RV Zienswijze ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2025 en ontwerp-begroting 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Zaaknummer 1497728

Onderwerp: Zienswijze ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2025 en ontwerp-begroting 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Vergaderdatum raad: 3 juli 2025 Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

Nee Stéphanie Gautier Wethouder Hitipeuw

Beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2025 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 2. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-begroting 2026 (meerjarenraming 2027-2029) van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht; 3. De financiële effecten van de bezuinigingsmaatregelen te verwerken in de kadernota 20262029 op de kostenplaats Historisch archief.

Inleiding Op 3 april 2025 heeft het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) ingestemd met de ontwerp-jaarrekening 2024, de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2025 en de ontwerp-begroting 2026 (meerjarenraming 2027-2029) van het RAZU. Conform artikel 22, lid 4 en lid 8 van de gemeenschappelijke regeling nodigt het bestuur de raden van de deelnemende gemeenten uit om een zienswijze in te dienen over deze financiële stukken. Dit voorstel betreft de ontwerp-eerste begrotingswijziging voor 2025 en de ontwerp-begroting voor 2026 (meerjarenraming voor 2027-2029). De ontwerp-jaarrekening 2024 is eerder in een apart voorstel aan het college en de raad voorgelegd.

Beoogd effect De raad kan hiermee zijn controlerende functie uitvoeren en heeft de mogelijkheid een zienswijze uit te brengen.

Argumenten 1.1 Er is sprake van een beperkte stijging van de gemeentelijke bijdrage in de ontwerpbegrotingswijziging 2025 RAZU. De CAO-herziening, de toepassing van de indexatiecijfers uit de septembercirculaire 2024 en de indexatie van de huurkosten leiden tot een beperkte stijging van de gemeentelijke bijdragen ten opzichte van de primaire begroting 2025-RAZU. Dit betreft een beperkte stijging van totaal € 2.476 voor de bijdrage van de gemeente Vijfheerenlanden voor het jaar 2025.

2.1 De ontwerp-begroting 2026 RAZU sluit aan op de eerder vastgestelde kadernota 2026RAZU. De ontwerpbegroting is opgesteld in overeenstemming met de kadernota 2026 RAZU, waarin de voorgestelde bezuinigingsmaatregelen zijn opgenomen. Deze zijn: -Het afstoten van kantoorruimte; -Het begroten van personeelskosten op 95% (in plaats van 100%); -Het verlagen van de overige personeelslasten naar 2,5% (in plaats van 3%). 2.2 De voorgestelde ontwerp-begroting 2026 RAZU waarborgt de continuïteit van de archiefdienst. Het RAZU kan een kleine bezuinigingsopgave realiseren zonder dat de uitvoering van de verplichte archieftaken wordt beïnvloed. De bezuinigingsmaatregelen zijn zo opgesteld dat ze de wettelijke taken van het RAZU niet hinderen. De gemeente profiteert van een goed werkende archiefdienst, omdat die belangrijk is voor het duurzaam toegankelijk bewaren van cultureel erfgoed. De bezuinigingsmaatregelen leiden tot een besparing van € 7.485 op de gemeentelijke bijdrage. 3.1 De financiële effecten van de bezuinigingsmaatregelen op de gemeentelijke bijdrage te verwerken in de gemeentelijke kadernota 2026-2029. Door de nieuwe bijdrage vanaf 2026 op te nemen in de gemeentelijke kadernota 2026-2029, zorgen we voor een consistente financiële planning.

Risicoparagraaf 1.1 Er worden ontwikkelingen verwacht die nog niet kunnen worden verwerkt in de eerste ontwerp-begrotingswijziging 2025. Loonontwikkelingen die uit het cao-akkoord voortkomen, worden in de loop van 2025 verwacht. Omdat de onderhandelingen tussen de vakbonden en de VNG nog liepen ten tijde van het opstellen van de eerste begrotingswijziging, kon het RAZU de cijfermatige impact niet verwerken in deze eerste begrotingswijziging. Ook worden er ontwikkelingen verwacht over de prestatie-overeenkomsten omtrent het archief van de voormalige gemeenten Leerdam, Zederik en Vianen. Het RAZU en de gemeente Vijfheerenlanden hebben in 2019 een prestatieovereenkomst gesloten voor een periode van tien jaar voor de bewerking en overbrenging van de archieven van de voormalige gemeenten Zederik, Leerdam en Vianen. Er is tot nu toe 53% van de werkzaamheden uitgevoerd. In het jaar 2024 zijn er geen werkzaamheden uitgevoerd door knelpunten met het inzetten van personeel bij het RAZU. In de periode augustus–november 2024 is een eerste evaluatie hierover uitgevoerd. Dit heeft ertoe geleid dat de gemeente en RAZU samen naar oplossingen hebben gezocht. Hierbij is de verwachting dat de werkzaamheden in de loop van 2025 zullen worden hervat.

