RV Zienswijze ontwerp-jaarrekening 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Zaaknummer 1057954

Onderwerp: Zienswijze ontwerp-jaarrekening 2023 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Vergaderdatum raad: 5 juni 2024 Geheim: Nee Steller: Stéphanie Gautier Portefeuillehouder: Wethouder Hitipeuw

Beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen bij de ontwerp-jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

Inleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) is een bedrijfsvoeringsorganisatie en verricht werkzaamheden die voortvloeien uit de Archiefwet. Op 3 april 2024 heeft het algemeen bestuur van het RAZU ingestemd met de ontwerpjaarrekening 2023 RAZU. Conform het geldende proces nodigt het algemeen bestuur van het RAZU de gemeenteraad uit hierop een zienswijze te geven.

Beoogd effect De raad kan hiermee zijn controlerende functie uitvoeren en heeft de mogelijkheid een zienswijze uit te brengen.

Argumenten 1.1 De ontwerp-jaarrekening 2023 van het RAZU eindigt met een positief saldo. De ontwerp-jaarrekening 2023 van het RAZU kent een positief resultaat en geeft geen aanleiding voor het indienen van een zienswijze. Dit is hoofdzakelijk veroorzaakt door de salariskosten en de servicekosten. Deze kosten vielen lager uit dan begroot en hebben geleid tot het positieve saldo. Daarnaast is er een overschot op de huisvestingskosten (boekhoudkundige oorzaak). Dit betekent dat de bijdrage voor de gemeenten voor het jaar 2023 verlaagd is met € 152.197. Het RAZU stort een deel van het bedrag (€ 90.000) terug aan de gemeenten. Voor de gemeente Vijfheerenlanden komt dit neer op een totale terugbetaling van € 23.353. 1.2 Het positieve resultaat (na bestemming) wordt doelgericht besteed aan de archiefwerkzaamheden en gebeurt volgens afspraken. De wijze van het toedelen van het resterende bedrag is in lijn met de gemeenschappelijke

regeling-RAZU, artikel 24 lid 1.Het RAZU geeft de gereserveerde middelen uit voor specifieke uitvoeractiviteiten. Deze zijn: • Een bedrag van € 37.000 aan de bestemmingsreserve “personeel” voor de inhuur van tijdelijk personeel. Dit ten behoeve van de werkzaamheden in het archiefbeheer. • Een bedrag van € 17.500 aan de bestemmingsreserve “e-depot” voor de inrichting van het edepot. Dit is specifiek voor de inhuur van de implementatieondersteuning. • Een bedrag van € 7.697 aan de bestemmingsreserve “digitalisering” voor grootschalige digitalisering en het duurzaam toegankelijk maken van het archief.

Risicoparagraaf Niet van toepassing.

Gevolgen voor mensen met een beperking Niet van toepassing.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Resultaat ontwerp-jaarrekening RAZU 2023 De jaarrekening 2023 van het RAZU eindigt met een positief saldo van € 152.197. Hiervan wordt in totaal € 90.000 gestort naar de gemeenten. Voor de gemeente Vijfheerenlanden bedraagt de storting € 23.353. Deze wordt verantwoord in 2023 op de kostenplaats Historisch archief. Het voorstel van de RAZU is om het resterende positieve saldo van € 62.197 toe te voegen aan de bestemmingsreserves. Toelichting op de rechtmatigheidsverklaring in de ontwerp-jaarrekening 2023 RAZU Vanaf het boekjaar 2023 moet het bestuur van het RAZU de rechtmatigheidsverantwoording afgeven. Het RAZU stelt hiervoor een rechtmatigheidsverklaring op en neemt deze in de jaarstukken op. • De verantwoordingsgrens is gesteld op maximaal 3% van het begrotingssaldo. Dit percentage wordt door de meeste overheden gebruikt en wordt dus ook voorgesteld voor het RAZU. Voor de jaarrekening 2023 is dat dan € 36.763. • Voor deze rapportagegrens wordt voor het RAZU voorgesteld om 20% van de verantwoordingsgrens (€ 36.763) aan te houden. Onregelmatigheden onder de verantwoordingsgrens (€ 36.763), maar boven de rapportagegrens (€ 7.353) worden nader uitgelegd in de paragraaf “bedrijfsvoering” van het jaarverslag-RAZU 2023 RAZU. Gebaseerd op de hierboven genoemde regels zijn er voor het boekjaar 2023 geen afwijkingen geconstateerd.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: j.de.jonge@vijfheerenlanden.nl

16/04/2024 17:46:53 CEST {{signer1}} ID: 2dfbd2f1-227a-4616-a4e9-11dc8ff115a9 Auth: Consent

W.J. (Judith) de Jonge

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

16/04/2024 17:52:27 CEST {{signer2}} ID: 2dfbd2f1-227a-4616-a4e9-11dc8ff115a9 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

20240318 Brief RAZUaccountant 20240403 Raad Vijfheerenlanden_Jaarrekening Bijlage 6.1 toelichting_jaarstukken RAZU ontwerp Jaarverslag 2023 Zienswijzebrief