft uitgesproken in de raadsvergadering van 2 juli 2026. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

ValidSigned door Judith de Jonge {{signer1}}

ValidSigned door Sjors Fröhlich {{signer2}}

op 12-05-2026

W.J. (Judith) de Jonge

op 12-05-2026

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

6.

20260402 - Ontwerp-Jaarrekening-2025 20260402 - Ontwerp-Begroting 27-30 20260402 - Ontwerp Eerste Begrotingswijziging 26 20260407 - Aanbiedingsbrief jaarstukken Vijfheerenlanden 985400 - Regionaal Archief Zuid-Utrecht - Controleverklaring 2025 RAZU - 08-04-2026 2050– 2025 Concept-Zienswijzebrief