Het is mogelijk dat bij deze aanpak de financieringsafspraken tussen de gemeente en het RAZU worden herzien, waardoor de begroting van het RAZU over 2025 moet worden aangepast zodra de afspraken definitief zijn gemaakt. Deze ontwikkelingen kunnen mogelijk leiden tot een tweede ontwerp-begrotingswijziging, die in het najaar van 2025 aan de gemeenteraad zal worden voorgelegd. 2.1 De voorgestelde bezuinigingsmaatregelen op personeelskosten kunnen leiden tot tussentijdse begrotingswijzigingen of een negatief exploitatiesaldo. De verlaging van het budget voor personeelskosten maakt het moeilijker om tussentijdse veranderingen in de cao, onverwachte kosten voor het personeel en problemen binnen het budget op te lossen. Het RAZU loopt hiermee een bedrijfsrisico bij tegenslagen die niet kunnen worden

voorzien en waarmee de uitvoering van wettelijke taken onder druk of stil kan komen te liggen. Hierdoor ontstaat er een risico voor de deelnemende gemeenten op tussentijdse begrotingswijzigingen. Daarnaast ontstaat vanaf 2027 het risico dat het begroten van de personeelskosten op 95% in plaatst van 100% niet dekkend zal zijn, doordat meerdere medewerkers richting hun eindperiodiek zijn gegroeid. Dit kan leiden tot een negatief exploitatiesaldo dat, conform de gemeenschappelijke regeling, door de gemeenten gedekt zal dienen te worden.

Gevolgen voor mensen met een beperking Dit voorstel heeft geen gevolgen voor mensen met een beperking.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2025 RAZU Naar aanleiding van de ontwerp-eerste-begrotingswijziging 2025 zal de bijdrage stijgen met € 2.476 van € 425.516 naar € 427.992. Voorgesteld wordt om de gemeentelijke begroting voor 2025 hiervoor niet aan te passen. Dit wordt verantwoord in de gemeentelijke jaarrekening 2025. Ontwerp-begroting 2026 met meerjarenraming 2027-2029 RAZU De jaarschijf 2026 in de meerjarenraming 2027-2029 toont een verlaging van de bijdrage van de gemeente Vijfheerenlanden als gevolg van de bezuinigingsmaatregelen. In de nu voorliggende ontwerpbegroting 2026 RAZU daalt deze bijdrage met € 10.139 tot € 418.031 ten opzichte van de jaarschijf 2026 in de meerjarenbegroting 2025-2028 RAZU (was €428.170). Voor de gemeentelijke begroting bedraagt de daling naar € 418.031 voor 2026 € 7.485. Dit wordt veroorzaakt doordat in de gemeentelijke begroting 2025-2028 wordt begroot op € 425.516 zijnde jaarschijf 2025. Dit komt voort uit het feit dat in de meerjarenraming 2026-2028 van de Programmabegroting 2025 van de gemeente Vijfheerenlanden de gemeentelijke bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen zijn gebaseerd op (en dus gelijk zijn aan) de gemeentelijke bijdragen 2025. Voorgesteld wordt de verlaagde bijdrage te verwerken in de begroting via de kadernota 20262029.

Weerstandsvermogen Er ontstaat een risico dat het begroten van de personeelskosten op 95% in plaats van 100% niet dekkend zal zijn, meerdere medewerkers richting hun eindperiodiek zijn gegroeid. Dit kan leiden tot een negatief exploitatiesaldo dat, conform de gemeenschappelijke regeling, door de gemeenten gedekt zal dienen te worden. Het bedrag waarop de gemeente een risico loopt gaat over een bedrag van ongeveer € 22.000.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: Signer 5d558aaf-d178-4abd-9e7c-bc6bf70fd9c6

20/05/2025 12:15:40 CEST {{signer1}}

de burgemeester, Signed By: Signer 89c64e7d-2f2b-4c3b-a995-7d08f3430e7b

20/05/2025 12:27:48 CEST {{signer2}}

ID: 50a4db99-b19a-4e36-a31e-a47e850012c0

ID: 50a4db99-b19a-4e36-a31e-a47e850012c0

Auth: Consent

Auth: Consent

W.J. (Judith) de Jonge

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. 20250304 Aanbiedingsbrief jaarstukken_VHL 2. 20250403 RAZU Ontwerp-begroting_2026 3. 20250403 RAZU Ontwerp Eerste Begrotingswijziging 4. Concept-zienswijzebrief